Содержание

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем


Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

 

Содержание

  1. Многообразие форм тайм-менеджмента
  2. Определение целей управления временем
  3. Этапы управления временем: прежде чем начать
  4. Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

  • причину и повод управления временем;
  • цель управления временем;
  • ценности и принципы управления временем;
  • философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем

— комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (

Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

  1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
  2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
  3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
  4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

  1. регистрация времени;
  2. управление временем;
  3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных…
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути…
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял…
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен…
Не забывай про время.
Будь здоров.

 

 

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

 

 

  • Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
  • Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

  1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
  2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
  3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

  • замедляемся,
  • ошибаемся,
  • стрессуем,
  • перестаем чувствовать жизнь,
  • начинаем забывать важные вещи,
  • разрушаем отношения с близкими,
  • становимся эмоционально нестабильными,
  • теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

  • Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
  • Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
  • Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
  • Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
  • Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

  • Запланируйте задачу.
  • Поставьте таймер на 25 минут.
  • Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
  • После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
  • После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
  • Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

  • Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
  • На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
  • На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

5 основ тайм-менеджмента

В наше время очевидно, умение управлять своим временем — залог не только профессионального успеха, но и гармоничной жизни без суеты. Так как же сделать время своим другом и союзником?

Я расскажу о нескольких эффективных инструментах, которые помогут вам в самоорганизации.

1. Осознайте ценность времени!

Об этом способе очень точно написал Альберт Камю: «Вопрос: как добиться того, чтобы не терять зря времени? Ответ: прочувствовать время во всей его протяженности. Средства: проводить дни в приемной зубного врача на жестком стуле; слушать доклады на непонятном для тебя языке; выбирать самые длинные и самые неудобные железнодорожные маршруты, торчать в очереди у театральной кассы и не брать билета на спектакль и т. д. и т. п.». 

Такие ситуации вызывают раздражение из-за бессмысленности и бесполезности проведенных часов, тем самым создавая чувство ценности времени, желание его беречь и тратить только на значимые события.

2. Начните фиксировать расход времени!

В течение трех дней (двух будней и одного выходного) каждые 10 — 15 минут фиксируйте свою занятость. Практика показывает, что результаты радуют далеко не всегда, но задуматься они точно заставят.

В процессе выполнения этого упражнения хорошо проявляются «хронофаги»- «пожиратели времени»- дела, ситуации, события, которые безрезультатно расходуют время.

«Хронофагами» могут быть:

  • излишнее просиживание у телевизора или в интернете,
  • неграмотная система ведения дел («бумажные завалы» или отсутствие четкой цели),
  • персональная неорганизованность («сидром откладывания» или чрезмерная суетливость),
  • люди, чьи визиты и телефонные звонки отрывают от дел.

Попробуйте выявить три-пять типичных для себя «хронофагов» и в течение месяца действовать иначе, наперекор привычкам. Результаты не заставят себя ждать!


3. Используйте свои пять пальцев для контроля за делами и временем!

Методика следующая: каждый палец символизирует один из параметров, с помощью которых контролируется движение к цели. В течение дня достаточно лишь посмотреть на ладонь и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры.

  • М (мизинец) — мысли, знания, информация. «Что нового я сегодня узнал?», «Какие знания приобрел?»,
  • Б (безымянный палец) — близость к цели. «Где я нахожусь относительно достижения желаемого?», «Что я сегодня сделал, чего достиг?».
  • С (средний палец) — состояние. «В каком эмоциональном состоянии я прожил сегодняшний день?», «Что было связано с положительными эмоциями и энтузиазмом при достижении цели?», «Как я справлялся с негативными состояниями и поддерживал свой настрой в течение дня?».
  • У (указательный палец) — услуга, помощь, сотрудничество. «Чем я сегодня помог другим?», «Познакомился ли я с новыми людьми?», «Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)?»,
  • Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. «Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддержания физической формы?», «Как позаботился о своем хорошем самочувствии?»

4. Стремитесь к результатам, а не к затраченным усилиям.

Каждая из вас встречала людей, которые нервно и гордо заявляют, что не были в отпуске уже три года, а выходные у них бывают раз в месяц. Это вовсе не говорит об их профессиональной значимости, а служит явным сигналом о неполадках в их системе самоорганизации.
Важен результат, а не количество затраченных усилий или потраченное время!

5. Всего 4 простых вопроса помогут вам организовать любые дела!

1) «Зачем вообще это делать?» — ответьте себе на этот вопрос, и вы поймёте, действительно ли стоит браться за дело. Этот вопрос очень «чистит» список дел и позволяет отсечь всё лишнее и ненужное!
2) «Почему именно я буду заниматься этим?» помогает создать перечень дел для делегирования. Если с этой работой может справиться кто-то другой, насколько необходимо ее выполнять именно вам?
3) «Почему это надо делать именно сейчас?» — позволяет установить оптимальные сроки выполнения задач, а также согласовать планируемые действия с реальными обстоятельствами.
4) «Почему я буду действовать именно в такой форме?» — позволяет оптимизировать процесс работы, помогает избежать ненужных затрат и суетливости.

Вы наверняка слышали, что 20% усилий приносят 80% результатов. На практике это означает, что необходимо найти те самые 20% ключевых действий, которые принесут 80% желаемого результата, то есть начинать с главного, и лишь затем приступать к второстепенным задачам.

Удачи и успеха!

Специально для Time for Woman,
Людмила Круглова, психолог, коуч и бизнес-тренер

Предыдущая статья

Мощная техника: Представьте себя через год

Сколько бы ни говорили про то, что мысли управляют нашей жизнью, вы не до конца в это не поверили и осознали. Это объяснимо, ведь поверить в то, что нельзя пощупать, очень непросто:) Но сейчас вы можете сделать исключение, уделив себе ровно 15 минут.

1

Также интересно

Знаете ли вы?

5 необычных массажных техник

Расслабление — дело нужное и очень приятное. Профессиональный массаж бывает разный, в этой статье мы расскажем о самых нескучных экзотических методиках массажа, ведь необычное исполнение привычных вещей всегда привлекает внимание.

1

Питание

Фитнес-меню: Ореховые миксы

Орехи — идеальный вариант для перекуса дома, также их можно взять с собой и лакомиться где угодно. Особенно полезно употреблять орехи в дни активных физических нагрузок, потому что они дают организму необходимые белки, пищевые волокна, аминокислоты, минералы и витамины.

3

Написать комментарий

Написать комментарий можно после авторизации.

основы управления временем – ДеньгоДел.com

Тайм менеджмент (рус. основы управления временем) – вы знакомы с этим понятием? Мы – люди, у нас много задач, необходимых для решения. Быстрый ритм жизни не дает вовремя выполнять намеченные дела, это отражается на продуктивности. Расскажем об искусстве управления временем, историю. Проанализируем основы управления временем, виды, методики, правила. Расскажем о мотивации.

Time management

В списке много дел: подписать договор с партнерами на работе, отвести ребенка в садик, прочитать книгу, как все успеть? Хватаясь за все и сразу, мы начинаем нервничать, быстро устаем, начинается апатия. Напряжение увеличивается, продуктивность падает, понятное дело, что все это в нашей голове, но с этим нужно работать. Тайм менеджмент это — стратегия времени, цель которой повышение работоспособности. Понятие пришло в Россию из Англии. Эта группа действий, цель которой тренировка контроля вашего времени. Вы сможете правильно распределять время на работу, учебу, отдых, увеличив уровень своей продуктивности.

История происхождения техники

Кратко рассказать историю происхождения, очень трудно, поскольку история очень длинная. Бенджамин Франклин был ответственным человеком, об этом можно судить по его профессии. Ему было важно рационально использовать каждую минуту своего времени. Когда Франклину было около девятнадцати лет, он начал вести личный дневник. Описывал в нем переживания, невзгоды , желания. В своем дневнике он расчертил таблицу, в которой отмечал исполнение тринадцати добродетелей , это была одна из его техник. Его дневник превратился в ежедневник, в котором сутки были разделены на блоки: утро, день, вечер. Каждому периоду соответствовал вопрос, например, сегодня я сделал полезное? Сейчас в интернете много техник планирования, среди которых есть «техника Бенджамина Франклина».

Основы time management

Обозначьте то, чего хотите добиться в будущем:

  • Если можно кому-то доверить решение задачи, то сделайте это. Делегирование помогает.
  • Анализируйте и фиксируйте в дневнике или приложении на телефоне, сколько ресурсов тратите на выполнение дела.
  • Расставляйте приоритеты правильно. Если нужно выполнить работу в срок, то делайте сначала ее, только потом все остальное. Например, важные и срочные.

Обычно, зная о том, что у нас много свободного времени, мы часто тратим его впустую, постепенно снижая личную эффективность. Этого делать не нужно. Устройте отпуск, развивайтесь, смотрите поучительные фильмы, читайте интересные книги, вот на что нужно тратить в частности свободное время, изредка позволяя себе лежать на диване и прокрастинировать.

Виды тайм-менеджмента

Бизнесмены и предприниматели, выделяют виды тайм-менеджмента: социальный, личный, профессиональный. Поговорим о них подробнее. Личный используется человеком, как для работы, так и в собственных целях. Для начала распланируйте свой день: зарядка, чтение книги, работа. Далее, подкрепите все это мотивацией: цитатой известного человека или высказыванием из фильма. Вспомните, что именно приносит вам удовольствие, тем и займитесь в ближайшее время. Это поможет вам достичь результата.

Социальный — используется на работе, дома, компаниях и на предприятиях. Нужен он для того, чтобы эффективность в группах была выше среднего уровня. Представим ситуацию: вы начальник крупной корпорации, со своей командой разрабатываете план на будущую неделю. Эффективность выполнения плана зависит от того, как будут работать подчиненные. Если работа в группе будет слаженной, то выручка компании вырастет, соответственно доход подчиненных улучшится. Но, если в группе будут конфликты и не налажена личная эффективность, успеха не видать. Помните об этом.

Следующий вид профессиональный. Актуален в компаниях, для начальников подразделений. Он необходим для грамотного планирования деятельности крупных компаний, разбора рабочего графика подчиненных. Именно в этом виде тайм-менеджмента в полной степени используется метод расстановки приоритетов. Владелец бизнеса понимает, какие задачи имеют вторичный или первичный характер. В соответствии с этим руководитель определяет задачи конкретно для подчиненных и контролирует их выполнение точно в срок.

Методы тайм-менеджмента

Управленцы, начальники, бизнесмены используют методики управления временем. Первая, которую мы рассмотрим, составление списка дел. Каждый из вас не раз составлял список того, что нужно сделать, поэтому этот метод прост. Вы прописываете дела в соответствии с приоритетностью выполнения: важно, срочно, подождет.

Следующая методика управления личным временем носит имя «Paretto». Итальянский экономист задумался о том, сколько сил мы вкладываем на достижение целей и задач. Он установил, что двадцать процентов вложенных в дело усилий, средств и ресурсов, обеспечат восемьдесят процентов результата. Представим ситуацию: скоро экзамен, подготовиться к экзамену нужно, но вы не знаете нужную информацию. Тогда, обратимся к книгам, словарям и энциклопедиям. Если вы приложите двадцать процентов усилий, то найдете восемьдесят процентов нужной информации для экзамена.

Еще одна техника называется ABC, в честь первых букв английского алфавита. Используя этот метод, вы делите задачи на три группы: первостепенные задачи, требуют выполнения сегодня. Они трудоемкие. Группа задач, которые не так важны, как первые. Делегируйте их. Третья группа-это дела, на которые можно тратить много времени. У них нет срока сдачи, завтра или через неделю. Последний метод управления временем эффективен. Если следовать правилам и методикам, добьетесь личной эффективности.

Когда тайм-менеджмент бесполезен?

Время это дорогой и невосполнимый ресурс. Тайм-менеджмент нельзя использовать для возврата времени, потраченного впустую. Мы контролируем только то время, которое у нас здесь. Вы живете последовательным решением задач, по списку. Вы в ущерб себе бьетесь и решаете задачи для результата.

Мотивация

Основами управления временем можно овладеть за короткий срок. Предлагаем список книг, с описанием и отдельными характеристиками к прочтению. После изучения, вы сможете в полной мере контролировать время и добиться результата и продуктивности.

Тайм-менеджмент. Полный курс. Учебное пособие. Под редакцией Архангельский Г., Лукашенко М., Телегина Т., Бехтерев С. Методы планирования времени показаны на личном, социальном и профессиональном уровнях. В книге правила достижения человека успеха с помощью мотивации и приоритетных расстановок. Изучите понятия и задачи тайм-менеджмента. Тогда с легкостью сможете применить на практике.

Искусство управлять временем. Автор: Бодо Шефер. В книге автор показывает, что такое искусство руководства. Это то, где вы создаете и планируете жизнь. Изучив приемы и методы книги, вы найдете время на задуманное.

Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников. Автор книги, Александр Фридман, рассказывает читателю о пожирателях времени, которые отрицательно сказываются на работе подчиненных и точного управления.

Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений. Книга Глеба Архангельского подтверждает факт: для ведения бизнеса, начальнику постоянно нужно контролировать и стимулировать работу подчиненных.

Изучите высказывания известных людей. Они помогут с мотивацией. Читайте книги и самосовершенствуйтесь. Помните о правилах и методиках.

Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. В конце периода — месяца или года — выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Заключение

Владения основами Тайм-менеджмента помогут распределить время грамотно. У тайм-менеджмента 15 плюсов и всего 3 минуса. Овладев этими техниками и применив их, первые положительные результаты вы заметите уже через неделю. Главное – анализируйте работу правильно, расставляйте приоритеты. Это позволит добиться поставленных целей.

Напоследок расскажем о принципе равновесия. У вас скоро интересный проект? Объем работы вырастет? Приготовьтесь заранее к выполнению. Не паникуйте и выполняйте спокойно. Работая до изнеможения, вы навредите себе и окружающим. Следите за здоровьем, уделяйте время работе, физическим нагрузкам, семье, друзьям и любимым.

что это, техники и основы управления временем

Управление временем — ключевой навык в организации рабочего процесса. Чтобы планировать расписание, расставлять приоритеты и справляться со всеми задачами, нужно правильно распределять время. Дедлайн близко, организм в постоянном стрессе, а работы не становится меньше — знакомая ситуация? Техники тайм-менеджмента создают понятную последовательность действий, где каждая минута приносит пользу.

Тайм-менеджмент (с англ. «управление временем») — это организация, учет и распределение ресурсов времени. Повернуть стрелки часов вспять невозможно, к сожалению. Но метод учит эффективно использовать рабочее время, чтобы выполнять задачи качественно и в короткие сроки. Такое управление освобождает пространство для жизни: любимых занятий, семьи и близких, отдыха.

Древнеримский философ Сенека еще две тысячи лет назад задумался, сколько времени уходит на полезные и бесполезные вещи. Он начал письменный учет распорядка дня, оценивая каждый период по полезности и наполненности.

Итальянский писатель эпохи Возрождения Альберти считал, что для успеха в делах нужно знать, как тратить время с пользой. Каждое утро он начинал со списка дел и расставлял задачи по степени важности — от главного к второстепенному. 

Несмотря на отдельные работы писателей, философов и ученых, вопросами тайм-менеджмента всерьез заинтересовались только в 80-х годах прошлого века. 

Тайм-менеджмент призван сделать жизнь проще с помощью упорядочивания и расстановки приоритетов. На это работают его основные задачи:

  • ведение учета времени;
  • оптимизация временных ресурсов;
  • планирование по отрезкам: день, неделя, месяц;
  • работа с мотивацией.

Существует много разновидностей управления временем: для бизнесменов, художников, домохозяек, родителей. Чтобы не запутаться в поисках подходящего, выбирайте из трех главных пластов:

  • Личный тайм-менеджмент. 

Это оптимизация затрат времени на разные жизненные сферы. Цель личного тайм-менеджмента — понять, что мешает человеку стать успешным в жизни, и достичь желаемого.

  • Профессиональный тайм-менеджмент. 

Этот вид управления временем повысит эффективность в профессиональной деятельности. Специальные методики помогут развить нужные трудовые навыки и компетенции, чтобы больше успевать.

  • Корпоративный тайм-менеджмент. 

Главная задача здесь — согласовать процессы внутри организации для большей продуктивности. Время экономят за счет оптимизации бизнес-процессов и изменения мышления сотрудников.

Тайм-менеджмент может изменить жизнь, решив одну проблему — постоянную нехватку времени. Из-за которой вытекают другие трудности: хроническая усталость, стресс, неудовлетворенность, отсутствие развития. Навык планирования полезен не только для конкретного вида деятельности. Новые привычки могут прочно закрепиться в повседневной жизни. Преимущества тайм-менеджмента заключаются в: 

  • повышении продуктивности;
  • умении расставлять приоритеты; 
  • быстром выполнении задач; 
  • привыкании к дисциплине и самоорганизованности.

В управлении временем важно знать теорию, но главное — практика. Эти пять принципов применимы ко всем техникам тайм-менеджмента. Какую бы вы ни выбрали, помните о базовых правилах:

  • Планирование действий. Планы бывают как краткосрочными (день, неделя), так и долгосрочными (месяц, квартал). Для масштабных проектов используйте декомпозицию — прописывайте цели, а под них задачи и подзадачи. Важно оставлять запасное время на непредвиденные обстоятельства.
  • Формулирование целей. Конкретизируйте их. Не просто «увеличить продажи за месяц», а «выделить бюджет на рекламу», «провести обучение сотрудников», «подготовить новые скрипты продаж» — каждый шаг влияет на достижение цели.
  • Создание плана. Для последовательного и наглядного планирования существуют специальные инструменты. Они иллюстрируют прогресс, помогают отследить проблемные места и сбои, внести правки.
  • Разделение задач по приоритетам. Выделяйте время как на неотложные планы, так и на второстепенные задачи.
  • Организация отдыха. Чтобы не истощить свои ресурсы, не концентрируйтесь слишком долго на одной задаче. Не забывайте, что досуг должен быть таким же качественным, как и работа.

Техник тайм-менеджмента существует столько же, сколько и желающих им овладеть. Прежде чем выбрать подходящую для себя, займитесь планированием. 

Несколько простых инструментов и правил помогут правильно поставить цели.

Это система фильтрации целей. Каждую цель сначала проверяют на соответствие пяти пунктам и только потом разделяют на задачи:

  • Specific — конкретность;
  • Measurable — измеримость;
  • Attainable — достижимость;
  • Relevant — актуальность;
  • Time-based — ограниченность во времени.

Помогает подробно иллюстрировать текущие цели. На изображении есть сроки задач, продолжительность и этапы выполнения. Диаграмма может работать как на текущий период, так и на перспективу.

В списке задачи представлены в виде коротких фраз, которые удобно вычеркивать по мере выполнения. Простой метод фиксации актуальных целей, но подходит только для краткосрочных проектов.

В пирамиде ежедневные мелкие задачи подчинены глобальной цели и опираются на жизненные ценности. Такая схема мотивирует, так как показывает связь действий с желаемым результатом:

  • Фундамент — основные ценности и векторы развития.
  • Глобальная цель — масштабное желание, для осуществления которого необходима долгосрочная работа.
  • Генеральный план — помогает в достижении поставленной цели.
  • Долгосрочный план — составляют с точными сроками выполнения (на несколько лет вперед).
  • Краткосрочный план — строится на месяц или неделю.
  • План на день.

Хронометраж анализирует время, отведенное под задачи. Две-три недели фиксируйте, когда начинаете и заканчиваете каждое дело. Важно записывать даже мелкие задачи, чтобы проанализировать общую продуктивность и выявить проблемы.

Британский писатель и журналист Сирил Паркинсон утверждал: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено». Это значит: если задачу реально выполнить за три дня, а дедлайн через две недели, ее все равно сдадут точно в срок. Кто-то несколько раз переделывает уже готовое, другие постоянно откладывают на потом. Поэтому важно адекватно планировать дедлайн и контролировать время работы.

Карты структурируют информацию и собирают все данные в одном месте. Визуальный план с символами и картинками подробно показывает задачи на короткие и длинные сроки. Интеллект-карту можно создать на сайте или нарисовать от руки. В центре находится идея, а от нее отходят уровни с подпунктами.

Чтобы ориентироваться в задачах, нужно расставить приоритеты. Это делается несколькими способами.

В методике все планы разделяют по степени значимости:

  • «А» — срочные дела. Если их не сделать, будут серьезные проблемы.
  • «B» — значимые задачи. За невыполнение серьезных последствий не будет.
  • «С» — задачи, которые желательно сделать, но последствий за невыполнение нет.
  • «D» — можно перепоручить другим сотрудникам.
  • «E» — бесполезные дела.

Задачи решают последовательно — от уровня к уровню.

По этой методике планы делят на колонки в матричной схеме. У каждой колонки свой уровень важности:

  • важное и срочное — истечение сроков или кризисная ситуация;
  • важное и несрочное — задачи на будущее, без мгновенных последствий;
  • неважное и срочное — повседневная работа: рассылка писем, звонки, совещания;
  • неважное и несрочное — дела, на которые не стоит тратить время.

Задачи третьего сектора обычно выполняют сотрудники, а для первого и второго типа нужно участие собственника бизнеса.

Согласно этому правилу: «Каждый день нужно делать одно важное дело, три средней степени важности и пять незначительных». Так в расписании будет сразу девять дел, и меньше половины из них — важные.

Правило для тех, кому сложно выполнять по девять задач в день. Вы выбираете три самых важных дела из общего списка и концентрируетесь на них. Прием помогает не распыляться и сохранять продуктивность.

Выражается тезисом: «80% результата происходят за счет 20% усилий и наоборот». Для оптимизации времени нужно определить, какие действия относятся к эффективным 20%, и сосредоточиться на них.

Автофокус подходит творческим людям. Без каких-либо списков и расчетов, дела хаотично записывают в блокнот. Затем выбирают самые важные и срочные и выполняют их. Оставшиеся задачи переносят на завтра — и так ежедневно. Таким образом вы отсеиваете менее значимые дела и концентрируетесь на главном.

Как только составите план и определите приоритеты, выбирайте методику выполнения задач. 

Американский писатель Мерлин Манн использовал метод Zero Inbox для электронной почты — распределял входящие письма по папкам, чтобы ящик оставался пустым. Этот прием применяют и к любым делам, информации, документам. Не закрывайте список, пока не присвоите каждому пункту категорию: выполнить, отложить, делегировать, ответить или удалить. 

Согласно принципу, после пробуждения мозг находится в состоянии «fresh» — то есть, он свеж и активен. В течение дня мы постепенно устаем, мозг «поджаривается» и работоспособность снижается. Поэтому самые важные и энергозатратные вопросы нужно назначать на первую половину дня, а более простые задачи — на вторую. Список с разделами «fresh» и «fried» составляйте вечером, это займет не больше 15 минут.

Метод напоминает Zero Inbox, так как предлагает присваивать задачам одну из D: delete (удалить), delegate (делегировать), delay (отложить) или do (сделать). 

Предприниматель Тимоти Феррис проанализировал методики тайм-менеджмента и вывел свое правило: «Чтобы решать больше задач, нужно не больше работать, а лучше концентрироваться». Это основано на законах Парето и Паркинсона. Работе отводится 20% времени, а остальные 80 — отдыху и рутинным делам. Важно сохранять максимальную концентрацию в рабочее время и уделять его только значимым задачам.

Управление временем невозможно без анализа опыта. Только так можно понять, какие методы тайм-менеджмента работают эффективно, а какие не приносят результатов. Выбирайте подход с учетом сферы деятельности и личных особенностей и следите за своими ощущениями. Если понимаете, что техника доставляет дискомфорт и не работает, пробуйте следующую. Подходящий метод должен быть полностью понятным и удобным.

Чтобы управлять личным временем, нужно правильно организовывать рабочее время. Правила тайм-менеджмента помогут держать баланс между отдыхом, профессиональным развитием и саморазвитием:

  • Не берите работу на дом. Не смешивайте работу и личную жизнь.
  • Минимизируйте время на бытовые дела. В этом помогут методики распределения задач по категориям. Попробуйте делегировать часть домашних забот либо отложить их на потом. 
  • Включайте в список дела, не связанные с работой. 
  • Отдыхайте не только в выходные, но и в будние дни.
  • Не занимайтесь рабочими делами в отпуске. Это время нужно для разгрузки головы.

Вокруг тайм-менеджмента сложился ряд мифов. Возможно, именно один из них стоит на пути к вашей эффективности и свободе от стресса.

Тезис формально верный, но с подменой понятий. Управлять ходом времени нельзя, его можно правильно распределять и контролировать свои действия в каждый временной отрезок. Тайм-менеджмент — это разумный подход к распределению ресурсов, а не суперспособность.

Непрерывная работа ведет к переутомлению и выгоранию. Планирование отдыха — такая же важная часть тайм-менеджмента, как и планирование рабочих дел. Главная задача техник управления временем состоит в уменьшении объема работы и повышении эффективности труда. То есть, свободного времени будет не меньше, а больше.

Стать «роботом» и полностью подчиниться расписанию — распространенный и беспочвенный страх. Задумайтесь, как часто привычки вроде скроллинга соцсетей тратят ценное время впустую. Ежедневные шаблоны поведения лишают нас права выбора. Планирование же помогает обрести контроль над ситуацией, освобождая пространство для принятия решений.

Можно выделить следующую полезную литературу:

  • Д. Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». 

Автор книги консультирует бизнесменов и оптимизирует работу корпораций со своей методикой Getting Things Done. Она заключается в освобождении памяти от текущих дел. Для этого нужно составить подробный список задач и перенести его на внешний носитель. Организация рабочего процесса состоит из нескольких этапов: сбор данных, их обработка и уяснение сути проблемы, решение организационных вопросов, обзор альтернативных возможностей и начало действий. 

  • Т. Пичил «Не откладывай на завтра». 

Пичил указывает на то, сколько времени человек тратит, прежде чем приступить к выполнению задач. Даже сами размышления о предстоящей работе уже отнимают ресурсы и заставляют переживать. Автор, будучи психологом, предлагает выявлять бессознательные мотивы прокрастинации. В книге он детально объясняет механизм откладывания на потом и дает практические советы.

  • Б. Трейси «Тайм-менеджмент». 

Книга рассказывает об основах тайм-менеджмента. Здесь описаны техники борьбы с отвлекающими факторами, прокрастинацией. Трейси выделяет мотивацию, как важный элемент работы, и учит делегировать задачи в коллективе.

Чтобы выработать дисциплину и держать план на виду, используйте то, что всегда под рукой — смартфон. Вот самые удобные и функциональные приложения для iOS и Android: 

Создавайте задачи и прикрепляйте к ним теги, напоминания, вложения и подзадачи. В приложении есть функция расстановки приоритетов и автоматическое распределение списка покупок по категориям. Списками можно делиться — создавать совместные шопинг-листы с родными и планировать проекты с коллегами. Если не отметить выполнение задачи, приложение уничтожает виртуальное дерево в качестве мотивации. В платной версии больше возможностей: повторяющиеся задачи, индивидуальный интерфейс, напоминания с геолокацией. 

Разработчики предлагают почти те же возможности, что и в Any.do. Из преимуществ — шаблоны списков под разные цели. Так можно быстро создать план покупок или контент-план для соцсетей. Для мотивации в приложение встроен трекинг продуктивности. В премиум-версии есть напоминания и добавление задач через email.

  • «Мои дела: Планировщик задач». 

Это сервис для тех, кто не хочет разбираться с кучей дополнительных функций. Создавайте задачи и списки дел без привязки ко времени. Здесь нет тегов, фильтров и вложений. Но есть планирование будущих задач в календаре и возможность поделиться списком.

Методики тайм-менеджмента помогают организовать рабочее время так, чтобы создать гармонию всех сфер жизни. Успевать все на работе, не переутомляться и находить время для увлечений несложно — нужно лишь следовать основным правилам и не отходить от списка. 

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность. Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой. Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

  • Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
  • Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
  • Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
  • Параллельно выполнять несколько дел
  • Увеличить свое материальное благополучие
  • Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
  • Минимизировать влияние стрессов
  • Обладать свободой в поступках и выборе
  • Иметь четкий план на будущее
  • Осуществлять полный контроль над своей жизнью

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

  • Первоначальный анализ целей
  • Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
  • Точное планирование
  • Формирование и распределение приоритетов
  • Реализация
  • Контроль, управление
  • Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

  • Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
  • Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
  • Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
  • Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
  • Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
  • Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
  • Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
  • Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
  • Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
  • Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

  • «Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
  • «Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
  • «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
  • «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:

Запись вебинара Александра Фридмана О точности управления. О подходах к делегированию и контролю

Запись вебинара Александра Фридмана Внедрение хаос-менеджмента



Поделиться в социальных сетях:


Зарегистрироваться

Тренинг Тайм-менеджмент для всех

Тренинг Тайм-менеджмент для всех

Начало курса
Продолжительность
1 день (8 ак. часов)
Расписание
Сб 10:00 — 17:30
свернуть

Описание курса

Давно не секрет, что на профессиональную и личную эффективность сильно влияет то, как мы распределяем наше время, ценнейший, невозобноляемый ресурс.

Мы живем в условиях постоянного цейтнота и спешки. Мир задает нашей жизни темп на высоких скоростях. 

Тренинг Тайм-менеджмент для всех будет полезен тем, кто хочет повысить продуктивность во всех сферах своей жизни, и кто находится в поиске баланса и гармонии.

После прохождения тренинга Вы:

  • будете уметь ставить приоритеты таким образом, чтобы успевать всё
  • поймёте, как реализовать больше задач и целей за меньшее время
  • за несколько дней сбалансируете все аспекты Вашей жизни во времени, благодаря знаниям, полученным на тренинге
  • освободитесь от всех ненужных, и навязанных программ, которые отнимают у Вас время и энергию

Тренинг на 80% состоит из практики.

свернуть

Программа

Модуль 1: Основы тайм-менеджмента

  • Что такое тайм-менеджмент;
  • Факторы влияния на скорость решения задач
  • Почему и куда уходит время
  • Практика: Распределение дел. (матрица Эйзенхауэра)

Модуль 2: Организация времени

  • Включенное и сквозное восприятие времени
  • Формула изменений
  • Практика: Распределение дел. (матрица Эйзенхауэра) + колесо
  • Стадии развития личности, личностные жизненные стратегии

Модуль 3: Инструменты тайм-менеджмента.

  • Группировка схожих задач;
  • Экологичное планирование
  • Опилки времени
  • Планирование не любимых дел; (метод Помодорро)
  • Ситуационной планирование
  • Планер, я тебя люблю
свернуть

Преподаватель

Оксана

Работаю в сфере обучения персонала более 8 лет. Сертифицированный тренер, игротехник, профессиональный золотопечатный коуч Международного Эриксоновского Университета Коучинга. Автор тренингов «Легкость коммуникации», «Язык пользы», «Два кита управления», бизнес-игр «Путешествие в будущее», «Город мечты», «Кругосвет», провела более 300 личных коуч-сессий.

«Человек – это самый невероятный космос, удивительная совершенная система, полная сюрпризов и невероятного потенциала. Быть причастной к открытиям человека о самом себе – это настоящее счастье!»

Курсы программирования, тестирования, мобильных и веб-технологий от Level UP!

Учитесь с профессионалами в сфере IT-образования!

9 основных принципов тайм-менеджмента, которые должен знать каждый | Джейкоб Даль

«Вы не можете наверстать упущенное. В будущем вы можете добиться только большего». Эшли Ормон, автор

Вы изо всех сил пытаетесь найти время в повседневной суете своей жизни? Ваша работа с 9 до 5 занимает все ваше время, или вы откладываете все свои дела на выходные, а затем на следующую неделю?

Если ответ «Да» на все вышеперечисленные вопросы, вам, вероятно, нужно управлять своим «TIME.”

Тайм-менеджмент — очень важный навык, который большинство людей хотели бы улучшить. Однако они постоянно натыкаются на поиски способов управления временем. Хотя существует множество стратегий управления временем, некоторые из них работают в любой ситуации.

Без лишних слов, вот главные и основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут вам вести продуктивную и сбалансированную жизнь.

1. Планирование

Планирование всегда важно, чем бы вы ни занимались.Потратьте несколько минут утром, чтобы спланировать свои дела на день. При напряженном графике сведите к минимуму отвлекающие факторы.

Вы также можете использовать различные инструменты личного планирования для планирования и организации своего расписания. Эти инструменты включают календари, настенные диаграммы, блокноты, электронные планировщики, карманные дневники и каталожные карточки. Составьте список всех своих задач и расписаний, чтобы вы могли сосредоточиться на своих приоритетах в своем инструменте планирования.

При использовании инструмента планирования учитывайте следующие важные моменты:

  • Запишите всю информацию только о вашем инструменте.
  • Ежедневно просматривайте свой инструмент планирования.
  • Всегда носите с собой инструмент планирования.
  • Составьте список своих приоритетов в инструменте и придерживайтесь его.
  • Если вы используете электронный планировщик, синхронизируйте его с компьютером и регулярно заряжайте батареи планировщика.
  • Убедитесь, что у вас есть резервная система для вашего инструмента планирования.

В конце каждого рабочего дня потратьте несколько минут на то, чтобы быстро составить в уме список дел, которые нужно сделать на следующий день.Это мысленно отложит в уме самые важные обязанности и выкинет из головы менее важные на следующий день.

2. Организуйте и расставьте приоритеты

Представьте, что ваш начальник сделал вам презентацию для предстоящего заседания совета директоров, и у вас есть всего 3–4 дня, чтобы подготовить ее. Нагрузка высока, и у вас уже есть несколько важных задач. Это будет крайне стрессовая ситуация для любого человека.

К счастью, есть Принцип Эйзенхауэра! В своем выступлении бывший У.Президент С. Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал, что у него есть два вида проблем: важные и срочные, и обе разные. На основе этого принципа было разработано приложение под названием «Матрица приоритетов», позволяющее различать задачи «Сделать сейчас» и «Критические задачи».

Самая фундаментальная предпосылка эффективного тайм-менеджмента — различать, что важно, а что срочно. Обратите внимание, что самые важные задачи — это не самые срочные задачи, и наоборот.

Проблема в том, что большинство из нас позволяют срочным задачам доминировать в нашей жизни.Но эксперты предполагают, что, хотя и срочные, и важные задачи можно выполнять вместе, сначала нужно сосредоточиться на важных, независимо от их срочности. Сосредоточение внимания на том, чего вы хотите достичь, даст вам полный контроль над своим временем.

Самый простой способ расставить приоритеты для ваших задач — составить список дел на день, неделю или месяц в зависимости от вашего образа жизни. Расположите элементы в вашем списке по приоритету как высокий, средний и низкий. Сначала выполните и отметьте самые высокие приоритеты.

Если вы выполняете проекты на работе, вы также можете использовать инструменты управления проектами, такие как Trello или TimeOn. Эти инструменты имеют полезные функции, которые помогут вам организовать и расставить приоритеты в вашей работе в отношении важности. Например, TimeOn имеет различные функции, которые помогают вам визуально отслеживать, как продвигаются проекты, над какими проектами нужно работать, а какие проекты вы можете оставить на данный момент.

3. Правило 80/20

Также известное как принцип Парето, правило 80/20 применительно к работе означает, что ок.20 процентов вашего упорного труда дают 80 процентов результатов. Итак, вы должны сосредоточить эти 20 процентов на максимально эффективном использовании своего времени.

Определите свои самые важные задачи и выполните следующие пять шагов:

  • Подумайте о ожидаемом результате.
  • Разбейте его на действия, необходимые для выполнения работы.
  • Выполняйте действие с полной отдачей и в максимально точном порядке.
  • Определите и выполните следующее важное действие.
  • Повторять до завершения.

Примените правило 80/20 ко всем задачам в вашем списке дел, чтобы повысить свою эффективность.

4. Делайте одно дело за раз

Мы все пытаемся сделать слишком много сразу и в итоге почти ничего не достигаем. Люди, которые пытаются достичь нескольких целей одновременно, были менее преданы своему делу и имели меньше шансов на успех, чем те, кто постоянно сосредоточивался на одной цели. Успешные люди концентрируются только на одном деле за раз, насколько это возможно.

Когда мы пытаемся работать в режиме многозадачности, текущие задачи занимают больше времени, и мы становимся менее продуктивными.Когда мы чувствуем давление, мы начинаем думать о других неважных вещах, таких как, что купить для вечеринки, ссорах с коллегами и т. д. Это, в конечном счете, превращается в стресс и мешает нам выполнять наши задачи вовремя и эффективно.

Как говорит Роб Брандсма, психолог и тренер по внимательности: «Когда вы говорите, говорите. Когда ты слушаешь, слушай». Присутствуйте в данный момент, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на поставленной задаче. Практикуйтесь делать одно дело за раз, и со временем это станет вашей обычной рутиной.

5. Избегайте отвлекающих факторов

Вы сидите за столом с решимостью выполнить задачу, несмотря ни на что. Когда вы включаете свой ноутбук, вы замечаете сообщение друга на Facebook или текст на своем телефоне и забываете об этой важной задаче.

Что ж, отвлекающие факторы случаются, и их трудно избежать. Очень сложно оставаться сосредоточенным на задаче в течение нескольких часов. Но практика может помочь вам достичь того же!

Сначала определите внутренние или внешние отвлекающие факторы и определите их причину.Усталость? Отсутствие навыков? Найдите причину и устраните ее.

Общие советы, как не отвлекаться

  • Отложите телефон: Постоянные незапланированные телефонные звонки и сообщения часто отвлекают. Итак, выключите свой мобильный телефон и перенаправьте свой рабочий телефон на голосовую почту. Обязательно проверяйте свои звонки каждые 2–3 часа — так же, как и папку «Входящие».
  • Закройте веб-браузер: Признайте, что вы увлекаетесь социальными сетями, поскольку они серьезно отвлекают. Соберитесь с силами воли, выйдите из своих профилей в социальных сетях и закройте экран.
  • Носите наушники: Если вы работаете сидя в кабинке, наденьте наушники с шумоподавлением, чтобы сделать мир тихим и спокойным.
  • Сделайте перерыв: Сделайте короткий перерыв, если вы чувствуете, что вас что-то отвлекает или вы чувствуете усталость после долгих часов работы. Короткие перерывы помогут расслабиться и прояснить мысли.

6. Делегирование

Делегирование означает определение того, могут ли некоторые из ваших задач выполняться другими, и назначение этих задач кому-то другому.Это освободит часть вашего времени, которое вы можете посвятить другим основным видам деятельности. Выберите подходящих людей, которые могут помочь вам, разделив ваши обязанности наилучшим образом. Они должны обладать соответствующими навыками, интересом, опытом и полномочиями, необходимыми для выполнения задачи.

Будьте конкретны и ясны при определении ваших задач и ожиданий. Кроме того, дайте человеку некоторую свободу персонализировать поставленные задачи. Убедитесь, что вы время от времени проверяете, прогрессирует ли человек, движется ли он в правильном направлении и нуждается ли он в вашей помощи.В рабочих условиях мы обнаружили, что программное обеспечение для управления проектами, такое как TimeOn, может быть очень полезным для управления командами и обеспечения того, чтобы все работали хорошо и двигались в правильном направлении. Наконец, вознаградите человека за хорошо выполненную работу или попросите внести улучшения, если это необходимо.

Кроме того, вы можете попросить других помочь вам с другими неотложными задачами, что даст вам время сосредоточиться на важных задачах. Например, заплатите кому-нибудь за стрижку газона или уборку дома; Присоединяйтесь к автобазе, чтобы отвезти своих детей в школу, чтобы высвободить время, которое вы можете посвятить другим занятиям.

7. Будьте здоровы и избавляйтесь от стресса

Забота, которую вы оказываете своему телу, поможет вам омолодиться умственно и физически. Только люди со здоровым духом и телом могут выполнять свои задачи быстро, легко и эффективно. Практикуйте управление своим временем в соответствии со своими биологическими часами, планируя приоритетные задачи в пиковое время дня, когда ваш уровень энергии наиболее высок.

Если вы плохо распоряжаетесь временем, вам придется бороться с капризностью, усталостью, стрессом и частыми болезнями.Чтобы избежать стресса, признайте, что вы выполнили задачу и готовы перейти к следующей.

Одна вещь, которую мы определенно можем порекомендовать, — это делать упражнения в течение недели. Каждый раз после тренировки вы будете чувствовать себя намного здоровее и полны новой энергии — готовы решать все свои задачи на день.

8. Научитесь говорить «НЕТ»

Если к вам не приходит что-то по-настоящему важное, тренируйтесь говорить «нет» задачам, которые вас напрягают. Вместо этого поберегите свою энергию и концентрацию для занятий, которые важны для вас и которые вам нравятся.

Когда мужчина или женщина говорят «да», это может привести к тому, что вы перегрузите свою тарелку и перегрузитесь работой. Это никому не приносит пользы. Вы будете в стрессе, и ваш руководитель, скорее всего, пожалуется на то, что работа не сделана вовремя или ненадлежащим образом. Знайте, что совершенно нормально говорить «нет» задачам, которые вас переполняют.

9. Создавайте реалистичные расписания

Планируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, ведь никто в мире не совершенен.Вместо этого сосредоточьте свои усилия на том, чтобы быть превосходным, и не беспокойтесь о вещах, которые вы не можете контролировать или с которыми не можете справиться.

Оставайтесь позитивными, а когда почувствуете стресс, сделайте 10-минутный перерыв, чтобы заняться тем, что вам нравится. Позаботьтесь о своем здоровье, ешьте и пейте здоровую пищу, ежедневно занимайтесь спортом, хорошо спите и смейтесь как можно больше!

Независимо от того, начали ли вы управлять своим временем или только пытаетесь преуспеть в этом деле, приведенные выше принципы обязательно помогут вам достичь поставленной цели.

Начните с правильного планирования. Затем переходите к организации и расстановке приоритетов ваших задач в соответствии с ситуациями. Здесь вы можете использовать правило 80/20, чтобы сосредоточиться на самом важном. Вместе с этим составляйте реалистичные графики и учитесь говорить «нет» задачам, которые не важны. Кроме того, убедитесь, что вы делаете одно дело за раз, избегаете отвлекающих факторов и следите за своим здоровьем и отсутствием стресса.

Последний важный момент — убедиться, что вы нашли разницу между обязательством и интересом.Занимаясь интересными для вас делами, вы проведете время гораздо приятнее.

Принципы эффективного тайм-менеджмента для баланса, благополучия и успеха

Приведенные ниже принципы основаны на исследованиях тайм-менеджмента, теории мотивации и большом опыте работы со студентами университетов. Думайте о методах тайм-менеджмента как об инструментах, которые помогут вам делать то, что вы цените больше всего. Сделайте эти инструменты выражением ваших ценностей — того, что для вас важнее всего, а не просто графиком выполнения большего количества дел.Старайтесь помнить об этих принципах, планируя и планируя свое время, а также принимая сиюминутные решения, которые имеют решающее значение для эффективного управления временем для баланса и благополучия.

  1. Обязательство — если вы не можете посвятить время задаче, не включайте ее в свое расписание. Планируйте только те задачи, которые вы будете выполнять. Будьте предельно реалистичны, а не идеалистичны при составлении своего графика. Создание расписания, которое вы не можете соблюдать, приводит к разочарованию.Если вы на самом деле не придерживаетесь своего графика, он скоро станет бесполезным. Это могло случиться с вами в прошлом.
  2. Развлекайтесь с удвоенной силой — Находите время для приятных, омолаживающих и приносящих удовлетворение занятий, таких как организации, спорт и развлечения. Организуйте свои академические и другие обязанности ВОКРУГ этих обязательств по развлечению.
  3. Время против концентрации на задаче —Думайте о своем дне с точки зрения времени, а не задач, которые вы должны выполнить. Каждый день посвящайте время важным задачам.Трудно предсказать, сколько времени займет задача, поэтому трудно составить расписание с большой точностью. Но вы можете надежно запланировать регулярные промежутки времени и войти в рутину. Назначьте себе встречу на определенный период времени, а во время игры или работы поставьте перед собой цель: «Я получу максимум от этого времени».
  4. Одно дело за раз — Текущие исследования показывают, что многозадачность — это миф. На самом деле мы переключаемся между задачами. С каждым переключением мы платим когнитивные затраты и затраты времени: требуется время, чтобы мысленно вернуться к задаче, что делает нас менее эффективными.При переключении мы теряем глубину нашей вовлеченности, погружения. Эта глубина необходима в Принстоне, где от вас ждут концептуального мастерства, а не просто поверхностного понимания.
  5. Блокировка времени — регулярно посвящайте определенное время определенному классу. Сделайте это частью своего расписания, своей рутины. Прикиньте, сколько часов в неделю вы хотите посвящать занятиям. Выделите это количество часов для рабочих задач в рамках курса. Разделите свою задачу на части и выделите определенные блоки времени для определенных частей большого проекта.
  6. Сначала о главном — если вы можете это сделать, запланируйте самые важные для вас дела первым делом в течение дня или в первый доступный временной интервал. Все, что запланировано на более позднее время дня, имеет больше шансов быть прерванным, отложенным и так и не выполненным. Вы не будете думать или беспокоиться о своей работе в свободное время, если сначала выполните академические задачи.
  7. Рутина — Чтобы выработать привычку, требуется 30 дней, но хорошие привычки делают вашу жизнь проще.Имея хорошие привычки, вам не нужно принимать так много трудных решений, поэтому вы с меньшей вероятностью примете непродуктивные решения, например, отговорите себя от выполнения того, что запланировали.
  8. Гибкость — Как вы включаете гибкость в свой график? Не планируйте каждый час дня, оставляйте пустые временные интервалы и планируйте время отдыха. Выделите двух- или трехчасовой блок в пятницу, чтобы успеть все на макияж. Когда возникают какие-то дела и вы решаете, стоит ли отклоняться от своего установленного графика, проанализируйте будущие часы и дни, чтобы увидеть, где вы можете наверстать упущенное.Переключайте блоки времени так, чтобы ваш график отражал ваши новые обязательства.
  9. Реагировать или реагировать — В момент принятия решения, столкнувшись с решением или импульсом отклониться от своего графика, не просто реагируйте, ОТВЕЧАЙТЕ. Пауза, найдите минутку, чтобы подумать. Помните, что для вас важнее всего, и делайте то, что поможет вам это получить. Например, если упражнения являются для вас главным приоритетом, не позволяйте внезапному страху перед оценками помешать вам заниматься спортом. Будьте готовы сократить количество времени, но не ставьте под угрозу свое здоровье.Не позволяйте «играм разума», в которых вы создаете оправдания, мешать или сбивать вас с пути.
  10. Организуйте свое окружение — как физическое, так и социальное — для достижения успеха, для поддержки — будьте изобретательны.

а. Тщательно выбирайте место, где вы будете учиться и выполнять другие задачи: сведите к минимуму отвлекающие факторы; максимизировать фокус.

б. Используйте физические напоминания. Если вы хотите больше тренироваться, но увязли в электронной почте или Facebook, наденьте кроссовки на ноутбук. Сделайте так, чтобы вам было труднее сбиться с пути и вам было легче придерживаться своего плана, изменив обстановку.

в. Вместо того, чтобы друзья вас «отвлекали», заручитесь их поддержкой:

я. Учебный приятель/группа — вместе работайте над наборами задач, литературой и т. д. в рамках общего курса.

ii. Найдите партнера по учебе/письму — в том же месте и в то же время, но не на том же курсе.

III. Попросите друзей НЕ звонить вам в определенное время. Попросите их помочь вам придерживаться вашего графика. Скажите: «Скажи мне выйти из твоей комнаты» или из столовой через час и т. д.


эффективный тайм-менеджмент.pdf   Для получения дополнительных ресурсов, раздаточных материалов и советов посетите Учебную библиотеку McGraw.

Полное руководство по тайм-менеджменту

Часто говорят, что время — наш «самый дефицитный ресурс». Поэтому мы все должны инвестировать — и использовать — разумно. Если подумать, у всех нас примерно одинаковое количество времени. Но вы все равно найдете много людей, говорящих, что у них «недостаточно времени» или им «нужно больше времени».Почему у одних людей нет проблем с выполнением своих задач за определенное время, а у других — нет?

© Shutterstock.com | Дмитрий Зинкевич

В этой статье вы узнаете 1) основы тайм-менеджмента , 2) что такое хороший тайм-менеджмент , и 3) советы о том, как стать лучше в тайм-менеджменте.

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Взгляните на любую устоявшуюся организацию, и вы, вероятно, обнаружите, что следующие проблемы явно рассматриваются: управление человеческими ресурсами для найма, отбора и найма персонала, финансовое управление для составления бюджета, анализа операций и эффективности и управление капиталом для поиска финансирования и инвестиций.

Если вы ищете аспект, посвященный тайм-менеджменту, вы можете разочароваться.

Тайм-менеджмент — это та дисциплина, которая фокусируется на планировании количества или продолжительности времени, которое будет потрачено на конкретные действия, часто с целью повышения эффективности и результативности. Его самые ранние корни можно проследить, когда Фредерик Тейлор разработал свои научные методы управления для повышения производительности труда рабочих. Конечно, концепция тайм-менеджмента эволюционировала, сделав ее более системной и логичной в своих подходах.

В бизнесе под тайм-менеджментом понимается выделение и распределение времени между видами деятельности, которые его требуют, в зависимости от определенного набора приоритетов. В этом смысле тайм-менеджмент можно также назвать «бюджетированием» времени, когда нужное количество времени выделяется на правильную задачу или деятельность.

Следует отметить, что самим временем нельзя и нельзя управлять; то, чем вы управляете, — это то, как вы используете то время, которое у вас есть, с полным осознанием того, что оно ограничено.

Тайм-менеджмент как навык

Помимо дисциплины, управление временем также описывается как навык или способность планировать и, следовательно, контролировать количество времени, которое вы тратите на выполнение своих задач. Это сводится к тому, насколько квалифицирован человек в своем анализе того, как его часы тратятся на конкретную деятельность. Это также многое говорит о его способности расставлять приоритеты в своих задачах, чтобы максимизировать эффективность и результативность.

Тайм-менеджмент — это навык, которым можно овладеть с помощью постоянной практики и дальнейшего развития с течением времени (без каламбура).Как только этот навык будет освоен, наша работа и личная жизнь станут более организованными, более простыми в управлении, более эффективными и, безусловно, более счастливыми.

Два направления тайм-менеджмента

Давайте скажем прямо: тайм-менеджмент не означает, что нужно сделать ВСЕ. Есть два конкретных пункта, которые включает в себя тайм-менеджмент:

  1. Сделать БОЛЬШЕ ДЕЛ: У вас есть ограниченное количество времени. Таким образом, вы должны управлять им, чтобы вы могли выполнить гораздо больше работы за это ограниченное время.В прошлом, когда вы с трудом выполняли две задачи за один час, возможно, вы сможете найти способ выполнить три или четыре задачи за то же время. Вы можете сделать это с помощью тайм-менеджмента.
  2. Достижение ПРАВИЛЬНЫХ ДЕЛ: Вполне возможно, что вы в конечном итоге сделаете что-то другое, чем то, что изначально намеревались сделать. Вы планировали закончить Задание 1 за один час. Однако в середине этого часа ваше внимание отвлеклось, и вы также начали работать над Задачей 2.Когда час истек, вы не закончили Задание 1, и на самом деле у вас даже было другое (Задание 2) в ожидании. В результате вы ничего не закончили. Благодаря тайм-менеджменту вы, возможно, успеете закончить Задание 1 до того, как истечет час, и получите фору при выполнении Задания 2.

Почему важен тайм-менеджмент?

Мы все установили, что время — это ресурс, которым нужно управлять. Но с какой целью? Что мы надеемся получить от управления временем?

  • Для упрощения. Вы практически имеете дело с беспорядком, если не прилагаете усилий для организации своего времени. Когда вы составляете график, которому вы должны следовать, это просто вопрос соблюдения плана и того, чтобы не отвлекаться.
  • Чтобы внести ясность в ваш день или жизнь , в общем. Опять же, меньше беспорядка, и все более организованно. Имея расписание или план, вы сможете лучше понять, где вы находитесь в данный момент, где вы стремитесь быть в конце дня и как вы сможете туда добраться.
  • Для повышения эффективности. Работа определенно облегчится, потому что будет меньше беспорядка. Вы можете сосредоточиться на важных вещах, которые требуют наибольшего внимания, а остальное оставить на потом.
  • Для повышения производительности. Если вы твердо держите свое время и то, как вы его используете, вы сможете выполнять больше работы или показывать более высокие результаты. Это ответвление повышенной эффективности.

ХОРОШЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

Концепция правильного управления временем включает в себя следующее:

1.Эффективное планирование

Действия, которые будут выполнены в течение дня, должны быть запланированы заранее. Это может быть сделано с помощью чего-то столь же простого, как список вещей «To-Do», или это может быть столь же сложным или подробным, как в плане задач. Задачи должны быть перечислены в порядке приоритета, причем наиболее важные действия должны быть перечислены первыми. Включите время, отведенное для каждой задачи или действия. Вы будете использовать этот список как руководство по порядку их выполнения.

2.Постановка целей

При планировании всегда нужно иметь перед собой цель. Каких целей вы хотите достичь, выполняя эти задачи или действия? Эти цели будут вести вас вперед, чтобы привести вас в правильном направлении. Ставя цели, убедитесь, что они ясны, реалистичны и достижимы.

3. Установление сроков

Установите сроки и придерживайтесь их. Раньше, когда вы планировали, вы устанавливали временные рамки для каждого действия.Должен быть установлен крайний срок завершения деятельности. Признаком хорошего тайм-менеджмента является способность выполнить свои задачи задолго до намеченного срока.

4. Делегирование обязанностей и ответственности

Как бы вы ни хотели, есть вещи, которые вы не можете сделать сами. Иногда приходится просить о помощи или содействии. Если вы руководитель группы в определенном ограниченном по времени проекте, вы не можете делать все в одиночку. У вас есть члены команды, которые готовы работать с вами.Частью тайм-менеджмента является способность делегировать обязанности в соответствии с квалификацией, набором навыков и специализацией каждого человека. Это гарантирует, что задачи будут выполняться более гладко и определенно быстрее.

5. Приоритизация деятельности

Просто есть задачи, требующие большего внимания, чем другие. Перечислив их, вы легко сможете классифицировать те, с которыми нужно срочно разобраться, и те, которые можно оставить на потом.Ваша задача здесь состоит в том, чтобы провести различие, чтобы можно было более эффективно распределять работу и распределять время на те задачи, которые имеют высокий приоритет.

6. Правильно проводить время

Тайм-менеджмент также заключается в том, чтобы «тратить нужное время на нужное дело». Возможно, вам удалось определить задачи с высоким приоритетом, но вы также можете выделить на них больше времени, чем требуется. Напротив, вы, возможно, решили, что одна задача имеет низкий приоритет, и выделили на ее выполнение всего пару часов, тогда как на самом деле она требует около дня или двух.

СОВЕТЫ ПО РАЗВИТИЮ ХОРОШЕГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Небольшой самоанализ требуется, если вы хотите оценить свои текущие методы управления временем и определить, нужно ли вам внести изменения или продолжать как обычно. Конечно, при этом ожидается или требуется большая степень объективности. Есть несколько упражнений, которые вы можете найти, особенно в Интернете, о том, как оценить свое отношение к тайм-менеджменту и его практику, но суть у них примерно одна и та же.

1. Оцените себя.

Короче говоря, вы должны спросить себя, насколько важно время для вас лично и профессионально. Вы должны определить причины, по которым вы хотите лучше управлять своим временем. Это так, вы можете заработать больше денег? Вы хотите лучше управлять своим временем, чтобы получить больше признания на работе и получить то продвижение по службе, к которому вы всегда стремились? Или вы хотите управлять своим временем, чтобы позже у вас было больше времени для досуга? Чаще всего ваши личные цели и приоритеты совпадают с вашими краткосрочными задачами, когда дело доходит до достижения цели.

Оценивая себя, вы также столкнетесь с некоторыми моментами, которые вас не устраивают. Возможно, вы тратите слишком много времени на деятельность, которая на самом деле не приносит пользы. Вы также можете понять, что не уделяете много времени и внимания тому, что этого требует.

2. Оцените свое поведение, когда дело доходит до использования вашего времени.

Что вы делаете, чтобы управлять временем? Следите ли вы за тем, сколько времени вы потратили на одно занятие? Вы религиозно придерживаетесь списков дел, которые вы делаете? Вы или даже входите в эти списки? Есть ли у вас склонность оставлять задачи незавершенными, когда вы чувствуете, что вам не хватает времени в течение дня, и откладывать их на другой день?

Вы должны определить модели поведения, которые вы считаете правильными, или те, которые лучше всего подходят для вас.С другой стороны, вы также должны определить поведение, которое вы считаете сомнительным, и найти его причины. Может быть, это не та задача, во-первых, так что вы можете поискать другую.

3. Определите свое «прайм-тайм».

Это факт, что не все люди действуют одинаково. Некоторые более продуктивны в определенное время дня, чем другие. Здесь рассматриваются понятия «жаворонок» и «полуночник». Это вопрос определения времени дня, когда уровень вашей энергии высок.Скорее всего, это также ваше самое продуктивное время или ваше «прайм-тайм». Назначая высокоприоритетные и сложные задачи или задачи, которые требуют большого внимания в ваше основное время, вы увеличиваете вероятность того, что эти задачи будут выполнены или выполнены без каких-либо проблем.

4. Поставьте перед собой цели.

Вы должны знать, над чем работаете. Без цели вы просто бесцельно работаете, не имея никакого направления. Было бы неплохо установить как краткосрочные, так и долгосрочные цели.Запишите их, чтобы вы могли прочитать их позже для подкрепления. Затем вы можете отметить краткосрочные цели, как только они будут достигнуты.

СОВЕТЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ

Ранее мы говорили о некоторых вещах, которые можно предпринять, чтобы научиться правильно и эффективно управлять временем. Вот советы, которые могут помочь вам развить и улучшить свои навыки тайм-менеджмента, будь то на рабочем месте или в личной жизни.

  1. Будь организованным. Это включает в себя аккуратность и порядок на рабочем месте.Часто хранение стопок бумаг и документов на вашем столе делает поиск чего-либо более трудоемким. Надлежащим образом пометьте документы и аккуратно сложите их в таком месте, где вы сможете легко достать и вернуть их после использования. Это также может потребовать время от времени очистки. Выбросьте вещи, которые вам больше не нужны. Мало того, что они занимают место без необходимости, но и беспорядок также займет больше времени, чтобы пробраться.
  2. Воспользуйтесь прайм-таймом. Это ваше самое продуктивное время, поэтому убедитесь, что вы выполняете более сложные задачи в этот интервал.Рутинная и повторяющаяся работа может быть запланирована на периоды пониженной энергии. Также рекомендуется планировать в свое лучшее время, потому что ваш разум будет более свежим и ясным при составлении расписания. Вы также можете определить два часа дня в качестве своего основного времени. Найдите способ растянуть этот период на три-четыре часа. Чем длиннее ваше прайм-тайм, тем продуктивнее вы будете.
  3. Научитесь искусству делегирования полномочий. Возьмите на себя ответственность за свои действия, но вы также должны научиться говорить «нет», просить о помощи и возлагать обязанности и задачи на других, особенно если они более квалифицированы или опытны для их выполнения.Это сэкономит вам и им много времени, которое вы сможете использовать для других дел.
  4. Узнайте, как оставаться сосредоточенным. Отвлекающие факторы — это огромная трата времени. Вы можете полностью распланировать свой день, но когда возникают отвлекающие факторы — и вы позволяете им — тогда вы просто теряете драгоценное время. Будьте сосредоточены на поставленной задаче. Будьте сильны против этих отвлекающих факторов, какими бы заманчивыми и сильными они ни были.
  5. Не проявляйте неуважения к времени, злоупотребляя им. Вы знаете, что у вас есть кое-что, что вы должны сделать, но вы все равно встаете и бесцельно бродите, даже пустая болтовня и сплетни.Это уже зря потраченное время. Скорее всего, вы вернетесь к своей работе и в конечном итоге будете спешить с ней, потому что уже потратили значительное время на что-то совершенно не связанное с ней. В результате, скорее всего, работа будет сделана бессистемно.
  6. Используйте инструменты тайм-менеджмента. К счастью, существует ряд инструментов, которые можно использовать для тайм-менеджмента (включая программное обеспечение для отслеживания времени), начиная от инструментов старой школы, таких как планировщики и органайзеры, и заканчивая более высокотехнологичными инструментами и устройствами, включая мобильные приложения и программное обеспечение.Энергетики или стимуляторы энергии также помогают, например, кофеин, но обязательно принимайте их в умеренных количествах.
  7. Время от времени делайте перерывы и расслабляйтесь. Будьте здоровы. Тайм-менеджмент не означает втиснуть всю работу в свой день. Перерыв и расслабление также являются частью правильного тайм-менеджмента, потому что вы даете себе время, чтобы передохнуть, перегруппироваться и восстановить свою энергию, чтобы вы могли эффективно и продуктивно выполнять следующие задачи в своем графике. Если вы устали или истощены, это приведет только к большему количеству ошибок, поэтому ваша работа будет неэффективной, а это противоречит цели тайм-менеджмента.Сохранение здоровья и хорошей формы также является данностью, если вы хотите иметь возможность делать больше. Если вы больны или слабы телом, вы в конечном итоге ляжете в постель и ничего не добьетесь.
  8. Измените свои привычки и образ жизни. Это, пожалуй, самая сложная задача для любого человека. В конце концов, когда они привыкли делать что-то одно, а потом им приходится что-то менять, это обязательно повлияет на другие аспекты их жизни. Одно из лучших изменений, которые можно внести в свой образ жизни, — это сделать правильное управление временем привычкой и образом жизни.Конечно, это невозможно сделать за одну ночь; это обязательно займет некоторое время. Однако, как только вы начнете, вы можете просто продолжить.

Тайм-менеджмент — это не совсем управление временем. В конце концов, речь идет об управлении собой и о том, как мы используем время. Многое можно сказать о человеке по тому, как он использует свое время. Кроме того, шансы на достижение целей становятся намного выше при грамотном управлении временем.

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки тайм-менеджмента от MindTools.ком

Умная работа для повышения производительности

© iStockphoto
trait2lumiere

Оптимизируйте использование своего времени.

Вам когда-нибудь казалось, что в сутках не хватает времени?

У всех у нас одни и те же 24 часа — так почему же некоторые люди достигают за свое время большего, чем другие? Ответ: хороший тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент — это процесс организации и планирования того, как разделить свое время между различными видами деятельности.Сделайте это правильно, и вы в конечном итоге будете работать умнее, а не усерднее, чтобы делать больше за меньшее время, даже когда времени мало и давление сильное.

Самые успешные люди управляют своим временем исключительно хорошо. А используя ресурсы управления временем Mind Tools, вы тоже можете максимально эффективно использовать свое время — начните прямо сейчас!

Преимущества правильного тайм-менеджмента

Когда вы знаете, как эффективно управлять своим временем, вы можете открыть множество преимуществ. К ним относятся:

  • Повышение производительности и эффективности.
  • Меньше стресса.
  • Лучшая профессиональная репутация.
  • Увеличены шансы продвижения.
  • Больше возможностей для достижения жизненных и карьерных целей.

В целом, вы начинаете чувствовать себя лучше, с уверенностью выбирать, как лучше всего использовать свое время.

И, почувствовав себя более счастливым, более расслабленным и способным мыслить, вы также сможете помочь другим достичь их целей.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Учебник по тайм-менеджменту , бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

Насколько хорошо вы управляете своим временем?

Начните с оценки существующего подхода.Насколько хорошо вы организуете свое время, чтобы хорошо выполнять важные дела? Можете ли вы сбалансировать свое время между различными видами деятельности? А когда вы находите время что-то сделать, можете ли вы сосредоточиться и довести дело до конца?

Наш тест: насколько хорошо вы управляете своим временем , покажет вам, что вы делаете правильно, а также подчеркнет, где и как вы можете улучшить.

Подсказка:

Хорошее управление временем смещает акцент с действий на результатов .Быть занятым — не значит быть эффективным. На самом деле, для многих людей чем больше они заняты, тем меньше они на самом деле достигают.

Общие инструменты тайм-менеджмента

Mind Tools содержит ряд ресурсов, предназначенных для улучшения управления временем в целом. Они предлагают практические решения распространенных проблем управления временем, а также способы изменения ключевых привычек к лучшему.

Как стать более организованным объясняет, почему ваше окружение должно быть организовано так же, как ваше мышление! Здесь есть практические советы от высокоорганизованных людей, а также идеи по использованию технологий, позволяющих лучше контролировать свое время.

А поскольку хороший тайм-менеджмент основан на планировании, записи и осмыслении вашей деятельности, мы объясняем некоторые из наиболее известных инструментов для этого, в том числе журналы активности. , Списки дел и программы действий .

Приоритизация

Вы сможете добиться большего, если начнете посвящать время правильным вещам. Но откуда вы знаете, что это за вещи?

Принцип срочности/важности Эйзенхауэра — это способ различать требования, чтобы вы могли разумно расставить приоритеты.

Матрица приоритетов действий включает в себя загружаемый рабочий лист для изучения того, сколько времени нужно уделять различным видам деятельности (если вы вообще должны ими заниматься!).

И наша статья Управление конфликтующими приоритетами , объясняет, что делать, если приоритеты конфликтуют.

Планирование

Вы можете знать, что вам нужно сделать, но когда вы должны это сделать? Время решает все.

Стоит выполнять сложные задачи, пока вы еще чувствуете себя свежим, например, как мы объясняем в разделе «Утреннее» задание?

И вы можете повысить свою эффективность, завоевать доверие людей и использовать адреналин в своих интересах, прочитав «Как уложиться в срок». .

Постановка целей

У самых успешных «тайм-менеджеров» есть четкие цели, к которым нужно стремиться. Они разрабатывают цели SMART , что позволяет им эффективно распределять свое время.

Картирование сокровищ — это мощный способ ясно увидеть свои цели, чтобы у вас была мотивация уделить им необходимое время. Заявления о личной миссии также полезны для того, чтобы быть организованным и оставаться верным своим планам.

Концентрация и фокус

Нет ничего хорошего в том, чтобы тратить время на то, чтобы преследовать свои приоритеты.Это время тоже нужно использовать с пользой. У нас есть коллекция ресурсов, посвященных именно этому, включая советы по минимизации отвлекающих факторов. , и войти в сфокусированное состояние «потока

Также есть подробное руководство по рациональному использованию времени при работе из дома. , и когда вы делаете свою работу в движении .

Тайм-менеджмент на практике

Даже имея самые лучшие намерения и множество эффективных тактик, слишком легко вернуться к плохим привычкам тайм-менеджмента.Итак, Mind Tools предлагает ряд ресурсов, которые помогут вам не сбиться с пути.

Как перестать прокрастинировать , например, объясняет, почему так заманчиво откладывать дела — и как перестать это делать.

9 способов разумно использовать мертвое время следит за тем, чтобы вы не теряли ни минуты.

И в самодисциплине мы изучаем основные навыки, которые вам понадобятся для внедрения долгосрочных методов тайм-менеджмента.

Ключевые моменты

Тайм-менеджмент означает разумную организацию своего времени, чтобы использовать его более эффективно.

Преимущества хорошего тайм-менеджмента включают повышение продуктивности, снижение стресса и больше возможностей заниматься важными делами.

Mind Tools предлагает множество ресурсов для улучшения ваших навыков тайм-менеджмента. Они могут помочь вам быть более организованными, лучше расставлять приоритеты, правильно планировать задачи, а затем выполнять их целенаправленно и эффективно.

Наши ресурсы также объясняют, как использовать четкие цели, чтобы управлять своим временем, помогая вам оставаться мотивированными и дисциплинированными.

А также советы по преодолению распространенных проблем с тайм-менеджментом, чтобы вы продолжали совершенствовать свой подход и использовать свое время в полной мере!

10 проверенных навыков тайм-менеджмента, которым стоит научиться сегодня

Насколько хорошо вы управляете своим временем? Если вы похожи на многих из нас, ваш ответ может быть «Не слишком хорошо». Вам часто может казаться, что в сутках не хватает времени. Возможно, вы даже обнаружите, что вам постоянно приходится работать допоздна, чтобы уложиться в сроки. Может быть, вы даже чувствуете себя настолько занятым, что пропускаете прием пищи и сон . Все это классические признаки того, что вы неэффективно управляете своим временем.

Бенджамин Франклин однажды сказал, что время – деньги. Как и деньгами, временем нужно правильно распоряжаться. Если вы правильно управляете временем, вы найдете правильный баланс между работой, отдыхом и отдыхом. Вы эффективно выполняете самые важные дела в своей жизни. Кроме того, вы снижаете уровень стресса и чувствуете себя намного счастливее. Чтобы помочь вам более эффективно управлять временем, вот десять проверенных навыков управления временем , которые вы должны освоить сегодня.

1. Ставьте цели

Цели дают вам видение, фокус и цель, к которой нужно двигаться. Они помогают вам иметь четкое представление о том, куда вы хотите пойти, и как лучше всего распорядиться своим временем и ресурсами, чтобы туда добраться. Ставя цели, вы можете определить, на что стоит потратить свое время, а на что следует избегать.

Для начала спросите себя, где вы хотите быть через шесть месяцев. Вы можете пойти дальше и посмотреть, где вы хотите быть в следующем году или даже десятилетии.Ставьте реалистичные и достижимые личные и профессиональные цели. Это важный шаг к тому, чтобы лучше управлять своим временем.

2. Расставьте приоритеты

Расстановку приоритетов нельзя переоценить, когда речь идет об эффективном управлении временем. Может быть трудно понять, какие задачи нужно решать в первую очередь, особенно когда поток задач кажется срочным. Однако относительно легко определить приоритеты деятельности, если у вас уже есть четкие цели. Задайте себе три основных вопроса, чтобы узнать, какие задачи должны быть приоритетными:

  • Почему я выполняю эту задачу или деятельность?
  • Как это задание помогает мне в достижении моих целей?
  • В какой степени эта задача, которую я выполняю, помогает мне достичь моих целей?

Делайте самые важные дела в первую очередь.

3. Ведите список задач

Список задач (или «список дел») — это система напоминаний, которая сообщает вам, когда вам нужно что-то сделать. Ведение списка дел поможет вам оставаться организованным и быть в курсе дел. Это помогает разбивать дела на небольшие, выполнимые задачи или шаги, чтобы вы никогда не забывали сделать важные вещи. Не пытайтесь запомнить все, что вам нужно сделать в своей голове. В большинстве случаев пытаться запомнить все не получится. Вместо этого ведите список дел. Подойдет простой ежедневник, еженедельник или ежемесячник в блокноте или дневнике.

Запишите все, что вам нужно сделать, включая встречи, встречи и сроки. Приоритизируйте элементы в своем списке, перечисляя элементы в порядке важности от элементов с высоким приоритетом к элементам с низким приоритетом или выделяя срочные или важные задачи в своем списке звездочкой. Вычеркивайте выполненные задачи так часто, как вы добавляете новые задачи в свой список задач, чтобы не останавливаться на достигнутом.

4. Расписание задач

«Расписание защищает от хаоса и капризов», — говорит автор Энни Диллард.Если вы жаворонок и обнаруживаете, что наиболее креативны и продуктивны рано утром, запланируйте выполнение важных задач утром в пиковое творческое/продуктивное время. Если ваш творческий потенциал и энергия поднимаются, когда солнце садится, запланируйте высокоприоритетные задачи именно на это время. Время простоя можно запланировать на менее важные задачи, такие как проверка электронной почты или ответ на телефонные звонки.

Поймите свой ритм пиковых и мертвых часов и планируйте задачи соответствующим образом, чтобы максимально использовать часы пик.Помните, что у вас нет времени на важные вещи; Вы лучше всего находите время для важных дел, планируя.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Вы делаете больше за минимально возможное время, когда переключаетесь между разговором по мобильному телефону, просмотром Интернета и ведением заметок, верно? Неправильно! Согласно исследованию , опубликованному Американской психологической ассоциацией, вы на самом деле тратите на 20-40% больше времени, когда выполняете многозадачность. Многозадачность помимо затрат времени и эффективности может также снизить качество вашей работы.

Забудьте о многозадачности. Вы не справитесь с нагрузкой, работая в режиме многозадачности. Сосредоточьтесь больше на выполнении одной задачи за раз. Выполнение задач последовательно по одной приводит к более эффективному использованию времени, говорят исследователи. Переключение с одной задачи на другую обычно не позволяет эффективно использовать время.

6. Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Будь то оповещения клиентов по электронной почте, телефонные звонки друзей или обмен мгновенными сообщениями с потенциальными клиентами во время работы, отвлекающие факторы мешают эффективному использованию времени.Отвлекающие факторы нарушают концентрацию, снижают производительность и часто мешают выполнять важные задачи вовремя. Они также могут вызвать стресс.

Определите, что отвлекает вас от выполнения основных задач, и покончите с этим. Выключите этот телевизор и выключите подключение к Интернету и мгновенные сообщения. Повесьте табличку «Не беспокоить» или аналогичную на входе в ваше специально отведенное рабочее место, чтобы вас не отвлекали. Просто делайте все возможное, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы. Это гарантирует, что вы берете под контроль свои дни и максимизируете свою продуктивность.

7. Преодолеть прокрастинацию

Эдвард Янг, английский поэт, наиболее известный благодаря Night Thoughts , однажды сказал, что прокрастинация — вор времени. Не откладывайте задачи, на которых вы должны сосредоточиться прямо сейчас, и позволяйте прокрастинации украсть ваше время. Напомните себе, что лучшее время для того, чтобы что-то сделать, обычно СЕЙЧАС. Приложите немного больше усилий, чтобы победить прокрастинацию и сделать то, что нужно сделать.

Эффективная стратегия борьбы с прокрастинацией состоит в том, чтобы сказать себе, что вы собираетесь приступить к проекту всего на несколько минут, скажем, на десять минут.Как только вы начнете проект, ваши творческие соки начнут течь. Затем вы обнаружите, что хотите продолжить задание и, вполне возможно, довести его до конца. Уловка, чтобы победить прокрастинацию, может быть такой же простой, как выделение небольшого количества времени для начала. Только то!

8. Делайте перерывы

Если вы не Супермен, вы не сможете работать долгие часы подряд, не перегорая и не жертвуя качеством. Как бы ни было заманчиво работать в срок по 8-10 часов подряд, делайте перерывы между работой.Таким образом, вы даете своему мозгу ценное время для отдыха и перезарядки. Перерывы в работе — это не пустая трата времени. Это умный тайм-менеджмент. Вы производите высококачественную работу, когда хорошо отдохнули.

Делайте короткие перерывы между работой на время простоя. В идеале каждые час или два делайте пятиминутный перерыв, чтобы отдохнуть и творчески подумать. Вы можете установить будильник, чтобы напомнить вам, когда ваш перерыв должен быть. Перестаньте работать и просто сядьте и помедитируйте за своим столом, или выйдите на чашку кофе или на короткую прогулку. Не забывайте уделять себе достаточно времени и на обед.Вы не можете оптимально работать на пустой желудок.

9. Говорите «нет»

Одним из навыков, которым овладели многие успешные люди, такие как президент Обама, Билл Гейтс и Ричард Брэнсон, является умение мягко говорить «нет» вещам, которые не являются приоритетными. Сказав «нет» вещам, которые не являются приоритетными, вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно. У вас есть ровно 24 часа в сутках, чтобы заняться важными делами. Если вы не научитесь говорить «нет» вещам, которые не важны, приоритеты других людей будут превалировать над вашими собственными, и вы будете завалены слишком большим количеством проектов и обязательств.

Миролюбиво скажите «нет» всему, что не поддерживает ваши ценности и не помогает вам в достижении ваших целей. Вы имеете право сказать «нет» независимо от того, с кем вы разговариваете. Когда вы научитесь говорить «нет», вы будете использовать свое время с пользой и защитите себя от спешки, плохой работы и перегрузки.

10. Задачи делегирования

Старая поговорка писателя 17 века Джона Донна о том, что никто не является островом, актуальна и сегодня. Вы не можете управлять всем самостоятельно. Иногда разумно позволить другим людям помочь вам с задачами, особенно когда вы загружены.Вы экономите время, снижаете стресс и достигаете гораздо большего, когда ставите задачи нужным людям.

Откажитесь от руля и передайте полномочия с ответственностью квалифицированным людям. Делегирование — это не демпинг. Дайте задания с последствиями. Таким образом вы повышаете ответственность и обеспечиваете соблюдение целей и сроков.

Советы по изучению, которые помогут вам добиться цели

от ЮТЭП Коннект

Эффективное использование своего времени может быть разницей между успехом и неудачами на ваших онлайн-курсах в колледже.Следующие советы по тайм-менеджменту помогут вам использовать свое время максимально разумно:

Составьте план

Приступая к занятиям, занесите все свои задания в электронный или бумажный календарь и составьте план для каждого задания. Таким образом, у вас будет время для подготовки к краткосрочным викторинам и тестам, а также к выпускному экзамену, к которому вы должны готовиться со временем.

Чувствуете себя очень креативно? Попробуйте создать пулевой журнал, который поможет вам отслеживать свои ежедневные, еженедельные и семестровые цели.Смысл в том, чтобы включить наши учебные планы в свою повседневную жизнь, чтобы вам было труднее откладывать их.

Определите, когда вы работаете лучше всего

Если вы плохо себя чувствуете по утрам, не пытайтесь заниматься с умом и рано. Точно так же, если вы склонны терять концентрацию в конце дня или предпочитаете ложиться спать относительно рано, ночные занятия, вероятно, не для вас. Выясните, когда вы лучше всего работаете, и запланируйте большую часть учебы на это время.

Не уверен, сова ты или жаворонок? Тест вышел! Попробуйте делать одну неделю все утра и другую неделю все вечера.Не забывайте каждый раз обращать внимание на то, насколько вы сосредоточены и продуктивны, чтобы сделать правильный выбор.

Блокируйте отвлекающие факторы

От Netflix и Facebook до шумных соседей по комнате и членов семьи — множество отвлекающих факторов могут отвлечь вас от учебы. Если вам нужно уехать из дома в тишину и покой, попробуйте кафе с Wi-Fi или филиал вашей публичной библиотеки. Если вас беспокоят онлайн-отвлечения, используйте такие приложения, как StayFocusd или Freedom, которые временно блокируют ваш доступ к сайтам, отнимающим время.

Защитите свое время

Несмотря на то, что учиться нужно в течение всего семестра, вам придется потратить дополнительные часы перед важными экзаменами. Не бойтесь беречь свое время в периоды, которые потребуют более интенсивной и трудоемкой работы. Изящно отклоняйте приглашения на общественные мероприятия и попросите супруга, другого родственника или друга взять что-нибудь с вашей тарелки, чтобы вы могли получить необходимое время для учебы.

Делайте частые перерывы

Может показаться парадоксальным делать частые перерывы, если вы пытаетесь взять себя в руки и заниматься, но это поможет вам сосредоточиться и учиться более эффективно.Выделите несколько минут каждый час или два на прогулку по кварталу или приготовьте себе небольшую здоровую закуску. Не увлекайтесь учебой настолько, чтобы пропускать приемы пищи, потому что это может истощить вашу энергию и концентрацию.

Следите за тем, сколько времени занимают задачи

Легко недооценить количество времени, которое требуется для чтения, создания заметок, просмотра материалов или выполнения других задач, связанных с учебой. Если вам нужно перечитать 20 страниц, запишите, сколько времени у вас займет это задание. По мере прохождения семестра отслеживание продолжительности каждой задачи даст вам отличную информацию для будущего планирования.Имейте в виду, что время, необходимое для подготовки к разным предметам, может варьироваться в зависимости от их сложности, а также ваших сильных сторон и интересов.

Будучи онлайн-студентом Техасского университета в рамках расширенной университетской программы UTEP Connect в Эль-Пасо, методы тайм-менеджмента могут помочь вам добиться успеха. Узнайте больше о наших программах бакалавриата, магистратуры и магистратуры здесь.

Что дальше?

Хотите узнать больше о UTEP Connect и наших программах бакалавриата, магистратуры и сертификации, которые полностью доступны онлайн? Обратитесь, и консультант по вопросам регистрации свяжется с вами напрямую.

НАЧАТЬ

 

 

 

 

 

 

 

7 основных стратегий тайм-менеджмента для разумного планирования

Все дело в том, чтобы делать правильные вещи за меньшее время. Это то, что помогает вам продвигаться по карьерной лестнице, успешно реализовывать свои проекты или даже получать повышение с повышением заработной платы — правильное сосредоточение похоже на тренировку. Это может быть сложно, но необходимо идти в ногу с действиями, которые приносят наибольшую пользу вашим проектам и вашим клиентам.Чем лучше вы будете сохранять концентрацию и управлять своим временем, тем большего вы добьетесь и тем легче вам будет вовремя уйти из офиса и у вас останется место на всю оставшуюся жизнь. Навыки эффективного тайм-менеджмента позволяют не только добиваться лучших результатов на работе, но и помогают вне офиса. Когда вас останется больше на всю оставшуюся жизнь, поверьте мне, ваша работа улучшится.

Семь советов по тайм-менеджменту

Вот семь простых, но действенных советов, которые превратят даже самого заядлого прокрастинатора в умного планировщика.

1. Начните свой день с четкой цели.

Первым делом дня, связанным с работой, должно быть определение того, чего вы хотите достичь в этот день и что вы абсолютно обязаны сделать. Уясните для себя эту цель, прежде чем проверять свою электронную почту и начинать отвечать на запросы и решать проблемы. Установка четкой цели на день может занять всего пять минут, но может сэкономить несколько часов потраченного времени и усилий.

2. Иметь динамический список задач.

Запишите задачи и действия, которые вы должны выполнить, в список и регулярно обновляйте его в течение дня. Почаще просматривайте этот список и добавляйте новые элементы по мере их появления. Убедитесь, что ваш список дает вам краткий обзор всего, что является срочным и важным, и не забудьте включить стратегические действия и действия по построению отношений, а также оперативные задачи.

3. Сосредоточьтесь на важных делах.

Прежде чем начать что-то новое, определите деятельность, которая оказала бы наиболее положительное влияние на ваш проект, вашу команду и вашего клиента, если бы вы занялись ею прямо сейчас.Не поддавайтесь искушению сначала очистить мелкие, неважные предметы. Начните с самого важного.

Чтобы помочь вам определить, на каких действиях следует сосредоточиться в первую очередь, спросите следующее:

  • Что сейчас больше всего нужно от меня моему клиенту или моей команде?
  • Что вызовет больше всего проблем, если это не будет сделано?
  • Какой самый большой вклад я могу сделать прямо сейчас?
  • Какие стратегические задачи мне нужно решить сегодня, чтобы помочь нам работать эффективнее завтра?

4.Минимизируйте перерывы.

Чем больше свободного времени в течение дня вы будете уделять работе над важными задачами, тем эффективнее вы будете. Определите действия, которые мешают вашей работе, и найдите решение. По сути, один из самых важных навыков тайм-менеджмента — не отвлекаться. Например, не проверяйте электронную почту и не отвечайте на телефонные звонки, когда заняты чем-то важным. Как только вы нарушили свой поток, может быть трудно восстановить его. Вместо этого приучите себя к целенаправленной работе над задачей, пока она не будет завершена.

5. Хватит откладывать дела на потом.

Если вам трудно оставаться сосредоточенным или вы склонны откладывать дела на потом, вам может быть полезно создать для себя внешнее обязательство (крайний срок). Например, запланируйте встречу через два дня, на которой вы будете представлять свою работу и к которой ваши действия должны быть завершены. Также очень эффективно выполнять самые неприятные задачи в начале дня и позволять себе небольшое вознаграждение после их выполнения.

6.Ограничьте многозадачность.

Многие из нас выполняют несколько задач одновременно и верят, что эффективны, когда мы это делаем, но данные свидетельствуют о том, что мы не можем эффективно сосредоточиться более чем на одной вещи одновременно. Чтобы перестать быть многозадачным, попробуйте следующие советы: планируйте свой день по блокам и выделяйте определенное время для встреч, ответов на звонки и для детального планирования и анализа работы за рабочим столом. Всякий раз, когда вы обнаружите, что делаете несколько дел одновременно, остановитесь и посидите спокойно в течение минуты.

7. Проанализируйте свой день.

Тратьте 5–10 минут на просмотр списка задач каждый день перед уходом из офиса. Похлопайте себя по плечу, если вы добились того, чего хотели. Если вы считаете, что ваши дневные усилия не увенчались успехом, решите, что вы будете делать по-другому завтра, чтобы выполнить то, что вам нужно. Выйдите из офиса в приподнятом настроении, решив взяться за дело на следующий день.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.