Содержание

Правила делового общения: ваши лучшие стороны — Wazzup

Деловой этикет в бизнесе – тема актуальная во все времена. И каждому времени соответствует свой спектр разрешенных и запрещенных приёмов. А в век цифровых технологий необходимо не только знать и уметь подавать себя и свой бизнес вживую, но и презентовать личность, услуги, компанию во всемирной сети так, чтобы вызывать уважение, доверие и желание совместно работать.

С первого взгляда

Как мы все привыкли к тому, что первое впечатление о человеке формирует зачастую последующее к нему отношение. И если в реальной жизни оно может быть обманчиво и в беседе или общении реально увидеть совсем другого человека, то в Интернете, в переписке исправить первое впечатление довольно сложно. Живой человек на деловой встрече, в офисе, на конференции, так или иначе будет вынужден с вами общаться. Письмо же от компании, которая предлагает вам свои услуги или товары, если не произведёт первого положительного впечатления, рискует отправиться в корзину, а то и вовсе в спам.

В сетевом этикете также стоит помнить, что это первое впечатление необходимо сохранят и в последующем. Иными словами, если ваше первое письмо было исключительно вежливым, доброжелательным и профессиональным и стало поводом для сотрудничества, то следующее нельзя начинать со слов: «Привет, нам тут свежие кирпичи подвезли, брать будете?»

Каждое ваше письмо не зависимо от того, насколько долго вы общаетесь с собеседником, должно начинаться и заканчиваться с официального приветствия и прощания, содержать своё рациональное зерно в основном послании, быть полезным, вежливым, сдержанным и не отвлекать от сути.

В официальной переписке при деловом общении, которая осуществляется между компаниями и содержит только серьёзную и важную информацию, никаких вольностей допускать не следует. Здесь действуют те же правила, что при деловой переписке в бумажном старом формате. Главное, что следует помнить, вы пишете, как будто каждый раз совершенно незнакомым людям, и следует подать всю информацию сухо, чётко и без эмоций, обязательно указав ваши ФИО, должность, способы связи и другую полезную собеседнику информацию.

Правила делового общения рекомендуют избегать сложных конструкций, лишних восклицательных знаков, просторечных выражений и неформального обращения. Для такого письма оптимальным будет приветствия типа: «Здравствуйте», а прощания: «С уважением, ФИО».

Если ваше общение по электронной почте осуществляется напрямую между двумя коллегами, то допустимо использовать пожелания доброго утра или дня, если вы знаете, что ваш собеседник будет читать письмо в это время суток. Рекомендуется переходить на более дружеский тон общения в деловой переписке в том случае, если собеседник сам проявит такую инициативу. Так вы убережёте себя от возможных недоразумений.

Важное письмо

Обратите внимание на то, заполнили ли вы все поля в письме. Обязательно укажите тему вашего сообщения, чтобы впоследствии было легче найти нужное письмо. В случае, если вы общаетесь с одним и тем же человеком по разным проектам, следует и ветки писем сохранять разными. Так проще отслеживать изменения в проектах и не запутаться в правках и дополнениях. Иначе есть риск внести правки не в тот проект.

Тут стоит применить простое правило. Всё, что вы пишите человеку через официальную почту, вы должны озвучить вслух и при всех. Получается? Нет? Значит, в письме есть что-то лишнее, неважное, субъективное. Помните, что видеть корпоративную почту можете прочитать не только вы, но и ваше руководство и, конечно, админы вашей корпоративной сети. Готовы к такой публичности? Если нет, учитесь писать официальные письма.

Одна из самых распространённых ошибок при деловом общении – отправка письма не тому адресату. Проверяйте электронный адрес и ФИО прямо перед отправкой. Помимо того, что информация, которую ждут от вас, задержится в пути, она может попасть не в те руки. И совсем плохо, если в переписке будет неформальное обсуждение кого-то из коллег или клиентов.

Деловой этикет электронного мира предполагает, что на письмо необходимо ответить обязательно. Даже если вы напишите, что услугами или товарами собеседника не интересуетесь. Помните, вы – это ещё и имидж вашей компании, особенно, если вы получили официальное письмо по официальным каналам, а не в личную почту. Оставьте о себе приятное впечатление.

Как правило, отправляя письмо, мы ждём ответа, и это логично. Но надо понимать, что собеседник, как и вы, впрочем, может получать десятки и даже сотни писем в день. Поэтому ожидать срочного ответа не следует, если вы не договаривались об этом заранее. Если же вам необходимо получить ответ в какой-то срок, потрудитесь написать об этом в письме заранее, обосновав срочность в вежливой форме.

Весьма важно писать не только правильно с точки зрения этикета и профессиональной тематики, но и сточки зрения русского языка, тем более, что подавляющее большинство почтовых сервисов имеют функцию проверки правописания. Не поленитесь перечитать текст и обратить внимание на подчёркивания. Однако, не все ошибки и опечатки видит даже сервис проверки, поэтому прочитайте письмо хотя бы один раз. Будьте профессиональны во всём.

Возвращаясь к вопросу о публичности переписки в деловом общении, стоит отметить, что всё тайное рано или поздно становится явным, поэтому не используйте корпоративную почту в личных целях и для неформальной переписки с коллегами. То же самое относится и к скрытым копиям в переписке. Скрыты они лишь от части адресатов, но всегда можно восстановить, кому и зачем они отправлялись, особенно с корпоративных сервисов.

Избегайте профессиональной узкоспециальной лексики, принятой или понятной только среди определённого круга людей. То же самое относится к современному сленгу, англоязычном заимствованиям и аналогичным лингвистическим «изыскам». Это противоречит деловому этикету и может вызвать недопонимание, проблемы в реализации проектов.

Вежливый звонок

Деловой этикет распространяется и на телефонные звонки. Телефоны не вчера появились, и разговоры по мобильнику ничем не отличаются от разговоров в офисе. Если на той стороне ваш деловой партнёр или клиент, не обсуждайте в присутствие посторонних лиц финансовые вопросы или нюансы сделок, личные договорённости и прочие узкие аспекты вашей деятельности. Тем более стоит избежать решения острых и конфликтных ситуаций по телефону прилюдно. В современном мире любой разговор может быть записан и передан третьим лицам. Обсуждайте важные вещи лично и приватно.

В остальном телефонные переговоры не сильно отличаются от деловой переписки: представьте, поздоровайтесь, обозначьте цель звонка и его предполагаемую продолжительность, уточните, можно ли перезвонить в другое время, если клиент или коллега занят. Излагайте при телефонном разговоре только нужную и полезную информацию, предоставьте собеседнику возможность выбора, как это информацией распорядиться: получить её дополнительно в письменном виде через почту или мессенджер, обозначьте сроки, когда вам необходимо получить точный ответ, если он не очевиден сразу. Вежливо попрощайтесь, отметьте, что вам было приятно пообщаться с коллегой или клиентом. Пожелайте хорошего дня.

И, конечно, говорите разборчиво, сдержанно, не слишком быстро. Не грузите собеседника лишней информацией.

Видите видео

В последние пару лет огромную популярность обрели видеоконференции, которые позволяют проводить живые встречи, планёрки, переговоры практически с любым количеством людей, находящихся, порой, совершенно по разные стороны глобуса. Здесь действуют свои правила и ограничения.

Первое и очевидное: внешний вид. Причём это касается не только человека, но и заднего плана, на фоне которого вы сидите.

Если вы проводите переговоры не из офиса или специально арендованного помещения, поищите в квартире нейтральный фон: стена, задвинутые шторы, даже шкаф сойдёт. Лучше развернуть комп, ноутбук или другое средство связи так, чтобы у вас за спиной не мог никто находиться случайно. Это избавит вас от большого числа случайностей и казусных ситуаций.

Ваш внешний вид также должен соответствовать ситуации. Если есть возможность узнать, какой формат приемлем и согласовать его со всеми сторонами, это будет очень правильным решением. Первое впечатление по одежде – как раз тот случай. Постарайтесь собрать необходимые документы, записи или другие важные по работе вещи на столе перед компьютером или телефоном, чтобы не пришлось вставать и куда-то ходить, обнаружив, как элегантно и тонко сочетаются тренировочные штаны и или шорты с галстуком и классической рубашкой.

Коротко о главном

Огромную актуальность в бизнес-общении сегодня имеют мессенджеров. В общении с клиентами это порой единственный актуальный и полноценный способ общения. Он сокращает время, позволяет получать информацию тогда и так, когда вам удобно. Настройки приложений и их возможности настолько широки, что использование электронной почты для получения и отправки документов, видео и аудиофайлы, практически любых изображений поддерживается. Поэтому здесь можно оперативно отправить и получить почти всё, что необходимо, за исключением узкоспециальных форматов. При этом можно объединять людей в группы, создавать каналы для общения и ускорять рассылку информации и получение обратной связи.

Здесь в правилах делового общения тоже сложились свои условности и ограничения. За основу правил делового общения в мессенджерах следуют взять правила деловой переписки по электронной почте. Однако, здесь следует существенно сократить объём и подойди к изложению ещё более чёткой информации. Если вы общались по электронной почте с собеседником, иногда стоит перейти к общению в мессенджерах. Такой формат будет более приемлем, если информация подаётся коротко, она нужна срочно или поступает довольно редко, но должна быть доставлена вовремя. Это хороший вариант, если вам нет необходимости отправлять крупные проекты в специализированных форматах и писать длинные письма. При общении в мессенджерах также стоит быт корректным, вежливым, не забывать приветствовать и прощаться и обязательно проверять ошибки. Избегайте отправлять сообщения в мессенджерах, разбивая их на множество коротких сообщений. Это недопустимо в деловой переписке. Ограничьте употребление смайликов, эмозди и отправки открыток по праздникам. Что хорошо при переписке с близкими, не подходит совершенно для переписки деловой.

Подробнее о правилах деловой переписки читайте в нашем материале: ссылка

Итак, подводя итоги, стоит отметить, что соблюдений правил деловой переписки позволит вашим собеседникам составить о вас впечатление, как о профессионале, ответственном и надёжном партнёре и коллеге, повысит к вам и вашей компании уровень доверия, положительно отразится на имидже компании в глазах коллег, партнёров, клиентов и даже конкурентов.

Правила делового общения

Маленькая, но невероятно емкая книга «Правила делового общения» бизнес-тренера Нины Зверевой, расставляет все точки над i и еще раз доходчиво объясняет, что считается нормой, а что отклонением от правил в современной риторике. Из 33 «нельзя» и 33 «можно» мы выбрали наиболее, на наш взгляд, значимые для построения верных коммуникаций. Зверева. Н. Правила Делового общения. Альпина Паблишер, М. – 2015. Советы, собранные в этой книге, помогут читателям стать интересным собеседником и успешным спикером. Человеком, которого всегда рады видеть и на официальгных мероприятиях. И в в кругу друзей. Кратко, емко с юмором Нина Зверева не поучает, а наставляет и советует.
Нина Зверева
– мастер тележурналистики. Обладатель двух премий ТЭФИ, член Академии российского телевидения. Как бизнес-тренер развивает навыки публичных выступлений и коммуникаций у менеджеров. Чиновников и бизнесменов. Преподает в школе управления «Сколково».

Нельзя! Никому и никогда!

1. На вопрос «Как дела? Отвечать дольше 10 секунд. «Иногда на занятиях по коммуникациям мы делаем такое упражнение: ответить на вопрос «Как дела?» не дежурным «Спасибо, все отлично», а интригующим высказыванием, но обязательно коротким, таким, чтобы человек мог спокойно пойти дальше, но мог бы и задать уточняющий вопрос, и тогда это ваша победа. Например, начальник высшего ранга спрашивает вас в лифте: «Как дела?», смутно представляя, кто вы такой и чем занимаетесь в его организации. Ответ «Прекрасно, спасибо» — вежливый и достойный, но вы можете потрудиться и придумать другую реплику, которая возбудит интерес босса. Например: «Спасибо, Иван Иванович, последние три месяца занимаюсь реализацией фантастического проекта и – представляете? – получается!» На этом общение можно закончить, ибо босс даже после этой короткой информации уйдет довольным, потому что вы – часть его амбиций. Но скорее всего последует уточняющий вопрос: «А что за проект?» И вот тут вас придется пусть в ход все свое красноречие, помноженное на краткость.

2. На предложения подчиненных сразу отвечать «нет». Слово «нет» звучит как выстрел, как приговор. Даже если вы с самого начала видите, что предложение никуда не годится, надо уметь поблагодарить человека и сказать что-то, что ему будет приятно услышать, а вас ни к чему не обяжет: «Интересно, спасибо, подумаю, спасибо, понимаю». Человек уйдет от вас окрыленный, и от этого всем будет лучше, а у вас появится шанс действительно обдумать предложение, которое в первую секунду захотелось отбросить как ненужную помеху. А вдруг в этих словах есть смысл? А вдруг?

3. Разговаривать по мобильному телефону в присутствии других людей. Появление мобильников привело к тому. Что мы часто становимся свидетелями разговоров, которые нам не нужны и не интересны. Особенно это заметно в скоростных поездах, самолетах, автобусах. Когда на фоне общего молчания возникает голос, вещающий о подробностях крупной сделки или резко воспитывающий ребенка. Всем неловко. Надо иметь терпение и разговаривать со своими близкими или подчиненными только в той ситуации, когда рядом нет лишних свидетелей. В том же поезде есть специальные зоны в тамбуре, где можно поболтать по телефону. Удивительно, что наши люди не желают подниматься со свих кресел и бесцеремонно нарушают покой других людей, делясь при этом конфиденциальной информацией со всем миром. Кстати, в Европе запрещено пользоваться мобильными телефонами в общественных местах и общественном транспорте.

4. Не перезванивать и не отвечать на деловые письма хотя бы коротким «ОК». Очень неприятно, когда на деловое письмо отвечают молчанием. Вы нервничаете, пишите новые письма, звоните по телефону в приемную, и все это исключительно потому, что человек не потрудился набрать две буквы: «ОК». Ведь совсем необязательно писать развернутый ответ. Достаточно просто сообщить, что письмо получено и его прочли. Для отправителя такой сигнал чрезвычайно важен. Это деловой этикет, проявление вежливости, и за рубежом принято поступать именно так, но почнему-то у нас этим часто пренебрегают.

5. Обращаться к людям на «ты», если это не происходит по обоюдной договоренности. Если вдруг вместо «вы» у вас вырвалось «ты», вы должны отметить это как невольное проявление душевной и деловой близости, но обзятельно попросить прощения или разрешения продолжать в том же духе. «Тыканье» — плохая традиция, доставшаяся нам от советских партийных боссов. Старайтесь называть на «вы» даже самых молодых сотрудников. Это придаст им уверенности и поднимет их авторитет в глазах не только окружающих, но и собственных.

6. Неожиданно предпочесть одного собеседника другому. Бывает так, что во время большой презентации или новогоднего бала вы подошли к интересному человеку, и вдруг к вашей компании присоединяется некто, на чье внимание вы даже рассчитывать не могли. Естественно, ваше внимание мгновенно переключается на нового героя. Это объяснимо, но совершенно непростительно. Ведь ваш первый собеседник тоже имеет глаза и уши, и ему будет по-человечески обидно и неприятно, что ему так открыто предпочли кого-то другого. Так поступать нельзя, и если общих тем не найдется, лучше остаться беседовать именно с тем человеком, к которому вы подошли. Это все равно что пригласить девушку на танец, а потом предпочесть ей другую, более привлекательную.

Можно и нужно. Всем и всегда.

1. Определить свою цель. Все начинается с цели. Мы точно знаем, что должны выступить или должны подойти к какому-то человеку, и начинаем действовать. То есть начинаем говорить или подходим к кому-то и «дергаем за рукав», и все это, прежде, чем сами ответим себе на вопрос: собственно говоря. – а зачем? В чем моя цель? Чего именно я хочу: обратить на себя внимание. Повернуть ход дискуссии в другое русло, познакомиться, сказать комплимент, рассказать этому человеку о своем новом проекте?

Если цель не определена, ничего хорошего не получится. Как ни странно, ваши слушатели или собеседники чувствуют ваши сомнения и поймут, что у вас нет продуманного заранее «сценария» разговора. Представьте, что на каком-то торжестве к вам подходит уважаемый человек и начинает «грузить» подробностями своей жизни и работы, в то время как вам это совсем неинтересно и даже, может быть, неловко это слушать.

Ваш собеседник подошел к вам просто так, не имея цели? Тогда у вас сразу появляется четкая цель – прекратить общение под любым благовидным предлогом и сбежать. Знакомая ситуация? А теперь повернем ее, но уже с фокусом на вас. Вы видите знакомое лицо, вам хочется подойти. Вы пока не знаете зачем, но хочется. Вроде бы что плохого? Плохо то, что даже если вы выкарабкаетесь из невнятного вежливого диалога, у вашего собеседника останется неприятное чувство, в результате чего может выработаться рефлекс избегать встреч с вами.

Подумайте о цели. Рассказать о новом проекте? Да! Но коротко, четко, внятно. Представиться и предложить партнерство? Да! Но весело, и опять же коротко. Цели могут быть разные:

  • дать нужную информацию;
  • произвести впечатление;
  • поддержать компанию;
  • повести за собой (для публичных политиков это всегда главная и единственная цель)

Но помните – она должна быть только одна. И вы сами для себя должны ее четко определить.

Цель ясна? Теперь надо подобрать слова. Но они будут зависеть от трех важных составляющих: аудитории, формата, момента.

2. Умело представить себя. Есть две ошибки, которые обычно совершают, представляя себя, и обе они – серьезные. Первая – когда человек долго рассказывает о себе, и прежде всего – о своих заслугах и подвигах, как будто уговаривая публику уважать его резюме. И вторая – когда он, наоборот, не считает нужным что-либо сообщать о себе, так как, по его мнению, все и так должны знать и уважать его.

По моему мнению, нужно иметь некую легенду о себе самом, основанную, конечно, на реальных фактах биографии, а далее – в зависимости от аудитории, формата, момента и главное – от цели общения – надо уметь представить себя и сделать это максимально точно. Лучший способ самопрезентации – самоирония. Например, замечательный телеведущий и умница Александр Пушной представил себя журналистам как физик-неудачник и пояснил, что родился и вырос в новосибирском Академгородке и ему суждена была научная карьера. Вроде посмеялся над собой, снизил планку, а на самом деле выиграл. Потому что в России нет человека, который не знал бы о существовании сибирской физической школы.

Даже если вы относитесь к себе очень серьезно, ищите нужные слова – постарайтесь все же не хвастать и не давить на публику мощью, побед, регалий и достижений. Гораздо интереснее рассказывать об успехах через провалы и представлять себя как Александр Акопов, который любит цитировать Сократа: «Я знаю только то, что ничего не знаю». В последнее время я советую делать короткие самопрезентации, отвечая на три вопроса: мои достижения, мой девиз, мой проект-мечта. Получается свежо и сжато. Особенно когда на первый вопрос отвечают так: «Я жив, здоров и востребован» или «Я оправдал надежды своих родителей!. Зал улыбается, и все приятно. Самоирония – орудие сильных и уверенных в себе людей.

3. Использовать существительные и глаголы. В последнее время я почти что возненавидела прилагательные. Дело в том, что людям очень редко удается найти точное и свежее определение, и они привычно пользуются избитыми словами: «замечательный», «удивительный», «уникальный», «эксклюзивный», «потрясающий», «ужасный», «впечатляющий». И даже – о ужас! – «волнительный»! На одном из семинров мы провели эксперимент. Я попросила участников, приехавших из разных городов России, за полторы минуты рассказать на телевизионную камеру об их городе. По моей просьбе его название они должны были раскрыть только в последней фразе, а до это описать город такими точными и яркими словами, чтобы немедленно захотелось приехать уда и увидеть все своими глазами. Эти выступления мы записывали наедине с каждым слушателем, и результат они могли увидеть только тогда, когда собирались все вместе в учебном классе после окончания записи Каков же был их ужас, когда выяснилось, что оними и теми же словами они рассказывали про Магадан, Кострому, Саратов. Во всех рассказах фигурировал «гостеприимный солнечный город с улыбчивыми жителями, уникальной природой и разнообразными народными промыслами». После того как все оправились от потрясения, я попросила написать на листке бумаги 20 существительных, то есть найти 20 точных слов, которые нарисовали бы картинку, и мы могли бы ее увидеть. Дело в том, что существительные – это как краски на холсте вашей речи. Возникают детали, ассоциации. А самое главное – включается креативная, фантазийная часть мозга, а не только структурно-логическая. Слушателю и собеседнику всегда приятно, когда он может легко представить себе картинку. Это как проглотить витамин радости. Мы устаем от рассуждений, фактов, цифр и необходимости логически думать и анализировать. Хочется фантазировать и воображать. И именно такую возможность дают существительные. Итог нашего семинара был замечательным. Я до сих пор помню рассказ про Магадан: «холодное Охотское море, резкий ветер, которые сдувает с ног не только ребенка, но и взрослого человека. Огромные стаи корюшки, которую ловят тазами, а потом варят и жарят, и запах стоит на весь город. Печально знаменитые и страшные лагеря и тысячи людей, которые могли уехать, но не уехали. Невероятные краски осени, таких в центре России не бывает: ярко-желтый, ярко-зеленый, ярко-красный – даже глазу больно». А про Кострому мы услышали совсем другие слова: белые грибы, Илья Муромец, леса и болота, тихая размеренная жизнь, один большой супермаркет и один современный кинотеатр на весь город.

Я видела глаза людей в тот момент, когда они слушали короткие и яркие рассказы –картинки. А потом взяла несколько томиков стихов разных хороших поэтом, и мы вслепую выбирали книгу, страницу, строчку и удивлялись, как много в музыке стихотворения существительных, а если есть прилагательные — насколько точно они подобраны.

И, наконец, читая Вознесенского и Маяковского, мы вспомнили о существовании глаголов. Глаголы не помогают в сознании картины мира, но зато они зажигают, возбуждают, мотивируют. Меняют… Глаголы – это, как известно. Побуждение к действию. Это почти приказ: «Читайте, завидуйте…»

Я заметила, что хорошая презентация, особенно если она короткая, подразумевает использование существительных в самом начале и глаголов — в финале речи. И это понятно, так как существительные помогают увидеть картинку и вовлекают аудиторию. А глаголы мотивируют к действиям: «Вы все поняли? Так давайте действовать!».

Надо уметь подавать блюдо изысканно подобранных слов как ваше фирменное. То есть держать паузу, правильно интонировать, менять темп речи и громкость голоса. Надо уметь выделять те самые слова, на которых как на сваях, держится ваше сообщение…

4. Смотреть в глаза. … Взгляд – жесткий и мощный инструмент. Если человек прячет глаза, опускает их в пол или поднимает в потолок – что-то здесь не так. Доверия не возникает. Или если ваш собеседник, как говорят в народе, уставится на ваше декольте или любую другую часть туалета, то вы моментально почувствуете неловкость и вам трудно будет вести разговор свободно и полноценно. Поэтому взгляд надо контролировать. Хороший коммуникатор исключительно взглядом может добиться полного внимания аудитории. Люди оторвутся от своих гаджетов, перестанут рыться в сумочках, если спикер уверенно и прицельно посмотрит в глаза каждому человеку в отдельности, но при этом будет держать всю аудиторию боковым зрением. Это возможно? Да и даже легко, если не бояться общаться глазами и понимать, что именного взгляды являются связующим звеном между людьми во время общения…

5. Формулировать кратко. Мы живем в век высоких скоростей и мощного потока информации. Любой человек. Желающий что-то кому-то сообщить. Ставит себя в ситуацию соперничества с Интернетом. Вы начали говорить что-то интересное и на вас обратили внимание. Отлично! Теперь главная задача – говорить коротко, точно и весело, иначе потеряете внимание слушателей. Более того. вызовите досажу и раздражение нельзя быть вязким…

… Иногда на наших семинарах среди слушателей оказываются очень грамотные и красиов говорящие люди. Как правило, их недостаток – это неумение и даже нежелание говорить коротко. Они стараются держать интригу, рассказывают много интересных подробностей и теряют ощущение адекватного соотношения количества слов и объема информации, которую ожидает слушатель. Слов много, деталей много, но мысль развивается медленно, и люди нервничают, так как слушают уже только в силу хорошего воспитания, а не потому, что им интересно.

Один молодой человек на просьбу коротко рассказать биографию говорил около 10 минут. Потом посмотрел запись и пришел в ужас, сделал новый вариант уже на восемь минут и опять удивился. Уложить свою биографию в полторы минуты он так и не смог. Таких людей иногда просто боятся спрашивать о чем-либо, потому что не хотят терять свое драгоценное время на то, чтобы выслушивать длинный монолог. Пусть и качественный. Красноречие и способность хорошо формулировать мысли, к сожалению, не гарантия успеха. Человек должен уметь владеть искусством монолога в такой же степени, в какой и искусством реплики. Надо отслеживать реакцию слушателей и уметь быстро закончить любую истории., если их интерес гаснет. Учитесь говорить коротко, по возможности легко и весело. Сейчас время именно таких ораторов и коммуникаторов. Сейчас время не спича, а питча. Люди любят речь яркую и афористичную, когда каждая фраза – почти слоган.

Маленькая, но невероятно емкая книга «Правила делового общения» бизнес-тренера Нины Зверевой, расставляет все точки над i и еще раз доходчиво объясняет, что считается нормой, а что…

Правила деловой переписки в мессенджерах

Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams. Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути. При этом — это все же деловое общение, о чем многие быстро забывают.

В моей практике есть масса комичных и не только примеров. Например, однажды кандидат решил, что если мы перешли в WhatsApp, то это означает, что мне необходимо знать все детали о его жизни в выходные. Конечно, нет ничего плохого в фотографиях новых санок для детей или красиво упакованных подарков для Нового года, но все же важно разделять рабочее и личное. Если так делать не получается, то у собеседника может возникнуть вопрос: «А насколько человек осознает серьезность рабочих процессов?». Кроме того, вторжение в личное пространство без приглашения часто вызывает лишь желание устраниться из беседы.

Как общаться в мессенджерах

В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении. Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству. А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля.

Реклама на Forbes

Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах.

  • Первое — выражайте мысли без лишних эмоций. Они в деловом общении отпугивают, здесь нужна сдержанность. Не стоит увлекаться смайликами, стикерами и анимационными картинками. И нужно отказаться от прописных букв (капслока) — они воспринимаются как слишком громкая речь и могут вызвать неприязнь. Также всеми любимые мемы не слишком подходят для ответов на важные вопросы. Однажды кандидат на роль руководителя юридического департамента получил от нанимающей стороны забавную картинку в ответ на вопрос, стоит ли рассчитывать на обратную связь до конца недели. Кандидата это очень расстроило, для него вопрос был очень важным, и он воспринял такой ответ как несерьезное отношение к себе и в дальнейшем отказался от конкурса, хотя, как оказалось, в этом человеке была заинтересованность.
  • Второе правило — не разбивайте фразы в предложении или словосочетании на отдельные сообщения. Ведь человек каждый раз будет получать новые уведомления. Собеседник лучше среагирует на одно сообщение, чем на несколько подряд, каждое из которых будет раздражать его своим звуковым сигналом.
  • Третье — пишите в мессенджеры по деловым вопросам во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00. Безусловно, могут возникать срочные важные вопросы, требующие немедленного рассмотрения. Но если дело терпит до завтра, лучше проявить такт и отправить сообщение на следующий день. Одной из ключевых проблем во время удаленной работы стала сложность разделения времени на рабочее и личное. Сейчас многие учатся более эффективно выстраивать свой график и соблюдать work-life баланс, а бесконечное вечернее или ночное обсуждение рабочих вопросов явно будет этому мешать.

Кроме того, закон об удаленной работе (ФЗ-407 о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования работы на удаленке) таит в себе много подводных камней. Например, время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Получается, что если ваш сотрудник или партнер читает ваши сообщения в мессенджере и отвечает вам поздним вечером или ночью, это уже сверхурочная работа. Поэтому стоит избегать поздней переписки по рабочим вопросам не только с точки зрения этики, но и в связи с изменениями в законодательстве.

  • Четвертое — избегайте голосовых сообщений. Если вопрос требует обсуждения голосом, лучше договориться в чате о созвоне в удобное для партнера время. Чаще всего голосовые сообщения слушать неудобно, это требует лишних усилий и вызывает ненужное раздражение.
  • Пятое — даже в мессенджерах стоит избегать сленговых выражений или излишних сокращений слов. Безусловно, это средство связи требует краткости, но важно искать баланс. Если сокращения «гендиректор» или «допсоглашение» — это нормально, то «пжлст» или «очхор» могут вызывать недоумение и недовольство.
  • И последнее, но очень важное правило, которое на ходу и в спешке многие игнорируют, даже если помнят, как правильно вести деловую переписку, — обязательно перечитайте текст, прежде чем нажать кнопку «отправить». Убедитесь, что не наделали ошибок и успеете устранить нежелательные автозамены Т9. Этот полезный сервис иногда может заставить краснеть и оправдываться перед адресатом. Однажды клиент написал мне «больной потенциал», вместо «большой потенциал», что явно изменило смысл сообщения. В целом было ясно, что скорее всего сработала автозамена. Данная ситуация больше забавная, чем трагичная, но так бывает далеко не всегда.

Как общаться в социальных сетях

Страница в Instagram, Linkedin или на Facebook уже не только личная территория владельца. Это инструмент, с помощью которого специалисты ищут партнеров и демонстрируют экспертизу, а работодатели знакомятся с соискателями. Но в то же время соцсети используются и для общения с друзьями и близкими, поэтому приходится пробовать сочетать личное с деловым и учиться деловому этикету в социальных сетях.

Перед тем, как пригласить коллегу и клиента или подписаться на него, оцените его аккаунт. Посмотрите, открыт ли профиль. Обратите внимание, что размещает владелец. Если большая часть постов — это фото детей, собак и пляжные сюжеты, не спешите оставлять лайки и комментарии, пока не познакомитесь ближе. Не спешите вторгаться в личное пространство нового делового знакомого.

Всю информацию на собственной странице сейчас рекомендуется фильтровать и тщательно взвешивать, прежде чем разместить какой-то пост. Все-таки это не исключительно личный канал. Страницы в соцсетях мониторят и текущие, и возможные будущие работодатели. Лучше избегать любых сообщений, связанных с политикой, религией, сложными или спорными социально-экономическими проблемами. Не рекомендуется размещать любой негатив о работе, клиентах и коллегах.

При этом многих волнует вопрос, как быть с личными постами, например, с отдыха или вечеринок. Имеет смысл делать закрытые посты или сторис, которые будут предназначаться для определенного круга подписчиков — близких или друзей. Здесь правило такое: если пост вызывает какие-то внутренние сомнения, лучше для общего доступа его не публиковать.

Мне приходилось встречать людей, которые в соцсетях спешат рассказать всему сообществу, что известный бренд стал их клиентом, или что человек теперь работает под руководством известного специалиста. Прежде чем «тегнуть» человека или компанию, лучше спросить разрешения. То же самое лучше сделать, если хотите разместить на своей странице фото соискателя на вакансию, коллеги или тимлида дружественной компании.

На что обращать внимание при общении в электронной почте

Во многих крупных компаниях сотрудники и партнеры привыкли общаться в основном по электронной почте. Если сравнивать с мессенджерами, то на сегодняшний день почта используется в основном для решения более важных вопросов, которые требуют длительного обсуждения, возможно, с привлечением разных людей. Кто-то выбирает этот инструмент, чтобы фиксировать долгосрочные договоренности или вести важные переговоры. Тем более что информацию, которая содержится в имейле, можно использовать как официальное доказательство при разрешении конфликтов и споров в суде.

Переписка в электронной почте по-прежнему более формализованный канал, требующий делового стиля и вежливости. Многие, переписываясь в мессенджерах, уже забыли, что в тело письма нужно добавлять информацию о себе. В подписи поместите свои данные — должность, компанию, сайт, телефон, дополнительные контакты, например, Telegram. Не забудьте заполнить графу с темой — иначе адресат не увидит послание или удалит его как спам. Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в папках с письмами. Например, тема «Предложение о сотрудничестве» — это не очень хороший вариант, потому что он обезличенный. Лучше добавить подробности: «Предложение о сотрудничестве от компании Ивана Иванова».

Старайтесь по возможности побыстрее отвечать на письма. Иначе партнер подумает, что письмо попало в спам или его игнорируют. Человек вынужден будет писать снова и начнет раздражаться. Если вы понимаете, что сходу решить вопрос или дать ответ на запрос не получится, напишите, что приняли письмо и нужно столько-то времени, чтобы изучить вопрос и подготовить ответ. Так вы избавите собеседника от переживаний и необходимости быть навязчивым.

Как быть с видеоконференциями

Многие уже привыкли к созвонам по Zoom или Microsoft Teams и даже предпочитают видеоконференции встречам в реальности и переговорам в офлайне. Это удобно, потому что не нужно тратить время на дорогу, тщательно наряжаться и сохранять социальную дистанцию. Но тем не менее, видеоконференция — это все-таки деловая встреча, поэтому важно подойти к ней соответствующе.

Многие, чтобы чувствовать себя более расслабленно и свободно, стараются избегать включения камеры. Но если бы этого не требовалось, достаточно было бы организовать совместный звонок. Формат видеоконференции все-таки предполагает общение лицом к лицу, поэтому, если не было договоренности, что общение пройдет без видео, камеру все-таки лучше включить.

Во-первых, надо помнить, что собеседник во время конференции увидит только то, что вы решите ему сами в кадре показать. Это значит, что задний план должен быть максимально продуман. Лучше всего, если это будет просто однотонная стена или спокойный фон, не перегруженный деталями. Если вы понимаете, что такое место найти нереально, воспользуйтесь функцией создания фона, которая есть в большинстве популярных программ для видеоконференций.

Собеседники не только видят окружающую обстановку, но и слышат посторонние звуки. Изначально постарайтесь выбрать тихое место, закрыть дверь в комнату и не забывайте выключать микрофон, когда не вы ведете диалог. Звуковой фон стоит продумать не менее тщательно, чем визуальный.

Форму одежды лучше выбирать деловую. Удаленный формат многих расслабил и позволил работать практически в пижамах. Но взаимодействие с коллегами и партнерами в таком виде нежелательно, оно сбивает деловой настрой и препятствует серьезному взаимодействию. Поэтому как минимум верх должен быть выдержан в деловом стиле. 

Реклама на Forbes

Но помните про возможность непредвиденных ситуаций. В ходе видеоконференции нередко требуется встать и что-то взять, и к таким вещам лучше быть готовым заранее, чтобы не выглядеть глупо в своих смешных тренировочных штанах.

При этом сейчас и партнеры, и потенциальные работодатели стали более гибко и спокойно реагировать на различные внештатные ситуации в ходе видеоконференций. Не стоит сокрушаться, если ваш котик случайно открыл дверь и пробрался на задний фон. Лучшее, что можно сделать, — это извиниться, улыбнуться и не обращать далее на это внимания, сконцентрировавшись на собеседнике.

Правила деловых телефонных звонков

Отношение к общению по телефону у многих за последние несколько лет изменилось. Сейчас незапланированный разговор часто воспринимается как помеха — нужно оторваться от чего-то, настроиться на разговор, ответить на звонок и выдать мгновенную реакцию или ответ.

Но есть вопросы, которые по телефону решить проще и продуктивнее, поэтому деловые звонки — это не пережиток прошлого, а важный рабочий инструмент и эффективная форма коммуникации, при использовании которой опять же лучше соблюдать некоторые правила.

В ситуации, когда разговор предпочтителен, заранее договоритесь с абонентом о времени и обозначьте тему. Для этого проще всего использовать мессенджеры. За 10–15 минут уточните, все ли в силе и всем ли удобно говорить.

Реклама на Forbes

Если требуется решение срочного вопроса, то, позвонив без предупреждения, уточните, может ли собеседник сейчас разговаривать, обозначьте тему разговора и время, которое потребуется. В таком случае человеку проще сориентироваться и понять, может ли он сейчас уделить необходимое время. Если ситуация не критически важная, желательно обозначить возможность созвониться позднее, в удобный для собеседника момент. Это и снизит вероятность раздражения от незапланированного звонка, и поможет эффективно разобраться с проблемой, требующей решения.

Правила делового этикета

В любой сфере жизни человека необходимо соблюдать установленные правила. Это позволяет вести продуктивный диалог и способствует более позитивному общению. Для представителей сферы бизнеса особенно важно соблюдать правила этикета делового общения. От корректного поведения зависит успешность переговоров, удовлетворяющие обе стороны условия и возможность дальнейшего сотрудничества.

Правила делового этикета, нормы делового общения не так сложно выучить, как кажется многим. В этой сфере не существует сложных стандартов. Все сбалансировано и понятно для деловых людей.


Деловой этикет: основные правила и принципы

Существуют общие правила поведения, которые надлежит соблюдать всем деловым людям.

  1. Пунктуальность. Для бизнесменов потраченное впустую время равнозначно потере денежных средств. Именно поэтому следует всегда приходить вовремя и ценить чужое время. Тем, кто часто опаздывает, не нужно рассчитывать на повышение по службе или уважительное отношение партнеров.
  2. Грамотность. Правила этикета делового общения не терпят использования жаргонизмов или неумения грамотно составить свою речь. Слова-паразиты, избыток вводных слов и запинания будут говорить не в вашу пользу. Правильный стиль речи необходимо соблюдать не только при личном общении, но и в переписке.
  3. Уважение к собеседнику. Даже человека с безупречной грамотностью не будут долго терпеть коллеги и партнеры, если при этом он ведет себя по-хамски. Основные правила этикета в деловом общении подразумевают максимально корректный разговор и способность проявить уважение к любому человеку. Ваш стиль поведения должен оставаться безупречным, даже если ваши взгляды и взгляды вашего собеседника не совпадают.
  4. Дресс-код. Официальный стиль одежды – необходимый элемент для соблюдения норм. Правила поведения в коллективе диктуют выдерживать строгий стиль. Важны любые детали, начиная от одежды, заканчивая аксессуарами и обувью. Внешний вид зачастую может сказать о человеке больше, чем слова. Деловой этикет, основные правила и принципы которого регламентируют соблюдение дресс-кода, устанавливает отсутствие провокационных элементов и гармоничный строгий облик.
  5. Организация рабочей зоны. Правила делового этикета, нормы делового общения предусматривают четко спланированное рабочее место. На столе успешного человека никогда нет беспорядка. Правильно организованная зона позволит вам более эффективно решать трудовые задачи. Складывайте бумаги по назначению, вовремя протирайте пыль и выбрасывайте мусор, а также избавьтесь от лишних вещей. Вы достаточно быстро заметите, что стали лучше сосредотачиваться на поставленных целях.
  6. Соблюдайте коммерческую тайну. Основные правила этикета в деловом общении обязательно включают этот пункт. Практически любая организация имеет в распоряжении информацию, которую запрещено разглашать. Некоторые фирмы прописывают в трудовом договоре обязанность сотрудников хранить коммерческую тайну. Даже при отсутствии в контракте соответствующего раздела не следует слишком подробно распространяться о деятельности компании.
  7. Не занимайтесь посторонними делами. Правила поведения успешного человека обязательно регламентируют рабочее время. Не нужно тратить его на решение личных вопросов, на переписку с друзьями или просмотр развлекательных ресурсов. Если вам нужен периодический отдых, не используйте его для общения в социальных сетях. Лучше немного прогуляйтесь или выпейте чай с коллегами.
  8. Применяйте жесты. В сфере бизнеса существуют свои правила использования жестикуляции. Не принято устанавливать слишком тесный контакт. Максимум, что разрешает деловой этикет, правила поведения, общения и применения жестов – рукопожатие. Важно соблюдать личное пространство собеседника. Также следите за мимикой, поскольку она должна соответствовать тому, что вы говорите.

Деловой этикет: правила поведения, общения, ведение переговоров

В сфере бизнеса действует определенный регламент для ведения деловых переговоров и организации встреч. Необходимо продумать место проведения мероприятия. Если делегация потенциальных партнеров прибывает издалека, требуется организовать трансфер (из аэропорта, с вокзала) и заранее позаботиться о гостинице.

Если речь идет о делегации из иных стран, то можно воспользоваться услугами специализированных компаний, которые помогут организовать встречу партнеров, учитывая при этом особенности их национальной культуры. Важно предусмотреть питание, принятый дресс-код и прочие детали.

В общении следует помнить о том, что на встречу и обсуждение не стоит тратить дольше 2 часов. Заранее определитесь со стратегией переговоров, найдите существенные доводы, подтверждающие вашу точку зрения. Делайте акцент на выгоде для обеих сторон. Также соблюдайте предписанные правила поведения на всех этапах встречи:

  • прибытие к месту переговоров должно происходить вовремя. Если вы опоздаете, то вряд ли сможете настаивать на собственной позиции и рассчитывать на понимание собеседника. Опоздание дольше, чем на 15 минут, приведет к тому, что партнер отменит встречу. Если вы не успеваете по уважительным причинам, сообщите об этом по телефону;
  • выберите место встречи. Лучше всего вести деловые переговоры на нейтральной территории. Это можно сделать в офисе компании. Ресторан – не лучшее место для заключения долгосрочных договоренностей. Многие бизнес-центры предлагают арендовать конференц-зал, где удобно организовывать встречи;
  • встреча гостей. Компания, которая является принимающей стороной, должна позаботиться о том, чтобы удобно разместить всех участников переговоров. Первым приветствовать гостей должен руководитель компании, организовавшей встречу, затем представитель делегации. После обмена приветствиями участники рассаживаются по местам;
  • начало переговоров начинает руководитель принимающей стороны. Не следует молчать, лучше сразу переходить к разговору. Однако нельзя резко начинать обсуждение заявленной темы. Для начала нужно поговорить о нейтральных вещах. Можно поинтересоваться, как гости добрались до места проведения встречи, или узнать, понравился ли им город (если они прибыли издалека). После этого можно переходить к обсуждению;
  • длительность переговоров не должна превышать 2 часа. Лучше всего, если обсуждение займет 30 – 40 минут (за исключением случаев, когда требуется обговорить многочисленные аспекты контракта). Если встреча длится дольше полутора часов, следует предусмотреть перерыв;
  • завершение мероприятия. В конце переговоров этикет делового общения разрешает руководителю принимающей стороны сделать предложение о проведении неофициальной встречи. Если были достигнуты определенные договоренности, ужин в ресторане будет считаться шагом к установлению более дружеских отношений с партнером.

При умении правильно вести переговоры и соблюдении всех предписанных норм заключить контракт будет несложно. Важно проявлять уважение к собеседнику и к традициям его страны (если он иностранец), быть вежливым и организовать встречу, как то предписывают правила этикета делового общения.

В сфере бизнеса необходимо соблюдать установленный регламент. Деловой этикет не терпит пустой траты времени, проявления неуважения или незнания действующих правил. Важно организовывать встречи в соответствии с принятыми нормами.

Не последнюю роль играют взаимоотношения в коллективе. Всегда следует соблюдать субординацию. Общение начальника с подчиненным и руководителей друг с другом будут отличаться. Однако и в том и в другом случае соблюдение иерархии не должно принижать достоинство человека. Атмосфера в коллективе должна быть спокойной, чтобы служащие смогли надлежащим образом осуществлять свои обязанности.


Золотые правила делового интернет-общения | Rusbase

Все мы сталкивались с невеждами на работе – кто-то громко смеется, кто-то слишком напорист, а остальные – такие болтуны, что, кажется, не остановить.  Деловой этикет – тема, изъезженная вдоль и поперек. А как насчет правил поведения в сети?

Никто не спорит, что живое общение всегда намного приятнее и эффективнее, но что, если оппонент находится в командировке или постоянно живет-работает в другом городе? Да хоть бы и на соседней улице – все равно, работа через интернет здорово облегчает жизнь и экономит время на встречах. Вот только общаться нужно правильно. И коуч Келли Эджерс готова преподать всем заинтересованным несколько уроков.
— Если вы будете соблюдать эти правила, — говорил Эджерс, — я гарантирую, что вы заимеете репутацию прекрасного во всех смыслах человека. Кроме того, это поможет вам не только укрепить старые контакты, но и наладить новые.

Первое впечатление

Первое впечатление можно произвести только один раз. Это закон работает даже в тех случаях, когда вы уже знакомы с адресатом. Так что потрудитесь в начале каждого «сеанса общения» вежливо и доброжелательно здороваться и представляться.

— Общение через электронную почту (а также любой другой письменный вид общения в интернете), к сожалению, является довольно холодным видом связи. Поэтому не поленитесь добавить к официальному тону немножко человеческого тепла. Например, пожелайте доброго утра вместо сухого «здравствуйте» и поставьте восклицательный знак вместо запятой. Не забудьте, что к человеку принято обращаться по имени. Письмо без упоминания адресата, наоборот, выглядит сухим.

Если речь идет о вебинарах или видеоконференциях, не забудьте предварительно взглянуть в зеркало и привести в порядок свой внешний вид.

Не грузите

Если вас просят рассказать о себе, не надо поэм. Если просят рассказать о возникшей проблеме – будьте лаконичны. Убедитесь, что человеку действительно нужно знать все перечисленные детали, и без них восприятие будет совершенно неправильным. Это касается и писем, и видео-встреч.

Особенно важно это правило в общении с теми людьми, которые совершенно не в курсе дел, происходящих в вашей отрасли (компании).

— Открою вам секрет: большинство рекрутеров читают резюме с конца – с последнего места вашей работы. Точно так же следует поступать и вам. Рассказывать только о самых последних событиях в вашей жизни (если спросили об этом) и о последних, наиболее важных событиях в деле (если речь о нем). Определитесь заранее с главной мыслью повествования и постарайтесь уложить ее в одно предложение. Право, не забывайте, что вы общаетесь в деловом кругу, а не на встрече друзей. Цените время оппонентов.

Придержите грустные истории

Позитивный настрой – это именно то, что вы должны нести в народ. При знакомстве, при возобновлении старых связей, при очном и заочном общении – излучайте оптимизм (только все же не перебарщивайте, а то недолго и в клоуна-аниматора превратиться).

— Когда диалог ведется на стадии обсуждения какого-то проекта, будь это рабочие дела или трудоустройство в новую компанию, важна каждая деталь – в том числе, какой «флер» вы оставите после общения. Бывают люди, заряжающие энергией. Будьте именно таким человеком!

Ну, а жалобы – это вообще моветон. Даже если вы практикуете с кем-то вполне дружеское общение и решите на фоне этих отношений пожаловаться на начальника-коллегу-супругу, это будет большой ошибкой. В наше время этично ругаться лишь на пробки и погоду.

Лучше жевать, чем говорить

А в данном случае – слушать. Есть такая пословица: людям даны два уха и лишь один рот. Аналогичная ситуация и в интернет-общении. Слушайте на вебинарах и читайте в письмах. От общения ни в коем случае не стоит отказываться, просто, как и во всей остальной жизни, в сети люди больше любят говорить и любят, когда их слушают.

У вас будет преимущество, если первым начнет рассказывать собеседник. Тогда вы поймете, как не сболтнуть лишнего, какие темы, наоборот, лучше поддерживать и с какого ракурса можно зайти, чтобы обсудить наиболее важные вопросы.

Не переусердствуйте

Существует разница между позитивным настроем и неуклюжей услужливостью. В желании понравиться никогда не стоит перегибать палку. Незачем продолжать бесконечные диалоги, вроде «Спасибо – Нет, это вам спасибо! – Ну, что вы, мне это ничего не стоило! – Нет, все же вы меня очень выручили…» и так до бесконечности.

Отдельно стоит упомянуть про рассылку всяких приколов и анекдотов. Изредка (пару раз в неделю) вы можете отправить что-то забавное коллеге, с которым дружите. Если делать это чаще – у коллег сложится обоснованное представление, что вам не хватает работы. С теми же, с кем отношения выстроены исключительно в деловом ключе, перекидываться ссылками на bash.org абсолютно неуместно.

— И постарайтесь избегать рассказов, что вы сейчас работаете на облегченном графике, поскольку перенесли тяжелую операцию на мозге. Как малознакомый человек должен реагировать на такую информацию? Разумеется, он сочувственно напишет дежурную фразу про «мне очень жаль», но вы поставите его в неловкое положение. Да и вообще, жалость – это не то чувство, которое вы должны вызывать у деловых партнеров. Оставьте это для друзей, — говорит Келли Эджерс.

Тренируйте память

Сохраняйте наиболее важные письма и делайте пометки с описанием важных дел. В высшей степени непрофессионально забывать о чем-то важном и возвращаться к обсуждению вопросов, ранее уже поднимавшихся. Отмечайте в своем календаре Дни рождения и вовремя поздравляйте именинников.

Следите за сроками

Если сказали, что дадите ответ не позднее 14.00, в 13.59 ответ должен быть готов, напечатан и отправлен. Соблюдение сроков – вещь сложная, но именно пунктуальность делает всех нас достойными коллегами. Если уже совсем никак не успеваете – постарайтесь предупредить ожидающую сторону как можно раньше. Не забудьте извиниться и сказать, когда примерно вы будете готовы.

Сетевой этикет: правила делового общения в социальных сетях

Деловая переписка уже давно вышла за пределы электронной почты. Студенты и преподаватели активно общаются в социальных сетях и мессенджерах. В чем особенности этих каналов деловой коммуникации и какие правила общения в них действуют — рассказала преподаватель кафедры «Русский язык и литература» Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.

Алена Владимировна, может ли деловая переписка вестись в социальных сетях или мессенджерах?

— Для делового общения могут использоваться все каналы коммуникации, в том числе мессенджеры. Этим каналом должны уметь пользоваться все современные специалисты, потому что каждый их день наполнен деловой коммуникацией. Важно помнить, что у делового общения в мессенджерах своя специфика, но все правила официально-делового стиля там действуют.

То есть более неформальной переписка в WhatsApp’е не станет?

— Мессенджеры — неформальная среда, где осуществляется личное общение с использованием коротких сообщений. Это среда разговорного стиля. Среда эмоциональная. Правила официально-делового стиля там не действуют. Но если вы решили общаться с вашим педагогом в мессенджерах, то с первой же секунды вам, безусловно, надо перестроиться и начать писать корректно, уважительно, понятно, грамотно. Важно соблюдать все правила орфографии и пунктуации и, конечно, правила сетикета.

Чем отличается деловая переписка в мессенджере от общения по электронной почте?

— В первую очередь, важно понимать, что мессенджеры удобно использовать для решения срочных небольших вопросов. Консультацию по ВКР в мессенджере не получишь. Это обусловлено объемом сообщений. Если электронное письмо не должно занимать больше половины листа А4, то сообщение в мессенджере должно быть еще меньше, но от этого не должно пострадать его содержание. Кроме того, меняется структура текста. Сначала нужно поздороваться, затем представиться и только потом изложить суть вопроса. Подписи в этом случае не будет.

Почему называть себя нужно в начале сообщения?

— Нужно идентифицировать себя и объяснить собеседнику, кто вы такой. В социальных сетях и мессенджерах пользователи часто скрываются за непонятными никами и обезличенными изображениями. Поэтому ваш собеседник может не понять, кто обращается к нему с просьбой или предложением. А если мы говорим о преподавателе, который работает не с одной сотней студентов в течение каждого семестра, то ситуация осложняется ещё больше. Смешных историй из-за нарушения этого элементарного правила у преподавателей пруд пруди.

Как в таком случае нужно завершать сообщение?

— Точкой. Просто точкой. Мы понимаем, что сообщения в мессенджерах читаются на ходу. Дополнительные формулы вежливости, которые просто необходимы в классическом деловом письме и в электронном деловом письме, здесь лишь замедлят переписку. Но важно не бросать сообщение на середине. И ещё одно небольшое замечание — не старайтесь отвечать мгновенно и не требуйте этого от вашего собеседника. Это некорректно.

Фото: А. В. Тезина, преподаватель кафедры «Русский язык и литература» ИМСГН

Можно ли использовать в тексте смайлики?

— Хотя переписка и ведется на „неформальной“ территории, но к использованиям смайлов нужно относиться осторожно. Безусловно, они помогут вам выразить эмоций, которых так не хватает в опосредованном общении, которые помогут собеседнику точнее понять ваш текст, но, как и в любом деловом письме, эти иконки могут показать ваше легкомысленное отношение к беседе. Смайлики уместны только в том случае, если вы знакомы с человеком лично и уверены в его адекватной реакции.

Какие еще элементы неформального общения неуместны в деловой переписке в соцсетях?

— Студенты часто дробят свое сообщение на маленькие части, короткие сообщения, состоящие иногда из словосочетаний или даже отдельных слов. Это характеристика разговорной речи. Именно так мы и говорим. Но в деловой переписке в мессенджере или социальной сети так делать не нужно, весь текст должен умещаться в одно сообщение, а фразы в нём должны быть краткими и понятными. Если вы заставляете преподавателя листать длинную переписку в поисках сути вопроса или чёткого ответа, то просто тратите его время и вызываете ненужные отрицательные эмоции. Также дурным тоном считается использование второго регистра, то есть CapsLock’а. Написанный им текст всегда воспринимается как кричащий, а это выходит за рамки делового этикета.

Эти правила соблюдаются, если идет переписка в чате?

— Все правила деловой коммуникации должны соблюдаться и в деловом чате. Вы должны понимать, что личными проблемами и эмоциональными откликами «засорять» деловое пространство не нужно. Мы столкнулись с этой проблемой, когда вели онлайн-лекции и параллельно использовали чат. Студентов в некоторые моменты приходилось останавливать и напоминать, что идет рабочий процесс. Отвлечься во время делового общения — это естественно, я бы даже сказала — необходимо, но такая разрядка должна быть короткой, поскольку мы находимся в деловой ситуации.

Где можно узнать больше о правилах деловой переписки?

— Студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают преподаватели кафедры русского языка и литературы на занятиях по курсу «Русский язык и культуре речи». Тем, кто хочет углубить свои знания, я советую прочесть пособие «Русский язык. Культура речи. Деловое общение» (Л. А. Введенская) или „Лекции по основам технологий деловой коммуникации“ (Т. В. Тулупьева).

 

Читайте на эту тему:

Сетевой этикет: как вести деловую переписку
Филолог ЮУрГУ рассказал о правилах сетевого этикета в деловой переписке

 

Правила делового общения

Незыблемые правила делового общения

Незыблемые правила делового общения

Работа занимает практически половину жизни человека, с этим очень трудно поспорить. Каждый день 93% работоспособного населения мира встают по будильнику, одеваются, выпивают чашечку ароматного кофе и идут на “любимую” работу.

А зачем? У каждого свой мотив. Большинство рассматривают работу как источник средств к существованию, проще говоря, зарплаты. Есть и такие сотрудники, которые стремятся к карьерному росту и не могут долго работать на одной позиции. Они знают себе цену и готовы заниматься своим самосовершенствованием, повышать свою квалификацию ради новых достижений. Увы, существует и третья категория работников, так называемые “наблюдатели”. Почему именно наблюдатели? Потому, что они сидят на рабочем месте и томно наблюдают за стрелкой часов, когда она даст сигнал об окончании рабочего времени.

В этой статье мы рассмотрим правила делового общения, которого должны придерживаться все работники, независимо от того, в какую из вышеуказанных категорий они попадают. Эти правила создавались не за один день, а формировались на протяжении столетий, что не дает усомниться в их особой важности.

Незнание правил делового общения сотрудниками компании приводит к многочисленным трудностям в переговорах с поставщиками, клиентами и партнерами по бизнесу, становится настоящим камнем преткновения при продвижении продукта компании на рынке и даже портит имидж компании. И уж точно не стоит напоминать о том, что без знания и четкого соблюдения правил делового общения сотруднику закрыта возможность карьерного роста.

Итак, перейдем к разбору правил делового общения и этикета, которые помогут Вам решить не только свои личные задачи, но и помогут Вашей компании добиться успеха:

1. Не следует говорить лишнего.

Независимо от того, насколько доверительные отношения у Вас выстроились с собеседником, есть темы, полностью запрещенные для обсуждения. Примером таких тем является личная жизнь сотрудников компании, уровень оплаты труда, а также прочая информация, являющаяся корпоративной тайной и не подлежащая огласке.

Прежде, чем начать обсуждать с собеседником какой-либо вопрос, Вам следует разобраться, кто стоит перед Вами, и имеете ли Вы право говорить с собеседником на эту тему. Если Вы наверняка не уверены в том, что такое право у Вас есть – лучше воздержитесь от разговора или переведите его тему. Порой лучше сто раз подумать, а уж после говорить, чем болтать без умолку и все, что вздумается.

2. Пунктуальность – превыше всего.

Если Вы дали обещание прийти на встречу в строго определенное время, либо выполнить задачу к такому то сроку – сделайте это. Бывают ситуации, когда Вы не сумели рассчитать время выполнения работы, и произошла задержка – от этого не застрахован никто. Допустим, это случилось раз или два, это вполне нормально. Однако, если подобные задержки носят систематический характер, это будет свидетельствовать о Вашей непунктуальности. Расплата за непунктуальность приходит очень быстро – начальство осознает, что на такого сотрудника нельзя положиться, потому не доверяет ему срочную, важную и ответственную работу. В лучшем случае такой работник сидит на своем месте без карьерного роста на протяжении нескольких лет, а в худшем ему находят замену.

Как всегда выполнять срочные задания вовремя? Ответ прост – выделяйте на него время с некоторым запасом, ведь не секрет, что во время работы могут возникнуть определенные проблемы, на решение которых понадобится дополнительное время.

3. Одевайтесь так, как принято в Вашей компании.

Вы обожаете носить обтягивающие джинсы, но в Вашей компании принят деловой стиль одежды. В таком случае забудьте о джинсах. Безусловно, одежда должна подчеркнуть Ваш безупречный вкус, но при этом не стоит особенно выделяться среди других сотрудников. Если же у Вас на сегодня назначена деловая встреча, наденьте свой лучший деловой костюм. Это позволит произвести правильное впечатление на собеседника.

4. Забудьте о “ТЫкании”.

Правилами делового общения предусматривается использование местоимения “Вы” вместо привычного нам по повседневному общению “Ты”. Даже если Вы прекрасно знакомы с собеседником, но при этом кроме Вас на встрече присутствуют еще несколько людей, обращайтесь ко всем собеседникам на “Вы”. Так Вы продемонстрируете культуру делового общения, не нарушите дисциплины и сможете соблюсти служебную дистанцию.

5. При общении с коллегами и партнерами оставляйте посторонние мысли вне работы.

Возможно, у Вас в семье случилась какая-то неприятность, либо у Вас просто сегодня дурное настроение – это не должно распространяться на Вашу работу.

Помните о том, что на работе Вы не Иванов Иван Иванович, а менеджер Иванов, который является лицом, представляющим компанию. От того, насколько Вы будете приветливы и вежливы с партнерами, напрямую зависит, заключат они контракт с Вашей компанией или нет. Потому на работе руководствуйтесь в первую очередь интересами компании. Будьте приветливы, вежливы, улыбайтесь людям и поддерживайте отличное настроение у всех, кто находится рядом с Вами.

6. Следует всегда дослушивать собеседника до конца.

Только если Вы убедились в том, что собеседник закончил свою мысль и ждет от Вас ответной реакции – начинайте говорить. В противном случае любые попытки перебить собеседника продемонстрируют полное незнание Вами правил делового общения.

Кроме того, Вы должны не просто делать вид, что слушаете другого человека, но и действительно слышать его. В любой момент он может остановиться и спросить Вас “А каково Ваше мнение на этот счет?”. Желательно, чтобы Вам было, что сказать. И помните, в деловой беседе преимущество всегда имеет не тот, кто говорит, а тот, кто внимательно слушает.

7. Вас раскритиковали? Спокойно отреагируйте на критику.

Не следует кричать: “Кто? Я? Да ты на себя посмотри!” и прочие неприятные Вашему собеседнику фразы. Естественно, в большинстве случаев мы считает критику в свой адрес необоснованной и высказанной для того, чтобы сбить нас с пути истинного. Тем не менее, даже если Вы считаете эту критику незаслуженной, Вам следует спокойно отреагировать и принять ее к сведению. Только тогда Вы сможете определить, насколько критика соответствует действительности и сделать правильные выводы.

Если же Ваш собеседник высказывает критику с целью вызвать в Вас агрессию и попытаться Вами манипулировать, Ваша спокойная реакция спутает ему все карты.

8. Никаких жаргонных слов.

Для того чтобы Ваш собеседник понял весь смысл Вашей беседы, Вам следует общаться на понятном ему языке. Возможно, некоторые из жаргоннх слов и будут знакомы Вашему собеседнику, но их употребление в деловой речи является неприемлемым. Ведь именно этим разговор двух деловых людей о серьезных вещах и отличается от беседы двух продавщиц, стоящих за прилавком в отделе “Бакалея”.

9. Соблюдайте телефонный этикет.

О сотрудниках компаний судят не только по их способностям в межличностном общении, но и по умению вести телефонные переговоры. Страшно смотреть на то, как некоторые менеджеры набирают номер своего потенциального клиента и начинают бубнить что-то себе под нос, либо выдерживают такую паузу, что клиент успевает уснуть.

Чтобы избежать подобных проблем, следует подготовиться к важным телефонным переговорам заранее. Напишите на бумаге список вопросов, которые Вы хотели бы задать своим клиентам, а также уточните все даты, имена и время, которые могут понадобиться Вам в переговорах. И, естественно, настройтесь на конструктивный разговор, ведь от правильного настроя зависит 85 % общего успеха.

10. Деловой этикет начальника.

Каждый начальник должен относиться к подчиненным одинаково справедливо, никого не отвергая от себя, но и соблюдая разумную дистанцию. Если сотрудник выполнил задачу не вовремя, либо не так, как этого требовал начальник, последний не должен устраивать публичную порку. Ему следует пригласить своего подчиненного в кабинет и обсудить проблему с глазу на глаз.

Начальник должен не просто четко и понятно отдать приказ, но и контролировать процесс его исполнения и получать от сотрудника обратную связь. Также начальник должен давать сотруднику право проявлять инициативу. Если у подчиненного имеется идея по улучшению работы компании или собственная точка зрения на рассматриваемую проблему, лучше всего будет дать сотруднику право высказаться. Что касается помощи подчиненным в решении вопроса, начальнику следует быть открытым и дать совет, если он потребуется, но при этом не решать задачу за сотрудника.

11. Помните о ненужных жестах при встрече.

Единственный жест прикосновения к собеседнику, разрешенный в бизнес среде – это рукопожатие. Никаких похлопываний по плечу, поцелуев и жарких объятий быть просто не должно, только если встречаются хорошие знакомые или близкие родственники, каждый из которых не возражает против подобного способа приветствия.

Что касается самого рукопожатия, оно должно быть уверенным и в меру крепким. Ваша рука не должна быть влажной, холодной и апатичной. Не сжимайте руку собеседника со всей силы и не трясите ее в своей руке.

12. Никогда в разговоре не клеймите своих конкурентов.

Это просто невежливо, да и не придаст Вам никаких преимуществ. Говорить о конкурентах в негативном свете – значит вести нечестную игру, из которой будет очень трудно выйти победителем. Помните о том, что у Вашей компании имеются преимущества, на которых и следует сосредоточиться вместо того, чтобы перечислять недостатки других компаний.

13. Всегда будьте честны во время деловой беседы.

Как правило, ложь и попытки приукрасить существующую ситуацию вычисляются в течении нескольких минут, а то и секунд. Потому, в процессе деловой беседы не пытайтесь солгать. Возможно, у Вас это выйдет, и Вы добьетесь намеченной цели, но рано или поздно правда всплывет наружу и тогда Ваш партнер не захочет иметь с Вами никаких дел. Честность и открытость являются основами успешных деловых отношений, не следует об этом забывать.

14. Будьте терпимы к мнению собеседника, если оно не совпадает с Вашим мнением.

Даже если Вы на 100 % убеждены в собственной правоте, позвольте собеседнику высказаться. Каждый человек имеет право на собственное мнение. К тому же, часто Ваше решение проблемы кажется собеседнику не столь очевидным. Задача же любых переговоров состоит в том, чтобы найти взаимовыгодное для обеих сторон решение, а не пытаться убедить кого-либо в собственной правоте.

Автор: Антон Ясыр
для сайта therapy.by

5 нерушимых правил эффективного делового общения

Большая часть делового общения — презентации, заметки и даже беседы — скучная трата времени. Этот пост содержит пять непреложных правил эффективного делового коммуникатора. Следуйте им, и вам будут рады, куда бы вы ни пошли. Не обращайте на них внимания, и вы окажетесь в безликой толпе:

  • ПРАВИЛО №1: Будьте запоминающимся. Клиенты воспринимают большую часть делового общения как белый шум на заднем плане.Если вы хотите выделиться из толпы, вам нужно сделать что-то, что запомнится вам еще долго после того, как вы перестанете говорить.
  • ПРАВИЛО №2: Будьте ясны. Если вы не понимаете аудиторию, вы не сможете создать сообщение, которое кого-то убедит. Вы должны точно знать, что вы хотите сообщить, и что в этом сообщении важно для аудитории.
  • ПРАВИЛО №3: Будьте кратки. Презентации должны быть короткими и приятными. Дайте аудитории достаточно информации и мнений, чтобы они знали, где вы находитесь.Будьте готовы углубиться, если есть детализация или запрос на другие виды информации.
  • ПРАВИЛО №4: Будьте сосредоточены. Если вы попытаетесь представить всестороннюю презентацию, охватывающую все возможные детали, вы только потеряете внимание аудитории. Думайте о бизнес-презентации не как о месте для обсуждения деталей, а о месте, где можно представить связное резюме.
  • ПРАВИЛО № 5: Будьте преданы делу. Если вы считаете себя просто объективным распространителем информации, аудитория будет воспринимать вас как еще один источник СПАМ.Выражайте свое мнение и будьте заинтересованы в результате. Продемонстрируйте свою ценность, имея возможность обсуждать проблемы.
ПРИМЕЧАНИЕ: Вышеизложенное основано на разговоре с Дином Бреннером, президентом и основателем The Latimer Group, фирмы по коучингу и обучению руководителей.

СВЯЗАННЫЙ ПОСТ:

Актуальные новости

5 простых, но эффективных правил общения для успеха в бизнесе

Деловое общение часто рассматривается как одиозная задача, для успешного выполнения которой требуется длинный список специальных навыков.Не каждый напишет очередной бизнес-бестселлер, но это не значит, что вы не сможете четко и эффективно общаться со своими коллегами и членами команды.

Фактически, эффективное общение может быть разницей между командой, которая хорошо работает вместе, и командой, которая изо всех сил пытается выполнить даже самые простые задачи.

Эти простые, но эффективные правила общения помогут вашему бизнесу добиться успеха.

  1. Знай свою аудиторию

Общеизвестно, что люди с разным культурным прошлым используют для общения разные язык тела и социальные сигналы.Таким образом, знание своей аудитории является важной частью эффективной передачи вашего сообщения.

Но даже у людей с похожим культурным прошлым стили общения могут сильно различаться. Некоторым людям удобнее прямое общение, а другие будут чувствовать себя запуганными и неудобными при таком подходе. Понимание того, как вам нужно передать свое сообщение, так же важно, как и знание того, что вам нужно сообщить.

  1. Общение желаемыми методами

Не все хотят общаться лицом к лицу.В частности, при работе с поставщиками даже телефонный звонок может быть не самым эффективным способом связаться с вашим контактом. Некоторые бизнес-профессионалы задаются вопросом, будет ли факс по-прежнему предпочтительным средством связи в бизнесе? Меньше компаний имеют факсимильные аппараты в своих зданиях, но есть факсимильные службы, которые работают исключительно через Интернет и с использованием документов в формате PDF.

Как владелец бизнеса, вы должны знать, что не каждый клиент и поставщик работает с новейшими технологиями; поддержание возможности общения на всех платформах поможет вам эффективно общаться в бизнесе.

  1. Согласованный обмен сообщениями

Несмотря на стремление к персонализации в бизнесе, брендинг должен поддерживать общую миссию бизнеса. Если вы юрист, хвастовство своими приключениями в бодибординге может стать личным элементом ваших аккаунтов в социальных сетях; однако, поскольку это не имеет ничего общего с вашей юридической квалификацией, ваши клиенты могут счесть это сообщение запутанным.

Брендинг должен быть согласованным на веб-сайтах, в профессиональных коммуникациях, социальных сетях, видеоблогах и т. д.Даже такая простая вещь, как изменение тона от одной страницы к другой, может оставить ваших клиентов в замешательстве относительно того, чего от вас ожидать. Это противоречит самой цели брендинга.

  1. Будьте ясны в своих ожиданиях

Независимо от того, работаете ли вы со своей командой, поставщиками или клиентами, важно заблаговременно и четко определить ожидания. Ваши клиенты должны знать, какой уровень обслуживания им следует ожидать. Ваши поставщики должны понимать условия и способы оплаты.И ваша команда должна знать, как вы ожидаете, что они завершат свою работу, и каковы сроки выполнения любого конкретного проекта.

Опять же, здесь ясно знание вашей аудитории и предпочитаемого ими метода общения. Общение на нескольких фронтах часто может принести вам пользу. Например, если новая политика рассматривается на собрании группы, последующее электронное письмо может помочь обеспечить соблюдение политики.

  1. Берите на себя вину, делитесь заслугами

Слишком много менеджеров ошибаются в этом; когда что-то идет хорошо, они с радостью берут на себя ответственность, но когда что-то идет не так, они перекладывают вину на свою команду.Это не может быть более неуместным. Даже если конкретный член команды допустил ошибку, которая вызвала цепную реакцию и привела к тому, что продукт был доставлен с опозданием (например), эту ситуацию следует решать в частном порядке.

Хороший менеджер вмешается и возьмет на себя ответственность за то, что не выполнил свою надзорную роль в команде. Однако, когда что-то идет хорошо, вы не должны приписывать себе все заслуги. Обязательно укажите, кто в вашей команде справился с задачей, и убедитесь, что они получили заслуженное признание.

Это хороший навык управления командой, но он также хорошо работает при взаимодействии с клиентами. Клиенты будут лучше реагировать на ошибки и проблемы, если проблеме будет дано лицо. Когда вы говорите, что произошла некоторая задержка, вы также можете сказать, что вы лично возьмете на себя решение проблемы.

Это часто оставляет вашему клиенту лучший общий опыт работы как с вами, так и с вашей компанией. Не бойтесь показывать себя клиенту как личность в контексте рабочих отношений.Только не переусердствуйте.

Эффективная коммуникация необходима для долгосрочного успеха любого бизнеса. Без хорошего общения командная работа невозможна, отношения с клиентами разорвутся, и вашему бизнесу будет сложно сохранить свою аудиторию. Однако эти простые правила значительно облегчат вашему бизнесу следование модели успешной коммуникации.


Десять правил письменного делового общения

Есть одна вещь, которая заставляет любые отношения работать: общение.Неважно, являются ли эти отношения романтическими, отношениями сверстников или деловыми; Общение заставляет мир вращаться.

Когда вы общаетесь с помощью письменного слова, легко написать быстрое электронное письмо или разослать записку сотрудникам или клиентам, чтобы держать их в курсе. К сожалению, когда мы слишком быстро общаемся с помощью письменного слова, мы можем создать неправильное впечатление о себе и своем бизнесе. И это может даже стоить вам бизнеса! Вот десять заповедей, которым вы должны следовать, создавая письменное общение для сотрудников, поставщиков или клиентов.

1. Знайте, что вы хотите сказать, прежде чем сказать это. Если вы пишете длинную записку или электронное письмо (более одного или двух абзацев), набросайте план, даже если он находится на обратной стороне конверта. Это будет держать вас на задании и убедиться, что вы говорите то, что на самом деле хотите сказать.

2. Будьте проще. Не запутывайтесь и не используйте громких слов. Придерживайтесь точки, чтобы разобраться с бизнесом. Предложите им способ получить ответы на дополнительные вопросы (со ссылкой, номером телефона и т. д.).). Таким образом, вы не будете наполнять свое сообщение посторонними вещами, которые не каждый читатель захочет знать.

3. Используйте маркеры. Маркеры и нумерованные списки сокращают количество слов, которые вам нужно написать, и облегчают чтение другим. Скорее всего, вашу работу прочитают, если она есть в списке.

4. ВИИФМ. Это аббревиатура, которую никто намеренно не спрашивает, но каждый, должно быть, ответил: «Что в этом для меня?» Независимо от того, с кем вы общаетесь, этот вопрос будет задаваться бессознательно.Сделайте ответ предельно ясным. Если вы не знаете ответа, есть большая вероятность, что вам не нужно писать эту записку!

5. Не увязнуть. Иногда во время письма легко сбиться с пути. Ваш план (из пункта 1) поможет, если вы его составили, но не забудьте взять на себя обязательство написать простое, ясное сообщение с одним и только одним пунктом.

6. Призыв к действию. Читатели всегда будут бессознательно спрашивать: «Что мне это даст?» и если вы можете ответить на него, вы на полпути! После того, как вы четко сформулировали ответ WIIFM, вам нужно четко указать, что они могут сделать для его достижения.Простым примером может быть «убедиться, что наши клиенты возвращаются», что создает гарантии занятости для всех нас [отвечает WIIFM] или «пожалуйста, не забудьте раздать всем клиентам открытку удовлетворенности клиентов [призыв к действию]. ”

7. Изм. Теперь, когда вы написали сообщение, вернитесь и прочитайте его. Спросите себя, производит ли это то впечатление, которое я хочу произвести? Есть ли что-то, что другие могут прочитать и неверно истолковать? Если вы не уверены, попросите кого-нибудь прочитать его.

8. Проверка орфографии. После того, как вы четко определили свое сообщение, нажмите кнопку «Проверка орфографии». Это сэкономит вам много звонков от клиентов, которые интересуются, что такое бесплатный «nzgjk». Кроме того, если у вас есть кто-то, кто читает ваше сообщение перед тем, как оно выйдет, попросите его проверить слова, которые написаны правильно, но не то слово, которое вы ищете. Таким образом, поставщики не будут беспокоиться, когда получат от вас письмо с изложением того, как вы хотели бы, чтобы ваши сотрудники «кастрировали» поставщика, а не «платили» поставщику).

9. Возьмите 5 перед отправкой. Несмотря на то, что это хорошая деловая практика почти для каждого элемента сообщения, которое вы создаете, это особенно верно для электронных писем и писем, созданных в ответ на чьи-либо действия или письмо. Если клиент написал вам гневное письмо или работодатель сделал грубое замечание поставщику, лучше написать письмо, а затем потратить пять минут и подумать, прежде чем отправлять его. Сообщение, написанное в гневе, менее эффективно.

10. Последующие действия. После того, как вы отправили сообщение, продолжайте. Это может означать телефонный звонок или быстрый опрос ваших сотрудников, или это может означать отслеживание вашей электронной почты или получение отчета от вашего поставщика услуг электронной почты, чтобы сообщить вам, кто открыл их сообщение.

Мы живем в мире с другими людьми, а это значит, что мы будем общаться. Используйте эти 10 заповедей, когда вы создаете письменное общение, и вы потратите меньше времени на написание и больше времени на то, что вы хотите делать: на управление своим бизнесом!

Цифровой этикет делового общения | Impact Factory London

Восемь правил надлежащего делового общения

Важно развивать понимание того, как лучше всего использовать технологии, чтобы избежать негативных последствий для сотрудников и рабочего места в целом.

Вот несколько рекомендаций по эффективному и уважительному общению.

Технологии

В современной деловой среде мы все больше и больше полагаемся на технологии для общения друг с другом.

Наша способность общаться значительно улучшилась, и наш выбор средств связи постоянно расширяется.

От сотовых телефонов до электронной почты, от факсимильных аппаратов до Palm Pilots, коммуникационные устройства связаны с тем, как мы ведем бизнес сейчас больше, чем когда-либо прежде.

Эта новая технология принесла много положительных результатов для делового мира.

Передовая практика

К сожалению, поскольку набор опций расширился с такой скоростью, многие люди, кажется, не знают, как лучше всего использовать имеющиеся у них устройства.

Крайне важно развивать понимание того, как лучше всего использовать технологии, чтобы избежать негативных последствий для сотрудников и рабочего места в целом.

За последние два десятилетия коммуникационные технологии в Соединенных Штатах развивались чрезвычайно быстрыми темпами.

Электронная почта

Двадцать лет назад люди даже не знали, что такое электронная почта.

Такие фразы, как «Отправить мне мгновенные сообщения» или «Погуглите это», являются обычными, бытовыми терминами, которые кажутся неотделимыми от нашей личной или деловой жизни.

Но большинство людей не знают, как правильно использовать эти новые достижения.

Возьмем, к примеру, электронную почту, неправильное использование этого средства массовой информации привело к гибели таких руководителей, как технический банкир Credit Suisse First Boston Фрэнк Куаттрон, аналитик Merrill Lynch & Co. Генри М.Блоджетт, а также топ-менеджеры Enron.

Постоянная запись

Проблема некоторых людей заключается в том, что они не осознают, что электронная связь может быть и часто является постоянной.

Даже текстовые сообщения могут сохраняться и извлекаться сервером, обрабатывающим их.

Но для большинства людей дело не в том, что они не понимают, что конфиденциальную информацию, которая может разрушить их карьеру, нельзя отправлять волей-неволей, а в том, что они не знают, как вежливо пользоваться электронными средствами связи.

Тот факт, что у нас есть эти устройства, не дает нам права подменять манеры грубостью.

Существует новый кодекс электронных манер при использовании телефонов, КПК, портативных компьютеров, факсов и т.д.

Восемь рекомендаций по общению

Вот восемь рекомендаций по эффективному и уважительному общению:

1. Подходящее время и место

Не пользуйтесь мобильным телефоном в неподходящее время, в неподходящем месте или в неподходящем способ.Это вторгается в личную жизнь других и нарушает их способность концентрироваться.

2. Личное пространство

Не нарушайте чужое личное пространство при использовании портативного компьютера. Есть подходящее время/место для подключения и использования ноутбука, а есть время, когда это не подходит.

3. Отвлечение

Выключайте зуммер и/или сотовый телефон всякий раз, когда вы находитесь в ситуации, когда это может вас отвлечь.

4. Длина

Не отправляйте длинные факсы, если вы сначала не позвоните человеку или компании, чтобы убедиться, что это хорошее время

5.Громкая связь

Используйте громкую связь только при необходимости и всегда следите за тем, чтобы собеседник не возражал.

6. Конфиденциальные материалы

Никогда не отправляйте электронное письмо, содержащее неприемлемые или конфиденциальные материалы (как некоторые руководители усвоили на собственном горьком опыте).

7. Личный контакт

Подумайте о том, чтобы время от времени звонить человеку, с которым вы обычно общаетесь по электронной почте, чтобы установить более личный контакт.

8. В нерабочее время

Не звоните, не отправляйте пейджинговые сообщения и не отправляйте факсы людям дома или в нерабочее время, если только это не является жизненно важным.

Новые технологии

В современном деловом мире мы используем технологии для общения друг с другом, как никогда раньше.

Коммуникация была значительно улучшена, как и наши варианты того, как и когда общаться .

Эта новая технология в первую очередь полезна для делового мира.

Однако многие люди, кажется, не знают, как лучше всего общаться в наше время.

Активная осведомленность и следование некоторым правилам этикета общения необходимы всем людям в современном деловом мире.

Эта статья была предоставлена ​​Justin ELZA

ударных фабрики Runs

открытые навыки коммуникации

индивидуальные коммуникации навыки

и персонализированные

и персонализированные

One-One-One Cavening

для всех заинтересованных

Навыки общения

Обучение навыкам общения в Лондоне

Правила общения на рабочем месте, которым должен следовать каждый

Правила общения на рабочем месте, которому должен следовать каждый

Четкое общение может помочь создать гармонию и взаимодействие между всеми в компании.Однако общение на рабочем месте может быть немного сложным, особенно когда люди начинают по-разному выражать себя и иметь разные мнения. Таким образом, возникает конфликт, который может оставить сотрудников незаинтересованными, разочарованными или сбитыми с толку.

Ниже приведены несколько правил общения на рабочем месте, которым должны следовать все сотрудники компании.

Найдите время, чтобы выслушать

Члены многонациональной команды принимают участие в брифинге, проводимом пожилой бизнес-леди, начальницей компании, деловые люди чувствуют себя удовлетворенными достигнутым соглашением, приемлемым для обеих сторон, наставничеством или концепцией переговоров

Слушание является одним из самых недооцененных способов общения методы на рабочем месте.Неспособность слушать других коллег может привести к недопониманию и, в крайних случаях, к потере уважения, плохому обслуживанию клиентов и даже к судебным искам.

Тем не менее, приложите реальные усилия, чтобы слушать то, что другие пытаются вам сказать, вместо того, чтобы обращать внимание на то, что вы должны сказать дальше. Если вы не понимаете, что они говорят, попросите разъяснений и не перефразируйте услышанное. Кроме того, улыбнитесь и кивните, чтобы показать, что вы признаете и понимаете сообщение, которое они хотят вам передать.

Помните, что для эффективного общения на работе нужно слушать своих коллег. Когда вы слушаете, вы можете избежать любого конфликта, который может возникнуть из-за недопонимания.

Помните о некоторых невербальных сигналах

В идеале личное общение является одним из лучших способов сделать организацию более эффективной, поскольку оно гарантирует, что никакая важная информация не будет утеряна. Тем не менее, личное общение все же может вызвать некоторые конфликты, если вы склонны игнорировать свое невербальное поведение и поведение другого человека.

Вот почему знание некоторых невербальных сигналов действительно важно при личном общении на рабочем месте. Как правило, произносимые слова являются лишь частью всего процесса общения, и для эффективного общения люди используют невербальные сигналы для передачи сообщения.

В таком случае важно замечать невербальные сигналы, чтобы обеспечить эффективное общение между работниками на рабочем месте. Когда вы отправляете невербальные сигналы, вы можете установить связь со своими коллегами.Например, поддержание зрительного контакта показывает, что вам интересно то, о чем говорит другой человек. С другой стороны, вы также должны помнить о негативных сигналах, поскольку они могут указывать на то, что у другого человека есть вопрос или беспокойство по поводу разговора.

Используйте правильные методы общения

Концепция эффективного общения с темами на титульном листе.

Хотя общение лицом к лицу необходимо и более эффективно, не все хотят такого рода доставки.Ведь с появлением новых технологий способ потребления информации людьми становится все более цифровым. В наши дни люди используют несколько устройств и взаимодействуют с разными типами информации.

По этой причине компаниям необходимо следить за этими изменениями при общении на работе. Например, есть определенная информация, которую лучше всего доставлять по электронной почте и другим цифровым платформам. Целью этого является предоставление письменной записи разговора и оптимизация процессов общения между работниками.

Поэтому, учитывая различные доступные сегодня методы, выберите правильный способ доставки вашего сообщения, чтобы обеспечить удобство и эффективность общения на рабочем месте.

Будьте эффективны в общении

Поскольку вся информация потребляется на работе, вам необходимо быть эффективным в донесении информации до ваших коллег. Время каждого на рабочем месте драгоценно, и включение всей истории того, что вам нужно сказать, может вызвать недопонимание среди вовлеченных лиц.

Чтобы улучшить общение на рабочем месте, начните с заголовка — это одно из правил, которым вы должны следовать. Когда вы начинаете свое сообщение с заголовка, вы можете сделать весь разговор кратким и конкретным, что сделает работу каждого более продуктивной.

Будьте вежливы

В настоящее время растущая зависимость от цифровых коммуникаций позволяет бизнесу идти в ногу с современным информационным миром. К сожалению, это технологическое развитие на рабочем месте может привести к потере вежливости при общении.Иногда люди склонны забывать о включении слов «пожалуйста» и «спасибо» в свои сообщения и в результате создают напряжение и замешательство среди вовлеченных людей.

Таким образом, вы всегда должны находить способ быть вежливым во всех электронных коммуникациях на рабочем месте. Например, приложите усилия, чтобы поблагодарить своих коллег за любую помощь, которую они вам оказывают, и поблагодарить их за хорошо выполненную работу. Если вы хотите, чтобы ваши коллеги что-то сделали, вежливо попросите их.

Делая эти небольшие вежливые жесты, организация эффективно коммуницирует, чтобы добиться успеха в цифровой трансформации.

Участвуйте и задавайте вопросы

Как правило, общение является двусторонним процессом. Помимо того, что вы должны слушать, вы также должны практиковать привычку участвовать и задавать вопросы. Общение на рабочем месте становится более эффективным, когда вы задаете открытые вопросы, выявляете и проясняете неправильные представления и предлагаете новые идеи. Помните, чем больше вы участвуете в процессе коммуникации, тем больше вы понимаете истинное значение сообщения.

Заключение

Эффективное общение на рабочем месте необходимо для успеха в бизнесе.Без него организации будет сложно выполнять задачи и объединяться в достижении бизнес-целей.

Таким образом, соблюдая приведенные выше рекомендации, вы сможете хорошо общаться со всеми на работе. Таким образом, вы можете установить прочные рабочие отношения, предотвратить путаницу и поддерживать благоприятную рабочую среду для себя и людей, с которыми вам приходится работать.

25.08.2020

5 эмпирических правил эффективного общения с персоналом и клиентами —

Коммуникация является ключом к успеху любого бизнеса, большого или малого, будь то внутренняя коммуникация или общение с клиентами с помощью маркетинговых материалов.Он рассказывает персоналу и клиентам многое о бизнесе и его ценностях. Эти 5 эмпирических правил эффективного общения с персоналом и клиентами укажут вам правильное направление…

Деловое общение выходит за рамки сказанных слов или печатается и может положительно сказаться на эффективности бизнес-операций, если является ясным и кратким. Даже самое лучшее общение зависит от всех получение сообщения и получение его правильно, как и предполагал отправитель. Начинать убедившись, что существует надежная коммуникационная стратегия и обязательство регулярно пересматривать его.

Прослушать

Умение слушать важно, но помимо этого крайне важно слышать. Слишком часто владельцы бизнеса так сосредоточены на сообщении, которое они посылая, что они забывают слушать любые сообщения, возвращающиеся. Коммуникация — это, в конце концов, двусторонний процесс, и сообщение не получено, как и ожидалось, и на него ответили, оно остается просто передачей. Будь то внутренняя презентация или звонок в службу поддержки клиентов, деловое общение опирается на обратную связь.

Инструменты для работы

Правильные инструменты для эффективного делового общения зависят от характера вашего бизнеса, и правильный выбор напрямую повлияет на успех вашего общения. Вполне может быть период проб и ошибок, пока вы найдете правильное сочетание электронной почты, конференц-связи, печати и многого другого. Будьте готовы сохранять непредвзятость.

Коммуникация может также включать информацию, которую люди искать себя, будь то клиенты, сотрудники или другие заинтересованные стороны в бизнес.Подумайте, какую информацию они хотели бы видеть и сделать убедитесь, что он легко доступен, будь то информация о доставке или правила предоставления отпускных. Опять же, убедитесь, что он поддерживается в актуальном состоянии и актуальны.

Правила для связаться по телефону
  1. Не вступайте в полемику. Это редко работает хорошо, потому что вы всегда сразу оттолкнете группу людей.
  2. Будьте проще. Будут времена, когда вам нужно передать сложные сообщения, и когда они возникнут, тщательно продумайте механизм, который вы используете; о чем-то сложном нельзя сообщать по электронной почте или в текстовом сообщении.Если есть возможность, выбирайте лично — в форме группового брифинга, видеоконференции или телефонного звонка, если ваша аудитория достаточно мала. Использование текстовой опции открывает слишком много возможностей для непонимания.
  3. Избегайте жаргона. Особенно, когда сообщение сложное, имеет смысл использовать простой язык. Избегайте потенциальных препятствий на пути понимания вашего сообщения, избавляясь от профессионального жаргона.
  4. Визуализация. Везде, где можете, используйте изображения, но убедитесь, что они имеют отношение к вашему сообщению и поддерживают его, а не отвлекают.
  5. Будьте профессиональны. Деловое общение должно поддерживать профессионализм, даже когда бренд носит неформальный характер. Будьте почтительны во все времена.

Нет никакой гарантии, что правильная коммуникация сделает бизнес успешным, но вы можете быть уверены, что если вы не сделаете коммуникацию правильной, она не достигнет своих целей.

Общение и поведение в деловой среде

«Ты сделал , а НЕ , просто сделай это!»

Были ли вы когда-нибудь в ситуации, когда вы либо а) произносили эту фразу про себя, либо б) восклицали ее коллеге? Обидно, да? Почти каждый совершал бизнес-ляп (или десять), которых можно было бы легко избежать при небольшом планировании и обдумывании.Прочтите несколько жизненно важных советов и приемов, чтобы избежать дальнейших оплошностей в деловом этикете и общении.

Корреспонденция

Электронная почта

Рекомендуется отвечать на все электронные письма в течение 24 часов, чтобы гарантировать отправителям, что их проблемы услышаны и их потребности учтены. При работе с клиентами, если их опасения негативны или сильно выражены, телефонный звонок может быть более подходящим ответом, чем ответное электронное письмо.Звонок подразумевает, что вы считаете вопрос слишком важным для электронного ответа, и просто услышав человеческий голос, вы можете помочь клиентам почувствовать уважение. В дополнение к своевременным и надлежащим ответам, вот несколько правил взаимодействия, которые помогут обеспечить беспрепятственное общение по электронной почте:

  1. Отправляйте только четкие и лаконичные электронные письма . Придерживайтесь темы и спрашивайте, что вам нужно.
  2. Используйте осмысленную тему письма . Никогда не оставляйте строку темы пустой; оно не только рискует быть помеченным как спам, но и может остаться незамеченным.Строка темы, точно отражающая содержание электронного письма, способствует максимально быстрому ответу.
  3. Избегайте экстравагантного форматирования . Профессионально оформленные электронные письма не должны содержать разноцветные шрифты или изображения для фона, которые могут уменьшить размер сообщения, из-за чего получатель не сможет открыть их или будет ждать долгое время, чтобы открыть их.
  4. Использовать инструменты ответа «Нет на месте» . Независимо от того, сможете ли вы проверить свою электронную почту, когда не на работе, сообщите отправителям, когда они могут ожидать ответа.
  5. Не злоупотребляйте использованием флагов «Высокий приоритет » . Используйте экономно, иначе получатели будут вынуждены игнорировать это.
  6. Внимательно подумайте, прежде чем использовать «Ответить всем ». Кто является субъектом и должен ли он читать ваш ответ? Задайте себе эти вопросы, прежде чем отвечать всем отправителям/получателям.
  7. Отдельные рабочие и личные учетные записи электронной почты . Если это не чрезвычайная ситуация или смягчающие обстоятельства, никогда не используйте свою рабочую электронную почту для личной переписки.Это позволяет вам расставлять приоритеты для ваших электронных писем и не допускать несвязанных личных сообщений к вашей бизнес-сети.
  8. Будьте внимательны и доступны. Никогда не используйте электронную почту для прекращения отношений или контракта. Всегда указывайте строку для подписи, которая предоставляет альтернативные способы связи с вами.

Телефон

Раньше ответ на телефонный звонок считался обычной деловой вежливостью, но современные технологии задают вопрос:  Что, если вы пропустите звонок, а звонящий не оставит голосовое сообщение? Ожидание текстового указания может быть нормальным в личном общении, но в бизнесе лучше всего как можно быстрее перезвонить на пропущенный вызов.Иногда вызывающий абонент уже отправил электронное письмо для доставки сообщения, и в этом случае уместно пропустить ответный вызов и просто ответить. В ситуациях, когда сообщение было оставлено, всегда перезванивайте по телефону, если вам обещали или просили перезвонить. Если были указаны временные рамки, получатель должен сделать все возможное, чтобы перезвонить как можно быстрее в рамках этих рамок. В дополнение к своевременным и надлежащим ответам, вот несколько правил участия, которые помогут обеспечить бесперебойную телефонную связь:

  1. Представьтесь .Даже с идентификатором вызывающего абонента не вступайте в разговор; напомните человеку, которому вы звоните, кто вы и почему вы общаетесь.
  2. Говорите четко . Произношение является ключевым моментом, когда у вас нет сигналов языка тела, которые можно было бы уловить. Говорите медленно, чтобы собеседник мог вас понять.
  3. Прослушать запросы . Отложите другие задачи и активно слушайте собеседника. Задавайте дополнительные вопросы для уточнения, чтобы показать, что вы вовлечены в разговор.
  4. Сделайте звонок, который вы хотели бы получить .Применяйте золотое правило, ведя легкий дружеский разговор, который приносит пользу обеим сторонам.
  5. Оставлять краткие голосовые сообщения . Сделайте это коротким и приятным, не забудьте указать свою контактную информацию и краткий указатель того, почему вы звоните.
  6. НЕ : Отвечайте на телефонные звонки слишком небрежно, оставляйте людей на линии ожидания на долгое время, говорите с набитым ртом, используйте сленг или говорите слишком громко. При отсутствии личных кабинетов будьте внимательны к своему объему и к тем, кто использует ваше общее рабочее пространство.

Итог : Будьте гибкими и придерживайтесь формы общения, которую предпочитают ваши клиенты. Если в вашем офисе или компании используются передовые технологии или приложения, которыми должен пользоваться клиент, имейте в виду, что они, скорее всего, не сталкивались с ними, и предложите обучить их лучшим практикам.

Питание

Поднимите руку, если вы когда-нибудь заходили на офисную кухню и видели над раковиной табличку с надписью: «Твоя мама здесь не живет.Убери за собой!» Хотите верьте, хотите нет, но обед в офисе не обязательно должен быть таким пассивно-агрессивным, а деловые обеды не должны вызывать приступ паники. Следуйте этим полезным советам для полноценного и приятного приема пищи:

В офисе

  1. Не ешьте за рабочим столом . Прихлебывание напитков и разбрасывание остатков пищи следует оставить для комнаты отдыха, кухни или других мест общего пользования, где не ведется бизнес.
  2. Не разогревайте в микроволновой печи и не ешьте вонючую пищу .Будьте внимательны к своим коллегам. Если вы не хотите ощущать запах разогретого лосося весь день, то, скорее всего, они тоже не захотят, а запах будет сохраняться еще долго после того, как еда будет убрана. Точно так же подумайте о том, чтобы держать зубную щетку на работе, если у вас есть склонность к сильным приправам, таким как чеснок или лук.
  3. Приборы :
    1. Если вы используете последний кофе в кофейнике, добавьте его для следующего человека.
    2. Убери за собой. Если ваши спагетти разбрызгиваются по всей микроволновой печи или ваши крошки покрывают тостер, вытрите их для следующего человека.
    3. Управление холодильником. Не занимайте все пространство и не оставляйте скоропортящиеся продукты — кладите в холодильник только то, что собираетесь съесть в этот день, — и НИКОГДА не ешьте что-то, на чем четко написано чье-то имя.

В ресторане

  1. Пожать друг другу руки и представиться каждому за столом перед едой, если это возможно.
  2. Расслабься и будь собой. При необходимости съешьте что-нибудь легкое перед едой; таким образом, вы не будете так голодны, что позволит вам больше сосредоточиться на разговоре, чем на еде или одержимости этикетом.
  3. Всегда кладите салфетку на колени.
  4. Заказывайте продукты, которые легко есть, и избегайте блюд с плохой репутацией, таких как спагетти или жирный бургер.
  5. Следуйте примеру хозяина, когда дело доходит до заказа алкогольного напитка. Если вы решили выпить, ограничьтесь одним пивом или бокалом вина.
  6. Не принимать звонки.
  7. Позвольте клиенту/работодателю вести разговор.
  8. Следите за своей осанкой. Около 80% общения выражается языком тела.
  9. Оставьте тяжелый разговор на время еды, а перед этим заведите легкий разговор.
  10. Не спорьте из-за чека и не предлагайте чаевые; хозяин, пригласивший вас, должен позаботиться об обоих. Обязательно поблагодарите их за еду, пожмите друг другу руки перед уходом и поддерживайте хороший зрительный контакт.
Гигиена и внешний вид

Гигиена очень важна на рабочем месте, особенно когда личное пространство ограничено, а коллективные собрания обязательны.Поскольку «чистота» означает для каждого что-то свое, не говоря уже о культурных аспектах, ознакомьтесь со стандартами, установленными профессионалами отрасли:

.
  1. Всегда используйте дезодорант . Если вы человек, который сильно потеет, держите в офисе запасную блузку или рубашку, чтобы при необходимости можно было освежиться, особенно перед важной встречей или презентацией.
  2. Избегайте чрезмерного ароматизации одеколоном или духами , которые часто могут быть такими же неприятными, как запах тела.Имейте в виду, что ваши коллеги и клиенты могут быть гиперчувствительны к определенным аллергенам или запахам.
  3. Будьте всегда презентабельны . Это означает регулярное принятие душа и поддержание внешнего вида в соответствии со стандартами компании, особенно в том, что касается одежды, причесок и видимых татуировок. В случае сомнений проконсультируйтесь со своим непосредственным руководителем или отделом кадров.
  4. Курение:
    1. Делайте это как можно реже и всегда придерживайтесь политики компании в отношении количества и продолжительности перерывов.
    2. Отойдите подальше от здания. Дым путешествует, и впускные отверстия неизменно возвращают его обратно внутрь.
    3. Используйте мятные леденцы или жевательную резинку после каждой сигареты. Если вы проводите личную встречу, почистите зубы. Дыхание курильщика может сильно отталкивать некурящих.
    4. Погасите сигарету в соответствующей емкости. Если его нет, избавьтесь от приклада безопасным и осторожным образом.
    5. Некурящие: проявите некоторую терпимость и внимание.Многие курильщики хотели бы бросить, но не могут. Избегайте втирать это или жаловаться. Если подходящей политики в отношении курения не существует, попросите ее ввести.
Построение отношений

Ценные связи начинаются с хорошего первого впечатления и хорошо отточенной социальной грации или способности вежливо взаимодействовать в деловых сценариях. Выяснение того, кого вы не знаете, часто так же важно, как и то, кого вы знаете, и использование этих отношений для создания связей — важный навык, который нужно добавить в свой арсенал.Кроме того, иногда наиболее важным аспектом общения является умение слышать то, что не было сказано, поэтому не стоит недооценивать важность четкого, подходящего языка тела. Развитие прочных партнерских отношений требует основы взаимного доверия и уважения, а хороший деловой этикет поможет открыть двери и держать их открытыми. Следуйте этим советам, чтобы начать:

  1. Не продавать . Цель нетворкинга и других мероприятий, направленных на построение отношений, заключается в следующем: познакомиться с людьми! Если кто-то кажется особенно заинтересованным, предложите ему свою контактную информацию и пообещайте ответить на следующий день.
  2. Умерь свой энтузиазм . Нетворкинг-мероприятия — не время для поэтических рассуждений о том, какая у вас замечательная компания. Делитесь столько, сколько требуется в разговоре. Вы не хотите быть человеком, который монополизирует разговор.
  3. Запомните свой шаг в лифте . Вас спросят, чем вы занимаетесь или в какой компании работаете. Если вы говорите о своей компании или своей роли, подготовьте остроту, которая выходит за рамки только вашего названия. То же самое верно и для предпринимателей.Выйдите за рамки простого названия вашей компании и добавьте немного красок в качестве объяснения того, чем занимается ваша компания.
  4. Не зацикливайтесь на закусках . Это относится как к бару, так и к закусочной, если она есть. Освободите место для других людей, чтобы они могли насладиться напитками и закусками. Вы не хотите, чтобы люди спрашивали, есть ли что-нибудь в вашем холодильнике дома. Возьмите напиток, поздоровайтесь с человеком рядом с вами и идите дальше.
  5. Поддерживайте зрительный контакт .Нет ничего хуже, чем разговаривать с кем-то и постоянно сканировать комнату. Если вы следите за кем-то, скажите об этом, иначе будет казаться, что вы ищете кого-то более интересного для разговора, и это вряд ли способ расположить к себе нового контакта.
  6. Вежливо вливайтесь в группу . Не подходите к группе и не начинайте говорить, даже не представляя себя, так как вы понятия не имеете, что вы можете перебить.Вместо этого подойдите, улыбнитесь и установите зрительный контакт с одним или двумя людьми. Предполагая, что они порядочные люди, тогда в подходящее время кто-то представится, и вы можете сделать то же самое. Если этого не произойдет через пару минут, спишите это на отсутствие у них социальной грации, извините меня и уходите. Всегда есть с кем поговорить.
  7. Визитные карточки :
    1. Инвестируйте в качественные визитные карточки. Это продолжение вашей профессии и компании, которую вы представляете.Разумно представить визитку с продуманным макетом, цветовой гаммой и шрифтами.
    2. Перед заказом обязательно попросите кого-нибудь проверить новые визитные карточки. Стыдно раздавать карты с неправильными данными и дорого обходится их замена.
    3. Никогда не выходите из дома или офиса без визитных карточек. Нет ничего более непрофессионального, чем забыть или исчерпать карты, плюс это может привести к упущенным возможностям.
    4. Никогда не просите у другого человека его визитную карточку.Вы должны «отдать, чтобы получить», поэтому инициируйте обмен, предложив свою карту тому, чью карту вы хотели бы получить взамен.
    5. Не давайте свою визитку всем, кого встречаете на мероприятии. Хотя цель нетворкинга состоит в том, чтобы связаться с как можно большим количеством людей, вам все равно необходимо определить квалифицированных потенциальных клиентов, источники рекомендаций или будущих работодателей. Проще говоря, вам нужно выбирать, с кем вы собираетесь обмениваться картами.
Социальные сети

Скорость, с которой меняются Интернет и социальные сети, ошеломляет, поэтому трудно предсказать, как будут происходить онлайн-разговоры в ближайшие годы.Однако одно остается неизменным: людям нравится, когда к ним относятся с уважением, заботой и вниманием в Интернете. Не совершите ошибку, которая останется в позоре скриншотов и будет следовать за вами до конца вашей профессиональной жизни! Читайте о том, как оставаться подкованным в социальных сетях:

  1. Прочтите «комнату ». Говорить правильные вещи в нужное время — это важно. Изящество, красноречие и хороший разговор — вот что вам нужно. Вдумчиво применяйте юмор, остроумие и индивидуальность. Выглядите как безупречный профессионал, слушая, прежде чем говорить, иначе вы застрянете, пытаясь сохранить лицо в ситуации, когда уже слишком поздно.Другие передовые методы включают в себя:
    1. Изучите свою аудиторию
    2. Определите лучшее время для публикации
    3. Используйте правильные размеры изображений
    4. Используйте соответствующие слова и фразы
  2. Откажитесь от бота при прямом общении со своей аудиторией . Автоматизация социальных сетей хороша, но только не при общении с реальными людьми. Люди больше не будут относиться к вашему бренду или, что еще хуже, сообщать о вашем бренде как о спаме. Качество всегда лучше количества.
  3. Быстро реагировать на людей .Пятьдесят три процента людей, задающих компании вопрос в Твиттере, ожидают ответа в течение часа. Для жалоб это число увеличивается до 72 процентов. Если ответы на сообщения отнимают слишком много времени или выходят за рамки вашего репертуара, назначьте эти обязанности членам команды.
  4. Не игнорируйте негативный отзыв , это может привести к плохому пиару. Лучший способ перевернуть цифровой хмурый взгляд с ног на голову — взяться за дело сразу же. Используйте эту возможность, чтобы показать, из чего на самом деле сделаны вы и ваш бренд.
  5. Будьте вежливы со сверстниками, несмотря ни на что . Подшучивания над конкурирующими брендами в социальных сетях могут быть интересными и полезными, а люди, которые смотрят, могут видеть, как вы двигаетесь и ладите с другими в своей области. Но если это становится уродливым, вы тратите драгоценное время, выглядите непривлекательно и побуждаете людей уйти, а не покупаете, когда разносите других. Если кто-то звонит вам в социальных сетях, оставайтесь наготове, оставайтесь милым и не скрывайтесь. Отвечайте уважительно, выбирая дорогу, чтобы все видели, как хорошо вы себя ведете.Кроме того, ваша аудитория (и их аудитория) заслуживает того, чтобы услышать всю историю. Будьте профессиональны, уважительны и милы. Всегда. Это принесет вам больше поклонников, больше лайков и больше бизнеса.
  6. Будьте осторожны с хэштегами . Хэштеги — это круто — они помогают людям искать и находить вас и ваш бренд. Однако, если вы переусердствуете, они просто станут шумными и отвлекающими — и заставят вас выглядеть отчаявшимся. Используйте хэштеги экономно и с умом, чтобы они имели больше смысла.
  7. Не смешивайте бизнес и удовольствие .Используйте инструмент для управления своими бизнес-аккаунтами в одном месте. Это держит все безопасно и отдельно. Такая программа, как Hootsuite, позволяет создавать вкладки для каждой учетной записи в социальной сети. Подумайте, прежде чем публиковать — это намного проще, чем извиняться перед аудиторией и боссом.
  8. Следовать с целью . Подписка на всех и кого угодно разбавит ваш бренд, не говоря уже о том, что ваши ленты будут перенасыщены нерелевантными сообщениями, которые запятнают репутацию вашего бренда. Количество подписчиков не самое главное; это может говорить о том, насколько люди осведомлены о вашем бренде, но контекст важнее.Прежде чем перейти на другую страницу, спросите себя, могут ли они помочь вам, а вы им? Да? Затем обязательно нажмите «Подписаться».
  9. Дайте кредит. Социальные сети — это мусорная корзина для контента. Показывайте и делитесь постоянным потоком отличного контента, если вы отдаете ему должное, а не принимаете его. Упомяните псевдоним создателя в сообщении, попросите его разрешения поделиться (и получить баллы за вежливость) или поделитесь им и сделайте очевидным, что это не ваше.
  10. Не разглашайте .Чрезмерный обмен означает разные вещи для разных людей и разных отраслей, но хорошее эмпирическое правило для большинства компаний — не публиковать более одного раза в день, чтобы вы не рискуете остаться без подписки. Если по какой-то причине вы собираетесь изменить свою посткаденцию, сообщите об этом людям. Согласно журналу Inc., ваша деятельность должна выглядеть так:
    1. Facebook : 1 сообщение в день
    2. Твиттер : 15 твитов в день
    3. Pinterest : 11 пинов в день
    4. LinkedIn : 1 сообщение в день
    5. Instagram : 1–2 публикации в день
  11. Полегче на тон .Хвастовство, жалобы, возражения или высказывания в больших дозах отталкивают читателей. Вы будете ассоциировать свой бренд с негативом.
  12. Примените золотое правило . Поступай так, как ты хочешь, чтобы поступали другие. Хотите, чтобы вас зачислили? Кредит другим. Хотите, чтобы с вами обращались вежливо? Отвечайте вежливо. Хотите, чтобы люди делились идеями, а не рекламными акциями? Делитесь идеями, а не рекламными акциями. Вы поняли. Будьте тем человеком (и брендом), которым хотите видеть других.
  13. Относиться, а не продавать . Люди в социальных сетях хотят взаимодействовать с другими людьми, а не с машинами.Обратитесь к пункту №2.
  14. Интересоваться, не интересоваться . Когда вы пытаетесь быть интересным, вы делаете это о себе. Когда вы проявляете интерес, вы делаете это о них. Человек мало чему учится, когда сосредоточен на передаче информации, а не на ее получении, и это абсолютно лучший способ связаться с другими.

Золотое правило социальных сетей таково:  Если вы не планируете активно участвовать в платформе (см. № 10 выше), лучше вообще там не быть .Нет ничего более отталкивающего для потенциального клиента, чем пустая или устаревшая учетная запись в социальной сети! Многие компании сообщают о значительных преимуществах активного присутствия в социальных сетях, но если у вас нет времени на это, наймите профессиональную фирму по связям с общественностью и коммуникациям , которая сделает эту работу за вас!

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.