Современные методы фасилитации групповой работы

Групповая работа и возможности фасилитации

Феномену групповой работы посвящено большое количество работ.  Наиболее очевидными преимуществами групповой работы являются:

1. Группа обеспечивает более разнородное социальное окружение, в котором индивидуальные знания и навыки могут быть изучены, усовершенствованы и интегрированы. Если между двумя людьми возникает один тип взаимоотношений, то в группе поддерживается и развивается целая совокупность различных взаимоотношений между членами, включая неприятие и исключение. В паре индивид может рассчитывать на поддержку только одного человека, а в группе – на поддержку большего числа людей. Различные люди вызывают различные чувства и  реакции. В паре человек ограничен возможностями сравнения себя, своих моделей поведения и результатов только с одним человеком. В то время как в группе эти возможности неизмеримо больше. Индивидуальные различия членов группы по личностным качествам, компетентности, работоспособности, честолюбию, инновации и другим критериям обеспечивают многогранность сравнения, самооценки и взаимной оценки членов группы. Таким образом, многообразие взаимоотношений в группе обеспечивает членам значительные возможности для познания и развития, которые нереальны в условиях отсутствия группы.
   
2. Группа создает атмосферу общности, причастия, помощи и поддержки, что является немаловажным фактором индивидуальной готовности к дополнительным усилиям и риску в выполнении поставленных задач. Определенный уровень поддержки обеспечивается каждому члену на основании принадлежности к группе и благодаря особому климату взаимопомощи. Члены группы проявляют в отношении друг друга публичное уважение и одобрение поведением, что служит основой для развития самоуважения и самоуверенности людей. Члены группы также могут рассчитывать на поддержку и поощрение их усилий по развитию компетентности и изменению в соответствии с новыми целями.
   
3. Группа влияет на модели поведения и позиции своих членов. В группе более заметно проявление социального давления на индивидов, также как и социального одобрения, которые стимулируют индивидуальные усилия. Как правило, поощрение и наказание индивидуального поведения в группе оказывают большее влияние на индивидов, чем поощрение и наказание руководства.
   
4. Группа может контролировать эмоциональные проявления своих членов за счет стимулирования и ослабления силы эмоциональных переживаний. В группе происходит неосознанный взаимный обмен, «заражение» и многократное усиление эмоциональных переживаний. При этом в группе осуществляется четкий контроль над проявлением эмоциональных переживаний, которые группой поощряются и тех, которые группой осуждаются. Таким образом, группа может корректировать эмоциональные проявления своих членов.  
   
5. Группа требует от своих членов компетентности в межличностном взаимодействии и использования навыков общения. При индивидуальном размышлении над проблемой и ее разрешении не используются навыки межличностного взаимодействия. Обсуждение проблемы с одним человеком требует некоторых навыков общения, а обсуждение проблемы в группе требует большей компетентности и использования широкого набора навыков межличностного общения. Умения слушать и слышать других, понимать то, что стоит за словами, совместно искать наиболее оптимальное решение проблемы необходимы для работы в группе.
   
6. Группа обеспечивает возможность нахождения понимания и помощи друг другу в исправлении деструктивных поведения и позиций. Подражая друг другу, члены группы способствуют развитию более конструктивных моделей поведения и способов мышления. Помогая и стараясь понять других членов группы, человек постепенно отказывается от эгоистических привычек и учится проявлять альтруизм. 
   
7. Группа обеспечивает широкие возможности для самопознания и понимания личностных проблем. Давая оценку мыслям, поведению и эмоциональным проявлениям индивида, группа помогает ему адекватно само выражаться и находить понимание своим поступкам. В группе легче развивается проницательность и способность к поиску и достижению консенсуса.
   
8. Группа обеспечивает широкие возможности осуществления обратной связи. Внутри группы идет постоянный процесс обмена мнениями относительно поведения членов, их вклада в общее дело, личностных проявлений и так далее на основе общения и наблюдения. Каждый член группы делится своими соображениями относительно других членов и получает от них соответствующую информацию.
   
9. Группа позволяет налаживать и поддерживать взаимоотношения равных по статусу людей. Это равенство статуса может быть признано только членами группы, вне группы ее члены могут иметь различный социальный статус. Подобная практика благотворно влияет на развитие индивидуального опыта и эмоционального состояния людей. Наличие взаимоотношений, основанных на признании равенства членов группы характеризует здоровую организацию и способствует более эффективному решению проблем.
   
10. Группа создает благоприятные условия для решения проблем. Групповое обсуждение проблемы позволяет обеспечить более широкий набор альтернатив, включая инновационные решения, и найти наиболее оптимальное решение.
    

Согласно Мак Лэйша, Матерсона и Ванд Парка,  взаимодействие членов группы в рамках групповой работы включает в себя следующие элементы:

• аффективные или эмоциональные компоненты поведения;
  
• познавательные или интеллектуальные компоненты;
  
• невербальные или многоязыковые компоненты;
  
• компоненты содержания общения;
  
• социологические или сегменты поведения, определяемого личностными связями.
  

В контексте управления инновациями повышается значение вовлечения большего числа сотрудников в процесс разработки и принятия решений, а также привлечения их опыта, знаний и идей для поиска улучшений и решения задач, что за собой влечет увеличение количества групповых форм работы в организациях. В этой связи применение инновационных методов организации групповой работы будут определять эффективность совещаний, собраний и других групповых форм работ в организациях и влиять на групповую и организационную производительность.

В управленческой деятельности совещания, планерки, встречи рабочих и проектных групп и другие формы групповых обсуждений занимают много времени, а у топ-менеджмента на это уходит более 50% рабочего времени. Как обстоят дела с групповыми формами работы и обсуждений в российских организациях в настоящее время?

Проведенное нами исследование показало, что большинство сотрудников и менеджеров различных компаний при ответе на вопрос «Как вы оцениваете эффективность совещаний и других групповых форм обсуждений в которых вы участвуете?», оценивали эффективность как низкую или ниже среднего. А на вопрос «С какими трудностями сталкиваются участники групповых обсуждений и совещаний в организации?» получили очень похожие списки ответов, включающие следующие пункты:  

• время тратится в пустую (повторяемся, много говорим, неподготовлены, меня все эти вопросы не касаются, время затягивается…)
  
• забалтывается программа, участники переключаются на смежные или отвлеченные вопросы
  
• некоторые люди доминируют как в обсуждении, так и в принятии решений
  
• часть людей отсиживаются, отмалчиваются
  
• происходит выяснение отношений между участниками
  
• решения не принимаются
  
• не понятно зачем нас позвали, если все решения уже известны
  
• встреча и участники не подготовлены …
  

После таких совещаний и обсуждений люди часто чувствовали неэффективность и неудовлетворенность.  

Попробуйте представить себе другую картину: на совещании все включены и активно участвуют в обсуждении, быстрое движение по повестке дня, участники активно перемещаются по помещению и фиксируют решения на доске или флипчарте, почти совсем не задерживаются от запланированного времени окончания. При выходе с совещания люди идут энергично, активно общаясь друг с другом, улыбаются… Как достичь такого эффекта? Что необходимо сделать, чтобы совещания были эффективными: достигали своих целей и участники были бы удовлетворены как результатом, так и процессом и с радостью шли реализовывать решения?

Сегодня в ходе совещаний и групповых обсуждений основной акцент делается на целях и задачах, а самому процессу совещаний и обсуждений уделяется слишком мало внимания. Все говорят о задачах, что нужно решить, какие вопросы рассмотреть, но практически никто не предлагает формы, процесс – как будем исследовать проблемы, каким способом будем создавать, выбирать и принимать решения. 

И здесь хочется сравнить процесс совещания с производственным процессом на заводе. На производстве для получения продукции берется сырье и в ходе определенного производственного процесса мы получаем продукцию. Менеджеры на производстве в первую очередь контролируют процесс, который если отлажен – то дает стабильные результаты.

В производстве продукции акцент ставится на эффективности процесса. В производстве решений на совещаниях ситуация очень похожая. Мы берем сырье-идеи, мнения и перерабатываем их в решения. И производство решений является тем же самым процессом, и чтобы получить решения, предложения, планы, нужно создавать разные процессы для их получения. И менеджеры ведущие совещания и обсуждения также должны фокусироваться на процессе для получения хороших результатов. 

И как на производстве продукции, при производстве и принятии решений у нас есть исходный материал (сырье) – идеи, мнения, которые потом приводят к решениям, и также имеются отходы (растраты ресурсов). Пустая растрата – это когда сидят люди, сказать им нечего, и они знают, что не нужны на этом совещании, но по долгу службы – обязаны быть здесь. И они присутствуют и не вносят никакого вклада, таким образом мы впустую тратим наши ресурсы (выброшенные идеи, время и энергия). Люди позволяют очень много отходов при производстве решений и недостаточно отдают себе отчет, сколько они теряют.

Отличие между производством продукции и производством решений состоит в том, что каждый раз разные проблемы и задачи стоят перед встречами и совещаниями, разные наборы людей участвуют, и соответственно нам нужно использовать разные процессы, методы и форматы групповой работы. 

В идеале, при производстве решений мы берем сырье (идеи и мысли) перерабатываем в завершенный продукт с минимумом растраты усилий (отходов) и с максимальной эффективностью имеющихся человеческих и временных ресурсов. Встают вопросы, как отладить процесс создания решений, сделать его эффективным и без отходным? И какие формы и методы процесса использовать, чтобы получать лучшие решения различного типа задач?

Для создания эффективных процессов групповых обсуждений и принятий решений применяют современная технология фасилитации.

Фасилитация – это профессиональная организация процесса групповой работы, направленная на прояснение и достижение группой поставленных целей. Процесс фасилитации приводит к повышению эффективности  групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала.  Фасилитация необходима там, где люди стремятся достигнуть общей цели в командной работе, проектной группе, в ходе совещания. Другое определение фасилитации дал Роджер Шварц, по его мнению «Групповая фасилитация это процесс, в котором человек, выбор которого приемлем для всех членов группы, который достаточно нейтрален и у которого нет достаточной власти для принятия решений, диагностирует необходимость и вмешивается, чтобы помочь группе в выявлении и разрешении проблем и в принятии решений для увеличения эффективности группы» 

Таким образом, чтобы прийти к конструктивным решениям, процессом обсуждения и групповой работы необходимо управлять и координировать действия участников совещания, встречи. Такой процесс осуществляет фасилитатор, который управляет процессом, вовлекает участников и структурирует работу группы. Фасилитатором (от англ. facilitate – делать действие или процесс более простым) часто называют ведущего, основная задача которого состоит в стимулировании и направлении процесса поиска и анализа информации, принятии решений участниками групповой работы.  Фасилитатор – это не тот, кто сам выполняет определенное задачу, а тот, кто использует определенные навыки в процессе взаимодействия с людьми и владеет специальными техниками, которые позволяют группе принимать решения, определять цели, осваивать новые навыки. 

Фасилитатор отвечает за процесс, группа – за содержание. Содержание — фактические идеи, предложения и решения, которые рождаются во время группового обсуждения. Это то, над чем работают участники, чтобы достигнуть цели. Процесс — ход совместной работы группы, это то, как группа решает проблему. 

Выделяют различные виды фасилитации: 

1. Фасилитация при проведении рабочих совещаний (meeting facilitation).
   
2. Фасилитация рабочих групп и команд (team facilitation).
   
3. Фасилитация организационных изменений (organisational facilitation).
   
4. Фасилитация изменений на уровне макроэкономических, политических и социальных систем и сетей (system/network facilitation).
   

В настоящей главе мы рассматриваем в большей степени процесс, методы и техники, относящиеся к первому и второму видам фасилитации.

Организация эффективного процесса обсуждения и принятия решений

Для создания эффективного процесса выработки решений нам необходим фасилитатор, который будет управлять всем процессом. В зону его влияния входят следующие аспекты:

• учет этапов совещания; 
  
• фокусировка группы на теме и цели; 
  
• сбор информации и мнений; 
  
• фиксация результатов группового обсуждения и визуализация для понимания; 
  
• достижение консенсуса и принятие решений; 
  
• управление групповой динамикой (создание рабочей атмосферы, вовлечение каждого участника, управление неконструктивным поведением, поддержание энергии в группе).
  

Остановимся поподробнее на вышеперечисленных аспектах.

Основные этапы процесса совещания и группового обсуждения просты, как и в любом художественном произведении в совещании есть этапы: Подготовки, Открытия, Основной рабочей части, Завершение. Мы здесь не будем говорить о подготовке, открытии и завершении, хотя все это очень важные и необходимые части для процесса. Поговорим о рабочей части, где разворачиваются основные техники фасилитации, происходит обсуждение и формирование решения. 

Фокусировка группы

Задача фасилитатора – установить в начале курс, маршрут по которому пойдет группа и избегать отходов от него. По ходу всего обсуждения напоминать о цели и обозначать как данная активность и техника приближает нас к достижению результата; проводить промежуточные итоги; четко давать инструкции каким способом сейчас группа будет обсуждать, работать и контролировать время и выполнение заданий. При отклонении группы от заданной темы важно возвращать ее обратно к цели, а возникающие  побочные вопросы перенаправлять и фиксировать для отдельного обсуждения 

Фиксация результатов обсуждений, работы

Фиксируйте обсуждение и делайте мысли и высказывания достоянием все группы, это поможет общему пониманию и продвижению группы по обсуждаемым вопросам. Существуют разные способы фиксации – фасилитатор или один из участников пишет на карточках или флипчарте, участники сами фиксируют свои мысли на карточках и затем их вывешивают на модерационных досках. Здесь существует правило, что важно писать ближе к высказыванию – то что сказал человек, а если  уточняете, то попросите человека самого это сделать. Используйте визуализацию (картинки, образы), один из современных развивающихся методов – визуальные графические шаблоны, которые подготавливаются заранее, а по ходу совещания в них вносится результаты обсуждений.

Визуализация дискуссии и ее результатов способствуют лучшему общему пониманию, фокусировки внимания участников, возможности в любой момент обратиться в написанному, а также  созданные визуальные картинки являются якорями и позволяют лучше запоминать.

Сбор информации и мнений

На этапе сбора информации и мнений мы выявляем индивидуальные  мнения по обсуждаемой теме, собираем все аспекты, которые значимы для участников по вопросу. И на этом этапе очень важно вовлечь каждого участника в действие и обсуждения для получения от каждого вклада. Ведь по исследованию, проведенному в Гамбургском университете , оказалось, что чем выше качество индивидуального вклада, касательно рассматриваемой темы в начале группового взаимодействия, и чем более разносторонен и независим индивидуальный вклад, тем выше будет групповая производительность. Таким образом, высококачественный индивидуальный вклад оказывает влияние на конечное решение группы.

Существует много различных техник для сбора информации: использование разного типа вопросов, мозговой штурм (разные техники брейнсторминга), сбор индивидуальных мнений с помощью модерационных карт и их группирование, чтобы разбить на категории, ранжирование – для выявления важности. Для менеджеров и фасилитаторов, ведущих совещания и групповые обсуждения важно знать различные методы и техники фасилитации, и когда и как их использовать.

Создание консенсуса  

Задача фасилитатора создать процесс, который будет фокусироваться на достижении консенсуса. Консенсус, это не тогда когда все соглашаются, но когда участники согласны согласиться («я могу с этим жить и поддерживаю это»).

Многие люди приходят на обсуждение в разными взглядами по обсуждаемому вопросу. Необходимо создать такой процесс и условия, чтобы люди друг друга услышали, осознали что стоит за разными мнениями и позициями, поняли аргументы друг друга, проанализировали альтернативы и другие возможные решения. Фасилитатор контролирует процесс достижения консенсуса, и если в ходе обсуждения возникает спор, обсуждение становится эмоциональным, слишком много времени теряется, то нужно использовать техники вмешательства и помогать группе.

Чтобы помочь группе достичь консенсуса фасилитатор будет :

• Выявлять моменты согласия
  
• Переформулировать высказывания, чтобы подчеркнуть общность идей
  
• Исследовать цели отдельных участников
  
• Подталкивать людей исходить от идей других
  
• Проверять истинность консенсуса, не является ли он конформизмом (действительно и все согласны)
  
• Проверять соответствует ли консенсус задаче
  

Управление динамикой группы 

Поскольку мы и имеем дело с группой индивидов, то мы сталкиваемся и работаем с двумя реальностями: индивиды (со своими личностными особенностями, мотивацией, интересами) и внутригрупповые процессы и эффекты (позиционирование, лидерство, коммуникация, группирование, конформизм, конфликты и др. ).

Фасилитатор будет работать с неконструктивном поведением отдельных участников и группы. Неконструктивное поведение – это любое действие участника, осознанно или неосознанно проявляющее неудовольствие используемым процессом, содержанием совещания или внешним фактором, не относящимся к сессии . И здесь действия фасилитатора: осознанное предотвращение, раннее выявление, четкое разрешение! Ведь задача фасилитатора создать конструктивный процесс обсуждения, а любое неконструктивное поведение разрушает его, отвлекает группу и не дает возможности двигаться к решению вопросов. В арсенале фасилитатора должны иметься техники вмешательства и возвращения группы и отдельных участников к работе, причем верх мастерства – когда из неконструктивного участника вы делаете вовлеченного и активного.

Еще один аспект управления групповой динамикой – поддержание высокой энергии на совещании. Высокая энергия заряжает тему и вовлекает участников в активную работу. Поэтому вы как фасилитатор задавайте темп и ритм дискуссии, делайте перерывы в работе, а также учитывайте естественные провалы энергии по времени (середина утра, после обеда, середина вечера). В периоды спада энергии в группе проводите интерактивные действия – командообразующие упражнения, работу в малых группах, в парах, высоко динамичные методы фасилитации с перемещениями. Избегайте монологов, презентаций, творческих упражнений.

Существует множество различных методов и техник, которые можно использовать в совещаниях и обсуждениях для организации правильного процесса выработки решений и получения качественных результатов. Эти методы нужно знать и подбирать в соответствии с целью предстоящего совещания, условий (времени, места, специфики), участников. 

Существуют разные классификации методов, приведем примеры нескольких:

• Методы и техники для решения определенных задач (Сбор информации, Анализ проблем, Генерация идей, Выработка и оценка вариантов решения, Достижение консенсуса и принятие решений, Планирование действий)
  
• Методы для работы с малыми группами (от 3-15 чел.) и большими группами (от 15 чел. и до 1000)
  
• Методы с четко-структурированным процессом (пошагово прописаны активности в методе и получаемые результаты) или методы с неструктурируемым самоорганизующимся процессом (например, Open Space или Динамическая фасилитация).  
  
• Методы по типу выполнения техник и методов фасилитации (как людей применяем к процессу) (ВСЕ; ГРУППА; ВСЕ ОДНОМУ; ОДИН ВСЕМ)
  

Последняя классификация требует большего пояснения, остановимся на ней. Классификация предложена Тони Манном :

«Все» – каждый человек работает самостоятельно, выполняет задание и использует заданную технику/метод

«Группа»– группа работает вместе, делая задание и используя заданную технику/метод

«Все одному» – все адресуют свой вклад одному человеку, который  использует заданную технику/метод

«Один всем» – один выполняет задание для или от имени всех остальных (таб.17.1).

Таб. 17.1. Сравнение типов фасилитаций по типу выполнения техник

Типы фасилитаций	Преимущества	Недостатки
Все	У каждого есть возможность вложить свои идеи, мысли, восприятие	Требуется больше времени, чтобы собрать вклад со всех, и группировать или анализировать его
Группа	Может быть выработано иное, или «общее» мнение, перемешанные группы могут произвести смесь идей, восприятий, взглядов	Групповой формат все равно нуждается в еще одном формате, чтобы стать эффективным – например – все (для согласования)
Все одному	Есть возможность отбирать мысли других и требуется меньше времени для выражения идей, мыслей	Мнения отдельных людей может потеряться и мнения одного или двух человек может возобладать
Один всем	Есть возможность сберечь усилия, получив мнение эксперта	Если эксперт ведет себя не правильно, все может превратиться в сольную самоориентированную презентацию.

На сегодняшний день существует большое разнообразие методов и техник фасилитации, эксперты из международной ассоциации фасилитаторов IAF насчитали более пятисот различных методов фасилитации. 

При этом в практике организации групповой работы и повышения эффективности групповых решений наиболее популярными являются методы и техники для сбора информации с целью исследования проблем или генерации идей, и техники, связанные с созданием и принятием решений. Приведем примеры таких методов и техник: 

• Сбор мнений/идей с помощью модерационных карт
  
• Ментальные карты
  
• Ранжирование с помощью меток
  
• «В это же время в следующем году» 
  
•  Двумерная матричная диаграмма
  
• «Важное и желаемое»
  
• Анализ поля сил Курта Левина
  
• Мировое кафе
  

Опишем некоторые из обозначенных методов более подробно:

Сбор мнений/идей с помощью модерационных карт

Цель: сбор мнений и идей. Этот метод позволяет выставить мнение/идеи участников группы на общее рассмотрение для изучения и использования затем в процессе.

Когда используется: Можно использовать в тех областях, где нужно исследовать проблему, принимая во внимание большое количество факторов и задач, некоторые из которых могут быть не проявлены. Метод хорошо подходит для проведения сбора мнений, мозгового штурма, анализа проблемы или поиска решения. 

Как применять:

1 фаза. Сбор идей с помощью карточек. Озвучиваете обсуждаемый вопрос или проблему (например: Что вас демотивирует на работе?) и вывешиваете написанный четкими буквами вопрос на доску. Затем просите каждого участника молча и индивидуально ответить на вопрос, может быть несколько вариантов ответа. При этом каждая идея должна быть написана на отдельной карточке, маркером и крупно. Раздаете участникам сессии модерационные карточки и маркеры, просите писать печатными буквами. Собираете карточки и перемешиваете.

2 фаза. Группирование идей (рис.17.1). Фасилитатор знакомит с правилами этой фазы. Он озвучивает и показывает по очереди карты. Если группе не понятно содержание карты, то запрашиваем пояснение у автора, если все понятно, то сразу размещаем. Время на пояснения ограничено 30 секунд. Карточки, близкие по смыслу, размещаем в одну группу. Если мнение группы разделилось по поводу карты, то пишем копию карты и размещаем в их в две группы. Последнее слово за автором. Все конфликты визуализируются.

3 фаза. Присваиваем названия группам. Фасилитатор озвучивает карточки группы и просит придумать общее название этой группы, при этом группа должна прийти к общему решению. Избегайте семантики, если все понимают, что подразумевается под названием, то не спорьте о словах. Если трудно придумать название группы, то разбейте содержимое на две или более частей, и придумайте им названия. Название пишется на карточке круглой или овальной формы и прикрепляется сверху группы карточек. В итоге у вас получится несколько факторов — ключевых ответов на поставленный в начале встречи вопрос. Затем можно провести ранжирование с целью выявления важности выявленных факторов, проблем, решений. 

Ментальные карты (Mind-map )

Автор методики ментальных карт (mind-map) – Тони Бьюзен. 

Цель: сбор информации, генерация и структурирование идей

Когда используется: метод Mind-map (ментальные карты) применяется для углубленного изучения конкретной темы, для выявления связей и отношений.  Можно применять в начале проекта, чтобы составить первое представление о том, что нужно учитывать во время подготовки и реализации проекта. 

Как применять: 

1. В центре доски рисуется большой круг или другая форма с ключевой темой обсуждения. 
   
2. По команде группа начинает дополнять схему. Фасилитатор фиксирует идеи на доске или это делают участники на картах, а затем их размещают на доске, при этом важно найти сначала главные подтемы, основные линии, исходящие от главной темы. Карта развивается от общего к частному. 
   
3. К каждой из найденных главных подтем подсоединяют частные аспекты и вопросы. Таким образом, развиваются ветви с побегами.  
   

В другом варианте проведения метода, можно сначала попросить каждого участника самостоятельно создать свою карту по вопросу обсуждения, а затем создается общая карта (рис.17.2).

Другой вариант работы: использовать ноутбук, проектор и специальную программу, помогающую создавать ментальные карты . Участники обсуждают, а один человек весь ход обсуждения сразу отражает в компьютере, рисуя карту.

Голосование/ранжирование

Цель: Эта техника представляет форму консенсуса, воспринимаемую зрительно. Используется для того, чтобы позволить группе визуально идентифицировать те идеи или проблемы, которые некоторым из участников группы кажутся важными, а также используется при принятии решений.

Когда используется: голосование метками лучше всего использовать, когда требуется взгляд на консенсус. Это может быть когда есть ряд проблем, имеющих различную важность для разных членов группы. В таком случае вам нужен простой метод выявить согласие по общим областям. Голосование используется для принятия решения группой или для получения экспресс — статистики по исследуемому вопросу (рис.17.3). 

Как применять: 

1. Расположите на доске названия факторов, за которые будете голосовать, списком или в виде матрицы. 
   
2. Раздайте участникам клейкие метки для голосования. Количество меток может быть разным, в зависимости от формы и целей голосования. Если голосуем за самые важные проблемы/ факторы, которые были выявлены на предыдущем этапе обсуждения, то часто такое правило: количество факторов деленное на 2. 
   
3. Озвучьте вопрос и попросите каждого участника принять решение. Когда все ответили, что уже выбрали, приступайте к голосованию. 
   
4. Подсчитайте результаты голосования и зафиксируйте места/ рейтинг. Результаты можете вынести на отдельную доску и расставить в порядке убывания, или просто обозначить цифрами мета рейтинга.
   
5. Попросите участников проанализировать полученную статистику.
   

 «В это же время в следующем году»  

Цель: создание вариантов решений

Когда используется: полезно использовать данную технику когда барьеры для изменений кажутся непреодолимыми или когда у группы низка уверенность.

Как применять: 

1. Просим участников представить, что сейчас – то же время, только через год. И все наши желания осуществились. Каждый из бизнес- планов реализован и миссия стала реальностью. Давайте взглянем назад и опишем как мы этого добились. Что произошло в это время, что позволило нашим планам осуществиться. Используйте прошедшее время.  
2. Распределитесь на малые группы и проведите обсуждение этих вопросов. 
   
3. Попросите каждую группу презентовать свою историю, как мы это сделали остальным. 
   
4. Зафиксируйте варианты решений, прозвучавшие в каждой истории и оцените их.
   

Двумерная матричная диаграмма 

Цель: оценка вариантов и принятие решений

Когда использовать: метод служит для наглядного представления ситуаций, которые определяются двумя решающими факторами. Прекрасно подходит для сравнения, расстановки приоритетов или оценки вариантов идей, решений. Примеры осей: 

1. Возможность применения/ важность для организации — при анализе предложений, разработок.
   
2. Цена/качество – при сравнительном анализе конкурентов 
   
3. Реализуемость/ эффективность – оценка идей
   
4. Дальность эффектов/ качество эффектов (позитивные/негативные) — прогнозирование вторичных эффектов (матрица последствий).
   
5. Анализ риска – уровень награды/ уровень риска и другие.
   

Как применять:

1. Группе представляется диаграмма, объясняется смысл ее осей.
   
2. Ставится задание для группы оценить по предложенным факторам и разместить все выявленные ранее проблемы или предложенные решения на данной диаграмме.
   
3. Обозревается и анализируется полученный результат, отбираются факторы, проблемы или решения для дальнейшей работы.
   

«Важное и желаемое» 

Цель: оценка вариантов и принятие решения.  Помочь группе оценить применимость потенциальных решений, сценариев.

Когда использовать: обычно технику применяют когда уже выявлены самые важные проблемы или сформированы варианты решений.

Как применять:

1. Попросите группу перечислить критерии, которым бы они хотели чтобы соответствовал идеальный сценарий/вариант. Здесь важно отслеживать, чтобы участники не занимались поиском решений, а выписывали критерии.
   
2. Попросите группу распределить выписанные критерии на важные (должны быть выполнимы) и желаемые (хорошо бы, чтобы были выполнены).  
   
3. Создайте таблицу критериев (Таб. 17.2) и впишите в нее возможные предложения/варианты.
4. Попросите группу оценить каждое предложение по всем критериям и отметить в таблице «+» — если предложение удовлетворяет критерию, «х»- если предложение не удовлетворяет критерию.
5. Уберите те варианты предложений/ решений, где есть крестик по какому-либо важному критерию.
6. Попросите группу суммировать галочки и крестики по каждому предложению и прийти к итоговому решению.

Таб. 17.2. Оценка предложений по важным и желательным критериям.

Критерии	Предложение 1	Предложение 2	Предложение 3
Важные
1.
2.
3.
Желательные
1.
2.

Анализ поля сил Курта Левина

Анализ силового поля – техника управления, разработанная Куртом Левиным для диагностики ситуации.

К. Левин полагал, что в каждой ситуации одновременно действуют движущие и сдерживающие силы, которые влияют на любое изменение (рис.17.4). Движущие силы стремятся начать изменения, поддерживают их. Сдерживающие силы – силы, стремящиеся ограничить воздействие движущих сил.

Цель: выявление сил, которые помогают и мешают изменению, проблеме, ситуации или решению. 

Когда использовать: при оценка изменений, принимаемых решений, при планировании реализации решений, программ изменений. Полезна при оценивании легкости или сложности выполнения конкретных действий, помогает в планировании по преодолении барьеров внедрения. 

Как применять:

1. Обозначьте вопрос для анализа (конкретное изменение, происходящее в Вашей организации или решение, которое планируется внедрять. Например: «Внедрение электронно документооборота в компании»)
   
2. Проанализируйте изменения, отвечая на вопросы:
   
1. Что содействует изменениям?
2. Что мешает проведению изменений?
3. Как уменьшить силы сопротивления? 
4. Как увеличить силы содействия изменениям?
3. Выберите, что вы будете реализовывать. Можно использовать способ ранжирования.
   
4. Создайте план действий.  
   

 Мировое кафе (The World Café) 

Цель: сбор информации, обмен мнениями большого числа людей.

Когда использовать: «The World Café» – способ создать живую дискуссию, касающуюся вопросов основной темы совещания или конференции. Метод применяется для больших групп для обсуждения комплексного вопроса, актуального для организации (например, принятие корпоративных ценностей или разработка программы «Управление талантами»). 

Как применять:  

1. Заранее определены и согласованы основная тема обсуждения и подтемы/вопросы обсуждения на столах (3–5 подтем).
   
2. Участники распределяются по группам, представляются основная тема обсуждений и вопросы, которые будут обсуждаться на столах.
   
3. Предлагается отдельным участникам взять на себя роль «хозяина» круглого стола, к которому будут приходить в гости группы (кому тема интересна и он готов все время в ней работать).
   
4. Участники расходятся по круглым столам и обсуждают обозначенный там вопрос. «Хозяин» – фиксирует все озвученные идеи на листе флипчарта. Затем участники встают и идут за другой стол, а «хозяева» остаются за своим столом постоянно.
   
5. При приходе следующей группы за круглый стол, хозяин кратко рассказывает, что было и какие идеи озвучила предыдущая группа (ы). Дальше участники беседуют на заявленную тему, а хозяин все фиксирует.
   
6. Проходит несколько раундов работы со сменой столов группами (3-5 раундов).
   
7. Подведение итогов – «хозяева» круглых столов резюмируют дискуссии за своими столами на всех участников. Возможен дополнительный этап с отбором и оценкой идей.
   

Итак, динамика современного рынка требует от организаций высокой гибкости и постоянных внутренних изменений, готовности к саморазвитию, что влечет за собой привлечение все большего числа сотрудников для решения проблем и создания новых идеи. Групповые формы работы, такие как совещания, митинги, стратегические сессии, рабочие и проектные группы все больше рабочего времени занимают у сотрудников и менеджеров организаций.  И поэтому современным лидерам и руководителям просто необходимо уметь создавать процессы производства решений в ходе групповой работы для получения качественных результатов и разработки инновационных продуктов. Изучение технологии фасилитации и инновационных методов групповой работы позволит современным лидерам и руководителям создавать эффективные процессы  исследования проблем, создания и принятия решений, получать максимальную производительность от своих групп, а также использовать широкий арсенал методов и техник фасилитации групповой работы для решения различных типов задач, а не зацикливаться на привычных или «любимых» методах групповых обсуждений.

С внедрением технологии фасилитации и института фасилитаторов в организациях совещания и групповые формы обсуждений и работы становятся более качественными: быстрыми, эффективными, креативными и приносящими удовольствие участникам как от процесса, так и от результата. Это сильно влияет на групповую производительность и качество групповых решений, и как следствие на эффективность организации в целом. При этом в организации происходит изменение корпоративной культуры, от  вертикальной и иерархичной переход к более горизонтальной, так как фасилитация это демократичный подход, позволяющий  вовлекать сотрудников к исследованию проблем и выработке решений. В организациях, использующих фасилитацию групповой работы, активно развивается культура участия и диалога, что является неотъемлемой предпосылкой создания инновационной среды в организации и будущей прибыли.

Список литературы:

Brown J., Isaacs D., «The World Café», San Francisco: Berrett-Koehler Publishers Inc., 2005

Burgoon M., Heston J.K., McCroskey J. «Small Group Communication. A Functional Approach». Holt, Rinehart & Winson, Inc., 1974

Buzan Т., «Mind Maps for Business: Revolutionise Your Business Thinking and Practice», Prentice Hall, 2010

Girdham M. «Interpersonal Skills at Work. 2d ed». London: Prentice Hall, 1990

Jaques D. (1996) «Learning In Groups», London, Kogan Page, 1996

McLeish J. Matherson, Wand Park J. «The Psychology of the Learning Group», Hutchinson, London, 1973.

Mann T. «Facilitation – a Manual of Models, Tools and Techniques for effective group working», Resource Productions, 2007

Schwarz R. «The Skilled Facilitator: A Comprehensive Resource for Consultants, Facilitators, Managers, Trainers, and Coaches», Jossey-Bass, 2002 

Townsend J., Donovan P. «The facilitator’s pocketbook», Management Pocketbooks Ltd, 2009

Wilkinson M. «The Secrets of Facilitation: The S.M.A.R.T. Guide to Getting Results With Groups», Jossey-Bass, 2004

 Эдмюллер А., Вильгельм Т., «Модерация: искусство проведения заседаний, конференций, семинаров», Омега-Л, Москва, 2007 г.

Дудорова Л.Ю., статья «Фасилитация корпоративных мероприятий» в журнале «Корпоративная культура» 05/ 2009

http://www.thinkbuzan.com

www.iaf-world.org (сайт международной ассоциации фасилитаторов IAF)

www.iaf-methods.ru (сайт методов фасилитации IAF)

www.uni-hamburg.de/fachbereiche-einrichtungen/fb16/absozpsy/HAFOS-52.pdf

 

Фасилитация

Профессиональная фасилитация в организациях

Совместное обсуждение вопросов и проблем, возникающих в ежедневной практике бизнеса, часто вызывает разногласия и непонимание между участниками. Кто-то много говорит, а чьи-то идеи не услышаны; тратится много времени на обсуждение вопросов, не касающихся основной темы встречи; решения не принимаются…

Как провести совещания, заседания, конференции продуктивнее?
Чтобы прийти к конструктивным решениям, процессом обсуждения необходимо управлять и координировать действия участников встречи. Такой процесс осуществляет фасилитатор, который управляет процессом обсуждения, вовлекает участников и структурирует работу группы.

Фасилитация необходима при:

• проведении совещаний, рабочих встреч, митингов
  
• при старте и реализации проектов
  
• планировании и проведении организационных изменений
  
• стратегическом планировании и оптимизации бизнес-процессов
  
• регулировании взаимоотношений между сотрудниками
• для обучения.

Фасилитация — это профессиональная организация процесса групповой работы, направленная на прояснение и достижение группой поставленных целей. Процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала. 

Фасилитация необходима там, где люди стремятся достигнуть общей цели в командной работе, проектной группе, в ходе совещания.

Фасилитация – это также развивающий образовательный метод. Его использование содействует тому, чтобы люди обменивались идеями, мнениями, опытом, анализировали стоящие перед ними задачи и определяли пути их решения. Фасилитация активно применяется на тренингах, учебных занятиях в бизнес-школах.

Фасилитатором (от англ. facilitate – помогать, облегчать) часто называют ведущего, основная задача которого состоит в стимулировании и направлении процесса поиска и анализа информации участниками групповой работы.

Фасилитатор – это не тот, кто сам выполняет определенное задачу, а тот, кто использует определенные навыки в процессе взаимодействия с людьми, которые позволяют конкретным людям или группе принимать решения, определять цели, осваивать новые навыки. 

Наша компания IMPER Group – признанный лидер и пионер российского рынка в искусстве фасилитации групповой работы, наша специализация – фасилитация мероприятий, подготовка и обучение фасилитаторов. Наши специалисты ведут активную практику в крупных компаниях и банках, мы издаем научные публикации, проводим специализированные конференции, директор нашей компании, Людмила Дудорова, является главой российского отделения международной ассоциации фасилитаторов IAF. Мы работаем с сетью партнеров по всему миру и организует регулярную работу в России известнейших зарубежных специалистов в области фасилитации. Будем рады сотрудничеству с Вами в области фасилитации команд и изменений, подготовки корпоративных фасилитаторов, организации внутрикорпоративных дискуссий.

Что такое фасилитация, и всегда ли ее можно применять?

Что такое фасилитация, и почему она стала такой популярной в последние годы?

Фасилитация — это профессиональная организация процесса и пространства для создания общего понимания или принятия решения группой. При этом важно, чтобы каждый из участников фасилитации принял участие в общении и был готов взять​ на себя ответственность за выполнение.

Подпишитесь на канал DELO.UA

Популяризации фасилитации у нас в стране очень помогли события на Майдане. Когда большое количество людей стало объединяться в сообщества и общественные организации, потребовались новые методы принятия решений среди равных и свободных людей.

Кто чаще всего практикует фасилитацию?

Первыми учиться фасилитации пришли внешние консультанты и бизнес-тренеры, которые применяли ее в работе со своими клиентами. Затем коучи, психотерапевты, которые работают не только в индивидуальном, но и в групповом формате. Следующими присоединились HR, и до сих пор это одна из самых многочисленных групп участников. Именно HR стали флагманами внедрения техник фасилитации в компаниях. Чуть позже присоединились маркетологи, которые проводят всевозможные фокус-группы.

Сейчас достаточно большую часть участников составляют руководители компаний или подразделений. Их цель — понять, что это за партисипативный стиль управления, и по каким критериям они планируют выбирать фасилитаторов для проведения стратегических​ сессий в своих компаниях.

Как можно классифицировать методы фасилитации? Для каких задач ее используют чаще всего?

Назову несколько наиболее часто встречающихся:

• Создать общее понимание. Когда все участники одинаково понимают, куда мы идем, какая цель, какие сроки, ресурсы, зачем мы все это делаем и какие правила игры. Например, создание видения развития компании или проекта, стартап, внедрение изменений и пр.
• Разрешение или предотвращение конфликтов.
• Стратегические сессии, включая создания миссии и ценностей компании.
• Принятие важных, неочевидных решений.
• Планирование и согласование действий отделов, команд или проектных групп.
• Креативные сессии.
• Ретроспективы проектов.
• И многое другое.

Действительно ли групповое принятие решений всегда дает гарантированно хороший результат?

Фасилитация НЕ волшебная палочка, и решение точно НЕ появляется как кролик из шляпы. Кроме экспертизы, еще должны быть полномочия, понимание ЧТО будет происходить с принятым решением (не будет ли оно отложено в долгий ящик, не отменят ли это решение завтра и пр.), ощущение безопасности (когда мнение каждого важно, услышано и учтено, когда конфликты разрушены, а не спрятаны и пр).

Профессиональные фасилитаторы, кроме того, что умеют выстроить процесс и пространство с учетом всего вышесказанного, умеют еще определить, когда фасилитацию лучше НЕ проводить, а использовать другие методы принятия решений.

Как может HR использовать фасилитацию для решения текущих задач: рекрутинг, вовлечение, развитие персонала?

Здесь стоит говорить об использовании методов фасилитации, которые можно использовать на этапах рекрутинга, адаптации, обучения и пр. Причем как для работы с кандидатами или новыми сотрудниками, так и со «старичками» или увольняющимися, чтобы снять и учесть их мнения и опыт.

Либо о фасилитационном подходе в управлении персоналом в целом. Но это должен быть подход всей компании, а не только отдела по управлению персоналом.

Не произойдет ли трансформация HRD в фасилитаторов?

Я бы абсолютно НЕ ставила равенства между понятиями HR и фасилитатор. Это две разные профессии, с разными целями и задачами. Я бы скорее говорила о том, что руководители все больше выбирают фасилитативное управление. Но до критической массы таких руководителей нам еще очень и очень далеко.

Наталья Карпова — один из спикеров HR Wisdom Summit, который пройдет в Киеве 15 июня. Хотите узнать больше о фасилитационном лидерстве? Тогда присоединяйтесь к нам! Билет можно приобрести здесь.

МИР ФАСИЛИТАЦИИ И ФАСИЛИТАЦИЯ В МИРЕ

 

 

За последний год Андрей Колесников, эксперт в области фасилитации и управляющий собственник PowerLexis, прошел международную сертификацию IAF Certified™ Professional Facilitator, став одним из трех CPF фасилитаторов в России, и посетил три международные конференции фасилитаторов IAF:

 

— Азиатская (Япония, сентябрь 2018), «Развитие международных обучающих сообществ: выстраивание профессиональных связей внутри групп и между ними».

— Северная Америка и страны Карибского бассейна (Канада, май 2018), «Расширение горизонтов фасилитации».

— Европейская (Франция, октябрь 2017), «Внедрение позитивных изменений – сила фасилитации».

 

По итогам Андрей Колесников выделил 7 ключевых трендов фасилитации и подробно остановился на каждом из них:

 

1. Рост применения в фасилитационных сессиях инструментов, технологий и экспертного опыта из смежных областей

 

В последнее время четкие границы применения фасилитационных инструментов стираются. Все чаще происходит синергия фасилитационных технологий и практик со смежными направлениями такими как коучинг и тренинги, менеджмент и маркетинг, системное и дизайн-мышление, психология и психотерапия, и т.д. Фасилитация становится неотъемлемой частью методов, применяемых в других областях, и порой четко определить ее границы невозможно.

 

Данная тенденция отчетливо прослеживается в проблематике всех международных конференций IAF. Отражение тренда можно обнаружить прямо в названиях некоторых мастер-классов и воркшопов. Так, на мастер-классах в Азии «Синергия фасилитации и коучинга — лучший прорывной метод работ» и «Коучинг и фасилитация: сходства и различия» обсуждалась как раз тонкая грань между двумя направлениями.

 

Здесь же стоит отметить и другие воркшопы, связывающие фасилитацию со смежными направлениями. «Психодрама и фасилитация», «Фасилитаторство с креативным мышлением, дизайн-мышление», «Системное мышление – фасилитация» в Японии. Мастер-классы, посвященные публичным выступлениям и сторителлингу в Северной Америке. На европейской конференции на воркшопах по фасилитации обсуждали применяемую в менеджменте теорию U, говорили о фасилитации для управленцев. Был и мастер-класс по эмбодимент подходу, предполагающий совмещение и активную работу с телом.

 

Комплексный подход к проведению фасилитации позволяет продумывать и реализовывать сложные и нестандартные проекты, а также включать в фасилитационную сессию что-то принципиально новое. Результат от применения такой концепции может получиться более объемным и разносторонним. Как правило, один человек, эксперт по фасилитации, не может обладать сразу всеми компетенциями из смежных областей. Поэтому компаниям, которые занимаются развитием сразу нескольких близких к друг другу направлений, намного легче справляться с подобного рода проектами.

 

То же самое касается и применения фасилитационных инструментов в различных тренингах и сессиях из смежных областей, позволяющее управлять групповыми процессами эффективнее с фасилитационной точки зрения.

 

2. Смещение акцента на использование метода позитивных изменений: AI (appreciative inquiry) & SF (solutions focus)

 

На Западе, в Америке и Азии наблюдается увеличение использования в фасилитационных сессиях метода позитивных изменений, так называемый «appreciative inquiry and solutions focus». Фокус на позитивных изменениях предполагает такой подход, который основан не на проблемах, а на плюсах и позитивных сторонах. Количество фасилитаций с применением метода позитивных изменений заметно возрастает.

 

 

Когда мы размышляем о том, как нам прийти к образу желаемого будущего, очень часто первый вопрос, который возникает в голове: «Какие у нас есть барьеры и что нам мешает добиться поставленной цели?» Однако, вопросы с акцентом на отрицательных сторонах зачастую демотивируют. Поэтому лучше говорить не о проблемах, а о том, что нам уже позволило добиться неплохих результатов и прийти в ту точку, где мы сейчас находимся. Какие именно позитивные стороны, наши свойства и качества позволили достичь результата? И далее сфокусироваться на этих вещах с целью сделать еще один шаг вперед.

 

Вместе с тем, стоит помнить, что многие эксперты по позитивным изменениям рекомендуют не сбрасывать противоположный метод со счетов и считают, что нужно рассматривать оба метода в комплексе, поскольку в таких вещах очень важен баланс. Однако при этом стараться делать акцент на позитив. Концентрация лишь на проблемах убивает энергию.

 

Часто приводится простой и распространенный пример из жизни: ребенок возвращается из школы, и родители спрашивают, какие оценки он принес. «Три пятерки и одна тройка», – отвечает ученик. В большинстве случаев первый вопрос, который идет следом: «Откуда тройка?». Получается, что три пятерки – это само собой разумеющееся и не требует никакого анализа.

 

Методу позитивных изменений была посвящена тема одной из международных конференций, которая проходила в Европе. Звучала она следующим образом – «Внедрение позитивных изменений – сила фасилитации». Ориентированные на позитивные изменения темы мастер-классов и воркшопов встречались очень часто не только в Европе, но и в Азии и Северной Америке. Вот только некоторые из них: «Фасилитируем позитивные изменения», «Активизирующий коктейль позитивного изменения», «Благодарное руководство к фасилитации», «Позитивные изменения со смыслом», «Как выражение недосказанного может стимулировать позитивные изменения», «Перенаправляем негативную энергию в позитивную», «Работа с трудностями от участника».

 

Также стоит отметить, что метод позитивных изменений все чаще используется не только при применении фасилитации, но и в развитии персонала и компаний в целом.

 

3. Повышение роли создания креативной атмосферы, организации пространства и подключения новых каналов восприятия

 

Все большее значение на международных конференциях фасилитаторов отводится созданию творческой атмосферы при помощи креативной организации пространства. Это позволяет сильнее погрузиться в тематику. Так, необычный антураж достигается благодаря сразу нескольким аспектам:

 

• — Работа не только со стенами, но и со всем остальным пространством (пол, столы и т.д.)
• — Использование нестандартных вещей (помимо традиционных плакатов и фасилитационных карточек, в дело идут различные фигурки и даже подручные инструменты).

— Непривычные способы применения предметов.

 

 

Например, в Париже на мастер-классе, посвященном городу будущего, на стенах активно использовались изображения и предметы, которые отсылали именно к этой теме.

 

Все популярнее на конференциях становится работа с полом, включая перенос флипчартов на горизонтальную поверхность. К примеру, на конференции в Японии на одном из мастер-классов, который одновременно проводили 4 фасилитатора из разных стран, использовалась напольная ткань-скатерть. На ней фасилитаторы разместили карточки и вещицы, которые они привезли из своих стран. Еще один интересный кейс – на масштабном заключительном пленаре отсутствовали столы, а вместо них использовались круги из толстого картона. Люди сидели вместе и рисовали. Такой прием позволил максимально убрать барьеры и наладить сплоченную работу. Это очень важно, поскольку на фасилитации, особенно на первом этапе, нужно добиться того, чтобы люди отошли от формализма, которого поначалу очень много.

 

 

В свою очередь, в Европе на одном из мастер-классов удалось вообще уйти от формальности за счет полного отсутствия столов и самого формата мероприятия, который проводил фасилитатор-хореограф. Участники воркшопа должны были самостоятельно следить за стульями и с их помощью организовывать пространство.

 

 

Не только визуальные составляющие формируют общую картину происходящего. Все чаще на фасилитационных воркшопах звучит музыка, особенно во время креативной работы. Больше всего музыкальное сопровождение распространено в Азии.

Еще одной особенностью стало наличие сладостей на мастер-классах в Азии. То есть речь идет о всем пространстве в целом, а не отдельных его поверхностях и составляющих.

 

 

На первый взгляд может показаться, что все это выглядит несколько странно и сумбурно. Но в процессе занятий становится понятно, что эти «фишки» благоприятно влияют на творческую работу.

 

4. Увеличение важности проработки глубины личности фасилитатора, используемых им инструментов, этики и компетенций IAF

 

Что очень бросалось в глаза на зарубежных конференциях, так это то, что многие воркшопы были направлены на глубинную работу с личностью фасилитатора. В Азии на одном из них на тему «Поиск своего собственного компаса и направления» разбирались такие основополагающие вопросы, как: «А куда вам идти как фасилитатору? В каком направлении развиваться?» Мастер-класс длился целый день, каждый его участник искал ответы на вопросы: «Когда его путь фасилитатора начался? Как развивался этот путь? Где он сейчас? Куда он дальше планирует идти? А зачем ему это?».

 

 

То есть шла глубинная работа, происходило осознание пройденного пути и понимание куда двигаться дальше. Еще более глубинная работа была на другом тренинге, на котором участники задавались вопросом: «А зачем вообще нам это нужно, кто мы такие, какие барьеры нам мешают, какая требуется проработка?». Здесь имели место элементы психодрамы, некоторые участники плакали. В числе других схожих тем с азиатской конференции, «Проработка личности и воздействие общества: динамика гибких изменений и трансформации», «Изучение понятия «Я» и смещение акцента в сторону понятия «Мы»». Работа с более глубинными смыслами велась и в рамках европейской конференции «Фасилитация с энтузиазмом и смыслом».

 

Зарубежный подход существенно отличается от российского. На тренинги в России люди в основном приходят за конкретными и простыми инструментами фасилитации. Воркшопы, посвященные работе над глубиной личности фасилитатора, пользуются пока меньшим спросом. Зачастую это порождает непрофессиональные ситуации, когда фасилитатор предлагает применить инструменты, не поняв и не разобравшись полностью в проблеме и ситуации. Ведь, если представить фасилитатора в виде айсберга, то инструменты, которые он использует – лишь верхушка гигантской глыбы.

 

Еще одной важной темой на международной арене становится уровень компетенций фасилитатора. Этот вопрос является одним из самых значимых для международной ассоциации фасилитаторов IAF, которая активно его развивает. Данной теме также посвящен ряд воркшопов конференция, к примеру, в Азии один из них назывался «Основные компетенции в реальной жизни и в культурах».

 

IAF разработало ряд фундаментальных компетенций профессионального фасилитатора, работающего на рынке. Многие иностранные тренинги начинаются с того, что фасилитатор озвучивает, какие именно компетенции будут прорабатываться на этом занятии. А чтобы стать сертифицированным специалистом необходимо сдать экзамен, в рамках которого необходимо обязательно продемонстрировать знание этики и компетенций фасилитаторов. Без этого получить сертификат невозможно.

 

5. Увеличение количества фасилитаторов со специализацией

 

Численность профессиональных фасилитаторов с каждым годом растет и это приводит к тому, что фасилитация разветвляется на отдельные специализации. На западе, в Америке и Азии этот тренд развивается уже давно и играет очень большую роль.

 

 

Например, в Северной Америке стандартный вопрос, который задают участники конференции друг другу: «На чем вы специализируетесь?»

 

Вот только некоторые направления специализации фасилитаторов:

 

• — Методы. Кто-то специализируется на типах сессий (к примеру, сессиях стратегического планирования).
• — Клиенты. Специализация некоторых связана наоборот с аудиторией (благотворительные дома, фонды, детские дома, госорганизации и т.д.)
• — Сессии. Другие – эксперты в определенных методах фасилитации (методе позитивных изменениях AI, креативных методиках или методе Technology of Participation ToP).

 

Все чаще в крупных компаниях формируется целая команда фасилитаторов, каждый из которых специализируется на определенной области. Это позволяет выработать и провести сессию любой сложности.

В России этот тренд пока развивается не очень активно и строгого деления среди фасилитаторов не наблюдается. Обычно один фасилитатор ведет деятельность сразу во многих или даже во всех областях.

 

6. Стирание географических и культурных границ взаимодействия, синергия опыта фасилитаторов разного уровня экспертности

 

Направление фасилитации переживает активный этап глобализации. Фасилитаторы все меньше и меньше ассоциируются с конкретной страной, количество интернациональных проектов растет. В международных конференциях участвуют фасилитаторы из разных стран. В азиатской конференциии, кроме местных стран (Япония, Сингапур, Гонконг, Китай), были участники и фасилитаторы из Австралии, Индии, США, Канады, Нидерландов, Финляндии, Швеции, России. А на конференции в Северной Америке наоборот были фасилитаторы из Европы, Азии, Индии, Южной Америки. Это позволяет значительно расширить кругозор фасилитатора и увидеть разные фасилитационные стили и техники.

 

 

Происходит движение от конкуренции к сотрудничеству. Даже вне рамок конференций фасилитаторы из многочисленных стран проводят сессии в разных уголках мира. При этом происходит смешение не только географических, но и коммуникационных, национальных и культурных границ. Границы постепенно стираются и создаются международные кооперации фасилитарторов.

Еще одним доказательством тренда служит запланированная на 2020 год Международная глобальная конференция IAF для фасилитаторов со всего мира. По-настоящему грандиозное событие будет проведено впервые с даты основания ассоциации в 1994 году.

 

 

Но речь идет не только о расширении географии. В Азии практически 90% воркшопов вели 2-3, а то и 4 фасилитатора. Иногда специалисты были одного уровня. Но в то же самое время очень распространены были мастер-классы, когда один фасилитатор выступал в качестве ментора и гуру, а другой как будто был его ассистентом, учеником. Так, на конференции в Северной Америке тренинг фасилитатора проводил эксперт по психодраме Роджер Шварц из Австралии, а на второй роли у него был Ноэл Тан – сертифицированный CPF фасилитатор, глава ассоциации фасилитаторов в 2016-2017 году. В свою очередь, Барбара Маккей, международный сертифицированный CPF, фасилитатор из Зала Славы IAF, проводила тренинги совместно как с другими CPF, так и начинающими фасилитаторами. Такое сотрудничество позволяет обмениваться разнородным опытом друг с другом, стирать границы в возрасте, культуре и т.д.

 

 

Один из мастер-классов в Северной Америке был посвящен путям развития фасилитаторов. И эксперты приводили разнообразные примеры обогащения своего опыта: некоторые проводили фасилитационные сессии в племени в Африке, другие работали с группами, с которыми не сотрудничали ранее, например, со школьниками. Все эти новые вызовы позволяли переосмыслить деятельность фасилитатора, выстроить более сбалансированно работу и в дальнейшем использовать при проведении стратегических сессий что-то новое. Изучение других культур – чрезвычайно важный аспект для увеличения качества фасилитационных сессий.

 

Как мы знаем, тренд смешения границ очень популярен в бизнесе в целом. Например, в международных компаниях и корпорациях традиционно происходит перемещение сотрудников в филиалы компании в других регионах или странах. Такой прием дает толчок развитию с финансовой точки зрения, прибыльности, расширения инструментов и др.

 

В российском понимании наличие двух и более фасилитаторов из разных компаний обуславливается больше функциональной необходимостью, нежели потребностью во взаимном обучении, развитии и росте фасилитатора. Исключением на отечественном рынке является 7-ми модульная программа MBF (Master of business facilitation), которая запущена двумя CPF IAF фасилитаторами из двух разных компаний – Андреем Колесниковым из PowerLexis и Александрой Косулиной из F-Point. Программа уникальна еще и тем, что для преподавания привлечены 8 фасилитаторов из разных стран.

 

7. Развитие фасилитации в целом и рост влияния IAF в мире  

 

В последние годы фасилитация развивается в мире очень активно, с каждым годом число фасилитаторов заметно увеличивается. Во многих странах направление появляется только сейчас, начинает активно использоваться и внедряться. Например, в Африке количество членов IAF увеличилось за последние 2 года в два раза. Азия – лидер по абсолютному приросту количества членов IAF. На этом фоне возрастает роль сертификации, которая обеспечивает серьезный рост и импульс для развития.

 

 

Огромное значение приобретает закрепление перечня общепринятых стандартов и ключевых компетенций профессионального специалиста, а также получение сертификации. В других смежных направлениях, например, в коучинге аналогичный подход уже сформировался.

 

 

Развитием и внедрением критериев, касающихся профессиональной фасилитации, активно занимается Международная ассоциация фасилитаторов IAF, которая объединяет фасилитаторов в более чем 65 странах. Как профессиональная ассоциация IAF устанавливает международные отраслевые стандарты, предоставляет аккредитацию, поддерживает сообщество, пропагандирует и развивает фасилитацию, как направление. Сертификация, которую проводит IAF – самая значимая среди профессиональных фасилитаторов, признаваемая во всем мире и гарантирующая мастерство и высокий уровень специалиста.

 

Сертификация очень распространена за рубежом. Например, в одном Центральном банке США работают 15 только внутренних CPF фасилитаторов.

 

Кроме международной ассоциации есть и многочисленные региональные ассоциации с довольно большим количеством участников. Например, в Японии в местную ассоциацию фасилитаторов входят более 1500 членов.

 

 

Вступление в специализированные ассоциации дает огромное количество плюсов и бонусов. Например, член IAF имеет возможность общаться с другими более опытными фасилитаторами, консультироваться, обзавестись ментором и даже получать помощь в создании сценария сессии или применения методов.

 

В России профессия фасилитатора относительно новая, и пока получение международного сертификата не получило широкого распространения. Но для специалистов из России прохождение сертификации – это также возможность заявить о себе на международном уровне, возможность оценить себя, как специалиста, получить обратную связь от профессионалов с десятилетним стажем, войти в международное сообщество и развиваться уже в рамках высоких стандартов.

 

 

PS.: Компания PowerLexis более 13 лет оказывает услуги в сфере бизнес-коммуникаций, фасилитации и презентационных услуг. Компания активно развивает направление фасилитации в России и совместно с партнерами запускает 7-ми модульную программу Master of Business Facilitation. Программа предполагает освоение всех аспектов профессии – инструменты, методологию, стили ведения фасилитации, компетенции и этику фасилитатора, разбор реальных кейсов, домашние задания, практику в фондах и в некоммерческих организациях.

Статья «Фасилитация. Эффективность вопросов в процессе фасилитации» Ӏ Автор: Игорь Вагин

Фасилитация. Участники фасилитацииМой старый знакомый, который присутствовал на совещаниях у Иосифа Сталина, говорил, что Сталин был великолепным фасилитатором. Проводя ответственные совещания с членами Политбюро, он чрезвычайно редко сразу высказывал свое мнение, а чаще задавал присутствующим множество вопросов.

Внимательно выслушивая мнения каждого из присутствующих по обсуждаемой проблеме, он просил их конструктивно критиковать друг друга. В итоге, собрав мнения всех участников и их критические замечания по поводу этих мнений, он озвучивал решение в конце совещания или продумывал его после совещания, принимая окончательное решение на следующий день. Как говорят «Переспать с решением».

Результативность проведения фасилитационной сессии во многом зависит от умения фасилитатора управлять процессом обсуждения в аудитории: фокусировать внимание участников на важных аспектах дискуссии, управлять скоростью динамики процесса, временным ресурсом и энергией аудитории.

Для этого существует целая батарея инструментов: технологии визуализации, вовлечения, консенсуса, включая и умение работать с вопросами. Это не только навык эффективно отвечать на вопросы участников обсуждения, но и умение задавать конструктивные вопросы аудитории.

Используя нужные вопросы, фасилитатор по максимуму задействует потенциал участников сессии, вовлекая людей в обсуждение, формулируя актуальные вызовы, он создает условия для включения консенсуса в принятии решений, эффективно разрешая споры и конфликты.

Для чего ведущий обращается с вопросами к участникам фасилитации?

Какие функции выполняют вопросы, какие задачи они решают?

1. Помогают фасилитатору собрать и структурировать необходимую информацию для комплексного решения обсуждаемых проблем.
2. Способствуют повышению уровня осознанности присутствующих на сессии: рефлексии на своих знаниях, опыте, интерпретациях, размышлениях, догадках и инсайтах.
3. Дают возможность аудитории тщательно проанализировать обсуждаемую проблему и варианты возможных решений.
4. Создают атмосферу, способствующую повышению уровня креативности, творческого мышления, когда эксперт может генерировать вызовы в формате вопросов.
5. Активизируют аналитические, рациональные стороны мышления участников дискуссии, повышая тем самым уровень их критичности при диагностике предлагаемых решений.
6. Позволяют управлять вниманием участников сессии, фокусируя их на обсуждаемых темах, ведя их по оси времени, адресуясь через вопросы к прошлому, настоящему и будущему людей, вовлеченных в процесс обсуждения.
7. Помогают выстраивать эффективную коммуникацию фасилитатора с участниками обсуждения, создавая поле безопасности и доверия в аудитории.

Вопросы могут быть использованы в начале дискуссии, чтобы диагностировать настроение аудитории, ее энергетику, интерес к участию в сессии.

Сформулированный фасилитатором, заказчиком, участниками дискуссии вызов может звучать в виде вопроса, так называемый «Трейлер», который помогает выстроить нужный вектор всей дискуссии. Как примеры «Трейлера»: «Как повысить объем продаж?», «Как увеличить долю рынка?», «Как привлечь новых клиентов?»

Вопросы активно используются в процессе дискуссии с целью фокусирования на теме обсуждения, объяснения рабочих гипотез, механизмов реализации решений.

Вопросы и завершают дискуссию «Выбор альтернативного варианта» и «Подведения итогов дискуссии».

За последние сорок лет я был участником и ведущим тысяч обсуждений и фасилитационных сессий, совещаний генеральных директоров самых разных компаний, тренингов и воркшопов, круглых столов, ТВ передач в режиме Ток-шоу, комсомольских и партийных собраний, клинических разборов, совещаний в Миннауки РФ и Минздраве СССР, аппарате ЦК КПСС. Накопив определенный опыт проведения фасилитации, я предлагаю следующие правила использования вопросов.

Каноны адекватного использования вопросов, повышающие эффективность их применения.

1. Думайте о цели задаваемого вопроса
2. Вопрос должен быть понятным аудитории.
3. Лучше, если вопрос будет коротким.
4. Оптимально задавать только один вопрос.
5. Если вопрос адресуется к конкретному человеку, лучше обращаться к нему по имени.
6. Контролируйте интонацию, задавая вопрос. Лучше, если интонация вашего голоса будет доброжелательной.
7. Если не получили ответа на свой вопрос, переформулируйте его и задайте снова.

Обучаясь в ординатуре по психиатрии, я был участником многих клинических разборов и получил весьма интересный опыт управления процессом обсуждения. Одно из главных правил обсуждения было следующее: в начале обсуждения заслушивали мнения ординаторов и младших научных сотрудников, потом старших научных сотрудников, затем докторов наук и профессоров. Принимавшие участие в обсуждении академики выступали всегда последними. Для чего соблюдался такой регламент, как вы думаете?

Все просто, чтобы мнение более опытных участников обсуждения не довлело над мнением менее опытных сотрудников, чтобы они могли свободно излагать свою точку зрения на обсуждаемые вопросы. Этот формат я успешно использовал много раз в проводимых мной совещаниях, дискуссиях, фасилитационных сессиях.

Все задаваемые в процессе обсуждения вопросы можно условно разделить на девять групп в зависимости от функции вопросов.

Уточняющие вопросы. Что? Какой? Где? Когда? Как? Кто?

Данные вопросы помогают собрать нужную информацию, с которой еще предстоит работать. Они помогают раскачать, активизировать аудиторию.

• Что нам нужно решить?
• Какая информация нам нужна?
• От кого зависит решение этой проблемы?
• Кто будет принимать решение?
• Когда у нас окончательный срок?
• Как мы это будем делать?

Еще примеры:

• Кто автор этих карточек?
• Куда мы поместим эту карточку?
• К какому кластеру эта карточка относится?
• Эта карточка относится к этой группе?
• Автор этой карточки согласен?

Вопросы вежливости.

Эти вопросы помогают выстроить культуральные рамки обсуждения: вежливость, внимание, уважение к мнениям отдельных участников встречи. Создать необходимое поле безопасности, доверия для участников встречи.

• Я правильно понял?
• Я правильно записал?
• Как мы запишем?
• Здесь все понятно?
• Я понятно объяснил?
• Все закончили писать?
• Сколько еще нужно времени для выполнения задания?

Дивергентные вопросы.

помогают запустить дивергентное мышление, ассоциативное мышление, предлагать больше вариантов принимаемых решений.

• Что можно улучшить?
• Что еще можно предложить?
• Что еще можно сделать?
• Что можно изменить?
• Какие есть еще варианты решения?

Гипотетические вопросы.

Помогают участникам посмотреть на обсуждаемую проблему с разных сторон, увидеть новые оригинальные варианты ее решения, будущее по оси времени.

• Давайте предположим, что …?
• Какие новые тренды могут появиться на рынке в ближайшее время?
• А что, если у конкурентов появится новый продукт?
• Что мы можем еще сделать, кроме маркетинговых ходов?
• Как сделать по-другому рекламную компанию?
• Какой есть наилучший вариант решения?
• А что, если Вы используете иные способы продаж?
• А что, если сменить состав менеджеров?
• А что, если начать искать новых клиентов, новый сектор рынка?

Объясняющие вопросы.

Данные вопросы помогают получить информацию о конкретных решениях проблемы, механизмах алгоритмах ее решения.

• Как вы объясните ваше предложение группе?
• Как вы обоснуете свое предложение?
• Как вы собираетесь это сделать?
• Что нужно сделать, чтобы решить эту проблему?
• Что вы имеете в виду?
• Как это можно сделать?
• Каким еще образом можно решить проблему?
• Какой есть наилучший вариант решения?

Вопросы прояснения цели.

Они помогают удержать фокус внимания аудитории на ключевой цели дискуссии

• Мы идем в нужном направлении?
• Это работает на нашу цель?
• Что мы сейчас обсуждаем?
• Это приближает нас к цели?
• Это продвинет нас в понимании проблемы?
• Мы не отклонились от цели нашего обсуждения?
• Какие задачи мы сейчас решаем?

Оценочные вопросы.

Цель этих вопросов выяснить отношение участников к отдельным темам обсуждения и принимаемым решениям.

• Что вам нравится?
• Что вам не нравится?
• Что вас смущает?
• Вы согласны с этим?
• Что сделали хорошо?
• Что мы с вами не так хорошо сделали?

Альтернативные вопросы.

Эти вопросы предлагают сделать выбор из двух имеющихся альтернатив.

• Мы продолжим обсуждать эту тему или идем дальше?
• Мы данную карточку поставим в эту группу или в ту?
• Мы продолжим работать или сделаем перерыв?

Резюмирующие вопросы.

Данная группа вопросов нацелена на подведение итогов встречи, принятие общего решения, выявление согласия или несогласия с решением или группой решений.

• Мы пришли к согласию по этому вопросу?
• Все согласны с этим решением?
• Всех устраивает это предложение?
• Кто против данного решения?
• Есть ли еще добавления?
• Мы ничего не упустили?

Воркшоп и фасилитационная сессияДля меня самое главное правило проведения серьезного обсуждения проблем и их решений – это тщательная подготовка и написание четкого сценария процесса. Одним из элементов этого сценария является обойма вопросов, которые нужно будет задать аудитории.

Результативность проведения совещаний, обсуждений, дискуссий во многом зависит от умения ведущего использовать актуальные, локомотивные вопросы.

Владея технологией задавания вопросов, вам будет значительно легче гибко и динамично управлять процессом фасилитации, направляя обсуждение в конструктивное русло, а значит, повысить эффективность самой дискуссии и гарантированно получать нужные результаты и оптимальные решения.

Желаю вам успехов в проведении фасилитационных сессий, совещаний, обсуждений и дискуссий!

Мировое кафе — технология и метод фасилитации (The World Cafe)

Мировое кафе (The World Cafe) — метод фасилитации

В нынешнее время нестабильности и неопределенности люди и компании все чаще задаются вопросами:

• Какие действия предпринимать?
• В каком направлении двигаться?
• Как использовать кризисную ситуацию с выгодой?

В контексте управления изменениями повышается важность не только разработки инновационных решений и нестандартных подходов, но и значимость вовлечения в совместное обсуждение большего количества участников для поиска лучших решений.

В этой связи необходимо разумно организовать процесс групповой работы, чтобы временной и интеллектуальный ресурс привлеченных людей использовался с максимальной эффективностью. Для кооперации опыта, знаний и идей большого количества разных людей стоит обратиться к популярному методу фасилитации «Мировое кафе».

О технологии Мировое кафе

«Мировое кафе» («The World Cafe») – метод, позволяющий организовать живое обсуждение, сфокусированную неформальную дискуссию. Является ценным помощником, когда необходимо в группе людей собрать информацию, произвести обмен знаниями, опытом, свободно поделиться идеями и мнением, услышать, что думают другие по поводу актуальных для организации или сообщества вопросов. Технология позволяет вовлечь в разговор каждого участника, формируя комфортную атмосферу открытости, непринужденности и психологической безопасности, когда можно говорить на равных.

Примеры ситуаций, в которых будет полезным применение:

• Разработка идей для новой стратегии
• Исследование причин проблемных ситуаций
• Совместный поиск решений по важным вопросам
• Формирование коллективного опыта, знаний
• Обмен мнениями по разным вопросам

 

Подготовка к организации собрания в формате «Мировое кафе»

Подготовка довольно проста: определить тему или ряд вопросов, проблем для обсуждения, организовать пространство и пригласить участников. При этом определение темы является ключевым моментом, обуславливающим успех всего мероприятия.Процесс проведения модифицируется в зависимости от поставленных целей и задач. Но можно выделить основные этапы:

1. Введение. Приглашенные участники объединяются в группы за столами, озвучиваются или определяются вопросы, с которыми будут работать группы, разъясняются правила работы.
2. Работа в группах. Происходит в несколько раундов, участники ротируются между столами, фиксируют наработанную информацию, изучают результаты труда предыдущих групп.
3. Завершение. Презентация результатов, подведение итогов.

Преимущества применения

Свою славу и быстрое распространение технология получила также благодаря широким перспективам применения:

• Позволяет вести плодотворный диалог совершенно разным людям на разные темы, поэтому применяется во многих сферах: в бизнесе, в обучении, в государственных структурах, в социальной деятельности, при проведении конференций и т.д.
• Группы могут работать над частями одной темы, либо рассматривать разные вопросы.
• Осуждение тем может фокусироваться на рассмотрении узких, конкретных вопросов, либо расширять свои границы до более глобальных ситуаций, например, стратегическое направление развития организации или объединения.
• Количество возможных участников варьируется от десятка до сотен.
• Время проведения от 40 минут до нескольких дней в зависимости от количества и сложности вопросов.
• Может проводиться как в качестве единого мероприятия, так и масштабироваться до серии встреч.
• Позволяет управлять степенью спонтанности и стихийности обсуждений: привлечь для работы в малых группах за столами профессиональных фасилитаторов, распределить заранее роли среди участников за столами, или отдать выбор ролей на откуп групп.
• Не требует специального оборудования, может проводиться как в помещении, так и на свежем воздухе.

Историческая справка

Существует несколько версий рождения данного метода. Наиболее распространенная предлагает отметить 20-летний юбилей, поскольку рассказывает о появлении метода «Мировое кафе» в 1995 году на встрече небольшой группы лидеров из бизнеса и науки в городе Милл-Вэлли, штат Калифорния, США.

Как сообщают авторы технологии Хуанита Браун и Дэвид Исаакс (Juanita Brown and David Isaacs), в доме которых происходила эта ключевая встреча, «никто не имел ни малейшего представления, что будет создана социальная инновация, которая быстро распространится по всему миру».

Планы обсудить насущные вопросы в большом общем кругу на свежем воздухе были нарушены дождем. Укрывшись в доме, в гостиной наспех разместили пару столов, вокруг которых расположились участники. Группы начали работать, периодически прерываясь, чтобы поделиться идеями или пересесть за другой столик.

Неформальный вариант обсуждения оказался намного плодотворнее, результаты превзошли ожидания участников того знаменательного собрания. «Из очень простого появилось что-то новое и важное», вспоминает Хуанита Браун. Такова одна из историй появления метода «Мировое кафе» (по материалам официального сайта www.theworldcafe.com)

С использованием фасилитации, групповые формы работы получают не только более высококачественный, эффективный, инновационный и более быстрый результат, но и сам процесс работы вдохновляет и мотивирует участников, формирует позитивный опыт совместной деятельности и конструктивного диалога.

 

Проведение стратсессии «Крюковщина 2020». Как это было

Метод фасилитации «Мировое кафе» был применен на стратсессии «Крюковщина 2020» — тут участники выработали предложения по развитию Крюковщины по 10 направлениям (в общем около 500 идей).

Тренер NRG Ирина Литвин: «Верю, что сегодняшний день станет исторической датой, точкой старта значимых изменений в Крюковщине. Более 100 жителей, небезразличных к будущему своего села, выработали в формате «Мировое кафе» идеи и предложения по развитию Крюковщины по 10 направлениям общим итогом порядка 500 идей. Потрясающая эффективность!»

 

Ирина Литвин
Эксперт по развитию управленческих компетенций
бизнес-тренер, методолог, фасилитатор, коуч, игротехник

 

Статьи по теме Фасилитация:

Что такое фасилитация. Задачи и содержание деятельности фасилитатора. Бизнес-тренинг: как это делается

Что такое фасилитация. Задачи и содержание деятельности фасилитатора

Фасилитация – управление процессом группового обсуждения или принятия решения. Поэтому любая дискуссия так или иначе требует от тренера владения этим навыком.

Основная задача фасилитатора как организатора эффективного процесса коммуникации – привести группу к конкретным соглашениям, результатам в обсуждении. Большинство обсуждений на тренинге направлены на то, чтобы участники путем обмена мнениями и совместного анализа пришли к определенным выводам. Обычно это выводы о том, какие представления более соответствуют реальности и какие способы действия эффективнее.

Для понимания содержания деятельности фасилитатора важно разобраться в этимологии слова «фасилитация». Действительно, почему мы употребляем именно его, а не слово «модератор» или, например, русское «ведущий»?

Термин происходит от английского facilitate – «помогать», «облегчать». Таким образом, его значение существенно отличается от значений слов «ведение», «модерация». В переводе с латыни modero – «умеряю, сдерживаю», а moderator – «управляющий, удерживающий в повиновении». Слово «ведущий» означает «идущий впереди, головной; тот, кто возглавляет».

Фасилитация – прежде всего создание условий для того, чтобы обсуждение и принятие решений в группе проходило максимально эффективно. Она предполагает управление в рамках обсуждения тремя основными составляющими:

• содержанием: организация продвижения к достижению целей. Тренеру далеко не все равно, что обсуждается в рамках тренинга. Управление содержанием, исходя из сути процесса фасилитации, не может осуществляться директивно, а строится на основе консенсуса;

• вовлечением участников: без этого невозможны образовательный эффект и изменение организационного поведения участников;

• процессом: задачи тренинга должны решаться максимально четко, за минимальное время. За счет использования различных техник, форм и методов организации обсуждения должны создаваться максимально благоприятные условия для вовлечения участников и управления содержанием.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Что такое упрощение формальностей?

В чем разница между фасилитацией, презентацией и обучением?

Тренеры помогают другим улучшить свою успеваемость, обучая, инструктируя или содействуя обучению. Таким образом, фасилитация и презентация являются инструментами в наборе инструкторов. В большинстве случаев эффективные и увлекательные преподаватели будут тратить меньше времени на представление контента через лекции или лекции и больше времени на содействие изучению этого контента.

Презентация и упрощение

Презентация	Упрощение формальностей
Докладчик представляет информацию, как правило, в форме лекции.	Фасилитатор способствует обучению для всех, обычно посредством обсуждения или таких действий, как ролевые игры.
Докладчик — это эксперт, который делится своими знаниями по предмету.	Фасилитатор предоставляет возможность членам группы обмениваться знаниями и учиться друг у друга.
Ведущий большую часть времени проводит за разговором.	Фасилитатор проводит большую часть времени, задавая вопросы, побуждая других говорить и отвечая на вопросы учащихся во время занятий
Докладчик обычно находится на сцене или в передней части комнаты.	Фасилитатор обычно перемещается по классу, чтобы помочь ответить на вопросы учащихся или следить за ходом занятий

Навыки фасилитатора

Координаторы могут иметь любой опыт и любой уровень опыта. Однако лучшие фасилитаторы демонстрируют следующие навыки:

Прослушивание. Фасилитатору необходимо активно слушать и слышать, что говорит каждый учащийся или член команды.

Опрос. Фасилитатор должен уметь задавать открытые вопросы, стимулирующие обсуждение.

Решение проблем. Фасилитатор должен уметь применять методы группового решения проблем, в том числе:
• определение проблемы
• определение причины
• рассмотрение ряда решений
• взвешивание преимуществ и недостатков решений
• выбор лучшего решения
• внедрение решения
• оценка результатов.

Разрешение конфликта. Координатор должен осознавать, что конфликт между членами группы является естественным и, если он выражен вежливо, его не нужно подавлять. Следует ожидать конфликта и разрешать его конструктивно.

Использование стиля участия. Фасилитатор должен поощрять всех учащихся или членов команды к активному участию и участию в собраниях, в зависимости от их индивидуального уровня комфорта. Это включает в себя создание безопасной и комфортной атмосферы, в которой члены группы готовы делиться своими чувствами и мнениями.

Принимая других. Фасилитатор должен сохранять непредвзятость и не критиковать идеи и предложения, предлагаемые учащимися или членами группы.

Сочувствие. Фасилитатор должен уметь «пройти милю в шкуре другого», чтобы понять чувства учащихся или членов команды.

Ведущий. Фасилитатор должен быть в состоянии сосредоточить тренинг или встречу на достижении заранее определенного результата.

Обучение навыкам общения от MindTools.com

Проведение мероприятия до успешного завершения

© iStockphoto
duncan1890

Узнайте, как вести людей к определенной цели.

Итак, вас попросили организовать встречу. Что это означает?

Вы просто следите за тем, чтобы всех представили, и, может быть, начнете с быстрого ледокольного упражнения? Ваша главная роль — просто стоять у флип-чарта и записывать все идеи? Какую подготовку нужно сделать? Как вы управляете мероприятием и как именно вы все это собираете?

Во многих типах групповых ситуаций, особенно в сложных дискуссиях или в тех, где люди имеют разные взгляды и интересы, хорошая фасилитация может сделать разницу между успехом и неудачей.

В качестве фасилитатора вам может потребоваться широкий спектр навыков и инструментов, от решения проблем и принятия решений до управления командой и коммуникаций.

Что такое фасилитатор?

Определение «облегчить» — «облегчить» или «облегчить процесс». Фасилитатор планирует, направляет и управляет групповым мероприятием, чтобы гарантировать эффективное достижение целей группы, с ясным мышлением, хорошим участием и полной поддержкой всех, кто участвует.

Чтобы способствовать эффективному, вы должны быть объективными. Однако это не означает, что вы должны приходить из-за пределов организации или команды. Это просто означает, что для целей этого группового процесса вы займет нейтральную позицию. Вы отстраняетесь от подробного содержания и своих личных взглядов и сосредотачиваетесь исключительно на групповом процессе. («Групповой процесс» — это подход, используемый для управления обсуждениями, получения максимальной отдачи от всех участников и доведения мероприятия до успешного завершения.То, как вы это проектируете, зависит от многих факторов, и мы рассмотрим это более подробно позже в статье. Секрет отличной фасилитации — это групповой процесс, который течет, и вместе с ним будут течь идеи, решения и решения группы.)

Ваша основная обязанность как фасилитатора — создать этот групповой процесс и среду, в которой он может процветать, и таким образом помочь группе прийти к успешному решению, решению или выводу.

Совет:

Фасилитатор может потребовать много умственных усилий, а это означает, что во время фасилитации может быть трудно думать и вносить свой контент.Также важен нейтралитет. Поэтому, если вы заинтересованы в результате или у вас есть навыки, опыт, информация или авторитет, который важен для успешного результата, подумайте о привлечении внешнего фасилитатора.

Чем занимается фасилитатор?

Чтобы хорошо провести мероприятие, вы должны сначала понять желаемый результат группы, а также предысторию и контекст встречи или мероприятия. В таком случае основная ваша ответственность:

• Разработайте и спланируйте групповой процесс и выберите инструменты, которые лучше всего помогут группе продвинуться к этому результату.
• Направляйте и контролируйте групповой процесс, чтобы:
  • Есть эффективное участие.
  • Участники достигают взаимопонимания.
  • Их вклад учитывается и включается в возникающие идеи, решения или решения.
  • Участники несут общую ответственность за результат.
• Обеспечить, чтобы результаты, действия и вопросы были должным образом записаны и выполнены , а затем надлежащим образом решены.

Ниже мы более подробно рассмотрим наиболее важные из этих областей.

Дизайн и план

Твердо помня о цели группы, подготовка к встрече или мероприятию имеет первостепенное значение. Ваша задача — выбрать и разработать правильный групповой процесс (ы), а также разработать эффективную повестку дня для этого случая.

Совет 1:

Планируете ли вы прямую встречу или сложное мероприятие в течение нескольких сессий или дней, важно всегда помнить о результате — и о том, как вы помогаете группе достичь его.

Если мероприятие охватывает несколько сессий и тем, убедитесь, что вы четко представляете как желаемый результат, так и процесс для каждого из них. И убедитесь, что вы знаете, как результат каждого сеанса или темы влияет на исход мероприятия в целом.

Совет 2:

Если вас попросил провести мероприятие кто-то другой, обязательно проконсультируйтесь с ним или с ней относительно окончательной «формы» мероприятия. Даже если он не сказал прямо, чего хочет, он, вероятно, будет иметь представление о том, чего хочет, и будет неприятно удивлен, если это не будет выполнено.

Два ключевых аспекта проектирования и планирования — это выбор правильного группового процесса и разработка реалистичной повестки дня.

Выбор и разработка группового процесса

Существует столько же способов спроектировать групповой процесс, сколько мероприятий для облегчения: это настоящее искусство! Дизайн группового процесса — это тоже огромная тема, которую профессиональные фасилитаторы изучают на основе опыта и обучения.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также наши последние предложения и бесплатное загружаемое учебное пособие по личному развитию.

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Здесь мы рассмотрим несколько основных вариантов и принципа работы. И здесь, в Mind Tools, есть много инструментов и техник, которые помогут вам эффективно содействовать (см. «Набор инструментов фасилитатора» ниже для более подробной информации). Есть также много замечательных книг и руководств по этому вопросу — мы рекомендуем вам ознакомиться с некоторыми из них, если вы новичок в фасилитации или столкнулись с проблемой фасилитации особенно трудного мероприятия.

Вот лишь некоторые из факторов и вариантов, которые следует учитывать:

• Вы хотите открытого обсуждения или структурированного процесса?

  Открытое обсуждение, хорошо организованное, может быть самым простым вариантом для вашего группового процесса. Но спросите себя, сможете ли вы добиться необходимого участия и управлять обсуждением с таким количеством участников, которые задействованы в этом формате. Можете ли вы охватить множество необходимых тем? Можете ли вы генерировать достаточно идей и решений? Можете ли вы привлечь всех и получить их поддержку?

• Какой структурированный процесс выбрать?

  Если вам нужно обеспечить участие большой группы, подумайте о небольших «секционных» группах.Вы беспокоитесь о достаточном участии? Затем дайте людям время в повестке дня подумать и записать то, что они хотят внести. Если вы хотите, чтобы идеи развивались, подумайте о мозговом штурме. сеанс. Более подробную информацию о различных структурированных процессах можно найти в панели инструментов фасилитатора ниже.

• Другие факторы, которые следует учитывать

  Вы не сможете изменить некоторые ограничения. Однако вы можете изменить других, чтобы оптимизировать свой процесс и повестку дня.В рамках этого учтите:

  • Количество участников.
  • Характер обсуждаемых тем.
  • Тип участия, которое необходимо людям.
  • Предыстория и позиции участников.
  • Насколько хорошо они знают предмет — и друг друга.
  • Время, которое у вас есть.

Помните, какой бы групповой процесс вы ни определили, важно сосредоточиться на результатах.Найдите лучший способ достичь целей всего мероприятия.

Ящик для инструментов фасилитатора

Вот лишь некоторые из инструментов и методов Mind Tools, которые могут помочь организовать отличную встречу или мероприятие:

Кроме них, несколько разделов содержат полезные инструменты и методы:

Создание реалистичной повестки дня

Разработка повестки дня идет рука об руку с разработкой группового процесса. По мере того, как вы переходите от разработки процесса к разработке повестки дня, мероприятие начинает обретать форму.Среди факторов, которые следует учитывать при планировании повестки дня:

• В каком порядке должны быть представлены темы?
• Как участники познакомятся друг с другом?
• Как они достигнут общего понимания целей?
• Если событие должно быть разбито на отдельные сеансы, сколько времени должно быть выделено для каждого элемента?
• Будут ли задействованы все участники на каждом занятии?
• Или кто-то будет в небольших, нестабильных группах?
• Как и когда отдельные группы обратятся к более широкой группе?
• Когда вы будете резюмировать и резюмировать?
• Как результаты одного сеанса перетекут в следующий?
• Как вы добьетесь закрытия всего мероприятия?

К концу этапа проектирования и планирования у вас должна быть прочная повестка дня, которая фокусируется на результатах и ​​обеспечивает хороший поток и структуру для мероприятия.

Другие аспекты проектирования и планирования

Помимо процесса и повестки дня, вам также следует учитывать следующее:

• Информация и материалы — Что участникам необходимо знать до или во время мероприятия? Как это будет происходить и когда?
• Обустройство комнат — Какое оформление комнаты лучше всего будет способствовать участию? Нужны ли отдельные комнаты для небольших групп?
• Принадлежности — Какие расходные материалы и реквизит вам нужны? Ручки, флип-чарты, заметки — это только начало — убедитесь, что у вас есть все необходимое для расписания и процесса, который вы запланировали.И убедитесь, что у вас есть резервные копии для таких вещей, как проекторы данных, на случай, если они выйдут из строя.

Руководство и управление событием

Имея повестку дня и групповой процесс, пора подумать о том, как вы будете направлять и контролировать процесс. Для этого еще предстоит кое-что подготовить, а затем — весь бизнес по руководству и контролю за самим событием.

Заключительный этап подготовки — подумать о том, как вы будете вести и контролировать встречу.Здесь вы готовите основные правила мероприятия, оттачиваете свои навыки фасилитатора, а также рассматриваете несколько сценариев «что, если»: что, если есть серьезные разногласия? Что делать, если решение не появляется? и так далее.

На самой встрече в качестве фасилитатора вы создадите обстановку и убедитесь, что участники четко понимают желаемый результат, повестку дня, основные правила и ожидания от мероприятия. Делая это, вы помогаете каждому сосредоточиться на поставленной задаче. В начале встречи и на протяжении всей встречи ваша роль заключается в том, чтобы гарантировать, что встреча продвигается к успешному результату.

Чтобы направлять и контролировать встречу, вам потребуется:

• Установите основные правила — Какие правила участники должны соблюдать на собрании? Как люди будут взаимодействовать? Как вы сделаете так, чтобы люди уважали идеи друг друга? Как будут решаться вопросы? Вы заранее подготовите некоторые основные правила и предложите их и добьетесь согласия с ними в начале мероприятия.
• Установите сцену — Здесь вы пройдете через цели и повестку дня.Убедитесь, что все понимают свою роль и то, чего группа стремится достичь.
• Успокойтесь — Убедитесь, что все представились, или, возможно, используйте подходящие ледоколы. для положительного начала встречи.
• Поддерживайте импульс и энергию — Возможно, вам придется вмешаться, когда процесс и уровни энергии продолжатся. Убедитесь, что люди остаются сосредоточенными и заинтересованными. (Если уровень энергии начинает падать, возможно, пора сделать перерыв?)
• Слушайте, вовлекайте и включайте — Несмотря на то, что, будучи фасилитатором, вы занимает нейтральную позицию, вам необходимо сохранять бдительность, активно слушать и сохранять заинтересованность и вовлеченность.Это подает хороший пример для других участников, а также означает, что вы всегда готовы вмешаться в качестве фасилитатора. Все заняты? Если нет, то как их ввести? Как можно улучшить участие?
• Отслеживайте контрольные точки и обобщайте — Держите под контролем повестку дня, рассказывайте людям, чего они достигли и что дальше; резюмируйте часто.
• Вмешайтесь только в случае крайней необходимости.

Совет:

Вы как фасилитатор можете вмешаться во многих ситуациях.Репетируйте, когда и как вы это сделаете. Будьте максимально легкими на ощупь. И помните о необходимости оставаться объективным, сосредотачиваться на желаемых результатах и ​​в целом поддерживать положительный поток.

Самыми сложными видами вмешательства являются те, которые связаны с конфликтом, гневом и несогласием. Помня о своей роли, важно сосредоточиться на потребностях группы, учитывая при этом чувства и позицию обеих сторон, вовлеченных в любые разногласия.

Чтобы событие продолжалось и было положительным:

• Следите за любыми побочными разговорами и закрывайте их. Они ограничивают способность других сосредотачиваться, и часто люди обмениваются идеями, которые следует донести до группы.
• Внимательно следите за сроками. Будьте гибкими и уравновешивайте потребность в участии с необходимостью поддерживать эффективную работу.
• Узнайте, что делать, если обсуждение не приводит к естественному завершению. Нужна дополнительная информация? Когда и как пойдет обсуждение? Паркуйте темы, которые невозможно завершить, и убедитесь, что запланировано время действий для решения этих проблем.
• Остерегайтесь людей, которые не участвуют в полной мере. Испытывают дискомфорт? В чем причина дискомфорта? Что вы можете сделать, чтобы вовлечь их в разговор?
• Обратите внимание на групповое поведение, как вербальное, так и невербальное. Одно из самых разрушительных действий — молчание, поэтому знайте, как его обнаружить и эффективно остановить.
• Немедленно вмешивайтесь и выступайте посредником, если есть очевидные личные нападения. Эффективные фасилитаторы в первую очередь ищут наименее навязчивое вмешательство, поэтому напоминание всем об основных правилах часто бывает хорошим началом.Какой бы ни была проблема, вы не можете допустить продолжения плохого поведения, поэтому будьте готовы предпринять шаги, необходимые для предотвращения атак.

Запись и действие

Последней, но не менее важной обязанностью фасилитатора является запись результатов, их объединение, совместное использование и обеспечение их выполнения.

Ключом к успешной записи результатов события является четкое понимание того, что будет записываться, как и кем. Убедитесь, что обязанности людей на 100% ясны, независимо от того, являются ли они вашими или чужими.

Совет:

Когда мы думаем о фасилитаторе, чаще всего на ум приходит записывающая часть его роли. Мы видим человека, стоящего перед мольбертом, набитым бумагой, с фломастером в руке и готового яростно писать, когда идеи начинают течь.

Хотя это важная функция, помните, что для реализации идей в первую очередь должны быть выполнены функции планирования, руководства и контроля. У вас может быть вся бумага в мире, но если ваша встреча не будет хорошо спланирована, проведена и не контролируется, вы можете столкнуться с пустым листом бумаги в конце мероприятия.

При записи и действии следует помнить следующее:

• Вы несете ответственность за то, чтобы участники слышали, видели и понимали представленную и предлагаемую информацию. Убедитесь, что вы ведете точный учет происходящего. Если есть сомнения, сделайте запись сейчас, а резюмируйте позже.
• Постарайтесь использовать слова, которые выберет группа, а если сомневаетесь, попросите их предоставить слова для записи.
• Обеспечьте регистрацию всех решений и действий.Вы можете использовать для этого писаря, чтобы вы могли сосредоточиться на группе и процессе.
• Когда вы записываете решения и действия, проверьте с группой, что записываемая вами информация является справедливым и точным отражением того, что обсуждалось.
• Напомните группе о том, что обсуждалось, и держите их сосредоточенными и продвигайтесь вперед.
• Если есть сомнения, попросите разъяснений, прежде чем обсуждение продолжится.
• Убедитесь, что ответственность и обязательство к действию получены и зафиксированы, когда это необходимо.
• После события необходимо принять меры, чтобы убедиться, что нерешенные действия и проблемы продолжаются, а судебное разбирательство доведено до успешного завершения.

Ключевые моменты

Чтобы быть эффективным фасилитатором, вы должны знать, когда взять на себя роль лидера, а когда оставаться нейтральным и отойти на второй план. Это сложный баланс! Ключом к успешному исполнению этой роли является эффективное планирование и руководство процессом, при этом оставаясь сосредоточенным на групповом процессе и результатах, а не на конкретном содержании и задействованных мнениях.

Фасилитация — это интересная, полезная и важная роль. Во время фасилитации найдите время, чтобы подумать о процессе и повестке дня, а также научитесь навыкам, необходимым для успешного завершения мероприятия. Гордитесь ролью фасилитатора и наслаждайтесь потоком идей, решений и успешных результатов!

Что такое навыки фасилитации и почему они важны? + Контроль напряжения

Руководство по навыкам фасилитации и их важности для решения сложных бизнес-задач.

---

Успешная встреча имеет цель, организацию, направление и поддержку со стороны непредвзятого лидера или фасилитатора. Навыки фасилитатора являются важным компонентом эффективных встреч, потому что они дают командам опыт, необходимый им, чтобы отточить актуальную проблему или тему и достичь творческих решений и консенсуса.

Опытный фасилитатор может повысить производительность команды, выступая в качестве руководства по процессу решения сложных бизнес-задач. Фасилитаторы являются экспертами ведущих групп на ключевых встречах и собраниях. Вы могли встретить фасилитатора, если участвовали в семинаре по стилю дизайн-мышления или в Design Sprint. Включите навыки фасилитации в свою культуру встреч, чтобы добиться более продуктивных и эффективных встреч.

Хороший фасилитатор обладает следующими навыками:

• Расширенная подготовка
• Четкое общение
• Активное слушание
• Задание вопросов
• Хронометраж
• Создание психологически безопасной среды для совместного использования
• Создание фокуса в группе
• Беспристрастная объективность
• Управление процессом принятия решений в группе

4 умелый фасилитатор подобен парусам корабля.Они направляют команду на борт, куда им нужно идти, с единственной целью — привести команду к месту назначения. Команда может проводить встречу без парусов, но это будет намного проще и эффективнее, если у них есть навыки фасилитатора, чтобы вести их.

Фасилитаторы являются экспертами ведущих групп на ключевых встречах и собраниях.

Подумайте обо всех неэффективных встречах, которые у вас были в прошлом; собрания, на которых действительно ничего не делалось, люди спорили или решения просто не принимались.Фасилитаторы существуют для того, чтобы лучше собираться между командами, заинтересованными сторонами или сотрудниками любого рода. Фасилитаторы создают основу, создавая четкую картину конечной цели, гарантируя, что у команды есть все необходимое для решения проблемы, и помогают набирать обороты, когда они застревают на пути.

Краткое руководство Get Our Magical Meetings

Создавайте и проводите волшебные встречи с помощью нашего краткого руководства, основанного на полном руководстве Magical Meetings: Reinvent How Your Team Works Together

Спасибо!

Проверьте свой почтовый ящик на предмет бесплатной загрузки.

Вот несколько навыков, которыми должен обладать каждый фасилитатор, чтобы создать среду, оптимальную для критического мышления и сотрудничества:

Расширенная подготовка

Содействие продуктивному разговору или встрече требует хорошей подготовки. Чтобы привести группу людей к успешному результату, фасилитаторы должны четко понимать конечную цель и основные этапы, которые необходимо достичь на этом пути. Фасилитаторы создают условия для успеха, оценивая, насколько время, отведенное на встречу, реально для достижения цели, обеспечивая присутствие нужных людей в комнате и предоставляя необходимые материалы для работы, которая должна быть выполнена.

Составление подробной повестки дня встречи имеет решающее значение для надлежащей подготовки. Повестка дня служит дорожной картой для встречи. В нем подробно описано, какие темы будут обсуждаться, когда и когда будут перерывы (если применимо). Подобно тому, как маршрут показывает тонкости мероприятия, повестка дня включает только важные темы для обсуждения и продолжительность обсуждения каждой из них. Это предотвращает ненужное обсуждение, чтобы люди были сосредоточены на цели, и регулирует время обсуждения, чтобы собрание не затягивалось.

Фасилитатор составляет повестку дня для поддержки цели собрания, а затем отвечает за то, чтобы группа не сбивалась с пути, а также придерживалась повестки дня для обеспечения эффективности. Имейте в виду, что будут моменты, когда необходимо и уместно отклониться от повестки дня, если это отвечает интересам группы. Например, группа может быть вовлечена в продуктивное обсуждение, продолжающее отведенное для этой темы время. Возможно, лучше всего будет продолжить обсуждение, чтобы не задерживать творческий поток и не корректировать время в другом месте, т.е.е. сократите другую часть встречи, чтобы наверстать упущенное. Помните, что наиболее важным аспектом подготовки к встрече с повесткой дня является построение максимально продуктивной встречи. Используйте его как ориентир и держите в центре внимания людей и работу.

Хороший фасилитатор проделает большую подготовку перед важным занятием.

Во имя продуктивности любая тема или человек, которые отвлекают от цели, являются ненужным дополнением. Решение, кого исключить из команды или обсуждения, может быть столь же важным, как и выбор, кого включить, чтобы гарантировать, что для решения проблемы будут выбраны правильные люди и размер группы.Это не считается правонарушением по отношению к человеку. Вместо этого выбор быть избирательным и приглашать только тех, кто имеет что-то ценное, чтобы внести свой вклад, делает встречу более продуктивной. Это также экономит время людей, которым не нужно посещать занятия. У каждого человека на собрании должна быть цель быть там.

Наличие четкой цели для встречи и обеспечение того, чтобы все присутствующие имели действительную цель присутствовать на ней, дает фасилитатору больше уверенности в выполнении поставленной задачи.Эта уверенность проникает в команду, давая им смелость ориентироваться в неизвестных при решении сложных проблем.

Хронометраж

Помимо того, что повестка дня ясна, фасилитатор гарантирует, что у команды будет достаточно времени, чтобы выполнить то, что они намеревались сделать. Это помогает разбивать занятия на блоки по времени, чтобы поддерживать темп и сосредоточить разговор на самом важном.

Фасилитатор следит за тем, чтобы у команды было достаточно времени, чтобы выполнить то, что они намеревались сделать.

Timeboxing — это один из способов предотвратить зацикливание команд на деталях или потерю в длительных дебатах без разрешения. Сегментируя деятельность на блоки времени, фасилитатор может обеспечить достижение целей в отведенное время, а также освободить ее, чтобы сосредоточиться на командном взаимодействии. Выбор варианта хронометража, который виден команде, дает возможность отдельным сотрудникам самостоятельно управлять своим вкладом.

Четкое общение

Встреча настолько хороша, насколько хороша ее коммуникация.Понимание и общение друг с другом — вот как мы добиваемся значимой работы. Таким образом, способность обеспечить, чтобы все были на одной странице во время групповых обсуждений, является еще одной важной задачей эффективного фасилитатора. Это включает в себя обеспечение четкости инструкций по выполнению действий и общего понимания конечной цели группы.

Природа языка часто может сделать, казалось бы, простую задачу эффективного общения более сложной, чем многие думают. Представьте себе любой проект, который вы испытали, когда вы и другой человек договорились о чем-то, а после его выполнения узнали, что у вас обоих были очень разные представления. Фасилитатор помогает установить общее понимание, делая идеи или решения видимыми и уточняя детали во время бесед.

Психологическая безопасность

Создание пространства для четкого общения также означает, что фасилитаторы обеспечивают участникам возможность быть услышанными и чувствовать себя в безопасности, чтобы поделиться своими взглядами. Мы называем это психологической безопасностью — убедитесь, что каждый член команды чувствует себя в безопасности, рискует, задает вопросы, бросает вызов авторитету и признает ошибки.Это здоровая среда, способствующая продуктивности команд. Вы можете создать психологически безопасную среду, заявив, что вклад каждого одинаково ценен и ценится, изложив ожидания в отношении разрешения конфликта и спросив свою команду, что им нужно. Также полезно собирать отзывы до, во время и после встречи, чтобы участники могли использовать свой голос на протяжении всего процесса. Когда люди чувствуют себя в безопасности, чтобы их услышали, они чувствуют себя более комфортно и готовы участвовать.Когда все участвуют, встречи становятся более плодотворными.

Фасилитаторы помогают обеспечить, чтобы каждый голос был услышан и понят на ключевых встречах.

Активное слушание

Активное слушание — ключ к пониманию того, что кто-то говорит, и почему они предлагают эту информацию. Он начинается с зрительного контакта и восприимчивого языка тела, чтобы продемонстрировать интерес к вкладу. Усваивая сообщение, опытный фасилитатор будет улавливать как сказанное, так и невербальные сигналы, такие как язык тела и тон. Отсутствие суждения или оценки вклада имеет решающее значение для активного слушания. После того, как сообщение было передано, фасилитатор возвращает говорящему то, что он услышал, чтобы получить подтверждение того, что сообщение было правильно понято.

Активное слушание не только обеспечивает ясность понимания, но также помогает выявить предположения при принятии решений, которые можно легко упустить во время групповых обсуждений. Моделируя активное слушание, фасилитаторы подают пример другим членам группы, обеспечивая более плодотворное общение по мере того, как члены команды перенимают эту практику.

Задавать вопросы

Ведущие предпочитают задавать вопросы ответам и не боятся быть человеком в комнате, задающим «тупые» вопросы. Они используют вопросы, чтобы разбить проблему на управляемые части и получить информацию от членов команды, чтобы проблема оценивалась с разных точек зрения. Сократовские вопросы — полезный инструмент в наборе фасилитатора.

«В методе Сократа классная практика — это общий диалог между учителем и учениками, в котором оба несут ответственность за продвижение диалога через вопросы.«Учитель» или руководитель диалога задает зондирующие вопросы, пытаясь выявить ценности и убеждения, которые формируют и поддерживают мысли и утверждения участников исследования. Учащиеся также задают вопросы как учителю, так и друг другу. ”–Стэндфорд

Задание вопросов позволяет участникам вести беседу; фасилитаторы не дают ответов, а, скорее, ведут к ним участников, побуждая их самостоятельно исследовать ответ.

Совет: воспользуйтесь нашим Руководством по вопросам для фасилитатора, чтобы всегда знать, какие вопросы задать для эффективных встреч.

Предоставление права голоса каждому члену команды

Создание среды, в которой каждый участвует, является важным компонентом фасилитации. Это включает в себя понимание различных стилей работы и личностей и уделение дополнительного внимания включению этого разнообразия мыслей в групповые обсуждения. Фасилитатор понимает, например, разницу между экстравертами и интровертами и создает возможности для участия обоих. Это может означать организацию периодов молчания перед групповой сессией мозгового штурма или просьбу членов команды представить свои мысли в письменной форме перед встречей. Постоянное понимание того, как люди участвуют, помогает фасилитатору знать, когда нужно вовлечь в разговор более тихих людей.

И наоборот, не менее важно остерегаться «слишком много говорящих» или людей, которые делятся больше, чем другие. Если в разговоре доминируют один или несколько человек, у других участников мало места, чтобы взвесить его.Фасилитаторы могут мягко направить разговор на других участников, любезно сообщив им, что они хотели бы услышать мысли других, которые еще не участвовали. Также напомните группе, что это совместные усилия, и необходимо, чтобы все голоса были услышаны.

Создание фокуса

Координаторы обеспечивают продуктивность встреч, создавая фокус для команды во время встречи. Один из способов избавиться от отвлекающих факторов — установить основные правила использования телефона и электронной почты во время групповых обсуждений.Организаторы могут даже запретить использование телефонов и ноутбуков на встрече, если это соответствует цели. Также полезно подготовить вашу переговорную комнату к успеху, имея только те инструменты и ресурсы, которые необходимы группе для встречи. Если вы проводите виртуальную встречу, удаленные команды могут воспользоваться несколькими инструментами и практиками, чтобы не терять концентрацию: от отключения фонового шума до приостановки уведомлений в приложениях и электронных письмах.

Помимо очевидных отвлекающих факторов, формирование общего понимания того, как выглядит «сделано», дает направление и помогает команде определить, когда они сбились с пути.Когда команды работают над решением проблем, фасилитатор мягко напоминает им о конкретной рассматриваемой цели, чтобы направлять обсуждения и поддерживать их неуклонное продвижение вперед.

Создание набора инструментов

На высоком уровне фасилитация происходит в контексте формирования идей, анализа и достижения консенсуса, поэтому полезно иметь некоторые инструменты для руководства группами людей через эти действия. Ледоколы или мероприятия по построению команды помогают группам наладить взаимопонимание и доверие. Легкие методы, такие как 5 почему, полезны, когда командам требуется помощь с анализом первопричин на месте.Изучите Liberating Structures, чтобы узнать о творческих способах организации групповой работы и коллективного решения проблем. Чем полнее инструментарий, тем лучше способность адаптироваться к текущим потребностям.

Также важно иметь виртуальный инструментарий для проведения удаленных встреч. Хотя можно использовать аналогичные инструменты для личных встреч, виртуальный ландшафт отличается и, следовательно, требует удаленных ресурсов для получения эффективных результатов.

Совет: воспользуйтесь нашим виртуальным рабочим руководством, чтобы организовать эффективные удаленные встречи.

Групповое принятие решений

Получение информации от разнообразной группы людей часто приводит к лучшим идеям благодаря большему уровню знаний членов команды, а также разнообразию точек зрения, применяемых к данной цели или проблеме, которую необходимо решить; много голов лучше, чем одна. Фасилитаторы обычно берут на себя ответственность за управление групповым процессом принятия решений.

Обычно целью каждой встречи является совместное принятие творческих и эффективных решений.Поэтому все усилия направлены на то, чтобы прийти к указанным решениям. Фасилитаторы служат как связующим звеном для извлечения и связи идей людей, а также для систематизации мыслей для достижения выводов.

Координаторы могут достичь этого, сначала установив общее понимание и консенсус в отношении принимаемого решения, а затем они создают возможности для ввода и оценки. Они служат узким местом для сбора всех идей, прежде чем они, наконец, приведут группу к принятию окончательного решения.Один из распространенных способов сделать это — опросить команду для согласования предлагаемого решения. Точечное голосование — это один из методов, который облегчает групповое принятие решений за счет быстрой расстановки приоритетов в списке идей, и он достаточно гибкий, чтобы применяться к различным сценариям. Опрос также возможен виртуально с использованием таких инструментов, как MURAL — цифровая доска, которая позволяет удаленным командам сотрудничать на расстоянии.

Беспристрастная объективность

Наилучшая возможность для обеспечения эффективного фасилитации возникает, когда фасилитатор отстраняется от решения и вместо этого сосредоточен на том, как происходит командное взаимодействие.Такие сигналы, как язык тела, могут выявить невысказанные опасения, которые легко упустить, когда фасилитатор является активным участником процесса решения. Вот почему это может ускорить прогресс, если приглашенный сторонний фасилитатор поможет команде справиться с проблемой. Внешний координатор , как и наша команда здесь, в Voltage Control, может объективно оспаривать идеи просто по своей природе, не зная, как все было всегда. Внешние фасилитаторы по своей природе непредвзяты, так как они не участвуют в офисной политике и не получают никакой выгоды в самой компании, руководя дискуссией.Эта более широкая картина позволяет внешним фасилитаторам задавать вопросы, которые могут выявить предположения внутри команды, которые приведут к большему согласованию в отношении наилучшего пути вперед.

Фасилитация, как и любой навык, улучшается с опытом. Это требует тщательной подготовки, а также способности определять направление и вносить коррективы на лету. В наиболее эффективной форме фасилитация практикуется из непредвзятого и объективного любопытства. Хотя описанные здесь навыки полезны для преданных своему делу фасилитаторов, их может применить любой, чтобы помочь создать более плодотворные и целенаправленные дискуссии, независимо от того, достигаете ли вы консенсуса в отношении того, как работает команда, или решаете сложную проблему.

Оттачивайте свои навыки: Присоединяйтесь к нам в нашей еженедельной лаборатории фасилитации, чтобы отточить свои навыки фасилитации и поэкспериментировать как с проверенными, так и передовыми мероприятиями и методами фасилитации. Это бесплатно, и все приветствуются!

Наем фасилитатора за пределами вашей организации

Полезно использовать внешнего фасилитатора для проведения встреч с высокими ставками, потому что они не привязаны к результатам. Благодаря этой непредвзятой точке зрения, когда вам нужно принять важные решения, полезно нанять фасилитатора за пределами вашей организации.Примечание: фасилитация — это постоянно развивающийся набор навыков. Ниже перечислены подводные камни, о которых следует помнить при поиске кого-то, кто будет помогать на важных встречах по принятию решений, когда вы, вероятно, наняли бы стороннюю помощь.

Остерегайтесь этих ловушек, которые могут привести к неидеальному опыту фасилитации:

• Координатор, который не провел много встреч.
• Координатор, который знает только одну отрасль или бизнес.
• Координатор, который использует только один стиль или процесс и сопротивляется адаптации своего процесса для вашей компании или команды.
• Координатор, который, кажется, без особого энтузиазма узнает о вашей команде или бизнес-задачах.

---

Ищете опытного фасилитатора?

Voltage Control предлагает ряд возможностей для обучения инновациям , дизайнерских спринтов и упрощения дизайн-мышления. Если вы хотите поговорить, свяжитесь с нами по адресу [email protected].

Также ознакомьтесь с нашими предстоящими семинарами, чтобы узнать, как содействовать как профессионал.

Навыки фасилитации: определение и примеры

Навыки фасилитации позволяют вам помочь группам людей работать вместе эффективно и продуктивно.Использование таких навыков фасилитации, как гибкость и управление временем, позволяет вам добиться прогресса и добиться успеха в повседневной жизни. Практика этих навыков может помочь вам в поиске работы, а также на рабочем месте после того, как вас наняли на работу. В этой статье мы обсудим примеры навыков фасилитации, как стать эффективным фасилитатором и как использовать эти навыки на рабочем месте.

Что такое навыки фасилитации?

Навыки фасилитации — это способности, которые вы используете для предоставления возможностей и ресурсов группе людей, которые позволяют им добиваться прогресса и успеха.Некоторые примеры включают подготовку, установление руководящих принципов, гибкость, активное слушание и управление временем.

Навыки фасилитатора не столько говорят о том, чтобы быть откровенным лидером, сколько о том, чтобы позволить всем остальным вносить свой вклад. Как фасилитатор вы объединяете команду и создаете общую цель, частью которой может стать каждый. Затем вы продвигаете разговор к общей цели и предоставляете все, что нужно вашей команде для ее успешного достижения. Основная цель фасилитатора — руководить своей командой без прямого участия, поощряя участие и творчество.

Связано: Лидерские навыки: определения и примеры

Почему координаторы важны?

Фасилитаторы важны, потому что они позволяют группам и командам добиваться продуктивного прогресса. Фасилитатор — это не столько менеджер, сколько помощник процесса и фактор, влияющий на успех. Вот три основные причины, по которым фасилитаторы так важны:

1. Помощь в разрешении конфликтов

Фасилитатор — это непредвзятый человек, который выслушивает обе стороны аргумента.Фасилитатор будет решать проблемы, находя точки соприкосновения между двумя или более людьми.

2. Достижение прогресса

Фасилитатор делает в группе то, что необходимо для достижения прогресса. Эффективность времени жизненно важна для фасилитатора в достижении прогресса в установленные сроки.

3. Вдохновляющий успех

Фасилитатор — это тот, кто может вдохновить команду людей на решение своих проблем и достижение своих целей. Фасилитатор остается нейтральным в отношении того, как группа достигает своей конечной цели.Пока достигнут успешный результат, фасилитатор выполняет свою работу.

Примеры навыков фасилитации

Есть много различных типов навыков фасилитации, которые вы можете изучить и применить на практике, чтобы стать эффективным фасилитатором. К ним относятся:

Возможность устанавливать руководящие принципы

Установление руководящих принципов с самого начала проекта позволяет группе разделять общую цель. Прогресс часто достигается быстрее, когда все в команде понимают правила и знают, чего хочет фасилитатор.

Нейтралитет

Нейтралитет — это способность оставаться беспристрастным во время командных усилий. Сохранять нейтралитет в качестве фасилитатора крайне важно, потому что это позволяет вам руководить командой, не имея повестки дня. Успех команды — ваш приоритет, независимо от того, какой выбор она сделает.

Поощрение

Фасилитатор побуждает людей участвовать в беседе, что часто способствует прогрессу. Ободряя членов команды, даже самые застенчивые люди могут участвовать и чувствовать себя включенными.

Готовность

Подготовка — фактор, способствующий достижению прогресса и облегчению работы группы. Подготовленный фасилитатор сможет предоставить команде ресурсы, необходимые для продвижения беседы к общей цели.

Гибкость

Гибкость — это способность адаптироваться к изменениям. Фасилитатор может сделать это, при необходимости приспосабливаясь к текущему мировоззрению и мировоззрению команды.

Активное слушание

Это подразумевает уделение максимального внимания каждому члену команды.Люди вносят больший вклад, когда чувствуют, что их слышат. Фасилитатор должен внимательно слушать все, что говорит человек.

Подробнее: Активные навыки слушания: определение и примеры

Управление временем

Когда цели должны быть достигнуты или идеи должны быть созданы в срок, управление временем необходимо, чтобы все были сосредоточены. Фасилитатор использует свои навыки управления временем, чтобы обеспечить прогресс во время группового проекта или собрания.

Подробнее: Навыки управления временем: определение и примеры

Как улучшить навыки фасилитации

Практика навыков фасилитации и развитие ваших сильных сторон позволит вам стать лучшим фасилитатором. Эти советы помогут в этом улучшении:

Развивайте свои сильные стороны

Сосредоточение внимания на своих сильных сторонах позволяет немедленно практиковать фасилитатор. Разберитесь в навыках, которыми вы обладаете, и используйте их, чтобы объединить группу людей для достижения прогресса.Например, когда вам предоставляется возможность стать лидером группы, практикуйте свои сильные стороны фасилитатора, а не ведите себя как босс. Вы, вероятно, добьетесь большего прогресса и добьетесь большего успеха в своих целях.

Признайте свои слабости

Чтобы быть хорошим помощником, учитывайте свои слабости. Понимание своих слабостей позволит вам активно работать над ними еще до того, как будет представлена ​​возможность содействовать. Например, если вы считаете, что можете улучшить свои навыки активного слушания, практикуйте их во время каждого разговора.Использование ваших слабостей в общении с одним или двумя людьми может помочь вам подготовиться к работе в большой группе.

Ищите возможности для фасилитации

По мере развития ваших навыков фасилитации поиск возможностей для фасилитации предоставит вам отличную практику. Если вы фасилитируете двух человек или 20, практика ваших навыков поможет вам вырасти в успешного фасилитатора. Например, когда два человека должны работать вместе для завершения проекта, вы можете практиковать свои навыки фасилитации, будучи подготовленными, активно выслушивая и поощряя каждого из них в процессе.

Навыки фасилитатора на рабочем месте

Несмотря на то, что вы можете практиковать и развивать множество фасилитационных навыков, вот несколько конкретных способов стать более эффективным фасилитатором на работе:

Активно слушайте каждого члена вашей команды

Быть активным слушателем — это одновременно навык фасилитации и социальный навык. Изо всех сил старайтесь слушать, что говорят ваши коллеги, и уделяйте всем все свое внимание. Активное слушание каждого члена вашей команды может проявить огромное уважение, потому что им кажется, что их слышат.Практика этого навыка на рабочем месте может побудить других выбрать вас в качестве фасилитатора в следующем групповом проекте.

Часто думайте о прогрессе

Когда вы постоянно думаете о прогрессе, ваши навыки фасилитатора будут расти. Например, когда проект должен быть завершен к концу недели, размышления о необходимом прогрессе могут позволить фасилитации происходить естественным образом.

Эффективно управляйте своим временем при выполнении каждой задачи

Управление временем — важный компонент содействия и прогресса.Например, когда ваш руководитель дает вам задание, которое необходимо выполнить к концу дня, разбейте задачу на части и дайте себе определенное количество времени, чтобы эффективно выполнить каждую из них. Чем эффективнее вы управляете своим временем, тем лучше вы можете облегчить время для всей группы людей.

Будьте гибкими и приспосабливайтесь к изменениям

Когда дела на работе идут не так, как планировалось, проявите гибкость. Вы можете адаптироваться к изменениям в течение дня, если поймете, что успех не всегда следует точному плану.Например, когда прогресс останавливается из-за изменения в проекте, проявите гибкость и составьте новый план. Фасилитатор понимает, как адаптироваться к изменениям для достижения конечной цели.

Практикуйте сочувствие по отношению к другим

Сочувствие — это социальный навык, который позволяет вам сострадать к тому, что чувствуют другие. Практика сочувствия может напрямую способствовать продолжению остановленного проекта. Например, когда команда считает, что проект может быть лучше, и не уверена в конечном результате, сострадание может заставить их почувствовать себя понятыми.Демонстрация вашей команде того, что вы понимаете их чувства, может воодушевить их и позволить продолжить прогресс.

Как выделить навыки фасилитации

Ваши навыки фасилитации могут быть подчеркнуты на каждом этапе поиска работы. Вы можете представить себя лучшим кандидатом на работу, если покажете, что вы отличный фасилитатор. Вот несколько способов подчеркнуть свои навыки фасилитации на каждом этапе процесса.

Навыки фасилитатора для резюме

Ваше резюме — идеальное место, чтобы подчеркнуть свои навыки фасилитатора.Вы можете включить некоторые из этих навыков в свой раздел навыков резюме. Например, можно включить сюда тайм-менеджмент. Вы можете включить другие навыки, такие как поощрение и гибкость, при описании своей предыдущей работы. Например: «Завершенные ежедневные и еженедельные проекты в строгие сроки с адаптацией к изменениям в планах».

Связанный: 10 лучших навыков, которые нужно включить в резюме

Навыки фасилитации для сопроводительного письма

Включение ваших навыков фасилитации в сопроводительное письмо — простой и хороший способ привлечь внимание работодателя.Подумайте о компании, в которую вы подаете заявку, и укажите те навыки, которыми вы обладаете, которые они ищут. Если они ищут кого-то, кто может работать под давлением со строгими правилами, включите свои навыки управления временем и гибкости. Если они ищут кого-то, кто сможет управлять командой, упомяните о своей способности ставить цели и поощряйте их к прогрессу. Отправка хорошо написанного сопроводительного письма, непосредственно касающегося необходимых им навыков, может помочь произвести впечатление на потенциального работодателя.

Навыки фасилитации на собеседовании

Собеседование — это первая возможность рассказать о своих навыках фасилитации.Успешный фасилитатор подготовлен и эффективно распоряжается своим временем, поэтому раннее появление на собеседовании — полезный первый шаг в демонстрации ваших навыков. Вы можете продолжать демонстрировать свои навыки фасилитации, активно слушая интервьюера, начиная с того момента, как он входит в комнату.

Помимо этих первых впечатлений, вы также можете указать свои навыки непосредственно в ответах на вопросы собеседования. Когда интервьюер просит вас объяснить один или несколько сценариев из прошлого опыта работы, это идеальное время, чтобы поделиться своими навыками фасилитации.Работодатели ценят кого-то, кто может быть командным игроком ради прогресса и успеха, и именно он является фасилитатором.

Глава 16. Содействие группам и решение проблем | Раздел 2. Развитие навыков фасилитации | Основной раздел

Узнайте, как правильно планировать, поддерживать участие членов и создавать реальные возможности для лидерства в вашей организации и навыки ваших членов.

• Что такое навыки фасилитации?

• Зачем вам нужны навыки фасилитатора?

• Как вы содействуете?

• Как вы планируете хороший процесс фасилитации?

• Проведение встречи или сеанса планирования: о чем все это?

• Навыки и советы фасилитатора

• Работа с нарушителями: профилактика и вмешательство

Что такое навыки фасилитации?

Общественные организации ориентированы на действия.Есть срочные проблемы и вопросы, которые нам нужно решать и решать в наших сообществах. Именно поэтому мы собрались вместе, не так ли? Но для того, чтобы группы были действительно успешными, нам нужно потратить некоторое время на то, чтобы сосредоточиться на навыках, которые используют наши члены и лидеры, чтобы осуществить все эти действия как внутри, так и за пределами наших организаций.

Один из самых важных наборов навыков для лидеров и членов — это навыки фасилитации. Это «процессные» навыки, которые мы используем, чтобы направлять и направлять ключевые части нашей организационной работы с группами людей, таких как встречи, собрания по планированию и обучение наших членов и лидеров.

Будь то встреча (большая или маленькая) или тренировка, кто-то должен формировать и направлять процесс совместной работы, чтобы вы достигли своих целей и добились того, что вы намеревались сделать. В то время как группа людей может устанавливать повестку дня и определять цели, один человек должен сосредоточиться на том, как вы собираетесь продвигаться по своей повестке дня и эффективно достигать этих целей. Это человек, которого мы называем «фасилитатором».

Итак, чем фасилитация отличается от председательства на собрании?

Ну, это так, и это не так.У упрощения есть три основных принципа:

• Фасилитатор — это руководство, помогающее людям продвигаться в процессе вместе, а не обитель мудрости и знаний. Это означает, что фасилитатор присутствует не для того, чтобы высказывать мнение, а для того, чтобы выявлять мнения и идеи членов группы.
• Фасилитация фокусируется на том, как человека участвуют в процессе обучения или планирования, а не только на того, чего достигает
• Координатор нейтрален и никогда не принимает чью-то сторону

Лучшие стулья для встреч считают себя фасилитаторами.Хотя они должны составить повестку дня и убедиться, что важные вопросы обсуждены, приняты решения и предприняты действия, хорошие председатели не чувствуют, что у них есть все ответы или что они должны говорить все время. Самое главное — это то, что говорят участники встречи. Итак, сосредоточьтесь на том, как организована встреча и проведите ее, чтобы убедиться, что все могут принять участие. Сюда входят такие вещи, как:

• Чтобы каждый чувствовал себя комфортно, участвуя
• Разработка структуры, позволяющей услышать идеи каждого
• Сделать так, чтобы участники чувствовали себя комфортно благодаря своему вкладу в собрание
• Убедиться, что группа чувствует, что идеи и решения принадлежат им, а не только руководителю.Поддерживать идеи каждого и никого не критиковать за сказанное.

Зачем вам нужны навыки фасилитатора?

Если вы хотите хорошо планировать, вовлекать членов и создавать реальные возможности для лидерства в вашей организации и навыки у ваших членов, вам необходимы навыки фасилитатора. Чем больше вы знаете о том, как формировать и проводить хороший процесс обучения и планирования, тем больше ваши члены будут чувствовать себя уполномоченными в отношении своих собственных идей и участия, останутся инвестированы в вашу организацию, возьмут на себя ответственность и ответственность, и тем лучше будут ваши встречи. .

Как вы содействуете?

Встречи — большая часть нашей организационной жизни. Кажется, мы всегда переходим от одной встречи к другой. Следующее занятие в Tool Box будет посвящено подробному планированию и проведению хороших встреч. Но здесь мы собираемся поработать над процессными навыками, которые должны быть у хороших руководителей встреч. Помните, что эти навыки фасилитации полезны не только на встречах: для планирования; для «выращивания» новых лидеров; для разрешения конфликтов; и для поддержания хорошего общения в вашей организации.

Может ли кто-нибудь научиться проводить встречу?

Да, в некоторой степени. Быть хорошим фасилитатором — это одновременно и навык, и искусство. Это навык, с помощью которого люди могут изучить определенные техники и с практикой улучшить свои способности. Это искусство в том смысле, что у одних людей к нему больше таланта, чем у других. Иногда лидеры организаций должны способствовать проведению собраний: таким образом, президенты советов директоров должны быть обучены тому, как проводить собрания. Но для других собраний и занятий по планированию не требуется, чтобы кто-то один выступал в роли фасилитатора, поэтому ваша организация может привлекать членов, обладающих навыками и талантом.

Другими словами, содействие на самом деле означает:

• Понимание целей собрания и организации
• Сохранение группы в повестке дня и движение вперед
• Вовлечение всех в собрание, включая выделение тихих участников и контроль над властными
• Обеспечение демократического принятия решений

Как вы планируете хороший процесс фасилитации?

Хороший фасилитатор заботится как об итогах встречи или сессии планирования, так и о том, как люди на собрании участвуют и взаимодействуют, а также о процессе.Хотя достижение целей и результатов, которых хотят все, конечно, важно, фасилитатор также хочет убедиться, что процесс работает правильно, что все вовлечены и что опыт является наилучшим для участников.

При планировании хорошего процесса встречи координатор сосредотачивается на:

• Климат и окружающая среда
• Логистика и расположение помещений
• Основные правила

Хороший фасилитатор заранее составит планы в каждой из этих областей.Давайте посмотрим на некоторые особенности.

Климат и окружающая среда

Есть много факторов, которые влияют на то, насколько безопасно и комфортно люди чувствуют себя при взаимодействии друг с другом и участии. Окружающая среда и общий «климат» встречи или собрания по планированию задают важный тон для участия.

Ключевые вопросы, которые вы задали бы себе как фасилитатору, включают:

• Это место знакомо, где люди чувствуют себя комфортно? Признайтесь, если вы планируете провести интерактивную встречу, сидя за столом для переговоров в мэрии, некоторые из ваших людей могут почувствовать себя напуганными и оторванными от своего окружения.Удобное и знакомое место — ключ к успеху.
• Доступен ли сайт встречи для всех? Если нет, предоставили ли вы транспорт или сопровождение, чтобы помочь людям добраться до места? Психологически, если люди чувствуют, что сайт находится слишком далеко от них или в месте, которое они считают «опасным», это может отпугнуть их даже от посещения. Если они все же придут, они могут прийти с чувством, что они на самом деле никому не нужны или что их потребности на самом деле не учтены. Это может серьезно затруднить общение и участие.Еще одно напоминание: могут ли пользоваться сайтом люди с ограниченными физическими возможностями?
• Подходит ли пространство? Слишком большой? Слишком маленький? Если вы хотите, чтобы группа планирования почувствовала, что это команда, большой зал для собраний всего на 10-15 человек может показаться устрашающим и заставить людей чувствовать себя застенчивыми и тихими. С другой стороны, если вы проводите встречу с группой из 30 человек, небольшой конференц-зал, где люди неудобно сжаты вместе, может нарушить работу: люди ерзают на своих местах, встают, чтобы размяться и подышать воздухом.Это может вызвать настоящий перерыв в настроении и ощущении от встречи или совещания по планированию. Вы хотите, чтобы люди оставались сосредоточенными и расслабленными. Мораль: выберите размер комнаты, соответствующий размеру вашей группы.

Логистика и расположение помещений

Хотите верьте, хотите нет: то, как люди сидят, голодны ли они и слышат ли они, может помочь или нарушить ваш процесс планирования. Вы, как фасилитатор, должны очень заботиться о логистике встречи, вне зависимости от того, несете ли вы ответственность за них или нет.Некоторые вещи, которые следует учитывать:

• Расположение стульев: Наличие стульев в кругу или вокруг стола способствует обсуждению, равенству и знакомству. Трибуны для выступающих и сиденья в стиле лекций заставляют людей чувствовать себя устрашающе и формально. Избегайте их любой ценой.
• Места для развешивания газетной бумаги: возможно, вы используете много газетной бумаги или другого места на доске во время встречи. Можно ли использовать скотч, не повредив стены? Есть мольберт? Достаточно ли места, чтобы вы могли держать важные материалы на виду, а не убирать их?
• Лист входа в систему: есть ли таблица для людей?
• Закуски: Ворчание желудков определенно отвлечет внимание людей от встречи.Если у вас есть закуски, кто их приносит? Вам нужны розетки для кофейников? Можете ли вы устроить так, чтобы люди могли получать еду, не прерывая собрания? А кто потом убирает?
• Микрофоны и аудиовизуальное оборудование: вам нужен микрофон? Видеокамеры? Может ли кто-нибудь настроить и протестировать оборудование перед тем, как вы начнете?

Чтобы создать безопасную и комфортную среду, хороший фасилитатор должен учесть еще несколько моментов. Как вы защищаете людей, которые опасаются, что их идеи подвергнутся нападкам или насмешкам? Как сдерживать громких болтунов, которые склонны доминировать, но при этом заставлять их чувствовать себя хорошо из-за своего участия? Большая часть ответа кроется в Основных правилах.

Основные правила

У большинства собраний есть какие-то правила работы. Некоторые группы используют правила Роберта (парламентская процедура) для проведения своих собраний, в то время как у других есть правила, которые они приняли с течением времени. Если вы хотите, чтобы участие происходило непрерывно и чтобы люди действительно чувствовали себя заинтересованными в следовании правилам, лучший способ — это попросить группу разработать их в качестве одного из первых шагов в этом процессе. Это придает участникам чувство силы («Эй, она не говорит нам, как действовать.Нам решать, что мы считаем важным! «) И гораздо больше вкладывать средства в соблюдение правил. Общие основные правила:

• Одновременно говорит один человек
• Поднимите руку, если вам есть что сказать
• Слушайте, что говорят другие люди
• Запрещается насмехаться над идеями других людей или нападать на них
• Возвращаться с перерывов вовремя (если встреча долгая)
• Уважайте друг друга

Процесс разработки основных правил:

• Начните с того, что скажите людям, что вы хотите установить некоторые основные правила, которым все будут следовать во время нашего собрания.Повесьте чистый лист газетной бумаги на стену с заголовком «Основные правила».
• Спросите любые предложения у группы. Если никто ничего не говорит, начни с самого себя. Обычно это заводит людей.
• Напишите любые предложения на газетной бумаге. Обычно наиболее эффективно «проверить» со всей группой, прежде чем вы изложите идею («Сью предложила поднять руки, если нам есть что сказать. Это нормально для всех?»), Как только вы получите 5 или 6 хороших ответов. правила, проверьте, есть ли у кого-нибудь другие предложения.
• Когда вы закончите, спросите группу, согласны ли они с этими Основными правилами и готовы им следовать. Убедитесь, что люди действительно говорят «Да» вслух. Это имеет значение!

Организация встречи или планирования

Как мы уже говорили, фасилитатор отвечает за обеспечение «безопасного» климата и рабочей атмосферы для встречи. Но вы, вероятно, задаетесь вопросом: «Что мне на самом деле делать во время собрания, чтобы направлять процесс?» Вот основные шаги, которые могут быть руководством для вашего фасилитатора:

Начать встречу вовремя

Немногие из нас начинают встречи вовремя.Результат? Те, кто приходят вовремя, чувствуют себя обманутыми, что бросились туда! Начните с опоздания не более чем на пять минут, максимум на десять и поблагодарите всех, кто пришел вовремя. Когда появляются опоздавшие, не останавливайте процесс, чтобы признать их. Дождитесь перерыва или другого подходящего времени, чтобы они представились.

Добро пожаловать всем

Постарайтесь приветствовать всех, кто приходит. Не жалуйтесь на размер группы, если явка небольшая! Ничто не отпугнет тех, кто сделал быстрее.Поблагодарите всех присутствующих за то, что пришли и проанализируете явку позже. Иди с тем, кто у тебя есть.

Знакомьтесь

Есть много способов представиться друг другу, которые лучше, чем просто ходить по комнате. Типы представлений, которые вы делаете, должны зависеть от того, какая у вас встреча, количество людей, общие цели встречи и какую информацию было бы полезно знать. Вот некоторые ключевые вопросы, которые вы можете попросить участников включить в свои представления:

• Как вы впервые стали сотрудничать с нашей организацией? (если большинство людей уже вовлечено, но участники плохо знают друг друга)
• Что вы хотите знать о нашей организации? (если собрание предназначено для знакомства вашей организации с другой организацией)
• Что вас больше всего злит в этой проблеме? (если собрание призвано сосредоточить внимание на конкретной проблеме)

Иногда мы сочетаем знакомство с чем-то, что называется «ледоколом».«Ледоколы:

• Избавьтесь от чувства незнакомости и застенчивости
• Помогите людям сменить роли — от их «рабочих» «я» к «более человечным»
• Создайте ощущение себя частью команды
• Создание сетевых возможностей
• Помогите участникам поделиться навыками и опытом

Вот несколько способов проведения представлений и ледоколов:

• В парах попросите людей повернуться к человеку рядом с ними и поделиться своим именем, организацией и тремя другими фактами о себе, которые другие могут не знать.Затем попросите каждую пару представить друг друга группе. Это помогает знакомить незнакомцев и помогает людям чувствовать себя в безопасности — они уже знают по крайней мере еще одного человека, и им не нужно было делиться информацией прямо перед большой группой в начале встречи.
• Сформируйте небольшие группы и предложите каждой из них решить головоломку. Попросите их представиться своей группе, прежде чем они приступят к работе. Это помогает создать ощущение командной работы.
• Попросите всех записать в большой группе два истинных утверждения о себе и одно ложное.Затем каждый человек читает свои утверждения, и вся группа должна угадать, какое из них ложное. Это помогает людям познакомиться и расслабиться.
• Предложите каждому участнику опросить и попросите участников опросить друг друга, чтобы найти ответы. Задайте вопросы о навыках, опыте, мнении по проблеме, над которой вы будете работать, и т. Д. Когда все закончат, попросите людей поделиться полученными ответами.

При проведении знакомств и ледоколов важно помнить:

• Каждый участник должен принять участие в мероприятии.Единственным исключением могут быть опоздавшие, прибывшие после завершения представления. В первый возможный момент попросите опоздавших назвать свое имя и любую другую информацию, которой, по вашему мнению, они должны поделиться, чтобы все чувствовали себя комфортно и равны.
• Будьте внимательны к культуре, возрасту, полу и уровню грамотности участников, а также к любым другим факторам при принятии решения о том, как проводить знакомство. Например, деятельность, требующая физического контакта или чтения длинных инструкций, может быть неподходящей для вашей группы.Также помните, чего вы хотите достичь с помощью этого упражнения. Не принимайте решение сделать что-либо только потому, что это кажется забавным.
• Важно, чтобы все чувствовали себя желанными гостями и чтобы их выслушали в начале встречи. В противном случае участники могут почувствовать себя некомфортно и недооцененными, и впоследствии они не будут принимать активное участие. Кроме того, если вы не получите основную информацию о том, кто там находится, вы можете упустить несколько золотых возможностей. Например, в комнате может находиться редактор региональной газеты; но если вы не знаете, вы упустите возможность потенциального интервью или специального освещения.
• И не забудьте представиться. Вы хотите убедиться, что у вас есть доверие к организаторам встречи и что люди немного о вас знают. Доверие не означает, что у вас есть высшее образование или 15 лет опыта фасилитатора. Это просто означает, что вы делитесь своим прошлым, чтобы люди знали, почему вы проводите фасилитацию и что побудило вас высказаться.

Ознакомьтесь с повесткой дня, целями и основными правилами собрания

Обсудите, что будет происходить на собрании.Посоветуйтесь с группой, чтобы убедиться, что они согласны с повесткой дня и им нравятся. Никогда не знаешь, захочет ли кто-нибудь прокомментировать и предложить что-то немного другое. Это создает чувство сопричастности к собранию и позволяет людям на раннем этапе узнать, что вы здесь, чтобы облегчить их процесс и их встречу , а не вашу собственную повестку дня.

То же самое и с результатами встречи. Вы также захотите обсудить это с людьми, чтобы узнать их мнение и убедиться, что это именно те результаты, которых они добиваются.Здесь также вступают в силу основные правила, которые мы рассмотрели ранее.

Поощрять участие

Это одна из ваших основных должностей фасилитатора. Вам решать, чтобы те, кому нужно слушать, слушали, а те, кто должен говорить. Поощряйте людей делиться своим опытом и идеями и призывайте тех, у кого есть соответствующая справочная информация, делиться ею в подходящее время.

Придерживайтесь повестки дня

Группы имеют тенденцию отходить от первоначальной программы, иногда даже не подозревая об этом.Когда вы услышите, что обсуждение уходит, обратите на это внимание группы. Вы можете сказать: «Это интересный вопрос, но, возможно, нам следует вернуться к первоначальному обсуждению».

Избегайте принятия подробных решений

Иногда группам легче обсудить цвет салфеток, чем реальные проблемы, с которыми они сталкиваются. Помогите группе не погрузиться в детали. Вместо этого предложите: «Возможно, комитет сможет решить этот вопрос». Вы действительно хотите участвовать в таком уровне детализации?

Искать обязательства

Принятие обязательств для будущего участия часто бывает целью.Вы хотите, чтобы лидеры посвятили себя определенным задачам, люди добровольно помогали в кампании или организации, поддерживающие вашу группу. Удостоверьтесь, что для поиска обязательств отведено достаточно времени. Для небольших встреч запишите имена людей на газетной бумаге рядом с задачами, которые они согласились выполнить.

Одно важное практическое правило состоит в том, что никто не должен уходить с собрания, не сделав ничего. Никогда не закрывайте встречу, говоря: «Мы свяжемся с вами, чтобы подтвердить, как вы могли бы принять участие.«Воспользуйтесь моментом! Подпишите их!

Закрываем каждый предмет

Многие группы будут обсуждать вещи в десять раз дольше, чем им нужно, если фасилитатор не поможет им понять, что они в основном согласны. Обобщите консенсусную позицию или попросите кого-нибудь в группе резюмировать точки согласия, а затем двигайтесь вперед. Если один или два человека не согласны, сформулируйте ситуацию как можно яснее: «Кажется, у Тома и Левонии другие чувства по этому поводу, но все остальные, похоже, идут в этом направлении.Возможно, мы сможем пойти в том направлении, которое хочет большая часть группы, и, возможно, Том и Левония могут вернуться к нам другими способами, чтобы уладить свои опасения. «Вы даже можете предложить сделать перерыв, чтобы Том и Левония могли провести собрание. вверх с некоторыми опциями.

Некоторые группы решительно настроены достичь консенсуса по вопросам, прежде чем двигаться дальше. Если ваша группа входит в их число, обязательно прочтите хорошее руководство или книгу по принятию консенсусных решений. Однако многие группы считают, что голосование — это прекрасный способ принимать решения.Хорошее практическое правило состоит в том, что голосование должно быть принято большинством в две трети голосов, чтобы решение было действительным. Для того чтобы большинство групп работало хорошо, они должны стремиться к консенсусу, когда это возможно, но при необходимости проводить голосование, чтобы продвигать процесс вперед.

Уважать права каждого

Фасилитатор защищает застенчивых и тихих людей на собрании и побуждает их высказаться. Еще одна важная задача — удержать властных людей от монополизации собрания или высмеивания идей других.

Иногда люди доминируют в обсуждении, потому что они действительно увлечены проблемой и им есть что сказать. Один из способов направить их интерес — предложить им рассмотреть возможность работы в комитете или целевой группе по этому вопросу. Однако другие люди говорят, чтобы слышать, как они говорят. Если кто-то вроде этого появится на вашей встрече, загляните в эту главу, чтобы получить несколько советов о том, как бороться с «нарушителями».

Будьте гибкими

Иногда на собрании возникают вопросы, которые настолько важны, что они займут гораздо больше времени, чем вы думали.Иногда о них вообще никто не думает. Возможно, вам придется потратить время или изменить свою повестку дня, чтобы обсудить их. Обязательно уточните у группы, все ли в порядке. прежде чем перейти к пересмотренной повестке дня. При необходимости сделайте пятиминутный перерыв, чтобы обсудить с ключевыми лидерами или участниками, как решить проблему и как изменить структуру повестки дня. Будьте готовы порекомендовать альтернативную повестку дня, при необходимости отбросив некоторые пункты.

Подведите итоги встречи и необходимые дальнейшие действия

Перед завершением собрания кратко опишите ключевые решения, которые были приняты, и что еще произошло.Не забудьте также резюмировать последующие действия, которые были согласованы и которые необходимо предпринять. Напомните людям, как много хорошей работы было проделано и насколько эффективной, надеюсь, была встреча. Вернитесь к целям или результатам, чтобы показать, чего вы достигли.

Поблагодарить участников

Найдите минутку, чтобы поблагодарить людей, которые подготовили все для встречи, обустроили комнату, принесли закуски или сделали какую-либо работу по организации встречи. Поблагодарите всех участников за их вклад и энергию, а также за успешное проведение встречи.

Закройте встречу

Люди ценят только встречу, которая заканчивается вовремя! Обычно неплохо было бы «завершить» встречу, особенно если она была долгой, если были какие-то неприятные ситуации, которые вызвали напряженность, или если люди особенно усердно работали, чтобы прийти к решениям или составить планы.

Хороший способ завершить собрание — обойти комнату и попросить людей сказать одно слово, которое описывает, что они чувствуют сейчас, когда вся эта работа сделана.Обычно вы получаете ответы от «устал» до «возбужден»! Если встреча прошла удачно, то даже «измученные» останутся перед уходом.

Навыки и советы фасилитатора

Вот еще несколько моментов, которые следует запомнить, которые помогут вам максимально повысить вашу роль фасилитатора:

Не запоминать сценарий

Даже имея хорошо подготовленную повестку дня и ключевые моменты, которые вы должны сформулировать, вам нужно быть гибким и естественным. Если люди почувствуют, что вы читаете заученные строки, они будут чувствовать, что с ними разговаривают свысока, и не будут отвечать свободно.

Наблюдайте за языком тела группы

Люди ерзают на своих местах? Им скучно? Усталый? Вы запутались? Если люди выглядят беспокойными или пребывают в тумане, возможно, вам нужно сделать перерыв или ускорить или замедлить темп встречи. А если вы видите растерянность на слишком многих лицах, возможно, вам придется остановиться и проверить группу, чтобы убедиться, что все знают, где вы находитесь в повестке дня, и что группа находится с вами.

Всегда проверяйте группу

Будьте осторожны при выборе места встречи.Проверяйте после каждой основной части процесса, есть ли вопросы, и все ли понимают и согласны с принятыми решениями.

Подведение итогов и пауза

Когда вы закончите обсуждение или часть процесса встречи, подведите итоги того, что было сделано и решено, и сделайте паузу, чтобы задать вопросы и комментарии, прежде чем двигаться дальше. Научитесь «чувствовать», как долго нужно делать паузу — слишком короткая, и у людей действительно нет времени задавать вопросы; слишком долго, и люди начнут чувствовать себя неуютно от тишины.

Будьте внимательны к своему поведению

Сделайте перерыв, чтобы успокоиться, если вы нервничаете или теряете контроль. Следите за тем, чтобы не повторяться, не произносить «ах» между каждым словом или говорить слишком быстро. Следите за своим голосом и манерами. (Вы стоите слишком близко к людям, чтобы они чувствовали себя напуганными, и смотрите в глаза, чтобы люди чувствовали себя вовлеченными?) То, как вы действуете, влияет на то, что чувствуют участники.

Занимайте свои руки

Возьмитесь за маркер, мел или спинку стула.Не играйте с мелочью в кармане!

Следите за своей речью

Будьте осторожны, вы не оскорбляете и не отталкиваете никого в группе. Используйте нецензурную лексику на свой страх и риск!

Используйте собственный язык тела

Использование языка тела для управления динамикой в ​​комнате может быть отличным инструментом. Подойдя ближе к застенчивому, тихому участнику и попросив его выступить, он может почувствовать большую готовность, потому что он может смотреть на вас, а не на большую группу, и чувствовать себя менее запуганным.Кроме того, прогулка вовлекает людей в процесс. Не стойте перед залом всю встречу.

Не разговаривайте с газетной бумагой, доской или стенами — они не могут ответить!

Всегда ждите, пока вы не перестанете писать и не окажетесь лицом к группе, чтобы поговорить.

Работа с нарушителями: профилактика и вмешательство

Наряду с этими советами по фасилитации, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы предотвратить срыв, прежде чем он случится, чтобы остановить его, когда это происходит на собрании.Наиболее распространенные типы нарушителей — это люди, которые пытаются доминировать, продолжают отказываться от повестки дня, ведут сторонние разговоры с человеком, сидящим рядом с ними, или люди, которые думают, что они правы, высмеивают и атакуют чужие идеи.

Профилактика. Попробуйте использовать эти «Предотвращения» при настройке встречи, чтобы попытаться исключить сбои:

Согласуйте повестку дня, основные правила и результаты. Другими словами, согласитесь на процесс. Эти соглашения о процессе создают ощущение общей подотчетности и ответственности за встречу, совместной ответственности за то, как проводится собрание, и групповых инвестиций в достижение результатов и целей.

Слушайте внимательно. Не делайте вид, что слушаете то, что говорит кто-то на собрании. Люди могут сказать. Слушайте внимательно, чтобы понять, о чем идет речь. И проверяйте, подводите ли вы итоги, всегда спрашивая человека, правильно ли вы поняли его идею.

Проявляйте уважение к опыту. Мы не можем сказать достаточно. Поощряйте людей делиться стратегиями, историями с мест и уроками, которые они извлекли. Цените опыт и мудрость в комнате.

Узнайте ожидания группы. Убедитесь, что вы с самого начала раскрыли, для чего участники, по мнению участников, собираются на встречу. Когда вы узнаете, четко определите, что будет, а что не будет обсуждаться на этой встрече. Составьте план того, как освещать проблемы, которые не будут рассматриваться: запишите их на газетной бумаге и согласитесь разобраться с ними в конце встречи или попросите группу договориться о последующей встрече для обсуждения незавершенных вопросов.

Есть много способов узнать, каковы ожидания группы от собрания: Попробуйте попросить всех закончить это предложение: «Я хочу уйти отсюда сегодня, зная…. «Вы не хотите, чтобы люди, сидящие на собрании, злились из-за того, что они оказались не в том месте, и никто не удосужился спросить их, чего они хотят здесь достичь. Эти люди могут разыграть свое разочарование во время собрания и стать ваши самые большие разрушители.

Оставайтесь в роли координатора. Вы не можете быть эффективным фасилитатором и участником одновременно. Переступая черту, вы рискуете оттолкнуть участников, вызвать негодование и потерять контроль над встречей.Предложите группе стратегии, ресурсы и идеи, но не мнения, а .

Не защищайся. Если вас атакуют или критикуют, сделайте «мысленный шаг» назад, прежде чем отвечать. Заняв оборонительную позицию, вы рискуете потерять уважение и доверие группы и можете заставить людей думать, что они не могут быть честными с вами.

Сильные игроки с «бай-ином». Эти люди могут превратить вашу встречу в кошмар, если они не будут чувствовать, что их влияние и роль признаются и уважаются.Если возможно, передайте им подтверждение в начале встречи. Попробуйте дать им роли, которые они будут играть во время встречи, например, «звуковую доску» для вас в перерывах, чтобы узнать, как проходит встреча.

Вмешательства. Попробуйте использовать эти «Вмешательства», когда во время встречи происходит сбой:

• Поручить группе принять решение . Если кто-то доминирует на собрании, отказывается придерживаться повестки дня, поднимает один и тот же вопрос снова и снова или бросает вызов тому, как вы проводите встречу:
  • Сначала попробуйте напомнить им об согласованной повестке дня.Если это не сработает, верните его группе и спросите, как они относятся к участию этого человека. Позвольте группе поддержать вас.
• Используйте повестку дня и основные правила . Если кто-то не входит в повестку дня, ведет сторонние разговоры на протяжении всей встречи, устно нападает на других:
  • Вернитесь к этой повестке дня и этим основным правилам и напомните людям о соглашениях, достигнутых в начале встречи.
• Будьте честны: скажите, что происходит . Если кто-то пытается вас запугать, если вы чувствуете себя расстроенным или расстроенным, если вам нужно отвести группу за собой:
  • Лучше сказать, что происходит, чем пытаться скрыть это. Каждый будет осознавать динамику в комнате. Группа поддержит вас, если вы честно и откровенно расскажете о ситуации.
• Используйте юмор . Если в комнате много напряжения, если на собрании есть люди, которые не хотели присутствовать, если люди боятся / стесняются участвовать, если вы посторонний:
  • Попробуйте юмористический комментарий или шутку.Если это самоуничижительно, тем лучше. Юмор почти всегда поднимает настроение. Это одно из лучших средств для снятия напряжения, которые у нас есть.
• Принять или узаконить точку или сделку . Если есть кто-то, кто продолжает выражать сомнения в способности группы что-либо достичь, ожесточается и отвергает предложения других, постоянно повторяет одну и ту же точку зрения, кажется, у него проблемы с властью:
  • Попробуйте один или несколько из этих подходов. : Покажите, что вы понимаете их проблему, дав понять, что вы слышите, насколько она важна для них.Легитимизируйте проблему, сказав: «Это очень важный момент, и я уверен, что мы все считаем критическим». Сделайте сделку, чтобы разобраться с их проблемой в течение короткого периода времени («Хорошо, давайте разберемся с вашей проблемой в течение 5 минут, а затем мы должны двигаться дальше»). Если это не сработает, согласитесь отложить решение проблемы до в конце встречи или создайте комитет для дальнейшего изучения.
• Используйте язык тела . Если побочные разговоры продолжаются, если необходимо участие тихих людей, если необходимо перефокусировать внимание:
  • Используйте язык тела.Подойдите ближе к тем, кто разговаривает, или к тихим. Установите с ними зрительный контакт, чтобы привлечь их внимание и уловить ваши намерения.
• Сделайте перерыв . Если менее конфронтационная тактика не сработала, кто-то продолжает словесно нападать на других, тасовать бумаги, отрезать других:
  • Если вы попробовали все вышеперечисленные предложения и ничего не помогло, пора сделать перерыв, пригласить нарушителя спокойствия из комнаты и вежливо, но твердо заявить о своих чувствах по поводу того, насколько его поведение разрушительно для группы.Дайте понять, что сбою нужно положить конец. Но также постарайтесь выяснить, что происходит, и посмотрите, есть ли другие способы решить проблемы этого человека.
• Противостояние в комнате Если все остальное не удалось, если вы уверены, что это не вызовет негативной реакции, если группа поддержит вас, и если вы пробовали все остальное:
  • Вежливо, но твердо противостоять нарушителю спокойствия в комнате. Скажите человеку очень четко, что нарушение нужно прекратить сейчас.Используйте язык тела, чтобы побудить других членов группы поддержать вас. Это абсолютно последнее средство, когда необходимо действовать, и альтернативы не остается!

Essential Facilitation (только при личной встрече) — Interaction Institute for Social Change: Interaction Institute for Social Change

Содействие стратегическому мышлению, совместному решению проблем и заключению соглашений

Обратите внимание: IISC в настоящее время не предлагает Essential Facilitation , поскольку это практический опыт обучения, который нелегко перевести на виртуальную платформу.Хотя мы еще не планируем снова предлагать личные тренинги, мы, безусловно, надеемся, что условия позволят нам сделать это в ближайшее время. Спасибо за ваше терпение.

Скорее всего, чем больше вы ответственны за результаты своей организации или сообщества, тем больше встреч вам потребуется проводить, и тем больше соглашений вам нужно будет заключить. Содействие имеет решающее значение для успеха, когда в решении принимают участие несколько человек. Essential Facilitation® предоставляет прочную основу и проверенные методы для разрешения конфликтов, создания взаимной поддержки и заключения прочных соглашений — навыков, столь же ценных в повседневной жизни, как и в организационных условиях.

Льготы участникам

В этом трехдневном семинаре по фасилитации вы изучите основные стратегии и навыки, помогающие группам решать проблемы, разрешать конфликты и достигать согласия. Этот семинар под руководством опытных практиков предоставит вам прочную основу теории и практики фасилитации для немедленного использования.

После завершения этого семинара вы сможете:

• Продолжать обсуждения
• Разработка ориентированных на результаты повесток дня, групповых процессов и планов реализации
• Разработка и проведение сессий планирования и встреч команд
• Используйте инструменты совместного решения проблем, чтобы легче принимать решения
• Использование различных точек зрения и стилей общения
• Делитесь идеями, ответственностью и успехом так, чтобы ценить вклад каждого
• Используйте беспроигрышное мышление для разрешения конфликтов
• Моделируйте поведение, которое помогает другим улучшить групповое взаимодействие.

При среднем соотношении участников и тренеров 10: 1 вы получите значительное внимание, в том числе групповую и индивидуальную обратную связь и коучинг. Такой подход дает немедленный выигрыш в навыках и осведомленности. Мы адаптируем курс к участникам, создавая возможность для новичков и опытных фасилитаторов улучшить свои навыки.

Преимущества для вашей организации

Эффективные фасилитаторы раскрывают силу личности и показывают группам, как достичь желаемых целей.Когда лидеры моделируют умелую фасилитацию, они претворяют в жизнь свою приверженность участию и сотрудничеству. По мере совершенствования навыков фасилитации в организации или сообществе все участники становятся более творческими и продуктивными и могут лучше использовать возможности для кардинальных улучшений в том, как выполняется работа, для достижения более амбициозных результатов.

$ 1050 Некоммерческая | 1350 $ Фонд

Если у вас есть вопросы о наших мастерских и / или процессе регистрации мастерской, , пожалуйста, просмотрите эти часто задаваемые вопросы . Если после этого ваш вопрос останется без ответа, мы будем рады услышать от вас. Отправьте нам подробное сообщение.

Что на самом деле означает «фасилитация» и почему это ключ к будущему Wor

Что приходит на ум, когда вы слышите термин «фасилитатор»? Диспетчер задач, занимающий воздушное пространство в передней части комнаты? Или мысли типа: « Ugh — хорошо, как мне отказаться от посещения этого семинара?»

Но если все сделано правильно, фасилитация — это не скучные презентации.Это процесс объединения людей для решения любой проблемы. Хорошие фасилитаторы знают, как сразу приступить к делу, поставить цель, создать формат, полный интерактивных возможностей для обсуждения, и вести группы любого размера к конструктивным решениям. И вам не нужно конкретное название должности или определенный опыт, чтобы стать эффективным фасилитатором — вам просто нужно развить набор навыков, которые придадут структуру и цель этому искусству сотрудничества, которое в остальном неуправляемо.

По мере того, как рабочие места становятся менее иерархичными и больше полагаются на межличностное решение проблем, а не только на тактическое исполнение, фасилитация становится рабочим навыком, на который вам нужно будет все больше и больше полагаться. Вот что вам нужно знать, чтобы приступить к его разработке.

---

Связано: Это образ мышления, который вам понадобится для процветания в будущем работы

---

Это не только для менеджеров

Что обычно происходит, когда вы и ваша команда сталкиваетесь с серьезной проблемой? Обычно ваш менеджер созывает собрание, и организатор по умолчанию становится фасилитатором.Хотя это правда, что менеджеры несут ответственность за то, чтобы что-то происходило изо дня в день, их должность не означает, что они автоматически добиваются успеха в этих обсуждениях.

Если вы хотите провести более продуктивную встречу, каждый должен принять идею изменения статус-кво — что означает знание того, как облегчить типы трудных разговоров, в которых команды решают, как измениться. Другими словами, любой может быть эффективным помощником. Вам просто нужно сначала отказаться от привычного подхода, основанного на иерархии.

---

Связано: Секрет решения низкотехнологичных проблем, позволяющий взглянуть в лицо вашей компании

---

Не делитесь повесткой дня

Еще одна знакомая привычка обычных мозговых штурмов и командных встреч — повестка дня, которая обычно распространяется заранее, чтобы все знали, что находится на рассмотрении. Может быть, ваш босс даже разделит слайды PowerPoint, чтобы выделить время между докладчиками вашей группы. Фактически, слайд-колоды стали настолько универсальным ожиданием — стандартным методом выполнения повестки дня — что они стали костылем.

Таким образом, вы должны не только избегать подготовки презентации PowerPoint к следующему мозговому штурму, но и избегать соблазна даже поделиться повесткой дня заранее. Я знаю, что это похоже на рецепт беспредела. Но, убрав костыль повестки дня, вы начнете заставлять людей потеть — и это хорошо. Это дает им понять, что встреча, которую они собираются посетить, призвана изменить статус-кво и мыслить более творчески, чем они могли бы привыкнуть.

---

Связано: Мозговой штурм не работает — попробуйте вместо этого эти три альтернативы

---

Один из способов облегчить сознание участников — поделиться целями собрания, но это не то же самое, что полностью конкретизированная повестка дня.Сообщите участникам, что вы хотите, чтобы они ушли в конце занятия, но не поддавайтесь желанию поделиться чем-нибудь еще.

Распределите свое время по-другому

Теперь вам нужно решить, как вы достигнете этих целей за установленный период времени. У фасилитаторов есть много вариантов: Хотите ли вы провести сессию как семинар по «дизайн-мышлению», чтобы получить максимальную отдачу от каждого участника? Если это так, посетите семинар Стэнфордской d.School под названием «Bootleg» для получения поддержки. Или вы хотите применить на практике свои «модельные» методы? Вот несколько советов Отто Шармера из Массачусетского технологического института, а также некоторые подробности о том, как на практике выглядит фасилитация на основе моделей.А для еще большего вдохновения ознакомьтесь с этой удобной классификацией 10 различных подходов к фасилитации.

Независимо от того, какой подход вы выберете, вы можете найти способ организовать выделенное время более эффективно, чем это делают традиционные собрания. Вот один пример: каждый раз, когда один человек планирует выступить перед группой подробно — даже всего пять минут, — сократите это время вдвое или даже на три четверти. Затем попросите потенциального докладчика изложить свои основные положения и вместо этого поделиться распечаткой, а также попросите участников прочитать ее в тишине.

Сумасшедший? Не совсем. Эффективные фасилитаторы знают, что люди могут читать вдвое быстрее, чем любой может говорить, поэтому вместо того, чтобы тратить время на обновления или презентации, они ищут способы более эффективной передачи информации.

Упрощение формальностей, разнообразие и будущее работы

По мере того, как население в целом будет диверсифицироваться, будут происходить и рабочие места будущего, и перспективные компании уже активно работают над разнообразием своих рядов. Люди с разным опытом и точками зрения, решающие одну и ту же проблему вместе, с большей вероятностью найдут творческие решения.Но не обязательно, что они будут делать это в одиночку, без помощника, который будет руководить делом. Одна из причин, по которой фасилитация становится еще более важным профессиональным навыком в будущем, заключается в том, что организациям потребуются люди, которые знают, как использовать все это разнообразие мыслей и продуктивно направлять их.

Иногда все сводится к вашему подходу к решению проблем, который может либо поощрять, либо препятствовать разнообразию решений. Например, вы смотрите на проблему с 10-летней точки зрения или просто пытаетесь обыграть своих ближайших конкурентов? Вероятно, существует больше способов сделать первое, чем второе.Аналогичным образом, позволяете ли вы своим командам исследовать каждую проблему только один раз или создаете возможности для решения нескольких проблем с разных точек зрения в течение недели или даже месяца? Если вы расширите свой подход, вы привлечете больше людей к поиску ответов.

Небольшие группы иногда могут использовать силу разнообразия лучше, чем большие. Фасилитаторам следует подумать о том, чтобы половину времени занятия можно было посвятить тому, чтобы участники работали над вопросом в группах от трех до восьми человек.

Наконец, разным сотрудникам часто необходимо уметь обсуждать вопросы вовлеченности и предвзятости, и это может быть трудным разговором. Это еще одна причина для обучения способных фасилитаторов на всех уровнях вашей компании. Сотрудничать всегда непросто — и еще труднее, когда проблемы и проблемы, над которыми вы вместе работаете, создают дискомфорт, беспокойство или страх. Но эти эмоции не исчезнут с рабочего места в ближайшее время. Так что начните практиковать фасилитатор прямо сейчас, и вы подготовите свою рабочую культуру к будущему для более разнообразного и быстро меняющегося мира, который движется к нам.

---

Брэндон Кляйн является соавтором книги Содействие сотрудничеству: заметки о содействии для опытных сотрудников.

No related posts.