Законы и приёмы делового общения.(интернет)
Эффективные приемы делового общения.Большинству соискателей известно, что многие кадровики выбирают достойный персонал исходя не только из опыта работы, образования, навыков, но и из стиля делового общения. Достаточно немного пообщаться с человеком, чтобы сказать, впишется ли он в трудовой коллектив или нет.
Для того чтобы произвести достойное впечатление на директора по персоналу, и на будущее руководство компании, достаточно использовать приемы делового общения. Для этого обязательны знания в сфере этики и этикета.Основным из приемов делового общения, является то, чтобы свести к минимуму возможность возникновения конфликта, в случае несогласия с каким-то высказыванием. Кроме того, не стоит спорить с сотрудником, который не готов менять свою точку зрения, такого рода дебаты обязательно приведут к ссоре. Для того чтобы убедить человека в чем-то, нужно соблюдать следующие ступени в разговоре:
установить контакт с собеседником;
обсудить проблемы или задачи;
произвести поиск возможных путей устранения проблемы;
завершить контакт.
Наиболее сложной ступенью, является установка контакта. Для этого нужно приложить максимум усилий. В первую очередь необходимо заинтересовать собеседника, избегая монотонности в голосе, после следует выразить главную мысль. Только после этого производится поиск решения проблем.Самые эффективные приемы делового общения, это те которые работают на подсознательном уровне, то есть, необходимо войти в подсознание собеседника.
Законы и приемы делового общения, как нельзя лучше работают при соблюдении следующих правил:
достижение понимания;
преодоление барьеров общения;
четкое следование информации;
показать выгоду;
избегать споров.
В процессе делового общения, необходимо проявлять интерес к собеседнику, запомнить или записать имя человека, не перебивать, и до конца выслушивать мысль, проявлять уважение к коллеге, улыбаться. Кроме этого, если руководитель является другом, следует соблюдать субординацию, и в присутствии других коллег, называть по имени и отчеству.Также, важно не спорить с руководством в присутствии остального персонала, это подставит под угрозу авторитет начальника. Таким образом, никто из сотрудников не будет чувствовать себя обиженным, или менее значимым. Следуя этим не сложным законам и приемам, можно добиться значительных успехов в работе.
31. Анализ внутренней среды организации.
Внутренняя среда организации — та часть общей среды, которая находится в ее пределах. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.
Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.
Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели.Организация это — группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Можно сказать, что цели- это конкретное конечное состояние, ожидаемый результат, который стремится достичь организация .
Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Прибыль это ключевой показатель организации. Цели разрабатываются руководством фирмы и доводятся до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации совместной деятельности используют разнообразные средства и методы для их достижения.
Структура. СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
Существует 2 концепции структуры:
1)Специализированное разделение труда— закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.
Бывает горизонтальным (Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. ) и вертикальным(Вертикальное разделение труда построено на выделении трех уровней управления — низового, среднего и высшего. )
2)Сфера контроля-бывает широкой( одному рук-лю достаточно большое кол-во подчиненных) и узкой( многоуровневая структура ,т.е. каждому рук-лю подчиняется мало людей)
Задачи. Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности ,но рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации .
Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией.
Технологии. Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. Люис Дейвис «Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях». Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.
Люди.Люди являются основой любой организации, создают ее продукт, формируют культуру организации .
Существует 3основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: *поведение отдельных людей
*поведение людей в группах
*характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.
На индивидуальное поведение и успешность деятельности оказ влияние: физ и умственные способности,ожидания,потребности,восприятие информации, ценности,производительность, взгляды.
Формы и приемы делового общения
Деловое общение (разговор) — это прежде всего устная деловая речь, которая имеет существенные различия с ее письменной формой. Прежде всего деловой разговор представляет собой непосредственное общение, которое предполагает конкретного собеседника (или собеседников), что дает возможность непосредственно воздействовать на него (или на них). Наличие собеседника позволяет использовать мимику, жесты, интонацию и другую технику общения, что существенно отличает устную деловую речь от ее письменной формы.
В деловом общении используется большое количество выдержек из технической документации, технических условий, стандартов и других технических документов. Вполне естественно, что язык таких людей тяготеет к характерным для таких изданий емким синтаксическим конструкциям (причастные обороты, отглагольные существительные и т. п.). Указанные формы не воспринимаются здесь как стилистический недостаток, поскольку они придают устной деловой речи необходимую ей строгость, точно передают деловую информацию.
Всякое общение отличается не только содержанием, но и формой. Форма общения — это процесс взаимодействия людей, специфика их поведения по отношению друг другу.
Выделяют две основные формы общения:
1.опосредованное (косвенное) — через посредников, по телефону, факсу, посредством обмена телеграммами и т. п.;
2.непосредственное (контактное) — вступление собеседников в контакт «с глазу на глаз». Непосредственное общение имеет больше достоинств, поскольку обеспечивает прямое восприятие партнеров и их поведение. В данном случае применяются два вида коммуникаций: вербальные (речевые) и невербальные (жесты, мимика, тембр голоса и т. п.).
Деловое общение — это двусторонний процесс, взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.
Овладение основами делового общения дает возможность иметь повседневный успех в своей деятельности, эффективнее решать задачи и устранять разногласия.
Условно деловое общение разделяют на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).
В современных условиях деловое общение реализуется в различных формах:
— телефонное общение;
— деловая переписка;
— деловая беседа;
— коллективные формы общения — совещания, собрания;
— деловые переговоры;
— публичные выступления.
Деловые переговоры предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.
Менеджер должен уметь вести деловые беседы. От этого во многом зависит успех или неуспех дела.
Во время совещания между подчиненным и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия.
Законы и приемы делового общения
В процессе делового общения нередко используют некоторые тактические приемы, позволяющие стороне добиваться своего, не соблюдая принципов торга, о которых говорилось выше. Например, сторона желает получить уступку, но не желает идти на ответную уступку. Именно в таком случае она может использовать один из следующих приемов. Некоторые из них являются вполне допустимыми, другие — неприемлемыми или нежелательными. Однако любой человек, вступающий в переговорный процесс, должен о них знать.
1. Отсрочка.
Требуя отсрочки решения, то есть перерыва в переговорах, вы приобретаете дополнительное время для консультаций и обдумывания. Ряд намерений противоположной стороны или ее позиция в целом вам уже известны. Теперь же вы можете спокойно все взвесить и решить, как вести себя дальше.
Используя этот прием, необходимо точно обговорить, когда работа будет продолжена. Это необходимо по двум причинам. Во-первых, это позволяет сохранить деловой настрой и способствует созданию впечатления о вас как о спокойном человеке, склонном принимать рассудительные, взвешенные решения. Во-вторых, если новой даты для переговоров не назначить, это может быть воспринято как отказ, отклонение предложения в ненавязчивой форме, как нежелание продолжать переговоры. Естественно, в этом случае все усилия окажутся потраченными впустую.
2. Запугивание через косвенные источники.
Это прием, от использования которого следует воздержаться, поскольку иначе, чем “грязным”, его назвать нельзя. Однако о нем необходимо знать, поскольку иногда его используют. Он состоит в том, что одна сторона пытается запугать противоположную сторону при помощи распространения слухов или использования средств массовой информации. Если люди используют такие приемы, уместно задуматься о том, стоит ли иметь с ними дело. Однако если это все же необходимо, лучше сделать вид, что вы ничего не знаете и придерживаться рекомендаций, данных выше.
3. Блеф.
Еще один прием, который также нельзя назвать честным (впрочем, он более приемлем). Сущность его состоит в том, что одна из сторон категорически заявляет, что переговоры продолжать не имеет смысла. Если противоположная сторона стремится к заключению сделки, это будет иметь эффект, так как она проявит желание пойти на дополнительные уступки. Другой вариант: одна из сторон заявляет, что получила все, что ей необходимо, хотя на самом деле это не так. Фактически этот прием можно использовать в том случае, если вы получили почти все, однако вам необходимо добиться еще кое-чего.
4. Создание неудобства.
Этот прием используют для того, чтобы вынудить человека отказаться от детального обсуждения вопроса. Например, вас могут посадить напротив окна таким образом, что глаза вам будет слепить яркое солнце. В такой ситуации не следует теряться, нужно просто сменить место (или как-то иначе избавить себя от того, что создает неудобство).
5. “Уровень полномочий”.
Нередко одна из сторон может заявить, что она не уполномочена принимать решение о сделке. Такой прием имеет большое действие, поскольку основан на психологии. У человека, которому сказали, что он имел дело не с теми, кто действительно принимает решения, автоматически создается впечатление мощной организации, в которой на важные переговоры отправляются не самые важные лица. А следовательно, он может начать воспринимать себя как занимающего более низкое положение. Однако эта уловка обычно используется в том случае, если позиция противоположной стороны оказывается неудобной. Кроме того, ее иногда используют для того, чтобы получше узнать желания и возможности другой стороны.
6. Угроза.
Это, пожалуй, наиболее часто используемый, хотя и не самый эффективный прием.
Если вы столкнулись с угрозой, необходимо иметь в виду, что обычно люди угрожают только тогда, когда не могут получить другими средствами необходимое. Использование угроз — это знак того, что противоположная сторона очень заинтересована в сделке. Чтобы выйти из этой ситуации, необходимо сохранять конструктивный подход к проблеме и дать другой стороне понять, что их цели могут быть достигнуты без угроз. Для этого можно предложить компромисс, который вам кажется разумным с учетом вашей позиции и позиции противоположной стороны.
Деловое общение основывается на следующих законах:
1.вежливость;
2.тактичность;
3.скромность;
4.корректность;
5.благородство;
6.точность.
6 эффективных приёмов делового общения
1. Следите за языком тела
По данным исследований, язык тела отвечает приблизительно за 55% того, как окружающие интерпретируют ваше эмоциональное состояние. Поэтому важно не только вербально, но и невербально выражать положительный настрой и желание сотрудничать. Ведь никто не хочет работать с агрессивными или излишне критичными людьми.
- Не забывайте смотреть в глаза, когда разговариваете с кем-то. Но время от времени отводите взгляд, иначе может показаться, что вы пытаетесь психологически надавить на собеседника.
- Когда с вами обсуждают какую-то проблему, выражайте заинтересованность и любопытство. Например, наморщив лоб или подперев подбородок рукой.
- Держитесь прямо и расслабленно. Жестикулируйте, чтобы лучше объяснить свою точку зрения, и не скрещивайте руки на груди, чтобы не показаться закрытым.
- Старайтесь находиться параллельно по отношению к собеседнику. Для этого во время разговора располагайтесь лицом к лицу.
2. В первую очередь старайтесь понять собеседника
Многие слушают только для того, чтобы что-то ответить или чтобы решить, как сказанное собеседником пригодится им самим. Вместо этого во время разговора подумайте, что собеседник действительно пытается вам сказать. Это поможет лучше понять его потребности. Зная их, вы сможете придумать достойный ответ, который поможет укрепить доверие.
У собеседника будет ощущение, что вам действительно небезразлично его мнение, что вы понимаете его лучше других. Он будет положительнее к вам относиться и с большей вероятностью станет сотрудничать с вами в будущем. В конце концов это поможет вам быстрее и без лишних конфликтов получать желаемое, одновременно помогая другому человеку почувствовать себя приятно.
3. Задавайте открытые вопросы
Люди часто сдерживаются и не высказывают свои мысли. Чтобы построить доверительные отношения, нужно узнать настоящие мотивы и желания собеседника. Формулируйте вопросы так, чтобы в ответ можно было сказать не только «да» или «нет». И не забудьте упомянуть, что не станете судить собеседника за его ответ.
Например, коллеги нередко делятся раздражением по поводу какой-то проблемы. Чтобы помочь им, как раз и нужно задать открытый вопрос: «Что должно измениться, чтобы ситуация стала лучше?» Это поможет переключить внимание с самой проблемы на её решение.
После этого задавайте дополнительные вопросы, например: «Что конкретно ты имеешь в виду?» Так вы сможете углубиться в вопрос и найти причины проблемы, а значит, принесёте больше пользы коллегам и укрепите отношения с ними.
4. Будьте честным
Конечно, это не столько приём общения, сколько базовый жизненный принцип. Люди не доверяют тем, кто ведёт себя подозрительно или что-то недоговаривает. В рабочем общении особенно важно не лгать и не скрывать от коллег важную информацию. Иначе эффективной работы в команде не получится.
Окружающие будут лучше к вам относиться и больше вас уважать, если вы будете честными с ними, даже если для этого вам придётся признать свою ошибку. Но всё-таки соблюдайте меру. Некоторые слова могут быть честными, но оскорбительными.
5. Правильно выражайте своё мнение
Представляя взгляды окружающих, вы сможете оформить собственные так, чтобы они были приемлемыми для остальных. Это не значит, что нужно подстраиваться под других. Просто выразитесь так, чтобы это не обидело собеседника.
К примеру, начальник спрашивает, что вы думаете о новой стратегии развития. А вам, допустим, она не нравится, вы видите множество негативных последствий, которых начальник не замечает. Задав ему несколько открытых вопросов, вы поняли, что ваши взгляды не совпадают. Начальник очень доволен этой стратегией и верит, что она сработает.
Вместо того чтобы сказать: «По-моему, это отвратительная идея, в ней слишком много слабых мест», постарайтесь оформить своё мнение так, чтобы внести в разговор что-то полезное. Если вы просто раскритикуете план, начальник, скорее всего, разозлится и не сможет воспринимать конструктивные комментарии.
Лучше будет сказать: «Я понимаю, на что вы ориентировались, когда составляли этот план. И он действительно может принести нам пользу в будущем. Но меня немного беспокоят некоторые моменты, я уже сталкивался с похожими проблемами раньше. Вам интересно моё мнение?» Начальник увидит, что вы настроены на сотрудничество, а не просто хотите покритиковать, и отнесётся к вашим словам серьёзно.
6. Будьте готовы пойти навстречу
Все говорят и понимают собеседника по-разному, опираясь на собственную сферу деятельности, уровень образования и культуры. Поэтому, объясняя что-то человеку из другой сферы, не используйте жаргонные словечки и термины. Приведите простую аналогию и говорите понятным языком.
Это очень важно, ведь за свою карьеру вам придётся сотрудничать с людьми из совершенно разных областей. Если не идти им навстречу, может возникнуть множество недоразумений и ошибок. А ясность и взаимопонимание — основы эффективной работы всей команды.
Читайте также:
Деловое общение и имедж менеджера
Интерактивное общение сопровождается психологическим воздействием, целью или результатом которого является перестройка индивидуальных или групповых отношений, мотивов, взглядов, установок. Изменение личности под воздействием других людей в ходе такой перестройки могут быть временными и переходящими или устойчивыми. На пути таких воздействий каждая личность выстраивает защитные психологические барьеры, фильтрующие воздействия и отделяющие полезные от вредных. По этой причине психологические воздействия лишь при определенных условиях вызывают некоторые изменения в психике людей, соответственно, в поведении и профессиональной деятельности.[26]
Для эффективного делового общения необходимо знать некоторые приемы, т.к. многие из них действуют на уровне подсознания. Дело все в том, что многие из них люди используют еще с каменного века. Например, раскрытые ладони в древности означали — » у меня нет оружия». Сейчас это означает дружелюбный и открытый настрой собеседника.
Существуют 6 правил Глеба Жигалова:
1. Проявлять искренний интерес к собеседнику.
2. Улыбаться.
3. Запомнить имя человека
и не забывать время от
4. Уметь слушать.
5. Вести разговор в
кругу интересов вашего
6. Относится к нему с уважением.
Чтобы увеличить полезность контакта надо:
— Быть наблюдательным;
— Сделать комплимент;
— Говорить о проблемах собеседника;
Как результат вы получим:
1. Формальный контакт
перерастает в нормальное
2. Вы завоюете собеседника.
3. Вы повесите вашу самооценку.[21]
Правила эффективного общения по Блэку:
1. Всегда настаивать на правде.
2. Строить сообщения просто и понятно.
3. Не приукрашивать, не набивать цену.
4. Помнить, что 1/2 аудитории женщины.
5. Делать общение увлекательным,
не допускать скуки и
6.Контролировать форму общения , не допускать экстравагантности.
7. Не жалеть времени на выяснение общего мнения.
8. Помнить о необходимости
непрерывного общения и
9. Стараться быть убедительным на каждом этапе общения.
Зная и применяя всё это
можно стать хорошим
Заключение
Исходя из изученной темы курсовой работы можно сделать вывод о том, что деловое общение это процесс взаимодействия между двумя или более людьми, которые обмениваются важной информацией в сфере их профессиональной деятельности. Деловое общение очень полезно в сфере бизнеса, потому как бизнес это профессиональная деятельность, в сфере которой люди устанавливают друг с другом контакт для получения важной информации, чтобы в дальнейшем строить планы, поднимать свой карьерный рост, повышать квалификацию, для того чтобы добиться намеченной цели.
Тема делового общения очень распространена и актуальна, она затрагивает множество сфер общения, такие, к примеру, как: деловое общение по телефону, деловое общение в письменном виде, деловое общение по Интернету. Но самая важная сфера общения, которую затрагивает эта тема на сегодняшний день это деловое общение по телефону. Потому что многие люди занимающиеся бизнесом в основном большую часть деловых вопросов, проблем, а также деловых встреч решают и назначают по телефону. По оценкам многих специалистов, утверждено, что более 75% деловых вопросов решается именно по телефону.
Деловое общение также играет важную роль и для менеджера. В его сфере деятельности оно очень необходимо, так как менеджер должен, уметь правильно проводить деловые совещания, кроме того, менеджер – организатор совещаний должен уметь подготовить и ознакомить всех участников совещания с их повесткой дня. Проводить различные деловые сделки, должен уметь проводить переговоры с деловыми людьми, организовывать задачи, проводить разного рода мероприятия. Иногда менеджер должен уметь принимать правильные, а в некоторых случаях нестандартные решения.
Деловое общение — это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы; предполагает достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Это также психологический и физический контакты, обмен эмоциями. Умение строить отношения с людьми, находить определенный подход к конкретному человеку. Кажется, что общение совершенно несложный процесс, поскольку с раннего детства люди общаются между собой. Однако общение включает в себя множество видов, функций и направлений. Изучением тех или иных сторон общения занимаются психология, философия, социология, этология и другие науки, вносящие свой вклад в понятие «общение».
Можно сказать, что деловая беседа — это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем.
Подлинное значение такого
рода делового общения в нашем
обществе в полной мере начинает осознаваться
только сейчас, в связи с переходом
отечественной экономики на рыночные
отношения. В стране с каждым годом
появляется все больше и больше предприимчивых
деловых людей. В то же время опыта
предпринимательской
Все-таки, если достаточно изучить психологию людей можно добиться определенных результатов, и это несомненный плюс к росту предпринимательской карьеры. Изучить или по крайней мере ознакомиться с психологией человека должен каждый уважающий себя деловой человек или человек, которому по роду своей деятельности просто необходимо общаться с подчиненными (руководством) может просто предугадать развитие следующей ситуации и поставить разговор так как ему это необходимо.
Что касается особенности делового логического общения. Каждому человеку присуще логическое мышление, ведь человек не станет одевать куртку при этом не одев рубашку и свитер (это относительно погоды), человек не станет говорить сразу о нескольких фильмах одновременно смешивая и не разделяя их, о нем просто подумают что он несет полный бред.
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях: в отношениях между предприятием и социальной средой; между предприятиями; внутри одного предприятия. Между сторонами того или иного вида делового общения существует своя специфика. Задача состоит в том, чтобы сформулировать такие принципы делового общения, которое не только соответствовали каждому виду делового общения, но и не противоречили общим нравственным принципам поведения людей. Вместе с тем, они должны служит надежным инструментом координации деятельности людей, вовлеченных в деловое общение.
Применительно к деловому
общению основной этический
Таким образом, в
основе делового общения
Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности.
Список использованной литературы
- Алешина И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник / И.В. Алешина. — М.: ИКФ «ЭКМОС», 2012. — 480 с.
- Алиев А.С. Теория современного менеджмента. — М.: Финстапром, 2010.-347 с.
- Андреев И.А. Этика деловых отношений. Издательство “Вектор” Санкт-Петербург 2009. -273 с.
- Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение: Учеб. пособие. — Минск: Новое знание, 2011. — 328 с.
- Бендлер Р., Лавалль Дж. Искусство убеждать. — Киев: София, 2012. — 224 с.
- Бороздина Г.В. «Психология делового общения». Москва, 2011.-252 с.
- Браим И.Н. Этика делового общения. — Минск:2008.-291 с.
- Вейлл Питер. Искусство менеджмента. Пер. с англ. -М.: Новости, 2010.-202 с.
- Виноградова, Е.Г. Имидж-профессиональная характеристика руководителя / Е.Г. Виноградова // Справочник руководителя учреждения культуры. — 2006. — № 6. — С. 79-85.
- Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: ЮНИТИ, 2008.-164 с.
- Гольдин В.Е., Сиротинина О.Б. Внутринациональные речевые культуры и их взаимодействие // Вопросы стилистики. Проблемы культуры речи. Саратов, 2009.- 157 с.
- Дебольский М. Психология делового общения. — М.: 2012.385 с.
- Друкер П. Энциклопедия менеджмента. — М.: Издательский дом Вильямс, 2010, — 432 с.
- Емельянов Е.Н., Поварницына С.Е. Психология бизнеса. — М.: Армада, 2009.274 с.
- Журнал для руководителя «Бизнес и скайнет» №2 (40) март 2012.-98 с.
- Казначевская Г.Б. Менеджмент – М.: феникс 2008.-169 с.
- Колоскова М.И. Внутренний имидж руководителя компании. Научно-практический журнал/Персонал-микс-2010.-.29 с.
- Кричевский Р.Л. “Если Вы – руководитель”, М., 2007.-97 с.
- Мирошниченко А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения: Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. — М.: Книжный мир, 2008. — 384 с.
- Общение и оптимизация совместной деятельности / Под ред. Г.М. Андреевой, Я. Яноушека. — М.: Изд-во МГУ,2008. — 302 с.
- Пиз А. “Язык жестов”, М.,2009.-394 с.
- Психология и этика делового общения: Учебник для вузов/ В.Ю. Дорошенко, Л.И. Зотова, В.Н. Лавриненко и др.; Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. — М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 2010. — 279 с.
- Радугин А.А. Основы менеджмента, Москва, Центр, 2008.-158 с.
- Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению: Учебное пособие / Е.Н. Скаженик. — Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2009. — 96 с.
- Спивак В.А. “Личность и предприятие: факторы успешного взаимодействия”, СПбГУЭФ,2010.-74 с.
- Фомин Ю.А. «Психология делового общения». Минск, 2011.-259 с.
От автора.......................................................... 3 Часть первая....................................................... 7 РЕЧЕВАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА................................ 9 Деловой разговор как особая разновидность устной речи.............. 9 Основные требования к деловому разговору.......................... 13 Риторический инструментарий деловой речи.......................... 23 Техника речи...................................................... 30 Речевой этикет.................................................... 34 ЛОГИЧЕСКАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА............................ 42 Основные логические законы и их применение в деловой речи......... 43 Умозаключения и их использование в деловой разговорной практике... 47 Логические правила аргументации................................... 51 Способы опровержения доводов оппонента............................ 56 Типичные алогизмы деловой речи.................................... 59 ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА....................... 63 Создание благоприятного психологического климата.................. 64 Создание хорошего впечатления о себе.............................. 71 Изучение внутреннего состояния собеседника по голосу и манере говорить....................................... 85 Выслушивание собеседника как психологический прием ............... 90 Постановка вопросов и техника ответов на них...................... 98 Поведение с собеседниками различных психологических типов............................................ 104 Тактика и техника нейтрализации замечаний собеседников........... 110 Приемы защиты от некорректных собеседников ...................... 118 Поведение в конфликтных ситуациях................................ 122 Разрядка отрицательных эмоций и техника самоуспокоения........... 133 НЕВЕРБАЛЬНАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА......................... 137 Значение различных типов рукопожатий............................. 138 Позы собеседников и их психологическая роль...................... 141 Жесты как показатели внутреннего состояния собеседников.......... 145 Сигналы, посылаемые глазами и губами............................. 151 Жесты и мимика, свидетельствующие о лжи ......................... 157 Невербальные средства повышения делового статуса ................ 159 Национальные особенности невербального общения................... 162 Часть вторая..................................................... 169 ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ........................................... 171 Подготовительные мероприятия..................................... 172 Начало беседы.................................................... 175 Информирование присутствующих.................................... 177 Обоснование выдвигаемых положений................................ 179 Завершение беседы................................................ 190 ВЕДЕНИЕ КОММЕРЧЕСКИХ ПЕРЕГОВОРОВ................................. 197 Подготовка к переговорам ........................................ 198 Порядок ведения переговорного процесса........................... 202 Техника ведения переговоров...................................... 205 Тактика ведения переговоров...................................... 211 Ведение переговоров в неблагоприятных ситуациях ................. 215 Национальные стили ведения переговоров .......................... 219 ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ....................................... 227 Подготовка к проведению делового совещания ...................... 229 Ведение делового совещания ...................................... 230 Организация и ведение дискуссий.................................. 236 Этапы принятия решений........................................... 242 Завершение делового совещания и составление его протокола ....... 246 ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ И ОБЩЕНИЕ С НИМИ .............................. 249 Прием посетителей................................................ 249 Общение с посетителями........................................... 253 ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА .......................... 258 Правила ведения делового телефонного разговора, когда звонят вам ..................................... 259 Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы...................................... 265 Приемы рационализации телефонного общения ....................... 270 Заключение....................................................... 277 Приложения....................................................... 285 Приложение 1 СОВЕТЫ ПО УЛУЧШЕНИЮ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ ОТНОШЕНИЙ....................... 286 Приложение 2 РЕЧЕВЫЕ СТАНДАРТЫ, ПОМОГАЮЩИЕ ПРОВЕСТИ ДЕЛОВУЮ БЕСЕДУ............ 288 Приложение 3 РЕЧЕВЫЕ СТАНДАРТЫ, ПОМОГАЮЩИЕ ПРОВЕСТИ КОММЕРЧЕСКИЕ ПЕРЕГОВОРЫ.......................................... 291 Приложение 4 СОВЕТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ КОНТАКТОВ......................... 293 Приложение 5 СОВЕТЫ ПО ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ТОВАРОВ.................................. 294 Приложение 6 СОВЕТЫ ПО ДИНАМИЧНОМУ ЗАКЛЮЧЕНИЮ СДЕЛОК ......................... 296 Приложение 7 ЗАКОНЫ МЕРФИ: ШУТЛИВЫЕ ВЫСКАЗЫВАНИЯ ЗАПАДНЫХ БИЗНЕСМЕНОВ......... 298 Литература....................................................... 331 |
Культура делового общения (Кузин Ф.А.)
КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ (Кузин Ф.А.)
СОДЕРЖАНИЕ
От автора
Часть первая. РЕЧЕВАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
- Деловой разговор как особая разновидность устной речи
- Основные требования к деловому разговору
- Риторический инструментарий деловой речи
- Техника речи
- Речевой этикет
ЛОГИЧЕСКАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
- Основные логические законы и их применение в деловой речи
- Умозаключения и их использование в деловой разговорной практике
- Логические правила аргументации
- Способы опровержения доводов оппонента
- Типичные алогизмы деловой речи
ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
- Создание благоприятного психологического климата
- Создание хорошего впечатления о себе
- Изучение внутреннего состояния собеседника
- по голосу и манере говорить
- Выслушивание собеседника как психологический прием
- Постановка вопросов и техника ответов на них
- Поведение с собеседниками различных психологических типов
- Тактика и техника нейтрализации замечаний собеседников
- Приемы защиты от некорректных собеседников
- Поведение в конфликтных ситуациях
- Разрядка отрицательных эмоций и техника самоуспокоения
НЕВЕРБАЛЬНАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
- Значение различных типов рукопожатий
- Позы собеседников и их психологическая роль
- Жесты как показатели внутреннего состояния собеседников
- Сигналы, посылаемые глазами и губами
- Жесты и мимика, свидетельствующие о лжи
- Невербальные средства повышения делового статуса
- Национальные особенности невербального общения
Часть вторая. ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
- Подготовительные мероприятия
- Начало беседы
- Информирование присутствующих
- Обоснование выдвигаемых положений
- Завершение беседы
ВЕДЕНИЕ КОММЕРЧЕСКИХ ПЕРЕГОВОРОВ
- Подготовка к переговорам
- Порядок ведения переговорного процесса
- Техника ведения переговоров
- Тактика ведения переговоров
- Ведение переговоров в неблагоприятных ситуациях
- Национальные стили ведения переговоров
ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ
- Подготовка к проведению делового совещания
- Ведение делового совещания
- Организация и ведение дискуссий
- Этапы принятия решений
- Завершение делового совещания и составление его протокола
ПРИЁМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ И ОБЩЕНИЕ С НИМИ
- Приём посетителей
- Общение с посетителями
ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА
- Правила ведения делового телефонного разговора, когда звонят вам
- Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы
- Приемы рационализации телефонного общения
Заключение
Приложения
Приложение 1. СОВЕТЫ ПО УЛУЧШЕНИЮ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ ОТНОШЕНИЙ
Приложение 2. РЕЧЕВЫЕ СТАНДАРТЫ, ПОМОГАЮЩИЕ ПРОВЕСТИ ДЕЛОВУЮ БЕСЕДУ
Приложение 3. РЕЧЕВЫЕ СТАНДАРТЫ, ПОМОГАЮЩИЕ ПРОВЕСТИ КОММЕРЧЕСКИЕ ПЕРЕГОВОРЫ
Приложение 4. СОВЕТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ КОНТАКТОВ
Приложение 5. СОВЕТЫ ПО ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ТОВАРОВ
Приложение 6. СОВЕТЫ ПО ДИНАМИЧНОМУ ЗАКЛЮЧЕНИЮ СДЕЛОК
Приложение 7. ЗАКОНЫ МЕРФИ: ШУТЛИВЫЕ ВЫСКАЗЫВАНИЯ ЗАПАДНЫХ БИЗНЕСМЕНОВ
Литература
Курс «Психология делового общения и этикет»
Актуальность | Приостановлено |
---|---|
Стоимость | 10 000 руб |
Продолжительность | 72 часа |
Группа | от 10 человек |
Начало занятий | По мере формирования группы |
Основная задача курса – дать слушателям необходимые знания по современной теории коммуникаций в различных сферах деятельности, кроме этого научить слушателей общаться с любым собеседником или аудиторией, находя подход к ним, предотвращать конфликты.
Данный курс направлен на формирование социально-личностных компетенций слушателей: умение адаптироваться в условиях деловой среды, взаимодействовать с партнерами, использовать законы имиджирования с целью позитивного влияния на партнера по общению или аудиторию, вести переговоры как на внутренних линиях страны, так и на международном уровне, учитывая национальную специфику и нормы делового протокола.
Дисциплина «Психология делового общения и этикет» – гуманитарная дисциплина теоретико-прикладного значения. Предметом изучения дисциплины являются психологические аспекты делового общения: вербальная и невербальная коммуникация, законы перцепции, коммуникативного и интерактивного взаимодействия, а также культурные регуляторы поведения в деловой среде.
Содержание курса знакомит со структурой, условиями реализации, уровнями и различными формами делового общения. Особое внимание в программе данного курса уделяется вопросам психологического влияния в контексте различных форм делового общения.
Категория слушателей – преподаватели, администраторы высшее образование
Форма обучения – очная
Учебный план
№ п/п | Наименование разделов | Всего часов | В том числе | |||
---|---|---|---|---|---|---|
Лекции | Практические и лабораторные занятия | Самостоятельное изучение | Проверка знаний | |||
1 |
Введение |
1 |
1 |
|
|
|
2 |
Современный деловой этикет |
6 |
2 |
2 |
2 |
|
3 |
Личность, карьера, успех |
6 |
2 |
2 |
2 |
|
4 |
Имидж организации и имидж личности |
12 |
4 |
4 |
4 |
|
5 |
Организация и проведение деловых переговоров |
6 |
2 |
2 |
2 |
|
6 |
Национально-культурная специфика делового общения |
6 |
2 |
2 |
2 |
|
7 |
Технология преодоления конфликтов |
10 |
2 |
4 |
4 |
|
8 |
Деловые приемы: правила поведения на приемах и других представительских мероприятиях |
6 |
2 |
2 |
2 |
|
9 |
Заключение |
1 |
1 |
|
|
|
|
Подготовка доклада |
8 |
|
|
8 |
|
|
Подготовка индивидуального домашнего задания |
10 |
|
|
10 |
|
|
Итого: |
72 |
18 |
18 |
36 |
|
|
Итоговая аттестация |
дифференцированный зачет |
Контактная информация
Запись на курс
Юридический аспект делового общения | Small Business
Автор Chron Contributor Обновлено 5 марта 2021 г.
Деловое общение может принимать различные формы, включая коммерческие предложения, маркетинговые сообщения, пресс-релизы и даже встречи компаний, в зависимости от аудитории и средства коммуникации. Компетенции делового общения, как правило, сосредоточены на построении отношений и достижении продуктивных результатов, но необходимо также учитывать юридический аспект.
Некоторые области делового общения строго регулируются законом, в то время как другие могут привести к потенциально опасным гражданским тяжбам.Понимание потенциальных правовых последствий общения в бизнесе важно как для предпринимателей, менеджеров, так и для рядовых сотрудников.
Отказ от ответственности в отношении продуктов
Заявления об отказе от ответственности в отношении продуктов и услуг защищают предприятия от потенциально опасных судебных разбирательств в случае неправильного использования или неправильного понимания клиентами. Отказ от ответственности может использоваться в суде, чтобы доказать, что клиенты были предупреждены об опасностях и рисках перед использованием продукта или услуги.
Отказ от ответственности можно найти на различных носителях, включая упаковку продуктов и коммерческую рекламу, или даже в разговорах о продажах.Согласно Filevine, большинство заявлений об отказе от ответственности являются превентивными мерами, но некоторые из них юридически предписаны регулирующими органами. Например, финансовые консультанты должны включать отказ от ответственности, связанный с рисками, связанными с выполнением их рекомендаций, в то время как продукты медицинского назначения должны перечислять потенциально опасные побочные эффекты.
Юридическая информация
Юридическая информация похожа на отказ от ответственности, но менее конкретна. Хотя отказ от ответственности является одним из видов раскрытия информации, другие виды раскрытия информации также могут иметь юридическую значимость.Одним из примеров является раскрытие информации о конфликте интересов для фондовых аналитиков и финансовых консультантов, а также ссылки на заявления, основанные на исследованиях, в маркетинге. Соглашения о неразглашении подходят к юридическим вопросам делового общения с другой стороны. В соглашениях о неразглашении одна сторона соглашается воздерживаться от разглашения конфиденциальной информации вне договорных отношений.
Маркетинговые коммуникации
Рекламные и коммерческие коммуникации должны соответствовать правовым нормам честности и точности.Согласно обзору законодательства о рекламе и маркетинге Федеральной торговой комиссии, рекламные заявления должны быть честными, не вводящими в заблуждение и основываться на фактических данных. Закон о рекламе и маркетинге распространяется на отзывы, одобрение продуктов, рекламу для детей, заявления об экологической ответственности и заявления о внутреннем производстве. Федеральная торговая комиссия также строго регулирует деятельность по прямому маркетингу, включая телемаркетинг и маркетинг по электронной почте.
Финансовая отчетность
Финансовая отчетность может рассматриваться как форма делового общения, поскольку она предполагает официальное представление информации инвесторам, регулирующим органам и широкой общественности.Использование обманных методов бухгалтерского учета для искажения финансовой информации компании является серьезным юридическим вопросом, который может привести к судебным искам, штрафам или даже уголовным обвинениям, не говоря уже о нанесении ущерба репутации бренда компании. Это одна из наиболее строго регулируемых областей деловых коммуникаций, и она особенно важна для публичных корпораций.
Внутренние коммуникации
Деловое общение касается внутренних диалогов не меньше, чем общение с внешними заинтересованными сторонами.Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве и Министерство труда регулируют такие вопросы, как домогательства, угрозы, враждебная рабочая среда и недобросовестное общение с работниками.
Отдельные штаты также обеспечивают соблюдение своих правил внутренней коммуникации через государственные агентства, такие как Калифорнийский департамент справедливого трудоустройства и жилищного строительства. Помните, что существует множество участников, участвующих в определении юридических аспектов делового общения, поэтому нанимайте хорошего юриста и убедитесь, что вы понимаете законы, регулирующие ваш бизнес.
Этические и юридические вопросы делового общения
ЭТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ В БИЗНЕСЕ
В сложной глобальной бизнес-среде 21 века компании любого размера сталкиваются с множеством этических проблем. Предприятия несут ответственность за разработку кодексов поведения и этики, которые должен соблюдать и применять каждый член организации. Фундаментальные этические вопросы в бизнесе включают поощрение поведения, основанного на честности и порождающего доверие, но более сложные вопросы включают в себя учет многообразия, чуткое принятие решений, а также соблюдение и управление в соответствии с основными ценностями компании.
(i) Основные вопросы
Наиболее фундаментальными или важными этическими проблемами, с которыми приходится сталкиваться бизнесу, являются честность и доверие. Базовое понимание честности включает в себя идею честного ведения бизнеса и приверженности справедливому отношению к каждому клиенту. Когда клиенты думают, что компания демонстрирует непоколебимую приверженность этическим методам ведения бизнеса, может возникнуть высокий уровень доверия между бизнесом и людьми, которым он стремится служить.Доверительные отношения между вами и вашими клиентами могут стать ключевым фактором успеха вашей компании.
(ii) Вопросы разнообразия
Ваши нынешние и потенциальные сотрудники представляют собой разнородный пул людей, которые заслуживают уважения к их различиям, когда они выбирают работу в вашем бизнесе. Этический ответ на разнообразие начинается с найма разнообразной рабочей силы, обеспечивает равные возможности во всех программах обучения и реализуется, когда каждый сотрудник может наслаждаться уважительной рабочей средой, которая ценит его вклад.Максимизация ценности вклада каждого сотрудника является ключевым элементом успеха вашего бизнеса.
(iii) Вопросы принятия решений
Полезный метод изучения этических дилемм и определения этического образа действий включает в себя сбор фактов, оценку любых альтернативных действий, принятие решения, проверку решения на справедливость и анализ результата. Этические процессы принятия решений должны быть сосредоточены на защите прав сотрудников и клиентов, обеспечении честности и справедливости всех деловых операций, защите общего блага и обеспечении защиты личных ценностей и убеждений работников.
(iv) Вопросы соответствия и управления
Ожидается, что предприятия будут полностью соблюдать законы об охране окружающей среды, федеральные правила и правила безопасности штата, законы о финансовой и денежной отчетности и все применимые законы о гражданских правах. Например, подход Aluminium Company of America к соблюдению требований гарантирует, что никто в компании не может просить любого сотрудника нарушить закон или пойти против ценностей, политики и процедур компании. Приверженность компании соблюдению требований подкрепляется ее подходом к корпоративному управлению: компания ожидает, что все директора, должностные лица и руководители ALCOA будут вести бизнес в соответствии с ее политикой делового поведения.
ЮРИДИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ БИЗНЕСА
Деловое общение может принимать различные формы, включая коммерческие предложения, маркетинговые сообщения, пресс-релизы и даже корпоративные встречи, в зависимости от аудитории и средства коммуникации. Компетенции делового общения, как правило, сосредоточены на построении отношений и достижении продуктивных результатов, но необходимо также учитывать юридический аспект. Некоторые области делового общения строго регулируются законом, в то время как другие могут привести к потенциально опасным гражданским тяжбам.Понимание правовой базы, в которой работают бизнес-коммуникаторы, важно как для предпринимателей, менеджеров, так и для рядовых сотрудников.
(i) Отказ от ответственности
Заявления об отказе от ответственности за продукты и услуги защищают компании от потенциально опасных судебных разбирательств в случае неправильного использования или непонимания клиентами. Отказ от ответственности может использоваться в суде, чтобы доказать, что клиенты были предупреждены об опасностях и рисках перед использованием продукта или услуги. Отказ от ответственности можно найти на различных носителях, включая упаковку продукта и коммерческую рекламу, или даже в разговорах о продажах.Большинство заявлений об отказе от ответственности являются превентивными мерами, но некоторые из них юридически предписаны регулирующими органами. Например, финансовые консультанты должны включать отказ от ответственности, связанный с рисками, связанными с выполнением их рекомендаций, в то время как продукты медицинского назначения должны перечислять потенциально опасные побочные эффекты.
(ii) Раскрытие информации
Юридическая информация аналогична заявлениям об отказе от ответственности, но менее конкретна. Хотя отказ от ответственности является одним из видов раскрытия информации, другие виды раскрытия информации также могут иметь юридическую значимость.Одним из примеров является раскрытие информации о конфликте интересов для фондовых аналитиков и финансовых консультантов, а также ссылки на заявления, основанные на исследованиях, в маркетинге. Соглашения о неразглашении подходят к вопросу раскрытия информации с другой стороны. В соглашениях о неразглашении одна сторона соглашается воздерживаться от разглашения конфиденциальной информации вне договорных отношений.
(iii) Маркетинговые коммуникации
Рекламные и коммерческие коммуникации должны соответствовать правовым нормам честности и точности.Согласно обзору законодательства о рекламе и маркетинге, подготовленному Администрацией малого бизнеса, рекламные заявления должны быть честными, не вводящими в заблуждение и основываться на фактических данных. Согласно тому же обзору, закон о рекламе и маркетинге распространяется на отзывы, одобрение продуктов, рекламу для детей, заявления об экологической ответственности и заявления о внутреннем производстве. Федеральная торговая комиссия также строго регулирует деятельность по прямому маркетингу, включая телемаркетинг и маркетинг по электронной почте.
(iv) Отчетность
Финансовая отчетность может рассматриваться как форма делового общения, поскольку она предполагает официальное представление информации инвесторам, регулирующим органам и широкой общественности. Использование мошеннических методов бухгалтерского учета для искажения финансовой информации компании является серьезным юридическим вопросом, который может привести к судебным искам, штрафам или даже уголовным обвинениям, не говоря уже о нанесении ущерба репутации бренда компании. Это одна из наиболее строго регулируемых областей деловых коммуникаций, и она особенно важна для публичных корпораций.
(v) Внутренняя связь
Деловое общение касается как внутренних диалогов, так и общения с внешними заинтересованными сторонами. Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве и Министерство труда регулируют такие вопросы, как домогательства, угрозы, враждебная рабочая среда и недобросовестное общение с работниками. Отдельные штаты также применяют свои собственные правила внутренней коммуникации через государственные агентства, такие как Департамент справедливого трудоустройства и жилищного строительства Калифорнии.
Юридическая и этическая коммуникация: описание и важность — видео и расшифровка урока
Заявления об отказе от ответственности
Первый тип юридического сообщения, которое должна установить компания Georgia Baked Chicken, касается заявлений об отказе от ответственности или письменных документов, которые защитят сеть ресторанов от потенциально опасных судебных разбирательств в случае неправильного использования или неправильного понимания клиентами. Например, в Georgia Baked Chicken продается горячий яблочный сидр, пользующийся огромной популярностью.На каждой чашке для горячего яблочного сидра есть заявление об отказе от ответственности, предупреждающее, что сидр может подгореть, и надпись «Осторожно, содержимое может быть очень горячим». Это сделано для того, чтобы защитить компанию от судебных исков в случае разлива сидра.
Раскрытие информации
Georgia Baked Chicken также необходимо удостовериться в честности своей деловой практики посредством раскрытия информации . Обычно они касаются конфликтов интересов, заявлений об исследованиях или раскрытия деловых имущественных отношений. Запеченная курица Джорджии наняла известного автогонщика (Визжащего Стива), чтобы он снялся в их рекламе, рекламируя, как сильно он любит их еду.Мелким шрифтом ресторан должен был сообщить, что они платят ему 1 миллион долларов в год за то, чтобы он был их представителем. Georgia Baked Chicken тратит более 10 миллионов долларов в год на маркетинговые коммуникации с потребителями.
Маркетинговые коммуникации
В соответствии с федеральными нормами, Georgia Baked Chicken должна предоставлять профессиональные маркетинговые коммуникации или честный, точный и не вводящий в заблуждение маркетинг и рекламу при общении со своими покупателями и клиентами.Заявления о продукте должны быть основаны на фактах. Например, компания Georgia Baked Chicken потратила год на разработку здорового варианта меню, включающего обеденный сэндвич с низким содержанием калорий. Ресторан заплатил лаборатории за анализ сэндвича, чтобы они могли рекламировать, что в нем меньше 400 калорий. Компании не могут предъявлять необоснованные заявления.
Отчетность
Каждая публично торгуемая компания, такая как Georgia Baked Chicken, должна предоставлять подробную финансовую отчетность , представляющую собой стандартизированные отчеты, обобщающие финансовое положение компании в определенный момент времени.Важно, чтобы общение было точным, справедливым и законным, чтобы избежать судебных исков или штрафов. У Georgia Baked Chicken есть фирма CPA с самым высоким рейтингом, которая выполняет свои финансовые обязательства.
Внутренние коммуникации
Наконец, компании Georgia Baked Chicken необходимо обеспечить отличный способ внутренней коммуникации . Важно сообщать указания, планы, изменения и статусы любых политик всем, кто представляет ценность для компании.В прошлом году в ресторане произошла реорганизация и пришлось закрыть неэффективные магазины. Об этом нужно было сообщить всей компании и более деликатно тем, кого коснулось увольнение. Был предоставлен подробный план, объясняющий, почему увольнение было необходимо, и большинство сотрудников были переведены в другие магазины. Тем немногим, кому не были предложены переводы, была предоставлена солидная компенсация увольнения.
Этические коммуникации
Georgia Baked Chicken также должны быть заинтересованы в создании морального агентства или способности выбирать лучший этический путь в своей растущей сети ресторанов. Этическое общение , или правдивые, точные и уважительные действия, являются основой того, как бизнес поддерживает честность. Философия Georgia Baked Chicken основана на трех ключевых элементах этического понимания: цели, средства и результаты.
Первый элемент фокусируется на целях , или на том, что ресторан хочет видеть в конечном результате. Что касается вышеупомянутого увольнения, то Georgia Baked Chicken хотела, чтобы конечный результат оставался прибыльным и привлекательным для инвесторов.
Второй ключевой элемент означает или то, как кто-то предпочитает общаться. Компания Georgia Baked Chicken стремилась к честному и прозрачному общению. Они провели открытые встречи для решения финансовых вопросов и обсуждения последствий увольнений. Ни один из сотрудников не был удивлен конечным результатом.
Последним элементом этических рамок является результат , являющийся следствием решения. Чтобы оставаться этичными, компаниям необходимо учитывать размер вреда, который решение может причинить кому-то.Компании должны усердно работать, чтобы свести к минимуму ущерб или вредные действия для своих заинтересованных сторон и сообщества в целом.
Краткий обзор урока
Запеченная курица Джорджия переживает критический период в жизни компании. Они справились с закрытием малопродуктивных магазинов и теперь планируют расширяться в более прибыльных западных штатах. Важно, чтобы компания обеспечивала хорошую юридическую и этическую коммуникацию. Юридическая коммуникация касается сотрудников, понимающих, что они не должны нарушать этику, стандарты и законы, относящиеся к деловому общению.Пять областей юридической коммуникации , которыми должна заниматься Georgia Baked Chicken : отказ от ответственности , раскрытие информации , маркетинговая коммуникация , отчетность и внутренняя коммуникация .
Этическое общение , или правдивые, точные и уважительные действия, являются основой того, как бизнес поддерживает честность. Философия Georgia Baked Chicken основана на трех ключевых элементах этического понимания: целей , средств и результатов .В конце концов, компания должна быть правдивой со своими заинтересованными сторонами и быть осторожной при принятии сложных решений.
Результаты обучения
По завершении этого занятия вы сможете:
- Давать определение правового и этического общения
- Опишите пять областей юридического общения
- Объясните три ключевых элемента этического общения
Сохранение и защита деловых коммуникаций
01.06.2007
Практическое руководство по защите привилегий, хранению конфиденциальной информации и надлежащему сохранению связи на рабочем месте
Разобраться в тонкостях правовой защиты делового общения сложно даже самому опытному бизнес-профессионалу.В сегодняшнем юридическом минном поле последнее, что хочет сделать любой профессионал, — это скомпрометировать привилегированную деловую информацию, поставить под угрозу конфиденциальность или создать юридическую проблему, основанную на плохих навыках управления деловым общением. Юрисконсульты и эксперты по кадрам часто видят плохо информированных специалистов, пытающихся защитить деловые документы от раскрытия, которые выходят за рамки юридической привилегии, или непреднамеренно раскрывающих конфиденциальные и привилегированные материалы, тем самым отказываясь от возможности хранить материалы между юристом и клиентом. .Такое поведение, хотя и с благими намерениями, наносит ущерб правовым вопросам бизнеса. Давайте начнем со сценария, чтобы увидеть, как быстро профессионалы могут замутить воду:
Джо Смит, директор по этике, в пятницу днем сидит в своем кабинете на углу и размышляет о своих планах на выходные. Его секретарь подает сигнал, что пришло заказное письмо. Любопытный, Джо разрывает запечатанный конверт и обнаруживает письмо с требованием от адвоката, угрожающего подать в суд на Компанию за нарушение контракта, дискриминацию по возрасту, сексуальные домогательства и месть от имени Билла Э.Нафф, бывший руководитель отдела продаж и маркетинга, который ушел, чтобы «присоединиться к цирку» после получения консультации по поводу плохой работы в прошлом году.
Не слишком удивившись, Джо связывается с Салли Джонс, вице-президентом по продажам и маркетингу, и сообщает Салли об угрозе судебного процесса. Салли в ярости, она пошла на крайние меры, чтобы работать с отделом кадров, чтобы составить письмо о неконкуренции, которое было «полным доказательством», и задокументировать всю информацию, касающуюся ухода Билла. Она думала, что жесткого письма корпоративного юриста «прекратить и воздерживаться» будет достаточно, чтобы удержать его от прямого обращения к конкурентам.Но затем, когда компании пришлось подать иск о судебном запрете, чтобы не дать Биллу работать на их главного конкурента, она действительно полагала, что суд легко увидит ущерб, который Билл может нанести ее компании. Что еще более расстраивает, несмотря на все ее попытки следить за его действиями, она убеждена, что Билл забрал конфиденциальную информацию, когда уходил, включая списки клиентов, финансовую информацию и справочник компании.
Что еще хуже, у Салли и Билла были близкие, дружеские, шутливые отношения.Начав работать в компании десять лет назад, они были ровесниками и вместе прошли как дни славы, так и трудные времена с экономической точки зрения. Они были самыми старшими в команде и шутили над своим возрастом и «молодыми рекрутами», с которыми им теперь приходилось бороться. Они также любили делиться шутками (иногда непристойными), что делало день немного веселее. Из-за их графика поездок, большая часть их общения и «наверстывания» происходила в режиме онлайн, через электронную почту и Blackberry, выпущенный их компанией.
Сбитая с толку Салли соглашается встретиться с Джо в понедельник утром, чтобы подготовиться к судебному процессу. Ни один из них не является адвокатом, но они знают, что им нужно начать собирать «доказательства» для своего штатного юрисконсульта. Салли проводит выходные, просматривая свои предыдущие сообщения с Биллом. К настоящему времени большинство из них было удалено, и она решает удалить несколько оставшихся, которые люди «не поняли бы» из-за их шутливых отношений. Несколько других, связанных с бизнесом, она сохраняет и помечает как «Конфиденциально: продукт работы адвоката».
Джо идет в отдел кадров, чтобы получить личное дело Билла. Он кладет его в конверт с надписью «Адвокатская конфиденциальность». Он также отправляет письмо штатному юрисконсульту, в котором излагает хронологию событий, приведших к отъезду Билла, и то, что он вспоминает о ситуации. Он включает копию письма о прекращении и воздержании и называет его «Привилегия адвоката-клиента».
В понедельник утром Джо и Салли встречаются. Обсуждая жалобу, Джо звонит Ли Гализ, штатному юрисконсульту, и просит ее присоединиться к ним.Он также просит своего секретаря и директора по персоналу присоединиться к обсуждению «правовой стратегии».
- Джо должным образом защитил документы, которые он нашел или подготовил для подготовки к судебному разбирательству?
- Правильно ли действовала Салли при сборе «доказательств» и подготовке к судебному разбирательству?
- Нарушена ли какая-либо адвокатская тайна в результате встречи с пятью участниками в понедельник утром?
Хотя большинству известно, что этот сценарий вызывает серьезные опасения, четкое понимание привилегированного обмена данными и защиты документов необходимо для передовой практики обмена данными.В этой статье представлен обзор основных юридических правил доказывания, влияющих на общение на рабочем месте, и обсуждается, когда и как эти правила влияют на различные виды делового общения.
Раздел I: Защита привилегированной и конфиденциальной информации
Проверьте свои знания и осведомленность о правилах привилегии адвоката-клиента и адвокатской работы…
Являются ли эти сообщения «привилегированными» (это означает, что их не нужно раскрывать в случае судебного разбирательства и они считаются частными)?
* Ответы в конце статьи…
1.Отчет о расследовании, подготовленный независимым сторонним следователем в отношении утверждений о краже компании. | Правда | Ложь |
2. Заметки, сделанные руководителем, документирующие прогресс дисциплины и решение об увольнении сотрудника. | Правда | Ложь |
3. Заметки, сделанные штатным юрисконсультом в ответ на судебный процесс, связанный с увольнением сотрудника. | Правда | Ложь |
4.Электронное письмо моему непосредственному руководителю с выражением беспокойства по поводу безопасности здания. | Правда | Ложь |
5. Совещание всех сотрудников с участием юриста для обсуждения позиции руководства в отношении расторжения профсоюзов. | Правда | Ложь |
6. Полный список клиентов, размещенный во внутренней сети Компании. | Правда | Ложь |
Некоторым деловым и личным сообщениям предоставляется юридическая защита от раскрытия на основании деликатного характера отношений (адвокат-клиент) или деликатного характера принуждения к письменной форме (продукт работы адвоката).Эти средства защиты приняты для защиты неприкосновенности юридического процесса и правовых отношений. Деловые сообщения часто путают с привилегированными сообщениями, потому что составитель или получатель считают, что контент является конфиденциальным, но защита существует только в ограниченных обстоятельствах и от нее можно намеренно или непреднамеренно отказаться, если стороны не смогут защитить привилегию. В этом разделе рассказывается о различных средствах защиты делового общения и о том, как сохранить привилегию.
Права адвоката-клиента
Что такое адвокатская привилегия?
Привилегия адвоката-клиента существует, когда за юридической консультацией, юридическими услугами или заключением закона обращается лицо, которое является или стремится стать клиентом члена коллегии суда, действующего в качестве адвоката, и сообщения касающееся этой цели, делается клиентом конфиденциально.Сообщения постоянно защищены от раскрытия им самим или юрисконсультом, если защита не отменена. 1
Почему существует привилегия?
Привилегия существует, потому что конфиденциальность общения между адвокатом и клиентом является основополагающей для нашей правовой системы.
Привилегия побуждает клиентов полностью раскрывать информацию своим адвокатам, не опасаясь разоблачения других, и защищает право человека свободно и в полной мере совещаться с адвокатом и доверять ему. 2
Чей это?
В привилегии общения между адвокатом и клиентом клиент владеет привилегией и, следовательно, является единственной стороной, которая может отказаться от привилегии. Адвокат не может разглашать конфиденциальную информацию без согласия клиента. Адвокат должен сообщить клиенту, что такая привилегия вообще существует. Если не отказаться, срок действия адвокатской тайны является бессрочным. Защита остается в силе после прекращения судебного разбирательства или угрозы ответственности, прекращения отношений между адвокатом и клиентом, смерти клиента и передачи контроля над организацией-клиентом.
Хотя это кажется простым, в юридическом бизнесе возникает вопрос, кто является «клиентом». Включает ли клиент всех представителей бизнеса или только тех, кто занимается юридическими вопросами? Что, если для разных людей в одном и том же бизнесе нанят отдельный юрисконсульт, могут ли они все присутствовать в обсуждении и сохранить привилегию? Как правило, привилегия распространяется на любого сотрудника, который общается по вопросам, входящим в сферу его или ее работы, в течение времени его или ее работы.Кроме того, привилегия распространяется на других сотрудников адвоката или владельцев конфиденциальных сообщений, которые включены в общение в целях оказания юридической помощи. Тем не менее, будьте очень осторожны с тем, кто присутствует во время конфиденциальных разговоров, предназначенных только между «адвокатом» и «клиентом». На определенные стороны, являющиеся неотъемлемой частью юридического дела, такие как сторонние следователи, свидетели-эксперты или консультанты, эта привилегия не распространяется, несмотря на тот факт, что они неотъемлемо вовлечены в юридический вопрос.Не позволяйте посторонним лицам, таким как свидетели-эксперты, друзья и семья, сторонние следователи, подслушивать разговоры или просматривать письменные сообщения, предназначенные для адвоката, потому что они не связаны теми же привилегиями и, возможно, должны будут свидетельствовать о том, что они видели и слышали. . Если связь не поддерживается привилегированной, она считается «отказной», а затем открыта для обнаружения.
Какие коммуникации включены?
Как правило, привилегия на общение между адвокатом и клиентом распространяется на информацию, передаваемую от клиента к адвокату.Общение может принимать любую форму; письменный, устный, электронный; тем не менее, должно быть разумное ожидание конфиденциальности в общении. Например, электронное письмо, отправленное в широкий список рассылки и скопированное адвокату, не считается конфиденциальным и не становится «замаскированным» привилегией адвоката-клиента. Кроме того, информация, просто переданная адвокату от клиента, не подпадает под действие конфиденциальности, поэтому документы, используемые в ходе обычной деятельности, которые впоследствии передаются адвокату, НЕ подпадают под действие конфиденциальности адвоката и клиента. 3
Общение адвоката с клиентом также защищено, если оно хотя бы частично основано на конфиденциальном общении клиента с адвокатом.
Типы защищенной связи включают:
- письменная или устная информация, предоставленная с целью получения юридической консультации или получения юридической помощи;
- расследование, проводимое адвокатом как важная часть адвокатских юридических услуг клиенту; или
- первоначальная консультация, которую клиент ищет у потенциального адвоката.
Какие коммуникации не защищены?
Важно разграничить сообщения, которые никогда не будут включены в тайну адвоката и клиента. Например, конфиденциальность между адвокатом и клиентом не распространяется на сообщения «в поддержку предполагаемой или существующей продолжающейся незаконности». 4 Это исключение считается преступлением, связанным с мошенничеством. Кроме того, привилегия не распространяется на вещественные доказательства преступления клиента, поскольку с этической точки зрения от адвоката требуется передать такие доказательства прокурорам. 5
Кроме того, привилегия относится только к конфиденциальным сообщениям с целью юридического представительства, консультации или совета. Таким образом, общение со штатным юрисконсультом, действующим в неюридических качестве, или с руководителями компании, которые являются юристами, но не действуют в юридической роли (например, менеджером по персоналу), не защищены этой привилегией. Например, участие штатного юрисконсульта в качестве члена Комитета по рассмотрению кадровых решений и участие в его заседаниях не делало документы, подготовленные в связи с этими заседаниями, привилегированными.Основная функция Комитета заключалась в принятии деловых решений, а не в получении юридических консультаций. Однако в той же ситуации документы Комитета, касающиеся юридических консультаций штатных юрисконсультов, являются конфиденциальными. 6
Как можно отказаться от привилегии?
Клиент, желающий сохранить привилегию, должен принять меры для защиты конфиденциальности. Клиент, раскрывающий информацию третьей стороне (например, копия в электронном письме), которая не участвует в оказании юридических консультаций, отказывается от привилегии, не соблюдая элемент конфиденциальности.Клиент, оставляющий конфиденциальные сообщения в месте, где их можно найти, или выбрасывающие привилегированные документы в мусорную корзину, теряет свой привилегированный статус сообщений, когда их находит противоположная сторона. В бизнес-среде «клиент» — это бизнес-субъект, но это юридическая фикция, поскольку бизнес действует через своих агентов и сотрудников. Как правило, только руководители могут прямо отказаться от привилегии адвоката и клиента, и ни один сотрудник не имеет права использовать деловую привилегию или отказываться от нее от своего имени.
Ссылаясь на наш начальный сценарий, сообщения, подготовленные в ходе обычной деятельности, такие как личные дела или стратегические записки для отдела, не могут быть защищены как сообщения между адвокатом и клиентом. График, подготовленный Джо, может быть таким, каким он поделился им только с адвокатом, но основные подтверждающие документы не защищены, несмотря на то, что они помечены как таковые.
Доктрина продукта работы адвоката
Что такое Доктрина продукта работы адвоката?
Охрана продуктов труда распространяется только на «производные» материалы: i.т. е. те, которые созданы работой адвоката от имени клиента или получены из нее, что отражает оценку адвоката или интерпретацию закона или связанных с ним фактов. Защита, обеспечиваемая привилегией, не ограничивается письменными документами, созданными адвокатом в ожидании судебного процесса, но может применяться к письменным документам, подготовленным адвокатом, когда он действует не в судебном порядке. Например, служебные записки, подготовленные юристами, ведущими переговоры о коммерческих сделках, отражающие их мнение о сделке. 7
Целями защиты являются: (1) сохранение прав адвокатов на подготовку дел к судебному разбирательству с той степенью конфиденциальности , которая необходима для поощрения их к тщательной подготовке своих дел и расследованию не только благоприятных, но и неблагоприятных аспектов дела. такие случаи; и (2) не допустить, чтобы адвокаты злоупотребляли трудолюбием и усилиями своего противника. 8
Чей это?
В этом случае поверенный , а не клиент, является держателем защиты продукта работы.Доктрина защищает результаты работы адвокатов, их агентов (следователей, исследователей и т. д.) и консультантов. Кроме того, результаты работы экспертов, с которыми консультировался адвокат и которые , а не , будут давать показания в суде, считаются привилегированными.
С другой стороны, если сторона консультируется с экспертом перед тем, как нанять адвоката , такие консультации , а не получают защиту как «продукт работы адвоката». Кроме того, работа адвоката, нанятого для неюридической работы, например, работа адвоката исключительно для расследования или урегулирования претензии или для переговоров по контракту, а не для предоставления юридических консультаций, не охраняется.
Что защищено?
Любое письмо , отражающее впечатления, выводы, мнения адвоката, юридические исследования или теории. Это относится также к письмам, подготовленным адвокатом, когда он действовал не в судебном порядке. Мнения адвокатов, которые часто называют «мозговой работой» адвокатов, полностью защищены, а для других продуктов работы существует квалифицированная защита.
Примеры рабочих продуктов защищенного адвоката включают:
- Отчет, подготовленный внешним консультантом для оценки рисков судебного разбирательства
- Меморандумы, подготовленные юристами, ведущими переговоры о деловых сделках, отражающие их мнения, исследования и т. д.
- Заметки или записанные заявления, сделанные адвокатом (поскольку они раскрывают впечатления, выводы и т. д. адвоката)
- Аудиторские отчеты или подборки записей в документах и отчетах
Открытие и отказ от прав
В отличие от конфиденциальной информации, которая, как правило, получает абсолютную защиту, многие виды рабочих продуктов защищены только квалифицированными от разглашения, и суд может распорядиться о раскрытии результатов работы при определенных обстоятельствах.
Для сохранения привилегий клиента адвоката и доктрины рабочего продукта распространяйте сообщения только тем, кому «нужно знать». Если доступ к информации и материалам, которые иным образом защищены от раскрытия, предоставляется лицам, не являющимся теми, кому «нужно знать», корпоративный клиент может непреднамеренно отказаться от защиты, предлагаемой доктриной конфиденциальности между адвокатом и клиентом и принципом работы.
Конфиденциальная информация и коммерческая тайна
Коммерческая тайна, по определению, в широком смысле влечет за собой информацию, включая формулу, модель, программу, список клиентов, устройство, технику или процесс, которые: 1) получают независимую экономическую ценность, реальную или потенциальную, из-за того, что они не известны широкой публике или лица, которые могут получить экономическую выгоду от ее раскрытия или использования; и 2) является предметом разумных усилий при данных обстоятельствах для сохранения ее секретности.Примеры коммерческой тайны включают:
- Списки клиентов, составленные со значительными затратами времени/денег
- Компенсации и другие финансовые данные;
- Маркетинговые стратегии;
- Секретные рецепты;
- Внутреннее планирование преемственности/Стратегии кадрового планирования.
Однако не вся коммерческая информация является коммерческой тайной. Демонстрация стоимости сама по себе недостаточна для удовлетворения установленного законом определения коммерческой тайны.Другие предприятия не должны знать об этой информации и иметь возможность использовать эту информацию, если она была им известна, с выгодой для себя. 9
Ключом к защите коммерческой тайны для владельца является активное поддержание секретности. Сотрудники должны знать и соглашаться с тем, что именно является «секретной» информацией внутри компании, чтобы уменьшить вероятность непреднамеренной утечки ценной информации. Согласно Джозефу А. Греко из Townsend and Townsend and Crew LLP в своей статье Защита коммерческой тайны важна для вашего бизнеса: как реализовать программу коммерческой тайны , опубликованной на www.Findlaw.com, существует три основных барьера, которые компания может воздвигнуть для защиты своей коммерческой тайны:
- Физические барьеры: с конфиденциальной информацией следует обращаться иначе, чем с повседневной информацией, и хранить ее отдельно, под замком и/или физически обозначать как «конфиденциальную». Электронная информация особенно подвержена непреднамеренному раскрытию или незаконному присвоению. Специальные тактики, такие как файлы только для чтения, пароли и защита брандмауэром, ограниченный доступ в Интернет, поиск и многоуровневый безопасный доступ, могут предотвратить потерю конфиденциальной информации.
- Барьеры раскрытия: Создайте политику «необходимости знать», которая ограничивает круг лиц, имеющих доступ ко всей коммерческой тайне. Например, компания может значительно снизить риск незаконного присвоения, если сотрудник, который меняет работу, имел доступ только к одному аспекту критически важных данных. К другим методам защиты ценных данных относятся процедуры регистрации и выписки, политика уничтожения документов и проверка всех публикаций и презентаций во избежание непреднамеренного распространения конфиденциальной информации.
- Контрактные барьеры: Контрактные барьеры включают соглашения о неразглашении, соглашения (NDA), которые запрещают сотрудникам делиться служебной информацией с другими лицами за пределами компании и вынуждают работника признать, что он или она не передал какие-либо коммерческие секреты или служебную информацию от предыдущего работодателя. . Эта вторая часть имеет решающее значение, по словам Келли Гриффин в ее статье Защита активов вашей компании , опубликованной на www.HR.BLR.com, потому что Закон об экономическом шпионаже 1996 года предусматривает уголовную ответственность за обмен информацией, которая «принесет пользу иностранному правительству, иностранному инструменту или иностранному агенту», а также за «кражу коммерческой тайны». Если бизнес когда-либо будет оспорен в судебном порядке за получение украденной конкурентной информации или корпоративный шпионаж, Соглашение о неразглашении может стать важным доказательством в судебном процессе. Кроме того, в некоторых штатах, где это разрешено, соглашения о неконкуренции могут использоваться для предотвращения передачи конфиденциальной информации бывшему сотруднику.Консультанты и другие третьи стороны должны быть прямо включены в процедуры, используемые бизнесом для защиты своей ценной интеллектуальной собственности. Выходные интервью с увольняющимися сотрудниками также могут быть использованы для укрепления политики вашей компании в отношении коммерческой тайны.
Доступ и распространение конфиденциальной и частной информации и коммерческой тайны должны тщательно контролироваться организацией. 10
Раздел II: Обеспечение безопасности связи: Хранение документов и ведение записей
Для огромного количества делового общения, не подпадающего под действие привилегии конфиденциальности, крайне важно, чтобы организации придерживались надлежащих методов хранения документов в случае, если документация необходима для деловых, юридических или плановых целей.Во многих случаях правительственные постановления требуют сохранения и защиты документов. 11 Документы также необходимо сохранять для обоснования или защиты решений, связанных с бизнесом, или для целей аудита, исследований и планирования.
Практические правила подготовки и защиты делового общения
Что касается безопасности «печатной» информации, некоторые идеи кажутся рудиментарными, но напоминание о них необходимо:
- Стирайте доски или делайте заметки на флипчартах, содержащие ценные данные, после совещаний и до окончания рабочего дня.В одном примере исполнительная команда потратила полдня на планирование преемственности и непреднамеренно оставила на доске информацию о продвижении по службе, смене должности и вопросах производительности для просмотра другими.
- Уничтожайте документы, которые больше не нужны (но в соответствии с рекомендациями по хранению записей!)
- Документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на видном месте гриф «Конфиденциально» и храниться в надежном месте.
В современном бизнесе обеспечение компьютерной безопасности имеет первостепенное значение.Сотрудникам следует рекомендовать регулярно входить и выключать компьютеры, даже если они уходят на короткую передышку, встречу или обед. Защитите ноутбуки с помощью кодов входа, замков и постоянной бдительности. Ричард Бернес, основатель Bernes Group, консалтинговой и исследовательской фирмы по вопросам безопасности, отмечает, что в США и Канаде ежегодно крадут более полумиллиона портативных компьютеров. 12 Рассмотрите возможность выделения «походных» ноутбуков, на которых не будет конфиденциальной информации и которые содержат только необходимые деловые документы и инструменты для поездки.Также убедитесь, что сообщения, отправляемые через компьютер, помечены как «конфиденциальные» и предназначены только для получателя.
Методы хранения полезны как для сохранения, так и для устранения деловых сообщений. Например, чтобы избежать чрезмерного использования места в компьютерной системе предприятия, компания применяет политику обязательного удаления электронной почты через 30 дней. Или ожидается, что департаменты удалят заявления о приеме на работу после того, как они будут храниться в течение одного года.
Однако уничтожение документов, включая электронные документы, такие как электронные письма, может быть незаконным.Федеральные законы и законы штатов предписывают сроки хранения деловых документов, связанных с различными трудовыми и коммерческими законами, и требуют постоянного хранения документов, связанных с предстоящим судебным разбирательством. Кроме того, Леонард Дойчман и Брайан Вулфингер сообщают нам в своей статье «Пересмотренные правила ESI должны побуждать к плановой визуализации» , что прецедентное право твердо устанавливает, что «обязанность сохранять возникает не только с началом судебного разбирательства или даже с получением вами «письмо о сохранении» от адвоката противной стороны, в котором говорится, что рассматривается судебный процесс, и содержится просьба о сохранении всех возможных соответствующих материалов.Обязанность сохранять возникает просто тогда, когда происходит событие, которое дает стороне разумное уведомление о начале судебного разбирательства». 13
Обязанность работодателя по сохранению подчеркивается в деле Zubulake v. UBS Warburg LLC, 14 , в котором фигурирует требование Раздела VII о незаконном увольнении. В деле Zubulake суд установил, что обязанность по сохранению возникла до подачи жалобы и даже до подачи в августе 2001 года иска по Разделу VII в Комиссию по равным возможностям в сфере занятости (EEOC).Суд установил, что обязанность по сохранению возникла еще во время увольнения Зубулаке, когда обмен слов заставил сотрудников UBS Warburg узнать о ее намерении подать в суд за неправомерное увольнение. Zubulake наиболее известен тем, что суд наложил суровые санкции на работодателя за неспособность сохранить доказательства, именуемые «хищением». 15 Урок для компаний, и особенно для деловых партнеров отдела кадров, заключается в том, что каждый раз, когда у руководства есть основания подозревать судебный процесс, немедленно брать на себя обязанность сохранять документы, которые могут иметь отношение к делу судебного разбирательства.
Кроме того, информация, хранящаяся в электронном виде (ESI), имеет решающее значение для работодателей и предприятий, и ее следует регулярно сохранять для защиты интеллектуальной собственности организации или иного обеспечения соблюдения ее прав в соответствии с договором или законом от претендентов. С 1 декабря 2006 г. вступили в силу изменения в Федеральные гражданско-процессуальные правила, касающиеся хранения, хранения, розыска и изготовления ЭСИ. Для кадровиков и работодателей наиболее важным изменением является требование о том, что судебное разбирательство начнется, должны сохранить всю информацию, включая ESI, которая может иметь отношение к этому судебному разбирательству. 16 Возможные источники информации, хранящейся в электронном виде, включают: компьютеры сотрудников; файловые и почтовые серверы; компьютерные компакт-диски (CD), карты памяти USB или флэш-накопители, внешние жесткие диски и КПК (например, оборудование Blackberry или Palm).
В случаях хранения и сохранения записей обсудите это с адвокатом и обратитесь за юридической консультацией, прежде чем уничтожать или портить электронные доказательства.
Таким образом, исследования показывают, что то, что сотрудники не знают или не понимают в отношении привилегированной и конфиденциальной деловой информации, может лишить их привилегий и посеять хаос в судебном процессе.Защита активов компании является ключевым компонентом успеха в бизнесе. Понимание масштаба и цели коммуникации, признание и соблюдение привилегий, связанных с определенными коммуникациями, поддержание секретности коммерческой и конфиденциальной информации, а также надлежащее хранение и сохранение коммуникаций позволяют вам стать экспертом в области коммуникации.
** Дополнительную информацию по теме делового общения см. в дополнительной статье этой серии: «Деловое общение: практическое руководство по составлению эффективных и бескомпромиссных сообщений» Дениз М.Кей, эсквайр, SPHR.
Ответы на вводное практическое задание:
Правильно ли Джо защитил документы, которые он нашел или подготовил для подготовки к судебному разбирательству?
- Личный файл не может быть привилегией
- Письмо с хронологией и его воспоминания могут быть привилегией (должны быть защищены)
Правильно ли действовала Салли при сборе «доказательств» и подготовке к судебному разбирательству?
- Салли действовала небрежно и потенциально преступно, удаляя/уничтожая улики, которые могут иметь отношение к делу.На данный момент она не имеет права уничтожать улики.
- Электронные письма, которые она сохраняет, не являются «продуктом работы адвоката». Не может защитить, должен раскрыть.
Нарушена ли какая-либо адвокатская тайна в результате встречи с пятью участниками в понедельник утром?
- Зависит от «нужно знать». Вероятно, поскольку все эти люди являются агентами компании, они связаны привилегией A/C и не отказываются от нее.
Ответы на тест по деловому общению:
1.Отчет о расследовании, подготовленный независимым сторонним следователем в отношении утверждений о краже компании. НЕТ ПРИВИЛЕГИИ | Правда | Ложь Х |
2. Заметки, сделанные руководителем, документирующие прогресс дисциплины и решение об увольнении сотрудника. ЕСЛИ НЕ ПОДГОТОВЛЕНО ДЛЯ ATTY, ТОГДА НЕТ ПРИВИЛЕГИИ И НЕТ РАБОЧЕГО ПРОДУКТА | Правда | Ложь Х |
3. Заметки, сделанные штатным юрисконсультом в ответ на судебный процесс, связанный с увольнением сотрудника.ПРОДУКТ РАБОТЫ | Правда Х |
Ложь |
4. Электронное письмо моему непосредственному руководителю с выражением беспокойства по поводу безопасности здания. НЕТ ПРИВИЛЕГИИ | Правда | Ложь Х |
5. Совещание всех сотрудников с участием юриста для обсуждения позиции руководства в отношении расторжения профсоюзов. НЕТ ПРИВИЛЕГИИ ATTY-CLIENT, ПОТОМУ ЧТО ВСЕ ПРИСУТСТВУЮЩИЕ НЕ ЯВЛЯЮТСЯ «КЛИЕНТАМИ» | Правда | Ложь Х |
6.Полный список клиентов размещен во внутренней сети Компании. ПРЕДПОЛАГАЕМ, что INTRANET ПРЕДНАЗНАЧЕН ТОЛЬКО ДЛЯ ВНУТРЕННЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, СПИСОК КЛИЕНТОВ ЯВЛЯЕТСЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНОЙ, ЕСЛИ ПРЕДПРИНЯТ ПОПЫТКИ СОХРАНИТЬ ЕГО В СЕКРЕТ | Правда Х |
Ложь |
Навыки делового общения, необходимые каждому специалисту
Коммуникация является основой любой деловой деятельности, а также большинства наших повседневных действий. Общение в деловой обстановке может быть немного другим и часто более напряженным, чем наше повседневное общение.Когда вы разговариваете с клиентом, менеджером или коллегой, вы хотите произвести правильное впечатление. Вот навыки и лучшие практики, которые вам необходимо использовать, чтобы наладить общение в рабочей среде.
Адаптация делового общения к культуре компании
Точно так же, как вы подстраиваете свою одежду под различные бизнес-обстановки, вам нужно научиться приспосабливать свое общение. Если вы работаете в более формальной обстановке, вы бы надели костюм, а не джинсы. Ваш тон и стиль общения также должны быть скорректированы, чтобы соответствовать желаемому уровню официальности.
Если вы новичок в своей организации, обратите внимание на то, как другие сотрудники на вашем рабочем месте приветствуют друг друга. Это может варьироваться в зависимости от места каждого члена в организационной структуре. Приветствуют ли ваши коллеги вашего руководителя словами «Доброе утро, сэр» или «Привет, как дела?». Делятся ли члены команды мемами или GIF-файлами в командном канале Slack или он предназначен для более целенаправленных и формальных деловых дискуссий?
Эффективное деловое общение может быть непростой задачей, поскольку то, что является нормальным или приемлемым, будет различаться в зависимости от бизнеса.Однако умение слушать и наблюдать — ключевая часть эффективного общения, поэтому используйте эти навыки, чтобы понять культуру и нормы каждого бизнеса.
Коммуникативные навыки для эффективной совместной работы
Быть хорошим сотрудником и членом команды имеет большое значение в бизнесе. Работодателям нравится видеть, что вы можете эффективно общаться и сотрудничать со своими коллегами.
Разрешение конфликтов
Часто конфликты или разногласия возникают просто из-за плохой коммуникации.Верно также и то, что создание разнообразного рабочего места означает, что вы, вероятно, столкнетесь с расхождениями во мнениях, поскольку все садятся за стол с разным опытом, культурой и идеями. Это хорошая вещь!
Конфликт часто полезен в деловом мире. Здоровый и уважительный конфликт ведет к лучшему принятию решений и большим инновациям.
Эмоциональный интеллект необходим для хорошего общения и разрешения конфликтов на рабочем месте. Эмоциональный интеллект — это способность распознавать и контролировать свои собственные эмоции, а также воспринимать и понимать эмоции других людей.Профессионалы должны быть в состоянии осознавать себя и распознавать, когда их эмоции искажают их точку зрения или обсуждение становится слишком страстным. Также важно признавать и признавать чувства членов команды и участвовать в уважительном разрешении конфликтов, если вы их расстроили или произошло недопонимание. Эмоционально интеллигентные профессионалы действуют спокойно и с сочувствием, когда возникает конфликт.
Навыки активного слушания
Будьте честны с собой. Когда говорят другие на рабочем месте, вы действительно слушаете их или отвлекаетесь или думаете о том, что собираетесь сказать дальше? Когда вы нервничаете в деловой обстановке, легко сосредоточиться на том, что вам нужно сказать, на собственном языке тела и на том, как вас воспринимают.Тем не менее, вы, вероятно, произведете лучшее впечатление, если будете хорошим слушателем и будете взаимодействовать с другими, когда они говорят, а не сосредотачиваться исключительно на своей половине общения.
Используйте свои навыки невербального общения, чтобы продемонстрировать, что вы слушаете, используя открытый язык тела (избегайте скрещивания рук), поддерживая зрительный контакт с говорящим и кивая или делая соответствующие жесты в ответ на то, что говорит говорящий. Используйте выражения лица и невербальные сигналы, чтобы показать, что вы заняты.
В соответствующие моменты вы также можете говорить, чтобы согласиться с говорящим, пояснить что-то, что он сказал, или дать соответствующий комментарий. Старайтесь не давать комментариев, которые меняют направление разговора или слишком сильно возвращают внимание к вам. Часто мы пытаемся поделиться примерами из собственного опыта или историями, чтобы рассказать другим, но полезно дать человеку сначала закончить то, чем он поделился. Вы не хотите становиться коллегой, который ведет каждый разговор о себе.
Навыки делового письма
Распространенная ошибка, которую совершают люди, когда пишут в деловой обстановке, — слишком стараются казаться умными. Деловое письмо должно быть формальным, но оно также должно быть четким. Не используйте аббревиатуры или любые глупые фразы, которые вы использовали бы в социальных сетях. Однако вы также не хотите превращать каждую заметку или электронное письмо в докторскую диссертацию.
Лучший навык письменного общения, которым вы можете обладать, — это способность передать сообщение в ясной и краткой форме.Создавайте сообщения, которые дают целевой аудитории именно ту информацию, которую им нужно знать. Избегайте неопределенности или излишней многословности. В конце концов, большинство бизнес-профессионалов заняты.
Способность регулировать свой тон в письменной форме может быть немного сложнее, чем в речи. Потренируйтесь писать в мотивационном тоне (обычно используется для постов на LinkedIn, если вам нужна точка отсчета), в серьезном или официальном тоне (для писем, связанных с HR, политикой или юридическими темами в бизнесе) и в дружелюбном тоне (для использования с потенциальными клиентами и коллеги).
Навыки презентации
Вы были одним из тех детей, которые ненавидели вставать перед классом, чтобы говорить? Что ж, пора развивать свои навыки презентации.
Не все профессии требуют частых презентаций, но редко можно найти должность, в которой вам не нужно говорить или делиться информацией с группой на собрании. Публичное выступление может быть пугающим, но есть несколько инструментов, которые вы можете использовать, чтобы стать лучше:
.-
Следите за шагом. Часто, когда люди нервничают, они говорят слишком быстро. Это мешает вашей аудитории понять, что вы говорите. Практикуйтесь в чтении информации или презентации в устойчивом темпе со средним темпом.
-
Узнайте, как установить контакт со своей аудиторией. Если вы проводите презентацию на работе, выберите коллегу, с которым вам комфортно, и смотрите на него во время презентации. Вы даже можете попросить их сесть впереди и в центре. Глядя в аудиторию, вы выглядите более уверенно и лучше вовлекаете аудиторию.
-
Укрепите уверенность. Публичное выступление во многом зависит от уверенности — или, по крайней мере, от того, чтобы казаться уверенным. Если вам нужно выступить с презентацией на собрании сотрудников или клиенте, попросите нескольких коллег послушать, как вы практикуетесь. Может помочь начать с меньшей аудитории. Если вы работаете над общими навыками публичных выступлений и не планируете презентацию, укрепите уверенность, прилагая сосредоточенные усилия, чтобы говорить больше во время встреч. Многие из нас проводят большую часть совещаний с отключенным звуком или тихо сидят в конце комнаты.Постепенно увеличивайте свое участие, высказываясь и чувствуя себя комфортно, делясь идеями публично.
Рассмотрите свой канал связи
Одна из самых распространенных ошибок в деловом общении, которую совершают люди, — это выбор неправильного канала связи для своего сообщения. Все ненавидят посещать встречи, которые могли бы быть электронной почтой, верно? Однако обратное также может быть верным.
Никогда не бойтесь спрашивать кого-либо о предпочтительных способах общения.Важно знать свою аудиторию. Например, если вы знаете, что вам нужно будет связаться с клиентом, спросите его во время первоначального разговора, как бы он предпочел, чтобы вы связались с ним. Некоторым людям нравится личный контакт, который приходит с телефонным звонком, в то время как другие клиенты могут быть слишком заняты, чтобы отвечать на незапланированные звонки или чувствовать себя более комфортно с электронной почтой или текстовыми сообщениями. Хотя предпочтения каналов связи часто связаны с различиями между поколениями, лучше спрашивать, а не предполагать, что клиент предпочтет.Научившись общаться с клиентами на основе их собственных предпочтений, вы сможете повысить качество обслуживания клиентов.
Вы также можете применить это к коллегам и руководителям. Обмен мгновенными сообщениями становится популярной формой общения между командами на рабочем месте, поэтому вам может быть предложено использовать Teams или Slack для повседневных разговоров и командной работы. Когда вы начинаете новую работу, спросите о лучшем канале для вопросов к коллегам и предпочтениях вашего руководителя.
Помимо вопросов об индивидуальных предпочтениях, также важно понимать, какие сообщения хорошо подходят для письменного общения, а какие следует доставлять лично (или, по крайней мере, через Zoom).Подумайте, могут ли у получателя возникнуть вопросы по поводу того, что вы им говорите, или сообщение может вызвать беспокойство, если оно будет доставлено в письменном виде. В конце концов, некоторые сообщения могут казаться более зловещими, когда невербальная коммуникация, такая как тон и язык тела, отсутствует. Если вы сообщаете о серьезных изменениях, лучше всего лично, чтобы вы могли сразу же ответить на вопросы и убедиться, что ваше сообщение доставлено в правильном тоне.
Сильное общение приходит с практикой
Не волнуйтесь, если вы не овладели всеми навыками из списка.Многие из ваших коллег до сих пор боятся высказываться во время больших встреч или разрешать конфликты. Лучший способ стать лучше — это практиковаться.
Используйте LinkedIn, чтобы практиковать свои профессиональные навыки письма и выйти из зоны комфорта. Подготовьтесь к публичным выступлениям, участвуя более активно в небольших собраниях. Найдите время, чтобы понаблюдать за культурой вашей компании и практиковать активное слушание, чтобы понять, как другие общаются в вашей организации. Развитие коммуникативных навыков – это непрерывный процесс.
Общие правила делового общения
Лаконичное общение устраняет весь ненужный жаргон. Короче, дошло до сути. Краткость — важный элемент делового общения, потому что она предоставляет информацию без лишних слов. Вы избегаете слишком большого количества длинных и сложных предложений и избегаете номинализации глаголов. Например:
Wordy: Совет директоров рекомендует рассмотреть возможность разработки программного обеспечения.
Кратко: Правление рекомендует рассмотреть возможность разработки программного обеспечения.
Вы избегаете избыточности (например, бесплатный подарок, дополнительный бонус, непреднамеренная ошибка ) и «распушивания» вашего общения ненужными модификаторами (прилагательными и наречиями) Например:
Wordy: Я очень надеюсь, что вы действительно рассмотрите это удивительное предложение, которое бывает раз в жизни.
Кратко: Надеюсь, вы рассмотрите это предложение.
Замените многословные фразы более короткими. Например:
В связи с тем, что à Потому что Несмотря на то, что à Хотя
В случае если à Если В настоящее время à Сейчас
Избегайте фраз-заполнителей, которые на самом деле ничего не значат.Например:
Обратите внимание, что Пожалуйста, не стесняйтесь
Важно отметить, что Я пишу это, чтобы сообщить вам, что
Пример краткого написания:
НЕЭФФЕКТИВНО: В соответствии с передовыми методами контроля качества наших инновационных продуктов крайне важно, чтобы каждый отдельный компонент, являющийся частью нашего упаковочного процесса, проверялся индивидуально после его получения от поставщика до окончательной сборки конечного продукта .
ЭФФЕКТИВНО: Контроль качества требует, чтобы каждый компонент проверялся индивидуально перед сборкой конечного продукта . Обратите внимание, что сообщение не было скомпрометировано, а инструкции ясны .
Почему улучшение делового общения имеет значение и как его улучшить
На вопрос о приеме на работу: «Хорошо ли вы общаетесь?» ваша внутренняя реакция: «Конечно!» Но правда в том, что мы все могли бы отточить свои коммуникативные навыки, будь вы новичок в штате или главный юрисконсульт.В колонке этого месяца с помощью удивительной статистики будет объяснено, почему хорошее деловое общение важно и как улучшить общение между вами и вашей компанией.
По номерам
Хотя существует множество причин плохого общения на рабочем месте, нехватка времени, затрачиваемого на общение, похоже, не является проблемой. По словам Полли, «время, затрачиваемое на звонки, электронные письма и встречи, увеличилось на 25-50 процентов за последние два десятилетия». Однако хорошее общение — это больше, чем просто передача сообщений; они должны быть доставлены эффектно.
Ежедневно по всему миру отправляется 205,6 миллиарда электронных писем, но на самом деле открывается только треть из них. Кроме того, хотя компании проводят в среднем 61 встречу в месяц, 39 % людей спят на них, а 73 % выполняют другую работу во время этих встреч.
В той же статье Полли показано, что эти ненужные электронные письма и длительные встречи могут сказаться на компании, особенно при вовлеченности сотрудников:
«Сотрудники, которые чувствуют уважение со стороны своих работодателей и вовлечены в работу, на 87 процентов реже покидают свою организацию и ищут новую работу.При этом только 38% сотрудников говорят, что их компания относится к ним с уважением».
Плохая коммуникация может привести к разочарованию сотрудников из-за того, что их время не ценится. Но когда сотрудники целенаправленно вовлечены, это дает ощутимые результаты, согласно bluesource: «Производительность повышается до 25 процентов в организациях со связанными сотрудниками».
Плохая коммуникация истощает не только текучесть кадров, но и финансы компании. Согласно отчету Холмса, глобальный лидер по связям с общественностью нашел:
«[37 миллиардов долларов США — это] общая оценочная стоимость непонимания сотрудниками (включая действия или упущения со стороны сотрудников, которые неправильно поняли или были дезинформированы о политике компании, бизнес-процессах, должностных обязанностях или их комбинации) в … корпорации США и Великобритании.»
Некоторые из этих статистических данных могут немного настораживать, так как же нам решить эту расточительную проблему? Ниже приведены рекомендации о том, как улучшить свои коммуникативные навыки и навыки общения в вашей организации.
Будьте прозрачными
Чтобы показать, что компании заботятся о своих сотрудниках, они должны быть прозрачными. Я уверен, что все мы работали в компании, где все казалось секретом, известным только руководству. Такой тип культуры порождает недовольство.
Конечно, руководство не может разглашать все, что происходит в компании, но оно должно стремиться быть максимально открытым.Таким образом, сотрудники чувствуют, что они принадлежат и являются частью общего плана организации.
Как штатный юрисконсульт, мы обязаны обеспечивать конфиденциальность. Однако это не означает, что мы не можем поддерживать усилия высшего руководства по обеспечению прозрачности, если это не повредит компании.
Мы также можем быть прозрачными в нашей повседневной работе. Например, я сотрудничал с замечательными менеджерами по контрактам и аналитиками. Со временем я понял, что могу доверять им, и, таким образом, я был откровенен с ними по поводу ненужных ограничений в переговорах.
Эта прозрачность показала аналитикам контрактов, что я им доверяю, что ускорило процесс переговоров и в конечном итоге укрепило отношения моей компании с нашими клиентами и поставщиками.
Активно слушайте
Активное слушание — недооцененный инструмент коммуникации. Во время напряженного рабочего цикла легко выполнять несколько задач, пока кто-то разговаривает с вами. Однако, если мы на самом деле не слушаем кого-то, чтобы понять его сообщение, мы оказываем им, нашей компании и себе медвежью услугу.
Например, если вы просматриваете контракт и кто-то заходит к вам в офис с вопросом, у вас есть много вариантов. Возьмем три из этих вариантов:
- Вы можете наполовину слушать человека, наполовину следить за своим телефоном и компьютером и продолжать просматривать договор.
- Вы можете прекратить все, что вы делаете, повернуться к человеку и продуктивно поговорить с ним.
- Если вы заняты чем-то, что нужно сделать, вы можете договориться о встрече с этим человеком в другое время, когда сможете уделить ему все свое внимание.
Если вы выберете второй или третий вариант, вы узнаете больше от человека, который с вами разговаривает, и, вероятно, сможете лучше понять то, что он с вами обсуждает. Если вы выберете первый вариант, вам, возможно, придется снова вести тот же разговор, потому что вы пропустили ключевые элементы в первый раз, или вам, возможно, придется переделывать работу, если вы неправильно понимаете вопрос и начинаете над ним работать.
Замечательный инструмент активного слушания — проверка на понимание. Например, допустим, вы объясняете сложное понятие коллеге.Может помочь вопрос: «Имеет ли это смысл?» Таким образом, у вашего коллеги есть шанс сказать «Нет» и сказать вам, где возникло недопонимание. Точно так же, если коллега что-то вам объясняет, повторите ему основы. Это гарантирует, что вы правильно поймете их сообщение.
Поскольку наше внимание часто блуждает и поскольку мы часто только слышим наших коллег, а не слушаем их по-настоящему, мы тратим много времени на устранение недопонимания, возвращение назад и исправление ошибок.
Представьте себе организацию с людьми, которые используют активное слушание. Вам не пришлось бы повторяться так часто, как сейчас. Было бы меньше недоразумений. Встречи и телефонные звонки станут более продуктивными. Моральный дух сотрудников будет выше.
Эффективно общаться на всех уровнях
Потребность в лучшей коммуникации не ограничивается молодыми сотрудниками или сотрудниками начального уровня. Независимо от вашей должности, вы можете улучшить деловое общение. На самом деле, «высшее руководство» занимало второе место в списке Kincentric: A Spencer Stuart Company (ранее Aon) лучших возможностей для взаимодействия.Вышеупомянутый отчет Холмса также подтвердил это:
«Компании, в которых лидеры являются высокоэффективными коммуникаторами, за последние пять лет получили на 47 % более высокую общую прибыль для акционеров по сравнению с фирмами, в которых лидеры являются наименее эффективными коммуникаторами».
Чтобы облегчить общение между руководителями сотрудников и их командой, рассмотрите возможность использования цифровых каналов связи на рабочем месте, таких как Slack, Jabber или Microsoft Teams.
Как штатный юрисконсульт, если у вас есть влияние, чтобы влиять на изменения, поощрение высшего руководства к тому, чтобы быть эффективными коммуникаторами, сослужит вашей организации хорошую службу. Если у вас нет такого социального капитала, улучшите свой стиль общения и надейтесь, что другие возьмут на себя инициативу.
Используйте различные способы связи
Использование разных стилей общения может ускорить распространение сообщения. Недавно я разговаривал с директором по корпоративным коммуникациям, которая описала свою тактику, когда сообщала об изменении в практике компании.Организация говорила сотрудникам набирать шесть вместо девяти при звонке на внешний телефонный номер.
Стратегия ее отдела включала размещение настольных палаток и вывесок по всему зданию, отправку обновлений по электронной почте и распространение напоминаний размером с визитную карточку. Это блестяще. Сотрудники заняты. Как показывает статистика, они даже не читают всю свою электронную почту и не уделяют внимания собраниям.
Распространение сообщения различными способами повышает вероятность того, что персонал увидит сообщение.Сотрудники обязаны видеть физические напоминания, а если они этого не делают, их коллеги могут сообщить им об этом. Таким образом, сарафанное радио может помочь еще больше распространить ваше сообщение.
Знайте свою аудиторию и сообщение
При общении с кем-то, с кем вы регулярно работаете, знайте свою аудиторию. Это означает, что если вы знаете, что кто-то религиозно читает его электронную почту, напишите ему. Если вы знаете, что другой коллега лучше всего общается по телефону, позвоните ей.
Всегда делитесь информацией в соответствии с политиками конфиденциальности и безопасности данных вашей компании и призывайте других делать то же самое.Если информация является секретной или конфиденциальной, будьте внимательны и делитесь ею (или не делитесь) соответствующим образом. Все в компании должны быть осторожны с конфиденциальной информацией, и у нас, как у штатных юрисконсультов, есть уникальная возможность быть лидерами в ответственной защите конфиденциальных данных.
Значение межпоколенческого общения
Работа с людьми всех возрастов приносит пользу компании, так как она добавляет разнообразия в офис. Однако разные поколения (или разные люди, независимо от возраста) могут по-разному относиться к общению.Следующая статистика из ранее упомянутой статьи bluesource рисует картину проблем, с которыми сталкиваются рабочие места с различными предпочтениями в общении:
- Около четверти сотрудников считают, что электронная почта является главным убийцей производительности.
- 78 процентов людей, которые отправляют текстовые сообщения, хотели бы, чтобы у них был текстовый разговор с бизнесом.
- 81 процент миллениалов считают, что «современные технологии» важнее для идеальной рабочей среды, чем привилегии или удобства.
- 44 процента сотрудников хотят более широкого внедрения инструментов внутренней коммуникации.
- 49% миллениалов поддерживают социальные инструменты для совместной работы на рабочем месте.
- 74 процента всех взрослых онлайн-пользователей предпочитают электронную почту в качестве основного способа коммерческого общения.
Если вы не занимаете руководящую должность, вам может быть сложно добиться изменений в масштабах всей компании. Однако на индивидуальном уровне вы можете знать свою аудиторию и общаться соответственно.
В составе группы юристов вы также можете помочь разработать правила коммуникации.Например, политика использования собственных устройств (BYOD) охватывает и может решить некоторые проблемы связи. Вы также можете предложить рекомендации по управлению рисками высшему руководству.
В целом, при разных вариантах общения на рабочем месте уважительно относитесь к предпочтениям друг друга и четко объясняйте, почему вы предпочитаете тот или иной способ общения.
Будьте в курсе технологий и стилей работы 2020 года
С постоянно развивающимися технологиями иногда кажется, что нашим методам связи трудно угнаться за ними.Например, исследование Gallup показывает, что 43 процента сотрудников в США какое-то время работают удаленно.
Чтобы программы для удаленных сотрудников были эффективными, важно, чтобы в организации была создана политика, поддерживающая удаленных работников, и чтобы удаленные работники оставались на связи посредством телефонных звонков, видеоконференций и электронной почты. При эффективном управлении удаленные работники могут быть так же связаны, как и работники на месте.
Как штатный юрисконсульт, мы должны с осторожностью относиться к удаленным сотрудникам, которые соблюдают политику компании в отношении данных.Чтобы избежать этой проблемы, сотрудничайте с высшим руководством и ИТ-отделом, чтобы убедиться, что вы решаете, где и как данные хранятся и передаются.
Еще одна проблема — способность сотрудника «отключаться». Эта постоянная связь может быть как благословением, так и проклятием: возможность работать откуда угодно — это благословение, но постоянное давление, требующее выполнения, — проклятие.
Прошли те времена, когда можно было ходить домой и быть недоступным на работе. Таким образом, важно убедиться, что законы о заработной плате и рабочем времени соблюдаются, а сотрудники поддерживают здоровый баланс между работой и личной жизнью.
Следите за доставкой
Представьте, что вы идете в ресторан. Ваш сервер сообщает вам, что у них закончилось блюдо, которое вы с нетерпением ждали. Если ваш сервер легкомысленно говорит: «Мы закончили», это может вас раздражать. Однако, если ваш сервер говорит: «Извините, но у нас это закончилось. Я бы хотел подарить вам что-нибудь еще, что вам понравится», — это имеет огромное значение. Сообщение то же самое, но тон может изменить его восприятие.
Это помогает думать о том, с кем вы разговариваете.Если у вас уже были отношения с кем-то, вы можете знать его достаточно хорошо, чтобы адаптировать к нему свое послание. Если я знаю, что говорю с кем-то, кто может быть немного чувствительным, я могу передать свое сообщение соответствующим образом. Если я знаю, что разговариваю с коллегой, который лучше всего визуально разбирается в контрактах со сложными объектами, возможно, я сделаю набросок.
Если я плохо знаю человека, с которым разговариваю, я стараюсь быть ясным в своем сообщении и посмотреть, как он отреагирует на него и поймет его. Это одно из многих преимуществ навыков активного слушания.
Напутствие
Тема о том, как лучше общаться, может занять целые книги, но суть в том, чтобы постоянно работать над тем, чтобы стать лучшим коммуникатором, потому что это экономит ваше время и время вашей компании, головные боли и, зачастую, деньги.
.