Лекция 6 : Ведение деловой беседы

1. Понятие деловой беседы

2. Подготовительные мероприятия

1. Понятие деловой беседы

Деловая беседа — это устный контакт между людьми, связанными от­ношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Подлинное значение такого рода делового общения в нашем об­ществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стра­не с каждым годом появляется все больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. В то же время опыта предпринимательс­кой деятельности и прежде всего умения вести успешный деловой раз­говор у них явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность. Поэтому имеет смысл рассмотреть деловую беседу более подробно, чтобы наметить пути ее более рационального проведения.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых ли­шены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разго­воры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограничен­ной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное обще­ние. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоот- ношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т. е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую един­ственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Таким обра­зом, одна из главных задач беседы — убедить собеседника принять кон­кретное предложение.

Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций. К их чис­лу следует отнести:

1. взаимное общение работников из одной деловой среды;

2. совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку ра­бочих идей и замыслов;

3. контроль и координирование уже начатых деловых мероприя­тий;

4. поддержание деловых контактов;

5. стимулирование деловой активности.

Но важен не только чисто прагматический эффект деловой бесе­ды. Во время беседы вы можете получить оперативную деловую ин­формацию. Она способствует расширению интеллектуальных возмож­ностей и активизации коллективного разума ее участников при приня­тии важных управленческих решений.

Основными этапами деловой беседы являются; подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, ар­гументирование выдвигаемых положений и завершение беседы.

2. Подготовительные мероприятия

Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой бе­седе. Однако будет полезно указать на следующий вариант схемы та­кой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка; ана­лиз собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый ре­зультат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появле­ние посторонних, шум, звонки и т. п., ибо это нервирует, но не «интим­ной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допус­тимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сна­чала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план — это четкая программа действий по подготовке и про­ведению конкретной беседы. Однако далеко не все это понимают, рас­суждая примерно так: «Ну как можно планировать деловую беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все изменить самым кардинальным образом и разрушить все предваритель­ное планирование?»

Но ведь целью планирования как раз и является попытка смяг­чить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фак­тов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные нео­жиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собесед­ника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование деловой беседы позволяет определить ее конкрет­ные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время ее проведения.

Сбор материала для деловой беседы — очень трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных ис­точников информации (из личных контактов, докладов, научных ис­следований, публикаций, официальных данных и т.п.). При этом целе­сообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных материа­лов во многом зависит от общей информированности участников бу­дущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные и тщательно отобранные фактические данные си­стематизируются. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу.

Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, под­лежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить в течение всего процесса обработки материала.

Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необхо­димую аргументацию, т. е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизи­рованный материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, а сами «ячейки» увязываются между собой в более крупные части.

Желательно дополнить материал текстом, со­стоящим из отдельных понятий и слов, связавкоторые вы получите смысл изложенного. Же­лательно также без сокращений записать осо­бо удавшиеся формулировки. А затем следуетвыделить наиболее важные моменты путем подчеркивания или особыми значками (буквами, кружочками, стрелочками и т. п.).

Весьма полезно перед беседой попытаться составить портрет партнера, определить его сильные и слабые стороны, т. е. установить его психологический тип, политические убежде­ния, общественные позиции, социальное поло­жение, религиозные убеждения, хобби и т. п.

Все это поможет определить, с кем — сторон­ником или противником — придется иметь дело, выработать наиболее приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы.

Уже непосредственно перед самой встречей жела­тельно узнать, в каком настроении находится парт­нер, что у него «болит», как в данной ситуации по­мочь решению его личных проблем, что, безуслов­но, придает любой беседе более благоприятное на­правление.

Знание будущего партнера помогает не только получить представление о его личных качествах, но, самое главное, понять его видение пред­мета, о котором пойдет речь, интересы, с ним свя­занные.

Завершается подготовка к беседе редакти­рованием текста, его окончательной шлифов­кой и доработкой.

studfile.net

что это такое, виды и этапы, структура и примеры правил ведения, подготовка и проведение

Деловое общение

Необходимо знать, как правильно вести деловую беседу. Она должна быть краткой и информативной. Во время деловой беседы в основном рассматриваются такие вопросы, как дальнейшее сотрудничество, устройство на работу, а также совершаются самые разнообразные сделки.

Особенности

В первую очередь деловая беседа представляет собой устный контакт между парой людей, которые намереваются заключить, укрепить или же завершить деловые отношения. Во-вторых, она подразумевает собой речевое общение между собеседниками, которые имеют полномочия для разрешения рабочих вопросов, деловых проблем. В-третьих, с помощью беседы результат достигается наиболее быстро.

Деловая беседа – вид речевой коммуникации, и в отличие от других способов общения, таких как собрание, деловая переписка, телефонные переговоры, обладает рядом преимуществ:

• Деловая беседа позволяет сосредоточиться на собеседнике или группе людей, участвующих в ней, это значит, что она личностно ориентирована.
• Непосредственно общение происходит в комфортной для обеих сторон обстановке, это ведет к более быстрому поиску решений проблем.
• Также ненапрягающая атмосфера создает более благоприятные условия для установления крепких личных взаимоотношений, что в процессе работы ведет к облегчению общения между сторонами.
• Хорошая возможность более гибкого подхода к предмету рассмотрения.
• Сокращения потраченного времени, ведь собеседник реагирует на высказывания сразу, это способствует скорейшему достижению поставленных целей.
• Лично убедить собеседника в своей правоте и обоснованности востребованной позиции гораздо проще, что приведет к принятию более выгодного предложения для вас.
• Уровень компетентности руководителя неизменно растет благодаря учету высказанных замечаний и оценок с другой стороны.

Этапы деловой беседы необходимо тщательно соблюдать. Так будет легче вести переговоры.

Функции

Задачи, которые выполняются за счет проведения беседы, весьма разнообразны.

Деловая беседа заключает в себе ряд важнейших для переговоров функций. К таким следует отнести:

• работники одной сферы могут моментально обсудить насущные вопросы и найти к ним решение;
• находясь в одном помещении, партнеры ведут совместный поиск решений, также происходит рассмотрение различных идей по продвижению к цели;
• большая вероятность заключить выгодные для бизнеса сделки;
• происходит координирование текущих деловых мероприятий, что ведет за собой контроль качества выполняемых заданий;
• деловые контакты легко поддержать на надлежащем уровне во время проведения беседы, нежели во время переписки;
• происходит стимуляция работников путем мотивационных идей на активное участие в деле.

Понятие беседы в деловом мире достаточно строгое. Для ведения переговоров необходимо обращаться к собеседнику вежливо, должна присутствовать служебная этика, а говорить всегда кратко и по сути.

Виды

Деловые собеседования могут проводиться в трех различных ситуациях: прием на работу нового сотрудника, увольнение или беседа, которая несет поучительный характер в связи с дисциплинарными нарушениями.

При приеме на работу

Беседа при приеме на работу проходит в формате «Вопрос – Ответ», что больше похоже на проведение интервью. Главное – получить достоверную информацию о поступившем сотруднике с целью выявления его профессиональных качеств.

Основные задачи беседы при приеме на работу:

• узнать причину, по которой человек ищет работу;
• определить его компетентность в необходимой рабочей сфере;
• выявить его слабые и сильные стороны, главные черты характера, возможно, особенности темперамента;
• узнать о достижениях, которые достиг сотрудник в прошлом;
• спросить на какую зарплату он рассчитывает;
• определить, каких указаний он ждет от начальства;
• определить, какое начальство для него является хорошим и эффективным.

При увольнении

Беседа при увольнении сотрудника с работы подразделяется на два типа: увольнение по собственному желанию и по принуждению (в связи с сокращением персонала и тому подобное).

При проведении первого типа беседы необходимо:

1. Выявить истинную причину увольнения сотрудника.
2. Определить, чем он мотивировался, что вызвало такое решение (возможно, недовольство производственным процессом или же невнимание со стороны руководителя, обиды на коллег).
3. Узнать, что не устраивало его в работе и, наоборот. Третья фаза наиболее информативна.

Известный факт, что служащие, которые покидают свое рабочее место из личностных побуждений, как правило, не боятся рассказать истинные факты. Со стороны руководителя это может ему в будущем способствовать улучшению производственного процесса и исключить потерю ценных рабочих кадров.

Необходимость проведения такой беседы заключается в главной задаче начальства – заботиться об исправлении ошибок в управленческой деятельности, и следить за этим на каждом уровне производства.

Беседа же с работником, которого приходится увольнять, в специальной зарубежной литературе получила название «прощальный разговор». Она протекает иначе:

1. Разговор никогда не назначается перед выходными или праздничными днями, ведь это может испортить настроение и повлиять не только на самого работника, но и на его семью и близких.
2. Беседа не проводится на рабочем месте сотрудника, а также в помещении, где работает большое количество людей, это несет за собой большую эмоциональную нагрузку на подчиненного, что может повлечь за собой определенные последствия.
3. Беседа протекает в течение 20 минут, потому что сотрудник, услышавший неблагоприятное известие, эмоциональное не настроен, чтобы вслушиваться в то, что ему говорят и обдумывать различные факты, что пытается донести руководитель, войдите в положение.
4. Начальство должно быть точным в изложении и корректным, иначе сотрудника могут настичь сомнения в справедливости высказанных слов, что повлечет споры и обжалования решений. Особенно эмоциональные люди могут расплакаться прямо на месте.

В зарубежной практике существует специальная «реабилитационная программа» для увольняемых. На практике начальство подыскивает свободные места на другом предприятии, чтобы работник, отчаявшись в собственных силах, не опустил руки. Также существует мнение, что данная программа полезна для поддержания уровня авторитета увольняемого в глазах коллег и домочадцев.

Дисциплинарная беседа

В свою очередь, дисциплинарные беседы происходят в случае нарушения каких-либо правил. Они требует критической оценки работы сотрудника со стороны начальства. Следовательно, такая беседа требует:

1. Руководитель обязан получить все необходимые сведения о сотруднике и его должности во избежание ошибочных ситуаций. Характеристика сотрудника должна быть максимально точной и обширной.
2. Информация должна поступать поочередно, потому что правильно построенная беседа ведет к лучшему пониманию проблемы со стороны подчиненного.
3. Существует единое правило: нельзя критиковать личность провинившегося, внимание уделяется только неправильно выполненному заданию. Это определение должно применяться всегда.

Разновидности деловой беседы достаточно обширные. Вами может быть применена любая методика, которая вам больше всего по душе. Коммуникативным навыкам необходимо уделять особое внимание.



Правила

Ключевой инструмент – умение задавать вопросы. Всегда стоит придерживаться основного свода правил эффективной речевой коммуникации:

• Необходимо правильно и четко наладить контакт с предоставляемым вам собеседником для достижения хорошего результата, и чтобы сократить время на ненужное общение.
• Необходимо учитывать, какую работу он выполняет, определить его должностные полномочия, задаться вопросом границ рабочей сферы, чтобы знать, за что именно сотрудник несет ответственность.
• Жизненный опыт и трудовой опыт, а также интересы его вне рабочей сферы, его процесс мышления необходимо всегда учитывать. Каждый человек индивидуален, а значит к каждому нужен свой подход. Здесь не подойдет метод клишированных фраз, всегда нужно думать.
• Следует с уважением относиться к рабочему, не обращать внимания на его возможные дефекты речи или же внешние недостатки.
• Главной целью деловой беседы является процесс донесения информации, его нужно организовать четко по плану, не бояться выдвигать свои идеи, опровергать доводы собеседника, подбирать правильную аргументацию, точно формулировать свои высказывания, и не лить воду. Следует помнить: решение всегда следует за обсуждением.

• Если стремиться лучше понять характер возникшей проблемы, то можно избежать длительных и ненужных разговоров «вокруг, да около», это поможет вам воздействовать на человека или группу людей, участвующих в процессе деловой беседы более сильно.
• Правильное изложение и формулировка проблемы приведут вас к оценкам, которые могут стимулировать собеседника, чтобы высказать свое отношение к проблеме, или мотивировать его на поиск решений, раскрепостить его, и заставить выдвинуть идею. Классификация должна быть четкой.
• Правильная организация диалога привет вас к лучшему пониманию своего оппонента, поможет избежать тупиковых ситуаций или ситуаций, которые могут злить, нервировать, раздражать. Поможет охранить лучшую атмосферу беседы и оставить приятное впечатление после.

В коллективе всегда должна присутствовать атмосфера доброжелательности. Недопустимы резкие высказывания для участников беседы.



Как подготовиться?

Понятно, что правила подготовки к проведению беседы могут различаться, и ни одно из них нельзя назвать безошибочным. Все зависит от складывающейся ситуации. Однако будет полезно указать на следующие варианты подготовки:

• для начала к этому относится составление плана собеседования;
• затем сбор и обработка полученного материала с целью повышения компетентности в ведущем вопросе;
• вы всегда имеете права отредактировать имеющуюся информацию, для этого и придуманы деловые беседы.

Правильный подбор места проведения беседы однозначно может повлиять на результат собеседования. Существует несколько подходов, различающихся в зависимости от ситуации. Человек, не являющийся сотрудником вашей фирмы, может быть приглашён на собеседование вне здания офиса.



Другой пример: встреча в кабинете руководителя, проводящего собеседование, его обычно называют специальной комнатой. Она должна быть оборудована всем необходимым. Окружающая вас и вашего собеседника обстановка должна быть максимально комфортной по возможности, главный фактор – спокойствие.

Отключите все телефоны. Предупредите коллег, секретаря о намеревающейся встрече, ведь посторонние люди, лишние телефонные звонки попросту раздражают, это может помешать достижению поставленных задачи, просто помешав процессу.

Но следует понять, что «интимность» обстановки будет излишней, не забываете о рабочем процессе. Отредактируйте правильно освещенность, выберите светлую комнату с минималистичным дизайном, так ничто не будет отвлекать внимание.



Тонкости проведения

Существует несколько правил «по умолчанию», которые незаметно, но существенно могут повлиять на результат деловой беседы. Применяемые техники часто приводят к положительному результату. Необходимо применять основные модели поведения партнеров во время беседы. Структурные принципы делового общения также помогут вам продвигаться выше по карьерной лестнице.



Не обязательно встречаться с сотрудниками на рабочих местах. Местом встречи можно обозначит и ресторан, и кафе, и клуб и даже дом. Цель, которую необходимо преследовать, это комфорт. Именно комфорт помогает достичь лучшего результата. Но нельзя слишком увлекаться, если обстановка будет больше походить на «интимную», это может привести к обратному результату.



Время, в которое вы решили провести деловую беседу, – очень важный момент. Лишь подумав об этом пункте, следует договариваться о встрече. Оно поможет вам и сыграет «на руку», если вы хотите переключить инициативу на вашу сторону, безусловно, и саму ситуацию таким образом контролировать будет проще.

После того как вы определились с местом и временем, необходимо поставить себе определенные цели, достичь которых вы собираетесь или желаете, затем разработать стратегию, которой вы будете следовать для этого, и после сформулировать структуру беседы. Также важно учесть расположения участников. Главная технология – вы должны смотреть на собеседника прямо и на одном уровне.

Во время совещаний должен присутствовать этикет. Это одно из главных правил.



Советы и рекомендации

Факты, способствующие успеху деловой беседы. В первую очередь к этому следует отнести профессионализм, ведь именно компетентность в выбранной сфере и ясное видение проблемы помогут вам прощу и быстрее справиться с задачами и достичь необходимую цель.

• Постоянная направленность на результат будет вашим преимуществом, лишь непосредственное стремление к цели ведет к ее достижению, ничего не изменится, если вы продолжите лежать на диване.
• Ритм, необходимо четко расписать задачи и поставленные цели, чтобы следовать плану четко.
• Насыщенность рассуждений создаст впечатление, что вы – самый заинтересованный человек, и «пирожки» достанутся вам.
• Но не следует забывать про рамки передачи информации, хотя чуточка юмора будет все же уместна.
• Не следует пугаться, если беседа не сразу идет гладко, зачастую причина неудачи кроется не только в вас, но и в настрое вашего собеседника.
• То, как вы подаете информацию – очень важно. Требуется всегда подбирать правильные слова. Доводы должны быть вескими. Настрой добрым. В голосе чувствоваться уверенность.

• Следует избегать споров и ненужной напряженности в разговоре. Для начала спокойно оцените ситуацию, постарайтесь направить разговор в нужное русло с помощью уточняющих вопросов. Не следует показывать неуверенность в себе или беззащитность во имя цели – убедить или переубедить собеседника.
• Безудержная категоричность суждений погубит суть беседы, об этом не стоит забывать. Люди зачастую не могут договориться, ведь «сколько людей – столько и мнений». Ищите компромисс, это всегда было наилучшим способом решения незаурядных вопросов и проблем.
• В случае, если приходится отвечать на выдвинутые возражения, для начала попробуйте выиграть время и позволить собеседнику самостоятельно ответить на свои же вопросы, и, возможно, опровергнуть их.
• для этого подойдет косвенное отвержение проблемы, выслушивание нескольких возражений, чтобы уловить главное, разговаривать необходимо продолжать спокойным тоном, а формулировку следует смягчить, если ответ не ждет;
• личные предубеждения и оценки вам не помогут;

• не следует торопиться в заключении, ведь между фактом и мнением существует разница;
• в случаях, когда собеседник пытается «раззадорить» вас ярким самомнением и пытается спорить, вам следует принять позицию «выжидания» и ждать, пока он сам зайдет в тупик;
• не забывайте: решение всегда должно следовать за обсуждением, в противном случае, собеседник может вас раскритиковать, или соглашаться со всем, что не приведет к хорошему результату.


Правильно составленная структура беседы – ваш верный помощник. Для этого вам необходимо подготовиться к беседе заранее, установить место и время встречи, подготовить правильное вступление в контакт с собеседником, правильно оформить постановку проблемы, подобрать верную аргументацию или же опровержение доводам собеседника, проанализировать альтернативные варианты выхода, выбрать оптимальное решения, зафиксировать договоренность, правильно попрощаться.

По завершении беседы следует провести анализ своей тактики общения, а также результата беседы.



Прием сотрудников на работу требует от руководителя определенных усилий, знаний и опыта. О тонкостях ведения деловой беседы на собеседовании смотрите далее.

vplate.ru

8. Правила ведения деловой беседы. Речевой этикет. Основы делового общения

8. Правила ведения деловой беседы. Речевой этикет

После представления в знак установления знакомства принято обмениваться несколькими фразами или вступать в непродолжительную беседу. Именно в этот момент у вашего собеседника, возможно, потенциального партнера, формируется первое впечатление о вас, и то каким оно будет, как вы себя преподнесете, обязательно отразится на дальнейших ваших взаимоотношениях.

Деловая беседа включает в себя обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью.

При формировании первого впечатления у человека о его собеседнике манера разговаривать является второй по значимости вещью после манеры одеваться, на которую человек обращает внимание. Поэтому так много уделяется внимания изучению этики и психологии переговорных процессов, включающих в себя и тон разговора, и его содержание, и манеру говорить, такт и умение спорить.

Умение поддержать и завести разговор играет важную роль во все сферах деятельности человека.

Существуют определенные правила ведения как светской, так и деловой беседы.

Тон разговора должен быть плавным и естественным. Тон в разговоре также имеет большое значение, как и жесты, поза, манера держаться. По тону разговора можно судить о настроении человека, он отражает и характер человека, показывая, с кем мы имеем дело: с воспитанным или невоспитанным человеком. Одно и то же слово или фраза в зависимости от того, как она будет сказана, может по разному повлиять на вашего собеседника. Тон всегда должен быть вежливым, спокойным, уверенным или даже деловитым, но ни в коем случае не грубым или невежливым. И ни общественное положение, ни пережитая неприятность или плохое состояние здоровья не дают вам права быть невежливыми с окружающими.

Особенно результативна для расположения к себе собеседника доверительная интонация, это дает возможность вашему собеседнику почувствовать себя на равных с вами. При сугубо деловых беседах или переговорах тональность должна быть более сдержанной и четкой. Речь не должна быть слишком громкой, но каждое слово в разговоре должно быть отчетливо и ясно собеседнику, иначе он может утратить интерес к общению с вами. Изящество в разговоре достигается через ясность, точность и сжатость высказываемых доводов и соображений. Во время беседы необходимо сохранять самообладание, хорошее расположение духа и благожелательность.

Для того чтобы общение получилось эффективным, нам приходится выражать наши идеи, мысли и чувства тем, с кем мы вступаем в общение, но мы должны позволить нашим собеседникам также выразить свои идеи, мысли и чувства. Уметь слушать – такое же необходимое условие для вежливого и воспитанного человека, как уметь говорить, и если вы хотите, чтобы вас слушали, нужно самому слушать других.

Умение слушать является важным элементом как деловой, так и светской беседы. Научиться правильно слушать намного труднее, чем научиться правильно говорить. С человеком, умеющим слушать, всем хочется общаться, т. к. люди склонны больше говорить, чем слушать.

Обмен информацией – первое условие всякой беседы, одна из предпосылок знакомства и дальнейшего общения. Для поддержания беседы целесообразно задавать вопросы открытого типа: что? где? когда? как? зачем? – на которые невозможно ответить «да» или «нет», а требуется развернутый ответ с изложением необходимых деталей. Если возникает необходимость конкретизировать беседу и сузить тему обсуждения, то задают вопросы закрытого типа: должен ли? был ли? имеется ли? будет ли? Такие вопросы предполагают односложный ответ.

Существуют определенные общие правила, которых целесообразно придерживаться при ведении бесед в деловой и неформальной обстановке.

Главное правило беседы, которое должны соблюдать собеседники, выражается в умении говорить в соответствии с ситуацией и конкретным предметом разговора. Неумение удержать внимание собеседника возникает потому, что ваши слова не имеют внутренней силы, заряда, неточно отражают суть разговора или же информация, сообщаемая вами, избыточна, обременяет и отвлекает внимание от того, что составляет предмет разговора. Только экономная и полная информация может удовлетворить партнера. Разговор должен проходить свободно, в хорошем темпе. Говорить нужно так, чтобы каждый участник беседы имел возможность легко вступить в разговор и высказать свое мнение. Недопустимо нападать с горячностью и нетерпением на чужую точку зрения, а, высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его, горячась и повышая голос, т. к. спокойствие и твердость в интонациях действуют более убедительно.

В обществе не следует начинать говорить о себе, пока не попросят специально, т. к. только очень близкие друзья могут интересоваться личными делами кого бы то ни было. Старайтесь не касаться сугубо личных или семейных тем, не стоит поднимать слишком острые и наболевшие вопросы, не стоит также и намекать на вещи деликатного характера. Излишняя откровенность может быть легко истолкована как болтливость, а болтливый человек быстро теряет доверие и интерес окружающих. Не следует также касаться узкопрофессиональных тем, которые неинтересны большинству присутствующих.

Тема разговора по возможности должна быть интересна всем участвующим. Для продолжения разговора с малознакомыми людьми можно завести разговор, интересуясь его мнением о последних фильмах, спектакле, концерте, выставке и т. п. Это позволит не только преодолеть смущение, но и определить круг интересов собеседника. Как правило, никого не оставляет равнодушным обсуждение актуальных политических вопросов, новых открытий и изобретений, новинок литературы и техники и т. п.

Круг обсуждаемых проблем может быть широк, но все же лучше вести разговор на темы, где вы чувствуете себя уверенно, но с учетом, что это будет интересно вашему собеседнику. Никогда не теряйтесь перед собеседником, будьте внимательны и доброжелательны, и ваша заинтересованность в разговоре обязательно вызовет благоприятную реакцию. Учтите: чтобы быть интересным собеседником, нужно стать «хорошо информированным», т. е. иметь представление о последних новостях в политике, разбираться в музыке, фильмах, спорте.

Необходимо строго следить за тем, чтобы не допускать бестактных высказываний (критика религиозных воззрений, национальных особенностей и т. п.).

Перебивать говорящего нельзя ни при каких обстоятельствах. Лишь в крайних случаях можно сделать деликатное замечание, не обижая собеседника, используя выражения типа: «Извините, что перебиваю вас, но я хотел бы добавить…», «Простите, но я с вами не согласен…», «Мне кажется, что вы не правы…» или «Я придерживаюсь иного мнения». Не раздражайтесь, если собеседник станет возражать. Говорите спокойно, медленно и внятно и смотрите при этом собеседнику в глаза.

Принято, прервав беседу, ознакомить вкратце подошедшего к вам нового собеседника с тем, что было сказано до его прихода. Тактичный и вежливый собеседник ведет беседу со всеми присутствующими, не отдавая явного предпочтения никому.

Недопустимо в беседах говорить о слабостях других, злословить или поддерживать злословие в адрес отсутствующих. Недостатки и слабости других не обсуждаются в обществе – это считается дурным тоном. А при упоминании в беседе третьих лиц необходимо называть их по имени-отчеству, а не по фамилии.

Во время беседы не следует показывать вида, что разговор вам неинтересен, скучен или утомляет вас. Неприлично также смотреть в другую сторону или на часы, если только вы не собираетесь закончить беседу. Умение хорошо закончить беседу также имеет большое значение для дальнейшего продолжения знакомства. Сделать это надо решительно, но вежливо, чтобы не обидеть собеседника. Если беседа исчерпана, не нужно судорожно искать новые темы, пытаясь удержать собеседника, лучше постараться закрепить произведенное хорошее впечатление, с достоинством попрощавшись. Здесь уместны будут: «Было приятно познакомиться!», «Надеюсь на продолжение знакомства», «Нам непременно нужно еще раз встретиться и продолжить беседу!», «Было очень приятно побеседовать с вами!» и т. п.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

10. Деловая встреча. Подготовка и тактика проведения деловой беседы

10. Деловая встреча. Подготовка и тактика проведения деловой беседы

Деловая встреча и деловые переговоры в общем имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.

Для достижения успеха во время деловой встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения.

Деловая встреча происходит обычно в официальной обстановке, и намерения собеседников (деловых партнеров) сводятся к следующему:

1) дать, получить нужную информацию или обменяться ею. Получение информации можно считать основной целью деловой встречи;

2) договориться по интересующему собеседников вопросу;

3) убедить собеседника (делового партнера) в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действий и т. п.;

4) установить контакт, укрепить деловые отношения, а иногда и заключить какое-либо соглашение, закрепив его по возможности письменным протоколом о дальнейших намерениях;

5) динамика любой деловой встречи проходит четыре фазы: контакт, ориентация, решение и оценка, результат. Знание смысла этих фаз позволяет вам строить беседу или подстраиваться под собеседника так, что результатом встречи будет положительное для вас решение.

Первая фаза встречи – это контакт – те секунды, когда вы входите в помещение, здороваетесь и обмениваетесь первыми фразами. Основная цель данной фазы общения – это создание условий для установления партнерских отношений.

Основная задача, которую вы должны решить в первой фазе это установление эмоционального контакта с вашим собеседником.

Беседу на деловой встрече нужно строить последовательно, придерживаясь намеченного плана. В разговоре лучше держаться на ступеньку официальнее, чем на ступеньку фамильярнее, оставаясь при этом вежливым и приветливым. В России принято обращаться к партнерам по имени-отчеству, кроме тех случаев, когда корпоративная культура позволяет называть друг друга по имени, на американский манер.

Позитивное отношение и заинтересованность можно показать такими фразами: «Рады видеть вас!», «Спасибо, что вы нашли время с нами встретиться!» В начале деловой беседы рекомендуется завести короткий разговор на светские темы – о погоде, о последних культурных событиях, экономической ситуации. Такого рода вступительные фразы позволяют привыкнуть к манере говорить собеседника, настроиться на общую волну, достигнуть первого согласия (о погоде за окном мнения расходятся редко).

Чтобы беседа была продуктивной с самого начала, надо уметь:

1) установить контакт с собеседником;

2) создать благоприятную атмосферу для беседы;

3) привлечь внимание партнера и пробудить у него интерес к вашей теме (проблеме или предложению).

Контакт важно не просто установить, его нужно отслеживать по ходу беседы и принимать меры: если он прерывается – задайте вопрос, предложите чай, можно пошутить, если, конечно, позволяет обстановка.

Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение. Если вы хотите, чтобы ваша беседа при первой деловой встрече была результативной, то следует избегать:

1) проявления признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи;

2) проявления неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме;

3) возбуждения оборонительной позиции собеседника первыми же вопросами.

Вы должны установить благоприятную эмоциональную атмосферу, даже если собеседник вам неприятен и вы не испытываете от встречи никаких положительных эмоций, главное – добиться положительных результатов от самой встречи.

Вторая фаза – ориентация. Здесь в качестве основной цели является выяснение сути проблемы, из-за которой произошла встреча. Вам надо донести до собеседника необходимую информацию о ваших превосходных профессиональных качествах в форме презентации (только не хвастаться), объяснить мотивы вашего интереса и обращения к нему.

Эта фаза наиболее длительная, поэтому вашей задачей является поддержание контакта с собеседником. Например, нудное перечисление ваших успехов или клиентов может просто наскучить, и тогда будет потерян положительный эмоциональный контакт, что обычно приводит к отрицательным результатам.

Деловая встреча будет более результативна, если она будет заранее спланирована и вы будете к ней подготовлены, если вами будет собрана вся доступная информация о собеседнике, предполагаемом деловом партнере.

Определите несколько основных мыслей, которые вы хотите донести до другой стороны. Выберите время для презентации и количество информации, которое вы будете сообщать. Продумайте последовательность подачи информации, где сказать главное и как скрыть недостатки вашего решения.

Ваш успех на деловой встрече, помимо ваших профессиональных качеств, во многом зависит от вашего морального состояния, от уверенности в себе, и чем больше у вас будет информации, тем легче вам будет вести переговорный процесс.

Большое влияние на результат вашей деловой встречи оказывают стиль и подходы ведения беседы. Даже при самой положительной настроенности партнеров на общение, искреннем желании достичь договоренности их беседа не складывается, более того, их усилия исправить положение лишь усугубляют его. Важнейшей причиной этого часто является различие стилей и подходов ведения деловой беседы у партнеров и их составляющих, таких как:

1) склонность высказываться прямо или намекать;

2) наличие жестов, интонация, частота повторения и использование определенных компонентов речи: высота тона, тембр, скорость, громкость и т. п.;

3) умение и неумение задавать нужные вопросы или предоставление другим инициативы в предоставлении информации о себе;

4) комфортный уровень формальности – простоты; допустимые шутки; отношение к обмену жалобами;

5) ожидание, что другой последует нашему примеру, и т. д.

Существуют три разных подхода к ведению деловых бесед: жесткий, мягкий и принципиальный.

Если сторона действует «по жесткому типу», то она воспринимает участников беседы как противников, односторонне пытающихся выиграть. Своей целью считает собственную победу, твердо придерживается своей позиции и скрывает свои интересы, требует уступок в качестве платы за соглашение, применяет давление и пытается навязать и выиграть «состязание воли».

Если сторона действует в рамках «мягкого подхода», то она воспринимает участников беседы как друзей, целью беседы считает соглашение и готова заплатить за это односторонними уступками, легко меняет свою позицию, пытается избежать «состязания воли», но если оно навязано, поддается давлению другой стороны.

Сторона, действующая на основе «Принципиального подхода», воспринимает участников как сотрудников, вместе работающих над проблемой. Своей целью считает разумный результат, достигнутый быстро и доброжелательно, концентрируется на интересах, а не на позициях, требует не уступок, а разработки взаимовыгодных вариантов, настаивает на применении объективных критериев, не зависимых от воли участников. Такими критериями могут быть мнения экспертов, экономические показатели по рынку, рассчитанные показатели, статистика, законы, но никак не желания какой бы то ни было стороны.

Выбор наилучшего для вас подхода зависит от следующих факторов:

1) от ваших целей. Если вы хотите сохранять отношения, поддерживать контакт продолжительное время, то предпочтителен «принципиальный подход». Если вам важно выиграть время и вы готовы пойти на уступки сейчас для того, чтобы «отыграть ситуацию» в дальнейшем, возможно следование «мягкому подходу»;

2) от того, на чьей стороне реальная сила. Например, если у вас нет реальной власти, реализация «жесткого подхода» очень затруднительна;

3) от умений и навыков сторон. «Принципиальный подход», являясь одним из самых эффективных, требует и наиболее развитых навыков общения.

Поэтому необходимо с особым вниманием отнестись к личностным качествам вашего собеседника, его позиции и целям, учитывать его потребности в предлагаемом вами решении.

Существует шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах.

1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.

2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, то можно провести с ними деловую встречу просто в виде консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.

4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

5. Избегайте поучать партнера. Ваше убеждение должно быть основано на уважении личных качеств собеседника.

6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

Успешное проведение деловых встреч, бесед и переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.

Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до минуты. Любое опоздание может свидетельствовать о вашей ненадежности в делах.

Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.

Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т. д.

Умение выслушать. Внимательно и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.

Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами. Подготовьте наглядный материал, продумайте форму его подачи.

Эти правила сохраняют свое значение и в ходе ведения дальнейших переговоров.

В случае положительного течения беседы вторая фаза плавно переходит в третью, которая предполагает решение и оценку. Тут от вас потребуется активное общение с собеседником, т. к. начнется подбор наиболее устраивающего обе стороны варианта принятия решений.

Практически при каждой деловой встрече приходится обсуждать несогласия или возражения. И тот факт, что другая сторона вам возражает, доказывает ее заинтересованность, в противном случае она бы просто прекратила разговор. Ваша задача на данном этапе – понять, почему возражает собеседник, в чем вы не учли его интересы, про какие его потребности забыли в предложенном решении и как все это исправить и улучшить решение. Спросите, как другая сторона видит решение возникшего противоречия.

Заготовьте несколько вариантов решения «на выбор», и если возражения вызывают все подряд варианты, тогда придется вернуться к анализу целей другой стороны. Возражения заставляют нас искать нестандартные решения.

Если устранить несогласие в ходе деловой встречи не удается, возьмите тайм-аут, с тем чтобы продумать и поискать более подходящий вариант.

Самая последняя фаза – достижение согласованного решения. На этом этапе обычно согласовываются условия вашей новой встречи для уточнения второстепенных вопросов, обсуждения условий договора или контракта и т. п. Необходимо обговорить, как, когда и где будет происходить ваша следующая встреча.

Негативный исход деловой беседы при «ознакомительной» деловой встрече не является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи. Встречу лучше всего завершить фразой: «Спасибо за то, что у вас нашлось время обсудить наши предложения. Сожалею, что в ваши ближайшие планы не входит…, но если вам потребуется дополнительная информация…» В таком случае встреча или беседа, если даже и не нашла своего продолжения, тем не менее имеет положительную сторону, т. к. всегда существует возможность, что позже этот контакт перерастет в хорошие, полезные отношения.

Если это была встреча-презентация, то можно использовать следующие выражения: «Спасибо за предоставленную возможность обсудить с вами перспективы взаимовыгодного сотрудничества наших фирм», «Благодарим за возможность представить вам…», «Благодарю вас за данную мне возможность предложить вам…»

Ну и конечно же стандартно-универсальные фразы: «Мы благодарим вас за то, что нашли время для встречи», «мне было очень приятно побеседовать с вами», «спасибо, за время, которое вы мне уделили», «Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните, обращайтесь…», «Если вас заинтересовали наши предложения, давайте встретимся дополнительно в удобное для вас время» и т. п.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Деловая беседа — правила, стратегия и композиция ведения

Деловая беседа — способ делового коммуницирования. Она отличается от других видов беседы тем, что происходит в ситуации серьезного общения и направлена на решение конкретной проблемы или вопроса.

Особенностью деловой беседы является то, что она должна быть обязательно подготовлена:

• определена тема беседы,
• ее цель,
• поставлены задачи,
• продумана стратегия ведения беседы, т.е. ее начало, основная часть и конец.

Огромное значение имеют вопросы к собеседнику, которые должны быть заранее продуманы, а лучше записаны. Готовящийся к беседе должен составить и предположительные ответы как позитивные, так и негативные, которые могут возникнуть у собеседника во время ведения деловой беседы. Знание предположительных ответов поможет продумать и подобрать необходимые аргументы для обоснования своей точки зрения на решаемую проблему. Особенное значение имеет система вопросов, формулировка которых требует особой подготовки. Во время деловой беседы важно перехватить и удержать инициативу, активизировать адресата, вызвав его на диалог, «вытянуть» максимальную информацию, необходимую для вас.

Стратегия и композиция ведения деловой беседы

1.Начало деловой беседы. Представление.

Во время представления необходимо дать полную, но краткую информацию о себе или своей фирме, представителем которой вы являетесь. Держитесь и говорите уверенно, но не заносчиво, улыбайтесь, но не заискивайте Можно начать беседу с похвалы, одобрения или ненавязчивого комплимента. Посмотрите на собеседника внимательно, но ни в коем случае не пронизывающе — это может насторожить его. Можно начать деловую беседу с вопроса, лучше с риторического. В этом случае вы сразу перехватываете инициативу ведения деловой беседы.

Войдя в кабинет, не стоит с порога начинать беседу. Можно, дождавшись приглашения сесть, сделать комплимент

(например: у Вас необыкновенно уютный кабинет )

начать представление.

— Здравствуйте, меня зовут … . Я заместитель директора … .

2.Продолжение беседы.

Необходимо расположить собеседника к себе и не быть навязчивым. Для этого можно воспользоваться системой вопросов фактического или личного характера, главное – расположить его к себе и вызвать на легкий разговор.

Как Вам удается держать фирму в таком порядке? Наверное это очень трудно? Вам нравиться ваша работа? Что выдумаете по этому поводу?

Важно побудить собеседника к рассказу о себе. Помните, что интереснее всего для себя сам человек. Желание быть значимым и полезным присутствует у всякого человека. Помогите ему раскрыться. Почувствовав расположение можно переходить к обсуждению своих проблем.

У меня такое мнение, что новая деятельность будет для вас интересной. А как вы думаете? Я прав?

Важно уметь слушать. Продемонстрируйте свой интерес к тому, о чем будет говорить собеседник, но только не переигрывайте в показном внимании, собеседник может почувствовать фальшь. Важно показать партнеру., что все о чем он говорит, для вас очень важно и полезно. Включайтесь в разговор, вставляя реплики:

Да, вы правы, Это чрезвычайно интересно, Конечно, об этом стоит подумать. Неужели, а я и не догадывался. Просто невероятно!

3.Окончание деловой беседы.

Именно окончание беседы остается в памяти, поэтому роль его очень велика. Необходимо внимательно следить за поведением партнера.

Если вы чувствуйте, что тема исчерпана, не нужно «затягивать» разговор, важно, чтобы вы сами завершили беседу. Если беседа была прервана, скажем, телефонным звонком, который ( как вы почувствовали) очень важен для вашего собеседника, не стоит ее продолжать, лучше извиниться и предложить встретиться для продолжения беседы в другой раз. «Выйти» из беседы можно выражением слов благодарности за внимание, за время, предоставленное для беседы, за отношение к своим проблемам.

Обязательно следует выразить надежду на скорейшую встречу, надежное сотрудничество, успех совместного будущего дела.

Материалы публикуются по личному разрешению автора — к.ф.н. О.А.Мазневой  (См. «Наша библиотека»)

Вам понравилось? Не скрывайте от мира свою радость — поделитесь

velikayakultura.ru

13. Что такое деловое общение и деловая беседа?

Сейчас очень много должностей и профессий, когда основным видом деятельности на работе является общение с людьми.  Наиболее популярные из таких профессий — это менеджеры по продажам, администраторы салонов и магазинов, педагоги, психологи, работники социальной сферы и другие.

Для людей любых профессий, предполагающих частое общение, очень важно уметь пользоваться беседой как оружием, чтобы добиваться поставленных целей.

 

 

Что такое деловая беседа? Рамки общения

Разговаривая с коллегами, очень важно уметь вести деловую беседу. Давайте рассмотрим, что такое деловая беседа и понятие «деловое общение».

Деловая беседа — это контакт между двумя и более собеседниками, основанный на речевых и неречевых методах взаимодействия между ее участниками.

Теперь рассмотрим, что такое деловое общение.

Деловое общение — это вид коммуникативных связей, которые возникают с определенной целью, например, решения рабочей задачи, исходя из интересов компании или сторон.

С помощью деловых бесед на предприятии обсуждают производственные проблемы, требующие незамедлительного решения, решают те самые проблемы, планируют работу и действия по реализации поставленных задач. Деловая беседа строго формализована и  имеет установленные рамки:

1. Краткое приветствие. Начало любой деловой беседы — это краткое приветствие всех участников обсуждения, а далее — несколько слов обобщения, шутка или  несколько слов на отвлеченные темы для установления взаимопонимания между присутствующими.
2. Оглашение темы и причины ее обсуждения.  Огласить тему и причину беседы очень важно, так как собравшиеся должны понимать, что явилось причиной собрания и каких результатов нужно добиться в ходе обсуждения. Кроме этого, очень важно подать тему обсуждения таким образом, чтобы у коллег возникла необходимость обсуждать ее в определенном ключе.
3. Обсуждение темы с различных сторон, выслушивание мнений. Все участники беседы могут высказать собственные взгляды и мнения по обсуждаемому поводу, поделиться своими точками зрения на проблемы организации, выработать наиболее подходящие варианты, обсудить их преимущества и недостатки.
4. Итоги беседы. Итоги беседы подводят только после того, как было прекращено обсуждение по причине выработки единого мнения или ограничений в регламенте разговора.
5. Официальное завершение беседы.  Если тема беседы исчерпана, пути решения найдены, а шаги действий согласованы, обсуждение заканчивается.

Исходя из перечисленных правил, можно сделать вывод, что деловая беседа проходит по своим собственным законам, которые, правда, иногда нарушаются некоторыми людьми. Человек, который эти правила нарушает, всегда вызывает всеобщее осуждение.



 

 

Правила ведения деловой беседы

Для того, чтобы не прослыть в коллективе человеком невоспитанным или так называемой «белой вороной»,  во время делового общения, бесед и переговоров соблюдайте следующие негласные правила:

• Выдавайте только качественную информацию. Развивайте свой кругозор, читайте новости, а также литературу и журналы по вашей специализации. Все это поможет вам стать более знающим специалистом.
• Не говорите слишком долго. Всем известно, что люди не любят затянутых речей и длительных раздумий. Кроме этого, не стоит постоянно стараться высказывать собственное мнение, иначе его ценность в глазах других людей значительно упадет. Оптимально высказывать свое мнение лишь тогда, когда вас об этом просят, говорить кратко или со средней продолжительностью относительно других выступлений, информативно и по существу вопроса.
• Ваши слова должны быть уместны. Помните поговорку «хороша ложка к обеду»? Так вот, все, что вы скажете, должно быть сказано вовремя, в удобный для этого момент и  в соответствии с темой обсуждения.
• Вежливость, вежливость и еще раз вежливость.  Помните, что каждый участник делового обсуждения желает высказать собственное мнение, а также получить положительную оценку своей идее или действиям. В деловой беседе ни коим образом не должно быть унижено человеческое достоинство любого из участников. Кроме этого, крайне важно быть вежливым в разговоре, когда нужно обсудить неприятные для собеседника факты или события, тем самым позволяя ему «сохранить лицо».
• Отказ от спора. Если позиция собеседника принципиально отличается от вашей, не стоит вступать в конфронтацию. Повлиять на мнение оппонента вы вряд ли сможете, однако потратите время и нервы на защиту собственной позиции и не продвинетесь к цели обсуждения.

 

В следующем видео рассказывается о том, как вести общаться и вести деловую беседу:

Таким образом, деловая беседа должна вестись по гласным и негласным правилам. Если тема и время деловой беседы известны заранее, к ней следует подготовиться: сформулировать собственную позицию, собрать необходимую информацию. Кроме этого, во время беседы необходимо высказываться по сути вопроса не вступая в полемику.

Для углубленного изучения темы предлагаем посмотреть следующие видео:

 

Следующие статьи курса:

 

Курс развития навыков общения

seportal.ru

Деловая беседа: 11 работающих методов бизнес-коммуникации

Деловая беседа, как правило, имеет одну из двух целей: получить информацию или какую-либо выгоду. Поэтому, становясь участником делового разговора, стоит помнить, что данное общение направлено не на получение удовольствия, а на решение определенного делового вопроса.

Деловую беседу по праву можно считать наиболее прагматическим типом взаимодействия. Личные интересы здесь уступают место интересам служебным. Итогом правильной деловой беседы выступает принятое совместное решение, которое устраивает все стороны. При этом ни у кого из участников не создается неблагоприятного впечатления о партнере, и отношения как минимум сохраняются на прежнем уровне.

Деловая беседа — это диалог между деловыми партнерами, направленный на решение общей служебной задачи. В таком диалоге между собеседниками ставятся цели поиска наиболее эффективных путей сотрудничества, координации и распределения выполняемой работы, разрешения возникающих затруднительных вопросов, обмена информацией и контактами.

Главная задача подобной беседы — убедить партнера по общению принять те или иные выдвинутые предложения.

Данные особенности деловой беседы предопределяют необходимость тщательной подготовки к такому виду разговора. Именно поэтому сотрудникам крайне важно понимать, как правильно организовать и провести подобное общение.

Основные функции деловой беседы:

1. Запуск преобразовательных процессов и отслеживание уже запущенных проектов.
2. Поддержание деловых отношений между сотрудниками одной организации и установление новых деловых контактов.
3. Разработка новых направлений движения.
4. Информационное взаимодействие.

Основные виды деловой беседы с сотрудниками

Можно выделить 4 вида деловых бесед:

 1. Собеседование перед назначением на должность — нацелено на получение разносторонней информации о соискателе вакансии. Проводится в виде интервью, состоящего из вопросов различного типа.

 2. Беседа при увольнении — может происходить в двух различных ситуациях:

• увольнение работника по собственному желанию. В этом случае задачей руководителя является выяснение подлинных мотивов сотрудника к уходу, для чего работника просят оценить условия труда, содержание и объем производственных задач, которые перед ним ставились;
• ситуация, когда руководитель вынужден уволить или сократить сотрудника. Данная ситуация является самой сложной из всех форм деловой беседы, поэтому для проведения такой процедуры руководитель должен обладать специфическими знаниями и техниками.

3. Проблемные беседы — применяются в случаях появления у сотрудника значительных дисциплинарных нарушений или других сложностей в его рабочей деятельности. Целью такой беседы является пересмотр деятельности работника, выявление причин проблемного поведения и возможная помощь в их преодолении.

Для эффективного разрешения проблем в деятельности сотрудника руководителю следует еще до начала проблемной беседы собрать всю необходимую информацию о работнике и его деятельности, а также продумать цель, которую он хочет достигнуть в результате разговора, и методы, которыми данная проблема будет разрешаться, а также сформулировать желаемые результаты.

Чтобы грамотно построить деловую проблемную беседу, следует:

• начать ее с положительного отзыва о работе сотрудника и только затем перейти к критической оценке его деятельности;
• помнить о том, что критически анализировать следует именно выполнение работником служебных обязанностей, а не его личность;
• постараться подбирать как можно более конкретные и понятные формулировки, чтобы избежать недопонимания в результате использования общих фраз типа: «Вы плохо выполняете вашу работу»;
• заключением проблемной беседы могут стать слова наставления или даже похвалы.

В результате соблюдения этих правил, проблемная беседа с большей вероятностью пройдет эффективно и у сотрудника не возникнет негативных чувств к вам.

Вопросы, которые необходимо прояснить во время проблемной беседы (именно они помогут разобраться в ситуации и разработать стратегию по разрешению возникшей проблемы):

• Не является ли причиной дисциплинарных нарушений работника серьезные личные проблемы (его болезнь или болезнь родственников, конфликты в семье и т. д.)?
• Не говорят ли частые сбои в деятельности сотрудника о недостаточной квалификации и необходимости обучения?
• Не пытается ли сотрудник посредством своего поведения привлечь к себе внимание и донести до руководства какое-либо сообщение (возможно, боясь напрямую сказать о чем-либо)?
• Возможно, сотрудник испытывает недовольство в связи со стилем управления или чувствует потребность в большем предоставлении свободы?

4. Дисциплинарная беседа, по сути, является разновидностью проблемной беседы, которая подразумевает сообщение сотруднику о вынужденном дисциплинарном взыскании в его отношении. Подобное решение следует озвучивать спокойно, лаконично, четко акцентируя внимание работника на произведенной адекватной оценке произошедшего и выражении понимания.

Пример деловой беседы на совещании: руководитель — подчиненный

Дмитрий: Спасибо всем за оперативность и быстрый отклик. Прошу всех налить себе кофе, и давайте обсудим два вопроса, которые у нас сегодня на повестке дня. Их вы можете увидеть на доске.

Алексей: Дмитрий, у меня есть несколько пунктов, которые я бы добавил к этому списку, если позволите.

Дмитрий: Сожалею, Алексей, но у меня сегодня жесткий лимит по времени — в 11:00 мне нужно лететь в другой город на встречу. Не могут ли ваши идеи подождать моего возвращения?

Алексей: Вполне могут, нет проблем.

Дмитрий. Отлично. Тогда приступим к первой теме совещания. За последнее время наши расходы, к сожалению, значительно увеличились, и наш директорат убедительно попросил максимально снизить издержки. Я прошу вас, как руководителей своих отделов, подготовить отчеты с планом по снижению расходов в пределах ваших департаментов к тому моменту, как я вернусь из поездки. Предполагаю, что найти источники экономии будет непросто, но приказы начальства, как известно, не обсуждают.

Семен: Насчет нашего второго вопроса, Дмитрий…

Дмитрий: Слушаю, Семен. Уже возникли идеи?

Семен: Да, несколько. Я набросал варианты решения этой проблемы и сделал копию на каждого, чтобы все смогли ознакомиться с моими идеями.

Дмитрий: Прекрасная инициатива, Семен! Нам это просто необходимо. Призываю всех обсудить идеи Семена прямо сейчас, а я обязательно прочту их по пути на встречу. По возращении я обязательно снова приглашу вас на собрание. До свидания!

Какие фразы нельзя произносить руководителю в деловом общении

Говорить что-либо подчиненным надо осторожно. Даже безобидные, на первый взгляд, слова могут убить мотивацию сотрудника и дискредитировать начальника.

Редакция журнала «Коммерческий директор» привела 10 фраз, которые использовать в деловой беседе точно не стоит.

10 табу-фраз для деловой беседы

Какие факторы влияют на эффективное ведение деловой беседы

Существуют определенные факторы и приемы деловой беседы, которые способны повысить продуктивность любого разговора на служебные темы с коллегами, подчиненными или партнерами по бизнесу.

• Подготовка и проведение деловой беседы невозможны без владения определенными профессиональными знаниями, которые помогут вам чувствовать себя уверенно и излагать информацию максимально достоверно.
• Важные черты правильной подачи информации — простота, понятность, конкретность. Важно, чтобы сообщения воспринимались однозначно и не вызывали недопониманий. Этого можно достичь с помощью использования вспомогательных средств, таких как презентации, таблицы, схематичные изображения.
• Деловая беседа должна протекать по заранее запланированному руслу, поэтому старайтесь не упускать из виду основные цели разговора и предъявляйте их другим участникам беседы.
• Ключевые идеи вашего выступления должны повторяться несколько раз: так вашим собеседникам будет проще их воспринять и запомнить.
• Хорошую службу вам сослужит предъявление партнерам по общению заблаговременно подобранных неожиданных фактов.
• Не перегружайте партнеров по общению излишним количеством сведений, иначе разговор не вызовет у них интереса. Вместо этого вставляйте в свое выступление уместный юмор, и это поможет другим участникам беседы легче воспринять остальную, даже не очень приятную, информацию.
• Деловая беседа не должна быть однородной по интенсивности — насыщенность разговора следует постепенно увеличивать по мере приближения к окончанию. В то же время отдельное сообщение, напротив, должно нести максимум информации в своей первой половине, позволяя собеседнику расслабиться и резюмировать основные идеи во второй.

Наиболее распространенные методы деловой беседы с партнерами

Процесс деловой беседы, как любой вид общения, может проходить с использованием различных методов коммуникации.

№1. Фундаментальный метод является самым привычным для нас методом коммуникации — аргументация своей точки зрения и контраргументация доказательств собеседника.

№2. Использование в выступлении цифровых примеров способно стать самым весомым аргументом, так как цифровую статистику невозможно опровергнуть, по крайней мере, в конкретный момент деловой беседы.

№3. Метод противоречия заключается в поиске в рассуждениях собеседника нестыковок и взаимоисключающих идей. Таким образом можно занять выгодную оборонительную позицию.

№4. Для того чтобы подвести партнеров по деловой беседе к необходимому выводу, можно использовать метод извлечения выводов, который строит итоговое заключение на основе более мелких точных аргументов. Однако, применяя этот метод, легко совершить ошибку, использовав «кажущуюся причинность». Например, на просьбу учителя рассказать о том, что ему известно об особенностях холода и тепла, ученик ответил, что в тепле тела имеют свойство расширяться, а в холоде — сужаться, и привел пример лета и зимы (летом дни расширяются — становятся длиннее, а зимой сужаются — укорачиваются), что неверно.

№5. Метко подобранные сравнения (метод сравнения) могут сыграть значительную роль в убеждении оппонентов в вашей точке зрения.

№6. Если ваш оппонент концентрируется в аргументации исключительно на преимуществах или недостатках какой-либо идеи, вам на помощь может прийти метод «да — но», заключающийся в умении сначала выразить согласие собеседнику, а затем обратить его внимание на прямо противоположную сторону предмета обсуждения и проанализировать общее количество плюсов и минусов.

№7. Еще одним выигрышным методом является метод кусков, суть которого заключается в разбивке сообщения оппонента на отдельные блоки и их комментировании: «Верно», «Это весьма спорная мысль», «Совершенно не согласен». Наибольший эффект будет достигнут, если вы сконцентрируетесь на комментировании и опровержении заведомо слабых аргументов собеседника, оставляя без внимания сильные стороны его выступления.

№8. Один из самых остроумных методов, который сам по себе не является методом аргументации, но может оказать очень сильное воздействие при использовании в нужном месте деловой беседы — метод бумеранга. Яркий пример — диалог афинского государственного мужа Демосфена и его давнего политического врага военачальника Фокиона, когда на заявление первого о том, что афиняне, разозлившись, могут повесить Фокиона, тот ответил: «И тебя, конечно, тоже, как только образумятся».

№9. Если опровержение или контраргументация идеи оппонента представляет трудность, ее можно просто оставить без внимания — метод игнорирования.

№10. Метод опроса дает возможность задать собеседнику перечень вопросов еще до начала разговора и таким образом вынудить его приоткрыть свои карты, изложить свое мнение по рассматриваемому предмету. Обычно подобные вопросы начинаются с фразы: «Что вы думаете о…?».

№11. Метод видимой поддержки является наиболее сложным и требующим особой подготовки методом, применяемым в ходе деловых контактов и деловой беседы. Его суть состоит в том, что после выступления вашего оппонента, вы, начиная ответную речь, к удивлению всех участников диалога, не стараетесь опровергнуть его позицию, а напротив, продолжаете развивать его точку зрения, выдвигая все новые аргументы в ее поддержку. Впрочем, такая помощь вашему оппоненту — лишь видимость. После нескольких аргументов «за» вы говорите: «Но даже все это не является достаточно весомым доказательством, так как…». Цель этого метода — убедить ваших слушателей, что вы провели глубокий анализ позиции вашего оппонента (углубившись в тему даже больше, чем сам выступавший) и обнаружили несостоятельность его идей.

Мнение эксперта

Метод «лифта» в деловом общении

Андрей Колесников,

генеральный директор компании PowerLexis, Санкт-Петербург

Чтобы достичь наилучшего эффекта в деловом общении, я рекомендую использовать метод «лифта», весьма популярный в Америке. Его суть заключается в следующем: представьте, что вы идете на переговоры с важным боссом в крупную компанию и знаете о том, что у вас будет ровно час.

Вы поднимаетесь на 50-й этаж небоскреба и вдруг встречаете выбегающего из офиса руководителя, который говорит: «Извини, срочное дело! Давай, пока едем в лифте, ты мне расскажешь суть предложения». Это замечательная проверка: если вам хватит 30 секунд на то, чтобы передать собеседнику ключевую идею встречи, можете быть уверены: ваше дальнейшее сотрудничество пойдет успешно.

Беседа в деловом общении: условия успеха

Проведение деловой беседы — это то, чему при желании возможно и даже желательно научиться. Западные специалисты по деловой беседе и деловым переговорам — так называемые «беседчики» — разработали методику, приводящую 7 встреч из 10 ко всем желаемым результатам, а остальные 3 — к части из них.

Условия делового общения:

• способность вызвать подлинный интерес у партнера по общению, показать ему взаимную пользу делового контакта;
• проведение деловых бесед и совещаний в дружественной доверительной атмосфере;
• включение в обмен информацией приемов внушения и убеждения.

Категорически нельзя:

• вступать в диалог на служебную тему в коридоре, «как бы между делом», предваряя разговор фразами типа: «У вас есть несколько минут, чтобы поговорить?», «Как хор

www.kom-dir.ru

No related posts.