правила и этикет телефонного разговора, какой пункт следует исключить
Деловое общениеИскусство делового общения является важным аспектом ведения переговоров и многие годы не теряет своей актуальности. Интенсивность деловых коммуникаций посредством телефона возрастает из года в год. А с развитием мобильной связи становится одним из основных способов общения. Для совершения навыков телефонных разговоров важно знать тонкости и правила делового общения.
Особенности
Телефон в современном мире играет важную роль, ведь с его помощью происходит наше общение с родными, друзьями, коллегами, руководством и компаньонами по бизнесу.
Так, во время разговора с определенным кругом людей человек применяет соответствующий способ общения и, к примеру, никогда не будет вести диалог со своим начальником, как с близким другом. В этой ситуации применяется более официальный тип коммуникации.
Деловым этикетом также должны пользоваться сотрудники, которые проводят социологические опросы населения, принимают звонки от клиентов или проводят переговоры по телефону. Нередко именно успешные телефонные переговоры становятся залогом хороших деловых взаимоотношений.
Временной регламент делового разговора для информативной беседы, как правило, составляет одну минуту. Если же целью звонка является решение проблемы, то временной промежуток может быть увеличен до трех минут.
В настоящее время большинство звонков осуществляется посредством мобильных устройств. Используя данное средство коммуникации, необходимо соблюдать некоторые правила.
- Всегда выключайте телефон или устанавливайте его в режим вибрации на деловой встрече с клиентом, в кинотеатре, на семинаре.
- Мобильное устройство более восприимчиво к звуку, нежели стационарный телефон. Поэтому в ситуации, когда, находясь в общественном месте, необходимо провести личную беседу без постороннего вмешательства, можно просто говорить тихо, и собеседник обязательно вас услышит.
- Не ставьте слишком громкий звонок на телефон.
Он может напугать окружающих.
- Старайтесь говорить кратко. В присутствии третьих лиц разговор не должен длиться дольше 30 секунд, в противном случае есть риск выглядеть невежливо перед человеком. В случае, если есть уважительные причины для телефонного разговора, например, болезнь родственника или крупная сделка, то следует уведомить присутствующих о ситуации.
- Избегайте телефонных бесед во время делового обеда. Если присутствует острая необходимость ответить на звонок, то следует выйти из-за стола и переговорить в менее людном месте.
Этикет
Этические нормы в общении по телефону важны для эффективной работы компании. Культура телефонных переговоров является особой разновидностью делового общения. Знание правил этикета помогут укрепить деловые связи и увеличить рентабельность организации.
- Необходимо поприветствовать человека, с которым предстоит телефонная беседа. Наиболее подходящими для этого являются фразы, связанные с временем суток («Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер»).
- Во время служебного телефонного разговора важно следить за собственной интонацией. Чтобы не оттолкнуть собеседника, нужно говорить вежливо и спокойно, избегая лишних эмоций.
- После приветствия рекомендуется представиться и назвать свое имя, должность и организацию.
- Если вы звоните человеку, то всегда стоит уточнить, удобно ли ему разговаривать в данный момент.
- Согласно стандартам этических норм снимать трубку нужно после второго либо третьего звонка.
- В процессе беседы не стоит курить, употреблять пищу или напитки.
- Если позвонившего абонента интересует иной сотрудник организации, то разговор необходимо переадресовать на него или включить функцию ожидания.
- В ситуации, когда вы ошиблись номером, нужно, не задавая лишних вопросов, извиниться перед собеседником и сразу же попрощаться.
- Никогда не звоните рано утром, во время обеденного перерыва или перед окончанием рабочего дня.
- Секретарь или помощник могут совершать или отвечать на звонки вместо руководителя.
- Звонить на личный номер партнеру или клиенту можно только при условии, что он сам дал вам свои контакты. Но в выходные и праздничные дни такие звонки запрещены.
- Бывают случаи, что разговор прерывается из-за плохой связи. В этой ситуации перезванивать должен тот, кто звонил первым.
- Не стоит затягивать разговор. Длинная беседа может наскучить собеседнику и вызвать негодование. Если общение затянулось, а цель разговора не достигнута, то можно клиенту перезвонить на следующий день или договориться о личной встрече.
- После окончания разговора рекомендуется поблагодарить собеседника и вежливо попрощаться с ним, предварительно поинтересовавшись, остались ли у него вопросы. Это простое действие сделает беседу завершенной и расположит к дальнейшему сотрудничеству.
Как подготовиться?
- Звонить собеседнику стоит только после того, как будет составлен четкий план разговора. Для того чтобы исключить второстепенные детали, можно сделать графические или схематические наброски.
- Запишите важные вопросы, которые нужно будет не забыть задать в процессе переговоров.
- Приготовьте документы, которые возможно понадобятся в процессе общения (корреспонденция, отчеты, договоры).
- Заранее выясните у собеседника удобный промежуток времени для совершения звонка.
- Для фиксирования полученной информации подготовьте блокнот или ежедневник.
- Узнайте общий перечень лиц, которые будут участвовать в разговоре, чтобы обращаться к ним по имени и отчеству.
- Прежде чем набрать номер, постарайтесь настроиться на позитивный лад, тогда ваше эмоциональное состояние, несомненно, должно вызвать расположение собеседника.
- Совершая телефонную беседу, учитывайте безопасность средств связи в офисе, ведь ценная информация может попасть в руки конкурентов.
Существуют также пункты, которые стоит исключить и не допускать в предстоящей телефонной беседе.
- Не нужно обсуждать деловые вопросы с малознакомым или случайным человеком. Лучше назначить личную встречу.
- Не рекомендуется требовать принятия решения от человека, который не имеет на это полномочий или считает иначе. По телефону он может дать согласие, хотя будет противником этого решения.
- Не стоит озвучивать просьбы, если нет уверенности, что собеседник согласен с вами и хочет помочь.
Не нужно долго молчать в телефонную трубку, иначе у звонящего человека сложится впечатление, что его не слушают.
Как правильно разговаривать?
Роль телефона в деловом общении двояка. Очень часто он отвлекает от срочных дел, выполняемых в течение дня, но в то же време ускоряет решение многих задач. Именно поэтому необходимо усвоить принципы телефонных переговоров, которые способствуют его более эффективному использованию.
Очень важно владеть техникой делового общения сотрудникам, специфика работы которых заключается в телефонных переговорах с потенциальными клиентами. Многие компании стараются с первых слов установить контакт со звонящим, чтобы сделать его реальным клиентом.
Первое впечатление при телефонном общении напрямую зависит от тембра голоса и грамотной речи, ведь собеседник в первую же минуту представляет виртуальный образ того, с кем разговаривает.
Фирмы конкурируют, используя разные способы привлечения клиентов. Важный этап в продвижении услуг – продажи по телефону, а следовательно, менеджеры должны правильно и тактично вести диалоги с заказчиками, иначе прибыльные контракты уйдут к конкурентам.
Советы и рекомендации
Приводимые ниже советы помогут достичь успехов в деловом общении по телефону.
- Рекомендуется совершать звонки человеку, оказавшему вам какую-либо полезную услугу. Слова благодарности очень важны для будущего сотрудничества.
- Всегда улыбайтесь, проводя беседу. Вашу улыбку и оптимизм непременно почувствует абонент.
- В процессе переговоров постарайтесь предугадать ход мыслей собеседника.
- Никогда не произносите ненормативную или разговорную лексику. Это противоречит культуре общения.
- Используйте выражения и термины, которые будут понятны звонящему человеку.
- Не прикрывайте трубку рукой, разговаривая параллельно с кем-либо. Таким образом проявляется неуважение к собеседнику.
- Объясняйте свою позицию уверенно и точно, ведь точность – вежливость королей.
Внимательно слушайте звонящего абонента, чтобы не потерять ход мыслей. Если вы попросите продублировать информацию, то собеседнику это, возможно, не понравится, и ваша репутация будет под угрозой.
- Переговоры важно вести быстро, отвечая на заданные вопросы без задержек и запутанных предложений. Пауза может быть оправданна только в том случае, когда специалист занят поиском документации, необходимой для переговоров. Если пауза затянулась, то человек имеет полное право прервать общение.
- В моменты телефонного, реального или виртуального общения необходимо быть предельно вежливым. Крики и разговор на повышенных тонах считаются нарушением этики.
- Прощайтесь с собеседником правильно, так как умелое завершение беседы не менее значимо, чем основная часть диалога. Можно дать возможность собеседнику первым повесить трубку. Тем самым вы закончите разговор на дружеской волне.
Безусловно, для успешного общения по телефону нужно иметь хорошую дикцию. Чтобы сделать свою речь выразительной, а голос — приятным, воспользуйтесь уроками из следующего видео.
Поднимите трубку после трех гудков, чтобы показать вызывающему абоненту, что вы доступны и готовы ответить на вопросы.Поднимая трубку, используйте соответствующее приветствие. Скажите «Доброе утро», отвечая на телефонный звонок до полудня, и «Добрый день», если отвечаете после 12 часов дня. Если вы работаете вечером после 18:00, скажите: «Добрый вечер». Назовите свое имя и спросите: «Чем могу вам помочь?» Это профессиональный способ начать разговор.
Позвольте звонящему назвать свое имя и компанию, которую он представляет. Если он этого не сделает, спросите его: «Могу я спросить, кто звонит?» Затем скажите: «Из какой компании вы звоните?» или «Чем я могу вам помочь сегодня?» Во время разговора вызывающего абонента откройте его компьютерный файл, если это необходимо для поиска необходимой информации.
Спросите номер его счета, если у него есть вопросы по выставлению счетов. Сообщите вызывающему абоненту, что он будет переведен в режим ожидания, если вам понадобится минута, чтобы изучить его аккаунт. Обещаю быстро вернуться. Найдите необходимую информацию и ответьте на звонок. Поблагодарите покупателя за терпение и дайте ответ на вопрос.
Завершите телефонный разговор, спросив клиента или сотрудника, есть ли у него другие вопросы. Ответьте на дополнительные вопросы, как и раньше, и еще раз поблагодарите, прежде чем положить трубку.Скажите: «Спасибо, что позвонили в магазин виджетов. Удачного дня / вечера».
Исходящие вызовы
Соберите необходимую информацию перед тем, как позвонить. Поместите любой сценарий, список звонков или данные перед собой и просмотрите информацию. Подготовьте ручку и блокнот для заметок. Это поможет вам оставаться на связи при звонке и сборе информации.
Подождите, пока другой абонент ответит на вызов. Вежливо представьтесь, сказав: «Доброе утро.Меня зовут Лиза Джонс из XYZ Corporation. Могу я поговорить с г-жой Уайт? »Этот метод является наиболее эффективным, поскольку он дает вызывающему абоненту всю необходимую ему информацию заранее.
Объясните, почему вы звоните, когда на линию выходит нужный абонент. Кратко сообщайте информацию и не говорите слишком быстро или медленно. Пусть скорость вашего собеседника определяет вашу скорость. Позвольте другому абоненту правильно отвечать на вопросы и не перебивайте.
Запрашивайте ответы, используя открытые вопросы, которые побуждают к разговору.Делитесь информацией о своем продукте или услуге, но не будьте слишком настойчивы. Спросите собеседника, есть ли у него вопросы, на которые вы можете ответить.
Завершите телефонный звонок, договорившись о встрече или продаже, или убедившись, что собранная вами информация верна и актуальна. Напомните клиенту или сотруднику, когда вы позвоните снова и что обсудите дальше. Скажите «Спасибо» и используйте имя человека. Например, скажите: «Спасибо, мистер Джонс».
Ссылки
Советы
- Запишите, когда были сделаны ваши звонки, и отметьте, когда вы обещали перезвонить.
- Всегда отвечайте на обещанные телефонные звонки в нужное время.
Предупреждения
- Не оставляйте длинные подробные сообщения голосовой почты. Этот способ общения неэффективен.
Writer Bio
Как бывший старший директор по продажам Мэри Кей и совладелец ремонтной компании, Моника Патрик не понаслышке знакома с операциями малого бизнеса. Помимо стартапов, она обладает обширными навыками в подборе персонала, продажах, руководстве, мастерстве макияжа и уходе за кожей.
Важность телефонной связи в бизнесе: 8 причин продолжать говорить
Несмотря на стремительные изменения в технологиях за прошедшие годы, важность телефонной связи в бизнесе по-прежнему сохраняется. Преимущество разговора с вашими клиентами и коллегами во многих случаях часто бывает более эффективным, личным, уместным и экономит время, чем письменное общение, такое как электронная почта и текстовые сообщения. Если вы хотите обновить свою текущую телефонную систему, перейти на облачную службу или установить новую систему, мы поможем вам принять правильное решение.Свяжитесь с Network Telecom сегодня — мы ответим на все ваши вопросы по телекоммуникациям и проведем вас через процесс выбора.
Бесплатный звонок: 1-866-764-7866 || Электронная почта: cathy@network-telecom.com
Недавно на нашем новом предприятии была установлена новая система Avaya IP 500. С тех пор он работал безупречно. Он прост в использовании, а интерфейс ПК очень удобен. Как управляющий недвижимостью, я привык к странным оправданиям и пропуску сроков, но Network Telecom сделала именно то, что они обещали сделать, когда они сказали, что собираются это сделать.На все вопросы, которые у меня были, ответили оперативно и профессионально. Было приятно работать с Network Telecom, и я без колебаний снова с ними столкнусь ».Дуг Б., ST. JOSEPH’S HOSPICE
Прочитайте больше отзывов
Технологии изменились с невероятной скоростью за последние несколько лет, однако важность телефонной связи в бизнесе осталась. Новые технологии, такие как электронная почта, текстовые сообщения и социальные сети, хороши, однако они имеют свои ограничения и не могут полностью заменить телекоммуникации.Несмотря на то, что телефон все реже и реже используется в личных целях, он все же занимает важное место в деловой среде.
Устройства, которые вы используете для телефонных звонков, могут отличаться от тех, которые вы использовали в прошлом, но преимущество установления контакта с вашими клиентами и коллегами путем разговора с ними вместо простой отправки письменного сообщения не имеет. Вот 5 причин, по которым разговор по телефону по-прежнему важен для вашего бизнеса.
1.Разговор с клиентами по телефону гораздо более личный
Телефонный звонок — это не только личный разговор с клиентами, но и лучший способ связаться с ними на личном уровне. Разговор с ними гораздо более личный, чем электронное письмо, текстовое сообщение или сообщение в социальных сетях. Если вы хотите установить взаимопонимание со своими клиентами, то на самом деле разговор с ними по телефону имеет большое значение для развития прочных отношений.
Телефонный звонок поможет вам наладить отношения с клиентами
2.Тон очень важен для эффективного общения, и ваш тон может более отчетливо передаваться по телефону
Согласно исследованию, проведенному доктором Альбертом Мехрабианом, заслуженным профессором психологии Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, в любом личном общении есть три элемента: слова, тон голоса и язык тела. Мехрабиан обнаружил, что эти три элемента «по-разному определяют нашу симпатию к человеку, который высказывает сообщение о своих чувствах: слова составляют 7%, тон голоса — 38%, а язык тела — 55% симпатий».”
В письменных сообщениях используются только слова для передачи сообщения, что составляет очень небольшой процент эффективности для построения взаимопонимания с вашими клиентами. Если вы можете добавить преимущество тона голоса, разговаривая с вашим клиентом по телефону, вы можете значительно повысить свою эффективность.
Ваш тон может быть слышен в телефонном разговоре
3. Вы можете получить немедленный ответ, когда разговариваете по телефону
Если человек, которому вы звоните, может сразу ответить на ваш звонок, вы получите немедленный ответ.В отличие от электронных писем, текстовых сообщений и сообщений в социальных сетях, которые полагаются на то, что человек найдет время, чтобы ответить вам, вы часто можете получить ответ на свой вопрос или заняться делом, которое вам нужно сделать, сразу, не дожидаясь.
4. Оставить голосовую почту обычно проще, и ваше сообщение не ограничено количеством символов
Если вы не можете связаться с человеком, которому звоните, то у вас есть голосовая поддержка: голосовая почта.Оставить голосовую почту намного проще и быстрее, чем вводить подробное текстовое сообщение или электронное письмо на крошечной клавиатуре вашего мобильного устройства, и у него нет ограничений на использование только определенного количества символов, как на некоторых сайтах социальных сетей, таких как Twitter. . Сообщение голосовой почты также имеет преимущество в виде тона; Вы можете звучать так приятно и любезно, как хотите, в своем сообщении.
Оставить голосовое сообщение проще, чем писать текстовые сообщения на маленьком мобильном устройстве
5.Сложные вопросы лучше решать по телефону
Деликатные и конфиденциальные вопросы, такие как соболезнования и дисциплинарные проблемы, действительно следует решать, используя личный телефонный звонок. Если вы находите время, чтобы позвонить, вы говорите, что эта проблема важна, и придаете ей значение, которого она заслуживает. Если вы не даете возможности для двустороннего разговора, когда дело касается деликатных тем, ваше сообщение может быть неправильно истолковано, а также показаться холодным и равнодушным.Также важно помнить, что текст или электронное письмо может случайно увидеть кто-то, кто не должен его видеть, возможно, из-за настроек получателя, или отправка его не тому получателю по ошибке, или из-за того, что вы забыли, что он у вас есть. экран, когда коллега подходит к вашему столу.
Сложные вопросы лучше решать по телефону, а не отправлять электронное письмо или текстовое сообщение
6. Телефонные звонки более конфиденциальны, чем письменные сообщения
После того, как текст или другое письменное сообщение было отправлено, оно может стать юридическим документом, который может быть восстановлен в качестве доказательства даже спустя долгое время после его удаления.Несмотря на то, что некоторые предприятия отслеживают и записывают телефонные разговоры между клиентами и сотрудниками в целях обучения, вы должны быть уведомлены о том, что они записываются.
7. Вы можете использовать устройство громкой связи, чтобы разговаривать по телефону во время вождения; Вы не можете отправить SMS
Если вам нужно общаться со своими клиентами или коллегами во время вождения, единственный вариант для вас — использовать «сотовый телефон с наушником, гарнитурой или устройством Bluetooth с голосовым набором номера», согласно Министерству Онтарио. Транспорт.Запрещается отправлять текстовые сообщения или электронные письма во время вождения.
Текстовые сообщения во время вождения запрещены
8. Телеконференции — рентабельный способ общения внутри вашей компании
Телеконференцсвязь — прекрасный способ объединить сотрудников со всей организации, особенно если у вас есть удаленные офисы. Это можно сделать за небольшую часть стоимости поездки на встречи и бронирования конференц-залов. Каждый участник звонка может использовать бесплатный номер с кодом доступа, чтобы присоединиться к виртуальному конференц-залу, где вы можете эффективно взаимодействовать с председателем и другими участниками.Часто эти звонки можно совершать вместе с видеоконференциями через Интернет, чтобы каждый мог видеть презентации, задавать вопросы и отвечать на них.
Телеконференцсвязь — отличный способ сэкономить на дорожных расходах
Network Telecom может помочь вам, если вам необходимо обновить существующее оборудование для видеоконференцсвязи, приобрести новую систему видеоконференцсвязи или получить техническую поддержку по имеющемуся оборудованию для видеоконференцсвязи для вашего бизнеса. Network Telecom предлагает запчасти, работу и техническую поддержку в тот же день для всех ваших потребностей в видеоконференцсвязи, и мы доступны 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году.
Network Telecom также может помочь вам выбрать телефонную систему, которая подходит для вашего бизнеса. Если вы хотите установить новую телефонную систему или обновить текущую систему, мы готовы дать совет. Кроме того, если ваша телефонная система не работает должным образом, наши обученные специалисты готовы помочь 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году. У нас есть огромный выбор запчастей, чтобы быстро решить любую проблему с компонентами, с которой вы столкнулись. Если у вас возникла проблема со связью или сетью, мы можем решить ее быстро и профессионально.
В дополнение к нашим аккредитованным и сертифицированным техническим знаниям мы предлагаем:
Свяжитесь с нами сегодня по всем вопросам и проблемам, связанным с телекоммуникациями; мы будем рады вам помочь.
Источник:
Важность телефонной связи в бизнесе
Friday Five: 5 способов улучшить деловое общение с помощью телефонов
В честь 137-й годовщины первого телефонного звонка сегодняшний пост посвящен пяти способам, с помощью которых телефоны улучшили деловое общение.RingCentral опросила около 2000 человек и обнаружила некоторые интересные факты о том, как телефон влияет на бизнес. Я использовал этот опрос, чтобы подготовить сегодняшнюю запись Friday Five. Узнайте о пяти важных способах, которыми телефон улучшает деловое общение:
1) Позволяет нам отправлять и принимать звонки
Одно из наиболее очевидных преимуществ телефона для предприятий — это возможность отправлять и принимать важные звонки. Компании всех форм и размеров, от наземных линий связи до мобильных устройств, ежедневно используют телефоны в деловых целях.Телефонные звонки, ответы на вопросы, связанные с обслуживанием клиентов, заключение деловых сделок и заказ канцелярских принадлежностей — вот лишь несколько примеров того, как телефон позволяет нам легко общаться.
Вот некоторые интересные факты, обнаруженные в ходе исследования RingCentral:
- 10 марта 1876 г. осуществлен первый телефонный звонок
- Первая телефонная книга выпущена в 1878 году.
- Только 5% людей использовали телефонную будку или таксофон в прошлом году
- 63% людей старше 40 лет все еще используют телефонную книгу для поиска номеров дома и в офисе
- 61% людей в возрасте до 40 лет никогда не использовали телефонную книгу ни при каких обстоятельствах.
- 69% людей младше 40 лет уже используют мобильный телефон в качестве домашнего телефона
- 60% людей указывают на визитных карточках четыре отдельных телефонных номера
- 32% людей сказали нам, что ненавидят, когда им отправляют голосовую почту
Посмотрите инфографику RingCentral, чтобы увидеть больше интересных фактов.
2) Обмен текстовыми сообщениями
За последние несколько лет использование текстовых сообщений для бизнеса значительно расширилось. Фактически, по данным Международного союза электросвязи, в 2012 году ежесекундно отправлялось 200 000 текстовых сообщений. Хотя это может быть довольно новым методом делового общения, он набирает обороты. Текстовые сообщения позволяют предприятиям вести короткие, быстрые и немедленные разговоры практически из любого места. Вы можете быть удивлены тем, как часто современные компании используют текстовые сообщения:
- 79% взрослых используют текстовые сообщения для бизнеса (по данным Международного союза электросвязи)
- 41% людей моложе 25 лет ненавидят, когда люди не берут трубку после того, как вы им написали
RingCentral предлагает первую услугу SMS для бизнеса.
3) Отправка факсов
Факс был изобретен Александром Бэном в 1843 году ДО того, как появился первый телефон. За прошедшие годы факс значительно изменился: от аппарата Александра Бейна, который сканировал плоскую металлическую поверхность с помощью стилуса, установленного на маятнике, до факсов, таких как факс RingCentral, который позволяет предприятиям отправлять факс напрямую с мобильного устройства. Благодаря современным высокотехнологичным телефонам предприятиям стало проще отправлять и получать факсы из любого места.
4) Мгновенный доступ в Интернет
Первый сотовый телефон был представлен в 1984 году.За последние 29 лет мобильный телефон значительно продвинулся вперед. Сегодняшний сотовый телефон обеспечивает предприятиям легкий доступ к всемирной паутине в любое время из любого места. Возможность подключения к Интернету через телефон означает, что компании могут получать доступ к электронной почте, проводить исследования, общаться через социальные сети и многое другое.
5) Бизнес-приложения
Вместе с мобильными телефонами приходят мобильные приложения. Существует бесчисленное множество мобильных приложений, разработанных с учетом потребностей бизнеса. Фактически, сообщение в прошлую пятницу было полностью посвящено мобильным приложениям, повышающим продуктивность бизнеса.Благодаря телефону даже малые предприятия имеют доступ к недорогим и высокоэффективным приложениям, которые делают бизнес более эффективным.
Как телефон помог вашему бизнесу?
Первоначально опубликовано 15 марта 2013 г., обновлено 7 августа 2020 г.
В чем важность мобильных телефонов в деловом общении
Мобильная связь становится все более важной частью любого бизнеса. В США более 81% населения владеет смартфонами . Вместо того, чтобы бороться со своим подавляющим присутствием, компаниям следует придерживаться этой тенденции, переходя на мобильную связь и используя множество вариантов использования мобильных телефонов в бизнесе.
Есть ли у вас политика BYOD для вашего бизнеса? Щелкните здесь, чтобы загрузить наш бесплатный шаблон.
Почему мобильная связь для бизнеса?
Мобильная связь позволяет задействовать каждого сотрудника для создания более надежной и хорошо информированной бизнес-модели.Вместо того, чтобы быть в курсе событий, как настольные сотрудники, так и мобильные сотрудники могут поддерживать постоянную связь благодаря беспроводным сетям и мобильным платформам.
Традиционные формы делового общения, такие как доски объявлений и обычная почта, наконец-то уходят в прошлое. Сегодня платформы цифровой связи, ориентированные на мобильные устройства, становятся мейнстримом.
Почему?
Во-первых, более 80% рабочей силы в мире — мобильные работники, работающие на передовой, для работы которых не требуется стол, компьютер или электронная почта .Во-вторых, характер настольных рабочих мест сейчас меняется с огромной скоростью.
По мере того, как мир приближается к восстановлению после пандемии COVID-19, компании пересматривают свои кадровые операции. Еще до того, как кризис закончился, компании начали разрешать сотрудникам работать удаленно на неопределенный срок, а некоторые даже отказываются от своих офисных помещений.
Как можно использовать мобильную связь в деловой среде?
Если есть одно слово, чтобы описать, как люди общаются по всему миру, то это мобильный.Более пяти миллиардов человек используют какие-либо мобильные устройства для общения друг с другом и для выхода в Интернет. Только в Соединенных Штатах люди тратят в среднем три с половиной часа каждый день на свои устройства .
Мобильная связь — это естественный прогресс и для бизнеса.
Компании могут использовать эти цифры в своих интересах, внедряя программное обеспечение, ориентированное на мобильные устройства, для поддержки своих сотрудников. Сегодня многие компании переходят от настольного программного обеспечения к мобильным сетям на основе облачных вычислений, предназначенным для поддержки сотрудников, работающих на переднем крае.
Вот семь способов, которыми мобильная связь может принести пользу компании.
1. Организационное согласование
Когда компания создается, она четко формулирует миссию. Ключом к достижению желаемых бизнес-целей и закреплению доли на рынке является согласование каждого сотрудника с поставленной задачей. Лидеры могут использовать инструмент мобильной связи для объединения своих сотрудников посредством:
- Выравнивание ценностей: Лидеры должны установить набор основных ценностей, с которыми каждый сотрудник согласен как член организации.Они создают этические руководящие принципы, которые диктуют, как организация должна работать для достижения целей.
- Культурное соответствие: Сильная, высокоэффективная культура объединяет сотрудников с помощью политик, делающих акцент на опыте сотрудников, таких как программы признания сотрудников.
- Согласование целей: Мобильная связь — это портал для распространения информации, как уникальной, так и автоматизированной, чтобы гарантировать, что все согласны с целями и задачами компании.
Инструмент мобильной связи облегчает это многоуровневое согласование:
- Включая каждого сотрудника в коммуникационную сеть, чтобы у всех была одна и та же информация
- Создавая канал для двусторонней связи, чтобы получить обратную связь и понимание от команд по поводу Frontlines
- Укрепление отношений между менеджером и работником, которые, по мнению 50% сотрудников, вызывают доверие
2. Повышение эффективности
Мобильные решения могут повысить эффективность различными способами, но они особенно полезны для мобильных сотрудников, которые тратят свое время на в торговом зале, на стройплощадке или просто удаленно.
Мобильные решения повышают операционную эффективность за счет:
- Сокращение потребности в личных встречах, которые часто являются ненужными и неправильно управляемыми
- Создание расширенных возможностей для управления общением с персоналом
- Устранение разрозненных хранилищ данных для свободного потока информация, доступная для всех сотрудников
- Включение обмена сообщениями в реальном времени для более быстрого согласования и принятия решений. Сотрудники могут отправлять и получать сообщения между коллегами независимо от того, где они находятся
3.Better Organization
Мобильную связь можно использовать для улучшения организации, предлагая безопасный обмен файлами на ходу, совместную работу с документами и множество различных приложений и программного обеспечения, которые позволяют сотрудникам получать доступ к информации компании в любое время.
Существует также множество дополнительных опций, таких как функции, отслеживающие клиентов и продажи, и возможности управления проектами, которые организуют задачи и их назначение.
Сотрудники также страдают от усталости от приложений и информации, отягощенной огромным количеством документов и программных инструментов, необходимых для получения нужной информации.Инструмент для мобильной совместной работы создает единый центр для интегрированных систем для консолидации данных, документов и информации.
4. Более глубокое вовлечение сотрудников
Gallup обнаружил, что, несмотря на глобальную пандемию, общая вовлеченность сотрудников продолжает расти. Фактически, при 38% , вовлеченность персонала выше, чем за два десятилетия .
Этот рост вовлеченности сотрудников увеличивается, поскольку компании вынуждены принимать гибкие меры, чтобы их команды могли работать вне офиса из-за требований социального дистанцирования.Правильное решение для мобильной связи может поддержать эту новую норму в бизнесе и укрепить вовлеченность сотрудников, поддерживая связь всех, независимо от того, где они работают , находят слабые места в своей сфере управления и принимают решения на основе данных для повышения вовлеченности.
5. Повышение производительности
Есть несколько способов, которыми мобильная связь может повысить производительность, включая многие из причин, перечисленных выше.Дополнительным преимуществом мобильной связи является повышение производительности мобильных сотрудников, которые не работают в кабинете.
С помощью мобильных решений менеджеры могут воспользоваться знаниями своего операционного персонала и применить их ко всему подразделению или отделу. Сотрудники, участвующие в мероприятии, наиболее близко знакомы с проблемами, с которыми сталкивается их компания. Приложение для обмена сообщениями предприятия позволяет руководству собирать эту ценную информацию.
6. Мобильная связь способствует расширению сотрудничества
Сотрудничество — это то, что может подтолкнуть компанию к опережению ее конкурентов.Создание рабочего места, основанного на разнообразии идей на всех уровнях, стимулирует инновации.
Компьютерное программное обеспечение для персонала имеет свои ограничения. В первую очередь, он доступен только для настольных сотрудников. Но мобильная связь расширяет доступ к мобильным или удаленным командам, особенно к сотрудникам, работающим с клиентами, которые могут дать своим коллегам ценную информацию о том, как их продукты или услуги получают.
Преимущества мобильных устройств в бизнесе и возможности совместной работы в масштабе предприятия включают:
- Сотрудники из разных отделов и на разных уровнях имеют пространство для совместной работы, что увеличивает продуктивность
- Расширенное сотрудничество способствует инновациям, которые могут повысить ценность предложения компании
- Чем больше вовлеченных умов, тем быстрее и креативнее решение проблем
- Лучшее межфункциональное согласование команды
Опять же, как мы видим сейчас, в последнее время компаниям пришлось перенести сотрудничество из конференц-залов в облако. месяцы.Мобильная связь делает этот переход беспрепятственным для компаний.
7. Большая автономия и наделенные полномочиями сотрудники
Инструмент мобильной связи на кончиках пальцев дает работникам большее чувство принадлежности к компании. Это также наделяет их функциями, которые позволяют им быть более автономными.
Вот несколько примеров:
- У них есть возможность инициировать обмен данными через плоскую иерархию.
- Они могут управлять своим собственным расписанием.
- Они имеют право предоставлять обратную связь посредством опросов и обмена сообщениями, которые могут принести пользу компании.
- У них есть доступ к возможностям профессионального развития с помощью мобильных устройств.
Хотя мобильная связь имеет множество преимуществ, важно помнить, что при ее использовании всегда существует угроза безопасности. Вот почему так важно выбирать безопасные и квалифицированные платформы и системы, ориентированные на конкретный бизнес.
Правильные мобильные решения только помогут вашему бизнесу, позволив вашей компании воспользоваться всеми преимуществами мобильной связи для вашей компании и ваших сотрудников.
Есть ли у вас политика BYOD для вашего бизнеса? Заполните форму ниже, чтобы загрузить наш бесплатный шаблон.
Повысьте эффективность делового общения с помощью правильной телефонной системы
Телефон — это телефон, верно? Возможно, это было правдой, когда стационарные звонки были основным инструментом ведения бизнеса — до того, как Интернет изменил деловое общение.
Учитывая, что в июле 2020 года почти 59 процентов населения мира были активны в Интернете (США были одной из трех стран с наибольшим количеством пользователей Интернета), предприятиям приходится встречаться с клиентами (и сотрудниками) там, где они находятся в сети. Мир.
С вашей нынешней телефонной системой, возможно, ваше деловое общение будет напоминать один или несколько из следующих примеров:
- Персонал бэк-офиса принимает звонки, только когда находится на своем столе.
- Чтобы связаться с вами, поставщикам необходимо позвонить в рабочее время.
- Клиенты кладут трубку, когда никто не отвечает.
- Сотрудники, работающие удаленно, чувствуют себя отрезанными от внутренних коммуникаций.
При выборе телефонной системы для бизнеса очень важно получить телефоны с доступом в Интернет, которые будут привлекать клиентов в ваш бизнес и улучшать работу ваших сотрудников.
Давайте подробнее рассмотрим деловое общение — почему оно так важно для ведения успешного бизнеса и как правильные телефоны улучшат ваше общение.
Что такое деловое общение?
Деловое общение — это обмен информацией внутри компании между персоналом и за ее пределами с клиентами и деловыми связями.
Если мы говорим о телефонных системах и бизнес-коммуникациях, бизнес-телефоны являются основой вашей коммуникации.
Почему коммуникация так важна для современного бизнеса?
Как вы знаете, бизнес меняется, сотрудники работают из дома, а клиенты покупают больше в Интернете. Кроме того, бизнес-партнеры (ваши поставщики, дистрибьюторы и логистические группы) оптимизируют свои операции, чтобы удовлетворить потребности клиентов.
Управление коммуникациями вашего бизнеса таким образом, чтобы люди хотели работать на вас, с вами и покупать у вас, начинается с телефонной системы, которая удовлетворит потребности каждого.
Увеличьте внутреннюю связь.
От того, насколько хорошо работает ваша внутренняя деловая коммуникация, может зависеть разница между вовлеченностью и продуктивностью сотрудников по сравнению с сотрудниками, уходящими на работу в другое место.
В частности, удаленным сотрудникам нужны средства связи, которые помогут им легко общаться с коллегами, менеджерами и деловыми партнерами. Это может включать использование SMS-сообщений сотруднику для получения обновлений или использование ноутбуков и программных телефонов для командных звонков.
Естественно, легкость, с которой ваш бизнес общается внутри, влияет на внешние коммуникации и, в свою очередь, на успех вашего бизнеса.
Например, если звонит клиент, может ли кто-нибудь в отделе обслуживания ответить на звонок и продолжить с того места, где остановился последний сотрудник службы?
Облачная телефонная система с одновременным звонком или интеграция с CRM гарантирует, что заказчик получит быстрое и точное обслуживание.
См. Также: Типы телефонных систем.
Модернизируйте внешние взаимодействия.
Ваше внешнее деловое общение — от разговора торгового представителя с потенциальным клиентом до менеджера склада, принимающего вызов поставщика на ходу, — формирует имидж вашего бизнеса.
Для этих внешних коммуникаций эффективные ответы и легкий доступ означают, что производительность продолжает расти, а репутация вашего бренда продолжает расти.
Телефонная система для передачи голоса по Интернет-протоколу (VoIP) модернизирует внешние деловые коммуникации. Как объясняет этот вице-президент по коммуникациям: «Если вы не можете общаться, вы не можете работать».
Получите инструменты, необходимые для превосходного делового общения.
Конечно, повышение уровня деловых коммуникаций не означает, что нужно довольствоваться универсальной системой.Выберите систему, отвечающую конкретным потребностям вашего бизнеса, с функциями, которые, как вы знаете, вы будете использовать.
Начните с аудита ваших бизнес-коммуникационных потребностей. Это включает опрос сотрудников о недостатках существующей системы и опциях функций, которые улучшат их коммуникацию.
Кроме того, в отличие от традиционных телефонов и локальной системы, облачные телефоны, размещенные у провайдера, дадут вам гибкость в адаптации вашей телефонной системы по мере роста и изменений вашего бизнеса.
Например, вы можете выбрать уровень обслуживания (и функции), добавить новые линии (несколькими щелчками мыши) и интегрировать свои телефоны и бизнес-приложения (например, Salesforce Analytics или Microsoft Dynamics CRM).
Современные телефоны для современного бизнеса и связи.
Успех вашего бизнеса зависит от вашей способности эффективно общаться. Конечно, профессионализм вас и ваших сотрудников является основой вашего общения. Однако наличие правильных инструментов объединит ваш бизнес и коммуникации на одной платформе. А это значит:
- Персонал бэк-офиса может принимать звонки как дома, так и в дороге.
- Поставщик, у которого есть срочные обновления, может связаться с вами в нерабочее время.
- Клиенты найдут нужного сотрудника всего за пару кликов.
- И ваши удаленно работающие сотрудники будут продолжать заниматься своей работой и вашим бизнесом.
Хусейн Сумра
Хусейн Сумра — бывший журналист, который писал о крупнейших технологических компаниях, от Apple до Amazon, освещая облачные услуги, продукты для умного дома, потребительские технологии и коммуникационные решения. Его журналистский опыт помог ему внедрить подход к контент-маркетингу, ориентированный на клиента, и создать контент, предназначенный для помощи людям.
«вернуться на страницу основных ресурсовПять способов, которыми облачная телефонная система может улучшить связь
Даже при всех доступных сегодня методах связи современная бизнес-телефонная система по-прежнему является основным узлом для определенных предприятий. Например, ресторанам, кабинетам врачей и розничным магазинам по-прежнему нужен центральный телефон, чтобы принимать звонки от клиентов. К счастью, за последнее десятилетие телефонные системы для бизнеса претерпели значительные изменения. Прошли те времена, когда дорогое оборудование занимало место, и теперь его возможности намного больше, чем просто обработка голосовых вызовов.
Всегда найдутся люди, которые захотят позвонить вместо текста, а в некоторых ситуациях действительно требуется обмен данными в реальном времени, который можно выполнить только с помощью голосовых вызовов.
Getty ImagesЕсли вы все еще работаете с традиционной телефонной системой для бизнеса с устаревшим оборудованием, пора внимательно изучить возможности новой облачной системы на базе искусственного интеллекта (ИИ). Он может ускорить и улучшить ваши коммуникационные потоки и укрепить ваши отношения с членами команды и клиентами, при этом позволяя вам и вашим сотрудникам оставаться мобильными.Давайте рассмотрим пять способов, которыми переход на новую современную телефонную систему может дать вам дополнительные преимущества, например производительность, и даже сэкономить деньги.
1. Параметры текстовых сообщений
Сегодняшние клиенты любят использовать текстовые сообщения и сообщения для связи с компаниями. В статье в The Washington Post сообщается, что 70% потребителей предпочитают отправлять сообщения предприятиям, а не звонить им, и что рейтинги удовлетворенности клиентов на 25% выше для текстовых взаимодействий. 1
Отчасти причина в том, что писать текстовые сообщения удобнее. Клиент может нетерпеливо разговаривать с вами по телефону, если он на работе или заботится о своей семье, но текстовые сообщения совместимы с многозадачностью. Текстовые сообщения также тише и их нельзя подслушать, поэтому людям не нужно искать уединенное место.
Всегда найдутся люди, которые захотят позвонить вместо текста, а в некоторых ситуациях действительно требуется обмен данными в реальном времени, который можно выполнить только с помощью голосовых вызовов.Однако все больше и больше сегодняшние клиенты ценят, когда компании позволяют им выбирать предпочтительный способ связи — или даже возможность переключаться между телефоном, текстовыми сообщениями или чатом. Включение опции текстовых сообщений позволяет вам обеспечить такую гибкость.
2. Возможности записи разговоров
Отличное деловое общение означает выслушивание и понимание важных тем, о которых идет речь. Это может быть труднее сделать по телефону, чем с помощью текстовых форм общения, просто потому, что голосовые разговоры традиционно не оставляют бумажного следа.
Запись разговоров меняет все это, сохраняя ваши разговоры. Вы можете вернуться позже и проверить точку зрения, напомнить себе о том, что было сказано, или отправить разговор кому-то еще, кому нужно это услышать.
Запись разговоров также имеет важные функции для обучения сотрудников и своевременной обратной связи. Как и любой профессионал, представителям службы поддержки необходимо знать, что у них хорошо получается, а что нужно улучшить. Записи разговоров позволяют вам предоставить подробную информацию о том, что сказал клиент, что сказал представитель, что сработало, а что нет.Все это автоматизировано, поэтому вы можете отслеживать, экономя время.
3. Умная транскрипция
Современные облачные телефонные системы также обновили расшифровку разговоров. Не нужно просматривать неуклюжие дословные транскрипции, чтобы найти хоть одну деталь. Теперь машинное обучение и голосовой интеллект (Vi) сделали транскрипцию умнее. Vi — это запатентованный движок Dialpad на базе искусственного интеллекта, который прислушивается к сказанному и быстро резюмирует то, что вам нужно, на основе обсуждения.
С помощью современных транскрипций вы можете отмечать элементы действий и критические фрагменты вызовов, пока вы все еще разговариваете по телефону. Вы можете сразу перейти к этим выделенным элементам в сводке вызовов или выполнить поиск по полной транскрипции по определенному ключевому слову.
Эти функции также избавляют от необходимости делать много заметок во время разговора. Хотя делать заметки необходимо в традиционных телефонных системах, это также отвлекает вас от того, что говорит другой человек. С автоматизацией транскрипции на основе Voice Intelligence вам не нужно беспокоиться о том, чтобы говорить и делать заметки одновременно.
На самом деле, делать записи и сосредоточиться на разговоре сложнее, чем может показаться. Статистика показывает, что по-настоящему многозадачность может выполнять только 2% людей. 2 Для остальных 98% записать то, что кто-то сказал минуту назад, означает не слышать то, что они говорят прямо сейчас. 2 Интеллектуальная транскрипция резко снижает потребность в многозадачности во время разговора, мгновенно превращая членов вашей команды в лучших слушателей и коммуникаторов.
4. Технология программных телефонов
Современные профессионалы должны иметь возможность общаться из любого места, поэтому программные телефоны — отличный выбор.Все, что вам нужно, это устройство, подключенное к Интернету, и передача голоса по Интернет-протоколу (VoIP). Программный телефон — это программное обеспечение, которое позволяет совершать вызов с компьютера или устройства, подключенного к Интернету. Вы обнаружите, что программные телефоны часто идут рука об руку с VoIP. Это связано с тем, что программный телефон обычно питается от VoIP.
VoIP преобразует аналоговый аудиосигнал человеческого голоса в цифровое сообщение, которое может передаваться через Интернет. VoIP и программные телефоны позволяют компаниям быть более мобильными, не теряя индивидуальности голосовой связи.
Программные телефонытакже менее дороги, чем традиционные телефонные системы для бизнеса. Не нужно платить за настольные телефоны — просто используйте уже имеющиеся у вас устройства.
5. Интеграция приложений
В традиционных системах служебной телефонной связи телефон сам по себе является наиболее изолированным элементом коммуникационной цепочки. Это аналоговый элемент в море цифровых технологий, поэтому превратить телефонные звонки в бумажные цепочки связи сложнее.
Все меняется с программными телефонами и VoIP.Эти системы можно интегрировать с приложениями для повышения производительности, которые уже используются в вашем бизнесе. С помощью современных телефонных решений, таких как Collaborate from T-Mobile for Business, вы можете легко добавлять стенограммы звонков на платформу CRM, такую как HubSpot или Salesforce. Вы можете щелкнуть, чтобы позвонить прямо из Salesforce или в центре бизнес-коммуникаций, таком как Slack, который позволяет записывать все ваши звонки в каналы группы.
Подобные интеграции упрощают поиск коммуникационной информации, что важно для сегодняшних предприятий и их клиентов.Клиенты используют в среднем почти шесть точек соприкосновения для связи с компанией и хотят, чтобы взаимодействие между каналами было единообразным. Это сложное — если не невозможное — ожидание, которое можно удовлетворить при использовании традиционных телефонных систем, но современные облачные системы могут сделать это.
Пришло время переосмыслить возможности бизнес-телефонной системы. Попрощайтесь с ручным ведением заметок, длинными транскрипциями и отключенными разговорами и воспользуйтесь возможностью подключения к современной облачной системе.Для получения дополнительной информации о том, как отказаться от старого оборудования и перейти на облачную систему, позвоните своему специалисту T-Mobile для бизнеса, чтобы узнать больше по телефону 877-511-6719.
.