Что такое дедлайн, значение слова, его определение

Обновлено 05.10.2017.
Слово «дедлайн», в буквальном переводе с английского (deadline) означает «мертвая линия» и используется для обозначения предельного срока выполнения какого-либо действия, после наступления которого это действие уже теряет смысл. Например, вы спешите, чтобы не опоздать на поезд, но после того как время его отправления наступило, можно уже не спешить – поезд-то уже ушел!
Этот термин часто используется среди программистов для описания общего настроения в команде разработчиков накануне наступления срока сдачи проекта.

Нередко складывается ситуация, когда на последние 10% времени, отведенного на выполнение проекта, остается 90% объема работ. Если команда уложится вовремя – всех ждут премии, благодарности и прочие блага от вышестоящего начальства. А если нет – фирму ожидают штрафные санкции, а сверху вниз покатится волна всяческих неприятностей. Все спешат, просиживают на работе ночи и выходные, нервничают, уже ищут виноватых в возможном провале. Все это можно не описывать любому человеку, имеющему дело с выполнением проектов. Ему достаточно сказать: «У нас – дедлайн!». И он все поймет.

Что такое дедлайн?

Дедлайн (deadline) — это окончательный, утвержденный срок сдачи проекта. Либо же просто, конечная дата или время, когда действие должно завершиться, иначе, если просрочить и заступить за эту черту, то действие уже не будет иметь смысла. Будет бесполезно.

Дедлайн назначается из благих побуждений. Понятно, что любая работа должна планироваться, что жесткие сроки должны стимулировать исполнителей на более интенсивную работу. Все это верно, но только в том случае, если сроки выбраны правильно. Если же нет, то эффект может быть обратным. Когда время, отведенное на выполнение работ нереально мало, может сложиться такое отношение: «Зачем стараться – все равно не успеем!». А если сроки непомерно завышены: «А куда торопиться – у нас еще уйма времени!». В результате складывается та самая ситуация 10 – 90%, и дедлайн будет суровым.

Вот почему в любом проекте так велика роль проект-менеджера. Он должен уметь реально оценивать объемы работ и сроки, потребные для их выполнения. Разбивая работу на этапы, он назначает исполнителям промежуточные дедлайны, строго контролируя их соблюдение, не давая исполнителям расслабляться, но и следя при этом, чтобы скорость работы не пошла в ущерб качеству. Если работу удастся организовать таким образом, дедлайн не превратится в кошмар, и релиз будет сдан вовремя.

что это значит и 3 способа его соблюдать

Сроки приближаются, а работа ещё не готова. Заказчик интересуется: «Как дела? Успеете до вторника?»  Вы понимаете, что шансов успеть почти нет, переходите на авральный режим с бессонными ночами и кофе, ругаете себя, зачем тянули до последнего, почему не сделали заранее… У вас такое было?

Дедлайн – это значит час Х, последний срок, когда текст должен быть написан, сайт создан, отчет сдан. Завтра можно уже ничего не делать – поздно.

В школе мы осваиваем азы аврального метода работы, списывая домашку на перемене за 5 минут до урока. А в студенчестве доводим этот навык до совершенства, изучая всю новейшую историю за сутки до экзамена.

Во взрослую жизнь мы выходим виртуозами дедлайна, у кого-то привычка откладывать дела на потом превращается в настоящую проблему, ей даже название придумали – прокрастинация.

На первый взгляд, дедлайн – это плохо, это фактор стресса. Но у дедлайна есть и положительные стороны. Если бы не жестко установленные сроки, к некоторым важным делам мы не приступили бы никогда. Всегда кажется, что ещё уйма времени, всё успеется.

В этой статье мы подробно разберем понятие дедлайн, узнаем, откуда взялось это жуткое выражение: «линия смерти». Я расскажу про приемы, которые помогают сдавать проекты вовремя, грамотно распределять свои силы и избегать авральных ситуаций.

Напоследок вы узнаете 3 простых способа, которые помогут вам превратить дедлайны из врагов в ваших верных союзников. Вы научитесь использовать дедлайн, как инструмент для достижения  своих заветных целей.

Начнем?

Темная история термина

Мрачное слово «дедлайн», которое все чаще звучит в русском языке, пришло к нам из американского английского. В дословном переводе на русский deadline – это мертвая линия. Этимология приводит нас к американским тюремным лагерям (в некоторых версиях к лагерям военнопленных), где вдоль ограждения охрана чертила линию, выходя за которую, заключенный подвергался расстрелу на месте.

В общем, хорошее дело дедлайном не назовут. Расстрельные линии на границах американских тюрем уже не рисуют, но понятие прижилось и распространилось по миру. Только сейчас значение слова дедлайн стало метафорой, обозначающей крайний срок выполнения какой-либо работы.

Виноваты американские айтишники, которые начали употреблять это слово в своем сленге, потому что именно в их работе соблюдение сроков каждым членом команды очень много значит.

Полезные ссылки: Прокрастинация – что это и как избавиться от неё навсегда: научный подход простыми словами, Лучшие книги по маркетингу и продажам для новичков: личная подборка 2021, Фильмы про успех и мотивацию: подборка самых классных.

Что такое дедлайн простыми русскими словами?

Дедлайн простыми словами – это точное время сдачи работы. Обычно это конкретный день в календаре. Бывает, что срок конкретизирован вплоть до минут, например, на текстовых биржах копирайтер сдает текст к определенному часу.

В русском языке слово «дедлайн» часто заменяют синонимами. Сроки горят, время поджимает, край, цейтнот, аврал, нужно было вчера – неполный список выражений, означающих истекающий срок сдачи любого проекта.

Нарушение сроков влекут неприятные последствия. В зависимости от вида деятельности они бывают как незначительными, сугубо репутационными, так и катастрофическими.

Дедлайн  существует не только в работе и учебе. Он встречается повсеместно. Вовремя заплатить налоги, иначе начнутся штрафные санкции, сдать все анализы перед операцией, иначе ее отменят, заложить время на дорогу до вокзала или аэропорта с запасом, иначе путешествие не состоится – все это примеры ограниченных сроков в нашей жизни, нарушение которых влечет определенные последствия.

Охотно пользуются методом дедлайна коммерсанты разной степени продвинутости. Милые уловки небольших магазинчиков о том, что «осталось всего две последних штуки, это вы удачно зашли, перед вами все раскупили, берите, я еще и скидочку сделаю» и продуманные маркетинговые ходы гигантских корпораций с размещенной на билбордах рекламой об акции, которая продлится только до конца января – все это маркетинговый дедлайн, заставляющий нас покупать здесь и прямо сейчас.

Виды работы с ограниченными сроками

Часто заказчики или руководители устанавливают сроки выполнения проекта с запасом, учитывая форс-мажорные обстоятельства и прочие осложнения в процессе работы, но иногда дедлайн может быть совершенно нереальным, это ведет к браку из-за спешки, к нервотрепке и прочим неприятностям. По времени, закладываемому на выполнение задачи, и характеру работы дедлайны можно условно разделить на несколько групп.

• Срочные. К этой группе относятся заказчики, которые любят говорить, что им «надо было вчера». Они  сами не умеют планировать время и другим не дают спокойно работать. Конечно, иногда срочные проекты обоснованы и не зависят от некомпетентности заказчика или руководителя. Спешка и неадекватно сжатые сроки сильно вредят качеству работы. Это правило практически без исключений.
• Одноразовые. Есть задача, есть адекватный срок ее выполнения. Риск такого типа работы в том, что проект сдается целиком в обозначенное время, если допущены ошибки или результат вообще никуда не годится, то вы и заказчик узнаете об этом слишком поздно. Времени на исправление и доработку уже может не быть.
• Повторяющиеся. Наиболее комфортные условия для обеих сторон. Исполнитель с определенной периодичностью выполняет оговоренный объем работ к конкретному сроку.
• Поэтапные. Такая организация работы удобна для больших, громоздких проектов, которые разбиваются на несколько этапов. В этом случае минимизируется «авральщина» в работе исполнителей, и появляется возможность промежуточной проверки, что положительно сказывается на качестве результата.

Польза и вред дедлайнов

На российской почве дедлайн – это явление, вызывающее скорее негативную реакцию. Мы любим делать все неспешно, а еще лучше вообще ничего не делать, а тут начальство или заказчики со своими сроками. Все это приводит к бессонным ночам, стрессам, головным болям и прочим неприятностям. В Интернете давно гуляет составленная кем-то «Краткая памятка о сроках работы», удивительно точно описывающая ситуацию в российских офисах и учреждениях.

Но если говорить серьезно, то дедлайн – вещь, безусловно, полезная.

1. Грамотные сроки увеличивают производительность
   Исследования показывают, что в корпорациях, где дедлайны – привычная форма работы, производительность труда сотрудников увеличивается. Особенно хорошо себя зарекомендовал метод промежуточных дедлайнов. Наличие конкретного срока сдачи своей части работы мотивирует исполнителя, не дает ему погрязнуть в лени и прокрастинации. Хорошо спланированный проект, разбитый на определенные этапы с четкими и реальными сроками выполнения – залог успешной и качественной работы.
2. Лекарство от прокрастинации
   Психологи считают дедлайны отличным лекарством от вечной привычки все откладывать на потом. Это действенный способ самоорганизации. Четверть офисных сотрудников и фрилансеров страдают приступами прокрастинации, обещая себе и другим, что вот завтра-то уж они как сядут, как поднажмут! На практике в самый последний момент такие горе-работники выдают крайне слабый, «сырой» результат.
3. Эффективный инструмент маркетологов
   Маркетинговый дедлайн прекрасно работает, хотя большинство из нас и осознает, что это манипуляция. Но вот приходит СМС о том, что в магазине косметики только сегодня скидка 50% на помаду, и мы бежим туда покупать то, что еще минуту назад покупать и не планировали. Подобный метод способен увеличить на 10-50% объемы продаж в зависимости от категории товаров.
4. Повышение концентрации
   Психологи заметили, что жесткий дедлайн положительно влияет на концентрацию. Исполнитель, загнанный в жесткие рамки сроков, предельно сосредоточен на поставленной перед ним задаче, у него просто нет времени отвлекаться и «растекаться».
5. Влияние дедлайна на коллектив
   Существует психологический прием, помогающий новому руководителю быстро оценить качества коллектива. Искусственно созданный жесткий дедлайн выявляет все нюансы взаимоотношений в команде – кто реальный лидер или аутсайдер, кто стрессоустойчив или, наоборот, склонен впадать в панику и истерию.

Положительное влияние дедлайнов на рабочие, учебные и бытовые процессы существенны, но без ложки дегтя здесь не обошлось. Все же дедлайн, особенно жесткий, это стресс, и как любой стресс он имеет негативные последствия.

• Слишком сжатые сроки деморализуют исполнителя. Мода на дедлайны начала давать обратный эффект – чем ближе срок сдачи работы, тем хуже производительность. Высокий темп работы изматывает людей, падает мотивация, жесткий график стал восприниматься работниками как лишний стресс. Ужас от приближающегося часа Х парализует многих сотрудников, и они просто перестают что-либо делать вообще.
• Жесткое планирование убивает спонтанность. Элемент творчества присутствует практически во всех видах деятельности человека. Но вдохновение не приходит по расписанию. В истории практически нет примеров прославившихся высокоорганизованных творческих натур. Хотя, есть и исключения. Например, Алексей Рыбников, композитор суперпопулярной «Юноны и Авось» и бесчисленного количества кинофильмов, в одном из интервью признался, что секрет его вдохновения именно в дедлайнах, когда приходится систематически работать.
• Неразумные жесткие сроки убивают качество. Человек втиснется в заявленные рамки, но работа, скорее всего, будет сделана «на отвяжись», халтурно.
• В то же время раздутые сроки расхолаживают исполнителя, включается режим привычной прокрастинации. Рабочий процесс идет рывками, неравномерно, производительность труда и концентрация на проблеме существенно снижаются.

Чтобы лавировать между крайними проявлениями последствий дедлайнов, нужно учиться находить золотую середину. Причем это касается как исполнителей, планирующих свое время, так и дедлайнеров, устанавливающих сроки.

Как вписаться в дедлайн: 3 эффективных способа

Умение соблюдать сроки, планировать время и брать ответственность за свою работу – качество, которое может стать огромным преимуществом перед серой массой безответственных коллег. Если пунктуальность – не ваше второе имя, но вы хотите развить в себе этот полезный навык, то существует несколько работающих способов научиться вписываться в дедлайны, все они так или иначе сформулированы в учении о тайм-менеджменте.

Тайм-менеджмент – система управления временем. На эту тему написана масса книг и статей, разработано множество фишек, лайф-хаков и инструментов для грамотного планирования. Система работает как в профессиональной и учебной сфере жизни, так и в организации быта. Есть целое направление, называемое Flylady (Летающие домохозяйки), которое помогает систематизировать и наладить ведение домашнего хозяйства.

Среди реально работающих методов борьбы с сорванными дедлайнами выделим три основных.

Способ 1. Ранжирование задач

Основа тайм-менеджмента заключается в постановке реальных, достижимых целей, которые разбиваются на более мелкие – Smart-задачи, ограниченные во времени. По сути это поэтапный дедлайн. Иногда задача кажется совершенно неподъемной, слишком сложной, в этом случае нужно вспомнить знаменитые слова Лао-Цзы: «Путь в тысячу миль начинается с первого шага», – и начать действовать, разделив процесс на небольшие выполнимые отрезки.

Управление временем подразумевает обязательное пользование разнообразными планировщиками. Это может быть обычная тетрадь, ежедневник, планинг, приложение на смартфоне – любой удобный именно для вас инструмент. Сейчас появилось бесчисленное множество таких помощников, как в бумажном виде, так и в электронном.

Для того чтобы не срывать сроки, необходимо учиться ранжировать задачи. Обычно в расписании любого человека есть несколько типов задач. Даже если вы выпишите их в столбик и постепенно станете вычеркивать выполненные, не факт, что вы эффективно распределите свое время и силы.

Один из удобных методов носит название «Матрица Эйзенхауэра» в честь президента США, использовавшего его в своей работе. Он делил все возникающие задачи на 4 категории, визуально матрица выглядит так.

	А Проекты с подошедшим дедлайном. Форс-мажоры. Разрешение кризисных ситуаций. В идеале этот квадрат остается незаполненным.	B Планирование новых проектов. Размеренная работа над текущими задачами. Налаживание нужных связей. Основной квадрат текущих дел, которым необходимо уделять время и внимание, иначе они рискуют отправиться в квадрат А.
	С Срочные дела, которые не работают на решение основных задач и отнимают время. Такие задачи нужно по возможности делегировать, т.е. перепоручать кому-то другому.	D Необязательные задачи, развлечения, отдых и прочие излишества. Такие дела легко можно отложить, если в других квадратах накопилось много пунктов, но и игнорировать их нельзя.

Что ещё почитать: Лучшие книги по тайм – менеджменту и планированию: личная подборка ТОП-7 книг, Книги по личностному росту и саморазвитию: ТОП-10, Прокрастинация – что это и как избавиться от неё навсегда: научный подход простыми словами.

Способ 2. От сложного к простому

Если в эволюции все развивается по принципу «от простого к сложному», то в борьбе с горящими сроками все должно быть наоборот. В начале дня нужно выполнить одну сложную задачу. Начинать с проблемных, неприятных или сложных дел разумно по двум причинам.

• Во-первых, оставшуюся часть времени над вами не будет висеть домоклов меч, так вы снимете внутренний психологический прессинг, жить станет легче и веселей.
• Во-вторых, это самый разумный способ учесть возможные риски. Так как задача сложная, в ходе ее решения могут возникнуть непредвиденные затруднения, на преодоление которых у вас останется время.

Интересен подход к планированию ежедневных дел у российского популяризатора системы тайм-менеджмента Глеба Архангельского. Он вводит понятие «лягушка» – это мелкое, но противное дело, которое лучше всего сделать с самого утра. Архангельский называет это «съесть лягушку на завтрак», тогда она не будет омрачать вам весь день.

Способ 3. Редлайн

Надежно работает перенос срока выполнения задачи на какое-то время до наступления реального дедлайна. Такой метод называют редлайном.

Дата редлайна зависит от масштабности сдаваемой работы. Если это большой и сложный проект, предварительный срок лучше значительно отодвинуть от реального, задачи попроще можно придвинуть ближе к часу Х. Таким образом вы не только освобождаете себя от тяжелой стрессовой ситуации с горящими сроками и авралами, но и оставляете время на качественную проверку и устранение недочетов сдаваемой работы.

Подводя итоги, сделаем вывод, что без дедлайнов жизнь невозможна, они окружают нас повсеместно. Чтобы чувствовать себя комфортно, не опаздывать, не срывать сроки проектов, не забывать о важных делах, нужно учиться управлять временем. Дедлайн в работе и в бытовой жизни при грамотной организации и планировании из ужасной расстрельной черты способен превратиться в удобный инструмент контроля над нашим главным ресурсом – временем.

Дедлайн для программиста: что делать?

Коварный дедлайн – извечный спутник программиста. С ним рано или поздно сталкивается каждый. В принципе, в дедлайне нет ничего страшного. Это просто заранее установленный крайний срок сдачи выполненной работы. Но очень часто при слове «дедлайн» вспоминаются «горящие сроки», работа в жестком режиме, когда времени остается катастрофически мало, а объем работы предстоит еще выполнить весьма серьезный.

Иногда проект не удается завершить в указанный срок по вине заказчика. Это могут быть несвоевременно предоставленные исходники, дополнительные «хотелки», затягивание сроков утверждения промежуточных этапов работы и т.д. Но намного чаще причина сопутсвующих дедлайну проблем кроется в самих исполнителях. Здесь основные причины:

• Неумение правильно планировать свое время;
• Неправильная оценка сложности заказа;
• Ошибки при делегировании и контроле работы команды.

По идее, с опытом подобные сложности должны исчезнуть или стать редким исключением из правил. На самом деле, просроченный дедлайн – частая история и у фрилансеров, и в IT-компаниях. С этим приходится смириться и научиться решать сопутствующие проблемы, по возможности, без потерь финансовых и репутационных.

Для чего нужен дедлайн

Если строгие сроки сдачи способны принести столько неприятностей как заказчику, так и самому исполнителю, то не проще ли от них вообще отказаться? Ответ – нет. Как ни странно, но дедлайн – это чуть ли не главная причина, по которой проекты вообще завершаются успехом.

Когда-то слово «dead-line» напрямую ассоциировалось исключительно с тюремным жаргоном: так называлась линия, пересекать которую заключенным запрещалось под страхом смерти. За нарушение границ «мертвой линии» тюремные охранники стреляли без предупреждения. Сегодня лексическое значение этого слова претерпело существенные изменения и ассоциируется у многих исключительно с работой. Но часть своего значения из прошлого оно все-таки сохранило: пересечь черту дедлайна – значит, оборвать жизнь проекта.  

«Работа всегда будет занимать все время, которое на нее выделили». (Закон Паркинсона)

Выполнение практически любой работы займет столько времени, сколько вы сами на нее отведете. И если выделить на определенные действия минимум времени, вы и сами удивитесь, как быстро справились с заданием. Именно поэтому в экстремальных условиях в кратчайшие сроки мы выдаем на-гора такой объем работы, который при обычных обстоятельствах выполняли бы несколько дней, а то и недель. Из закона Паркинсона хорошо виден главный рабочий постулат: нет сроков – нет и работы. В итоге то, что мы можем сделать за пару часов, растягивается на целый день и даже дольше.

Как побороть регулярные срывы сроков

Как заставить работать дедлайн в свою пользу? Решения здесь не самые простые, но, если получится перебороть себя на старте проекта, создать правильное настроение для себя и команды, наличие дедлайна поможет изменить продуктивность и сдать проект вовремя, а, может, даже раньше срока.

Яркий старт

При разработке плана выполнения работ лучше всего продумать максимальную нагрузку на старте проекта, а период ближе к дедлайну, наоборот, разгрузить. В первую очередь нужно остановиться на выполнении самых сложных задач, поскольку они всегда требуют для решения больше времени, чем было запланировано изначально. Вариант яркого старта позволит создать временное окно, которое позволит решить в дальнейшем все незапланированные проблемы. В таком случае, даже если дедлайн будет «на носу», вы уже войдете в курс всех нюансов проекта, поэтому справитесь с работой в срок.

Дополнительный (сокращенный) дедлайн

Это срок завершения работы, который исполнитель должен установить себе сам и который должен наступить раньше реального дедлайна на несколько дней. Чтобы уложиться в дополнительный дедлайн, придется серьезно напрячь силу воли, ведь мозг то и дело будет напоминать, что настоящие сроки совсем другие. Попробуйте простимулировать себя какой-то наградой за выполнение собственного, дополнительного дедлайна. Впрочем, многим достаточно бывает понимания: «я смог, я справился».

Публичное заявление

Расскажите вслух в присутствии коллег, родных или друзей о том, когда вы 100% завершите работу над проектом. Вам будет просто стыдно не уложиться в сроки и подвергнуться возможным насмешкам, особенно, если причина нарушенного обещания – банальная лень. Ведь коллеги, как и родные (в случае работы дома) прекрасно видят, когда человек играется в игры или сидит в соцсетях, а когда – явно работает. Это также мощный стимул для активной и своевременной работы. Особенно он хорошо работает для самолюбивых людей, для которых репутация в глазах окружающих – важный фактор.

Регулярные напоминания о сроках дедлайна

Когда начинается работа над крупным проектом, а сроки весьма далеки, дедлайн становится отдаленным миражом, маячащим далеко-далеко вдали. Но со временем он становится все ближе, и мы начинаем более адекватно оценивать сроки выполнения. В планировщике задач или другой программе с автоматическими напоминаниями установите себе регулярные уведомления о приближении дедлайна. Например: «до окончания проекта осталось 3 недели», потом – «2 недели», потом – «неделя», «3 дня», «сутки».

Конечно, эти сообщения могут вызывать раздражение. Но лучше пусть напоминания вас раздражают, но стимулируют, чем потом столкнуться с проблемой сроков.

«Любая работа длится дольше, чем ожидалось вначале» (Закон Хофштадтера)

Забавный, но правдивый закон от одного весьма уважаемого профессора философии говорит нам о невозможности реалистичного планирования сроков выполнения работы и о пропущенном дедлайне, как о естественном результате. С одной стороны, на него можно списать постоянные нарушения сроков, по крайней мере, для самого себя. С другой стороны, попробуйте варианты решения проблемы, а вдруг и вы сумеете избежать проблемы дедлайна?

Что делать, если дедлайн вот-вот наступит

Если уж дедлайн на подходе, паниковать не стоит. Сохраняем спокойствие и пользуемся следующими советами.

Корректируем план

Как бы мало времени не оставалось, но оно все же есть. Поэтому корректируем план работы, вмещая его в имеющиеся сроки. Первоочередность выполнения – главные задачи, мелочь откладываем на самый конец. Если вы не успеете выполнить какие-то мелочи, но в основном продукт будет работать, заказчик согласится продлить срок для выполнения доработок. Но в случае, если вы все же не уложитесь и сумеете в качестве доказательства показать куски непонятного кода, вероятность отказа от сотрудничества крайне велика.

Оцениваем правильно силы

Даже у лучших разработчиков случаются форс-мажоры, из-за которых они могут не уложиться в дедлайн. Как только почувствовали и осознали, что выполнить работу в отпущенный срок никак не получается, сразу же оповестите об этом заказчика. И чем раньше это будет сделано, тем лучше. Возможно, он даже пойдет вам навстречу и продлит сроки сдачи проекта.

Во время разговора с заказчиком стоит отказаться от детских клише в стиле поломки компьютера и болезни ближайших родственников. Даже если такое случилось на самом деле, лучше использовать формулировку повесомее, например, просто сказать, что «возникли проблемы с программным обеспечением». Это звучит солидно, и практически никто не спрашивает подробности.

Классические причины срыва сроков:

• Во время выполнения заказа от заказчика приходили дополнительные требования и пожелания. В этом случае проблем с дополнительными сроками обычно не возникает. Заказчик и сам понимает, что его «хотелки» требуют времени.
• Исполнитель неверно оценил сложность работы и, как следствие, необходимые для ее выполнения сроки. Здесь нужно как можно раньше извиниться перед заказчиком и обговорить возможность продления сроков работы.
• Несвоевременность получения данных от заказчика (дизайн, наполнение, другие виды данных, утверждение этапов работы и т.д.) Обоснование продления сроков при этом также не составит труда.
• Коллеги (часть команды) не выполнили своевременно свою часть работы. Это хуже, ведь здесь вы отвечаете за проект и их работу. Выясните причины и попробуйте обосновать необходимость продлить срок заказчику. Обязательно покажите при этом промежуточный результат. Чем больше вы успели – тем лучше.
• Болезни, семейные проблемы, прокрастинация. При серьезных проблемах оповестите заказчика о возможном срыве сроков, как только проблема возникла. Не ждите до последнего дня. Если виноваты вы сами, что ж. Учитесь планировать время, а пока – попробуйте уложиться в срок, даже «через не могу».

Оставляем панику

Все. Сроки уже «горят». Теперь выход из ситуации лишь один – максимальная продуктивность. Стресс в период приближающегося дедлайна многим идет на пользу, подстегивая и ускоряя работу. Но если стресс слишком сильный и переходит в панику, тогда от него нужно избавиться.

Создаем продуктивную обстановку

Теперь на счету каждая минута, а это значит – ничего не должно вас отвлекать. Уберите все раздражители, которые могут вас отвлечь от выполнения. Это главное условие комфортной и продуктивной работы в период дедлайна. Никаких телефонов, социальных сетей и прочих приложений, которые «съедят» ваше столь драгоценное время. Также постарайтесь пояснить близким суть проблемы, чтобы вас никто не отвлекал. Ваша цель – максимальная концентрация и снижение числа отвлекающих факторов.

Избегаем истощения

Плохой сон и питание – постоянные спутники работы в режиме дедлайна. И если первые несколько дней с усталостью еще можно будет бороться, то дальше она начнет отрицательно влиять на продуктивность.

• Занятия спортом обогащает мозг кислородом, заставляя его быть в тонусе.
• Недосыпания отрицательно сказываются на эффективности работы.
• Плохое и нерегулярное питание истощает организм — падает продуктивность.

Просим помощи

Иногда объем работы перед дедлайном остается просто огромным, дедлайн слишком близким, а заказчик крайне вредным, обещающий вам немало проблем в случае срыва сроков проекта. В таком случае единственный вариант – подключить коллег, которые в состоянии помочь вашему цейтноту. Не стесняйтесь просить о помощи друзей и знакомых, коллег в профессиональных сообществах и даже не биржах фриланса. Возможно, от вас потребуется в будущем ответная услуга. Часто за помощь придется заплатить. Но это намного лучше, чем потеря оплаты по проекту и запятнанная репутация. О помощи коллег просят часто – это абсолютно нормально. Не стесняйтесь и вы.

Урезаем скоуп проекта

Если вы все правильно распланировали, то ближе к дедлайну основная работа должна быть практически завершена, остаются мелкие доработки и детали. В случае проблем со сроками этими мелочами можно пожертвовать. Главное, выполнить основную часть. Доработки и мелкие детали можно будет довести до ума при последующих обновлениях. Во многих случаях такой подход срабатывает. К сожалению, возможно это далеко не всегда.

Останавливаем проект

Надеемся, что вам не пришлось доходить до этого пункта, поскольку он самый печальный. Заказчик не получает обещанный проект, а исполнитель – часть оплаты. Но это произойдет только в том случае, если одной стороне выгоднее поступить именно так. Например, заказчик теряет к вам доверие и предпочитает перезаказать работу у более ответственного исполнителя. Либо, что также бывает нередко, дополнительные затраты времени и сил на завершение «проблемного» проекта оказываются невыгодными исполнителю. Это бывает при работе над небольшими сайтами, простыми приложениями или какими-то доработками к существующим системам. И почти всегда подобному разрыву предшествует либо неправильная оценка сложности проекта, либо – сложности в коммуникации с заказчиком, в том числе, попытки получить больше работы за ту же сумму.

что это значит простыми словами? Что такое дедлайн. Примеры

Что значит дедлайн — простыми словами

Дедлайн — это крайний срок, к которому необходимо выполнить задание. Например, завершить проект на работе, сдать домашнее задание в школе или институте и т.п.

Синонимы к слову дедлайн — окончательный срок, дата сдачи проекта, черта, рубеж.

Примеры употребления слова «дедлайн»

Нам установили жесткий дедлайн — до конца октября закончить книгу.

Сегодня никак не могу приехать, у меня дедлайн на работе.

Дедлайн — понедельник, 21:00. После этого работы на конкурс не принимаются.

Дедлайн перенесли на два дня, так что время есть.

В спорте дедалайн — последний день, когда игроки могут по желанию перейти в другой клуб. Например: «Меня поменяли за пять суток до дедлайна, после него уже нельзя делать никаких трейдов». (Вячеслав Фетисов. «Овертайм», 1997 год).

Откуда взялось слово дедлайн

Слово происходит от английского deadline — «линия смерти». В годы Гражданской войны в США (1861-1865) в лагерях для военнопленных так называли запретную линию вдоль ограды. При пересечении этой черты охрана открывала по беглецам огонь на поражение.

К концу XIX века лагеря для военнопленных забылись, и слово перестали употреблять в оригинальном смысле. Но в 1910-е годы этот термин стали использовать в новом значении: дедлайном газетчики называли срок, после которого номер уходит в печать и тексты не принимаются к публикации.

Дедлайн. Примеры употребления в прессе

Последний срок — по-иностранному, «дедлайн» — он трудный самый.
«Вчера, сегодня… завтра?» // «64 — Шахматное обозрение», 2004.12.15

Директор «термоядерного департамента» министерства науки и технологий Японии Сатору Отаке заявил, что Евросоюз столь ультимативно навязывает своим конкурентам дедлайн — конец нынешнего года, что это сродни объявлению войны.
Тигран Оганесян. «Термоядерный ультиматум ЕС» // «Эксперт», 2004.12.06

«Последние сроки», к которым контракты должны быть подписаны, военным и оборонщикам несколько раз устанавливали лично премьер-министр и президент. Предпоследний раз Путин назначил дедлайн на 31 августа, потом накинул еще неделю.
Андрей Веселов, Виктор Дятликович. «Гособоронскандал» // «Русский репортер», № 37 (215), 22 сентября 2011, 2011

А мне нужно было на работу, очень нужно было: там ждал дедлайн, и придвинулся вплотную, и надвигался дальше неотвратимо — надо было давно сдать колонку…
Андрей Колесников. Человеческий фактор // «Огонек», 2013

Инструментов с разной степенью эффективности для этого придумано много: электронные пропуска, дедлайны, система мотивации, сдельная форма оплаты труда, премии, штрафы и т. д.
Елена Николаева. «Как не пустить в соцсеть» // «Эксперт», 2015

Как работать, если у вас нет жестких сроков

Дедлайны на работе обладают большой силой. Они сигнализируют о самых важных задачах и заставляют довести их до конца. Если дедлайна нет, проекты долго остаются в списке нерешенных задач. Иногда это происходит потому, что проект оказался непонятным, скучным или запутанным. И вы снижаете его приоритет, потому что работать над ним вам некомфортно. Но бывает, что у вас просто не доходят до проекта руки, потому что дела с четкими сроками выполнения кажутся более важными. Особых внешних причин для задержек с проектами без дедлайна может и не быть, но не исключено, что в душе вы испытываете разочарование, когда проекты остаются без движения долгое время. Кроме того, возможно, вас тревожит, что в любой момент кто-нибудь спросит о том, как продвигаются важные, но не срочные дела, а вам нечего будет показать.

Как мотивировать себя, когда хочется – или необходимо – что-то сделать, но у вас нет жестких сроков? Вот три простые стратегии, которые помогут вам сдвинуться с мертвой точки.

Установите сроки

Если у проекта нет дедлайна, никто не мешает вам установить его самостоятельно. Например, вы можете решить, что хотите завершить задачу к определенному сроку, или еженедельно уделять ей определенное количество времени, или поставить перед собой цель ежедневно понемногу приближаться к завершению этого проекта.

Запишите свои решения, в идеале лучше внести всю вашу деятельность по проекту в календарь. Если вы знаете, что в напряженное время не будете работать над задачами без дедлайна, найдите в своем графике более свободный период для них. Точно определив, когда вы хотите завершить проект (или его часть), вы поможете себе установить его приоритетность и придадите работе над проектом ощущение срочности.

Составляя график работы над проектом, вспомните обо всех задачах, для которых не установлен крайний срок выполнения. Если таких задач несколько, то вы повысите вероятность их выполнения, если будете выбирать для работы по одной в месяц. Вы скорее завершите проект, если в следующие 30 дней сосредоточитесь на одном из них, а не будете пытаться работать над несколькими сразу.

Заручитесь поддержкой коллег

Иногда единственный способ сдвинуться с места по проектам со свободными сроками – это заручиться поддержкой. Если вы сообщили кому-то из коллег о графике выполнения работы и регулярно отправляете информацию о прогрессе, у вас есть стимул заниматься проектом. Некоторые предпочитают сообщить о своих целях одному человеку – участнику команды, начальнику, другу или консультанту – и отчитываться перед ним. Другие выбирают публичные заявления. Можно рассказать о своих планах нескольким людям или написать в соцсетях, что вы выполните определенную задачу к конкретному времени. Эта стратегия сработает, если среди ваших знакомых есть люди, которые будут помнить о ваших задачах и спрашивать вас об их выполнении.

Вы также можете привлечь кого-нибудь к работе над проектом. Например, можно выбрать время, когда вы с коллегой будете вместе работать над ним. Или же вы можете просто сидеть в одной комнате с кем-то, работающим над собственной задачей. Такая стратегия хорошо работает, если сообщить соседу, что вы намерены сделать за конкретный период, и затем отчитаться о проделанной работе. Находящийся поблизости коллега и общение с ним дисциплинируют вас, так как он будет знать, чем вы должны заниматься в данный момент. Вы также создадите для себя рабочую среду и не станете думать, что все вокруг отдыхают, а вы один работаете.

Выбирайте подход, который лучше мотивирует вас и кажется более комфортным. Все эти варианты повышают ответственность, поэтому, даже если настоящего дедлайна не существует, возникает ощущение, что вы кого-то подводите или не держите слово, если не занимаетесь проектом.

Придумайте стимул

Другой способ мотивировать себя – придумать привлекательный стимул. Стимулы могут быть разными. Попробуйте вознаграждать себя за сделанную работу. Например, потратив час на проект, можно пойти пообедать. Или, закончив исследовательскую часть проекта, потратьте время в середине дня на то, чтобы навести порядок на рабочем месте. Вознаграждения не должны быть очень серьезными или щедрыми. Это должно быть что-то, что вы хотите получить.

Если вознаграждение не становится для вас достаточно сильным стимулом, попробуйте наказания. Например, если вы не потратили час на дополнительный проект, запретите себе смотреть любимый сериал. Если вы не выполнили модуль тренинга, не разрешайте себе слушать подкаст. Суть в том, чтобы связать наказание с тем, что вы любите регулярно делать. В этом случае вы не станете игнорировать задачу, на которую жалко тратить время.

И, наконец, можно попробовать сделать вознаграждение частью процесса выполнения работы. Например, можно заняться работой по проекту в кофейне или в парке. Таким образом вы сможете совместить приятное времяпрепровождение с необходимостью сосредоточиться на проекте, за который не взялись бы в противном случае.

Об авторе: Элизабет Грейс Сондерс – консультант по вопросам управления временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Speaking. 

Дедлайн — что это значит? Примеры употребления

Автор Алёна Краева На чтение 4 мин. Опубликовано 27.02.2018

Здравствуйте, дорогие читатели! Добро пожаловать на блог!

Дедлайн — что это значит? Раньше это слово могло звучать только на работе, а теперь всё чаще его употребляют и вне работы. Что точно означает слово дедлайн? Как переводится? Как его правильно употреблять? Вы узнаете из этой короткой статьи.

Дедлайн — перевод?

Слово Дедлайн происходит от английского Deadline, что буквально переводится, как  «dead» + «line», то есть «абсолютно, намертво» + «линия, граница».

Из такого безаппеляционного сочетания 2-х слов становится ясно, что речь идет о самом «предельном сроке», о «крайней черте», о «мертвой линии», за которую нельзя зайти.

Дедлайн — что это такое, значение слова?

Дедлайн – это самый крайний срок (обычно дата) выполнения какой-либо одной задачи или целого проекта.

Специалисты в области эффективного управления отмечают, что в тех компаниях, где принято устанавливать и контролировать промежуточные и окончательные дедлайны, сотрудники работают более продуктивно.

В каких сферах применяется термин Дедлайн?

• В рекламе часто используется ограниченный срок действия предложения. Это стимулирует клиента быстрее принять решение о покупке. Такое предложение рекламщики называют: оффер с дедлайном.
• В сфере управления проектами слово Дедлайн едва ли не самое популярное, потому что проекты обычно имеют план внедрения, которому следует вся команда. В этом плане расписаны Дедлайны, как промежуточных задач, так и окончательный Дедлайн сдачи проекта заказчику (например, разработка и передача Заказчику программного обеспечения).
• У журналистов Дедлайн обычно бывает периодическим. Например, каждый понедельник журналист должен сдавать материал (статью) для издания.
• В сфере бизнеса Дедлайны бывают срочными и поэтапными. Срочный Дэдлайн часто предполагает двойную оплату сотрудникам компании, так как связан с тем, что заказ должен быть выполнен максимально быстро. Поэтапный Дэдлайн предполагает разбивку большой задачи на подзадачи. Руководство контролирует выполнение промежуточных задач.
• В спорте также есть дедлайны, например, срок, до которого игрок может перейти в другую футбольную команду.
• Можно сказать, что термин Дедлайн применим абсолютно ко всем сферам деятельности. Когда мы составляем свой список личных целей, то тоже указываем дедлайны. А если у цели нет срока, то это не цель, а мечта.

Если у цели нет срока (=дедлайна), то это не цель, а мечта

Примеры употребления термина Дедлайн в повседневной жизни.

• Сорри, я не смогу сегодня пойти с вами на футбол, надо доделать диплом. Завтра дедлайн его сдачи…
• Боюсь останусь без гонорара, ведь я просрочил дедлайн сдачи серии статей…
• Наш шеф ставит нам абсолютно нереальные дедлайны…

Рекомендую к прочтению роман Тома Демарко «Дедлайн

»

Это роман об управлении проектами. Если Вы хотите погрузиться в атмосферу проектного менеджмента, хотите понять, что означает изнутри работа на больших проектах, в IT компаниях, если мечтаете работать проектным менеджером или бизнес аналитиком, либо уже работаете в этой сфере, обязательно прочтите этот роман.

Я сама работала на больших проектах и могу сказать, что автору очень реалистично удалось передать атмосферу проекта, атмосферу жизни в состоянии постоянных Дедлайнов!

Книгу можно читать онлайн бесплатно. Вот ссылка: Том Демарко «Deadline роман об управлении проектами» скачать бесплатно >>>

Быстро ознакомиться с книгой можете прямо в статье: 

Резюме

Надеюсь, статья «Дедлайн — что это значит?» оказалась полезной для Вас. Вы можете использовать термин Дедлайн, чтобы подчеркнуть свою эрудицию.

Желаю всем легких дедлайнов в реализации идей и проектов!

Читайте блог, чтобы узнать, как изменить свою жизнь к лучшему!

Предлагаю Вам напоследок посмотреть это полезное видео, как мудро проводить время с максимальной пользой, как не тратить время впустую:

Алёна Краева

SMARTБЛОГ

Почему проекты всегда отстают от графика?

У вашей компании есть проект, который вам надо сделать, и босс хочет назначить вам дедлайн. Для этого он разбивает проект на этапы, которые вы раньше уже выполняли, думает сколько в среднем они у вас занимали, складывает общее время – и вуаля, вот он, таймлайн.

А между прочим, ваш босс, может быть, только что обрек вас на неудачу.

Это кажется разумным способом для рассчитывания таймлайна многоступенчатого проекта, но на самом деле он может быть просто ужасным, если вы рассмотрите основную статистику взаимозависимых процессов. Это одна из причин, почему проекты проваливают дедлайны — дедлайн был нереалистичный.

В базе данных SketchDeck находится информация о 70,000 часах работы над проектами нашего on-demand сервиса. Когда мы только начали, мы обнаружили, что упрощенные таймлайные – сложение среднего времени на каждый этап проекта – гарантия неправильного расчета длительности проекта. В действительности, создание таймлайна по средней длительности этапа расходится во времени с реальным таймлайном проекта на 67%. Недопонимание статистики может быть причиной того, почему проекты вашей компании всегда отстают от графика.

Что мы узнали из 70,000+ часов дизайна

На нашем рынке дизайн-проекты – это часто многоступенчатые проекты. Проекты (дизайн лого, презентации, веб-сайта и др.) делаются в несколько этапов: дизайнер сначала делает шаблон, потом первоначальный вариант проекта, и затем финальный. Дизайнер и клиент обсуждают и дорабатывают каждый этап, пока клиент не будет полностью доволен дизайном. Иногда это занимает очень много времени. Пройдет от нескольких дней до нескольких месяцев, пока клиент не утвердит этап. Процесс в вашей компании может быть сильно похожим на этот.

Тем не менее, в отличие от многих компаний, мы рассчитываем сколько в среднем займет каждый шаг – «шаблон», «черновой вариант», «финальный вариант». Из этого мы можем рассчитать таймлайн просто складывая эти цифры.

Но если бы мы так поступили, то мы бы неправильно определяли длительность проектов.

Чтобы продемонстрировать это, мы проанализировали десятки тысяч взаимодействий клиент-дизайнер. Для каждого проекта мы рассчитали предположительную длительность проектов, основанную на средних показателях. А затем сравнили с тем, сколько времени ушло реально.

Для многоэтапных проектов этот метод дает неправильный таймлайн – проект занимает от начала до конца около 67 часов, в трех- и более этапных проектах это число увеличивается до 81 часа. И 67% проектов завершаются после предположительного времени выполнения.

Если мы рассчитаем таймлайн, складывая среднюю длительность всех этапов проекта, то для проектов с двумя и более этапами он составит 91 час. Среднее реальное время выполнения многоэтапного проекта SketchDeck – 155 часов.

Что происходит?

Люди всегда неправильно рассчитывают таймлайны. Исследования показали, что студенты систематично ошибаются насчет времени выполнения их заданий и академических проектов.

Этому феномену способствует множество особенностей человеческой психологии. Известный психолог Даниэль Канеман назвал этот феномен «обманчивостью планирования». Канеман выдвинул гипотезу о том, что люди склонны пренебрегать своим опытом и не учитывать то, сколько подобные задания обычно занимают времени, и делать упор на идеализированное выполнение задания.

Для каждого этапа проекта существует 50% вероятность завершения вовремя или заранее. И 50% вероятность не успеть. Если проект состоит из двух шагов, вероятность завершения во время или ранее 50% * 50%, или 25%. Для трехэтапного проекта, это 50% * 50% * 50%, или 12,5% и так далее. Если в проекте 6 этапов, то шанс, что некоторые из них не будут выполнены в срок – более чем 98%.

Как все люди, мы всегда надеемся, что этапы, на которые ушло меньше предполагаемого времени, «компенсируют» те, которые вышли за рамки. Но вместе с тем у «нижней» границы есть ограничение – время этапа не может быть отрицательным, а верхней границы — сколько максимально займет проект — не существует.

Важно отметить, что по нашей информации время проекта очень изменчиво, потому что завершение этапа требует координации между дизайнером и клиентом. Потому что клиенты иногда откладывают проект или меняют свое мнение о дизайне на полпути, или им просто нужно время, чтобы ответить дизайнеру, некоторые проекты могут растягиваться на очень долгий срок, действительно очень долгий (наш самый длинный этап занял более 3,800 часов, пока мы ждали ответа клиента!).

Вот как распределилось время: 25% этапов заняли 35 часов или еще меньше предполагаемого времени, но 34% заняли больше 35 часов или еще больше. И 25% заняли больше 72 часов. Получается, верхняя граница гораздо больше нижней.

С таким распределением каждый последующий шаг увеличивает вероятность того, что проект не будет выполнен в предполагаемый (построенный на средних значениях) срок. Учитывая этот график, мы также можем определить, что вероятность того, что весь проект займет больше времени, чем предполагалось (по средним значениям) очень высока.

Более половины проектов в нашей базе включали 2 или 3 этапа. Если мы произвольно распределим нашу дистрибуцию времени выполнения проектов, то с вероятностью в 51% любой одноэтапный проект будет выполнен вовремя или ранее. При увеличении количества этапов эти цифры падают: существует 39% вероятность того, что двухэтапный проект будет выполнен вовремя, и 31% для трехэтапного проекта.

Как наиболее точно определить таймлайн?

Эти правила могут быть использованы для любого рода проектного менеджмента, от графического дизайна до производства космических кораблей.

1. Рассчитывайте проектный таймлайн, основанный на дистрибуции каждого этапа

Ваше общее время выполнения проекта на самом деле распределение, основанный на суммировании распределений каждого этапа проекта. Как только у вас будет точная дистрибуция всего проектного времени, вы узнаете примерное время выполнения и какова вероятность того, что проект затянется дольше.

Конечно, это хороший вариант только в том случае, если у вас есть надежная информация о длительности проектов. Если нет – может быть потому, что ваша команда не замеряет время выполнения или потому, что вы берете проект с абсолютно новыми для вас этапами – вы должны помнить о том, насколько изменчивыми эти этапы могут быть, и как много вероятностей того, что они выйдут за пределы ваших расчетов.

2. Уточните дистрибуцию общего времени выполнения всех этапов

Теперь мы знаем, что общее время выполнения проектов очень чувствительно к дистрибуции времени выполнения каждого этапа.

Две вещи, которые вы можете улучшить: сделать время выполнения каждого этапа меньше (меньшее среднего времени выполнения), и  стабилизировать каждый этап (уменьшить отклонения в статистике).

Что вы можете сделать для улучшения сразу обоих вариантов:

• Рационализировать внутренний процесс (мелкие поправки делает тот, кто их предложил, не дожидаясь второго человека).
• Назначить короткие внутренние дедлайны для того, чтобы поддерживать буферную зону до клиентского дедлайна.
• Планировать всё, учитывая часовые пояса, чтобы исключить долгие перерывы во взаимодействиях.
• Улучшить пользовательские уведомления, чтобы помочь им реагировать быстрее.

3. Выборочно уточнять дистрибуцию времени выполнения этапов после завершения проекта

Учитывая то, что совокупное время выполнения проекта это сочетание всех этапов, значительное уточнение дистрибуции времени выполнения нескольких шагов может улучшить проектный таймлайн. Очень «долгая» дистрибуция означает, что проекты сами по себе не закончатся вовремя, а ускорение нескольких этапов определенно этому поспособствует.

Благодаря магии статистики, мы можем подробно отслеживать все наши проекты. Мы видим когда проект запаздывает и обращаемся к нашей команде проектного менеджмента за дополнительной помощью.

Мы обнаружили, что дополнительный час, посвященный нашей командой проектного менеджмента проекту может приблизительно уменьшить среднее время выполнения до 88% от начального, и уменьшить время выполнения заказа до 92%.

Да прибудет с вами точный дедлайн

Нереалистичные дедлайны еще никому не приносили пользы, и в этой ситуации даже небольшая информация может иметь страшную силу. Так что, если у вас есть данные, используйте их правильно. Когда речь идет о таймлайнах, 2+2 необязательно дают в сумме 4. Поэтому если один этап обычно занимает 2 часа, и другой 2 часа, скорее всего, в сумме они не дадут 4. Если же вы предположите, что всё-таки 4, то вы со своим крайне «оптимистичным» таймлайном придете к тому же результату, как и тот, у кого данных вовсе не было.

Если вы нашли опечатку — выделите ее и нажмите Ctrl + Enter! Для связи с нами вы можете использовать [email protected].

7 баллов о сроках выполнения проекта

Сроки — часть каждого проекта. В ваших проектах будут простые и сложные дедлайны и, возможно, даже какие-то крайние сроки, которые «никогда не будут завершены», наложенные вами, вашим заказчиком, высшим руководством или просто обстоятельствами, находящимися вне вашего контроля. Главное — не позволять дедлайнам съесть вас и вашу команду заживо и держать их в перспективе.

Иногда у вас есть гибкость в отношении сроков, а иногда они высечены из камня и не могут быть перемещены по какой-либо причине.Но в 99% случаев пропущенный дедлайн — это еще не конец света. Давайте посмотрим на крайние сроки в первой из двух частей по семи ключевым точкам крайних сроков проекта.

Они могут быть установлены заранее

Если руководство вашей компании привыкло к срыву сроков, оно может иметь привычку устанавливать более ранние сроки — в надежде, что вы завершите свой проект к тому моменту, когда они действительно в нем нуждаются. Например, президент должен получить ваш отчет не позднее 1 мая; вам дается последний крайний срок — 1 апреля, в надежде, что дополнительных четырех недель будет достаточно для завершения работы.

Установление ранних сроков только поощряет их продолжающееся невыполнение; таким образом, проблема скорее усугубляется, чем решается. Лучший способ выйти из этой ситуации — по возможности уложиться в срок. Поступая таким образом, вы докажете, что можете уложиться в сроки, и эти «ранние» сроки с меньшей вероятностью будут возложены на ваши проектные команды в будущем, поскольку руководство признает вашу постоянную способность соблюдать установленные сроки выполнения проекта.

Руководство может принять пропущенные сроки

Топ-менеджмент может быть недоволен тем, что сроки часто срываются, но он может смириться с ситуацией, потому что «все это делают.«Это неприемлемое решение общей проблемы, и его никогда не следует использовать как причину для пропуска крайнего срока по вашему проекту — ни при каких обстоятельствах. Опять же, всегда стремитесь уложиться в сроки выполнения проекта, чтобы заработать репутацию человека, который выполняет свои обязательства. Удовлетворенность клиентов возрастет, и это только поможет вашей репутации в организации.

Руководство может зависеть от вашей своевременной доставки при принятии решения по другим вопросам.

Менеджеру проекта, глубоко вовлеченному в детали выполнения проекта в соответствии с графиком, немедленный крайний срок может показаться наивысшим приоритетом.Однако помните, что руководство может ждать результатов вашего проекта, чтобы решить другие вопросы. Если вы пропустите крайний срок, последствия могут быть более серьезными, чем просто ваш проект. В идеале вы должны знать это заранее и отметить это в своем расписании проекта. Это был бы пример того, как руководство хорошо и честно общается с вами и вашей проектной командой. Однако вы не можете рассчитывать на это, поэтому лучший выход — всегда стремиться уложиться в сроки выполнения вашего проекта.

Одна из ваших обязанностей — информировать руководство о статусе проекта.

Как руководитель проекта, вы обязаны сообщать руководству о том, что происходит, точно так же, как вы несете ответственность за бюджеты, графики и результаты в своем качестве руководителя отдела.Пропущенные сроки и возникающие проблемы (с предлагаемыми решениями) следует сообщать наверх и как можно раньше. Путь от вас к высшему руководству должен быть открытым и последовательным; Надеюсь, информация будет идти в обоих направлениях.

Задержки могут быть приемлемыми не потому, что они случаются часто, а из-за других задержек, выходящих за рамки вашего проекта

Руководство может не выразить особого беспокойства, если вы сообщите им, что ваш проект задержится. Не думайте, что это означает, что ваш пропущенный срок — не проблема.Возможно, из-за других задержек ваш первоначальный срок стал менее критичным.

Пример. Вам был предложен проект по внедрению нового программного решения для хронометража для вашей организации. В случае некоторых задержек проекта вы должны сообщить высшему руководству, что ваш проект будет реализован на шесть недель позже, чем первоначально планировалось. Их ответ: «Нет проблем». Однако вы не знаете, что человеческие ресурсы и бухгалтерский учет претерпевают некоторые внутренние изменения, из-за которых компании в целом необходимо развернуть новую систему хронометража на пять месяцев позже, чем планировалось изначально.В идеале вы и ваша команда должны быть включены в этот информационный цикл, но не стоит на это делать ставку.

Вы можете попросить добавочный номер

Некоторые руководители проектов опасаются сообщать руководству, что их проекты не будут завершены вовремя, поэтому выбирают худший из возможных вариантов: ничего не говорят. Когда вам нужно завершить несколько этапов и уложиться в окончательный срок, легко упустить из виду тот факт, что вы можете попросить о продлении, и что оно может быть предоставлено. Это намного лучше, чем просто оставить все в покое и вообще не общаться с руководством.Не сообщать о проблеме проекта — особенно о критических сроках — очень плохо для вас и вашего проекта. Держите руководство в курсе проблем вашего проекта как можно раньше.

Вы можете преодолеть задержки, ища ярлыки

После проверки вы можете сделать вывод, что крайний срок проекта будет пропущен из-за того, что вы отстали от графика. Но так бывает не всегда. Возможно, вы сможете наверстать потерянное время, сократив путь до последнего срока.

Например, некоторые этапы могут выполняться за более короткий промежуток времени, чем вы разрешили. Возможно, вы заложили временную подушку на более поздних этапах и теперь можете ею воспользоваться. Сядьте вместе со своей командой — и, если необходимо, с клиентом — и просмотрите график, чтобы определить области, в которых вы можете «вернуть» некоторое время, чтобы выполнить текущие требования к срокам.

Предостережение относительно сокращений: убедитесь, что они экономят время, не снижая при этом результатов или качества усилий вашей команды или отрицательно влияя на бюджет проекта.Возможно, лучше опоздать, чем вовремя реализовывать проблемы или делать это за счет бюджета проекта.

Как уложиться в срок — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

© GettyImages
malerapaso

Не позволяйте песку времени иссякать над вашими задачами и проектами!

Кто не любит дедлайны? Неофициальные данные свидетельствуют о том, что ответ таков: «На самом деле, большинство из нас!»

Крайние сроки — это «проклятие» трудовой жизни многих людей и источник неослабевающего и тревожного давления.Но они важны практически для любой задачи и любой роли, и они необходимы для бесперебойной работы вашей организации.

В этой статье мы исследуем, почему так важны крайние сроки, и рассмотрим практические шаги, которые вы можете предпринять для соблюдения ваших собственных сроков и для поддержки других в соблюдении их.

Почему так важны дедлайны

Обычно у нас есть крайние сроки по одной из следующих причин:

• Для того, чтобы мы завершили нашу работу. Легко отложить или забыть задачу, у которой нет согласованной конечной точки.Сроки помогают избежать этого.
• Для обеспечения бесперебойной работы. Крайние сроки помогают нам сотрудничать для достижения общей цели и поддерживать выполнение сложных многоступенчатых проектов.
• Чтобы оправдать ожидания. Крайние сроки ясно показывают, что мы должны предоставить и когда. Это означает, что мы можем взять нашу работу под контроль, не допуская путаницы.

Несоблюдение сроков также может иметь серьезные последствия. На личном уровне это может нанести ущерб вашей репутации и вашим карьерным перспективам, особенно если это произойдет более одного раза.

Это также может быть чрезвычайно разрушительным на организационном уровне. Несоблюдение крайнего срока, вероятно, повлияет на репутацию вашей компании и может иметь серьезные финансовые последствия, если ваша задержка приведет к появлению в контракте пункта о штрафных санкциях.

Есть две основные области, на которых нужно сосредоточиться, когда вам нужно уложиться в срок: управление сроком и управление собой.

Управление сроками

Скорее всего, большинство из нас просто соглашается с установленным сроком. Но важно хорошенько обдумать это, прежде чем соглашаться на это.

Люди часто недооценивают время, необходимое для завершения проекта, поэтому установленный вами крайний срок может быть нереальным. А иногда сроки устанавливаются излишне рано, чтобы не возникало проблем при опоздании с доставкой!

Итак, что вы должны сделать, прежде чем соглашаться на крайний срок? Вот пять шагов, которые нужно выполнить:

1. Оцените, что требуется.

Во-первых, нужно точно понимать, в чем заключается задача. Если у вас крайний срок для сложной задачи или проекта, см. Наши статьи Анализ бизнес-требований. и структуры декомпозиции работ , чтобы определить и наметить, какие работы необходимо выполнить.

В идеале, человек, устанавливающий крайний срок, должен учитывать сложность работы. Но наша статья «Точная оценка времени» , содержит множество советов и стратегий для установки реалистичных и удобных сроков.

2. Найдите нужные ресурсы

Затем убедитесь, что у вас есть все необходимое для быстрого выполнения работы. Будет ли у вас вовремя готовы и доступны люди, техническая поддержка, оборудование, обучение или материалы? В противном случае вам, возможно, придется предложить более длительный график или снижение качества или количества работы, которую вы будете выполнять вовремя.

3. Разрешить проблемы

Не всегда все идет по плану, поэтому стоит подумать о потенциальных проблемах. Например, как болезнь, отказ оборудования или неожиданно срочное и важное задание, стоящее перед вами, повлияет на ваши планы?

Рассмотрим, какие непредвиденные обстоятельства вы можете нарисовать, чтобы свести к минимуму воздействие. Вы можете, например, подумать о том, чтобы проинструктировать коллегу, чтобы он или она могли прикрыть вас или другого члена вашей команды в чрезвычайной ситуации.

4.Подробный план

Следующим шагом будет создание подробного расписания. Хороший подход — часто разбивать задачи на небольшие компоненты и устанавливать сроки для каждой из них.

В результате вы можете обнаружить, что вам потребуется больше времени, чем позволяет общий срок. Обязательно поднимите этот вопрос как можно скорее и не надейтесь на лучшее!

Возможность видеть, как вы продвигаетесь, может быть очень мотивирующей и может помочь вам сразу определить задачи, которые не были выполнены.Наша статья, Диаграммы Ганта , описывает, как использовать этот популярный инструмент визуального планирования.

5. Ограничьте ущерб, нанесенный пропущенным сроком

Несмотря на всю вашу напряженную работу и предусмотрительность, вы все равно можете пропустить дедлайн. Если это произойдет, сохраняйте спокойствие и приложите все усилия, чтобы минимизировать ущерб.

Держите заинтересованные стороны в курсе прогресса на протяжении всей вашей работы, выделяя любые проблемы, которые вас задерживают, и демонстрируйте, что вы претворяете в жизнь свои планы действий в чрезвычайных ситуациях.Затем, если вы все-таки не успеете сделать это вовремя, больше людей поймут ситуацию — и некоторые из них могут быть готовы помочь вам.

В такой ситуации лучше всего быстро решить неотложную проблему, договориться и уложиться в новый срок. Затем проведите обзор проекта чтобы определить, что пошло не так, и принять меры против повторения.

Однако несоблюдение срока может иметь более серьезные последствия. Например, как мы упоминали ранее, если вы работаете с внешним клиентом или организацией, может возникнуть финансовый штраф.Это также может навредить вашей репутации . В любом случае обязательно берите на себя ответственность, избегайте оправданий и сосредоточьтесь на том, чтобы сделать все, что вы можете, как можно скорее.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю и получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Управляйте собой

Другой важный фактор в соблюдении сроков — это вы! Если у вас правильный образ мышления, самодисциплина и вы организованы , значит, ты почти «дома и просушишь»!

Вот несколько идей для рассмотрения:

• Будьте напористыми. Научитесь говорить «нет» если это уместно, или, по крайней мере, дать себе время оценить крайний срок, прежде чем вы согласитесь с ним.
• Измените свое мышление. Принять позитивный настрой к срокам, а не обижаться на них. Сроки могут помочь вам достичь целей, которые в противном случае вы могли бы отложить.
• Не путайте «планирование» с «деланием». Неважно, насколько хорош ваш план, это все, что он есть — план. Как только он у вас есть, приведите его в действие .
• Используйте свое время с пользой. Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно, так как это неэффективно. И следи за своим временем чтобы помочь вам работать эффективно, особенно когда сроки близки.
• Избавьтесь от саморазрушающего поведения. Если вы знаете, что откладываете на потом , например, поработайте над решением этой проблемы.

• Разберитесь в своих мотивах. Исследования показывают, что некоторых людей просто не вдохновляют сроки.Если это вы, подумайте, что вас мотивирует.

  Это хорошая работа, получение похвалы и признания или свободное время для того, что вам нравится? Соблюдение установленного срока, вероятно, поможет во всех этих областях.

• Сделайте соблюдение сроков привычкой. Начните с сокращения сроков в повседневной работе и перенесите эту привычку переходят к более крупным, когда они возникают.

Помощь другим в соблюдении сроков

Как менеджер, вы, вероятно, знаете, кто в вашей команде уверен в себе и способен уложиться в сроки, а кому нужна дополнительная поддержка.

Помните, крайние сроки, которые вы установили для своих людей, становятся их обязанностью , но вы можете помочь им добиться успеха. Например, поощрение их к развитию уверенности в себе. может помочь им выдержать сжатые сроки.

Регулярно общайтесь со своими людьми или настройте систему, с помощью которой они будут сообщать вам о своих успехах. 5-15 отчетов — эффективный способ сделать это. Но будьте осторожны, чтобы избежать микроменеджмента. .

Позвольте вашим сотрудникам проявлять инициативу и устанавливать свои собственные сроки, когда это уместно. Исследования показывают, что это может улучшить производительность.

Ключевые моменты

Сроки важны для бесперебойной работы вашей организации. Они продолжают работу и следят за тем, чтобы все работали до согласованной даты окончания.

При управлении сроками учитывайте следующее:

• Оцените, что требуется.
• Получите нужные ресурсы.
• Разрешить проблемы.
• План в деталях.
• Ограничьте ущерб от пропущенного срока.

Ваше собственное отношение и образ мышления также играют решающую роль. Думайте позитивно, эффективно используйте свое время и не увязайте в фазе планирования.

Как помочь вашей команде уложиться в сроки выполнения проекта

Если задуматься, термин «крайний срок» — довольно ужасное слово. Большинство этимологов сходятся во мнении, что термин возник во время Гражданской войны в США в лагере для военнопленных Андерсонвилль, штат Джорджия.Федеральные военнопленные были заключены в частокол из грубо обтесанных сосновых бревен размером 540 на 260 ярдов, внутри которого проходила линия, через которую заключенным было запрещено переходить. Согласно отчету об инспекции капитана Конфедерации Уолтера Боуи за 1864 год:

Внутри частокола, в двадцати футах от него, установлен крайний срок, через который заключенным не разрешается переходить ни днем, ни ночью под угрозой расстрела.

Очевидно, термин потерял это более буквальное определение к 1920-м годам, когда он был принят газетной индустрией и стал синонимом «ограничения по времени».«

К счастью, вас вряд ли уволят, если вы перевыпустите установленные сроки, но частые нарушения со стороны вас и вашей команды могут привести к увольнениям иного рода.

Если вы работаете в среде, где дедлайны воспринимаются больше как предложения, что приводит к ненужному хаосу и непредсказуемости, которые подрывают как продуктивность команды, так и индивидуальное удовлетворение работой, надежда есть. Просмотрите семь общих проблем со сроками, которые следуют ниже, чтобы определить наиболее важные области вашей команды для улучшения, а затем попробуйте несколько из предоставленных решений, чтобы увеличить скорость выполнения работ.

Проблема №1: Неясные сроки

Крайний срок проекта может быть совершенно у вас в голове, но это не значит, что вы четко доносите его до других членов вашей команды. Первый вопрос, который нужно задать себе, — это метод, который вы используете для делегирования задач и проектов. Вы назначаете работу устно, по электронной почте, во время встреч по планированию, с использованием краткого описания проекта или шаблона или, возможно, через систему управления работой в Интернете? Может быть, каждого понемногу? Чем больше разных методов вы используете для распределения работы, тем больше вероятность того, что задачи и проекты выскользнут из строя, а сроки будут истолкованы неверно.

Второй вопрос, который следует задать, — как вы формулируете ограничение по времени. Выражается ли крайний срок расплывчатым выражением «Было бы здорово вернуться к четвергу» или более конкретными словами? Если вы действительно не имеете в виду, что было бы «здорово» увидеть его к четвергу, но также достаточно хорошо, чтобы увидеть его к пятнице или понедельнику, тогда будьте более ясными.

Решение:

Включите фактический крайний срок на основе даты в каждый отдельный рабочий запрос, и «как можно скорее» не засчитывается, если только вы не хотите, чтобы члены группы заканчивали рабочую очередь, полную запросов как можно скорее, не зная, как расставить приоритеты.Для достижения наилучших результатов назначайте каждую задачу и проект одинаково каждый раз, предпочтительно с использованием повторяющегося шаблона или онлайн-системы, где крайний срок находится в предсказуемом и легко определяемом месте.

Проблема № 2: Сроки, которые не соблюдаются серьезно

Если вы или ваш менеджер до вас имели историю замалчивания, извинений или неспособности противостоять просроченным срокам, возможно, вы работаете с людьми, которых нечаянно научили думать о сроках в очень гибких терминах.Или, что еще хуже, они могут рассматривать крайний срок как день начала обдумывания проекта, а не день, когда нужно закончить работу и закончить работу.

Дэйв Стаховяк из coachingforleaders.com описал менеджера, который был разочарован тем, что сотрудник постоянно приходил к ней за пару дней до крайнего срока, чтобы попросить о продлении. Ее ответ? Она всегда предоставляла дополнительное время. Он сказал менеджеру: «Если я могу зайти в ваш офис и получить продление, когда захочу, разве вы не научили меня, что ваши первоначальные сроки бессмысленны?»

Решение:

Стаховяк предлагает три способа заставить людей отвечать за свои обязательства: 1.Сообщите ожидания до задания. 2. Общайтесь через регулярные промежутки времени, чтобы обсудить прогресс и провести инструктаж. 3. По завершении работы похвалите, поддержите или поделитесь своим мнением.

Это также помогает в первую очередь устанавливать разумные, не произвольные сроки. Если за определенную дату выполнения есть драйвер, то сообщите об этом заранее, чтобы сотрудник понимал последствия для других членов команды или проектов, если они отстают в своей работе. Также важно быть готовым сказать «нет» продлению сроков, обеспечить дополнительное обучение сотрудников, которые постоянно отстают (и при необходимости включить их в план повышения производительности), и позволить естественным последствиям невыполнения сроков время от времени происходить.Вы обнаружите, что ваша команда начинает видеть дедлайны в новом свете.

Проблема № 3: Недостаточно места для маневра

Если несколько членов вашей команды изо всех сил пытаются уложиться в сроки проекта, проблема может быть в самих сроках (или, для другого объяснения, см. № 5). Если вам не удастся создать адекватный буфер, ваш проект пострадает от неизбежных изменений и проблем, которые неизбежно возникнут. Есть несколько причин, по которым менеджеры не предоставляют достаточно места для маневра, в том числе:

• Отсутствие видимости рабочей нагрузки команды.Если вы не знаете, над чем ваша команда работает сейчас или что у них есть на следующей неделе, как вы предскажете, сколько времени им понадобится для вашего следующего проекта?
• Нет исторических данных. Если вы не можете сослаться на данные из прошлых проектов, вы не знаете, сколько времени на самом деле занял каждый отдельный шаг, и ваши сроки для вашего следующего проекта будут основываться в основном на предположениях.
• Оптимизм. Конечно, ваши последние три проекта были выполнены с опозданием на неделю, и все работали сверхурочно с февраля, но этот проект может быть выполнен вовремя, если вы достаточно сильно надеетесь.Да правильно.

Решение:

Используйте технологию, чтобы получить представление о пропускной способности группы и исторических данных из прошлых проектов. Облачное программное обеспечение для управления проектами позволяет легко достичь обеих целей, хотя вы также можете увидеть аналогичные результаты с помощью общих электронных таблиц, если все члены команды стараются обновлять их. Как только вы узнаете, над чем все работают и сколько времени длился аналогичный проект в прошлый раз, вы можете более реалистично оценивать будущие сроки, создав небольшой буфер для неожиданных событий.

Проблема № 4: Плохая система отслеживания

Как вы управляете и отслеживаете всю свою работу? Есть ли у каждого в вашей команде своя личная система, от функций чтения / непрочитанных сообщений электронной почты до буфера обмена, содержащего рукописный список дел? Требуется ли личная встреча, чтобы обсудить, что и когда должно быть сделано? Как обрабатываются специальные проекты и запросы? Без централизованной системы, которая обеспечивает видимость в реальном времени для всех в организации, у членов команды нет другого выбора, кроме как маршировать в такт своим барабанам, что делает практически невозможным синхронную игру.

Решение:

Экономьте время для всех за счет централизации и оптимизации управления задачами, поэтому каждый член команды использует один процесс и протокол. Найдите решение, которое позволит каждому члену команды: * управлять своими задачами * легко делегировать работу друг другу * сотрудничать в рамках инструмента * следить за прогрессом * обеспечивать обновления статуса в реальном времени.

Если комплексное программное решение не входит в бюджет — а есть сотни на выбор на всех уровнях цен — ищите бесплатные решения, которые будут выполнять отдельные элементы из приведенного выше списка.Или вы можете назначить одного члена команды своего рода диспетчером — а затем надеяться, что этот человек никогда не заболеет, не уйдет в отпуск или не найдет новую работу.

Проблема № 5: Недостаток персонала

Если более чем несколько членов вашей команды изо всех сил пытаются уложиться в сроки проекта, проблема может заключаться в том, что вы недоукомплектованы кадрами (или, для другого объяснения, см. № 3). Неважно, насколько ясно вы относитесь к срокам, сколько буфера вы встраиваете в свой процесс или насколько хорошо вы все отслеживаете, если у вас просто недостаточно теплых тел, чтобы справиться со всей работой в стандартной работе неделя.

Решение:

При отсутствии серьезных проблем с производительностью вашей команды у вас есть два варианта: либо переоценить объем работы, которым может управлять ваша команда (и при необходимости сказать обоснованное «нет»), либо нанять больше сотрудников.

Проблема № 6: Проблемы с производительностью

Есть ли в вашей команде человек, который создает узкое место из-за плохой работы? Даже если вы сделаете все остальное правильно, если вы не сможете изолировать и решить проблемы с производительностью, индивидуальные и командные сроки, не говоря уже о моральном состоянии, могут пострадать.

Решение:

Все начинается с видимости. Вы не можете решить проблемы, которых не видите. Не просто наблюдайте за процессом, станьте его частью. По возможности используйте технологии для автоматизации отчетов о ходе работы и состоянии, чтобы у вас был легкий доступ к объективным данным, необходимым для принятия решений, и вмешиваться по мере необходимости. И как только вы определили препятствия, влияющие на производительность, вы должны быть готовы их устранить, будь то дополнительное обучение, планы производительности, переназначение задач или возможное прекращение работы.Это имеет тенденцию поднимать моральный дух лучших сотрудников, когда они видят, что непродуктивное поведение решается, а не разрешается продолжать.

Проблема № 7: Ваш процесс требует капитального ремонта

Есть ли у вас повторяющийся процесс, описанный, разделенный на отдельные этапы и задокументированный? Если нет, начните с этого. Если да, возможно, вам потребуется пересмотреть свой процесс и обновить его, чтобы отразить изменения в вашей отрасли, вашей компании, вашем персонале или даже технологиях. Громоздкий, слишком сложный или устаревший процесс может вызвать столько же проблем со сроками, сколько и отсутствие повторяемого процесса вообще.

Решение:

Проконсультируйтесь с нашей недавней серией интервью с экспертами по управлению проектами, чтобы освежить в памяти основополагающие принципы, ведущие к успеху проекта:

В чем проблема?

Если пропущенные сроки являются постоянной проблемой для вашей организации, посчитайте свои счастливые звезды, что «крайний срок» больше не означает то, что он означал в 1864 году. И также поймите, что, вероятно, есть более чем один фактор, способствующий вашей эндемической опозданию. От нечетких сроков до неадекватного кадрового обеспечения и устаревшего процесса — все семь из этих потенциальных ловушек, вероятно, встретятся вам на каком-то этапе вашей карьеры.Ключ состоит в том, чтобы внимательно следить за проблемами по мере их возникновения, быть готовым решать их быстро и тщательно и всегда быть в курсе достижений в области технологий, которые могут обеспечить постоянную видимость и объективные данные, необходимые для более последовательного соблюдения сроков проекта. .

Срок выполнения задачи

— план проекта 365

Поскольку мы составили список действий, задействованных в нашем проекте, мы можем установить крайний срок для некоторых задач. Даты крайних сроков — удобный способ предупредить вас о проблемах в вашем расписании, но их часто упускают из виду.Если вы хотите, чтобы задача начиналась или завершалась в определенную дату, но хотите сохранить гибкость расписания, вы можете ввести дату крайнего срока.

Крайний срок — это контрольная дата, указывающая, когда вы хотите, чтобы задача была завершена. Наложение жесткого ограничения, такого как Must Finish On, которое устанавливает дату окончания, может заблокировать ваше расписание так, как вы этого не хотите. Вместо этого, если вам просто нужно напоминание, вы можете использовать поле крайнего срока задачи. Это создаст зеленую стрелку вниз на диаграмме Ганта, которая отмечает дату крайнего срока.Преимущество крайних сроков в том, что они отслеживают дату окончания, не блокируя график.

Если дата завершения задачи превышает крайний срок задачи, в столбце «Индикаторы» отображается значок предупреждения.

Пошаговая инструкция по установке крайнего срока для задачи:

1. Выберите задачу, для которой вы хотите установить крайний срок.

Примечание: Есть два способа установить крайний срок для задачи.

Метод 1 — с использованием диалогового окна информации о задаче

2. Перейти к задаче — Информация о задаче или дважды щелкните задачу, чтобы открыть диалоговое окно Информация о задаче .

3. На вкладке Advanced выберите дату для поля Deadline .

Метод 2 — непосредственно в сетке, используя столбец Крайний срок

2. Перейдите в формат — Вставьте столбец и выберите Крайний срок для поля Имя поля , затем щелкните ОК .

3. Выберите дату для поля Крайний срок .

4. Посмотрите, что на диаграмме Gantt крайний срок отображается в виде маленькой зеленой стрелки . Когда вы наводите указатель мыши на зеленую стрелку, отображается дата крайнего срока.

Примечание: Если крайний срок не соблюден, в столбце индикатора отобразится красный восклицательный знак . Если навести указатель мыши на этот значок в Project Plan 365, вы получите информацию о проблеме.

Совет:

Многие новые пользователи Project Plan 365 случайно совершают ошибку, используя слишком много полугибких и негибких ограничений задач.Часто это происходит из-за стремления установить ограничения Должен завершиться на или фактические даты Завершить при создании своих задач. Это часто приводит к негибкому или полугибкому ограничению для задачи .

Лучший способ установить крайние сроки задачи — просто установить дату крайнего срока для задачи. Затем используйте ограничение как можно скорее (ASAP) по умолчанию. Таким образом, Project Plan 365 может перенести задачу с максимальной гибкостью.Вы также можете просмотреть дату крайнего срока для задачи в диаграмме Ганта .

Примечание: При перемещении проекта вы можете выбрать, переносить или нет крайние сроки.

Примените крайний срок к задаче, если вы хотите отследить крайний срок для конкретной задачи, но не хотите блокировать свое расписание, задав жесткое ограничение, такое как «Должно завершиться на» или «Завершить не позднее чем». Такие ограничения влияют на планирование, в то время как поле Deadline просто заставляет индикатор показывать, не была ли задача завершена к своему крайнему сроку.Определенные задачи в вашем проекте должны быть завершены к определенным установленным срокам. Однако вы не хотите, чтобы эти даты фактически влияли на то, как Project Plan 365 планирует задачи; вы просто хотите, чтобы вас предупредили, если задачи не будут выполнены к этим датам. Добавьте поле «Крайний срок» в таблицу ввода в представлении «Диаграмма Ганта» и установите даты крайнего срока для этих задач.

Установив крайний срок задачи, вместо наложения жесткого ограничения для задачи, чтобы отметить дату ее окончания, вы можете добиться более гибкого и динамичного расписания проекта.Динамическое расписание правильно построено и не содержит каких-либо ограничений задач. Преимущество состоит в том, что менеджер проекта может оценить изменения даты окончания проекта (через критический путь), не испытывая ошибок ограничений.

Сроки можно добавить к любой задаче в расписании проекта. Вы можете добавить конкретные крайние сроки, основанные на задачах на критическом пути или на важных этапах. Крайний срок дает вам гибкость в установке даты обязательства, которая не связана напрямую с базовой датой окончания.

Практика

1. Рассмотрим задачу с ID = 30 (выемка фундаментов), для которой установлено ограничение «Должен закончиться». Однако это может быть неправильный выбор, учитывая тот факт, что это негибкое ограничение, которое снижает гибкость вашего расписания и сообщает Project Plan 365, что эта задача должна завершиться в этот день, а не раньше.

Более удачный подход — позволить Project Plan 365 обрабатывать дату начала с ограничением «Как можно скорее» и помещать информацию о крайнем сроке для задачи в качестве замены ограничения «Должен завершиться по» и связанной с ним даты ограничения.Для этого давайте откроем диалоговое окно «Информация о задаче» для этой задачи, а затем перейдем на вкладку «Дополнительно». Здесь мы укажем 13 декабря 2016 года как крайний срок и изменим тип ограничения на Как можно скорее:

Также мы введем 24 в ячейку Предшественники этой задачи. Вот что у вас должно получиться. Обратите внимание, что в столбце «Индикаторы» больше не отображается значок, соответствующий ограничению «Должен завершиться при».

2. Как только крайний срок установлен для задачи, мы получим индикатор крайнего срока на нашей диаграмме Ганта, отмечающий дату крайнего срока:

3.Обратите внимание, как это изменение влияет на продолжительность и дату окончания проекта.

Теперь предположим, что мы хотим отследить крайний срок для задачи под названием Заливка опор и фундаментов колонн. Откройте диалоговое окно «Информация о задаче» для этой задачи, перейдите на вкладку «Дополнительно» и рядом с полем «Крайний срок» введите дату крайнего срока. Допустим, 7 ноября.

После того, как «крайний срок» установлен, он отображается на диаграмме Ганта в виде зеленой стрелки, обозначающей дату «крайнего срока».Поскольку дата завершения задачи превышает крайний срок задачи, в столбце «Индикаторы» будет отображаться значок предупреждения.

Если вы наведете курсор на индикатор, он проинформирует вас о том, что задача вышла за крайний срок.

5. Вы также можете добавить поле Крайний срок на лист задачи, если хотите ввести, просмотреть или изменить крайние сроки задач в вашем проекте. Для этого выберите столбец «Предшественники», нажмите на опцию «Вставить столбец» в меню «Формат» и выберите «Срок действия» из списка:

После того, как вы нажмете ОК в этом диалоговом окне, столбец «Срок выполнения» отобразится в таблице задач.Вы можете заметить значения крайних сроков, которые мы установили для двух задач в нашем проекте.

Используя опцию «Скрыть столбец» в меню «Формат», скройте этот столбец, поскольку он нам больше не понадобится.

Видео

Если вы предпочитаете видеть вещи в действии, а не читать текст, посмотрите это видео, в котором рассматриваются некоторые темы из этого раздела.

5 эффективных советов по соблюдению сроков и своевременному выполнению работы

Проектные команды, которые неуклонно соблюдают сроки, могут выполнять проекты в соответствии с графиком.

Исследование PwC показало, что только 2,5% компаний смогли успешно завершить проект на 100%. Часто неудачи были вызваны несвоевременным завершением проектов.

Конечным результатом стал перерасход бюджета, разочарование заинтересованных сторон и деморализованная команда.

Если вы можете относиться к этому, вы не одиноки. Составление графиков и попытки уложиться в сроки на работе — важные проблемы для многих проектных команд.

По этим причинам так важно убедиться, что у вас есть надежные инструменты и системы, которые помогут поддерживать ожидаемые результаты.

Так как же обеспечить соблюдение вашей командой сроков выполнения проекта? Вот 5 способов помочь вам установить реалистичные сроки и достичь их.

Совет №1: используйте инструмент планирования проекта

Всегда удивительно видеть, что некоторые организации по-прежнему придерживаются обычных методов управления сроками.

Электронная почта, электронные таблицы и стикеры, наклеенные на столы и мониторы ПК, ушли в прошлое, и они, безусловно, не лучший способ работать над проектами и оставаться эффективными в наши дни.

Лучше всего использовать программное обеспечение для управления проектами. Использование инструмента управления проектами дает следующие преимущества:

• Захват, расстановка приоритетов и организация деятельности по проекту.
• Планируйте и соблюдайте сроки
• Храните все о своем проекте в одном месте.
• Планируйте и отслеживайте командные задачи.
• Лучше управляйте рабочими нагрузками команды.

Согласно Capterra, управление задачами и отслеживание проектов являются наиболее часто используемыми функциями в инструментах проекта.

Многие организации видят, как решения по управлению проектами способствуют важности соблюдения сроков.

PMI’s Pulse of the Profession утверждает, что 61% организаций, которые использовали решения для управления проектами, выполнили свои проекты вовремя. С другой стороны, только 41% организаций не имели программного обеспечения для управления проектами.

Инструменты планирования проекта — ключ к снижению стресса и улучшению результатов. Это устраняет неуклюжие таблицы и задержки при общении.Поприветствуйте более организованный конвейер проекта, где ваши сотрудники знают, какое следующее задание и как его выполнить: окончательный ответ на то, как вы обеспечиваете, чтобы ваша команда не сбивалась с пути, чтобы уложиться в сроки проекта.

Совет №2. Избегайте промедления

Сколько раз вы или члены вашей команды становились жертвами слов «Я сделаю это позже?»

Это обычная черта, когда вы изо всех сил пытаетесь уложиться в сроки на работе, и мы не виним вас за это. Обычно в начале проекта мы получаем искаженную картину времени.

Когда журнал MicroBiz Magazine опросил более 1000 взрослых, более 70 процентов признались, что откладывают работу. Более 40% откладывают работу почти каждый день.

Когда кажется, что крайний срок далек, легко расслабиться и отложить работу на потом. Это часто приводит к срочным задачам ближе к концу срока проекта.

Это определенно неправильный путь. Если есть смысл начать сразу и отметить какие-то задачи, то вперед и сделайте это.

Если это помогает, вы также можете установить вехи в плане проекта, чтобы разбить более крупный проект на более мелкие фазы. Попробуйте разные подходы, чтобы понять, что подходит именно вам. это просто предложения, и все работают по-своему.

Совет № 3: начните с прототипа

Если вы не можете уложиться в сроки на работе, почему бы не попробовать создать прототипы?

Прототип — это способ дать вашим идеям физическое присутствие.

Это идеальный способ быстро приступить к выполнению задачи, чтобы вы знали, что нужно улучшить и на чем сосредоточиться на ранних этапах проекта.

Прототипирование часто начинается с каркаса задачи. Это может быть эскиз, каркас или макет.

Это может быть набросок статьи, основа для презентации перед заинтересованными сторонами, предварительный дизайн нового логотипа или разработанные стратегии маркетинговой кампании.

Традиционно прототипирование — это 5-этапный процесс — от понимания проблемы до сбора отзывов.

Источник: UXPin

Ранние отзывы на начальных этапах вашего проекта помогут вам убедиться, что вы на правильном пути, прежде чем тратить больше времени.

Совет № 4: Создайте стандартные рабочие процедуры

Ведение бизнеса сопряжено с определенными трудностями.

Неисправности или неэффективность ваших операций, систем и процессов могут быть связаны со многими из этих проблем и проблем. Пытаться уложиться в сроки на работе — одна из них.

Вот где могут помочь стандартные рабочие процедуры.

Стандартные рабочие процедуры (СОП)

— это подробные письменные инструкции для достижения единообразия работы.

С помощью СОП можно работать последовательно и эффективно. Это, в свою очередь, поможет вам выполнять задачи вовремя.

Источник: Collaboris

Для создания СОП необходимо выполнить следующие шаги:

• Определите объем и цель
• Определите аудиторию
• Определите формат и стиль письма
• Протестируйте и настройте
• Распространите СОП и проведите обучение
• Получите обратную связь и обновите соответственно

Например, вы можете максимизировать возможности программного обеспечения для управления проектами путем создания СОП по обновлению информации о проекте.

В наши дни очень важно использовать инновационные программные решения, чтобы максимально повысить эффективность работы.

Совет № 5: Избегайте сползания прицела

Мы часто берем на себя больше работы, чем можем.

Когда мы приступаем к работе в новой команде, мы особенно чувствуем потребность произвести впечатление и превысить свои достижения. Это приводит к тому, что вы постоянно беретесь за выполнение большего количества задач, пока не достигнете выгорание.

Выгорание является довольно распространенным явлением, при этом 7 из 10 сотрудников пострадали по крайней мере в той или иной форме.

Источник: Clockify

Дополнительные задания к существующей рабочей нагрузке часто неосуществимы и могут привести не только к пропуску новых сроков, но и к пропуску старых — или, по крайней мере, к снижению качества работы.

Не переоценивайте свои возможности.

Научитесь отказываться от задач, которые могут отвлечь вас от того, над чем вы сейчас работаете. Сказать «нет» может показаться не очень приятным, но, по крайней мере, у вас будет контроль над соблюдением сроков и повысится пунктуальность, когда дело доходит до достижения результатов.

Выгорание можно предотвратить, научившись говорить «нет» и сохраняя здоровые привычки.

Не позволяйте дедлайнам влиять на ваше психическое здоровье

Срок может показаться бомбой замедленного действия, но это не всегда так.

Обладая разумным мышлением и соответствующими процессами, вы можете улучшить управление сроками.

• Используйте инструменты планирования и управления проектами, чтобы отслеживать свою работу и расставлять приоритеты в сроки.
• Не откладывайте задачи на последнюю минуту.Начните как можно раньше, чтобы уложиться в сроки.
• При работе с новыми или сложными задачами начните с создания прототипа. Получите обратную связь, чтобы еще не поздно сменить курс.
• Создавайте стандартные рабочие процедуры для повторяющихся задач и выполняйте их, чтобы повысить эффективность и согласованность.
• Научитесь говорить «Нет» и избегайте искажения прицела.

Следуйте этим советам и наблюдайте, как ваши результаты растут вместе с вашей способностью уложиться в сроки.

Определите, реалистичен ли крайний срок вашего проекта

Когда вы запускаете проектную группу, установление крайних сроков может быть одним из наиболее сложных аспектов работы, особенно когда вы возглавляете удаленную или гибридную группу.Заинтересованные стороны могут быть разбросаны по часовым поясам. Некоторые могут работать по контракту. Другие могут работать неполный рабочий день. Вы можете вести людей, которые не подчиняются вам напрямую.

Одна из проверенных тактик для обеспечения того, чтобы вы достигли своих целей, — использовать обратную временную шкалу, рекомендует людям в Netrist, которые используют ее как часть своих услуг фракционного технического директора, где они играют важную роль технического директора, помогая компаниям разрабатывать и выполнять (и подробнее) ИТ-стратегию до тех пор, пока они в этом не нуждаются.

Процесс прост: вы начинаете, имея в виду конечный срок, и работаете в обратном направлении, чтобы создать список задач и элемент действий и применить сроки выполнения к каждому из них. Преимущество? Вы узнаете почти сразу, если работаете с реалистичной датой окончания. Кроме того, вы устанавливаете четкий план, который готовит людей к предстоящей рабочей нагрузке, чтобы члены команды могли соответствующим образом скорректировать остальную часть своей рабочей нагрузки.

Для работы с обратной временной шкалой Netrist рекомендует следующие семь шагов:

• Сосредоточьтесь на своей цели. Чего именно вы хотите достичь? Определите свою цель и запишите ее как можно точнее. Как только цель станет ясной, установите крайний срок для ее достижения.
• Определите каждый шаг, необходимый для достижения цели — возвращение назад. Обдумайте основные шаги на этом этапе. Вам нужно будет определить свой последний шаг, следующий за последним шагом, с третьего за последний и так далее, пока вы не вернетесь к самому первому шагу. Это заставляет вас думать и расставлять приоритеты иначе, чем если бы вы использовали дальновидный подход.
• Развернуть. Для каждого основного шага перечисляйте даже самые мелкие задачи. Часто упускаются из виду тривиальные задачи, которые вызывают проблемы и задерживают проекты, так что подумайте над этим серьезно.
• Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи. Некоторые задачи займут минуты; другие могут занять недели или даже месяцы. Обдумывание этой части гарантирует, что вы начнете проект достаточно рано, чтобы завершить его вовремя, не вызывая чрезмерного стресса по мере приближения к крайнему сроку.
• Прикрепите крайний срок к каждой задаче. Назначьте конкретные сроки выполнения для каждого основного шага и вспомогательной задачи. Начните с даты окончания и работайте в обратном направлении, пока не установите крайний срок для шага 1. Чтобы не перегружать команду или любого отдельного члена, при определении крайних сроков этого проекта подумайте о других сроках.
• Обозначьте ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения каждой задачи. Отметьте людей, инструменты, бюджет и все остальное, что вам понадобится для выполнения каждой задачи.Также отметьте, какие ресурсы у вас в настоящее время доступны, а какие нет, и что вам нужно сделать, чтобы ваша команда имела доступ ко всему, что ей нужно, и тогда, когда это необходимо.
• Получите отзывы от других заинтересованных сторон. Попросите их просмотреть ваш план и высказать свое мнение о шагах, сроках и последовательности. Скорее всего, они смогут указать на все, что вы пропустили, на нереалистичные сроки выполнения работ и ненужные шаги. Собрав их отзывы, при необходимости обновите план и зафиксируйте сроки.

Netrist создает индивидуальные веб-приложения для компаний любого размера, разрабатывая программное обеспечение, которое делает именно то, что вам нужно. Для получения дополнительной информации о том, что они могут делать, в том числе об услугах фракционного технического директора, посетите Netrist.com или позвоните по телефону 1-855-NETRIST.

Лучшие советы по управлению дедлайном

Хотите знать, как организовать и управлять несколькими проектами одновременно? Начните с применения правильных методов управления сроками.

Управление сроками — это процесс, при котором менеджеры проектов организуют, расставляют приоритеты и планируют свою рабочую нагрузку в течение ограниченного периода времени. Обеспечение качества продукта или услуги для клиентов означает совмещение конкурирующих приоритетов, мониторинг согласованности проектной деятельности и эффективное управление доступными ресурсами.

Узнайте, как сделать все это и многое другое, с помощью следующих советов и приемов по управлению сроками.

Основные причины неудачного управления сроками

В идеальном мире сроки никогда не будут нарушены.Но когда это так, важно внимательнее взглянуть на то, как структурированы должностные обязанности сотрудников и команд или сроки их выполнения. Некоторые из основных причин сбоя в управлении сроками могут включать:

• Неясные сроки
• Отсутствие ясности в том, что именно нужно делать
• Барьеры в общении с соответствующими заинтересованными сторонами
• Отсутствие ответственности
• Дезорганизация
• Не получает необходимую информацию из других отделов

Как лучше всего управлять несколькими проектами и сроками?

Лучший способ управлять несколькими проектами — научиться расставлять приоритеты в совпадающие или конкурирующие сроки.Также внимательно посмотрите, как вы распределяете ресурсы для конкурирующих проектов. Использование платформы управления работой для планирования задач и обязанностей вашей команды может оказаться полезным.

С Wrike вы можете управлять несколькими крайними сроками с помощью отслеживания задач, настраиваемых рабочих процессов и панелей мониторинга, на которых сразу отображаются все активные проекты и приоритеты членов команды. Задачи и их зависимости также легко отслеживать с помощью представления диаграммы Ганта в Wrike.

Как расставить приоритеты, над каким проектом работать, когда существует несколько проектов

Определите приоритетность проекта, над которым нужно работать, с помощью простой оценки, которая определяет две ключевые ценности: срочность и важность.Это простое решение для расстановки приоритетов, известное как матрица Эйзенхауэра, имеет четыре отдельные категории, к которым относятся все проекты и задачи. Подумайте, к какой из этих областей подходит каждое из ваших заданий, и оцените их соответственно:

• Срочно и важно : Эти проекты имеют строгие, краткосрочные сроки. Они часто содержат более крупные оценки доходов и помогают вашей фирме приблизиться к достижению основных бизнес-целей.
• Срочные и менее важные : У этих проектов есть строгие краткосрочные сроки выполнения заданий с меньшим потенциалом дохода, таких как разовые проекты или услуги со скидкой.
• Менее срочные и важные : У этих проектов среднесрочные и долгосрочные сроки. Они обязательно должны быть выполнены, но они предлагают гораздо больше гибкости и свободы.
• Менее срочно и менее важно : Без четкого срока и без прямого воздействия на конечные результаты проекты и задачи в этой категории считаются желаниями, а не потребностями. По возможности удалите их или отложите до завершения всех остальных пунктов списка. Скорее всего, единственные проекты, которые подпадают под этот заголовок, будут внутренними.

Как расставить приоритеты для нескольких проектов с одинаковым сроком

Расставьте приоритеты для нескольких проектов с одинаковыми сроками, сначала посмотрев, какой проект приносит наибольший доход. Затем подумайте, какой проект имеет больше всего шагов или требует особого внимания к более сложным или трудоемким задачам.

Откройте для себя лучший способ управления несколькими проектами и создайте план реализации управления проектами с помощью одного из этих эффективных методов:

1. Начать с конца
   Переходите от последней задачи проекта к первой.Начните с установленного срока и дайте каждой задаче индивидуальный график, чтобы вы могли правильно оценить, сколько времени все это займет.
2. Используйте визуальный инструмент
   Используйте инструмент управления проектами, такой как Wrike, который предлагает настраиваемые рабочие процессы, обновления отдельных задач и панели мониторинга, которые предоставляют вам полную картину обновлений в режиме реального времени.
3. Получить разрешение
   Делитесь проектами расписания проектов с клиентами и ключевыми членами команды с помощью инструмента управления проектами.Клиенты могут сообщить вам, согласны ли они с планом, прежде чем вы начнете. Члены команды могут помочь обнаружить возможные препятствия или оценить, насколько реалистичны запросы клиента с учетом остальной части их рабочей нагрузки.
4. Добавить отдельные сроки задач
   Включите, сколько времени займет выполнение каждой задачи, когда вы назначите ее членам команды. Не забывайте устранять менее срочные и менее важные задачи.
5. Есть буфер
   Преодолейте ошибку планирования, научившись более точно оценивать время.Используйте интервалы оценки времени, которые увеличивают от 1/4 до четырехкратного увеличения ожидаемых усилий по проекту или задаче. Полагайтесь на исторические данные, чтобы сравнить оценки с реализованными усилиями для аналогичных проектов и задач в прошлом.

Существует ли такое понятие, как программное обеспечение для управления сроками?

Скорее всего, вы и ваша команда работаете над множеством задач каждый день в неделю. Конечно, можно использовать устаревшие методы, такие как ручка, бумага и листы Excel. Но если вы хотите назначать задачи, иметь четкое представление о работе проекта на 360 градусов и никогда не пропускать очередной крайний срок, вам необходимо специальное программное обеспечение для управления сроками.

Боитесь пропустить срок из-за неожиданных технических проблем или ошибки, требующей доработки? С помощью платформы управления работой, такой как Wrike, вы можете отслеживать ход выполнения задач, назначать задачи нужным членам команды и оптимизировать рабочий процесс своей команды. Избегайте потери контроля над задачами или пропуска сроков, когда вы обеспечиваете истинное командное сотрудничество, которое позволяет вашей команде согласовываться и двигаться вперед вместе.

Делитесь записями истории клиентов в рамках всей команды с помощью платформы управления работой, к которой может получить доступ каждый.Быстро обращайтесь к деталям из телефонных звонков и других сообщений, чтобы перепроверить сроки и понять, что клиент считает срочность.

Просматривайте сроки всех активных проектов на единой панели инструментов. Ищите возможные препятствия, такие как дублирование задач, перегруженность или недогрузка сотрудников, а также задержки отдельных задач. Избегайте этих проблем еще до того, как они произойдут.

Как Wrike может помочь улучшить управление сроками на работе

Теперь вы точно знаете, как манипулировать несколькими дедлайнами, расставлять приоритеты для проектов с помощью матрицы Эйзенхауэра и планировать проекты, у которых есть конкурирующие сроки.Объедините свои новые знания в области управления сроками с Wrike.

Попробуйте бесплатную двухнедельную пробную версию, чтобы проверить приведенные выше советы и упорядочить сроки всех ваших проектов, какими бы сложными они ни были!

.

No related posts.