Содержание

Образовательная поддержка | Портал малого и среднего предпринимательства РС(Я)

АУДПО «Бизнес-школа РС(Я)»

С целью поддержки малого предпринимательства, безработных и незанятого населения республики, в том числе оказания образовательных и консалтинговых услуг Министерством по делам предпринимательства и развития туризма Республики Саха (Якутия) в 2000 г. было создано Автономное учреждение дополнительного образования «Бизнес-школа РС(Я)».

Цели:

  • Реализация государственных дополнительных образовательных программ поддержки малого и среднего предпринимательства РС (Я).
  • Проведение обучающих семинаров и организация методической, консультативной помощи начинающим предпринимателям.
  • Профессиональная подготовка, повышение квалификации кадров для малого и среднего бизнеса.
  • Проведение специализированных семинаров по определенным темам: маркетинг и реклама, управление персоналом, вопросы туризма, искусство продаж и т.д.

А также, обучение корпоративных клиентов с учетом специфики деятельности предприятия, основной контингент и т.д.

Задачи:

Строить весь процесс обучения на решении конкретных проблем, возникающих на различных этапах развития бизнеса.

  • Формирование республиканского потенциала тренеров и консультантов для малого и среднего бизнеса.
  • Использование интерактивных методов обучения (тренингов, деловых игр, бизнес-кейсов), стимулирование работы в группах и обмен мнениями, с целью применения полученных навыков и умений в повседневной практике.
  • Анализ ситуации развития малого и среднего бизнеса.

С учетом потребностей малого предпринимательства в Республике Саха (Якутия) и появлением новых субъектов малого бизнеса, школа постоянно корректирует и совершенствует содержание обучения и предлагает курсы различной тематики.

Семинары и тренинги:

Курс предназначен для раскрытия специфики использования психологических знаний в структуре деятельности бизнеса, формирования навыков анализа психологических причин, лежащих в основе снижения эффективности управления Особенностью настоящего курса является его преимущественная ориентация на руководителей, имеющих определенных запас житейских психологических знаний и представлений, но недостаточно знакомых с теорией управления. В связи с этим определенная часть курса посвящена рассмотрению основных понятий и положений, связанных со стратегией лидерства в бизнесе

Излагаются основы психологии менеджмента, исходя из его центральной категории — управленческой деятельности. Раскрываются главные психологические закономерности взаимодействия и делового общения: совместная деятельность и управленческое взаимодействие; феномен самоорганизации коллектива; эффективная коммуникация; вербальное и невербальное общение; психологические аспекты делового общения в работе менеджера; бесконфликтное общение

Целью семинара является практико-ориентированное разъяснение участникам размещения заказа (поставщикам) ключевых положений и нюансов нового законодательства о государственных и муниципальных закупках в части проведения открытых аукционов в электронной форме.

Курс дает представление о правовой среде предпринимательской деятельности, о правовых аспектах взаимоотношения субъектов гражданского законодательства, о способах защиты прав и отстаивания законных интересов.

Курс дает представление о том, как и каким образом можно добиться успеха в предпринимательской деятельности и дает практические советы как заработать деньги.

Курс дает представление об эффективном целеполагании, о понятии культуры предпринимательства, о факторе влияющем на развитие культуры, о структуре предпринимательства, о методах преодоления стресса, и о том, как культура и стресс предпринимателя влияют на достижение цели бизнесмена.

Курс дает представление о способах достижения успехов в бизнесе, о психологических аспектах принятия решений, факторах, препятствующих успеху предпринимательской деятельности и о психологических основах противодействия обману в бизнесе.

«Деловой этикет» Программа включает в себя такие значимые темы как «Основные правила (постулаты), которые необходимо соблюдать при уважительном деловом общении», «Типы общения руководителя с сотрудниками», «Имидж делового человека», «Конфликты и механизмы их разрешения», «Устная и письменная речь» и др.

Приобретение практических навыков и умений в создании своего имиджа, без которых в реалиях сегодняшнего дня даже нельзя и помыслить о подлинно эффективной практической деятельности будущего политика, руководителя, предпринимателя решается в рамках курса «Создай свой имидж» по – разному: с одной стороны, поиски ответов на контрольные вопросы, имеющиеся в теме каждого занятия, а с другой – путем использования рекомендованной литературы, что позволит слушателям закрепить знания и применить их на практике.

В условиях рыночной экономики роль и значение деловой риторики в жизнедеятельности молодых специалистов и предпринимателей трудно переоценить. Овладение и эффективное применение правил делового общения может сыграть немаловажное, а порой и решающее значение для роста престижа, конкурентноспособности и творческого потенциала молодого специалиста или начинающего предпринимателя. Эту задачу и выполняет данная программа, ориентирующая слушателя как на овладение фундаментальными знаниями красноречия, так и на усвоение практических навыков самых современных технологий эффективного убеждения и общения.

Курс дает представление об особенностях деловой коммуникации. Раскрывает подходы к оценке качеств менеджера, к способам анализа основных проблем управления персоналом, рассматривает особенности общения, этикета, навыки делового общения, делопроизводства. В программе предусматривается изучение основ управления аудиторией, раскрываются механизмы преодоления страха публичных выступлений.

Повышение профессиональной квалификации в области продаж, освоение эффективных способов убеждения и презентации.

Если, для Вас принципиально важно быть независимым, чувствовать себя хозяином своей судьбы, тогда лучше открыть собственное дело и не ждать, когда работа найдет Вас.

 

Генеральный директор: Харенко Наталья Альбертовна

Адрес: Республика Саха (Якутия), г. Якутск, пр. Ленина 1, каб. 403

Телефоны: (4112) 34-15-79, 34-03-38, 42-38-69

E-mail: [email protected]

Web-сайт: www.schoolbusiness.ru

Деловой этикет офис менеджера (Реферат)

РЕФЕРАТ

Курсантки учебного центра

«Институт профессиональных технологи»

Курс «Офис менеджер»

Гриценко Ольги Ивановны

На тему: «Деловой этикет офис менеджера»

г. Одесса

2004 год

Содержание

  1. Введение. 3

  2. Общение. 3

    1. Грани общения 3

    2. Речь. 4

    3. Этика служебных отношений. 5

  1. Имидж. 7

    1. Утверждение индивидуальности 7

    2. «Телесный» имидж 8

3.3. Конструктивное использование критики 10

  1. Телефон. 10

    1. Защита от телефона 10

      1. Метод отгораживания 11

      2. Разговор без откладывания 11

      3. Обратный звонок 11

      4. «Телефонный блок» 12

    2. Когда и зачем звонить 12

      1. Телефон и дневник времени 12

      2. Когда лучше звонить 12

      3. Какова моя цель 12

    3. Телефонный разговор 13

      1. 10 советов 13

      2. Если звонишь ты… 14

      3. Если звонят тебе… 14

      4. Каков вопрос таков ответ. 15

      5. 12 ошибок около телефонного аппарата 15

  2. Документы. 15

    1. Язык и стиль коммерческой корреспонденции 15

    2. Язык и стиль инструктивно-методических документов 16

    3. Правила оформления документов 17

    4. Речевой этикет в документах 18

  3. Заключение. 18

  1. Введение.

Бизнес-этикет – инструмент построения отношений. Бизнес-этикет – составная часть корпоративной культуры компании. Соблюдение бизнес-этикета – условия карьерного успеха.

образование

воспитание

одевание

общение

+

хорошие манеры


+

профессиональные навыки



Задачи бизнес-этикета:

  1. Каждый сотрудник – «живая витрина» фирмы, компании, предприятия.

  2. Ваша культура и хорошая одежда – скрытый комплимент окружающим.

Основные принципы бизнес-этикета:

  1. Разумного эгоизма; говорит о том, что каждый член коллектива должен вести себя так по отношению к окружающим, как хотели бы чтобы он вел себя по отношению к вам.

  2. Принцип позитивности; улыбка

  3. Принцип предсказуемости поведения в различных бизнес-ситуациях.

  4. На работе нет различия по полу, есть только статусные различия.

  5. Принцип уместности: определенные правила, в определенное время, в определенном месте, с определенными людьми.

  1. Общение.

    1. Грани общения

Общение – очень многообразный процесс. Он реализуется в разнообразных формах (межличностное общение, социальный диалог, деловое и профессиональное общение) и изучается философией, психологией, социальной педагогикой, языкознанием.

Общение – это, прежде всего взаимодействие, взаимоотношение. Сторонами такого взаимоотношения, прежде всего, являются люди, субъекты общения. В основе общения лежит, прежде всего, их отношение друг к другу.

Общение – это, процесс взаимодействия между людьми. Будучи многогранным, он включает в себя:

-формирование и развитие личности;

-развитие общества и общественных отношений;

-социально-психологическую адаптацию людей;

-обмен информации, эмоциями, деятельностью.

Общение связанно с взаимодействием типа: »Я-Я», »Я-Мы», »Мы-Мы».

Первый тип общения индивидуально-личный, второй тип индивидуально-коллективный, третий тип коллективно-общественный. Каждому типу присуще свои цели и задачи, свои особенные черты, своя лексика, своя глубина и много мерность.

    1. Речь.

Для большинства разговор с приятелями — это нормальное и приятное время препровождение. Аналогичный разговор на ту же тему перед лицом аудитории кажется уже чем то неестественным и вызывающим внутреннее беспокойство. Почему? Дело в том, что меняется ваша роль. В повседневной жизни, принимая участие в разговоре, Вы редко испытываете давление со стороны окружающих и обстановки, в которой протекает общение. Ибо вы знаете, что в любую секунду, едва оказавшись в затруднительном положении, вы можете отказаться от продолжения общения и снять с себя какую-либо ответственность. Совсем иначе обстоит дело, если вы предстаете перед аудиторией, независимо от ее размеров и степени дружелюбности в отношении к вам. Стоя перед слушателем, оратор знает, что ему предстоит до конца произнести свою речь. Он сознает, что на него одного (и только на него) целиком возложена ответственность за встречу. От понимания этого факта невольно охватывает страх. Как же преодолеть его?

  1. Начинайте разговор с сильным и упорным стремлением достичь цели, подумайте о том, что это может дать вам в финансовом и социальном отношениях.

  2. Готовьте разговор и самого себя к нему.

Вы не можете ожидать, что ваша речь будет иметь успех, если вы к этому не приложите усилий. В большинстве своем неудачи ожидали тех, кто не утруждал себя подготовкой и рискнул, тем не менее, предстать перед публикой.

Хорошо подготовленный разговор — это на 9/10 положительного результата. Подлинная подготовка состоит в том, чтобы извлечь что-то из себя, подобрать и скомпоновать собственные мысли, выработать и оформить собственные убеждения.

Оратор должен обстоятельно осветить вопрос, которого он касается, и больше к нему не возвращаться. Все факты, освещающие тему со всех сторон, должны быть собраны, систематизированы, изучены, переварены.

Избегайте специальных терминов, не связанных с вашей профессией. Излагайте свои мысли настолько простым языком, чтобы они были понятны любому ребенку. Будьте уверены в том, что предмет, о котором вы собираетесь говорить, так же ясен для вас, как солнечный свет в полдень. Варьируйте предложения, но повторяйте мысль, не давая слушателю заметить это. Не пытайтесь затронуть слишком много вопросов. В небольшом выступлении невозможно должным образом рассмотреть больше, чем один или два раздела большой темы. Запомните: речь ваша должна быть не монотонной, четкой. Не употребляйте слова-паразиты («в общем», «это самое», «как говорится» и т.п.), не злоупотребляйте иностранными слоями-терминами. Очень важно говорить с людьми на привычном для них языке.

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

Руководство для менеджера по эффективному общению

Эффективное общение на рабочем месте может помочь вашей команде выполнять работу более качественно, быстрее и получать больше удовольствия от своей роли. Узнайте пять способов улучшить общение со своими сотрудниками.

Преимущества эффективной коммуникации на рабочем месте невозможно переоценить. Поскольку успех каждого проекта, цели и задачи зависит от того, что сказано на собраниях или делегировано по электронной почте, четкое общение может иметь решающее значение.


В этой статье вы узнаете все о:



На самом деле, как сообщалось в предыдущей статье The Holmes Report, 400 крупных компаний ежегодно теряли в среднем 62,4 миллиона долларов из-за бедности. общение со своей командой.

Это довольно тревожная цифра, особенно если учесть, что 69% менеджеров испытывают дискомфорт при общении со своей командой, согласно Harvard Business Review.

Это может быть связано с тем, что общение на рабочем месте является многогранным навыком, включая способность: 

  • Говорить с сотрудниками как публично, так и наедине 
  • Слушать членов команды с полным вниманием со смыслом 
  • Представьте свои идеи различным командам и отделам 

Итак, как вы можете убедиться, что вы развили коммуникативные способности, которые будут эффективными с вашими сотрудниками? Ниже приведены пять советов, которые помогут вам отточить свои навыки общения на рабочем месте.



5 способов улучшить общение на рабочем месте  
1. Воспользуйтесь преимуществами онлайн-инструментов

Приложения и облачное программное обеспечение для общения были разработаны с определенной целью — упростить обмен информацией для вас и вашей команды! Не бойтесь открывать каналы связи, которые могут упростить вашу жизнь.

Например, для улучшения связи вы можете включить любое из следующих действий в свои ежедневные операции: 

  • Microsoft Office 365  –  Этот пакет Office предоставляет бизнес-пользователям Microsoft Outlook, Word, PowerPoint, Excel и OneNote.С помощью этой платформы вы и ваша команда можете совместно использовать онлайн-версии ваших документов и электронных таблиц из разных мест.
  • Zoom  –  Инструмент для видеосвязи. Zoom – это облачное программное обеспечение, которое предлагает видеовстречи, конференции и многое другое. Это отличный вариант для отделов с удаленными сотрудниками или командами, которые не находятся в одном офисе.
  • Slack   — платформа для совместной работы. Этот инструмент для обмена сообщениями можно загрузить в виде приложения на настольный компьютер или мобильное устройство. Он предлагает множество подключаемых модулей для профессиональных инструментов, таких как Microsoft Office и Zoom.
  • Smartsheet   — это программное обеспечение как услуга обеспечивает управление работой с помощью различных таблиц, которые компании могут использовать для отслеживания проектов, календарей и задач. Вы можете организовать свои листы в виде сетки, Ганта, карты или календаря, в зависимости от ваших потребностей.
2. Регулярно встречайтесь со своей командой

Если вы еще этого не сделали, запланируйте регулярные встречи со своей командой. Чем больше возможностей вы предоставляете сотрудникам для обмена информацией и прогресса с вами, тем меньше вероятность того, что вы столкнетесь с препятствиями и проблемами с их производительностью.

Для достижения наилучших результатов наша команда рекомендует настроить подобно следующему: 

  • Еженедельные собрания группы  – используйте их в качестве контактной базы для связи с вашими сотрудниками о том, что было хорошо на прошлой неделе, и что у них есть. идти в ближайшие дни. Вы также можете воспользоваться преимуществами того, что ваша команда собирается вместе, чтобы обсудить проекты, над которыми работает весь отдел.
  • Двухнедельные сеансы проекта  – убедитесь, что сотрудники находятся на пути к достижению своих целей, и спросите, есть ли у них какие-либо проблемы или вопросы.Будьте открыты для отзывов своих сотрудников и старайтесь быть максимально гибкими в отношении сроков и сроков выполнения, если перед вашей командой возникло несколько препятствий.
  • Ежемесячные индивидуальные встречи . Эти встречи могут быть посвящены эффективности или просто давать вам и вашим сотрудникам возможность обсудить, как идет их работа. Независимо от того, как вы решите структурировать эти встречи, важно то, что у вас есть время поговорить с вашим сотрудником самостоятельно, без каких-либо отвлекающих факторов.
     
  • Ежемесячные ратуши   – Соберите свою компанию и получите информацию от каждого отдела. Делитесь успехами, отзывами и возможными способами улучшения. Эти встречи — прекрасное время, чтобы убедиться, что команды в вашем бизнесе слажены, укрепить сотрудничество и, самое главное, открыто общаться!
3. Поощряйте двустороннее общение

Эффективное общение на рабочем месте заключается не только в донесении вашего сообщения. Это также возможность получать отзывы и сотрудничать с вашей командой.Общение всегда должно быть улицей с двусторонним движением.

Вы можете убедиться, что ваши сотрудники знают, что открытое общение является нормой: и компании в целом.

  • Отбросьте все отвлекающие факторы . От открытых почтовых ящиков до мобильных устройств на вашем столе — такие небольшие отвлекающие факторы могут послать вашим сотрудникам сообщение о том, что вы не полностью сосредоточены на том, что они говорят.
  • Поощрение отзывов  – Если вы участвуете в собрании отдела, а член вашей команды какое-то время не участвовал, спросите их совета. Возможно, им нечем поделиться — или они могли подумать, что у них не было возможности вмешаться, пока вы не попросите.
  • Предложение о сотрудничестве  – Есть ли задача, которую вы могли бы решить с членом вашей команды? Используйте эту возможность, чтобы укрепить общение с этим человеком и показать, что вы цените его вклад.
  • 4. Примите участие в программе обучения и развития

    С помощью такого занятия, как «Чистое общение», вы можете развить общие коммуникативные способности вашей команды. Под руководством опытного профессионального фасилитатора эта программа предоставляет корпоративным группам возможность не только отточить свои устные и письменные навыки, но и: 

    • Изучить сигналы невербальной коммуникации 
    • Сделать свои презентации более эффективными 
    • Эффективно общаться во время конфликтов и решения 

    Чтобы узнать больше о решениях, которые помогут вашей группе улучшить свои навыки общения на рабочем месте, прочитайте нашу статью 5 лучших тимбилдингов для общения на работе.

    5. Держите это в пределах рабочего времени

    Поскольку большинство инструментов связи теперь доступны в Интернете, технически вы можете оставаться на связи со своей рабочей электронной почтой и сообщениями из любой точки мира 24 часа в сутки, семь дней в неделю. Но разве это не звучит утомительно? Мало того, есть вероятность, что сотрудники не присылают вам свои лучшие работы в 1:30 ночи в воскресенье.

    Как бы трудно это ни было, попробуйте наложить ограничения на то, когда вы обращаетесь к своим сотрудникам и просите их сделать то же самое.Это не означает, что вы не можете сразу сообщить своей команде что-то, что вы не хотите забыть. Просто постарайтесь использовать соответствующий канал связи.

    Например, вы можете согласиться отправлять сообщения только в нерабочее время на их рабочую электронную почту, а не через Slack или текст. Или разрешите вашей команде «откладывать» определенные уведомления, когда они отсутствуют на работе, чтобы они не отвлекались на работу после окончания рабочего дня или в отпуске.

    По важным задачам, требующим немедленных действий, всегда можно позвонить!



    Пять основных преимуществ эффективного общения на рабочем месте  

    Эффективное общение на рабочем месте имеет множество преимуществ, но, по мнению нашей команды, ниже перечислены пять основных.Когда общение между сотрудниками находится на самом высоком уровне, члены команды, как правило, испытывают: 

    1. Повышение производительности . Четкое общение снижает путаницу, недопонимание и обмен мнениями, а это означает, что ваша команда может сделать больше и быстрее.
    2. Повышение производительности . Когда сотрудники понимают, чего от них ожидают, они могут выполнять свою работу более эффективно и качественно.
    3. Конструктивное разрешение конфликтов  – Если ваша команда хорошо понимает эффективные стратегии коммуникации, они могут разрешить конфликт через более позитивную призму.
    4. Крепкие отношения на рабочем месте . Благодаря эффективной тактике общения коллеги могут лучше понять, как успешно работать со своими коллегами.
    5. Культура сотрудничества и позитивная культура  – Сотрудники, которые делятся друг с другом, с большей вероятностью будут сотрудничать и чувствовать себя более довольными культурой вашей компании.

    Используя преимущества онлайн-инструментов, регулярно встречаясь с вашей командой, поощряя открытые обсуждения, оттачивая свои навыки и устанавливая правила для деловых сообщений, вы можете значительно улучшить общение со своими сотрудниками и, как следствие, их опыт работы.

    Предприняла ли ваша организация какие-либо шаги для улучшения общения на рабочем месте? Поделитесь с нами своим мнением в комментариях ниже.



    Узнайте больше об обучении и развитии для вашей группы

    Для получения дополнительной информации о том, как программы обучения и развития могут помочь улучшить коммуникативные навыки вашей группы, обратитесь к нашим консультантам по вовлечению сотрудников.

    7 основных правил обмена мгновенными сообщениями для бизнеса

    Менее навязчивый, чем телефонный звонок, и более быстрый, чем электронная почта, обмен мгновенными сообщениями (IM) предлагает идеальную поддержку для совместной работы.Кроме того, это прекрасно согласуется с желанием сотрудников поколения Y, чтобы непосредственность, с которой они сталкиваются в других сферах своей жизни, отражалась на рабочем месте.

    С помощью таких приложений, как Workplace Chat, вы можете связаться со своими коллегами одним нажатием кнопки. Обмен сообщениями, живые видеозвонки и обмен фотографиями — отличные способы объединить команды, быстро принимать решения и поддерживать поток идей.

    Но чтобы обмен мгновенными сообщениями для бизнеса работал на вас, необходимо соблюдать несколько правил.

    Распутайте работу с помощью Workplace

    От информирования всех о возвращении в офис до перехода на гибридный способ работы — Workplace упрощает работу.

    Если вы привыкли пользоваться электронной почтой на работе, возможно, у вас есть привычка перечитывать сообщения и тщательно проверять их перед отправкой. У вас может быть даже задержка по электронной почте. Немедленный характер обмена сообщениями может означать, что вы отправляете что-то, прежде чем действительно поймете, что хотите сказать, поэтому убедитесь, что вы дважды проверяете свои сообщения, прежде чем отправлять их, не задумываясь.

    Всегда помните, что вы на работе, поэтому держите тему профессиональной, а тон вежливым и уважительным. Нет ничего плохого в том, чтобы оживить ваши деловые сообщения несколькими смайликами — при условии, что это подходит людям, с которыми вы общаетесь, — но не переусердствуйте.

    Люди хотят быстрее и эффективнее общаться на работе — на самом деле, они разочарованы скоростью электронной почты: более трех четвертей компаний считают ее неэффективным средством коммуникации.Но необходимость немедленного ответа рассматривается сотрудниками как главный недостаток обмена мгновенными сообщениями для бизнеса. Чтобы не отвлекаться, можно создать каналы для сообщений, которые не требуют немедленного внимания.

    Если вы добавляете мгновенные сообщения в свой набор инструментов для делового общения, убедитесь, что у вас есть политики, определяющие, как его следует использовать и какую информацию можно передавать через IM. Если вы сотрудник, убедитесь, что вы знакомы с правилами обмена мгновенными сообщениями в вашей организации и придерживаетесь их.

    Может возникнуть соблазн начать хороший чат во время обмена сообщениями, поэтому приложите сознательное усилие, чтобы говорить по теме. Так вы быстрее справитесь с работой и у вас будет больше времени для общения.

    Цель службы обмена мгновенными сообщениями — ускорить общение. Итак, если вы попали в длинную цепочку сообщений, постоянно отвечая на вопросы и пытаясь уточнить, что вы говорите, может быть быстрее и проще взять трубку или поговорить с кем-то лично.

    Обмен мгновенными сообщениями — это прекрасно, но это не всегда правильный канал для выполнения задачи.Мгновенные сообщения должны быть краткими, поэтому, если у вас есть что сказать длиннее, может быть более подходящим электронное письмо или вы можете опубликовать сообщение в группе Workplace by Facebook. Когда дело доходит до обсуждения деликатных вопросов, вероятно, лучшим решением будет встреча с глазу на глаз.

    Оставайтесь на связи

    Получайте последние новости и идеи с передовой работы.

    Отправляя эту форму, вы соглашаетесь получать электронные сообщения маркетингового характера от Facebook, включая новости, события, обновления и рекламные электронные письма.Вы можете отозвать свое согласие и отказаться от подписки на такие электронные письма в любое время. Вы также подтверждаете, что прочитали и согласны с условиями конфиденциальности на рабочем месте.

    Работа в команде: как стать лучшим командным игроком

    Узнать больше

    Была ли эта статья полезной?

    ДаНет

    Спасибо за отзыв

    7 правил этикета делового чата, которые ваша команда определенно нарушает

    время над общей компьютерной системой лаборатории.

    С момента появления живого чата на рабочем месте инструменты делового чата претерпели изменения, позволяя командам общаться друг с другом без необходимости брать трубку телефона, ходить по офису или писать электронное письмо. Но они также позволили этим же командам приставать к коллегам с бесконечными вопросами и нежелательными обновлениями в течение всего дня, сплетничать о коллегах и наводнять каналы смайликами и гифками.

    Так быть не должно.

    Преимущества и проблемы удаленного сотрудничества

    В 2020 году инструменты совместной работы стали как никогда важны, поскольку команды перешли на удаленную работу.Хотя эти инструменты были полезны в прошлом, COVID-19 сделал их необходимыми для поддержания связи между командами.

    Бизнес-лидеры согласны с важностью инструментов живого чата. Прошлой весной наш опрос покупателей программного обеспечения, в котором приняли участие более 5000 респондентов (методология ниже), показал, что покупатели программного обеспечения в подавляющем большинстве назвали программное обеспечение для веб-конференций (51%) и обмена мгновенными сообщениями и чата (25%) двумя наиболее важными инструментами во время COVID-19.

    Но, несмотря на то, что нет никаких сомнений в том, насколько важными стали эти инструменты практически для всех, удаленные команды могут следовать нескольким простым правилам, чтобы максимизировать свою эффективность, сводя к минимуму возможность прерывания работы и отвлечения внимания.

    В этой статье мы рассмотрим семь правил этикета делового чата, которым должны следовать команды, чтобы получить максимальную отдачу от своих инструментов совместной работы на рабочем месте, снижая при этом стресс сотрудников и создавая лучшее рабочее место. (И не волнуйтесь: смайлики и гифки допустимы в умеренных количествах).

    Правило №1: отправляйте объединенные сообщения

    Многие люди воспринимают чат как устную беседу в письменной форме. Это может сделать разговоры в чате более непринужденными и непринужденными, чем формально составленное электронное письмо, но это также может сделать чаты более бессвязными и разбитыми.Серия отдельных сообщений в чате может отвлекать и раздражать.

    Посмотрите на этот пример разговора в чате, чтобы понять, что мы имеем в виду:

    В то время как серия сообщений слева, скорее всего, вызовет стресс и отвлечет получателя, единственное сообщение справа вряд ли вызовет беспокойство.

    Как отправитель вы можете захотеть получить быстрый ответ от получателя. Но даже отправка «Привет!» Сообщение, за которым следует остальная часть вашего запроса, является значительным улучшением по сравнению с последовательностью из шести сообщений, проверяющих почтовый ящик вашего коллеги.

    Правило № 2. Поощряйте и уважайте использование режима «Не беспокоить»

    Когда вы видите закрытую дверь, вы должны постучать; вы не вламываетесь и не начинаете задавать вопросы. Вы должны соблюдать тот же этикет на рабочем месте для виртуальных дверей. Если у кого-то из вашей команды есть статус «не беспокоить», относитесь к этому как к закрытой двери офиса. Они могут быть на совещании, в перерыве или плохо себя чувствовать.

    Либо подождите, пока их статус не изменится на «Доступно», прежде чем отправлять им сообщения, либо — если это может подождать — вместо этого отправьте электронное письмо.Представьте, если бы вы были на работе и вам нужно было прилечь на несколько минут, потому что вы плохо себя чувствуете. Затем ваш телефон начинает гудеть с рабочими уведомлениями. Вы, вероятно, будете чувствовать стресс из-за уведомлений, не сможете отдохнуть и будете вынуждены отвечать.

    Таким образом, вы всегда должны избегать отправки мгновенных сообщений, связанных с работой, коллегам в нерабочее время или в выходные дни, за исключением случаев, когда это действительно чрезвычайная ситуация, и у вас нет другого способа связаться с ними.

    Дополнительный совет: Многие инструменты для совместной работы включают функцию откладывания или скрытия уведомлений на определенный период времени.Как менеджер, вы можете поощрять использование этой функции в разумных пределах (откладывание уведомлений на семь часов в день, вероятно, является излишним).

    Приостановка уведомлений в инструменте совместной работы Slack (Источник)

    Правило № 3: Отправляйте чаты только соответствующим людям

    Любой, кто регулярно использует корпоративную электронную почту, скорее всего, получил ответ, который должен был быть просто ответом. Эта ошибка может иметь комплексный эффект, когда другие начинают отвечать всем на предыдущий ответ всем.

    Нечто подобное может произойти с инструментами совместной работы, когда разговор один на один вспыхивает посреди канала или группового чата. Это может сильно отвлекать всех в группе, кто не участвует в обмене мнениями один на один.

    Создание новой беседы может показаться дополнительной работой, но инструменты для совместной работы предназначены именно для этого, и для этого достаточно одного или двух щелчков мыши, чтобы не отвлекать многочисленных коллег.

    В то время как групповой текстовый чат с вашими старыми друзьями по колледжу может быть постоянным, но в основном желанным отвлечением вне работы, этикет делового чата требует другого подхода.Каждый небольшой разговор, который вы отправляете через свой инструмент чата получателям, которым не нужно его видеть, является просто дополнительным отвлечением, поэтому всегда подумайте дважды, прежде чем нажимать «Отправить».

    Правило № 4: Используйте разные каналы связи по назначению

    Инструменты для совместной работы имеют много преимуществ по сравнению с электронной почтой, но есть причина, по которой электронная почта по-прежнему остается одной из самых популярных форм общения в мире.

    Всегда старайтесь учитывать срочность, конфиденциальность и ведение записей при принятии решения о том, как доставить сообщение.Например, разговор лицом к лицу или телефонный звонок идеальны в срочных или деликатных ситуациях, но обычно не оставляют записи для справки. Электронная почта отлично подходит для несрочных объявлений, на которые, возможно, потребуется сослаться позже, но не так много для деликатных или срочных ситуаций. Наконец, онлайн-чат и обмен сообщениями идеально подходят для случайного, постоянного сотрудничества и обсуждений, связанных с проектом, но могут быть упущены в экстренной ситуации или могут показаться холодными при обсуждении деликатных вопросов.

    Вот список возможных сценариев и благоприятных способов взаимодействия с ними:

    Правило № 5: Развлекайтесь с GIF-файлами и смайликами, но не переусердствуйте

    Даже в рабочей среде мы все еще люди и имеет право немного повеселиться.Это может включать использование дерзких смайликов и GIF-файлов в разговорах в рабочем чате. На самом деле, эти разговорные приемы могут добавить эмоциональной сложности и тона к текстовому разговору, который в противном случае был бы невозможен.

    Однако можно зайти слишком далеко.

    Бесконечная череда мерцающих GIF-файлов и смайликов, скорее всего, отвлечет и разозлит ваших коллег, а не расслабит их.

    Хорошее эмпирическое правило — читать комнату. Если вы постоянно публикуете GIF-файлы, и никто не отвечает, вероятно, лучше пока отложить это.И не забывайте использовать слова. Если вы постоянно отвечаете на сообщения и электронные письма смайликами и чрезмерными аббревиатурами (у вас в пути?), возможно, вы посылаете неверное сообщение (например, что вы школьник, застрявший в теле работающего взрослого).

    Несмотря на то, что GIF-файлы и смайлики могут быть интересны для празднования дня рождения или достижения, их не следует использовать для ответов на вопросы о работе. И никогда не используйте неподходящие GIF-файлы. Если это кажется рискованным, лучше не использовать его.

    Может показаться, что это слишком много, чтобы помнить, особенно если вы принадлежите к поколению, у которого не было смартфона в руках с 12 лет, но просто не забывая четко и уважительно общаться, вы будете на правильном пути. .

    Правило № 6: Будьте дружелюбны и вежливы

    Понятно, что с успехом в удаленной работе возникает потребность в инструментах живого чата, чтобы упростить общение, но не забывайте о психическом здоровье ваших сотрудников. Не забывайте быть дружелюбным и вежливым, особенно при удаленной работе.

    Согласно нашему опросу HR в New Era (методология ниже), удаленные работники работают в нерабочее время (70%) и немедленно отвечают на мгновенные сообщения, связанные с работой, даже в нерабочее время (71%) по крайней мере в течение полутора часов. -постоянная основа.

    Треть этих удаленных работников (33%) испытывают больший стресс, чем когда они были в офисе, при этом 77% чувствуют некоторую степень выгорания, регулярно испытывая такие симптомы, как головные боли (32%), трудности с концентрацией внимания и проблемы со сном ( 31%) и чувство изоляции (26%).

    Вежливое приветствие занимает всего минуту, и это хороший способ привлечь чье-то внимание, прежде чем перейти к вашему вопросу или просьбе. Кроме того, позитивное взаимопонимание, которое вы устанавливаете с коллегой, в долгосрочной перспективе гораздо более ценно, чем минута или две, сэкономленные на нетерпеливой просьбе. Начните любой разговор в чате с дружеского «Привет!» или «Как проходит ваш день?», даже если вы спешите или вам нужен немедленный ответ.

    При удаленной работе намного сложнее уловить визуальные сигналы о том, что у одного из ваших коллег может быть плохой день или что-то не так.Так что помните, что грубое или нетерпеливое сообщение может усилить чье-то чувство стресса и безнадежности, в то время как дружеское и вежливое сообщение может стать лучом позитива, который нужен кому-то, чтобы скрасить свой день.

    Правило № 7: учитывайте культурный контекст

    Если вы работаете в многонациональной компании, со временем у вас будет возможность сотрудничать с коллегами из разных культур. По этой причине важно избегать чрезмерного использования сленга и региональных ссылок при светской беседе.

    Представьте, что вы находитесь в групповом видеочате по проекту, и двое ваших коллег представляются, рассказывая о местном ресторане, в котором они заказали обед, используя сленговые термины, такие как «бомбический соус» и «хлопающая» курица. Вы можете чувствовать себя обделенными. Эта динамика может привести к непреднамеренным кликам и чувству изоляции среди удаленных команд.

    Хороший способ избежать этого — использовать недвусмысленный язык и общеупотребительные термины, а также задавать вопросы в дополнение к разговору о себе.

    Перечисленные выше правила могут помочь вам создать позитивную культуру общения в вашей компании, уменьшить отвлекающие факторы и выгорание из-за атмосферы удаленной работы «всегда на связи».

    Но использование правильных инструментов также может помочь вашим удаленным командам эффективно сотрудничать.

    Вот некоторые инструменты для удаленной совместной работы, которые вы можете изучить для начала. Для каждой категории мы также ссылаемся на наше Руководство для покупателей и наш каталог лучших продуктов категории «Лидеры», основанный на достоверных отзывах клиентов:

    Лидеры категории GetApp в области удаленной работы (источник)

    Программное обеспечение для удаленной работы включает такие функции, как веб-конференции, совместная работа , а также управление задачами, помогающее объединять команды в режиме реального времени из любой точки мира.

    Программное обеспечение для обмена мгновенными сообщениями и чата включает в себя такие функции, как мобильный чат, видеочат и обмен файлами, чтобы поддерживать связь с коллегами, независимо от того, находятся ли они в офисе или в другой стране.

    Программное обеспечение для веб-семинаров включает в себя такие функции, как управление событиями, чат в реальном времени и совместное использование экрана, чтобы помочь компаниям проводить виртуальные мероприятия и семинары в Интернете.

    Пять непреложных правил использования социальных сетей для общения с сотрудниками

    Теги: Позитивные отношения с сотрудниками, Предотвратить профсоюзную организацию, ВВЕРХ: предотвращение

    Социальные сети, инструмент, который большинство из нас использует в личной жизни, набрали популярность как успешная технология коммуникации для вовлечения сотрудников.UnionProof искренне верит в использование социальных сетей для улучшения общения между руководством и сотрудниками, а также в рамках всей организации. Оставаться без профсоюзов зависит от того, насколько вовлечены ваши сотрудники, и использование социальных сетей для общения с сотрудниками может сыграть центральную роль. Это способствует социализации, обмену знаниями, сотрудничеству, обучению и развитию. Социальные сети также являются эффективным способом повысить прозрачность, ценности и цели компании, а также предоставить сотрудникам дополнительный двусторонний канал связи.

    Другими словами, корпоративные социальные сети — это мощный инструмент вовлечения, который может служить широкому спектру целей, от от предотвращения отсутствия профсоюзов до создания преданной рабочей силы. Ключ в том, чтобы использовать социальные сети таким образом, чтобы продвигать эти цели, эффективно, прозрачно и фактически связываясь с сотрудниками и поощряя то же самое между сотрудниками. Ниже приведены пять непреложных правил использования социальных сетей в качестве инструмента вовлечения сотрудников, которые помогут вашей компании оставаться без профсоюзов.

    Исследователи Юинг, Мэн и О’Нил решили выяснить, как опытные специалисты по внутренним коммуникациям привлекали сотрудников с помощью внутренних социальных сетей. Глубинные интервью с экспертами выявили, что вовлеченные сотрудники чувствуют причастность к цели компании и внимательно относятся к деятельности компании. Сотрудники чувствуют себя уполномоченными и привязанными к своей организации, когда они могут создавать контент и высказывать свое мнение.

    Вот пять отличных советов по использованию социальных сетей для общения с сотрудниками:

    1.Поощряйте сотрудников делиться 

    Чем должны делиться сотрудники? Вы должны поощрять сотрудников делиться своими взглядами, идеями, работой, личными достижениями, признанием достижений коллег, предложениями по организационным улучшениям, вкладом в принятие решений и опытом. Предоставление сотрудникам права голоса расширяет возможности. Беседы взад и вперед, которые естественным образом происходят, когда вы используете социальные сети для общения с сотрудниками, достигают следующих целей:

    • Способствует сотрудничеству
    • Способствует инновациям, которые неизбежно возникают в результате обмена новыми идеями
    • Информирует руководителей об усилиях, достижениях и инновациях сотрудников
    • Повышает вовлеченность сотрудников компании могут развивать инклюзивную культуру с помощью различных средств, и один из них продвигает усилия на низовом уровне, такие как ресурсные группы сотрудников (ERG).Социальные сети предлагают путь общения для всех, а не только для некоторых сотрудников, для участия во внутреннем разговоре. Это мощный инструмент для ERG, с помощью которого они могут делиться своими знаниями и опытом, а также уникальным жизненным опытом и взглядами. Сотрудникам не нужно обращаться в профсоюзы, чтобы поговорить с ними, когда они могут поговорить друг с другом и с руководством.

      2. Активно слушайте комментарии сотрудников и отвечайте на них в качестве стратегии включения

      Инклюзивность — это слово, которое сегодня часто используется, и, как только что упоминалось, внутренние социальные сети могут играть важную роль.Deloitte провела много исследований по инклюзивности и обнаружила, что инклюзивность необходима для привлечения и удержания сегодняшних сотрудников. Было опрошено более 1300 сотрудников из различных организаций и отраслей. Результаты очевидны: вовлечение является ключевым элементом вовлеченности сотрудников.

      Людей спросили, что наиболее важно в инклюзивной культуре, и тремя главными элементами были аутентичность, гибкость и цель. Люди хотят полностью погрузиться в работу, иметь гибкость в том, как выполняется работа, и знать, что они оказывают влияние на организацию, и понимать, как их работа вписывается в общую картину.Опрос показал, что 71% респондентов ценят работу в организации, руководство которой последовательно демонстрирует инклюзивное поведение.

      Одно из непреложных правил использования социальных сетей для общения с сотрудниками заключается в том, чтобы руководители активно слушали сообщения в социальных сетях и отвечали на комментарии сотрудников. Регулярная обратная связь и участие в беседах — это инклюзивное поведение лидера. Чем больше разнообразия среди людей, использующих социальные сети, тем лучше для сотрудников и бизнеса.

      3. Способствуйте сближению сотрудников, позволяя вести разговоры, не связанные напрямую с бизнесом или работой

      Заманчиво строго ограничить использование социальных сетей только рабочими вопросами, но такой подход ограничивает сотрудничество и создание связей в современной рабочей силе. Люди привыкли использовать социальные сети как средство общения на более личном уровне, и это именно то, что вам нужно. Вовлеченность сотрудников в основном связана с чувствами к компании, коллегам и руководителям.Почти невозможно разделить работу и личную жизнь из-за технологий.

      Руководители узнают , что предоставление сотрудникам возможности рассказать о своей любимой благотворительной деятельности или важном событии в их жизни делает организацию гуманнее. Ориентация на человека способствует установлению связей между людьми, а сильно связанные между собой работники с большей вероятностью будут чувствовать себя удовлетворенными.

      Это не значит, что все пойдет. Должны существовать правила, четко определяющие, что разрешено и что запрещено при использовании социальных сетей для общения с сотрудниками.Конечно, вы не можете допустить ненавистных, унизительных или предвзятых комментариев. (Подробнее об этой теме вы найдете в номере пять.) Вы можете поощрять людей делиться своими увлечениями и интересами, от окружающей среды до любимых благотворительных организаций.

      Питер Друкер, известный бизнес-консультант, однажды сказал: «Чтобы улучшить коммуникацию, работайте не с абсолютным, а с получателем». Личные интересы являются важным источником страстных усилий и вовлеченности, потому что они способствуют чувству сопричастности. Коммуникация — это улица с двусторонним движением, и социальные сети могут усилить как сторону слушания, так и сторону высказывания.

      4. Использовать социальные сети для передачи и усиления преимуществ, политик, миссии, ценностей и целей компании

      Мы часто обсуждаем важность регулярного укрепления миссии, ценностей и позитивных аспектов вашей организации. Социальные сети — идеальный форум для ваших лидеров, чтобы:

      • Выделение сотрудников, которые поддерживают ценности
      • Поощрение использования преимуществ компании
      • Поощрение сотрудников к использованию политики открытых дверей
      • Делитесь организационными достижениями 
      • Делитесь ссылками на обновленные политики
      • Подкрепляйте корпоративную миссию
      • networking

      Воспринимайте использование социальных сетей для общения с сотрудниками как стратегию связей с общественностью руководства.При внешнем маркетинге вашей компании вы должны продемонстрировать инновационный дизайн продукта, продемонстрировать, что ваша компания отвечает потребностям клиентов, разделить миссию компании и выполнить множество других действий. Те же принципы маркетинга справедливы и для внутренних социальных сетей.

      5. Разработайте четкую политику в отношении социальных сетей, чтобы сотрудники понимали ожидания

      После продвижения свободного общения во внутренних социальных сетях кажется немного обескураживающим теперь излагать правила.Однако вы не должны думать о политике социальных сетей как о чем-то негативном. Скорее, политика может действовать как способ поощрения использования социальных сетей. Вы не говорите им не использовать социальные сети. Вы поощряете их использовать его как члена команды, важного для успеха организации.

      Да, это стратегия минимизации рисков, которая может помочь защитить сотрудников от непредвиденных последствий, таких как предвзятость, нетерпимость, ненависть и исключение. Но вместо того, чтобы рассматривать политику как своего рода барьер, смотрите на нее как на средство, помогающее сотрудникам иметь право голоса и чувствовать, что их ценят.Не менее важно и то, что политика в отношении социальных сетей является поведенческим руководством для продвижения успеха сотрудников.

      В разных отраслях уже действуют десятки тысяч политик в отношении социальных сетей, и нет двух одинаковых политик. Некоторые очевидные элементы присущи каждой политике, такие как профессиональное ведение постов, нераскрытие чего-либо, связанного с бизнесом, что не предназначено для общего ознакомления, и соблюдение закона.

      Но есть и положительные элементы, которые часто упускают из виду, и именно они способствуют использованию социальных сетей в целях вовлечения сотрудников.В том числе:

      • Поощрение использования социальных сетей всеми сотрудниками (а не избранными)
      • Поощрение творческих взглядов, которые могут привести к инновациям
      • Поощрение доверия и сотрудничества сотрудников
      • Поощрение сотрудников как представителей бренда компании
      • Напоминание сотрудникам быть честными в том, кто они 
      • Укрепление политики открытых дверей путем поощрения сотрудников задавать вопросы, если они сомневаются в должности

      Что насчет профсоюзов?

      В духе честности и прозрачности важно заранее сообщить сотрудникам, что менеджеры и руководители будут присоединяться к разговорам и отслеживать сообщения.Дело не в том, чтобы «поймать» людей, говорящих о профсоюзах или рабочих конфликтах. Фактически, это гарантирует, что руководство улавливает такие вещи, как творческие идеи, и способствует сотрудничеству. Все это является неотъемлемой частью создания культуры UnionProof.

      Если упоминаются профсоюзы, лидеры должны знать, как реагировать. Это деликатная ситуация, но при надлежащем обучении менеджеры будут знать, что делать. Они могут направить сотрудников на свободный от профсоюзов веб-сайт, где они могут узнать о своих правах и задать анонимные вопросы.Одно из преимуществ наличия активной внутренней программы социальных сетей, если организующая деятельность профсоюза начнется , заключается в том, что работодатели могут использовать ее, чтобы сделать их голос громче и направить их в различные места для получения дополнительной информации, например, на веб-сайт, свободный от профсоюзов.

      Используйте социальные сети, чтобы привлечь всех

      Внутренние социальные сети могут освещать организационные проблемы, предлагать идеи и решения, строить отношения сотрудничества и способствовать позитивному моральному духу. Лучше всего то, что это дает всем сотрудникам форум для выражения мнений.Люди, которые могут не участвовать в бурных дебатах отдела о работе или стесняться делиться своими идеями, с большей вероятностью будут оставлять комментарии в социальных сетях. Люди, с которыми у вас возникли проблемы, теперь включены в беседу. Проще говоря, это может быть хорошо только для вовлеченности сотрудников и производительности.

      A Better Leader предлагает углубленное обучение лидерству по налаживанию связей с сотрудниками и созданию позитивной культуры на рабочем месте. UnionProof предоставляет организациям инструменты и поддержку, необходимые для предотвращения участия профсоюзов.Вместе, в сочетании с отмеченными наградами пользовательскими решениями для видео, Интернета и электронного обучения от Projections, Inc., вы можете добиться высочайшего уровня вовлеченности сотрудников. Нет ничего плохого в том, чтобы инвестировать в обучение ваших руководителей эффективному общению по всем каналам связи.

      Как эффективно общаться с начальником на работе

      Чувствуете ли вы, что большую часть дня вы и ваш начальник находитесь на одной волне?

      Если вы решительно кивнули «да», это фантастика.Но у многих читателей может быть другое мнение. На самом деле, недавний опрос HubSpot показал, что, хотя 70% руководителей могут положительно относиться к маркетинговой стратегии своей команды, с этим согласны только 50% отдельных участников.

      Маркетологу необходимо эффективно общаться со своим начальником, чтобы избежать этого разделения руководителей. Я хотел создать правила общения, которым могли бы следовать все маркетологи, поэтому я пошел прямо к источнику за некоторыми ответами и поговорил со своим собственным боссом.

      Я взял интервью у Рика Кранца об эффективном общении с его маркетинговой командой.Он имеет более чем 30-летний опыт управления бизнесом и был более чем готов поделиться с нами своим мнением. Читайте его мысли и основные выводы о стратегиях общения между менеджерами и сотрудниками.

      8 правил общения с начальником

      1) Начните с нижней строки.

      Я спросил Кранца, какой, по его мнению, самый эффективный способ общения с вами для вашей маркетинговой команды.

      Начните с нижней строки.Когда вы говорите с гиперболой, вы в конечном итоге рассказываете историю, которая в конечном итоге доходит до сути. Начните с фразы «мы получили еще 50 потенциальных клиентов, и вот почему…» и избегайте фразы «Итак, я провел кампанию по электронной почте и кампанию с оплатой за клик и добился ОГРОМНОГО успеха». Сейчас мы получаем еще 50 лидов». Когда вы начнете с итогов, я смогу задать соответствующие вопросы, например: «Как это произошло?»

      Что это значит?

      Не ходите вокруг да около. Ваш начальник — занятой человек, и вы должны уважать это.Сначала изложите ей суть вашего обсуждения, а затем вернитесь назад, если будут предложены вопросы. Это сделает ваше общение упорядоченным и целенаправленным.

      2) Говорите цифрами.

      Я спросил Кранца, предпочитает ли он, чтобы итог был представлен в числовых или качественных данных, и предпочитает ли он слышать о конечном итоге или иметь документ или график, чтобы направлять информацию.

      Я предпочитаю числа словам. Многие руководители руководствуются цифрами. Визуальные данные усваиваются гораздо быстрее, поэтому, если информация может быть визуальной, пожалуйста, сделайте ее таковой.Если вы дадите нам электронную таблицу, мы будем счастливы, но если вы дадите нам прочитать абзац, его можно оставить открытым для интерпретации.»

      Что это значит?

      Числа сильны, потому что они могут с первого взгляда сообщать об успехе (или проблемах). Используйте их в своих целях при общении с начальником — числовые данные говорят сами за себя.

      3) Запланируйте, когда вы общаетесь со своим начальником.

      Затем я спросил Кранца, предпочитает ли он, чтобы обсуждения с его маркетинговой командой были запланированы заранее.

      Лучше договориться о встрече со мной. Таким образом, я могу спланировать нашу дискуссию и сосредоточиться. Вы не хотите, чтобы мои мысли были где-то в другом месте, и если наш разговор не запланирован, то, скорее всего, вы в конечном итоге будете прерывать мою работу, что неэффективно для нас обоих.»

      Что это значит?

      Мы все можем подтвердить тот факт, что переписка по электронной почте может привести к путанице, поэтому старайтесь не заполнять почтовый ящик вашего начальника электронными письмами от вас.

      Вместо этого запланируйте встречи со своим начальником, чтобы избежать беспорядочной переписки по электронной почте и перерывов в офисе. Это поможет упростить общение и сэкономить драгоценное время.

      4) Установите, что у вас есть определенные «права» на общение.

      Я спросил Кранца, ограничивает ли он количество сотрудников, с которыми общается напрямую.

      Прямо сейчас я говорю напрямую со всеми в нашем агентстве, потому что нас всего несколько человек, и именно так работает наша бизнес-модель.В компаниях, частью которых я был в прошлом, с более чем 50 сотрудниками, я бы сократил свое общение примерно до семи человек. Для этого нет правила, просто так было эффективнее.»

      Что это значит?

      Имеете ли вы право говорить со своим боссом? Конечно, мы все имеем на это право. Но это не всегда способствует эффективному общению.

      Если у вас есть проблемы, которые вы хотите обсудить со своим начальником, но вы не являетесь основным контактным лицом с ним, вы должны сообщить о своих опасениях своему непосредственному руководителю.Этот человек решит ваши проблемы вместе с вами или передаст их по пищевой цепочке вашему боссу.

      5) Сообщите начальнику об ожидаемых результатах и ​​следующих шагах ваших планов.

      Далее мы поболтали о том, как Кранц хочет обсудить будущие планы и цели с сотрудниками.

      Всегда будь в состоянии сказать мне, где мы находимся, куда мы идем и как мы туда доберемся. Если мы находимся в точке Б, а вы хотите, чтобы мы попали в точку А, расскажите мне, как вы планируете это сделать и что произойдет, когда этот шаг произойдет.Сообщите о результатах вашего плана и о следующих шагах, с которыми я могу вам помочь».

      Что это значит?

      Эффективно сообщайте о своих планах, указывая, что это за план, каковы будут результаты и каковы следующие шаги. Если вы выложите эти темы для обсуждения, вы будете организованы, и о вашем плане будут хорошо говорить.

      6) Немедленно доводите до сведения начальника проблемы.

      Если возникнет проблема, Кранц хочет, чтобы его команда немедленно сообщила ему о ней.

      Приходите ко мне лично, потому что проблему нужно решить немедленно. Отправка электронного письма может привести к задержке моего ответа и не даст нам возможности для обсуждения решения проблемы. Кроме того, разумно всегда предлагать хотя бы одно решение. Никогда не ставь мне задачу без решения, потому что тогда ты просто перекладываешь ответственность».

      Что это значит?

      Не прячьтесь, когда всплывает проблема или происходит ошибка.Реагируйте на него заранее и не держите начальника в неведении. Сообщайте о своих собственных предлагаемых решениях, когда вы представляете проблему, чтобы у вас и вашего начальника была основа для начала разговора о решении проблемы.

      7) Есть подходящее время и место для продвижения ваших достижений.

      Я спросил Кранца, предпочитает ли он, чтобы достижения и успехи доводились до его сведения непосредственными подчиненными.

      В успешном бизнесе дела всегда идут хорошо.Если бы кто-то сообщал вам каждый раз, когда происходит что-то хорошее, к вам в офис все время прибегали бы, потому что хорошие новости стимулируют ваш бизнес. На мой взгляд, ежемесячный обзор результатов был бы лучшим. Эти результаты также легче переварить в виде отчета. Во время подведения итогов должны быть отмечены ваши достижения. Еженедельные встречи — еще одно хорошее место, где каждый может обсудить свои недавние достижения».

      Что это значит?

      Все мы любим хвастаться тем, что у нас хорошо получается, но для этого есть время и место.Ваша работа будет говорить сама за себя, если вы приносите те результаты, которые ищет ваш начальник. Затем вы можете подняться на подиум и поделиться своими достижениями, когда представляете отчеты своему боссу, или выделить время для историй успеха в конце встречи.

      8) Все темы, связанные с бизнесом, заслуживают внимания.

      Кранц не считает, что существуют какие-либо темы, которые могли бы помешать эффективному общению между сотрудником и его начальником.

      Нет ничего, с чем моя команда не могла бы прийти ко мне.Мы хотим услышать о том, как команда работает вместе и какова ваша рабочая среда, так что все открыто для обсуждения.»

      Что это значит:

      Поговорите со своим начальником на темы бизнеса, которые вас волнуют, или на любые конкретные истории, связанные с успехом. Обмен отзывами о том, что происходит в вашей бизнес-среде, — это эффективный способ для вашего начальника увидеть полную картину компании с чужой точки зрения, поэтому не сдерживайтесь.

      Коммуникация – улица с двусторонним движением

      Эффективное общение с начальником начинается с вас.Вам нужно подойти к этому определенным образом, чтобы разговор был максимально продуктивным, чтобы вы могли свести к минимуму разрыв между восприятием руководителей и отдельных участников в разных компаниях. Чтобы узнать больше о глобальном состоянии индустрии маркетинга и продаж, загрузите отчет о состоянии входящего трафика за 2017 год.

      Каковы ваши стратегии эффективного общения с начальником на работе? Поделитесь с нами в комментариях ниже.

      Примечание редактора: Этот пост был первоначально опубликован в июне 2014 года и был обновлен для обеспечения точности и полноты.

      Хотите узнать больше об офисной политике? Ознакомьтесь с Хотите быть менее неловким рядом с вашим боссом? Попробуйте эти 11 советов.

      Что мне нужно знать о… Правилах только на английском языке

      Департамент труда извлекает выгоду из значительного вклада сотрудников, свободно владеющих языками, отличными от английского.

      Как работодатель, который продвигает преимущества разнообразной рабочей силы, DOL признает, что сотрудники, говорящие на языках, отличных от английского, могут захотеть общаться на другом языке помимо выполнения своих служебных обязанностей, например, в случайных беседах с коллегами или при решении личных вопросов. .

      В большинстве случаев общение сотрудников на языках, отличных от английского, не должно ограничиваться только теми официальными функциями, для которых они были наняты. Право сотрудников говорить на языках, отличных от английского, может быть ограничено только в определенных узко определенных ситуациях.

       


       

      Например:

      OSHA защищает права работников на безопасные и здоровые условия труда, устанавливая и применяя стандарты, а также проводя обучение, разъяснительную работу, обучение и помощь.Двуязычный персонал OSHA, свободно говорящий на разных языках, гарантирует, что программы и услуги эффективно доводятся до 90 620 всех 90 621 работников и работодателей.

      WHD обеспечивает соблюдение федеральных законов о труде, в том числе законов о минимальной заработной плате, оплате сверхурочных, детском труде и трудящихся-мигрантах. Стратегические инициативы WHD сосредоточены на отраслях, в которых работают уязвимые работники, в том числе лица с ограниченным знанием английского языка. Чтобы удовлетворить потребности этих американцев, более 60 процентов следователей WHD говорят на нескольких языках, то есть говорят почти на 50 разных языках.

      Регламент EEOC 29 C.F.R. § 1606.7(a) предусматривает, что правило, требующее от сотрудников говорить только по-английски в любое время на рабочем месте, является обременительным условием найма. Предполагается, что такое правило нарушает Раздел VII. Поэтому правило говорить только по-английски, которое применяется к случайным разговорам между сотрудниками в перерыве или не при исполнении служебных обязанностей, было бы незаконным.

       


       

      Правило рабочего места только на английском языке, которое применяется только в определенное время , может быть принято только при очень ограниченных обстоятельствах, которые оправданы деловой необходимостью.29 С.Ф.Р. § 1606.7(b) Такое правило должно быть узко адаптировано для удовлетворения деловой необходимости. Ситуации, в которых деловая необходимость оправдывает правило только на английском языке, включают:

      • Для общения с клиентами, коллегами или руководителями, говорящими только на английском языке
      • В чрезвычайных ситуациях или других ситуациях, когда сотрудники должны говорить на одном языке для обеспечения безопасности
        • Например, правило, требующее от сотрудников говорить только по-английски в случае чрезвычайной ситуации и при выполнении своей работы на определенных участках рабочего места, которые могут содержать легковоспламеняющиеся химические вещества или другое потенциально опасное оборудование, узко адаптировано к требованиям безопасности и не нарушает Название VII.
      • Для совместных рабочих заданий, в которых правило только на английском языке необходимо для повышения эффективности
        • Например, правило, требующее от следователей (некоторые из которых говорят только по-английски) говорить только по-английски при совместной работе над составлением отчета или подготовкой дела к судебному разбирательству, узко направлено на повышение эффективности бизнеса и, следовательно, не нарушает Раздел VII. .
      • Чтобы дать возможность руководителю, который говорит только по-английски, контролировать работу сотрудника, чьи рабочие обязанности требуют общения на английском языке с коллегами или клиентами.
        • Например, правило, требующее, чтобы сотрудники говорили только по-английски с англоговорящими коллегами и клиентами, когда руководитель присутствует, чтобы контролировать их работу, было бы узко адаптировано для повышения эффективности деловых операций.Пока правило не распространяется на случайные разговоры между работниками, когда они не выполняют служебные обязанности, оно не будет нарушать Раздел VII.

      Уведомление

      Если работодатель по деловой необходимости принимает правило использования только английского языка, которое будет применяться в определенное время, работодатель должен проинформировать своих затронутых сотрудников об общих обстоятельствах, когда требуется говорить только на английском языке, и о последствиях нарушения правила. 29 С.Ф.Р. § 1606.7(с)

      Как и во всех политиках на рабочем месте, правило только на английском языке должно быть принято только по недискриминационным причинам.

      • Например, правило только на английском языке было бы незаконным, если бы оно было принято с целью дискриминации по признаку национального происхождения. Точно так же политика, запрещающая некоторые, но не все иностранные языки, на которых говорят на рабочем месте, например, запрет на использование испанского языка, была бы незаконной.

      Передовой опыт

      • Оценка: При принятии решения о принятии правила только на английском языке работодатель должен взвесить деловые обоснования правила против любых возможных дискриминационных последствий.
      • Рассмотрите альтернативы: Прежде чем принять правило только на английском языке, работодатель должен рассмотреть, существуют ли какие-либо альтернативы, которые были бы одинаково эффективны для обеспечения безопасности или эффективности.
      • Проконсультируйтесь с менеджером EEO: Чтобы убедиться, что работодатель действует должным образом, лучше проконсультироваться с менеджером EEO или Центром гражданских прав, прежде чем применять правило только на английском языке.

      Говоря на языке бизнес-лидерства

      Эффективная коммуникация в бизнесе — будь то с сотрудниками, партнерами или клиентами — необходима для долгосрочного успеха.Хорошая коммуникация укрепляет доверие, объединяет команды и приводит к лучшим итоговым результатам. Однако найти правильный подход для некоторых бизнес-лидеров может быть сложно.

      Поскольку у каждого поколения свой язык делового общения, правила делового общения со временем менялись. Пишущие машинки и телефоны 1980-х годов уступили место обмену мгновенными сообщениями и видеоконференциям. Глобализация рабочего места и растущий интерес к знаниям как к ресурсу также привели к изменениям в деловом общении.Жесткие и неестественные диалоги уступили место более дружелюбным и личным сообщениям.

      «Каждый язык развивается, чтобы отражать текущее время и меняющиеся потребности», — сказала эксперт по коммуникациям на рабочем месте Ширли Тейлор. «Сегодня изменился язык делового общения. Мы разговариваем с нашими коллегами, клиентами и заинтересованными сторонами в очень теплой, дружелюбной, естественной, непринужденной, индивидуальной манере. И это все еще профессионально, или, по крайней мере, должно быть. Очень важно, чтобы наши письменные сообщения отражали это.

      Для современных бизнес-лидеров изучение современного языка бизнеса остается важной задачей. Независимо от того, общаются ли они во время заседаний совета директоров или на онлайн-курсах MBA, бизнес-профессионалы должны научиться выбирать правильные слова и произносить их в нужное время.

      Произведение впечатления словами

      Эффективные бизнес-лидеры тщательно выбирают слова, удаляют из своего лексикона модные словечки и жаргон и лаконично излагают свои мысли.Они понимают, что слова способны формировать историю, преобразовывать эмоции, создавать действия и изменять убеждения. Стейси Филпот, глава практики лидерства Deloitte Consulting, сказала, что выступающие должны планировать свои слова, чтобы общаться с сотрудниками.

      «Самые влиятельные лидеры — это те, кто думает о том, как зарядить энергией своих людей», — сказал Филпот Business News Daily. «Они знают, что заставляет их людей чувствовать себя уверенно, а также то, что истощает их энергию. Вместо того, чтобы говорить о планах или тактических целях, они могут связать текущие обстоятельства своих сотрудников с какой-то возможностью или результатом, который им будет небезразличен.

      Для глобальных команд также важно связывать слова с языковым и культурным происхождением. Распространенная фраза в Соединенных Штатах может сбивать с толку или, что еще хуже, оскорблять за границей. Ричард Стивенсон, руководитель отдела корпоративных коммуникаций платформы электронной коммерции ePages.com, сказал, что видел несоответствие в действии.

      «Я считаю, что американские и британские таланты процветают благодаря очень открытой и персонализированной обратной связи и акценту на потребностях в развитии, в то время как сотрудники из Центральной Европы склонны больше расслабляться, когда есть структура для обратной связи, числовые данные и ссылки на согласованные цели и ключевые показатели эффективности», Стивенсон сказал Business News Daily.«Будьте готовы носить разные шляпы изо дня в день и экспериментировать, чтобы выявить лучшее в каждой из них».

      В сущности, постоянно меняющийся язык бизнеса требует лидеров, которые могут подходить к своим словам с осторожностью и осторожностью и при необходимости адаптировать свой стиль общения.

      Основы коммуникации для бизнес-лидеров

      На самом базовом уровне существует 3 типа делового общения, сказали редакторы Герлинда Маутнер и Франц Райнер в Handbook of Business Communication: Linguistic Approaches .Они:

      Организационное общение происходит в основном внутри компании или организации и служит цели реализации или формулирования стратегии.

      Маркетинговая коммуникация в основном направлена ​​за пределы компании и носит убедительный характер, чтобы обеспечить достижение компанией стратегических целей.

      Коммуникации по связям с общественностью также в основном направлены за пределы компании, но могут быть полезны и внутри. Цель состоит в том, чтобы узаконить стратегические цели и завоевать положительную репутацию.

      В своей книге Деловое общение, 3-е издание , автор Р.К. Мадхукар сказал, что некоторые конкретные категории общения также применимы к отдельным ситуациям, в том числе:

      • Восходящая коммуникация – Сотрудник руководителю
      • Вниз — Супервайзер к сотруднику
      • Боковое — Сотрудник сотруднику
      • Формальный — структурированная коммуникация в соответствии с правилами, политиками или процедурами компании
      • Неформальное общение — неструктурированное общение, допускающее случайный обмен
      • Интерактивный — с помощью мгновенных сообщений, текстовых сообщений, электронной почты или телеконференций
      • Supportive — оказывает эмоциональную поддержку выступающему
      • Социальное – Неформальное и дружеское общение, в том числе на светских мероприятиях
      • Виноградная лоза — Неформальное общение, распространяющее слухи, подозрения и мнения (также известные как сплетни)

      Использование правильных слов в нужное время

      Мадхукар также сказал, что барьеры, препятствующие или ослабляющие общение, могут возникать из-за множества факторов.«Барьеры для общения в контексте организации могут возникать из-за структуры власти, разницы в статусе, подчиненности, культуры и происхождения людей», — сказал он.

      Мадхукар сказал, что барьеры распространяются на все виды письменного и устного общения, в том числе:

      Плохо выраженное сообщение может быть результатом неорганизованности идей или неспособности представить четкие идеи.

      Эффективная коммуникация зависит от синхронизированных каналов (телефон, электронная почта, мгновенные сообщения).Когда каналы выходят из строя, сообщение не достигает своей аудитории.

      Поскольку люди думают или интерпретируют информацию по-разному, информация может быть неверно истолкована. В частности, в многонациональных корпорациях языковые и культурные барьеры могут привести к ухудшению коммуникации.

      Когда человек, который общается, не может точно выразить идею или информацию, предполагаемое сообщение теряется.

      Чтобы преодолеть эти барьеры, Мадхукар указал, что необходимы навыки представления информации и эффективного общения.

      «Эффективное общение требует скоординированных усилий. Хорошая коммуникация, как и любая другая высококачественная продукция, во многом является результатом тяжелой работы», — сказал Мадхукар. «Хорошее общение не происходит случайно. Это требует надлежащего планирования, понимания человеческого поведения, выбора физических способностей и механических или электронных устройств, а также организационного контекста».

      Советы по эффективному деловому общению

      Эффективное общение влияет не только на результаты работы.Действительно, Джефф Босс, главный и старший советник N2 Growth и участников Forbes , сказал, что выбор правильных слов является отражением характера. Слова определяют, как человек, говорящий (или пишущий) их, будет воспринят, будь то положительный или отрицательный.

      «Это имеет серьезные последствия не только для лидеров, но и для всех нас», — сказал Босс, добавив, что профессионалы могут предпринять шаги, чтобы сообщение было хорошо воспринято:

      • Избегайте отрицательных сокращений

      Не используйте отрицательные слова, такие как не может, не будет и не должен.Вместо этого поменяйте их на положительные, например, замените утверждение «Мы не можем получить эти числа без…» на «Мы можем достичь этих чисел, когда…».

      • Заменить «попробовать» на «сделать»

      Такие слова, как «попытаться» и «хочу», обозначают отсутствие обязательств и двусмысленность. Вместо этого используйте категоричные утверждения, которые выражают уверенность.

      Выберите слова, понятные среднестатистическому восьмикласснику, чтобы все слушатели могли уловить сообщение. Не используйте слишком длинные или сложные слова.

      Кроме того, бизнес-лидеры, которые хотят освоить коммуникативные навыки, наряду с другими профессиональными навыками и стратегиями, должны пройти курс высокого уровня по программе магистра делового администрирования. В Университете штата Вашингтон студенты онлайн-программы MBA изучают деловое общение и другие предметы первой необходимости. Через онлайн-классы MBA университета профессионалы продвигают свою карьеру с помощью ведущих экспертов страны.

      О программе MBA Университета штата Вашингтон

      Колледж бизнеса Карсона при Университете штата Вашингтон предлагает онлайн-программу MBA, которая готовит выпускников к суровым условиям делового мира.Студенты могут выбрать общий курс или 1 из 4 концентраций — маркетинг, финансы, международный бизнес или управление гостиничным бизнесом. Университет также предлагает каждую концентрацию в виде 9-часового сертификата выпускника.

      Программа полностью завершена онлайн, что позволяет занятым специалистам продолжать свою карьеру и выполнять личные обязанности. Онлайн-программу MBA можно пройти всего за 22–29 месяцев. Для получения дополнительной информации свяжитесь с Университетом штата Вашингтон прямо сейчас.

      Рекомендуемое чтение

      Ваше, мое и наше: как экономика совместного потребления трансформирует бизнес

      Оценка бюджета и принятие решений

      Защитите свой бизнес с помощью этих лучших инструментов управления рисками

       

      Источники

      Глобализация на рабочем месте: Справочник по деловому общению: лингвистические подходы

      Меняющийся язык бизнеса: Ширли Тейлор

      Язык лидерства: почему ваш выбор слов имеет значение: Business News Daily

      Справочник по деловому общению: лингвистический подход: подходы к общению

      Деловое общение, 3-е издание: Типы общения

      Руководство для лидеров по выбору правильных слов: Forbes

      .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.