Содержание

GTD за 2 минуты / Хабр

Часто встречали странные буквы GTD? Боитесь что это очередная секта?

Не бойтесь. Сейчас я все расскажу.

Что такое вообще это GTD?

Что возникает у вас в голове, когда вы слышите название GTD? Я тут поспрашивал знакомых, и нарисовалась забавная картина. Все, кого я знаю, представляют себе ГТД примерно так:

Даже как-то стыдно становится. Люди с высшим образованием, а воображают такую чушь.

GTD, Getting Things Done (по-русски можно смело читать как Гэ-Тэ-Дэ) — это система для самоорганизации, придуманная американским автором Дэвидом Алленом. С момента выпуска соответствующей книги в 2000 году миллионы неорганизованных людей наконец обрели счастье и душевное спокойствие. Ведь система, как заявляется, позволяет привети дела в порядок.

Как работает GTD?

Основные принципы GTD очень просты. В основе лежат три привычки*, к которым должен приучить себя каждый эффективный человек.
1. Записывать свои дела

2. Быстро решать, что делать дальше
3. Делать то, что записал

1. Выписываем дела (у автора — Collect)

Почему многие люди испытывают постоянный стресс и ничего не успевают? Потому, что они хранят все дела в голове. А мозг человека способен одновременно удерживать в памяти только 7 объектов. Если хранить в голове слишком много мусора, многие вещи просто забываются и вспоминаются только тогда, когда уже поздно. В итоге получаются все эти «Забыл», «Не успел», «Ай, сделаю завтра»…

Первым шагом на пути к светлой голове будет отложить на 10 минут все дела в сторону, взять листок бумаги и выписать все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают вам покоя. Тем самым мы освобождаем голову и переносим все свои дела на «внешний носитель».

Пример? Пожалуйста. Слушаю я радио, и вдруг слышу рекламу про наступающий праздник 8 марта. В голову сразу приходит мысль «Не мешало бы купить подарок маме». Не откладывая в долгий ящик, сразу записываю: «Купить подарок маме на восьмое марта».
Готово? Переходим к следующему пункту.

2. Что дальше? (Process)

На этом этапе нужно пройтись по всем записанным делам и для каждого из них задать себе один важный вопрос: какой следующий шаг?
Этот простой вопрос не так прост, как кажется. Например: вам нужно купить подарок маме и вы прилежно записали в блокнот «купить подарок маме на восьмое марта».
Что из этого получится? Скорее всего, вы будете долго искать себе отмазки, а подарок будет куплен в последний день. Ну и в результате накануне придется отстоять полдня в очередях, хотя на неделю раньше могли бы купить за пять минут.

Давайте посмотрим, что в этом случае советует GTD.
GTD говорит вот что: сначала нужно выделить конкретный следующий шаг для покупки подарка. Конкретный шаг означает то, что ты оторвешься от стула и реально что-нибудь сделаешь. Например «Позвонить тете Оле и посоветоваться насчет подарка». Задача вдруг стала намного конкретнее, не правда ли? Теперь не нужно долго раздумывать: надо взять телефон и позвонить прямо сейчас.
Вот мы и пришли к третьему пункту.

3. Бери и делай (do)

Если до этого было сделалано всё правильно, то на данном этапе есть простая и понятная задача: «Позвонить тете Оле».
Так получается потому, что конечным итогом применения системы GTD является «кристально чистый» список «следующих шагов» по всем задачам. В этом списке собраны конкретные и понятные дела, которые можно выполнять без раздумий. Все раздумия уже проведены на этапе «Что дальше»?..

Теперь, при наличии такого кристально чистого списка, можно спокойно и не отвлекаясь щелкать дела одно за одним, как семечки. Никаких лишних терзаний, никаких сомнений — сплошной концентрированный поток действия. Лично я, когда прохожусь в таком состоянии по таскам, чувствую себя терминатором.

Итого

Вот такая интересная и полезная система. Надеюсь этот обзор помог получить о ней представление. Если понравилось — можете попробовать сами. Но учтите, что GTD немного сложнее, чем те три пункта, про которые я написал 🙂

Где можно еще почитать про GTD?

Вот бумажные книги:
Английская версия, русская версия. Можно и скачать.

Официальный подкаст.

Ну и собственно на хабре.

Удачи!

* Данная статья не претендует на полноту описания системы GTD. В GTD есть множество подробностей, которые я не включал в статью. Тем не менее, считаю, что для начала предложенной информации вполне достаточно чтобы составить представление о GTD.

Таймменеджмет: методика “GTD” — LeonaBureau

Таймменеджмент сегодня — это основа успеха. Существует множество разных методик, но сегодня речь пойдёт о методике  “Getting Things Done”. Если вам интересно, то продолжайте читать.

Что такое GTD?

GTD — это аббревиатура английской фразы“Getting Things Done”, что означает “доведение дел до конца” или, как чаще можно услышать в русском переводе: “как привести дела в порядок”. Методика была разработана Дэвидом Алленом и основана она на принципе освобождения разума от запоминания задач путём переноса всех задач на внешний носитель (ежедневник, бумагу, блокнот, смартфон и тд). Дэвид Аллен считал, что мозг человека, который будет освобождён от запоминания текущей информации, будет способен на большее, сконцентрируется на выполнении своих задач.

Модели

В таймменеджменте, как правило, приоритеты играют важнейшую роль, а Дэвид Аллен в основу положил контроль и видение. И для их реализации он предлагает три модели:

Управление рабочим процессом, состоящую из пяти подпунктов: сбор, обработка, организация, обзор, действия.

Модель обзора работы. Эта модель используется для видения своих задач на длительные перспективы. Аллен составил её так, что вы словно движетесь по нарастающей от текущих задач, текущих проектов, круга обязанностей и задачам и целям на ближайшие 1-2 года, 3-5 лет и на всю жизнь.  Согласно Аллену расставив задачи таким образом, вы сможете расставить свои приоритеты, понять к чему двигаться.

Естественный метод планирования. Существуют случаи, когда первых двух моделей не хватает, ведь они требуют более глубокого осмысления и размышления над ними. Для этого используется данная модель, которая  также состоит из 5-ти частей:

-определить цели и принципы;

-представить видение ожидаемых результатов;

-набросать идеи с помощью мозгового штурма;

-организовать работу;

-определить следующее конкретное действие.

Преимущества

Плюсом данной методики, как системы таймменеджмента является её максимальная целостность, предлагающая готовый набор инструкций. С другой стороны, GTD требует от вас самодисциплины и постоянной работы над поддержанием ваших задач в состоянии актуальном. Чтобы через 5, 10, 15 лет вы пришли к тому, что действительно важно для вас

Освоить методику тамменеджмента  GTD вам поможет ежедневники для личного развития от LeonaBureau. Вся продукция обладает уникальным дизайном лицевой и внутренней части изделия, изготовленными непосредственно специалистами компании. Страницы имеют бежевый оттенок Ivory. Отличительными особенностями является наличие специальных полей для постановки целей на день, финансового плана, плана поездок, гардероба на следующий день и пр.

Система GTD – плюсы и минусы для вашей продуктивности

Любопытнейший парадокс — сознание человека хорошо справляется с генерацией новых мыслей, а вот с хранением старых частенько дает сбой. Мы слишком часто забываем даже простую информацию — например, купить что-то в магазине или куда положили ключи. Вам это знакомо? Что ж вы не одиноки. И если мы забываем даже такие простые вещи, то что уж говорить про выполнение задач и высокую личную продуктивность.

В компании Goalton.com мы по роду своей деятельности уделяем крайне высокое внимание любым методам повышения персональной и командной продуктивности. Для нас стало нормой постоянно искать и тестировать как самые новые методики в этой области, так и достаточно хорошо раскрученные старые. И сегодня мы хотим рассказать о тех нюансах, плюсах и минусах, которые мы испытали на себе, применяя подход GTD. Как обычно, наши эксперты сделали для вас максимально концентрированную выжимку, чтобы к концу статьи вы достаточно хорошо разбирались в этом вопросе и могли бы стать хоть чуточку эффективнее.

Основная идея

Итак, суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов в нашей жизни порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.

Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена

Команда методистов компании Goalton.com полагает, что такой взгляд на организацию работы вполне оправдан. Для успешных людей запись своих мыслей и списка действий является непреложным фактом, и именно поэтому блокнот и ежедневник уже давно стали символами успешных бизнесменов. Первое что вы должны сделать чтобы успевать больше — это разгрузить свою голову. Просто перенесите пчелиный рой задач из головы на любой внешний носитель.

Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – они наконец-то стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists).

Чтобы освободить голову и записывать дела, достаточно установить себе удобный таск-менеджер или воспользоваться облачным сервисом, например Goalton, Remember the milk, Asana или Todoist.

Мы абсолютно согласны с автором GTD в том, что человек стремящийся к высокой личной продуктивности должен взять под свой полный контроль управление рабочим процессом. Этот процесс состоит из нескольких последовательно выполняемых действий — сбор и обработка данных, удобная организация собранной информации по проектам, возможность совершать периодические обзоры и принятие решений о необходимости осуществления тех или иных действий. Чуть позже мы еще вернемся к этому процессу, а пока проиллюстрируем его наглядной схемой.

Практика планирования

После того как вы выгрузите из своей головы все что в ней накопилось, вам необходимо разобрать это по кучкам. Поэтому второй постулат Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы. Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:

  • Текущие дела
  • Текущие проекты
  • Круг обязанностей
  • Ближайшие 1-2 года
  • Пятилетняя перспектива
  • Ваша жизнь в целом

Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того, чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важная рекомендация методистов Goalton.com в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом. Трудно ли это? Еще как! Но именно такая постановка вопроса дает вам толчки к кардинальному изменению вектора собственного развития. Ведь если изо дня в день вы упорно делаете одно и то же, то почему ваш результат должен измениться?

Немного о целях

Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы к концу рабочего дня или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?

Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость, вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя», вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится.

Особые действия – это то, чего нет в вашем обычном распорядке, это новые, целенаправленные действия, например учебные курсы или занятия с тренером. Они всегда требуют усилий. В Goalton.com мы называем такой подход декомпозицией – берем цель верхнего уровня и начинаем ее дробить на составные части, потом составные части разбиваем на еще более мелкие шаги, до тех пор пока не получим набор абсолютно элементарных действий, которые абсолютно ясны по сути и имеют четкую формулировку длительности по времени. Такие действия нельзя не выполнить и собственно из них и должен состоять ваш список дел. Если вам интересна эта тема познакомьтесь с нашей статьей о принципах успеха на Спарке.

Метки и контексты на практике

Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли описанное выше на GTD? К сожалению, лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница?

Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего именно от перегруженности контекстами.

Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Это выглядит крайне удобным, потому что теперь вы точно не забудете задать ему ни один свой вопрос. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом географического места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».

Пример реализации методики GTD в Goalton.com

Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени. Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:

  • дела на 5 минут
  • дела на полчаса
  • дела на 1 час
  • дела на 3 часа

Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.

В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников во всех уголках земного шара. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо по контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано».

Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

Поговорим о минусах GTD

Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.

Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.

В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими. Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.

Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

  • Определение целей
  • Создание виденья
  • Проведение мозгового штурма
  • Определение конкретных действий

Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна. Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета мелким задачам. «Дело занимает менее 2-х минут? — сделай его сразу» — таков девиз GTD. Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.

В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются. Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче. Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.

Наши выводы

Подводя итог, можно сказать что Дэвид Аллен и его метод GTD оказали большое влияние на многих людей, прежде всего благодаря тому, что обратили внимание на саму проблему продуктивности и некоторые причины ее возникновения. В целом метод Getting Things Done хорошо зарекомендовал себя в мире и может быть рекомендован нами для личного использования, с учетом тех оговорок, на которые мы постарались обратить ваше внимание. Если вы использовали данный метод в своей жизни, то напишите в комментариях к статье каков был ваш опыт, какие моменты у вас получилось воплотить и каких целей это позволило вам добиться. Если же вы используете иные способы организации своей работы, то мы также предлагаем вам поучаствовать в обсуждении и поделиться своими предпочтениями.

«Как привести дела в порядок» за 14 минут. Краткое содержание книги Аллена

Как привести дела в порядок, не теряя самообладания

Метод «Как привести дела в порядок» (Getting Things Done, или GTD) построен на обдумывании результатов и определении «следующих действий». Основная идея GTD помогает чётко определить цель, а затем и каждый шаг на пути к достижению этой цели. Метод подходит и для организации презентации на работе, и для планирования рождественских покупок.

Продолжение после рекламы:

Каждая задача должна быть небольшой, чтобы вы смогли решить её быстро, и отсутствие времени или мотивации не могло бы вам помешать. Такой подход способствует достижению всех ваших целей в жизни, помогает избежать стресса.

При организации проектов с использованием метода GTD вы всегда будете готовы приступить к работе над задачей незамедлительно, независимо от того, что происходит вокруг, и где вы находитесь. GTD настолько облегчает вам следующий шаг, что вы не захотите откладывать его.

В этой книге вы найдёте несколько простых инструментов, которые сможете использовать для эффективной работы и сохранения трезвого ума; а также рекомендации, какое отношение необходимо выработать, чтобы претворить в жизнь основные принципы GTD.

Ваш мозг — инструмент мышления, а не запоминающее устройство

Быть успешным в своей работе — значит быть хорошим организатором. Это особенно важно работникам умственного труда, для которых жонглирование десятками задач и проектов одновременно является повседневной реальностью. Трудности возникают, когда тонкая грань между нашей личной и профессиональной жизнью размывается. Это происходит потому, что наш мозг пытается разобраться в нерешённых проблемах и напоминает нам о них в самый неподходящий момент — даже если мы предпочли бы разобраться с ними позже.

Брифли существует благодаря рекламе:

Чтобы держать всю сложную информацию о жизни под контролем, многие из нас обращаются с мозгом как с ящиком стола или записной книжкой. Мы злоупотребляем нашим мозгом, заставляя его хранить все виды информации. Забивая головы информацией о незаконченных заданиях, предстоящих встречах и прочих обязательствах, мы безрассудно тратим способность нашего мозга думать, что мешает сконцентрироваться на реальной работе.

Чтобы работать максимально эффективно, мы должны освободить наши умы от всего, не связанного с задачей, которую мы выполняем в конкретный момент времени. Используйте 100 % способности своего разума сосредотачиваться на выполнении задачи.

Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума

Наш мозг обладает одним раздражающим свойством — он никогда не даёт нам забыть то, о чём мы должны позаботиться. Нас постоянно «засыпают» новой информацией, которая также занимает место в нашем разуме. Каждая новая идея, каждое воспоминание и каждая проблема, которую мы забыли решить, отвлекает нас от основного дела.

Продолжение после рекламы:

Всегда используйте так называемую «корзину для сбора материала»: место за пределами вашего разума, куда вы можете поместить любую постороннюю информацию или идею. Вы будете точно знать, где найти информацию позже, когда у вас появится на неё время. Это позволяет полностью сосредоточиться на составлении письма, беседе с коллегой или стрижке газона.

Вашей «корзиной для сбора материала» может быть блокнот, списки в вашем компьютере/телефоне или даже коробки, в которые можно положить предметы и документы. Ваша корзина (или корзины) для сбора материала должна располагаться неподалёку — так вам будет легко извлекать информацию, которую вы иначе копили бы в своём разуме.

Выносите мусор — еженедельно опустошайте все внешние «корзины»

Для безотказной работы системы вы должны поддерживать её. Выработайте привычку пересматривать и опустошать корзину раз в неделю. Система «корзины для сбора материала» работает потому, что даёт разуму отдохнуть с уверенностью в том, что он не потеряет и не забудет какой-либо важной информации.

Брифли существует благодаря рекламе:

Если система не обновляется, она перестаёт быть надёжной, а мозг насторожится и перестанет доверять ей. Как только это произойдёт, подсознание снова начнёт отвлекаться на нерешённые проблемы и незавершённые задания. Вы должны тщательно рассмотреть все свои задачи и навести порядок, руководствуясь следующими правилами:

  • Сразу вычёркивайте из списка неважные задачи.
  • Если вы можете решить задачу очень быстро (за две минуты или менее) — сделайте это немедленно.
  • Важную информацию сохраните в надёжном месте. Если это встреча, проект или конкретная задача, перенесите её в соответствующий список.
  • Регулярная «чистка корзины» — единственный способ обеспечить надёжную производительность и избежать стресса.

Опустошая «корзину», сортируйте материал по спискам

Как бы не различался материал в вашей «корзине», вам не нужно классифицировать и раскладывать его по отдельным «ящикам» или спискам.

Большинство списков текущих дел не работают потому, что превращаются в «винегрет» из задач, мыслей и информации. В списки стоит включать только конкретные, осуществимые задачи, однако мы записываем в них всё без разбора и поэтому очень легко теряем из виду отдельные осуществимые задачи.

Как организовать элементы в вашей корзине?

  • Удалите всё несущественное, решите мелкие задачи и внесите встречи или дедлайны в свой календарь.
  • Если это комплексная работа (то есть требует выполнения нескольких конкретных задач), включите её в проект с чёткой целью.
  • Все остальные задачи должны попадать в список «Следующие действия«.

Список «Проекты» даёт общее представление обо всех ваших текущих проектах

Проекты являются ключевым компонентом любой системы повышения производительности. Проект — желаемый результат, который требует многошаговых действий. Чтобы определить, из каких задач должен состоять проект, представьте себе результат, которого хотите достичь, и опишите желаемый результат одним предложением. Обдумывание результата помогает сформулировать конкретные задачи, которые приблизят вас к достижению цели проекта.

Список вмещает все проекты, которые должны быть завершены в ближайшее время. Это поможет вам отслеживать и контролировать все текущие проекты, повысить производительность, и расслабиться.

Еженедельно обновляя список, убедитесь, что каждый проект расписан пошагово. Все действия, составляющие проект, попадают в список «Следующие действия». Именно конкретные задачи позволяют достичь любой цели.

Замените ежедневный перечень текущих дел на календарь и список «Следующие действия»

Ежедневные перечни текущих дел неэффективны — они искажают ваше чувство времени, вводят вас в заблуждение и заставляют поверить, что вы действительно успеете сделать за день всё перечисленное. Такое нереалистичное планирование ведёт к разочарованию, потере времени и заранее обрекает на провал то, чем вы занимаетесь.

Гораздо более эффективный метод — работа с календарём и списками «Следующие действия». Календарь служит только одной цели: записывать встречи. Всё, что связано с определённым днём или часом — совещание или посещение врача — должно фиксироваться в календаре.

Все другие задачи или конкретные шаги помещайте в список «Следующие действия». Он позволяет быстро решить, какие задачи наиболее актуальны, и есть ли у вас время на их решение.

Независимо от того, где вы находитесь, вы всегда должны иметь при себе список «Следующие действия». Это даст вам возможность выбирать, какую задачу имеет смысл решать.

Если вы хорошо спланировали и предварительно выбрали задачи, вам не составит труда решить, за какую из них имеет смысл взяться. Представьте, что вы в аэропорту, и ваш вылет задерживается на час. В такой ситуации спросите себя:

  • Какую задачу мне выбрать сейчас?
  • Какую задачу я успею закончить в отведённое время?
  • На какую задачу мне хватит энергии в данный момент времени?
  • Какая задача имеет наивысший приоритет?

Если запланировано слишком много задач, имеет смысл распределить их по нескольким спискам и хранилищам. Например, один список можно хранить в смартфоне, а другой — на компьютере. Рассортировав задачи таким образом, вы будете знать, какую из них сможете выполнить, находясь за своим рабочим столом или на встрече, или во время ожидания в аэропорту.

Списки «В ожидании» будут полезны при работе с другими людьми

Все текущие проекты должны быть перечислены в списке «Проекты». При использовании списка «Следующие действия» вы можете убедиться в том, что последовательно работаете над задачами, каждая из которых приближает ваши проекты к завершению.

В большинстве случаев вы должны полагаться на других людей, которые несут ответственность за отдельные части каждого проекта. Но это не означает, что вы должны отказаться от контроля за ходом реализации любых ваших проектов.

Всякий раз, когда вы зависите от работы других людей — ждёте от кого-либо отчёт, чтобы продолжить работу над презентацией — стоит вести список «В ожидании». Так вы сможете отметить всё, что другие люди должны предоставить вам, вместе с дедлайнами.

Обновляя этот список каждую неделю, вы увидите, кто и как справляется со своей задачей. У вас появится новая конкретная задача: напомнить этому человеку об обязательстве.

Если выполнение этой задачи займёт у вас не более двух минут, сделайте это немедленно. Если нет — внесите её в список «Следующие действия» или в один из более конкретных списков и по-дружески напомните человеку, что по-прежнему ждёте его отчёта.

Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке

Вы можете запланировать огромное множество дел заранее, но иногда приходится ждать определённой информации, прежде чем превратить материалы из вашей «корзины» в конкретные задачи или встречи.

Пример. Если намечается интересная вам торговая выставка, то, возможно, вы захотите немного выждать и увидеть её участников, прежде чем решить, есть ли смысл посещать её. Если вам недоступна такая информация заранее, то лучше всего отложить принятие решения.

В случаях, когда у вас нет выбора, и приходится всё планировать в последнюю минуту, пригодятся следующие стратегии:

  • Поставьте себе напоминание на определённый день в календаре.
  • Ведите картотеку, которая поможет вам получить доступ к необходимой информации в нужное время.

Картотека — это очень точная и логичная система. Она состоит из 43 файлов: 31 файл для дней месяца и 12 для месяцев года. Каждый день вы сможете проверять документы, напоминания или материалы, «отправленные» самому себе.

Чтобы система работала, вы должны ежедневно использовать и обновлять её, и это самое сложное.

Идеи, которые могут стать актуальны в будущем, вносите в список «Однажды/возможно»

В этот список входит всё, чего нет в списках «Следующие действия» или «Проекты», но что не должно мешаться в голове. Список «Однажды/возможно» содержит весь материал, который вы ещё не преобразовали в конкретные идеи или задачи. Не стоит недооценивать его преимущества. Он позволяет отслеживать идеи проекта, которые могут быть чрезвычайно важны в будущем. Идеи в этом списке можно разделить на группы. Например:

  • «Поездки, которые я хотел бы совершить»;
  • «Вина, которые я хотел бы попробовать»;
  • «Музыка, которую я хотел бы послушать».

Как и списки «Следующие действия», «Однажды/возможно» помогут вам найти необходимую информацию в нужное время. Списки более надёжны, чем ваша собственная память.

Список «Однажды/возможно» должен пересматриваться и обновляться регулярно, если вы хотите эффективно использовать его.

Организованное рабочее место и еженедельный пересмотр вашей системы повышает продуктивность

Все материалы списков должны быть доступны с вашего рабочего места. Создайте «кабину управления» — функциональную мобильную систему для получения доступа к информации, где бы вы ни оказались. Чрезвычайно важно создать систему списков и файлов, которую вы можете взять с собой куда угодно: даже если застряли в аэропорту или в снежной буре, вы всё равно можете быть продуктивным.

Методика GTD позволяет чувствовать себя спокойно и контролировать все текущие проекты: следить за их выполнением и убеждаться, что они движутся вперёд.

Ваша система продуктивности всегда должна оставаться актуальной и полной. Ваш ум расслабится и сможет полностью сконцентрироваться на задаче, только если вы будете доверять своей системе.

Пересматривая все свои списки еженедельно, вы убедитесь, что ваша система остаётся функциональной — каждый текущий проект связан как минимум с одним «Следующим действием» в актуальном, легкодоступном списке. У вас появится общее представление обо всём, что происходит. Пересмотр помогает видеть «лес», не теряя из виду «деревья».

Количество времени, которое вы тратите на еженедельный пересмотр, зависит от того, сколько времени вам нужно, чтобы почувствовать себя в безопасности и укрепить доверие к системе.

Планируйте ваш еженедельный пересмотр, например, на вечер пятницы. Это позволит вам закрыть рабочие дела и уйти на выходные с ясной головой и чувством контроля.

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов

Разработка проекта — довольно неестественный и нелогичный процесс. Вы должны продумать и запланировать все шаги заранее, ещё не представляя себе чёткой цели. Используйте естественный метод планирования, который отражает ваши ежедневные действия.

Пример повседневного действия: вы голодны и формируете смутную цель («я должен что-нибудь съесть»), а затем уточняете её («я хочу пиццу»). В этот момент в вашей голове появляется несколько идей о том, как достичь этой цели («я могу либо испечь пиццу, либо заказать её, либо пойти в ресторан»). Любые шаги, которые вам необходимо попутно предпринять, становятся самоочевидными.

Примените этот способ мышления к вашим реальным проектам: начните с наиболее конкретного определения цели. Никогда не помешает потратить время на определение цели, поскольку все последующие действия будут зависеть именно от этого. Когда цель ясна, ваш разум автоматически начнёт мозговой штурм. Так вы сможете придумать идеи, необходимые для достижения цели. Хорошая тактика — начать мозговой штурм «извне»; например, записать и сохранить ваши идеи на бумаге.

Как только вы собрали все свои идеи, вы должны упорядочить и сгруппировать их, а затем определить конкретные действия, необходимые для завершения проекта.

Естественное планирование сильно проясняет работу над проектом и делает её интересной, быстрой и интуитивной.

Самое главное

Как работать эффективно и с ясной головой?

  • Ваш мозг — инструмент мышления, а не запоминающее устройство. Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надёжная «корзина для сбора материала» за пределами вашего разума.
  • Выносите мусор — еженедельно опустошайте все внешние «корзины».
  • Разбирая «корзины», сортируйте материал по тематическим спискам.

Простые инструменты, составляющие метод GTD

  • Список «Проектов» составляет общее представление обо всех ваших текущих проектах.
  • Используйте календарь и списки «Следующие действия» вместо ежедневного списка текущих дел.
  • Списки «В ожидании» очень полезны, когда вы работаете с другими людьми.
  • Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке.
  • Все потенциально интересные идеи следует вносить в список «Однажды/возможно».
  • Организованное рабочее место и еженедельный обзор вашей системы незаменим для продуктивного труда.

Как претворить в жизнь основные принципы GTD?

Естественное планирование проясняет цели и ближайшие шаги ваших проектов и облегчает работу над ними.

Система Дэвида Аллена GTD для повышения производительности. Метод GTD или как закончить начатое Get things done основные принципы

Книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» перечитываю каждый год, и каждый раз нахожу для себя что-то новое. То, на что я раньше не обратил внимание. Для меня это главная GTD-книга. Трактат личной эффективности!

Это не значит, что я в прошлый раз читал не внимательно. Развиваясь, мы поднимаемся на новые уровни, а с этих уровней вид открывается совершенно другой.

Не факт, что в следующем году, перечитав эту же книгу, я не найду что-то еще…

  1. Своим осознанием. Что я понял в процессе чтения или какие сделал для себя выводы.
  2. Что нового я внедрил в свою систему планирования в MyLifeOrganized.

Осознание, пришедшее после перечитывания книги «Как привести дела в порядок»

GTD — это привычка!

Даже если прочитал книгу и все понял с первого раза — потребуется намного больше времени, чтобы принципы Getting Things Done выполнялись на уровне подсознания.

Не существует другой, более короткой дороги, чем ежедневная практика.

Даже если вы пройдете тренинг, сможете получить только

  1. Знания
  2. Навыки
  3. Кейсы


И уже через неделю-две у вас будет

  • созданная именно под вас система, учитывающая ваши ценности и приоритеты
  • разобраны и структурированы все текущие задачи
  • готовые кейсы и шаблоны для продуктивной работы в MLO
  • ответы на все ваши вопросы по MyLifeOrganized, планированию, приведению дел в порядок, максимальной продуктивности

Напишите мне в чем ваша самая большая трудность в планировании и структурировании, и я подскажу вам оптимальный вариант выхода из сложившейся ситуации!

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD — фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:
  1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
  2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
  3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
  4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
  5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем — на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

Ключевые мысли

  • GTD это комплекс, требующий долгой подстройки под себя.
  • Тем не менее, многие люди считают систему полезной, многие вдобавок предлагают свою, переработанную версию.
  • Дэвид Аллен обещает расширить концепцию системы в новой книге, уделив внимание гармонизации работы и жизни.

За кулисами GTD: почему тысячи фанатов системы ищут большего.

На сайте книжного гиганта Amazon.com одна и та же книга занимает первое место в результатах запроса «productivity» (выдающего более чем 170 тысяч наименований) и в результатах запроса «time management» (более 70 тысяч наименований). Книга называется «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса ». Автор — Дэвид Аллен, кроткий ТМ-супермен, прикидывающийся калифорнийским консультантом по менеджменту. Впервые опубликованное в 2001 году, 350 страничное пособие Аллена генерирует бесконечные обзоры, является международным бестселлером в течении 7 лет, по-прежнему не выходит из списка «двадцать лучших деловых книг на сегодня» Уолл Стрит Жорнала.
«Как привести дела в порядок» (или GTD — аббревиатура английского названия) — не очередная книга по теории делового мышления. Система тайм-менеджмента Аллена была приспособлена под требования информационного века, чем привлекла внимание работников ИТ-сферы и создала вокруг себя целый культ последователей, применяющих советы Аллена ко всему жизненному процессу.

Базовый принцип ГТД — это перенос всех обязательств, единиц информации, важных дел из вашей головы в систему, которой вы доверяете. В результате, как обещает Аллен, вы получаете почти мгновенное снижение стресса, и, соответственно, увеличение продуктивности. Почему же такая простая система наделала столько шума? По мнению толпы фанатов, Аллен дал указания беднягам, заваленным горами е-майлов, борющихся с информационной перегрузкой, терпящих стресс в попытках следить за постоянно растущим списком сроков и обязательств.

Поклонники системы — сила, с которой стоит считаться. По запросу «GTD» Гугл возвращает более шести миллионов соответствий, система вдохновила автором многих популярных блогов о личной продуктивности, породила целую индустрийку интерпретаторов, гуру и желающих её освоить. Как сказал Гарри Вольф из «Wired», «Аллен возродил традицию „помоги себе сам“ в информационном веке ». Однако пока одни блоггеры рьяно следуют букве GTD, другие ведут активные сетевые дискуссии о том, как модифицировать систему GTD, чтобы она соответствовала их личным нуждам.

Знак ли это того, что ГТД теряет своих пользователей или проблема в том, что люди пытаются использовать систему не по назначению? «Невозможно дать готовый, универсальный рецепт», — говорит Аллен — «люди должны разработать свою систему, подходящую для их случая». Аллен считает, что GTD решает проблему большинства загруженных людей, не ведающих о том, что им стоит освободить голову от избытка информации.

GTD: революция снизу вверх

В отличии от глобальной корпоративной культуры, полностью находящейся под влиянием маркетинговых супер-гуру типа Стивена Кови, Тома Питерса и Гарри Хэмела, концентрирующихся на видении, миссиях и целях, система «снизу вверх» Аллена обещает понизить стресс и увеличить продуктивность. Каждая частица информации, которую наш мозг пытается отслеживать, подкидывает дров в топку стресса. GTD включает сбор и обработку каждой такой частицы, каждого обещания, практически — каждой мысли, сохраняет информацию в «картотеке» и позволяет получить её затем при помощи комплекса регулярных пересмотров дел.

Обработка информации, согласно способу Аллена, не требует философских самокопаний в попытках выработать глобальную миссию и видение. Несколько контекстных ту-ду списков дают указания, как провести рабочий день по GTD. Как и многие другие представители движения саморазвития, Аллен сделал карьеру на превращении замысловатых методик в практические руководства для корпоративного мира. Открытие того, что работники могут очистить ум, освободив почту, папку «входящие» и рабочий стол, стало чем-то вроде озарения для масс. Многочисленные фэны Аллена были ошарашены опустевшими почтовыми ящиками, чистыми столами и возможностью почувствовать контроль над кучей работы, с которой им приходится сталкиваться. Однако вскоре начались усовершенствования.
Сторонники GTD нашли недостатки в системе, тот же Интернет изменил наше рабочее место, внеся ещё больше суматохи. Кроме е-майла, у нас теперь есть Фейсбук, SMS, быстрый канал и большее количество средств связи. Решения не заставили себя ждать, глобальное сообщество фанатов разработало серию шагов, выводящих систему на новые рубежи.

Между тем, Аллен был занят распространением всё того же GTD, что было описано в 2001. В ответ на критику, описывающую недостатки в методике, Аллен сказал, что GTD не привязан к технической реализации. «GTD вне времени, не важно, проводят ли люди всё своё время у компьютера или компьютера нет у них вовсе. Оба типа людей существовали в 2001, оба типа есть и сейчас», — сказал он. «Быстрые интернет-каналы — это всего лишь количественная характеристика, а не качественная. GTD касается управления вашими обязательствами.
Новая книга Аллена, «Making It All Work», выпущенная в конце 2008, обещает пролить свет на истинные основы самоуправления: контроль и перспективу. Не поздно ли Аллен решил повернуться к пользователям лицом? Не обскакали ли ученики своего гуру?

GTD-последователи и GTD-усовершенствования

Последователи ГТД Мэрлин Манн, Джина Трапани и Лео Бабаута улучшили педантичную систему систематизации Аллена, превратив её в нечто более техничное, более толковое и более дзенское. Тем самым они приковали внимание интернет общественности.

В то время как в книге Аллен советовал использовать бумагу, папки и картотеки, авторы большинства сайтов пускались в обсуждение использования программ управления проектами, текстовых файлов, почтовых клиентов (например, Outlook или Gmail), наладонников, бумажных блокнотов и даже карточек из картотеки. Шуточный пост Мэрлина Манна «Hipster PDA» (автор предложил сделать «наладонник» из бумаги — соединить стопку картонных карточек скрепкой) от 2004 года вызвал сумасшедший отклик и сделал его блог «43 Folders» звёздным. Он по прежнему занимает почётное место в Technorati’s Top 100 и ежегодно привлекает 8 миллионов просмотров.

Кстати говоря, Манн был одним из первых приверженцев GTD. Например, название «43 Folders» — это дань уважения одноимённой подсистеме GTD. В ней используется 12 месячных и 31 дневная папка для категоризации материальных задач, к которым надо вернуться в определённый день. В блоге Манн перерабатывает бизнес-ориентированные методики Аллена так, чтобы сделать их полезными для «разработчиков, программистов и других разновидностей гиков».

В 2004 Манн указал на то, что гики имеют свой, совершенно отличающийся от обычных GTD-юзеров, рабочий процесс. Например, они практически неотделимы от своих ноутбуков и технологии, являющейся их движущей силой.

Вернёмся в 2008. Priacta, американская фирма-разработчик софта для тайм-менеджмента, публикует список более чем 100 наименований GTD-программ . Многие из них бесплатны, остальные стоят от 10 до 350 долларов.

Массачусетсский консультант по личной продуктивности Мэтью Конелл один из многих блоггеров, заметивших, что как только вы закончили сбор данных (фундаментальный в GTD процесс), вы остаётесь один на один перед ужасающим своими размерами списком «что сделать», без советов «как это сделать».

Нью-йоркский ИТ-предприниматель Марк Хорст, автор книги о личной продуктивности «Bit Literacy», породил целую серию горячих споров среди гуру тайм-менеджмента, после того, как назвал подход Аллена «атавизмом до-интернетовской эры, с её блок-схемами, картотеками и записными книжками »

Хорст предлагает управлять делами, используя «более грамотные ту-ду списки», где записи создаются при помощи е-майлов, а списки приоритетов генерируются автоматически.

В свою очередь, Хорст был раскритикован Тимом Феррисом, автором бестселлера «The 4-Hour Work Week». «Технологические советы в „Bit Literacy“ имеют меньше мест применения и более короткий срок годности, чем принципы GTD» — заключил Феррис.
Книга Ферриса пропагандирует аутсорсинг задач малооплачиваемым исполнителям из развивающихся стран, для заработка бо́льших денег на роскошную жизнь. Книгу неоднократно критиковали за сомнительную этику, совершенно забыв о том, что в ней даются полезные советы по тайм-менеджменту и управлению информацией.

Несмотря на то, что некоторые эксперты не согласны с подходами системы, GTD остаётся одной из лидирующих систем тайм-менеджмента. Последователь GTD и журналист издания Guardian , Бен Хаммерсли стал её приверженцем сразу после того, как в 2005 году опробовал советы Дэвида Аллена. Согласно его словам, «Как привести дела в порядок» «так близка к культу, как только может быть близок к культу список дел ». Хаммерсли добавил, что для него лично сложность освоения системы меркнет по сравнению с тем, как система изменила его жизнь.

Любопытнейший парадокс — сознание человека хорошо справляется с генерацией новых мыслей, а вот с хранением старых частенько дает сбой. Мы слишком часто забываем даже простую информацию — например, купить что-то в магазине или куда положили ключи. Вам это знакомо? Что ж вы не одиноки. И если мы забываем даже такие простые вещи, то что уж говорить про выполнение задач и высокую личную продуктивность.

В компании Goalton.com мы по роду своей деятельности уделяем крайне высокое внимание любым методам повышения персональной и командной продуктивности. Для нас стало нормой постоянно искать и тестировать как самые новые методики в этой области, так и достаточно хорошо раскрученные старые. И сегодня мы хотим рассказать о тех нюансах, плюсах и минусах, которые мы испытали на себе, применяя подход GTD. Как обычно, наши эксперты сделали для вас максимально концентрированную выжимку, чтобы к концу статьи вы достаточно хорошо разбирались в этом вопросе и могли бы стать хоть чуточку эффективнее.

Основная идея

Итак, суть метода GTD основана на базовом постулате о том, что человеку трудно достигать своих целей если его голова занята потоком входящей информации. Мыслей, задач и попросту внешних отвлекающих факторов в нашей жизни порой бывает так много, что сконцентрироваться на главном бывает крайне тяжело. Поэтому Дэвид Аллен предложил не держать в голове большой объем информации, а освободить свой разум для непосредственной работы и постараться перенести всю информацию на внешний носитель, предварительно структурировав ее определенным образом.

Влияние потока входящей информации по мнению Д.Аллена

Команда методистов компании Goalton.com полагает, что такой взгляд на организацию работы вполне оправдан. Для успешных людей запись своих мыслей и списка действий является непреложным фактом, и именно поэтому блокнот и ежедневник уже давно стали символами успешных бизнесменов. Первое что вы должны сделать чтобы успевать больше — это разгрузить свою голову. Просто перенесите пчелиный рой задач из головы на любой внешний носитель.

Последнее десятилетие подарило нам новый виток развития компьютеров – они наконец-то стали по настоящему персональными, легкими, миниатюрными и вы можете иметь доступ в глобальную сеть или к облачным сервисам практически из любой точки планеты. Удобное программное обеспечение делает запись своих проектов и задач простым и наглядным вне зависимости от того предпочитаете ли вы использовать ментальные карты (mind maps) или создавать списки дел (todo lists).

Чтобы освободить голову и записывать дела, достаточно установить себе удобный таск-менеджер или воспользоваться облачным сервисом, например Goalton , Remember the milk, Asana или Todoist.

Мы абсолютно согласны с автором GTD в том, что человек стремящийся к высокой личной продуктивности должен взять под свой полный контроль управление рабочим процессом. Этот процесс состоит из нескольких последовательно выполняемых действий — сбор и обработка данных, удобная организация собранной информации по проектам, возможность совершать периодические обзоры и принятие решений о необходимости осуществления тех или иных действий. Чуть позже мы еще вернемся к этому процессу, а пока проиллюстрируем его наглядной схемой.

Практика планирования

После того как вы выгрузите из своей головы все что в ней накопилось, вам необходимо разобрать это по кучкам. Поэтому второй постулат Аллена к планированию своего времени опирается на так называемую шестиуровневую модель обзора своей работы. Фактически автор GTD говорит о том, что человек должен уметь посмотреть на свои дела с высоты птичьего полета. Для этого он предлагает выделить 6 уровней перспективы взгляда:

  • Текущие дела
  • Текущие проекты
  • Круг обязанностей
  • Ближайшие 1-2 года
  • Пятилетняя перспектива
  • Ваша жизнь в целом

Методика GTD рекомендует с заданной частотой совершать обзоры каждого уровня для того, чтобы более правильно распределять приоритеты своих дел. И хотя мы считаем такой подход несколько упрощенным, все же мы скорее согласны с данным утверждением. Пожалуй, наиболее важная рекомендация методистов Goalton.com в данном аспекте состоит в том, чтобы перевернуть этот список вверх ногами и начать планирование своих дел именно с постановки целей на жизнь в целом. Трудно ли это? Еще как! Но именно такая постановка вопроса дает вам толчки к кардинальному изменению вектора собственного развития. Ведь если изо дня в день вы упорно делаете одно и то же, то почему ваш результат должен измениться?

Немного о целях

Взгляните на себя со стороны и постарайтесь честно ответить на несколько вопросов – довольны ли вы своей жизнью? Достаточно ли высоким является ее качество? Устаете ли вы к концу рабочего дня или наоборот подпитываетесь дополнительной энергией? Хотели бы вы и через 10 лет заниматься тем же самым? Как по вашему выглядит жизнь идеального человека?

Это безусловно более философский взгляд на вашу жизнь и он требует здравого и беспристрастного отношения, но ведь это ваша жизнь и для того чтобы в конце пути испытать радость, вам абсолютно необходимо задать себе правильные ориентиры. Под такими ориентирами мы понимаем определение конкретных характеристик, которыми вы должны обладать. Точнее не просто «вы», а «лучший вы». Как только вы осознаете концепцию «лучшего себя» , вы сразу поймете что стать лучше без особых действий у вас не получится.

Метки и контексты на практике

Но вернемся к идеям Дэвида Аллена. Похоже ли описанное выше на GTD? К сожалению, лишь отчасти. Мы полагаем, что методика Getting Things Done является скорее реактивной, в то время как предлагаемый нами подход планирования правильнее считать проактивным. В чем разница?

Дело в том, что реактивный подход как это следует из его названия является реакцией на некоторые события. В частности в методе GTD очень активно пропагандируется использование так называемых «контекстов», то есть условий при которых вы выполняете определенные действия. В мире есть много разновидностей программного обеспечения, страдающего именно от перегруженности контекстами.

Что есть контекст? Это некие метки, которыми вы помечаете те или иные задачи. Фактически речь идет о методе группировки задач по данному признаку. Поясним на простом примере – некоторые задачи вы помечаете меткой (контекстом) «Джон» и когда встречаете Джона, то обсуждаете с ним именно эти задачи. Это выглядит крайне удобным, потому что теперь вы точно не забудете задать ему ни один свой вопрос. Аналогично вы можете помечать задачи контекстом географического места, например «головной офис» и занимаетесь решением определенных задач именно тогда когда оказываетесь в месте под названием «центральный офис».

Пример реализации методики GTD в Goalton.com

Также вы можете создавать отдельную группировку дел в зависимости от имеющегося в вашем распоряжении количества свободного времени . Например, на скриншоте выше вы видите списки дел разбитые по их длительности:

  • дела на 5 минут
  • дела на полчаса
  • дела на 1 час
  • дела на 3 часа

Теперь, если у вас образовалось полчаса свободного времени, то следуя методу GTD вам достаточно лишь взглянуть в соответствующий раздел «полчаса» и выбрать оттуда одно дело, за которое вы и возьметесь. Например, вы можете проверить слайды в вашей презентации.

В целом, метод Д. Аллена крайне прост и потому имеет тысячи поклонников во всех уголках земного шара. Сначала вы помещаете все дела в папку Входящие (INBOX), а затем периодически распределяете эти дела либо по контекстам местоположения, либо по контекстам людей, либо по наличию времени. В отдельные папки вы помещаете просто справочные материалы или попадающиеся вам полезные ссылки. В дальнейшем вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы принять решение надо ли с ними что-то делать. Если вы поручили какое-то дело коллеге, то просто перенесите его в папку «Делегировано».

Как видите, применять метод GTD используя, например Goalton.com невероятно просто! А с учетом того, что система имеет ряд справочников, например адресную книгу ваших контактов и встроенный календарь, управлять делами становится совсем легко и удобно.

Поговорим о минусах GTD

Применять предложенный метод просто и он действительно дает отличные результаты с первого дня его использования. Но давайте немного покритикуем его для того чтобы быть объективными и добиться большей эффективности в работе.

Итак, если вы совсем плохо организованный человек, у которого все валится из рук, вы ничего не успеваете и все время забываете сделать что-то важное, то метод будет безусловно хорош. Он действительно приведет ваши дела в порядок и результаты станут видны довольно скоро. Но помните, что это — реактивный метод, то есть вы реагируете на внешние события.

В проактивных методах, приверженцами которых является команда Goalton.com центральное место отводится не контексту, а вашим Целям (англ. Goal – цель), вне зависимости от того являются ли эти цели личными или рабочими. Иными словами мы считаем, что если вы определили некую важную цель и присвоили ей повышенный приоритет, то вы должны брать задачи из вашего списка и выполнять их, не взирая на подходящие внешние условия, а отталкиваясь от их приоритетности.

Для рассмотренного выше примера это означает, что вы сами можете позвонить Джону (проактивность), не дожидаясь когда вы его случайно встретите. При этом вам вовсе не обязательно обсуждать с ним все дела с пометкой «джон» — вместо этого обсудите только то важное дело, которое у вас сейчас в приоритете и сконцентрируйтесь исключительно на нем. Аналогичная ситуация и с «центральным офисом» — зачем ждать подходящего контекста? Если у вас есть важная задача, ведущая к нужной вам цели, то поезжайте в центральный офис и решайте свои вопросы, не тратя время впустую. В этом и состоит различие реактивного и проактивного подходов. Вся идеология системы Goalton подчинена главенству Целей, и мы считаем, что группировка задач должна производиться именно по проектному и временному признакам, а не по меткам и условным контекстам.

«Метки – это враг структурного мышления. Вред меток состоит в их легко доступности и внешней безобидности. Зачастую они неплохо выглядят в ежедневнике и имеют различные красивые цвета. Их просто использовать и можно помечать ими все что угодно. Почему многие обожают метки? Потому что если в системе нет меток, то вам приходится думать. Думать куда отнести ту или иную задачу, думать над тем как встроить эту задачу в общую цепочку действий. Думать над тем насколько своевременным или уместным будет выполнение данного действия и является ли оно вообще действием или просто мыслью. Без меток приходится очень много думать и зачастую трансформировать свои идеи во что-то более практичное или отказываться от них вовсе. Но разве не в этом ваша цель? Метки — это вредная привычка. Попробуйте отказаться от них — сначала вам будет дискомфортно, но потом вы увидите результат.»

Очевидно Дэвид Аллен и сам понимал, что предложенный им метод хоть и хорош, но не совершенен. Именно поэтому часть своей замечательной книги он посвятил “нетипичным случаям”, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. В результате его методология была дополнена помимо горизонтального метода планирования, вертикальным, в который он включил такие исключительно важные с нашей точки зрения аспекты как:

  • Определение целей
  • Создание виденья
  • Проведение мозгового штурма
  • Определение конкретных действий

Основываясь на предложенной им классификации и методах хранения информации, Аллен существенно облегчил этот процесс, хотя и изложил его в несколько путанной манере. Основа путаницы – отсутствие четких алгоритмов и все то же пресловутое применение контекстов, от которых автор так и не отказался, полагая что именно они позволяют “получить представление о следующих конкретных действиях, получая правильные напоминания в нужное время и в нужном месте”. Что ж, не будем судить его за это слишком строго. В конце концов все люди немного отличаются друг от друга по своему психотипу и характеристикам личности. Вероятно, для части людей именно реактивный подход к ведению дел подходит лучше.

Завершая наш обзор методики Getting Done все же хочется обратить внимание на один положительный момент. Автор метода сделал, пожалуй наиболее ценный вклад в развитие личной продуктивности, предложив довольно простую и хорошо структурированную схему обработки входящей информации. Как видно из рисунка, данная схема описывает пошаговое руководство о том, что следует делать с входящей информацией для того, чтобы разгрузить свой мозг от ее запоминания.

Схема Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Наши эксперты во многом согласны с этой схемой и считают ее отличным подспорьем для людей желающих достигать больших результатов. Однако мы считаем своим долгом предупредить, что схема содержит в себе очень важный изъян, с которым команда Goalton.com категорически не согласна. Дело в том, что в схеме есть логическая ветка предполагающая необходимость выдачи приоритета мелким задачам. «Дело занимает менее 2-х минут? — сделай его сразу» — таков девиз GTD. Мы понимаем чем руководствовался Аллен когда вводил этот элемент – он хотел избавить людей от мелких задач, которые порой назойливо крутятся в вашем мозгу. Однако здесь может быть заложена и большая бомба.

В нашей статье о принципе одной вещи мы довольно подробно описывали вопросы, связанные с концентрацией внимания, фокусировкой и силой воли. Именно сила воли позволяет нам заниматься выбранным делом, удерживая от попыток переключиться на что-то еще. Но в течение дня сила воли, равно как и ваша ментальная энергия истощаются . Так есть ли смысл расходовать их на мелкие двух-минутные дела? Мы считаем, что нет. Ни в коем случае не начинайте свой день с разгребания мелочей – всегда начинайте рабочий день с главной задачи!

Дело в том, что помимо определения того, чем следует заниматься в принципе, очень важным является и то КАК именно вы будете работать над задачей. Большинство научных исследований однозначно говорят о том, что наибольшим врагом человека является его неспособность к концентрации на задаче . Кстати, для тех кому интересен именно этот аспект мы рекомендуем почитать о помидорных техниках. Мы искренне считаем, что критически важным для достижения успеха является способность (и наработанный навык, привычка) работать над конкретной задачей в течение некоторого промежутка времени, не отвлекаясь ни на что другое. Однако приняв во внимание, инструкцию GTD предписывающую вам делать короткие задачи в первую очередь, вы рискуете заниматься весь день только этими короткими задачами.

Кто-то может спросить: А что здесь плохого? Во- первых, то что вам вначале показалось коротким на самом деле может занять значительное время. Во-вторых, делать в первую очередь надо важные задачи (то есть имеющие высокий приоритет в силу их ценности), а не короткие. В-третьих, запас энергии любого человека ограничен, а значит сделав десять коротких задач, вы можете израсходовать все свои силы и вдохновение именно на них. И не забывайте, что переключение между задачами – это тоже энергозатратная часть работы вашего мозга. О цене переключения между задачами и вреде мультизадачности мы подробно рассказывали в предыдущей статье.

Наши выводы

Именно по этому, в методе GTD сбор и конспектирование информации стоит на первом месте. Именно по этому, свой волшебный блокнот со своим интеллектуальным потенциалом необходимо держать при себе, везде и всегда.

2. Расклад заданных дел

По поставленной задаче задаем вопросы:

  1. Насколько важна эта задача?
  2. Сколько времени займет выполнение этой задачи?
  3. Должны ли вы выполнить ее в определенный срок или можно сделать когда угодно?

Кроме этого, метод GTD предусматривает в пункте №2 определение четких шагов для выполнения конкретного дела. Например, в вашем списке пометка: создать бизнес-план для нового проекта. Тогда, чтобы закончить это дело, вы должны разбить его на более мелкие, связанные между собой подзадачи.

Если задача состоит в том, чтобы создать бизнес-план, тогда, это дело часто представляет собой большой объем работы. И каждый раз, когда вы смотрите на эту пометку в своем списке, вам хочется отложить это снова и снова. Проблема в том, что ваш мозг воспринимает эту задачу без конкретики. По этой причине нужно разделить эту задачу на несколько, более мелких:

  1. Найти примеры бизнес-плана в интернете.
  2. Посмотреть на содержание, ознакомится и понять суть.
  3. Создать похожий образец для своего проекта.
  4. Сделать наброски.
  5. Что-то менять, улучшать и т. д.

Почему так легче? Потому что, наш мозг любит планировать и делить большие задачи на более мелкие. Причем, это происходит постоянно. Допустим, вы хотите сходить в ресторан. Ваш мозг начинает поэтапно думать (планировать):

  • Какую кухню вы хотите;
  • Каких знакомых позвать;
  • В какое время лучше идти;
  • Какая погода будет и что лучше одеть…

Таким образом, мозг разделяет эту задачу на подзадачи и без особой нагрузки, поэтапно все решает. А в более сложных и менее приятных делах, мозгу необходима ваша помощь.

3. Систематизирование дел

Третий пункт метода GTD заключается в том, чтобы систематизировать дела:

  • По степени важности;
  • Срочности;
  • И по количеству предпринимаемых шагов.

Для этого необходимо создать несколько категорий и подкатегорий, после чего, распределить дела по ним.

Пример 1. Через месяц у вас встреча с бывшим приятелем по работе. Вы хотите с ним встретиться, но вы не знаете, что может случится в течении этого периода времени, где вы будите и т. д. Эту задачу смело можно добавлять в подкатегорию №1. Поставить напоминание в гугл календарь за неделю и потом решать этот вопрос.

Пример 2. У вас возникло желание — научиться По сути, это для И это можно сделать тогда, когда будет время. Эту задачу можно добавить в подкатегорию №2, т. е. — желательно сделать.

— Вторая категория — это важные дела. Оцениваем примерное время, которое уйдет на это дело. Если оно занимает меньше 3 минут (прочитать небольшую статью, ответить на электронное письмо…), то его нужно сделать сразу, до того, как начнете куда-то его записывать.

После этого, категорию №2 разделите на подкатегории. К примеру, 1 — проект, 2 — личное; 3 — бизнес… Распределите свои затеи по категориям и если есть вопросы, которые нужно решить в определенное время, тогда рядом укажите именно это время.

4. Просмотр и обновление

В системе GTD, пункт №4 также очень важен. 1-2 раза в неделю просматривайте свой список. Это делается для того, чтобы добавить новое, удалить сделанное, либо удалить дела, утратившие свою актуальность.

Многие, используя систему GTD, игнорируют этот пункт. А это, один из важнейших этапов. Потому что, основа продуктивности — это аккуратность и осознанность. Если ваш список будет в ужасном виде, у вас не будет желания к нему возвращаться и вы забросите свое начинание.

5. Выполняйте

Выполняйте свои дела по мере их срочности, важности, вашего настроения и мотивации. Для того, чтобы внедрить метод GTD в свою жизнь, необходима практика и дисциплина.

Это того стоит, потому что, пользуясь инструментарием GTD, вы будите успевать, развиваться и чувствовать себя полноценными!

Что такое GTD и как это работает. Как спланировать и решить все свои дела: Пошаговая инструкция

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD — фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:
  1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
  2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
  3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
  4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
  5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем — на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

И зачем это нужно?

Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому не раздумывая.

В чём разница между GTD и списком задач?

В списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD — фиксировать абсолютно всё. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.

А мне точно подойдёт эта система?

GTD актуальна для людей разных профессий, возраста и социального положения. Дэвид Аллен, который сформулировал принципы системы, проводил курсы и для космонавтов МКС, и для рок-музыкантов, и для руководителей крупных компаний.

Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

Хорошо, и что конкретно нужно делать?

В системе GTD нет строгих правил. Зато есть базовые принципы работы:
  1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
  2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
  3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
  4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
  5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

Все дела нужно записывать в один список?

Нет, лучше составлять несколько, но хранить их в одном месте. Например, ведите несколько списков по каждому рабочему проекту, списки домашних дел, списки для изучения, списки идей и возможных проектов в будущем — на что хватит фантазии.

Есть какие-то специальные инструменты?

Из приложений и веб-сервисов подойдут Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.

Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

В общем, выбирайте то, что удобно вам.

Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

Как получить больше пользы от GTD?

Любая система продуктивности не будет работать, если применять её слепо. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте её под себя, и тогда всё получится.

И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?»
Виктор Пелевин

Очень часто в жизни каждого человека наступают такие моменты, когда просто невозможно справиться с объемом накопившихся дел. И работая в данный момент над выполнением очередной своей задачи, в голове непрерывно крутится еще целая вереница нерешенных проблем. Постоянные мысли о том, что вы не успеваете сделать что-то важное, не дают сосредоточиться на выполнении текущей задачи. И когда количество нерешенных дел начинает нарастать, как снежный ком, это приобретает уже масштабы катастрофы.

Но на самом деле проблема не такая уж сложная, как может показаться на первый взгляд.

Как привести дела в порядок. Основы тайм-менеджмента

Для решения подобных задач существует метод рациональной организации времени, или по-другому тайм-менеджмент. Время в современном мире представляет собой даже большую ценность, чем деньги, так как в отличие от них, время нельзя вернуть или накопить. Навыки управления своим рабочим временем помогут человеку достигать поставленных целей и задач намного быстрее и при этом находить достаточно свободных минут для общения с друзьями и своего духовного развития.

Поможет в этом разобраться метод GTD, который представляет одно из направлений в тайм-менеджменте.

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. — «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно — «как привести дела в порядок») — методика повышения личной эффективности созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка.

Классическая модель тайм-менеджмента имеет определенные строгие рамки, подразумевает четкое планирование своих дел, рекомендует просчитывать шаги и расставлять приоритеты. Новый метод, предложенный экспертом Дэвидом Алленом, помогает управлять временем намного более гибко и выбирать дела по своему усмотрению, а не привязываться к жесткому дневному графику, что существенно облегчает задачу и быстрее продвигает вас в реализации поставленных задач. Такой способ может подойти не только крупным бизнесменам, заботящимся о быстрейшем исполнении своих планов, но и обычным домохозяйкам, планирующим время на ведение домашнего хозяйства.

В основу этой системы легло предположение, высказанное Дэвидом Алленом, о необходимости свободного мышления. Говоря иными словами, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей, которые крутятся в голове. И тогда текущая работа будет выполнена намного быстрее и результативнее. На этот счет GTD-система дает четкие указания, следуя которым можно не только выявить проблему, но и быстро решить ее. Как правило, люди много времени тратят на бессмысленные рассуждения, которые тормозят процесс выполнения поставленных задач. Четко следуя предложенным методом рекомендациям, ваше сознание всегда будет оставаться чистым, а результативность работы будет на все 100%.

Составляем список дел, задач, проблем

Первое, что нужно сделать, по мнению автора идеи, – это перенести все ваше беспокойство и мысли, которые занимают вас в данный момент, на бумагу. Запишите все, что крутится сейчас в голове, – все крупные дела, мелкие дела, важные и не очень, в общем, вообще все. Освободите ваше сознание для реализации поставленной в данный момент задачи. Записи можно производить в хаотичном порядке, записывая просто все, что пришло на ум. Необязательно сразу классифицировать дела по степени важности. Если вы пропустите или не внесете в список какое-либо дело, оно постоянно будет кружиться в вашей голове, мешая сосредоточиться.

Но вот список дел составлен, что теперь с этим списком делать?

Задаем правильные вопросы

Вторым шагом можно назвать анализ написанного вами списка.

Мысленно зададим каждому пункту списка вопрос: «Что это?» .
Этот вопрос позволяет произвести классификацию дел по степени их важности.

Второй вопрос звучит так: «Требует ли это действий?»

При отрицательном ответе должны последовать следующие действия:
— отложить решение до лучших времен;
— пока забыть о деле, не стоящем вашего внимания;
— положить на время в архив.

При положительном ответе на заданный вопрос необходимо переходить непосредственно к исполнению и наметить практическое решение проблемы. Изучите проблему, если на ее осуществление потребуется затратить определенное количество времени, то она автоматически переходит в разряд проекты. Эту запись можно произвести на отдельном листе. А если при рассмотрении текущего дела сразу напрашивается способ ее решения, то есть смысл сделать это дело сразу, чтобы не копить кучу нерешенных проблем.

Когда для достижения поставленной цели одного шага недостаточно, напрашивается несколько вариантов выхода из сложившейся в данный момент ситуации:

— записать дело в ежедневник до наступления срока его исполнения,
— поместить в список важных дел, чтобы выполнить его в удобное для вас время.

Пройдя последовательно все шаги, предложенные данной теорией, можно научиться правильно расставлять приоритеты и выстраивать четкую систему ценностей. Причем сделать все это можно самостоятельно, даже не обладая каким-то особым талантом. А вопрос «Как привести свои дела в порядок» больше не будет вставать перед вами.

На дворе 21 век – век технологий, бесконечного бега, фастфуда и дедлайнов, и каждый из нас, рано или поздно устав вертеться, как белка в колесе, задумывается над простым и в то же время чертовски сложным вопросом: как успеть все? Как распланировать и организовать свою жизнь так, чтобы все важные дела были сделаны? Как повысить личную эффективность? Я нашла способ — gtd система или как привести дела в порядок.


На эту тему снято огромное количество роликов, написано огромное количество книг, попробуем и мы внести свою небольшую, но, надеемся, полезную лепту.

Система планирования Getting Things Done (GTD) — чем она отличается?

Первый и главный принцип планирования, согласно данной системе, заключается в том, что человек должен освободить разум от запоминания необходимых к выполнению повседневных и текущих дел, идей, дат, мест и прочей информации. Все мы и так живем в бесконечном стрессе, боясь что-то не сделать, забыть, опоздать, ошибиться. Поэтому мы и предлагаем снять с себя часть ответственности и завести ежедневник. Именно там должна храниться вся необходимая информация. Записанная на бумаге (в телефоне, диктофоне и др.), она никуда не пропадет, не будет забыта, а если ее еще и правильно структурировать, то ежедневник станет для вас незаменимым помощником по жизни.

Кроме того, если у вас будет ежедневник, то ваш мозг будет сконцентрирован не на запоминании задач, а на их выполнении. Вы будете думать не о том, что нужно сделать, а о том, как, и это уже значительно повысит вашу эффективность и даст возможность расставить приоритеты.

Как же правильно вести ежедневник?

Попробуем рассмотреть три главных столпа, на которых держится суть:

  • управление процессом работы;
  • шестиуровневая модель обзора;
  • естественный метод планирования.

Управление рабочим процессом

Эту модель также можно разбить на отдельные пункты:

  1. сбор;
  2. обработка;
  3. организация;
  4. обзор;
  5. действия.

Как только появляется новая информация – сроки командировки, дата важной встречи, список дел на день, интересная идея и др., – вы берете и записываете ее. Отлично! Теперь вашему мозгу больше не придется постоянно держать ее на поверхности, чтобы не забыть. Ваш ежедневник начинает работать!

Чтобы информация не затерялась в его дебрях, выделите для нее определенные страницы. Они будут называться инбоксом – местом для хранения информации.

Чтобы информация не отлеживалась, ее нужно постоянно обрабатывать: мониторить, распределять на более и менее важную, расставлять приоритеты, определять для себя, что и в каком порядке нужно сделать в соответствии с важностью дел и наступлением дедлайнов их выполнения. Делать это нужно минимум раз в неделю.

Для организации рабочего процесса необходимо разделить все свои дела по спискам:

  1. следующие действия;
  2. проекты;
  3. отложенное;
  4. может быть, когда-нибудь.

По сути, это и есть распределение по приоритетности. Когда все дела разделены, вы можете сосредоточиться на том, что необходимо вам в конкретный момент времени, и не тратить силы и время на то, что можно сделать позже.

Модель обзора

Этот пункт неразрывно связан с обработкой. Только если обработка – это процесс более глобальный, то обзор – это ежедневная работа, касающаяся не всего списка дел, а только «следующих действий», того, что нужно сделать в первую очередь.

Но, конечно, самое главное в управлении нашим рабочим процессом – это непосредственные действия, то есть выполнение запланированного. Постарайтесь не отвлекаться на внешние раздражители и максимальное количество времени тратить именно на прямое, физическое выполнение необходимых задач.

Суть этой модели также очень проста – четко распределить все ваши дела по временным промежуткам, в которые их необходимо выполнить:

  • текущие дела;
  • текущие проекты;
  • круг первостепенных обязанностей;
  • ближайшие 1-4 года;
  • ближайшие 5 лет;
  • жизнь.

Приведем примеры, чтобы вам было легче сориентироваться. Текущие дела – это те повседневные заботы, которые вы не можете игнорировать: работа, домашние дела, встречи. Текущие проекты – это то, над чем вы сейчас работаете. Решили похудеть к лету? Отличная идея! Пишете книгу? Это тоже текущий проект! ? Замечательный стимул! Круг обязанностей – это то, что вам необходимо выполнять в соответствии со своей социальной ролью: ролью сотрудника компании, ролью жены, матери, и др.

Ближайшие годы – это, как правило, список не дел, а проектов, либо идей и целей: прыгнуть с парашютом, съездить в отпуск в Италию, прочитать 100 книг. Пятилетняя перспектива – то же самое, только более долгосрочно. Жизнь – это самый глобальный и сложный пункт, сюда можно заносить главные жизненные цели и мечты. Например, совершить кругосветку – чем не мечта всей жизни?

Естественный метод планирования

  • определение основных целей и принципов;
  • видение необходимых результатов;
  • мозговой штурм;
  • организационный процесс;
  • обозначение следующего конкретного действия.

Итак, вам нужно выучить английский язык. Определяем это как цель. Зачем вам это нужно? Для путешествий, для работы, для чтения книг любимого автора в оригинале, для общего развития. Отсюда вытекают желаемые результаты – например, вы должны знать английский язык настолько, чтобы свободно читать в оригинале Шекспира.

Мозговой штурм заключается в определении способов достижения этого результата. Что вам нужно сделать? Записаться на курсы английского языка, нанять репетитора, познакомиться и начать общение с носителем изучаемого языка, смотреть в оригинале англоязычные фильмы и слушать песни на английском. Отлично, способы определены.

Теперь их нужно организовать, то есть влить в списки ваших дел, составить расписание, когда вы будете ходить на курсы, а когда заниматься с репетитором или самостоятельно, через какую социальную сеть будете общаться с новым англоязычным другом, и так далее.

Последний пункт – конкретные действия. Определяете, с чего вам следует начать, и – вперед, покорять новые вершины!

Приложения

Как уже было сказано в начале статьи, мы живем в 21 веке, веке технологий, так что грех не воспользоваться ими, планируя дела и свою жизнь. Конечно, можно вести обычный, бумажный ежедневник. На самом деле, согласно системе Getting Things Done, это даже предпочтительней, ведь тогда вам не придется отвлекаться на приходящие уведомления, сообщения и звонки.

Но если вам комфортнее с новомодным гаджетом в руках, предлагаем вам несколько полезных приложений для телефона:

  • HabitBull — приложение для закрепления привычек. Известно, что для формирования привычки необходимо не отступать от выполнения какого-то действия минимум 30 дней. На это и рассчитано приложение – оно помогает не забывать и ежедневно выполнять задуманное. Привычка будет считаться закрепленной при выполнении ее 30 дней подряд;
  • aTimeLogger – таймер, который помогает подсчитать, сколько времени и на что вы потратили. Очень полезно, когда пытаешься сообразить, куда же утекают часы;
  • Noon Pacific – минималистичный планировщик дел.

Коробки с листочками

Помимо традиционного ежедневника, можно завести несколько коробок с листочками, на которые вы будете записывать все ваши дела, задачи, проекты и цели. Чтобы не запутаться в этих бумажках, организуйте это следующим образом:

  1. листочки возьмите разноцветные, например, стикеры, и для каждого цвета определите сферу вашей жизни, например: на розовые записывайте личные дела, на голубые – рабочие, на зеленые – домашние, и др.;
  2. коробок тоже нужно несколько: одна – для срочных дел, другая – для текущих проектов, и так далее (воспользуйтесь списком организации рабочего процесса и шестиуровневой системой).

Такой интересный и креативный способ не только поможет вам эффективно планировать дела, но и поднимет вам настроение.

Все входящие дела, мысли, что нужно что-то сделать вы записываете на эти листочки, затем раз в неделю, к примеру, вы пересматриваете листочки и сортируете их по принципу:

  1. Если с этим можно что-то сделать за 2 минуты, то откладываете в одну кучку. После сортировки эту кучу дел вы сразу выполняете или в течение недели
  2. Если это выполняется долго, то составляете план, то есть разбиваете эту задачу на более мелкие, для которых определяете временные рамки.
  3. Если это выполнить не возможно, то либо выбрасываете в мусор, либо перепоручаете, либо откладываете в отдельную коробку — планов на будущее

Более подробный алгоритм принятия решений на картинке


Рекомендую видео, в котором понятно описан ход мысли

Объедините систему Getting Things Done с Bullet Journal

Наша жизнь – штука гибкая и непредсказуемая, и в любой день может случиться что-то, что полностью поменяет ваши сегодняшние цели и задачи: незапланированная встреча, неожиданная болезнь и др. Между тем, запланированные, но не выполненные дела ужасно раздражают и демотивируют. Так что планируйте только то, что сможете выполнить на сто процентов.

А главное, помните, что ваш успех зависит только от вас. Относитесь бережно к себе и своему здоровью и учитесь расставлять приоритеты. Пускай то, что можно отложить, подождет. Занимайтесь только тем, что действительно важно. Жизнь у нас всего одна, и прожить ее нужно максимально эффективно и интересно.

я делаю обзор на самую популярную книгу по тайм-менеджменту — это книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок», или по-английски Getting Things Done, или сокращенно GTD.

В этой книги автор рассказывает про свою систему GTD . Книга и сама система GTD претерпела уже целых 9 изданий из-за того, что время идет, а технологии развиваются семимильными шагами. Но несмотря на этот факт, система gtd является, наверно, самой популярной и самой известной системой в сфере тайм-менеджмента.

Продолжение в моем видео:

Подробная схема системы GTD

Полный текст видео:

Всем привет, с вами Константин Балакин. В сегодняшнем выпуске я сделаю рецензию на одну из самых популярных книг по тайм-менеджменту. Это книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» , что по-английски Getting Things Done , сокращённо GTD. Это очень популярная аббревиатура, о которой наверняка вы уже слышали. Если не слышали, то обязательно досмотрите это видео до конца. Итак, поехали!

Опять же, начну с того, что эта книга самая популярная в своём роде в сфере тайм-менеджмента. Дэвид Аллен — автор и основатель самой популярной в мире системы по тайм-менеджменту, которая кратко называется GTD (от слов Getting Things Done), или по-русски «как привести дела в порядок». Аббревиатуру GTD используют во всём мире: используют в различных текстах, изданиях, книгах и т.п. Многие люди, интересующиеся темой управления временем, знают, что GTD = тайм-менеджмент. Система была разработана Дэвидом Алленом ещё в прошлом веке — в то время, когда не была так развита система информационных технологий. Автор в своей системе использовал подручные инструменты, а именно бумагу, ручку, систему папок и шкафов. С течением времени и с темпом развития информационных технологий сама система и книга претерпела целых девять изданий, каждое из которых было своевременно на то время, когда оно было выпущено. Само ядро и сама суть данной системы GTD не поменялась. Она заключается в том, что всю поступающую информацию, из каких бы она источников к нам не поступала: от друзей, от коллег, от каких-либо мыслей в своей голове, от незавершённых задач, от прочитанных строчек журнала, от прочитанных строчек книги — откуда угодно.

Мы живём в век информационных технологий, на нас валится огромное количество информации. Суть заключается в том, чтобы всю эту информацию слить в одну папку «Входящие», а дальше определённым образом с определённой периодичностью разбирать их по определённым критериям, чтобы не оставалось ни одной незатронутой задачи. Благодаря этому в нашей голове освобождается огромное количество места от лишних и рутинных задач. Ещё данную систему я называю «воронкой выбора следующего шага». Действительно, всю информацию, которую, как воронку, мы можем слить в определённую папку «Входящие», дальше надо распределить по определённым критериям. Другая часть может относиться к справочной информации, а именно к той информации, которая нам понадобится в будущем для решения каких-либо задач, а какие-то действия относятся к будущему времени. Например, какие-то идеи, наработки, которые мы хотели бы реализовать в будущих проектах, их мы тоже выделяем в отдельную категорию. Оставшаяся часть информации нам может быть совершенно не нужна, поэтому мы её можем отправить в корзину.

Дальше, те задачи, которые мы можем выполнить прямо сейчас или в обозримом будущем, мы должны распределить по проектам. Проект — это такая «сущность», по системе GTD, которая включает в себя более одной задачи. Если нам нужно выполнить какие-то действия, которые содержат более одной задачи, например — позвонить и договориться о какой-то встречи, потом встретиться, сделать выводы, то это определённый проект. Все задачи и проекты, составленные из них, мы должны выписать в один список. Далее, с помощью определённой системы выбора задачи к выполнению, мы выбираем эту самую задачу, которую должны выполнить в текущий момент времени.

Сама система и книга, описывающая её, достаточно объёмная и содержит много различных нюансов и техник, которые, читая, нужно как-то всегда держать при себе. Поэтому я задался вопросом: можно ли эту схему нарисовать на каком-то одном листике и держать перед собой, для того чтобы быстрее обращаться и находить конкретные детали и части данной схемы?

В Интернете очень много различных вариантов и вариаций данных схем. Я нашёл самую лучшую, по моему мнению, схему, которую сделала одна организация. Схема выполнена в виде инфографики. На ней расположены в очень понятном виде основные тезисы, основные механизмы выбора и приоритизации задач, которые нужно выполнить в данный момент времени. Данную схему я обязательно приложу к этому выпуску и дам на неё ссылку. Вы можете познакомиться с ней и понять, насколько классная и всеобъемлющая эта система.

На этом сегодня всё. Данным выпуском я хотел кратко рассказать о сути системы Getting Things Done Дэвида Аллена и заинтересовать вас в том, чтобы всё-таки ознакомиться с ней, если вы ещё этого не сделали. Обязательно применяйте часть либо всю эту систему целиком в своей жизни, потому что благодаря ей и мышлению, которое вы приобретёте после прочтения этой книги, вы точно сможете более эффективно и продуктивно выполнять свои повседневные задачи.

Спасибо большое за внимание. Если вам понравилось данное видео и вы действительно считаете его полезным, то поставьте лайк и поделитесь с друзьями, чтобы они тоже узнали об этой замечательной системе. А чтобы не пропустить следующие выпуски, подписывайтесь на мой канал. В нём я делюсь информацией о сбалансированной жизни, делаю обзоры на популярные книги, делюсь информацией о здоровье и спорте, а также немного музыки, потому что я исполняю cover на популярные песни на гитаре.

Метод GTD (Getting Things Done)

Важная встреча с работодателем, написание дипломной, телефонный звонок родителям, занятия по английскому, подготовка к экзамену, тренировка и десятки других заданий. Стандартная человеческая память имеет ограниченный объем. Попытка запомнить все важные даты, события, планы, задачи — даже со способностями выше среднего — может закончиться, например, неявкой на важную встречу. Как избежать этой ситуации? К счастью, сегодня разработано много методов, которые помогают эффективно управлять временем и правильно организовать его на работе или в личной жизни. Одним из таких приемов является метод GTD, изобретенный Дэвидом Алленом, американским специалистом по продуктивности.

В чем заключается метод GTD

Метод GTD (Getting Things Done), известный как «Метод доведения дела до завершения», основан на нескольких важных правилах. Его главная цель — улучшить качество жизни за счет организации и планирования повседневных дел, а также сосредоточения внимания на тех задачах, которые требуют реальных действий. Планирование жизни в соответствии с принципами, разработанными Алленом, обязательно приведет к успеху, как в профессиональной, так и в личной сфере.

В чем секрет этого «успеха»? Автор методики определяет его, как достижение намеченных целей и решение текущих дел (выполнение задач) без чрезмерной нагрузки на память и внимание (ваши ресурсы могут быть использованы для других занятий).

Использование рекомендаций метода GTD также является гарантией повышения продуктивности человека и дает ему возможность выбрать правильные методы действий в зависимости от состояния задач, ожидающих выполнения.

По словам Аллена, очень важными элементами метода являются контроль и перспектива. Отслеживание подробного процесса GTD помогает держать все действия под контролем, а перспектива гарантирует, что ваши текущие задачи будут рассмотрены и организованы на шести уровнях:

  • текущие задачи,
  • текущие проекты,
  • зоны ответственности,
  • годовые цели,
  • 5-летнее видение,
  • жизненные перспективы.

5 шагов в процессе GTD

Аллен разделил процесс тайм-менеджмента на 5 шагов, благодаря которым можно добиться указанного ранее успеха. Он выделил такие этапы:

Первый этап — сбор информации — собирает все обязательства, заметки, планы и идеи в одном месте, которое автор назвал «корзиной». Его роль может выполнять, например, полка для документов, блокнот, папка на диске компьютера, любое приложение для заметок на смартфоне (или специально разработанное приложение — да, такие уже есть!). Выбор подходящей корзины зависит от предпочтений и привычек конкретного человека. На этом этапе важно переместить все из головы в определенное место, что одновременно позволяет освободить себя мысленно.

Сбор можно считать завершенным, если вы чувствуете, что созданная корзина завершена. Но это не означает, что однажды созданная папка остается неизменной навсегда. Напротив. Важно его регулярно пополнять и очищать, что достигается следующим этапом — анализом.

Это очень важный и ответственный шаг к систематическому и успешному управлению своим временем . Он состоит из регулярной (например, ежедневно или каждые два дня) проверки корзины, просмотра ее содержимого и постановкой вопроса: требует ли проблема немедленной реакции? Если ответ положительный, очень важно предпринять соответствующие шаги в соответствии с предположениями:

  • немедленное выполнение задачи (если это займет не более 2 минут),
  • делегирование выполнения другому человеку,
  • отсрочка — к календарю (если он строго определен по времени), или в список следующих задач (чтобы это было сделано как можно быстрее).

В случае отрицательного ответа на вопрос, возможные действия включают перемещение задачи в архив, перемещение в список «возможно / в будущем» или просто удаление из списка.

Рекомендуется начинать анализ с начала корзины (т. е. с самых старых задач) и одновременно заниматься только одним заданием. Важное предположение касается и запрета класть в корзину уже вынутые из нее вещи.

Следующий этап — наведение порядка, которое должно служить правильной организации работы. Он состоит в группировке задач в общие контексты (например, электронная почта, встречи, телефонные звонки) и организации проектов.

Следующая задача — наименьшая «фракция» работы, которую нужно выполнить немедленно. Что немаловажно, здесь нет промежуточных этапов. 

Проект — состоит из нескольких отдельных задач. Важно, чтобы перед каждым из них была поставлена ​​другая задача.

Аллен также выделяет так называемые специальные списки дел, то есть «незавершенные задачи» (делегированные другому лицу) и упомянутые выше «возможно / в будущем» (задачи и проекты, по которым в настоящее время не принято никаких обязательств).

Такие подготовленные списки необходимо регулярно анализировать с точки зрения реализации проектов и задач — в соответствии с рекомендациями автора, лучше всего делать это каждый день. Кроме того, рекомендуется не реже одного раза в неделю проводить обзор полного списка, включая обработку элементов корзины и проверку всех задач и проектов.

Заключительный шаг к достижению успеха — внедрение, в ходе которого человек, использующий метод GTD, может начать эффективно выполнять запланированные задания. Аллен выделяет три типа действий на этом этапе:

  • выполнение плановых работ,
  • выполнение неожиданно появившейся работы,
  • планирование дальнейшей работы.

Важно! При выборе того, какие из запланированных задач необходимо выполнить в данный момент, следует руководствоваться четырьмя критериями: контекст, в котором мы находимся сейчас; наличие времени; доступная энергия и приоритеты.

Эффективность модели GTD

На первый взгляд описанная модель может показаться немного сложной. Это может создать впечатление, что вместо того, чтобы помочь, она полностью нарушит нашу систему работы. В начале реализации метода GTD, весь процесс, безусловно, потребует значительных усилий. Однако большая популярность модели свидетельствует о высокой эффективности — многим удается научиться такому планированию. Таким образом, они могут достичь успеха на каждом жизненном этапе. 

Как использовать метод GTD (Getting Things Done) на практике вы узнаете из видео.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Getting Things Done: пошаговое руководство

Getting Things Done, или сокращенно GTD, — это популярная система управления задачами, созданная консультантом по продуктивности Дэвидом Алленом. Методология основана на простой истине: чем больше информации крутится у вас в голове, тем сложнее решить, что требует внимания. В результате вы тратите больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. Когда информация накапливается в вашей голове, это приводит к стрессу, подавленности и неуверенности.

Аллен заметил, что наш мозг гораздо лучше обрабатывает информацию, чем сохраняет ее («ваша голова — дрянной офис»). Его метод GTD показывает, как сбросить весь ваш умственный беспорядок во внешнюю систему, а затем организовать его так, чтобы вы могли сосредоточиться на нужных вещах в нужное время. Когда ваш рабочий процесс GTD настроен правильно, вы сможете уверенно ответить: «Над чем мне следует работать?» в любой момент, не беспокоясь о том, что вы можете забыть что-то важное, что вам нужно сделать позже.

Попробуйте GTD, если вы…

  • Чувствуете себя подавленным количеством вещей, которые вам нужно отслеживать

  • Беспокоитесь о том, чтобы забыть мелкие детали

  • Носите много шляп в своей работе и жизни

  • Начинает много проектов, но с трудом завершает их think — наиболее интуитивный способ их реализации.Мы сосредоточимся на том, как использовать GTD с Todoist, но одни и те же принципы применяются независимо от того, какое приложение вы используете. Ключом к GTD являются не конкретные инструменты, которые вы выбираете, а привычки, которые вы используете ежедневно, чтобы думать и расставлять приоритеты в своей работе.

    Рекомендуемая литература

    Если вы новичок в GTD, мы настоятельно рекомендуем прочитать бестселлер Аллена «Getting Things Done» и, если вы являетесь пользователем Todoist, приобрести официальное Руководство по установке GTD Todoist для более полного обзора настройка вашей системы GTD с помощью Todoist.

    Что такое ГТД? Краткий обзор

    Метод GTD состоит из пяти простых практик, позволяющих систематизировать беспорядок в вашем мозгу и добиться цели:

    1. Фиксируйте все: Фиксируйте все, что приходит вам в голову. Нет ничего слишком большого или маленького! Эти элементы попадают прямо в ваши почтовые ящики.

    2. Уточнение: Превратите полученное в четкие и конкретные действия. Решите, является ли элемент проектом, следующим действием или ссылкой.

    3. Организовать: Расставить все по местам. Добавляйте даты в свой календарь, делегируйте проекты другим людям, храните справочные материалы и сортируйте свои задачи.

    4. Обзор: Часто просматривайте, обновляйте и пересматривайте свои списки.

    5. Engage: Принимайтесь за важные дела.

    Хотя установка GTD требует первоначальных затрат времени и энергии, она окупается при постоянном использовании.Вы больше не будете беспокоиться о том, что забыли дедлайн или пропустили важную задачу. Вместо этого вы сможете спокойно реагировать на поступающую информацию и уверенно расставлять приоритеты в своем времени.

    Некоторые очень специфические, но кажущиеся обыденными действия, когда их применяют, производят способность существовать в своего рода изощренной спонтанности, которая, по моему опыту, является ключевым элементом успешной жизни.

    — Дэвид Аллен

    Хотя в основе GTD лежат эти пять простых шагов, их не всегда легко выполнить.GTD не требует специального инструмента, приложения или продукта. Аллен даже не приводит доводы в пользу цифровых систем вместо аналоговых. Скорее, ключ к любой устойчивой системе повышения производительности состоит в том, чтобы сделать ее как можно более простой и использовать ее как можно чаще. Ваш инструмент должен быть достаточно универсальным, чтобы справляться с вашими самыми сложными проектами, и в то же время достаточно простым, чтобы его можно было обслуживать, когда у вас мало энергии.

    В оставшейся части этой статьи будут рассмотрены особенности каждой из пяти описанных выше практик GTD и показано, как реализовать их с помощью Todoist.Но, опять же, одни и те же принципы должны применяться независимо от того, какой инструмент вы используете.

    Захват

    Чтобы GTD работал, вы должны перестать хранить информацию в своем мозгу. Все, что приходит вам на ум — задачи, события, идеи, рекомендации книг и т. д. — должно быть зафиксировано и немедленно сохранено в папке «Входящие». В GTD почтовый ящик, будь то физический или цифровой, представляет собой визуальное представление всех входных данных, с которыми вам нужно каким-то образом справляться ежедневно.

    Ваш почтовый ящик используется только для сбора хаоса ваших мыслей, чтобы выбросить их из головы.Сейчас не место и не время беспокоиться об организации.

    В Todoist ваш почтовый ящик будет использоваться как место по умолчанию для хранения всех ваших входных данных, пока вы не сможете их упорядочить. Чтобы добавить новую задачу в папку «Входящие» в веб-приложениях или приложениях для ПК, щелкните знак «плюс» в правом углу или просто нажмите «q». Задача будет добавлена ​​в папку «Входящие» по умолчанию, если вы не укажете другой проект.

    Проведите первоначальный анализ

    Если вы только начинаете работать с GTD, проведите полный анализ всех «незамкнутых циклов», о которых вы только можете подумать, — всего, что вам может понадобиться в будущем.Добавьте их в качестве задач в папку «Входящие» Todoist прямо сейчас. Обратитесь к списку триггеров GTD, чтобы освежить в памяти обязательства, которые вы, возможно, забыли.

    Немедленно захватывайте новые задачи

    Один из основных принципов GTD — переносить задачи из вашей головы во внешнюю систему в тот момент, когда они приходят к вам. Todoist синхронизируется между платформами — компьютером, телефоном, веб-браузером, почтовым клиентом, смарт-часами или умным домашним помощником — так что вы можете вводить задачи в любое время и в любом месте.

    Всякий раз, когда на ум приходит новая задача, возьмите за привычку сразу же добавлять ее в папку «Входящие», а потом позаботьтесь о ее организации.Чтобы собирать задачи как можно быстрее, где бы вы ни находились, мы рекомендуем установить Todoist или ваше приложение по выбору:

    • Как приложение на вашем компьютере

    • Как приложение на вашем телефоне

    • Как расширение для Интернета браузер, который вы используете (для добавления веб-сайтов в качестве задач)

    • В качестве плагина для почтового клиента, который вы используете (для добавления электронных писем в качестве задач)

    Просмотр и загрузка приложений Todoist

    Объединение ваших почтовых ящиков

    Вы можете использовать Todoist для объединения других ваших почтовых ящиков — от электронных писем, за которыми вам нужно следить, до сообщений, над которыми вам нужно принять меры, до статей для чтения, до списков продуктов и справочных материалов, которые вы сохраняете на потом.Чем меньше почтовых ящиков вам придется проверять на наличие незамкнутых циклов, тем проще будет поддерживать вашу систему.

    Отправляйте элементы в Todoist из своей электронной почты или инструмента обмена сообщениями команды:

    • Используйте плагины Todoist для Gmail и Outlook, чтобы быстро добавлять электронные письма в качестве задач.

    • Превратите сообщения в задачи с помощью командных инструментов обмена сообщениями, таких как Twist или Slack.

    Снимайте материалы для чтения и справочные материалы:

    • Сфотографируйте визитные карточки или напоминания о событиях и прикрепите их к комментариям к соответствующим задачам.

    • Прикрепляйте файлы из Dropbox, Google Диска или вашего компьютера к любой задаче, чтобы прочитать или поработать позже.

    • Подключите приложение для чтения, такое как Pocket, к Todoist через нашу интеграцию с IFTTT, и задача Todoist будет автоматически создаваться каждый раз, когда вы добавляете статью в Pocket.

    • Загрузите Todoist для Chrome, Safari или Firefox, чтобы сохранить любую ссылку для последующего доступа.

    • Используйте расширения обмена Todoist на Android или iOS, чтобы делиться страницами из мобильных приложений в виде задач.

    Прикрепляйте справочные материалы — фотографии, документы, ссылки, заметки или даже аудиофайлы — к соответствующим заданиям.

    Уточнить

    Теперь, когда ваш почтовый ящик заполнен, следующим шагом будет преобразование хаотичного беспорядка всего, что вы записали, в конкретные действия.Просмотрите каждый элемент в своем почтовом ящике и выполните одно из следующих действий (подробнее о том, как выполнять каждый шаг, см. в следующем разделе):

    • Если элемент займет менее 2 минут, завершите его прямо сейчас.

    • Если это можно делегировать, поручить кому-то другому.

    • Если это не требующий действия справочный элемент (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. д.), к которому вам нужно будет вернуться позже, отправьте его в отдельный справочный проект или прикрепите к комментарии соответствующей задачи или проекта.

    • Если задачу необходимо выполнить в определенный день и/или время, укажите срок выполнения задачи.

    • Если задача больше не нужна или невыполнима, удалите ее.

    • Если задача требует более одного шага, создайте проект, в котором будут размещены все связанные с ним элементы, и определите одно следующее действие, которое вы можете предпринять, чтобы продвинуть проект вперед.

    Сделайте свои задачи как можно более конкретными и действенными. Добавляйте как можно больше информации, чтобы потом не ломать голову над ней.Например, «Позвонить маме» на самом деле может потребоваться ввести как «Позвонить маме, чтобы обсудить ужин на день рождения». Или «Налоги» может быть «Позвоните Марии, чтобы обсудить налоговые документы» с номером телефона Марии и списком конкретных документов, прикрепленных в комментариях к задаче (подробнее о комментариях к задаче позже).

    Сделайте свои задачи как можно более конкретными и действенными.

    Систематизировать

    После того, как вы уточнили элемент в папке «Входящие», пришло время рассортировать его по соответствующему месту. На самом деле прояснение и организация ваших задач будут происходить одновременно с очисткой папки «Входящие», но полезно думать о них как об отдельных действиях.

    Существует множество различных способов организации задач с помощью методологии GTD, но мы рекомендуем использовать сочетание проектов и меток.

    Одноразовые задачи

    Это задачи, которые занимают более 2 минут, но требуют только одного шага. Например, «ответить на электронное письмо Джоша о стоимости проекта» или «обновить вкладки для автомобилей». Вы не хотите, чтобы они загромождали ваш почтовый ящик, но они также не подходят ни к одному другому проекту.

    Создайте новый проект Todoist для одноразовых задач

    • Создайте новый проект под названием Одноразовые задачи.

    • Перетащите свои одношаговые задачи из папки «Входящие» в этот проект, щелкнув серый «манипулятор» слева от имени задачи и перетащив его на имя проекта в левом меню.

    • Вы также можете указать другой проект, набрав «#» в поле задачи, чтобы открыть список всех ваших проектов. Выберите свой проект из списка или продолжайте вводить название проекта, чтобы сузить результаты.

    Используйте ярлык # для выбора проекта

    Проекты

    Вы обнаружите, что многие из записанных вами задач на самом деле являются проектами.Согласно философии GTD, проекты — это любой элемент, для завершения которого требуется более двух шагов. Например, «покрасить спальню» — это проект, потому что он включает в себя другие задачи, такие как получение образцов краски, выбор цвета, покупка расходных материалов, подготовка стен и т. д. Вот как работать с проектами в Todoist:

    • Создайте новый проект для каждый многоэтапный проект, который вы определили, уточняя свои задачи.

    • Перетащите связанные задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект.Или нажмите на задачу и введите «#» в поле задачи, чтобы открыть список ваших проектов на выбор.

    • По мере того, как вы думаете о других шагах, добавляйте их как новые задачи в проекты.

    Создайте проект для любого элемента, который требует 2 или более шагов для завершения

    Области внимания

    Может быть полезно сгруппировать ваши проекты на основе ваших «Областей внимания» — термин GTD для различных областей деятельности. ответственность, которую вы несете в своей жизни. Эти области являются инструментом для привлечения внимания к вашим более широким жизненным целям, когда вы решаете, над чем работать дальше.Если задача не вписывается ни в одну из ваших областей, возможно, пришло время пересмотреть, хотите ли вы тратить на нее свое время. Или вы можете просто разделить свои проекты на «Рабочий» и «Личный».

    Вы можете легко сделать это в Todoist, используя подпроекты. Вот как:

    1. Создайте проект для каждой области деятельности. В этом проекте не будет никаких задач, он просто для визуальной организации.

    2. Нажмите на серый маркер слева от имени проекта и перетащите существующие проекты под только что созданные папки высокого уровня, чтобы превратить их в подпроекты.

    3. (дополнительно) Чтобы создать еще большее визуальное разделение между областями вашего внимания, назначьте разные цвета проекта для каждой области.

    Подпроекты Nestle в каждой сфере деятельности

    Теперь вы сможете содержать список проектов в чистоте, сворачивая подпроекты под родительским проектом. Например, пока вы на работе, вы можете держать свои рабочие проекты в поле зрения, в то время как ваши личные проекты скрыты, и наоборот.

    Для простоты сначала завершите настройку системы GTD, чтобы получить представление о своем рабочем процессе.При необходимости вернитесь и организуйте свои проекты в более широкие категории позже.

    Следующие действия

    Это задачи с четкими конкретными действиями, которые вы выполните при первой же возможности (например, «Отправить Джеймсу по электронной почте бюджет корпоративной вечеринки»). Следующие действия отделены от будущих действий — шаги, которые вы предпримете в конечном итоге, но не требуют вашего внимания прямо сейчас.

    Определите следующее действие для каждого проекта, пометив его меткой «@next». Чтобы добавить метку, просто введите «@» в поле задачи и начните вводить название задачи.

    Просмотреть все свои задачи с пометкой @next

    Задачи с датой и/или временем выполнения

    Для элементов, которые должны быть выполнены в определенный день и/или время, запланируйте их. Но будьте осторожны: GTD предостерегает от чрезмерной зависимости от сроков. Добавляйте их только к тем задачам, которые действительно должны быть выполнены в данную дату и время. Во всем остальном доверьтесь своим следующим действиям и регулярному еженедельному просмотру всех своих списков задач (об этом позже).

    При редактировании задачи вы можете нажать на поле Расписание и выбрать дату и время из календаря.Или просто введите дату и/или время выполнения в поле задачи на естественном языке, например, в следующий понедельник в 8:00 . Smart Quick Add автоматически распознает и выделит дату выполнения и добавит ее при сохранении задачи. Вы даже можете вводить повторяющиеся даты выполнения, например каждую вторую среду , для задач, которые повторяются на регулярной основе.

    Введите срок выполнения в поле задачи, используя естественный язык, например «Пятница». многоэтапный проект.

    Совет Todoist

    Синхронизируйте свой Todoist с Календарем Google, чтобы события календаря отображались в Todoist как задачи, а запланированные задачи Todoist отображались в Календаре Google как события.

    Просматривайте свои задачи Todoist в Календаре Google и события Календаря Google в Todoist.

    Повестки дня

    Некоторые элементы, которые вы записываете в свой почтовый ящик, будут напоминать о том, что вы хотите обсудить с кем-то еще, а не о следующих действиях. Чтобы отслеживать эти пункты повестки дня:

    • Создайте новый проект под названием Повестки дня.

    • Создайте новый подпроект в разделе Повестки дня для каждого человека, с которым вам необходимо поддерживать связь на регулярной основе. Например, ваш босс и любые непосредственные подчиненные. Вы также можете создавать подпроекты для каждой регулярной встречи команды или проекта. Например, Еженедельник по маркетингу .

    • Добавьте пункты, которые необходимо поднять, как задачи в соответствующем подпроекте повестки дня.

    • Когда вы встретитесь с этим человеком или придете на встречу, откройте соответствующий проект, чтобы увидеть список всех пунктов, которые вам нужно охватить.

    • (необязательно) Поделитесь своими проектами повестки дня с соответствующими людьми, чтобы каждый мог видеть, добавлять и даже назначать вопросы для обсуждения.

    Создавайте подпроекты в рамках главного проекта повестки дня для каждой регулярной встречи

    Справочные материалы

    Справочные материалы — это недействующие элементы, которые необходимо сохранить (например, налоговые документы, материалы для чтения, электронные таблицы, документы Word , номера телефонов и др.). Хотя они сами по себе не являются задачами, они часто необходимы для выполнения задачи позже.Вы можете упорядочить в Todoist вспомогательные справочные материалы, прикрепив их к соответствующим комментариям к задачам или проектам:

    Прикрепите справочные материалы по конкретным задачам к комментариям к задачам.

    • Материалы проекта более высокого уровня (спецификации дизайна, черновики, общие папки) можно прикрепить или связать с ними в комментариях к проекту.

    Сохраняйте справочные материалы на уровне проекта в комментариях к проекту

    Таким образом, когда вы будете готовы приступить к задаче или проекту, вся необходимая информация будет у вас под рукой.

    Вероятно, у вас также есть справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья, которую вы сохранили в Интернете на потом, файл с важной информацией или идея подарка на следующий день рождения вашего партнера. Многим людям нравится использовать отдельное приложение для заметок, чтобы упорядочивать свои справочные материалы, но вы также можете отслеживать некоторые или все из них в Todoist. Вот как:

    • Создайте новый проект Reference

    • Создайте новые подпроекты под проектом Reference для каждого типа списка ссылок.Например, Идеи подарков Дни рождения , Контактная информация, Рецепты и т. д.

    • Переместите задания со справочными материалами в соответствующий проект, перетащив их из папки «Входящие». Или выберите новый проект через Быстрое добавление, щелкнув, чтобы отредактировать задачу, и введя «#» в поле задачи, а затем название проекта.

    • Чтобы свернуть подпроекты-образцы, нажмите серую стрелку слева от исходного проекта -образца .Это поможет удалить визуальный беспорядок из вашего списка.

    Создание новых проектов для различных типов справочных материалов

    Ожидание

    Это элементы, которые были делегированы или ожидают действий кем-то другим. Например, если вам нужно закончить написание сообщения в блоге, но вы ожидаете от редактора отзыва о последнем черновике. Идентифицируйте эти задачи, пометив их меткой «@waiting_for». Организуйте задачи @waiting_for внутри проектов, с которыми они связаны, или внутри проекта Одноразовые задачи , если они не связаны с другими задачами.

    Пометьте задачи, которые вы ждете, чтобы что-то завершить, с помощью метки @waiting_for

    Когда-нибудь/может быть

    Многие элементы, которые вы захватите, будут идеями для вещей, которые вы хотите сделать в будущем, но не имеете пропускной способности для работы прямо сейчас (например, места, куда вы, возможно, захотите отправиться, книги для чтения, новые проекты, которые вы, возможно, захотите попробовать, идеи для постов в блоге и т. д.). Вы хотите просмотреть их позже, но не хотите, чтобы они засоряли вашу систему сейчас.

    • Создать новый проект Когда-нибудь/Может быть

    • Добавить все задачи и/или которые вы хотите выполнить в будущем, но активно над ними не работаете

    • (Необязательно) Добавить подпрограмму -проекты для конкретных типов задач «Когда-нибудь/Может быть».Например, вы можете разделить Когда-нибудь/Может быть — Личное и Когда-нибудь/Может быть — Работа  проекты

    • Просмотрите свои проекты когда-нибудь/может быть, когда освободится время и энергия для новой работы

    Создать проект «Когда-нибудь/Может быть» для воплощения ваших идей на будущее

    Задачи, которые можно делегировать

    Если вы можете делегировать задачу, чтобы освободить свое время и энергию, сделайте это. В Todoist вы можете делиться проектами с людьми, назначать им задачи со сроками выполнения и сотрудничать в комментариях.

    Делитесь проектами и назначайте задачи людям, с которыми вы сотрудничаете

    Ваши настройки общего доступа будут отличаться в зависимости от ваших обстоятельств. Вот 3 способа его настройки:

    • Создайте отдельный общий проект для каждого человека, с которым вы сотрудничаете (вы даже можете повторно использовать свои подпроекты для этой цели)

    • Создайте один общий проект с вашим вся команда (если у вас есть, у вас будет дополнительная папка «Входящие команды», в которую автоматически добавляется вся команда)

    • Делитесь существующими проектами, требующими тесного сотрудничества спонтанно

    Или вы можете использовать комбинацию всех трех подходит.

    Подсказка: Вы можете найти все задачи, которые вы делегировали, используя запрос «назначено: мной». Это удобный список, на который можно ссылаться во время еженедельного обзора.

    Контексты

    После составления списков проектов и сортировки задач вы готовы заняться контекстами. В GTD контексты определяют инструменты, места или людей, которые вам нужны для выполнения данной задачи. Другими словами, контексты позволяют вам сосредоточиться на том, что вы действительно можете сделать, учитывая ваши текущие обстоятельства.Например, если вы находитесь в своем офисе, вы не хотите тратить время на разбор всех следующих действий, которые у вас есть дома.

    Следуя изложенному выше проектному подходу, проще всего добавлять контексты с помощью меток. GTD рекомендует следующие контексты:

    • Компьютер/Интернет

    • Главная

    • Офис

    • ERRANDS

    • Will Will 70003 9002

    • 70003

    • 9003

    • вы быстро сортируете свои задачи в зависимости от вашего текущего контекста.Некоторым людям нравится добавлять контекст электронной почты, чтобы они могли заботиться обо всех своих электронных письмах одновременно. Другие добавляют метки для количества времени, которое может занять задача. Например, если у вас есть всего 15 минут до следующей встречи, полезно иметь возможность определить все задачи, которые вы могли бы выполнить быстро, с помощью метки @15_min. Для большинства людей полезнее создать метку «Не в сети», а не «Интернет» для задач, которые вы можете выполнять, когда у вас нет подключения к Интернету.

      Создание меток для каждого контекста

      Заманчиво переборщить и начать создавать метки для всего — не поддавайтесь искушению.Чтобы ваша система GTD работала, вам нужно выработать привычку добавлять правильные ярлыки к каждой задаче. Чем меньше меток вам придется выбирать, тем легче будет запомнить.

      Чтобы добавить ярлык, перейдите в раздел ярлыков в левом меню и нажмите кнопку «+». Вы также можете добавить метку при редактировании или добавлении задачи, введя @ в поле задачи. Все ваши существующие метки появятся в раскрывающемся меню, и результаты будут сужаться по мере того, как вы продолжаете вводить название задачи.И если нужного вам ярлыка еще нет, у вас будет возможность создать новый, чтобы добавить его в свой список.

      Engage

      Здесь окупается время, потраченное на уточнение и организацию ваших задач. Теперь ваша система заполнена конкретными, действенными элементами, организованными в логические категории, готовыми для вас. Вы увидите, что все метки, проекты и сроки выполнения, добавленные в описанных выше шагах, помогут вам быстро ответить на вопрос «Что делать?». я должен делать прямо сейчас?» в любой данный момент.

      Время, затрачиваемое на уточнение и организацию ваших задач, означает, что когда придет время заняться работой, у вас будет меньше вариантов выбора и меньше справочных материалов для поиска. Чтобы решить, что делать дальше, вы можете просмотреть предстоящие задачи с датой выполнения, отсортировать задачи по метке или создать фильтры для просмотра ваших следующих действий в зависимости от контекста.

      Представления «Сегодня» и «Предстоящие»

      Когда вы будете готовы сесть за работу, щелкните «Сегодня» в меню навигации слева, чтобы просмотреть задачи, которые необходимо выполнить сегодня.Откройте Предстоящие, чтобы узнать, что будет происходить на этой неделе и на любой неделе в будущем.

      Посмотрите, какие задачи вам нужно выполнить сегодня

      Используйте режим «Предстоящие», чтобы визуализировать и планировать предстоящую неделю.

      Просмотр следующих действий и контекстов по метке

      Чтобы просмотреть полный список следующих действий во всех ваших проектах, введите «@next» в строку быстрого поиска в верхней части Todoist.

      Найдите метку, чтобы просмотреть все связанные задачи

      Просмотреть все ваши следующие действия, отфильтрованные по области ответственности

      Вы также можете быстро отсортировать свои задачи по контексту, выбрав данную метку, чтобы увидеть все связанные задачи.Например, если вы ищете @errands, вы увидите список задач с меткой @errands, которые можно выполнить, пока вы уже в пути. Чтобы просмотреть список всех задач, которые вы ожидаете выполнить, выполните поиск по метке @waiting_for.

      Вы также можете просмотреть все задачи, отмеченные определенной меткой, нажав на название метки в списке меток слева от вашего Todoist.

      Создавайте дополнительные представления задач с помощью фильтров

      Настоящее волшебство GTD происходит, когда вы создаете собственные представления задач в Todoist с помощью фильтров.Фильтры — это, по сути, сохраненные поисковые запросы, которые сортируют ваш список одним щелчком мыши. Вы можете использовать фильтры для поиска задач на основе:

      Чтобы настроить новый фильтр, перейдите к списку фильтров в нижней части левого меню навигации (после «Проекты и метки»), затем нажмите Добавить фильтр в внизу списка. Дайте вашему фильтру имя и добавьте поисковый запрос, который вы хотите видеть.

      Настройте пользовательские фильтры для просмотра ваших следующих действий по области внимания

      Просматривайте все свои следующие действия, отфильтрованные по области ответственности

      Для GTD наиболее релевантные метки, скорее всего, будут сочетать контекст.Например, чтобы настроить фильтр для всех следующих действий, которые вы можете выполнить на работе, используйте запрос «##Work & @next_action». Это покажет все задачи в вашем рабочем проекте и связанных подпроектах , которые также имеют метку @next_action. Или создайте фильтр для следующих действий, которые можно завершить в офисе, используя запрос «@next_action & @office».

      Наиболее полезные представления задач будут зависеть от ваших конкретных потребностей, но вот некоторые из наиболее распространенных:

      @next_actions и сегодня

      Все следующие действия и все задачи, которые необходимо выполнить сегодня во всех ваших проектах

      @next_actions & ##Work

      Все последующие действия в вашем рабочем проекте и все ваши рабочие подпроекты

      @next_actions & @Home

      Все ваши дальнейшие действия вы можете выполнять дома во всех своих проектах

      @waiting_for

      Все задачи, которые вы ожидаете для выполнения во всех ваших проектах

      @email

      Все задачи, связанные с отправкой сообщений электронной почты кому-либо, чтобы вы могли выполнить их все сразу и минимизировать время, которое вы тратите на электронную почту

      Добавьте наиболее важные виды задач в избранное, чтобы они отображались в верхней части левого меню навигации над списком проектов.Просто щелкните правой кнопкой мыши фильтр, метку или проект и выберите «Добавить в избранное». После этого фильтр появится на панели навигации.

      Обзор

      Каждую неделю выделяйте время для просмотра всех ваших списков, систематизации задач и обеспечения бесперебойной работы вашей системы. Обзор помогает адаптироваться к изменениям, переориентировать внимание, определить следующие действия и проанализировать рабочий процесс.

      Дэвид Аллен назвал этот еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый обзор вашей системы гарантирует, что вы не просто делаете что-то, а делаете правильно.

      Чтобы начать работу, импортируйте шаблон еженедельного обзора GTD Todoist в свой список проектов. Этот шаблон включает в себя все шаги, необходимые для еженедельной проверки. Настройте шаблон, добавив подзадачи или комментарии к задачам, чтобы хранить списки всех ваших почтовых ящиков, текущих областей внимания или отслеживать размышления о вашей неделе.

      Импорт шаблона Еженедельного обзора GTD в Todoist

      Запланируйте еженедельный обзор, установив повторяющуюся дату в любом поле задачи.Просто введите дату на естественном языке, например «каждое воскресенье в 17:00», и Todoist автоматически распознает и запланирует ее при сохранении задачи.

      Что читать дальше

      Еженедельный обзор — это мощный ритуал продуктивности, независимо от того, являетесь ли вы GTD или нет, поэтому мы написали отдельное руководство о том, как проводить еженедельный обзор.


      Есть причина, по которой миллионы людей во всем мире клянутся, что программа Getting Things Done изменила их жизнь. Хотя строгий GTD не для всех, вы обязательно приобретете одну или две привычки, которые помогут вам меньше беспокоиться и делать больше.Каждый, кто хочет быть менее напряженным и более продуктивным, должен попробовать его хотя бы один раз.

      Попробуйте и посмотрите, какие аспекты GTD вам подходят!

      Полное руководство по методу Getting Things Done (GTD)

      Когда ваш список дел постоянно растет, и вы не можете не беспокоиться о количестве работы, которая накапливается, как вы добиваетесь цели? Вы тянете больше часов? Изучите лайфхаки для повышения производительности? Или оптимизировать свой график? Метод GTD может решить некоторые из ваших самых насущных проблем с производительностью и многое другое.

      Методология управления проектами, представленная Дэвидом Алленом в его книге «Getting Things Done», хорошо известна и может успокоить даже самую загруженную работу. Система достижения цели, также известная как GTD, помогает поддерживать организованность и продуктивность сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на своих важнейших задачах.

      Согласно недавнему опросу, 94% работников сообщили о том, что испытывают стресс на рабочем месте, основной причиной которого является непреодолимая рабочая нагрузка.

      В своей книге Дэвид Аллен представляет революционные методы организации работы и выполнения задач для достижения желаемых результатов.Используйте его надлежащим образом, чтобы организовать свои планы и расставить приоритеты в своих задачах, чтобы сделать их управляемыми, чтобы вы могли работать с ними без стресса.

      Читайте дальше, чтобы узнать, как рассчитать процент производительности и использовать важный, но простой метод GTD в Wrike для управления рабочим процессом.

      Добейтесь успеха с помощью Wrike за 5 простых шагов

      Дэвид Аллен предлагает пять простых шагов, которые помогут вам управлять своим рабочим процессом, устраняя любые мыслительные отвлекающие факторы, которые могут снизить вашу производительность.В этом руководстве мы поможем вам понять методологию GTD в сотрудничестве с Wrike.

      1. Собрать

      При внедрении системы GTD начните со сбора всех ожидающих выполнения задач в один список без учета их срочности или важности. Перечислив свои обязательства, определите и соберите свои «незавершенные петли» — все, что необходимо сделать.

      Вы можете войти в незавершенные циклы в Wrike, создав задачи, соответствующие вашему списку дел.

      2.Процесс

      Собрав свои задачи, определите, является ли каждый открытый цикл действенным или нет.

      Если вы обнаружите открытый цикл, который не стоит вашего времени, Дэвид предлагает вам либо выбросить его, либо отложить на некоторое время, либо сохранить для справки. Это связано с тем, что удерживание в голове более четырех значимых задач может привести к тому, что вы потеряете перспективу и повлияете на свою производительность.

      3. Организовать

      Теперь пришло время организовать ваши задачи в соответствии с проектами.

      Wrike предлагает папки с шаблонами, в которых вы можете хранить свои проекты.Настройте иерархию задач и поделитесь ими со своей командой.

      Кроме того, вы можете собрать все необходимые ресурсы проекта в одном месте, чтобы вы и ваши коллеги могли легко отслеживать их в Wrike.

      4. Обзор

      Дэвид Аллен уделяет особое внимание анализу вашего прогресса и поддержанию вашей системы GTD в актуальном состоянии. Согласно этому методу GTD, вы должны отслеживать свои списки проектов, вспомогательные материалы проекта, незавершенные действия, списки дел и справочные материалы.

      Wrike позволяет вам получить доступ к спискам проектов в одном месте с напоминаниями об ожидающих и просроченных задачах.Таким образом, вы всегда можете оставаться в курсе своих сроков, а также просматривать свои незавершенные проекты или открытые циклы.

      5. Сделайте

      Последний шаг представляет собой завершающее действие для завершения текущих задач. Объединив методологию Дэвида с Wrike, вы сможете добиться многого, а также сэкономить часы каждый день, повысив при этом свою продуктивность.

      Основные принципы рабочего процесса GTD — что делает его таким эффективным?

      По своей сути метод GTD состоит из следующих трех принципов:

      • Вместо того, чтобы держать задачи в голове, вы должны вести их запись, чтобы не забыть большую идею.Записав его, вы сможете эффективно его запомнить.
      • Разбейте записанные задачи на небольшие выполнимые шаги, чтобы не перегружаться большим проектом.
      • Пусть ваша система GTD поможет вам зафиксировать и систематизировать ваши идеи, чтобы вы могли реализовать их позже.

      Использование метода достижения цели с вашей командой

      Создание команды и сотрудничество являются наиболее важными аспектами отличного рабочего места, как сообщает U.S. Обследование рабочего места. Однако неструктурированный рабочий процесс и общение могут повлиять на всех, что делает офисы неэффективными с точки зрения производительности и эффективности.

      Хотя рабочий процесс GTD применяется на индивидуальном уровне, вы также можете реализовать эту методологию в команде.

      Во-первых, вы должны убедиться, что все члены команды уже используют GTD в своей работе, чтобы их коллективное поведение и методологии могли повысить эффективность системы. Кроме того, вы должны понимать, что к команде нужно применять те же принципы, что и к отдельному человеку.

      Убедитесь, что вы проводите еженедельные проверки команды, чтобы понять расписание их проектов и управление рабочим процессом в соответствии с данными указаниями.

      Единственная разница, которую вы обнаружите между командным и индивидуальным подходом GTD, заключается в том, что командам не требуется определять свои следующие шаги. Принимая во внимание, что человеку необходимо разработать свое следующее действие для достижения требуемых результатов.

      Экономьте время, добиваясь результатов с помощью Wrike

      С Wrike добиться цели легко — как и внедрить продуктивный рабочий процесс GTD.

      Задачи можно разделить на действенные и не очень срочные. Затем действенные задачи можно делегировать своим коллегам и товарищам по команде. Это также позволяет вам просматривать свои проекты и просроченные задачи, быстро отправляя напоминания в ваши почтовые ящики, чтобы вы могли немедленно принять меры.

      Так мы установили тот факт, что Wrike помогает вам экономить 30 минут в день, одновременно снижая стресс от рабочей нагрузки и повышая производительность.

      Чтобы узнать больше о Getting Things Done и о том, как применить методологию GTD с помощью Wrike, подпишитесь на бесплатную пробную версию и начните работу уже сегодня.

      Искусство продуктивной работы без стресса: Аллен, Дэвид: 9780142000281: Amazon.com: Books

      Дэвид Аллен является президентом The David Allen Company и имеет более чем двадцатилетний опыт работы консультантом и коучем в таких организациях, как Microsoft, Фонд Форда, Л.Л.Бин и Всемирный банк. Его работы публиковались в Fast Company, Fortune, Atlantic Monthly, O и многих других изданиях.

      СОДЕРЖАНИЕ СОДЕРЖАНИЕ

      Титульный страница

      Copyright Page

      Посвящение

      Благодарности


      Часть 1 — Искусство выполнения вещей

      Глава 1 — Новая практика для новой реальности

      Глава 2 — Глава 2 Получение контроля над своей жизнью: пять этапов освоения рабочего процесса

      Глава 3. Творческий подход к реализации проектов: пять этапов планирования проекта

       

      Настройка времени, пространства и инструментов

      Глава 5. Сбор: сбор ваших «материалов»

      Глава 6. Обработка: получение «входа» в пустое место

      Глава 7. Организация: настройка правильных корзин

      Глава 8. — Обзор: Поддержание работоспособности вашей системы

      Глава 9 — Выполнение: Выбор наилучших действий

      Глава 10 — Получение контроля над проектами 900 03

       

      Часть 3. Сила ключевых принципов

      Глава 11. Сила привычки собирать

      Глава 12. Сила решения о следующем действии

      Глава 13. Сила концентрации на результате


      Заключение

      Алфавитный указатель

      Похвала за достижение цели

      «Лучшее чтение сезона для советов по работе и личной жизни».. . моя любимая книга по организации вашей жизни: «Как привести дела в порядок». . . предлагает помощь в развитии новых умственных навыков, необходимых в эпоху многозадачности и перегрузок».

      — Сью Шелленбаргер, The Wall Street Journal

       

      «Недавно я посетила семинар Дэвида по организации, и, увидев его в действии, у меня появилась надежда. . . Семинар Дэвида Аллена открыл мне глаза».

      —Стюарт Олсоп, Fortune

       

      «Аллен переходит от высокоуровневых философских рассуждений к тонким деталям тайм-менеджмента.Найдите минутку, чтобы проверить это».

      — Марк Хенрикс, предприниматель

       

      «Принципы производительности Дэвида Аллена основаны на больших идеях. . . но они также в высшей степени практичны».

      — Кит Х. Хаммондс, Fast Company

       

      «Дэвид Аллен привносит новую ясность в силу цели, сущность расслабления и обманчиво простые рекомендации по достижению цели. Он использует обширный опыт, личные истории и собственный рецепт простоты, скорости и веселья.

      — Фрэнсис Хессельбейн, председатель совета управляющих,
      The Drucker Foundation

       

      «Каждый, кто читает эту книгу, может применить эти знания и эти навыки в своей жизни для получения немедленных результатов».

      —Стивен П. Маги, профессор бизнеса и экономики
      , Техасский университет в Остине

       

      «Настоящий скептик большинства управленческих решений, должен сказать, что программа Дэвида — победитель!»

      — Джолин Годфри, генеральный директор Independent Means, Inc.и
      автор книги «Наши самые смелые мечты»

       

      «Getting Things Done» описывает невероятно практичный процесс, который может помочь занятым людям восстановить контроль над своей жизнью. Это может помочь вам добиться большего успеха. Что еще более важно, это может помочь вам стать счастливее!»

      —Маршалл Голдсмит, соредактор, The Leader of the Future
      и Coaching for Leadership

       

      «ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: чтение «Как привести дела в порядок» может быть опасным для ваших старых привычек прокрастинации.Подход Дэвида Аллена удивительно прост и интуитивно понятен. Он предоставляет системы, инструменты и советы для достижения серьезных результатов».

      —Карола Эндикотт, директор по вопросам качества, Медицинский центр Новой Англии
      такие организации, как New York Life, Всемирный банк, Фонд Форда, Л.Л. Бина и ВМС США, а также проводит семинары для частных лиц и организаций по всей стране. Он является президентом The David Allen Company и имеет более чем двадцатилетний опыт работы в качестве консультанта по вопросам управления и бизнес-тренера. Его работы публиковались в Fast Company, Fortune, Los Angeles Times, The New York Times, The Wall Street Journal и многих других изданиях. «Getting Things Done» издан в двенадцати зарубежных странах. Дэвид Аллен живет в Охай, Калифорния.

      PENGUIN BOOKS
      Издано Penguin Group
      Penguin Putnam Inc., 375 Hudson Street,
      New York, New York 10014, U.S.A.
      Penguin Books Ltd, 80 Strand, London WC2R 0RL, England
      Penguin Books Australia Ltd, 25 Road,
      Camberwell, Victoria 3124, Australia
      Penguin Books Canada Ltd, 10 Alcorn Avenue,
      Toronto, Ontario, Canada M4V 3B2
      Penguin Books India (P) Ltd, 11 Community Centre,
      Panchsheel Park, New Delhi — 110 017, Индия
      Penguin Books (N.Z.) Ltd, Cnr Rosedale and Airborne Roads,
      Albany, Auckland, New Zealand
      Penguin Books (Южная Африка) (Pty) Ltd, 24 Sturdee Avenue,
      Rosebank, Johannesburg 2196, Южная Африка

       

      Penguin Books Ltd , Зарегистрированные офисы:
      Harmondsworth, Middlesex, Англия


      Первые опубликованные в Соединенных Штатах Америки By Viking Penguin,
      Член Penguin Putnam Inc. 2001
      . © Дэвид Аллен, 2001 г.

      Все права защищены.Тайм-менеджмент. 2. Самоуправление (Психология). I. Название.
      BF637.T5 A45 2001
      646,7-DC21 00-043757


      Семен. в течение многих лет способствовали моему пониманию и развитию принципов «Getting Things Done». Джордж Майер, Майкл Букбиндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон и Рассел Бишоп сыграли ключевую роль на моем пути личного и профессионального роста.Рон Медведь, Салли МакГи, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Тэррантайн и Келли Форристер по-своему внесли свой вклад в мою работу по мере ее становления.

      Кроме того, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и настроить эти модели. Особая благодарность старшим специалистам по кадровым стратегиям, которые на раннем этапе осознали важность этого материала для изменения своей корпоративной культуры и дали мне возможность сделать это, в частности: Майклу Уинстону, Бену Кэннону, Сьюзан Валаскович, Патриции Карлайл, Мэнни. Бергер, Карола Эндикотт, Клара Штучински и Эллиотт Келлман.Административная и моральная поддержка, которую Шар Канан и Андра Карассо оказывали мне на протяжении многих лет, была бесценной.

      Сама по себе эта книга не могла бы появиться в том виде, в каком она появилась, без уникальной энергии и взглядов Тома Хагана, Джона и Лауры Макбрайд, Стива Льюэрса, Доу Кувера, Грега Стайклезера, Стива Шулла и Мэриан Бейтман. И большая заслуга моего редактора Джанет Гольдштейн, которая была замечательным (и терпеливым) наставником в искусстве и мастерстве написания книг.

      Наконец, глубочайшая благодарность моему духовному наставнику, J-R, за то, что он был таким замечательным проводником и постоянным напоминанием о моих настоящих приоритетах; и моей невероятной жене Кэтрин за ее доверие, любовь, тяжелую работу и красоту, которую она привнесла в мою жизнь.

      Добро пожаловать в программу «Как привести дела в порядок»

      ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В Золотую жилу идей о том, как получить больше энергии, стать более расслабленным и достичь гораздо большего с гораздо меньшими усилиями. Если вы похожи на меня, вам нравится доводить дела до конца и делать их хорошо, но вы также хотите наслаждаться жизнью способами, которые кажутся все более неуловимыми, если не совершенно невозможными, если вы слишком много работаете. Это не обязательно должно быть предложение «или-или». Можно эффективно делать что-то, пока вы восхитительно находитесь в своем обычном будничном мире.

      Я думаю, что эффективность — это хорошо. Может быть, то, что вы делаете, важно, интересно или полезно; или, может быть, это не так, но это должно быть сделано в любом случае. В первом случае вы хотите получить максимальную отдачу от вложенных времени и энергии. Во-вторых, вы хотите приступить к другим вещам как можно быстрее, без каких-либо ворчащих незавершенных концов.

      И чем бы вы ни занимались, вы, вероятно, хотели бы быть более расслабленным, уверенным, что все, что вы делаете в данный момент, это именно то, что вам нужно делать — пить пиво с вашим персоналом в нерабочее время, смотреть на ваш спящий ребенок в его или ее кроватке в полночь, ответ на электронное письмо перед вами или проведение нескольких неформальных минут с потенциальным новым клиентом после встречи — это именно то, что вы должны делать, поскольку вы это делаете. .


      ———————————————

      Искусство отдыха ума и способность отрешиться от всего забота и беспокойство, вероятно, являются одним из секретов наших великих людей.

      — Капитан Дж. А. Хэтфилд


      ——————————-

      Учу вас, как быть максимально эффективным и расслабленным, всякий раз, когда вам нужно или вы хотите быть, было моей главной целью при написании этой книги.

      Я долго искал, как и вы, ответы на вопросы, что делать, когда делать и как делать.И после двадцати с лишним лет разработки и применения новых методов личной и организационной продуктивности, наряду с годами тщательных исследований в области саморазвития, я могу засвидетельствовать, что не существует единого, универсального решения. Никакие программы, семинары, классные личные планировщики или формулировки личной миссии не упростят ваш рабочий день и не сделают за вас выбор в течение дня, недели и жизни. Более того, как только вы научитесь повышать свою продуктивность и способность принимать решения на одном уровне, вы перейдете к следующему принятому набору обязанностей и творческих целей, чьи новые задачи бросят вызов любой простой формуле или модному словечку. -jour, чтобы получить то, что вы хотите, так, как вы хотите это получить.

      Но если нет единого способа улучшить личную организованность и продуктивность, мы можем кое-что сделать, чтобы облегчить их. По мере того, как я лично взрослел из года в год, я находил более глубокие и значимые, более важные вещи, на которых нужно сосредоточиться, осознавать и делать. И я обнаружил простые процессы, которые мы все можем научиться использовать, которые значительно улучшат нашу способность активно и конструктивно справляться с обыденными реалиями мира.

      Далее следует сборник открытий, сделанных более чем за два десятилетия в области личной продуктивности, руководство по максимизации результатов и минимизации затрат в мире, где работа становится все более объемной и неоднозначной.Я провел много тысяч часов, обучая людей «в окопах» за их рабочими столами, помогая им обрабатывать и организовывать всю их работу. Обнаруженные мной методы доказали свою высокую эффективность во всех типах организаций, на всех должностях, в разных культурах и даже дома и в школе. После двадцати лет коучинга и обучения некоторых из самых искушенных и продуктивных профессионалов в мире я знаю, что мир жаждет этих методов.

      Руководители высшего звена стремятся привить «безжалостную казнь» себе и своим людям в качестве основного стандарта.Они знают, и я знаю, что за закрытыми дверями, в нерабочее время, остаются неотвеченные звонки, задачи, которые нужно делегировать, нерешенные вопросы со встреч и разговоров, невыполненные личные обязанности и десятки неразрешенных электронных писем. Многие из этих бизнесменов успешны, потому что кризисы, которые они разрешают, и возможности, которыми они пользуются, больше, чем проблемы, которые они допускают и создают в своих офисах и портфелях. Но, учитывая сегодняшние темпы бизнеса и жизни, уравнение находится под вопросом.

      С одной стороны, нам нужны проверенные инструменты, которые могут помочь людям сосредоточить свою энергию стратегически и тактически, не позволяя чему-либо провалиться. С другой стороны, нам необходимо создать рабочую среду и навыки, которые предотвратят эмоциональное выгорание наиболее вовлеченных людей. Нам нужны позитивные стандарты стиля работы, которые будут привлекать и удерживать лучших и умнейших.

      Мы знаем, что эта информация крайне необходима организациям. Это также необходимо в школах, где наших детей до сих пор не учат, как обрабатывать информацию, как сосредоточиться на результатах или какие действия предпринять, чтобы они произошли.И для всех нас в отдельности это необходимо, чтобы мы могли воспользоваться всеми возможностями, которые нам даны, чтобы повысить ценность нашего мира устойчивым, самовоспитанным способом.

       

      Силу, простоту и эффективность того, о чем я говорю в книге «Как привести дела в порядок», лучше всего ощущать в виде опыта в реальном времени в реальных ситуациях вашего реального мира. Книга обязательно должна представить суть этого динамического искусства управления рабочим процессом и личной продуктивностью в линейном формате.Я попытался организовать его таким образом, чтобы дать вам как вдохновляющую общую картину, так и вкус немедленных результатов по мере продвижения вперед.

      Книга состоит из трех частей. Часть 1 описывает всю игру, давая краткий обзор системы и объясняя, почему она уникальна и своевременна, а затем представляет сами основные методологии в их наиболее сжатой и базовой форме. Во второй части показано, как внедрить систему. Это ваш личный инструктаж, шаг за шагом, по мельчайшим деталям применения моделей.Часть 3 идет еще глубже, описывая более тонкие и глубокие результаты, которые вы можете ожидать, когда будете использовать методологии и модели в своей работе и жизни.

      Я хочу, чтобы вы прыгнули. Я хочу, чтобы вы протестировали этот материал, даже бросить ему вызов. Я хочу, чтобы вы сами убедились в том, что то, что я обещаю, не только возможно, но и мгновенно доступно лично вам. И я хочу, чтобы вы знали, что все, что я предлагаю, легко сделать. Он вообще не требует новых навыков. Вы уже знаете, как сосредотачиваться, как записывать вещи, как принимать решения о результатах и ​​действиях, а также как просматривать варианты и делать выбор.Вы подтвердите, что многое из того, что вы все это время делали инстинктивно и интуитивно, правильно. Я дам вам способы использовать эти базовые навыки для достижения новых уровней эффективности. Я хочу вдохновить вас включить все это в новый набор поведения, который поразит вас.

      На протяжении всей книги я ссылаюсь на свои тренинги и семинары по этому материалу. Последние два десятилетия я работал «консультантом по вопросам управления» в одиночку и в небольших партнерствах. Моя работа состояла в основном из частного коучинга по продуктивности и проведения семинаров, основанных на представленных здесь методах.Я (и мои коллеги) обучили более тысячи человек, обучили сотни тысяч профессионалов и провели многие сотни открытых семинаров. Это тот фон, из которого я черпал свой опыт и примеры.

      Это обещание было хорошо описано одним из моих клиентов, который написал: «Когда я обычно применял принципы этой программы, она спасла мне жизнь. . . когда я добросовестно применил их, моя жизнь изменилась. Это прививка от повседневного пожаротушения (так называемых срочных и кризисных потребностей любого рабочего дня) и противоядие от дисбаланса, который многие люди навлекают на себя.

      часть 1

      Искусство добиваться цели

      1

      Новая практика для новой реальности положительное чувство расслабленного контроля. Это отличный способ жить и работать с повышенным уровнем эффективности и результативности. Он также становится важным стилем работы, который требуется от успешных и высокоэффективных профессионалов. Вы уже знаете, как сделать все необходимое для достижения этого высокопроизводительного состояния.Однако, если вы похожи на большинство людей, вам нужно применять эти навыки более своевременно, комплексно и систематически, чтобы вы могли справиться со всем этим, а не чувствовать себя похороненным. И хотя метод и приемы, которые я описываю в этой книге, чрезвычайно практичны и основаны на здравом смысле, у большинства людей есть некоторые основные рабочие привычки, которые необходимо изменить, прежде чем они смогут внедрить эту систему. Требуемые небольшие изменения — изменения в том, как вы проясняете и организуете все, что требует вашего внимания, — могут означать значительный сдвиг в вашем подходе к некоторым ключевым аспектам вашей повседневной работы.Многие из моих клиентов назвали это значительным изменением парадигмы.


      ———————————————

      Тревога вызвана отсутствием контроля, организации, подготовки и действие.

      — Дэвид Кекич


      ——————————

      Представленные здесь методы основаны на двух ключевых цели: (1) собрать все дела, которые нужно сделать — сейчас, позже, когда-нибудь, большие, маленькие или промежуточные — в логическую и надежную систему за пределами вашей головы и вашего разума; и (2) дисциплинировать себя принимать предварительные решения обо всех «входах», которые вы допускаете в свою жизнь, чтобы у вас всегда был план «следующих действий», который вы могли бы реализовать или пересмотреть в любой момент.

      Эта книга предлагает проверенный метод такого высокопроизводительного управления рабочим процессом. Он предоставляет хорошие инструменты, советы, методы и приемы для реализации. Как вы обнаружите, принципы и методы можно использовать мгновенно и применять ко всему, что вам приходится делать в личной и профессиональной жизни. стиль работы в вашей работе и в вашем мире. Или, как и другие, вы можете просто использовать это как руководство, чтобы вернуться к лучшему контролю, когда вы чувствуете, что вам это нужно.

      Проблема: новые требования, нехватка ресурсов

      Почти каждый, с кем я встречаюсь в эти дни, чувствует, что у него или у нее слишком много дел и не хватает времени, чтобы все сделать. В течение одной последней недели я консультировался с партнером крупной глобальной инвестиционной компании, который был обеспокоен тем, что новые обязанности корпоративного управления, которые ему предлагались, чрезмерно подчеркнут его семейные обязательства; и с менеджером по персоналу среднего звена, пытающимся не отставать от своих 150 с лишним запросов по электронной почте в день, подпитываемых целью удвоить штат регионального офиса компании с одиннадцати до двух тысяч человек за один год, и все, как она пыталась чтобы защитить социальную жизнь для себя по выходным.

      В этом новом тысячелетии возник парадокс: качество жизни людей улучшилось, но в то же время они повышают уровень стресса, беря на себя больше, чем у них есть ресурсы. Как будто их глаза были больше их желудков. И большинство людей в той или иной степени разочарованы и недоумевают, как улучшить ситуацию.

      Работа больше не имеет четких границ

      Основным фактором повышения уровня стресса является то, что фактический характер нашей работы изменился гораздо более резко и быстро, чем наша подготовка и наша способность справляться с работой.Только во второй половине двадцатого века то, что представляло собой «работу» в промышленно развитом мире, трансформировалось из видов деятельности, связанных со сборкой, изготовлением и перемещением, в то, что Питер Друкер так метко назвал «работой знаний».

      Раньше работа была само собой разумеющейся. Поля нужно было вспахать, обработать машины, упаковать ящики, подоить коров, покрутить приспособления. Вы знали, какая работа должна быть проделана, — вы могли это видеть. Было ясно, когда работа была закончена или не закончена.


      ———————————————

      Время – это качество природы, которое не позволяет событиям происходить одновременно .В последнее время вроде не работает.

      — Аноним


      ——————————

      Теперь для многих из нас большинство наших проектов. У большинства людей, которых я знаю, есть по крайней мере полдюжины вещей, которых они пытаются достичь прямо сейчас, и даже если бы у них была вся оставшаяся жизнь, чтобы пытаться сделать это, они не смогли бы довести это до совершенства. Вероятно, вы столкнулись с той же дилеммой. Насколько хорошей потенциально может быть эта конференция? Насколько эффективной может быть программа обучения или структура компенсационного пакета ваших руководителей? Насколько вдохновляющим является эссе, которое вы пишете? Как мотивирует собрание сотрудников? Насколько функциональна реорганизация? И последний вопрос: какой объем доступных данных может быть полезен для «лучшего» выполнения этих проектов? Ответ таков: бесконечное количество, легко доступное или, по крайней мере, потенциально доступное через Интернет.


      ———————————————

      Почти каждый проект можно было бы сделать лучше, и информации бесконечное количество теперь доступно, что может сделать это.


      ——————————

      С другой стороны, отсутствие краев может создать дополнительную работу для всех. Многие сегодняшние организационные результаты требуют взаимодействия между подразделениями, сотрудничества и взаимодействия. Наши отдельные офисные бункеры рушатся, а вместе с ними уходит и роскошь, заключающаяся в том, что не нужно читать электронные письма, скопированные из отдела маркетинга, или из отдела кадров, или из какой-то специальной, занимающейся определенной проблемой. комитет.


      ——————————

      Мы никогда не сможем быть готовы к тому, что является совершенно новым. Мы должны приспосабливаться, а всякая радикальная перестройка — это кризис самооценки: мы проходим испытание, мы должны проявить себя. Нужна второстепенная уверенность в себе, чтобы встретить радикальные перемены без внутренней дрожи.

      — Эрик Хоффер


      ——————————

      Наша работа постоянно меняется

      Распадающиеся края нашей проекты и наша работа в целом были бы достаточно сложными для любого.Но теперь мы должны добавить к этому уравнению постоянно меняющееся определение нашей работы. Я часто спрашиваю на своих семинарах: «Кто из вас делает только то, для чего вас наняли?» На меня редко поднимают руку. Какой бы аморфной ни была работа без границ, если бы у вас была возможность достаточно долго заниматься какой-то конкретно описанной работой, вы, вероятно, выяснили бы, что вам нужно делать — сколько и на каком уровне — чтобы оставаться в здравом уме. Но немногие могут позволить себе такую ​​роскошь по двум причинам:

      1. | Организации, с которыми мы сотрудничаем, находятся в постоянном режиме трансформации, с постоянно меняющимися целями, продуктами, партнерами, клиентами, рынками, технологиями и владельцами.Все это по необходимости встряхивает структуры, формы, роли и обязанности.

      2. | Средний профессионал в наши дни является более свободным агентом, чем когда-либо прежде, и меняет карьеру так же часто, как его или ее родители когда-то меняли работу. Даже сорокалетние и пятидесятилетние придерживаются стандартов постоянного роста. Их цели теперь просто более интегрированы в мейнстрим, охватываемый универсальным «профессиональным, управленческим и исполнительным развитием», что просто означает, что они не будут продолжать делать то, что они делают, в течение длительного периода времени.

      Мало что еще очень долго кажется ясным в отношении того, в чем состоит наша работа и какой или какой вклад может иметь значение для ее хорошего выполнения. Мы пропускаем огромное количество информации и сообщений из внешнего мира и генерируем столь же большой объем идей и соглашений с собой и другими из нашего внутреннего мира. И мы не были достаточно подготовлены, чтобы справиться с этим огромным количеством внутренних и внешних обязательств.


      ——————————

      Чем быстрее иду, тем отстаю.

      — Анонимно


      ——————————

      Старых моделей и привычек недостаточно

      Введение в Философия «Getting Things Done» (GTD)

      «Getting Things Done», или GTD, — это система организации и сохранения продуктивности. Со стороны это может показаться сложным, но конечная цель — тратить меньше времени на то, что вам нужно сделать, чтобы у вас оставалось больше времени на то, что вы хотите делать. Давайте разберем его и посмотрим, как вы можете применить упрощенную версию к своей жизни.

      Что такое GTD (Приведение дел в порядок?)

      Приведение дел в порядок (GTD) на самом деле состоит из двух вещей: метода продуктивности и книги-бестселлера автора и консультанта по продуктивности Дэвида Аллена. Он существует уже давно и является основным продуктом для энтузиастов продуктивности повсюду, в том числе здесь, в Lifehacker. Тем не менее, мы никогда не углублялись в то, что это такое и как вы можете заставить его работать на вас. И, поскольку мы недавно углублялись в некоторые основы лайфхаков для новых читателей в нашей серии 101, мы подумали, что стоит вернуться к ней.

      G/O Media может получить комиссию

      G/O Media может получить комиссию

      Проще говоря, GTD — это метод организации ваших дел, приоритетов и расписания таким образом, чтобы ими можно было управлять. Одним из самых больших преимуществ GTD является то, что он позволяет легко увидеть, что у вас есть на тарелке, и выбрать, над чем работать дальше. Он также делает сильный акцент на том, чтобы вывести ваши задачи из головы и превратить их в систему, на которую вы можете ссылаться. Это очистит ваш разум от любых умственных отвлекающих факторов, которые мешают вам работать эффективно.

      Звучит здорово, но GTD также имеет репутацию сложной системы. Это не обязательно, но отчасти причина, по которой он заработал такую ​​репутацию, заключается в том, что нет никого жесткого, «правильного» способа практиковать его. Есть линии, за которыми нужно оставаться, но нет свода правил «сделай это, затем сделай то и помести это в ту категорию». Нет предпочтительного приложения для использования или журнала, который нужно купить, чтобы заставить его работать. Часть этой неопределенности позволяет легко микшировать и персонализировать его в соответствии с вашими потребностями, но также затрудняет доступ к нему.В этом посте мы познакомим вас с основными принципами GTD с точки зрения новичка и предложим несколько советов, которые помогут вам применить упрощенную, более доступную форму к вашему напряженному графику и переполненному списку дел.

      Пять «столпов» GTD

      GTD — это организационная система. Он не устанавливает правил относительно того, как вы на самом деле выполняете свою работу. Вместо этого он фокусируется на том, как вы фиксируете работу, которую вам нужно сделать, организуете ее и выбираете то, что требует вашего внимания. По своей сути, GTD стоит на пяти «китах», или шагах к тому, чтобы стать и оставаться организованным:

      1. Захватить все.Ваши дела, ваши идеи, ваши повторяющиеся задачи, все. Поместите это в блокнот с ручкой и бумагой, в приложение для ведения дел, в планировщик, во что угодно, что вы предпочитаете использовать для организации. GTD не говорит использовать какой-то конкретный инструмент, но все, что вы используете, должно вписываться в ваш обычный поток. Барьер для его использования должен быть настолько низким, чтобы у вас никогда не было причин говорить: «Я добавлю его в свой список позже». Вы хотите запечатлеть все, как только это произойдет, чтобы вам не пришлось думать об этом снова, пока не придет время это сделать.
      2. Разъясните , что вам нужно сделать.Не просто запишите «Планируйте отпуск», разбейте его на практические шаги, чтобы не было препятствий для простого выполнения задачи. Если есть что-то, что вы можете сделать прямо сейчас и у вас есть время, сделайте это. Если есть что-то, что вы можете делегировать, делегируйте. Вот полезное видео, в котором Дэвид Аллен объясняет, как прояснить свои задачи, чтобы им не требовалось больше времени, чтобы понять, что вы имели в виду, чем требуется, чтобы действительно сделать то, что вы хотели сделать.
      3. Организуйте эти действия по категориям и приоритетам.Назначайте даты выполнения, где можете, и устанавливайте напоминания, чтобы следить за ними. Также обратите особое внимание на приоритет каждого элемента. На самом деле вы не выполняете какие-либо пункты из своего списка прямо сейчас, вы просто следите за тем, чтобы они были в нужных корзинах на потом, и ваши напоминания настроены. Короче говоря, это качественное время со списком дел, почтовым ящиком и календарем.
      4. Отметьте в своем списке дел. Во-первых, просмотрите свои задачи, чтобы увидеть, каким должно быть ваше следующее действие. Именно здесь окупается шаг прояснения, потому что вы должны иметь возможность выбрать то, что у вас есть время и энергия, чтобы сделать прямо сейчас.Если вы видите что-то настолько расплывчатое, что вы знаете, что не сможете просто взять и бежать с этим, разбейте это на части. Во-вторых, периодически тщательно пересматривайте свой список дел, чтобы увидеть, где вы делаете успехи, где вам нужно скорректировать свои приоритеты, и определить, как система работает на вас.
      5. Задействуйте и приступайте к работе. Выберите следующее действие и приступайте к нему. На данный момент ваша система настроена так, чтобы это было легко понять. Ваши задачи организованы по приоритету и помещены в категории.Вы знаете, над чем работать и когда. Они разбиты на управляемые, небольшие куски, которые легко начать. Пришло время приступить к работе.

      Таковы основные принципы GTD. По своей сути, GTD дает вам способ получить все, что вам нужно запомнить, из вашей головы в систему, которая может запомнить их для вас, организовать их и разбить на части, с которыми вы можете работать. Таким образом, в следующий раз, когда вы посмотрите на свой список дел, у вас не должно возникнуть путаницы в том, что у вас есть время сделать, или что самое важное.Вы можете тратить меньше времени на размышления о том, что делать и как работать, и больше времени на работу.

      Как начать работу с GTD

      Теперь, когда вы понимаете основную предпосылку GTD, начать работу очень просто. На самом деле вполне вероятно, что многие из столпов GTD уже являются частью вашего рабочего процесса. Возможно, у вас уже есть приложение для ведения дел или регулярная встреча с начальником для обсуждения приоритетов. Это может показаться пугающим — или как будто вы потратите больше времени на организацию с чем-то вроде GTD, чем на самом деле потратите на свою работу — но так не должно быть.Вот как начать.

      Во-первых, вам нужен какой-нибудь инструмент для сбора и систематизации всех ваших идей, дел, обязанностей — всего, что вам нужно запомнить. Скорее всего, у вас уже есть любимое приложение для списка дел, журнал и планировщик, которые вы используете, чтобы оставаться организованным. Если нет, ищите тот, который работает с вашим потоком. Когда начальник удивляет вас новой задачей, пока вы работаете над чем-то другим, вам нужен инструмент, который позволит вам как можно быстрее перенести эту задачу из головы в вашу систему.Таким образом, вам не придется переживать из-за этого или пытаться вспомнить его позже. Если ваше нынешнее приложение для ведения дел не дает вам такой свободы, найдите то, которое дает, даже если это стикеры для заметок или доска.

      Далее — и вот что большинство из нас сейчас не делает — выделяйте немного времени каждую неделю или в начале каждого дня, чтобы по-настоящему разобраться со своими делами. В конце концов, нет более быстрого способа тратить время на работу, чем работать вслепую, не думая об общей картине или о том, что еще нужно сделать, что является более неотложным.Убедитесь, что эти задачи распределены по конкретным задачам, которые вы можете взять и выполнить, когда у вас есть время для их выполнения. Убедитесь, что они также организованы по приоритету, чтобы вам не пришлось тратить время на выяснение того, над чем нужно работать. В идеале, когда вы закончите, ваши задачи должны быть легко просматриваемы, вы сможете быстро увидеть, что наиболее важно, что занимает больше всего или меньше всего времени для выполнения, и что вам нужно сделать дальше (и после этого). , и после этого.)

      То, как вы организуете эти задачи, зависит от вас, но помните, что не переусердствуйте со своим методом.Дело в мелочах, и если ваш список дел начинает раздуваться из-за категорий, различных приоритетов и всевозможных меток, флажков и функций, пришло время вернуться к началу и упростить. Лично я каждое утро трачу около пяти минут на то, чтобы убедиться, что все в моем списке дел отражает все, что мне нужно сделать в этот день, а все большое или неопределенное имеет достаточную ясность, чтобы я мог с этим справиться. Затем, раз в неделю, я уделяю себе от получаса до часа еженедельный обзор, во время которого я погружаюсь глубже, удостоверяюсь, что дорабатываю все, что хотел, но проигнорировал, добавляю любые затянувшиеся идеи. к моему списку дел, делегировать то, что я могу, провести небольшой мозговой штурм и изменить приоритеты, если мне нужно.

      Найдите дружественную к GTD систему, которая работает на вас

      Вы можете подумать, что сам Дэвид Аллен использует какой-нибудь дорогой планировщик или множество приложений для выполнения своих задач. Он не знает. На самом деле он просто использует бумагу. На самом деле рядом с его рабочим местом всегда есть блокноты, поэтому он может быстро записывать идеи и задачи и выбрасывать их из головы.

      Если вам нравится бумажный подход, ранее упомянутая система Bullet Journal очень удобна для GTD, поскольку она поощряет вас тратить время на просмотр и определение приоритетов ваших задач, а также упрощает добавление новых задач в ваш список.Это добавляет больше структуры, чем требует GTD, но это может сработать для вас.

      Если вы предпочитаете подход, ориентированный на приложения, у вас есть множество вариантов. Evernote — популярный выбор, и в прошлом мы упоминали, как сделать его удобным для GTD, а также некоторые шаблоны, которые помогут вам начать работу. Если вы предпочитаете Springpad, его также легко превратить в удобный для GTD органайзер. Microsoft OneNote столь же мощен и так же удобен для GTD. Все три отлично подходят для GTD, даже если они немного тяжеловаты и многофункциональны.

      Вам не нужно использовать многоцелевые приложения, такие как Evernote или OneNote для GTD, если вы этого не хотите. Даже простые приложения, такие как GQueues, Doit.im и даже собственное приложение Apple Reminders, хорошо вписываются в шаблон. Фактически, любое приложение для ведения дел или инструмент для создания заметок, которое также позволяет вам организовывать, расставлять приоритеты и просматривать то, что вам нужно сделать, будет работать хорошо. Тем не менее, некоторые делают это проще, чем другие, а некоторые разработаны с учетом GTD. Следите за этим, если вы ищете.

      Помните, что это всего лишь одна философия

      У GTD много чего есть, но давайте не будем забывать: это всего лишь одна философия.Это не для всех, и это может быть не лучшая система повышения производительности для вас. Существует множество систем и методов продуктивности, и хотя некоторые люди поклоняются ГТД, как Библии, это всего лишь одна очень популярная система из многих. Лучший способ использовать его — встроить его в систему, которая лучше всего подходит для и ваших потребностей , а не строго придерживаться всех его правил. Он умирает от ремикса и адаптации.

      Например, если ваши задачи приходят в виде электронных писем, ваш почтовый ящик должен быть частью вашей системы.Содержание вашего почтового ящика в чистоте или, по крайней мере, в порядке — это часть шагов «захвата» и «организации», описанных выше. Этот рабочий процесс Gmail помог нашей собственной Мелани Пиноле контролировать свой почтовый ящик, и я до сих пор клянусь «надежным трио» почтовых папок Джины Трапани не потому, что он делает мой почтовый ящик чистым, а потому, что он сочетает в себе захват и уточнение. Если вы студент, этот рабочий процесс, удобный для колледжа, может вам понравиться, потому что он касается как срочных (задания, документы, экзамены), так и контекстно-зависимых (учеба, систематизация заметок, исследование).Что бы вы ни делали, убедитесь, что это работает для вас и легко . Не зацикливайтесь на производительности ради производительности.

      Дополнительное чтение

      К настоящему моменту у вас есть инструменты, чтобы начать работу с GTD и заставить его работать на вас. На самом деле мы только коснулись поверхности, а настоящая книга предлагает более конкретные советы и примеры, которые вы можете применить к своим конкретным потребностям. Если вам нужны дополнительные ресурсы, вот краткий список статей, которые стоит прочитать:

      Помните, цель GTD — потратить немного времени на организацию, чтобы получить большую отдачу от времени, которое вы бы потратили на ненужную, непродуктивную работу.Благодаря вашим усилиям вы будете более организованными и расслабленными, потому что вам никогда не придется беспокоиться о том, что делать дальше, как это сделать и когда у вас будет время — ваша система справится с этим за вас. Конечным результатом является то, что вы лучше ладите со своей работой и более увлечены своей жизнью.

      Название фотографии сделаны с использованием donatas1205 (), Фототаймс Nemo и Openclips .Другие фотографии по Irish Typepad , Дэвид Чико Фам ,

      99999999999999999999999999999999999999999999999.MERNTOL.

      Уроки из книги «Как привести дела в порядок» (GTD) Дэвида Аллена

      Мне очень помогло чтение книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивной работы без стресса» Дэвида Аллена. Я жалею только о том, что не прочитал ее много лет назад, когда впервые услышал о ней.Моя первая реакция на книгу о структуре/методологии достижения цели была следующей: «Я достаточно организован, у меня есть списки дел, и я делаю что-то каждый день. Нет потребности.» Такое высокомерие, такие упущенные возможности стать лучше.

      Но лучше поздно, чем никогда.

      В методологии GTD Аллена нет ничего новаторского или эзотерического. На самом деле, это основано на здравом смысле и привычном для нас поведении. Вот как его представляет Аллен:

      .

      Представленные здесь методы основаны на трех ключевых целях: (1) зафиксировать все дела, которые могут потребоваться для выполнения или быть полезными для вас — сейчас, позже, когда-нибудь, большие, маленькие или промежуточные — в логичная и надежная система вне вашей головы и вне вашего разума; (2) направлять себя на принятие предварительных решений обо всех «входах», которые вы допускаете в свою жизнь, чтобы у вас всегда был работоспособный перечень «следующих действий», которые вы могли бы осуществить или пересмотреть в данный момент; и (3) курирование и координация всего этого контента, используя признание множества уровней обязательств перед собой и другими, которые вы будете иметь в игре в любой момент времени.

      Звучит достаточно просто, правда? В оставшейся части книги Аллен уделяет изрядное количество страниц подробному описанию тактики реализации, от организации вашего физического домашнего офиса и шкафов для хранения документов до использования «списков триггеров» для получения исчерпывающей информации о происходящем. твой разум.

      Книга читается в основном как руководство, и мне потребовалось некоторое время, чтобы просмотреть все страницы. Несмотря на сухость, я счел необходимым прочитать ее, чтобы полностью понять, насколько основательно GTD может укрепить некоторые слабые звенья в моей организации и системе управления задачами.

      Я вытащил некоторые фрагменты из книги вместе с темами, которые мне показались полезными, особенно там, где Аллен повторяет, почему захват всего в уме и выделение времени на просмотр и планирование следующих действий создают мощную комбинацию.

      Беспорядочный разум

      Чаще всего причина, по которой вы что-то думаете, заключается в том, что вы хотите, чтобы это было не так, как сейчас, и все же:
      – вы не уточнили, каков именно предполагаемый результат;
      – вы не решили, каким будет следующий шаг физического действия; и/или
      — вы не разместили напоминания о результате и необходимых действиях в системе, которой доверяете.

      ***

      Обычно существует обратная зависимость между тем, сколько вы о чем-то думаете, и тем, сколько это делается.

      Без надежной системы в уме может быстро накопиться множество обязательств, как явных, так и неявных. Например, серия встреч на работе может легко привести к нескольким последующим задачам и открытым проблемам, которые необходимо запомнить. Это в дополнение к любым другим предыдущим обязательствам, как профессиональным, так и личным (например,грамм. купить продукты, отменить подписку, отправить благодарственное письмо и т. д.).

      Решение Дэвида Аллена для этого состоит в том, чтобы разработать герметичную систему, позволяющую выкинуть все эти обязательства из головы и перенести их на место — блокнот, приложение, что угодно — так, чтобы вес этих обязательств можно было снять с ума. Основополагающая суть «Getting Things Done» состоит в том, чтобы освободить разум с помощью систем, чтобы у него было пространство для творчества и продуктивности. Как только эти обязательства должным образом зафиксированы во внешнем месте, можно приступить к выяснению того, как добиться прогресса в их выполнении.

      На протяжении всей книги я вспоминал моменты, когда я чувствовал себя подавленным или подавленным в прошлом, а также после размышлений, так что многое из этого можно отнести к беспорядку в голове, полному обязательств. Я заметил, что часто бывает переломный момент, когда я чувствую, что едва справляюсь с несколькими делами, и ни с того ни с сего срочная и важная задача склоняет чашу весов и заставляет меня чувствовать, что у меня слишком много дел. многое на моих руках. Что я обычно делал в таких ситуациях? Я глубоко вздохнул, записал все, что мне нужно было сделать, расставил приоритеты, что нужно было сделать в первую очередь, а затем начал выбивать одно за другим.

      У всех нас есть версия GTD, укоренившаяся в нас, но что делает GTD эффективным, так это то, что вас просят культивировать систему, чтобы переломный момент в сторону стресса никогда не наступал, а когда приходят сюрпризы, вы уже готовы справиться с этим без прилагая то, что кажется особым усилием.

      Пятифазная цепь

      Мы (1) фиксируем то, что привлекает наше внимание; (2) уточнить, что означает каждый пункт и что с этим делать; (3) организовать результаты, представляющие варианты, над которыми мы (4) размышляем, которые мы затем выбираем для (5) взаимодействия.

      ***

      Качество нашего управления рабочими процессами соответствует самому слабому звену в этой пятиэтапной цепочке, поэтому все звенья должны быть интегрированы и поддерживаться в соответствии с едиными стандартами.

      ***

      Я обнаружил, что одна из основных причин, по которой многие люди не добились больших успехов в организации, заключается просто в том, что они пытались выполнить все пять шагов одновременно. Большинство, когда они садятся за составление списка, пытаются собрать «самые важные вещи» в некотором порядке, отражающем приоритеты и последовательность, не излагая много (или вообще никаких) реальных действий, которые нужно предпринять.Но если вы не решите, что нужно сделать в связи с днем ​​​​рождения вашего помощника, потому что сейчас это «не так важно», этот незамкнутый цикл отнимет энергию и помешает вам полностью эффективно и четко сосредоточиться на том, что важно.

      Увидев структуру GTD, представленную в виде пятифазной цепочки, я сразу же распознал свои слабые звенья. В дополнение к дырявой функции захвата я понял, что часто не уточняю все элементы, которые вводятся в действие, что затем приводит к отсутствию размышлений и вовлеченности.

      Например, у меня есть склонность сразу же переходить от захвата к выбору того, что я считаю «самым важным», и глубоко погружаться в пару этих вещей одновременно. В конечном итоге происходит то, что начинают накапливаться другие, казалось бы, более мелкие дела — обычно они представляют собой комбинацию административной деятельности на работе, поручений для личной/семейной жизни и последующих контактов. В конечном итоге я откладываю и пропускаю эти задачи, что обычно приводит к шквалу активности, чтобы помочь мне наверстать упущенное, или к стиранию задачи по принципу «слишком поздно, забыл».Последний результат особенно прискорбен, потому что он сигнализирует о нарушении обязательств перед собой и, возможно, даже перед кем-то еще.

      Благодаря более тесной пятиэтапной цепочке даже небольшие задачи попадают в систему, которая заставляет меня решать их своевременно. Поскольку я могу организовывать задачи и определять их уровень усилий, я могу использовать «правило двух минут» Аллена, согласно которому любые задачи, которые можно выполнить менее чем за 2 минуты, должны быть выполнены в течение установленного времени. Приняв это, я стал меньше откладывать на потом, когда дело доходит до рассылки вводных электронных писем между двумя сторонами, запросов поставщиков и планирования встреч.

      Определение проектов

      Я определяю проект как любой желаемый результат, который может быть достигнут в течение года и требует более одного действия.

      Причина моего определения заключается в том, что если один шаг не завершит что-то, необходимо установить какую-то стойку ворот, чтобы напомнить вам, что еще что-то осталось сделать. Если у вас нет заполнителя, чтобы напомнить вам об этом, он вернется в вашу голову.

      ***

      На самом деле вы не занимаетесь проектом; вы можете выполнять только действия, связанные с ним.

      ***

      Список проектов — это набор финишных линий, которые мы ставим перед собой, чтобы наши следующие действия двигались должным образом по всем направлениям.

      Одним из самых полезных выводов из GTD была более широкая концепция проектов и создание списка проектов, который я могу регулярно просматривать. Я понял, что даже на работе проекты охватывают не только более важные инициативы, которые я взял на себя (например, создание нашего уровня управления учетными записями, создание нового отдела и т. д.) , но может включать в себя любое количество вещей, требующих нескольких шагов, таких как сбор колоды для ежемесячного собрания команды или посещение конференции в другом городе. Я понял, что вне работы проекты могут включать в себя такие вещи, как планирование всех «вечерних свиданий» с моей женой в течение всего года или работа над достижением моей цели — пробежать 5 км менее 20 минут.

      Благодаря этому списку я хорошо разбираюсь во всех проектах, над которыми работаю, и знаю, на чем мне нужно сосредоточить свою энергию. Акт ведения списка также дает мне возможность подумать о том, какие проекты действительно важны для реализации и какие проекты я могу отложить, потому что я достиг желаемой цели.

      Еженедельный обзор

      Еженедельный обзор — это время, чтобы: Собрать и обработать все свои материалы. Пересмотрите свою систему. Обновите свои списки. Получите чистый, ясный, текущий и полный.

      ***

      Большинство людей лучше всего чувствуют себя на работе за неделю до отпуска, но это не из-за самого отпуска. Что вы делаете в последнюю неделю перед отъездом в большое путешествие? Вы подчищаете, закрываете, проясняете, систематизируете и пересматриваете все свои договоренности с собой и другими.Вы делаете это, чтобы расслабиться и присутствовать на пляже, на поле для гольфа или на склонах, не отвлекаясь ни на что другое. Я предлагаю вам делать это еженедельно, а не ежегодно, чтобы вы могли привнести подобное «присутствие» в свою повседневную жизнь.

      Утром в понедельник я провожу свой Еженедельный обзор. Это священное время, когда я просматриваю список своих проектов, свои следующие действия, отмеченные электронные письма и даже свой список когда-нибудь/может быть. Обычно это занимает у меня меньше часа, и к тому времени, когда я заканчиваю, я чувствую прилив сил, чтобы взяться за оставшуюся часть недели.

      Фраза Аллена о том, что люди довольны своей работой перед отпуском, слишком правдива. Я много раз видел, как это происходит на работе, особенно когда люди уезжают в продолжительный отпуск. Они тратят время, необходимое для организации работы по всем своим проектам, и обычно составляют эффективный «уходной» пакет для членов команды перед их отсутствием. Обычно это помогает проектам двигаться вперед без сбоев. К сожалению, такое поведение реже встречается каждую неделю, поэтому вполне возможно, что человек, находящийся на работе, на самом деле может быть менее эффективным, потому что он не тратил время на планирование и вместо этого действует чисто реактивным образом.

      Расслабленное управление и система генерации следующих действий

      Ключевыми компонентами ослабленного контроля являются (1) четко определенные результаты (проекты) и следующие действия, необходимые для их закрытия, и (2) напоминания, размещенные в надежной системе, которая регулярно проверяется.

      ***

      Если вы потратите две минуты на то, чтобы записать свою основную причину, по которой вы что-то делаете, вы непременно повысите остроту зрения, как если бы навели фокус на телескоп.

      ***

      Организация обычно происходит, когда вы определяете компоненты и подкомпоненты, последовательности событий и/или приоритеты. Какие вещи должны произойти, чтобы создать окончательный результат? В каком порядке они должны происходить? Что является наиболее важным элементом для обеспечения успеха проекта?

      ***

      Привычка прояснять следующие действия по проектам, независимо от ситуации, имеет основополагающее значение для того, чтобы вы сохраняли свободный контроль.

      ***

      Вам не нужны новые навыки, чтобы повысить производительность и снизить уровень стресса — достаточно расширенного набора систематических поведенческих моделей для их применения.

      Приведенные выше выдержки объясняют, почему GTD так эффективен. Выработайте привычку брать тайм-аут и думать о том, почему и как, прежде чем погрузиться в то, что имеет решающее значение для снижения стресса и повышения производительности.

      Привычка становится возможной, если разработать и вложить средства в систему, которая подкрепляет определенное поведение.Это то, что Джеймс Клир подчеркивает в своей книге « Атомные привычки » (см. мои уроки, извлеченные из этой книги). Никаких героических усилий не требуется, достаточно дисциплины, чтобы постоянно заниматься повседневными делами, которые поднимаются в рамках схемы «Getting Things Done». В моем случае поведение включало в себя: просмотр моего календаря каждое утро, просмотр списка моих следующих действий, удаление всех двухминутных задач из моего почтового ящика, запись всех новых мыслей/идей/задач в мою папку. -tray и обязательство в моем Еженедельном обзоре обновлять списки моих проектов, мои следующие действия и мой календарь.

      Это система, которую я продолжаю совершенствовать и практиковать, поэтому она все еще далека от автоматической и цельной. Однако, когда я действительно нахожусь в ритме, я чувствую себя расслабленным и лучше контролирую свое время, энергию и сосредоточенность.

      Соблазненный занятым и срочным

      Я заметил, что людям на самом деле легче справляться с неожиданностями и кризисами, чем брать на себя контроль над обработкой, организацией, анализом и оценкой той части своей работы, которая не столь очевидна.Легко соблазниться режимом «занят» и «срочно», особенно когда у вас на столе, в электронной почте и в голове много необработанной и относительно неконтролируемой работы.

      ***

      Многие люди используют неизбежность почти бесконечного потока немедленно очевидных вещей, чтобы избежать ответственности за определение своей работы и управление всем своим инвентарем. Легко завлечься не совсем важными вещами, которые находятся прямо под рукой, особенно если ваша корзина входящих и ваша личная организация вышли из-под контроля.Слишком часто «управление путем блуждания» служит предлогом для того, чтобы уйти от аморфных куч хлама.

      ***

      Люди часто жалуются на то, что их отвлекают от работы. Но перерывы в жизни неизбежны. Когда вы научитесь элегантно управлять тем, что приходит, и достаточно организованы, чтобы воспользоваться преимуществами появляющихся окон «странного времени», вы сможете быстро переключаться между одной задачей и другой. Вы можете обрабатывать электронную почту, пока вы находитесь на удержании конференц-вызова.Исследования доказали, что на самом деле вы не можете выполнять многозадачность, то есть сознательно сфокусировать внимание более чем на одной вещи одновременно; и если вы пытаетесь это сделать, это значительно снижает вашу производительность. Если ваша голова является вашей единственной системой удержания места, вы столкнетесь с внутренней попыткой многозадачности, что психологически невозможно и является источником сильного стресса для многих людей. Однако, если у вас есть установившаяся практика парковки незаконченных предметов посреди потока, ваше внимание может четко переключаться с одного на другое и обратно, с точностью мастера боевых искусств, который, кажется, сражается с четырьмя людьми одновременно, но который на самом деле просто быстрое переключение внимания.

      ***

      Ваша способность справляться с неожиданностями — это ваше конкурентное преимущество и ключ к здравомыслию и устойчивости в вашем образе жизни.

      Я наткнулся на ряд заголовков о современном рабочем месте и о том, как непрерывный поток электронных писем, сообщений в чате и сообщений в социальных сетях создал состояние «всегда включен», которое выжигает работников, не говоря уже о бедственном положении миллениалов с их скомпрометированные перспективы накопления богатства из-за таких вещей, как сокрушительные студенческие долги и высокая стоимость жизни (см. эту длинную статью Buzzfeed в качестве типичного примера).Но если смотреть через призму GTD, коренными причинами чувства выгорания или перегруженности на самом деле может быть слабая система управления задачами и проектами и зависимость от алтаря занятых и срочных.

      Хотя такие важные привычки, как хороший сон, времяпрепровождение с близкими, медитация, физические упражнения и осознанное питание имеют решающее значение для хорошей жизни, эти модели поведения не помогут в полной мере решить повседневные задачи по обработке наших многочисленных входных данных и превращению их в продуктивные результаты. . Без сознательного развития и совершенствования личной системы трудно избежать состояния выгорания.

      Организованность помогает завоевать доверие

      Когда люди, с которыми вы взаимодействуете, замечают, что вы безошибочно получаете, обрабатываете и систематизируете их обмены и соглашения с вами, они начинают доверять вам уникальным образом. Что еще более важно, вы включаете уровень уверенности в себе в своем взаимодействии с вашим миром, который нельзя купить за деньги. Такова сила захвата заполнителей для всего, что является незавершенным или необработанным в вашей жизни.Это заметно улучшает ваше психическое самочувствие и улучшает качество вашего общения и отношений, как в личном, так и в профессиональном плане.

      ***

      И когда организации ожидают и укрепляют эту передовую практику, не позволяющую ничему упустить коммуникативную трещину, когда каждый несет ответственность за результирующие действия, а обязательства уточняются и отслеживаются соответствующими лицами, это может значительно повысить продуктивность культуры и снизить уровень стресса.

      Доверительные отношения во многом зависят от способности человека общаться, а прочная коммуникация возможна только в том случае, если у вас есть все необходимое. Поскольку я внедрил GTD, я стал быстрее отвечать на открытые темы. Хотя я мог бы подождать несколько дней с несрочными ответами, чтобы собрать их в пакет, я также попытался сократить это количество. Использование почтового клиента Superhuman сделало мой подход к коммуникациям геймифицированным, а его интерфейс, который больше имитирует обмен текстовыми сообщениями, чем приглашение по электронной почте, способствует быстрому ответу.Стремясь каждый день попадать в папку «Входящие» (где я получаю в награду красивую стоковую фотографию какой-нибудь сцены природы), я в конечном итоге отвечаю на все довольно быстро, архивируя электронные письма, которые не требуют ответа.

      На протяжении многих лет я наблюдал, что очень легко подорвать доверие, позволяя коммуникациям ускользать. Я сам был виновен в этом, не подтверждая получение вдумчивых электронных писем, отправленных кем-то, или не давая своевременный ответ на запрос. Я также видел, как это происходит с нашей командой и с клиентами.Когда люди не реагируют вовремя, создается вакуум, который заполняется такими предположениями, как «этому человеку все равно», «этот человек обманул нас», «этот человек должен делать что-то более важное» или « этот человек должен быть супер дезорганизован».

      Во многих отношениях хорошее общение (благодаря организованности и превосходству в делах) сродни таким привычкам, как правильное питание и физические упражнения. В краткосрочной перспективе преимущества будут не такими заметными, но в течение более длительного периода времени вы заработаете репутацию человека, заслуживающего доверия, и у вас будут более крепкие отношения, чтобы показать это.Однако в тот момент, когда вы начинаете отказываться от этой привычки, вы можете быстро разрушить всю свою доброжелательность, так же как плохое питание или отсутствие физических упражнений могут в конечном итоге свести на нет все ваши достижения.

      Настройка культуры следующих действий

      Люди постоянно что-то делают, но обычно только тогда, когда должны, под критикой со стороны самих себя или других. У них нет чувства победы, или контроля, или сотрудничества между собой и со своим миром. Люди жаждут этих впечатлений.

      ***

      Спрашивая себя: «Какое следующее действие?» подрывает менталитет жертвы. Он предполагает, что есть возможность измениться и что вы можете что-то сделать, чтобы это произошло. Это предполагаемое подтверждение в поведении.

      ***

      В вашей культуре слишком много жалоб? В следующий раз, когда кто-то будет о чем-то стонать, попробуйте спросить: «Итак, что будет дальше?» Люди будут жаловаться только на то, что, по их мнению, может быть лучше, чем сейчас.Вопрос действия заставляет проблему. Если это можно изменить, есть какое-то действие, которое изменит это. Если это невозможно, его следует рассматривать как часть ландшафта, который следует включить в стратегию и тактику. Жаловаться — это знак того, что кто-то не хочет рисковать, двигаясь в изменчивой ситуации, или не будет учитывать неизменное обстоятельство в своих планах. Это временная и пустая форма самоутверждения.

      Выгорание обычно происходит, когда люди чувствуют, что у них нет чувства контроля и их постоянно заваливают вещами, которые они должны делать.В нашей компании есть много возможностей для совершенствования, чтобы создать культуру, в которой члены команды чувствуют, что они обладают большей степенью контроля и «чувством победы».

      Частично это моделирование для команды и обеспечение того, чтобы на уровне руководства мы все согласились спрашивать: «Какие следующие действия?» так что это становится автоматическим ответом на любую ситуацию. Другая часть — это предоставление необходимых ресурсов и обучение, чтобы помочь людям разработать собственную систему поддержания организованности.Мы провели обучение GTD для избранных членов команды, а также купили экземпляры книги для всех, кто заинтересован. Было интересно наблюдать, как разные люди реагируют на GTD, и Дэвид Аллен предсказывает этот момент: «Интересно отметить, что люди, которые меньше всего нуждаются в этой методологии, как правило, те, кто вовлекается в нее быстрее всего». Для нас те, кто больше всего нуждается в GTD и жалуется на то, что все время перегружен, сопротивляются изменению своего образа жизни даже после обучения, в то время как те, кто уже ведет трудный корабль, склонны сходить с ума и применять тактику с большим энтузиазмом.

      Самый действенный рычаг, который я и другие руководители могу использовать, — это нанимать людей, готовых к жесткой системе для поддержания организованности. Это то, что мы не очень тщательно проверяли в прошлом, но на примере структуры GTD мы сможем лучше сформулировать необходимые навыки и задать более подробные вопросы. Нанимая людей с более высокими стандартами организованности, я думаю, мы сможем увидеть культурный сдвиг. Даже когда мы смотрим на наших лучших сотрудников за последние несколько лет, те, кто обладает сильными организаторскими способностями, действительно выделяются.Те, кому этого не хватало, в основном выгорали и уезжали.

      Почему это лучшая книга по самопомощи

      За эти годы я прочитал много книг по самосовершенствованию и самосовершенствованию. Многие бизнес-книги также являются формой самопомощи. Чего не хватает многим из этих книг, так это конкретных пошаговых инструкций по достижению прогресса. Существуют концепции, идеи и просьбы быть добрее к себе и более уязвимым по отношению к другим — все это очень хорошие вещи, которые могут помочь вам задуматься и изменить свои пути.Однако влияние этих книг часто бывает эфемерным, и им не хватает механизмов для закрепления поведения, которое становится прилипчивым.

      Несколько книг по самопомощи, которые я считаю трансформирующими, заставляют меня существенно изменить свой образ жизни или работы. Для меня эти книги мгновенно узнаваемы, потому что даже через несколько страниц я чувствую, как мое сердце бьется от волнения, когда я пытаюсь понять, как я могу использовать некоторые из ранних тактик. К концу книги я уже погружаюсь в эксперименты или выполнение инструкций.

      Некоторые лучшие примеры: Как не умереть доктора Майкла Грегера был тем, где я стал есть намного больше фруктов/орехов/овощей и сильно склонялся к растительной диете; Profit First от Michael Michalowicz изменил способ ведения нашего бизнеса в Barrel, особенно нашу работу с денежными потоками; и Atomic Habits Джеймса Клира помогли мне лучше понять силу привычек и заставили меня ввести ежедневный трекер привычек. Я думаю, что «Как привести дела в порядок» входит в этот пантеон преображающих книг, и больше всего я сожалею о том, что не вложился в ее прочтение раньше.

      Приведение дел в порядок — метод управления продуктивным временем Дэвида Аллена

      В наши дни стало модно делать больше.

      Наиболее мотивированная часть населения, кажется, всегда ищет способы сделать больше с меньшими затратами, чтобы максимально использовать каждый день, каждый час, каждую минуту. Существует множество программ, которые помогут вам стать здоровее, богаче, умнее, духовнее, дисциплинированнее… лучше во всем.

      Итак, я собираюсь познакомить вас с популярным методом тайм-менеджмента и повышения производительности, который был представлен в начале 2002-х годов Дэвидом Алленом, консультантом по продуктивности, чья биография включает в себя все: от героиновой зависимости до стеклодува и фокусника. рукоположен служителем в Движении Духовного Внутреннего Осознания.

      Движение Аллена за повышение производительности называется «Getting Things Done» (часто сокращенно GTD) и описано в его 267-летней книге под этим названием, которая была впервые опубликована в 2001 году с изменениями (адаптирующими методологию к развивающимся технологиям), сделанными совсем недавно, в 2015 году. на момент написания этой статьи.

      Доведение дел до конца и правильное выполнение дел

      Прежде чем я углублюсь в детали методологии «Getting Things Done», я должен отметить, что, хотя послужной список Дэвида Аллена, помогающего людям стать более продуктивными, заслуживает высокой оценки, его яркое прошлое подчеркивает важность не только продуктивности и достижения цели, но и также выбирая лучшие вещи, которые нужно сделать.Сейчас он женат на своей четвертой жене, из чего можно сделать вывод, что если женитьба на долгий срок (какой брак должен быть) стоит в его списке приоритетов, то он не очень успешен.

      Я просто скажу, что для меня выполнение правильных дел означает не только успех в карьере, изучение и применение навыков, необходимых мне для зарабатывания денег и финансового процветания, но и эффективность в качестве отца и мужа. так что ваша жена и дети получают максимальную пользу от вашего существования.Выполнение самых важных дел (таких как семья и отношения) важнее, чем просто выполнение менее тривиальных дел.

      С учетом сказанного, мы продолжим и обсудим метод повышения производительности Дэвида Аллена «Getting Things Done», понимая, что мы знаем, какие самые важные вещи нужно сделать.

      Читайте дальше… или смотрите видео

      Я собираюсь обобщить методологию «Как привести дела в порядок» и объясню шаги, связанные с этой методологией, но я знаю, что некоторые люди предпочитают смотреть, а не читать (вероятно, плохая привычка, но понятная).

      Итак, если вы предпочитаете просто сесть и пообедать или иным образом расслабиться, изучая принципы достижения цели, вот ваш шанс.

      Методология «Getting Things Done» построена на концепции уменьшения стресса и траты времени и энергии на то, что Дэвид Аллен иногда называет «открытыми петлями», которые представляют собой потенциальные обязанности, которые нельзя или не следует решать немедленно, но которые вызывают стресс и разочарование. поскольку разум беспокоится о том, что у него нет системы для классификации и обработки этих вещей.

      Решение Getting Things Done для минимизации стресса и максимизации производительности состоит в основном из пяти шагов, чтобы «упорядочить хаос». Эти шаги включают:

      Шаг 1, Захват: Соберите то, что привлекает ваше внимание: соберите все, что привлекает ваше внимание, из всех аспектов вашей жизни, включая крупные и мелкие предметы из вашей личной или деловой жизни

      Шаг 2, Уточнение: обработайте, что это значит : Здесь вы собираетесь принять решение о вещах, которые соперничают за ваше внимание, которые вы захватили в шаге 1.Вы решите, является ли каждая из этих вещей действенной или нет. Если предмет не подлежит действию, его следует выбросить, сложить в папку или иным образом отложить для созревания. Если что-то требует действия, это нужно либо сделать, поручить кому-то, либо разумно отложить до другого раза.

      Шаг 3. Организуйте: разместите на своих местах Этот шаг включает в себя создание системы для работы с вещами, которыми вы сейчас не занимаетесь. Настройка напоминаний о выполнении действий, которые были отложены на основе шага уточнения, позволяет вам разумно оставаться в курсе того, что нужно сделать, и не беспокоиться о том, что что-то не получится.

      Шаг 4. Обдумывайте: часто пересматривайте Понятно, что в динамичном мире приоритеты меняются. Обязательства могут быть ускорены, с одной стороны, или устаревать, с другой. Этот шаг включает в себя еженедельный обзор, чтобы понять текущее состояние вашей продуктивности.

      Шаг 5. Вовлечение: Просто делайте Это рабочая часть методологии «Getting Things Done». Если одной из ваших задач является оплата счетов, стрижка газона или чтение книги, вы действительно должны это делать.Продуктивность и выполнение задач, очевидно, сильно зависят от выполнения задач.

      Узнайте больше о системе Getting Things Done

      Введение и краткое изложение, которые я здесь привожу, должны помочь вам понять методологию «Getting Things Done» достаточно хорошо, чтобы определить, подойдет ли вам этот взгляд на продуктивность.

      Большинству людей нужно больше, чем просто несколько деталей, чтобы повысить свою производительность до желаемого уровня.

      Если вы хотите узнать больше обо всех шагах руководства «Как привести дела в порядок» и узнать больше о том, как оно работает, в том числе увидеть примеры других людей, которые его использовали, вы можете приобрести и прочитать эту книгу.

      Продукты GTD

      Продукты

      (программное обеспечение, планировщики, другие вспомогательные средства) были разработаны, чтобы облегчить использование системы Getting Things Done. Официальные продукты GTD доступны в интернет-магазине GTD. Есть также множество других инструментов, созданных сторонними компаниями, которые доступны на Amazon и в других местах.

      Обучение GTD

      Следующим уровнем поддержки, выходящей за рамки образования, как для отдельных лиц, так и для организаций является покупка и планирование обучения. Организация GTD создала сеть тренеров и возможностей обучения, предлагая сертифицированный коучинг GTD, доступ к сертифицированным партнерам и учебные курсы для людей с разным уровнем освоения методологии.

      Большинство общедоступных и частных учебных курсов представляют собой однодневные мероприятия, посвященные различным аспектам методологии. Для многих людей полное внедрение системы GTD требует определенной поддержки и подкрепления, поскольку им приходится отказываться от давних привычек в обмен на более эффективный образ жизни.

      Инструменты для реализации методологии Getting Things Done

      Чтобы эффективно внедрить методологию повышения производительности «Getting Things Done» в свою жизнь и привычки, чаще всего полезно иметь структуру поддержки, включая технологическую систему, которая поможет вам реализовать этап организации.Я писал о том, как моя семья использует Календарь Google, чтобы попытаться не отставать.

      Программное обеспечение для повышения производительности полезно лишь в той мере, в какой вы привержены его использованию. Вероятно, в Trello есть миллионы заброшенных или неактивных учетных записей (у меня их около десяти, по одной для каждой компании, для которой я консультировал, и несколько личных), которые были созданы людьми с добрыми, но плохими намерениями. долгосрочное видение и реализация.

      Вам, вероятно, понадобится какой-нибудь планировщик (физический или цифровой) и что-то для отслеживания контрольных списков (опять же, это может быть физическое или цифровое).Цифровые продукты, как правило, более популярны из-за простоты их использования и потому, что они обычно интегрируются в ваш телефон или другое устройство, к которому вы уже привыкли.

      Существует несколько различных параметров, которые можно использовать для настройки собственной версии среды GTD. Сообщение в блоге Trello конкретно описывает, как использовать их программное обеспечение для реализации GTD. Существует множество других конкурирующих и дополнительных продуктов, в которых подробно объясняется, как их можно использовать для реализации GTD.

      Чтобы помочь вам начать работу и получить наилучшие шансы на успех с системой Getting Things Done, я бы порекомендовал посмотреть видео или прочитать статью, в которой показано, как кто-то внедрил свою собственную систему GTD, и имитировать любую из них, которую вы думаете. наилучшим образом соответствует вашему характеру и подходу. Например, статья, которую я нашел на Lifehack о чьем-то подходе к GTD, объясняет все детали того, какие продукты автор использует для настройки надежной системы, в том числе использование вашего почтового ящика, программное обеспечение для составления списков под названием Remember the Milk, инструмент картирования разума под названием FreeMind, Календарь Google для планирования и ведения календаря и Dropbox для хранения.

      [Метод] David Allen — Getting Things Done (полное подробное изложение): getdisciplined

      Всем привет! Вот очень подробное изложение одной из лучших книг о продуктивности дисциплины, которые я читал. Наслаждаться!

      Ваш мозг прекрасно мыслит, но плохо запоминает.

      В эти дни работа может быть беспокойной. Типичное утро может выглядеть примерно так: вы пишете документ, когда приходит электронное письмо с предложением обновить антивирусное программное обеспечение.Затем, когда вы собираетесь это сделать, звонит ваша тетя Шейла и говорит, что вы должны ответить на ее свадьбу, и, когда вы вешаете трубку, ваш босс требует, чтобы вы начали работать над новым документом.

      Что ты опять делал?

      В частности, работники умственного труда проводят свои дни, одновременно выполняя десятки задач и проектов, и в то же время их постоянно бомбардирует еще больше. Чтобы пережить этот натиск, большинство людей втискивают все в свои головы, стараясь держать важную информацию, встречи и предстоящие задачи «в голове».»

      К сожалению, такой подход растрачивает замечательную способность мозга думать, загромождая его мешаниной информации.

      Более того, попытка запомнить все в конечном итоге приводит к неспособности полностью сосредоточиться на текущей работе, потому что ваш мозг все равно будет пытаться решить все нерешенные проблемы и невыполненные задачи, которые вы в нем накопили.

      Это открытых петель — они не доведены до закрытия — и ваш мозг будет постоянно напоминать вам о них, хотите вы того или нет.Это отвлекает; вы не можете сосредоточиться должным образом, когда мысли вроде «Не забудьте оплатить счет за электричество в этом месяце» продолжают прерывать ваш поток.

      Итак, что вы можете сделать, чтобы справиться с сетью задач, встреч и информации современного рабочего места, чтобы вы могли по-настоящему сосредоточиться на том, что вы делаете?

      Здесь на помощь приходит GTD.

      Благодаря особому и мощному пятиступенчатому рабочему процессу вы можете снова взять под контроль все, что у вас на тарелке:

      1. Захватите свои мысли.Вместо того, чтобы держать все эти идеи, задачи, решения и так далее в своей голове, вам нужно зафиксировать их на какой-то внешней платформе, будь то на бумаге или в цифровом виде.

      2. Разъясните , что представляет собой каждый предмет и что с ним можно делать.

      3. Организуйте результаты в структуру списков.

      4. Подумайте о том, что для вас важно, и просмотрите элементы в вашей системе.

      5. Займитесь своими задачами.Выберите, какое действие вы хотите предпринять в это время, и выполните его.

      Это так просто. GTD позволяет вам чувствовать больший контроль над своей работой, что дает ощущение расслабленного контроля, принятия лучших решений и большей гибкости при столкновении с меняющимися обстоятельствами. Но прежде чем углубляться в детали каждого шага процесса GTD, давайте настроим ваше рабочее пространство и инструменты.

      Для полного внедрения системы GTD вам потребуются правильное рабочее место, инструменты и система хранения документов.

      Отличный способ начать работу с системой GTD — это организовать для себя рабочее место, где будут доступны все необходимые материалы. Тем самым вы создаете кабину управления, в которой вам всегда комфортно работать.

      Вы также захотите создать одинаковые рабочие места дома и в офисе, чтобы одинаково эффективно работать в обоих случаях. Если вы проводите много времени в пути, возможно, вы захотите подумать о мобильной настройке, которая позволит вам делать дела даже в дороге. Никогда не делитесь рабочим пространством ни с кем, даже с вашим партнером, потому что вы не хотите тратить время на настройку рабочего пространства по своему вкусу каждый раз, когда вы к нему приходите.

      Минимум, который вам нужен, — это поверхность для письма и место для физического лотка для входящих сообщений. Некоторые основные необходимые физические инструменты — это лотки для бумаги, которые служат входными и выходными лотками, бумага, ручки, стикеры, скрепки, скотч, степлер, этикетировщик, папки с файлами, календарь и корзина для бумаг. Это в дополнение к любым цифровым устройствам, которые вы в настоящее время используете для захвата и организации задач, таких как ваш телефон или компьютер.

      Эти инструменты важны для настройки общей справочной файловой системы , где вы можете хранить такие вещи, как документы, статьи, заметки, билеты, ключи, членские билеты и т. д.У вас должна быть как физическая, так и, при необходимости, цифровая версия этой файловой системы, в которой вы храните справочную информацию.

      Купите для этой цели хорошие картотечные шкафы и держите под рукой много пустых папок, которые можно легко пометить и положить в них. В общем, если вам требуется больше минуты, чтобы что-то подшить, это слишком долго.

      Простая система папок от А до Я, в которой вы регистрируете вещи под определенными буквами по темам, лицам, проектам или компаниям, является эффективным и простым в использовании решением.Так вы ограничите места, где вам нужно искать вещи. Например, если вы хотите найти информацию о проекте Quality 2.0, который вы делаете для XYZ Inc., вам нужно только проверить буквы Q и X, чтобы найти это.

      Конечно, в вашей цифровой системе вы также можете искать информацию, но все же имеет смысл организовать информацию таким образом, чтобы она была полезной.

      И последнее, но не менее важное: очищайте файлы хотя бы раз в год, чтобы система не превратилась в раздутый беспорядок.

      Эта очистка не только делает систему более удобной в использовании, но и дает вам душевное спокойствие, поскольку вы знаете, что можете хранить вещи, даже если вы не уверены, что они вам понадобятся, потому что вы будете делать какие-то домашние дела. уборка позже, когда можно будет выбросить вещи.

      Теперь, когда ваша кабина готова, давайте погрузимся в пятиэтапный рабочий процесс GTD, начиная с фазы захвата.

      Сохраняйте все свои задачи, идеи, напоминания и многое другое в надежных внешних инструментах сбора.

      Мы установили, что в эти дни наше внимание находится под атакой, постоянно дергается нескончаемым потоком входящих запросов, вопросов, задач, приглашений и так далее.

      Чтобы справиться с этим, первым важным шагом в рабочем процессе GTD является захват всех их в инструментах сбора, то есть в местах за пределами вашего разума, где вы можете записывать информацию и идеи.

      Думайте о них как о стопке «входящих», куда вы записываете все, что вам нужно сделать или принять решение в будущем, не задумываясь об этом. Это охватывает широкий спектр вопросов, таких как бизнес-идея, которую вы придумали во время обеденного перерыва, завершение проекта на работе, покупка подарка другу на день рождения, желание читать о современном искусстве и ремонт сломанных часов.

      Не беспокойтесь о том, насколько важны или разумны предметы, когда вы их записываете — важно то, что все они должны быть запечатлены в месте, где вы знаете, что сможете найти их позже.

      Большим преимуществом внешних инструментов является то, что если, например, вы пишете электронное письмо, вспомнив, что вам нужно оплатить счет за электроэнергию, вы можете просто записать задачу и сосредоточиться на электронном письме, завершить его эффективно. То же самое верно, когда кто-то приносит вам счет или вы решаете, что хотите посмотреть спектакль сегодня вечером.

      Инструменты для сбора могут принимать различные формы в зависимости от того, что вам подходит: записные книжки, списки на вашем компьютере или даже физические ящики, куда вы можете складывать предметы и бумаги. Вы также можете использовать комбинацию этих инструментов, если это ничего не путает; основная идея состоит в том, чтобы все было просто. Хорошее эмпирическое правило — иметь как можно меньше инструментов для сбора, но столько, сколько вы лично считаете необходимым.

      Сколько бы инструментов у вас ни было, всегда держите их под рукой, так как вы должны иметь к ним доступ, где бы вы ни находились.

      Кроме того, убедитесь, что вы всесторонне используете инструменты сбора. Они должны быть достаточно сильными, чтобы удерживать каждый фрагмент информации, и даже самая маленькая задача не должна оставаться в голове.

      Если вы еще этого не сделали, отличный способ начать — просмотреть все ваши текущие дела, идеи, мысли, планы и материалы и поместить их в инструменты для сбора. В первый раз это может занять довольно много времени, но комплексность поможет вашему мозгу доверять системе, а это означает, что она больше не будет придираться и отвлекать вас открытыми задачами.

      Уточнение: еженедельно очищайте все внешние инструменты сбора.

      Настроили ли вы свои инструменты сбора и заполнили их всеми своими задачами, идеями и напоминаниями?

      Если да, то поздравляем!

      Вы хорошо начали, но система GTD работает только в том случае, если вы также периодически очищаете инструменты для сбора.

      В противном случае они просто превратятся в раздутую свалку неорганизованных предметов, и ваш мозг быстро перестанет им доверять. Затем он вернется к тому, чтобы беспокоиться о них и отвлекать вас такими импульсами, как: «Может быть, мне следует прекратить то, что я делаю, чтобы оплатить этот счет, потому что я могу пропустить его в инструменте сбора со всеми этими другими предметами.

      И тогда вы вернулись к исходной точке.

      Вот почему вам нужно очищать инструменты сбора раз в неделю, выполнив две вещи: уточнить что представляет собой каждый предмет и расставить предметы по нужным местам. Сначала рассмотрим этап уточнения.

      Помните, как вы узнали, что на этапе захвата вам не нужно думать о том, что вы записываете?

      Ну вот.

      Начните с просмотра каждого предмета в ваших инструментах для сбора и просто спросите себя: «Что это?» Самое важное, что нужно выяснить здесь, это то, является ли предмет действенным или нет, то есть нужно ли вам что-то с этим делать.

      Если предмет недействителен, есть только три возможности:

      • Он больше не нужен, значит, это мусор.

      • В данный момент никаких действий не требуется, но вам может понадобиться что-то сделать позже. Примером может служить приглашение на будущее мероприятие, в котором вы не уверены, что сможете его посетить.

      • Это информация, которая может понадобиться вам позже, например, бюджет проекта, который вы планируете осуществить.

      Но если предмет применим к действиям, вам нужно спросить себя, каков желаемый конечный результат.

      Если для достижения этого результата потребуется несколько действий, то это проект . Например, проект может быть «Устроить вечеринку по случаю дня рождения для Карла».

      Затем вам нужно спросить себя, какое следующее действие для этого предмета или проекта. Это следующая физическая, видимая вещь, которую вы можете сделать, чтобы продвинуть дело. Так, например, «Позвонить Дэвиду» или «Купить краску» — это конкретные следующие действия, а «Исследовать и представить выводы о клиентах» — нет.

      После того, как вы определили что-то в качестве следующего действия, у вас есть три варианта:

      • Если действие занимает менее двух минут, выполните его немедленно, прежде чем переходить к следующему элементу.На самом деле хранить и упорядочивать такие мелкие предметы будет занимать больше времени, чем просто делать их сразу.

      • Если действие занимает больше двух минут, подумайте, подходите ли вы для его выполнения. Если нет, делегируйте это нужному человеку.

      • Если вы подходите для выполнения действия, но оно займет больше двух минут, отложите его . Мы узнаем больше об этом в следующем

      Это уточняющий этап! Правила просты, но регулярное опорожнение инструмента для сбора таким образом поможет вам достичь надежной производительности без стресса.

      Организуйте: освободите инструменты для сбора и расставьте вещи по местам.

      Итак, теперь, когда вы выяснили, что представляет собой каждый элемент, пришло время перейти к этапу организации метода GTD. Вот где происходит волшебство.

      Большинство традиционных списков дел не работают, потому что им не хватает организации, и они быстро превращаются в мешанину из задач, напоминаний, мыслей и информации, где невозможно найти по-настоящему действенные элементы.

      Каждый шаг этапа организации GTD будет рассмотрен более подробно позже, но давайте рассмотрим этот обзор:

      Давайте сначала вернемся к выбору, сделанному на этапе уточнения.

      Как было сказано ранее, элементы, не имеющие будущей ценности, удаляются или отправляются в корзину, в то время как требующие действия действия, которые можно выполнить за две минуты или меньше, следует выполнять немедленно.

      А все остальные, куда они попадают?

      Что ж, если элемент…

      • …действующий и для достижения желаемого результата требуется более одного шага, это проект и он попадает в ваш список проектов . Проекты могут сильно различаться по размеру: от «Написать роман» до «Починить свет в гостиной».”

      • …это отдельное действие, которое вы делегируете кому-то другому, оно должно быть включено в список ожидания , например, если вам нужно получить известие от подрядчика, прежде чем выбрать плитку для вашей ванной комнаты.

      • …это одно действие, которое вы откладываете, у вас есть два новых выбора: либо оно попадает в ваш календарь , либо в список следующих действий .

        • Ваш Календарь предназначен для действий или информации, привязанных к определенному времени или дате, например, «Запись к стоматологу в 9 утра» или «Белинда завтра в отпуске; спросите, все ли готово.”

        • Следующие списки действий — это место, где заканчиваются все ваши дела. Поскольку нецелесообразно иметь один длинный список с сотнями элементов, вы можете разделить эти списки по контексту. Например, такие элементы, как «Отправить электронное письмо Джеффу» или «Поиск цены на круиз», могут быть помещены в список «В сети» , тогда как звонки, которые нужно сделать, могут быть назначены в список «В сети» .

      Если элемент…

      • … не подлежит действию, но вам, возможно, потребуется что-то с ним сделать позже, он попадает в список Когда-нибудь/Может быть , который зарезервирован для предметов, которые вы не хотите заниматься прямо сейчас, но также не хотите забывать о таких, как «Выучить испанский язык» или «Починить открытую террасу».У вас также могут быть похожие списки с более конкретными темами, такими как «Фильмы для просмотра» или «Книги для чтения».

      • … может позже стать полезной справочной информацией, она хранится как справочный материал . Это может означать размещение меню на вынос из вашего любимого ресторана в вашем шкафу для документов или сохранение обзора производительности вашего босса на жестком диске.

      Эти списки составляют основу системы GTD, поэтому, прежде чем углубляться в четвертый этап процесса GTD — размышление — давайте рассмотрим их более подробно.

      Используйте список проектов, чтобы следить за своими текущими проектами и всегда настаивайте на четких следующих действиях.

      Хорошее управление проектами является ключевым компонентом любой системы повышения производительности.

      В GTD проект определяется как желаемый результат, который требует выполнения более одного шага действия . Следовательно, написание одного письма — это не проект, а организация большой встречи или планирование отпуска.

      Мы углубимся в определение ваших проектов, а пока вам просто нужно знать, что проекты хранятся в списке проектов, который следует регулярно просматривать и обновлять.В этом списке вы должны отметить все проекты, которые необходимо завершить в ближайшем будущем.

      Когда вы просматриваете этот список каждую неделю, вы всегда должны следить за тем, чтобы каждый проект имел четкое и конкретное следующее действие, потому что именно они приближают проект к завершению.

      Всегда настаивать на определении физического, видимого следующего действия может стать очень мощной привычкой, которая заставляет ваши проекты двигаться вперед с удивительной скоростью. Причина в том, что если вы видите в своем списке неопределенное следующее действие, например «обслуживать мою машину», какая-то часть вашего мозга чувствует, что ясности не хватает, и сдается.

      Но если вы спросите: «Какое следующее действие?» за считанные секунды вы понимаете, что это «поиск авторемонтных компаний в Интернете», с которым гораздо проще справиться.

      После того, как вы определили действие, которое необходимо выполнить, оно должно быть сохранено в вашем календаре или списках следующих действий, которые мы рассмотрим позже. . Например, вы должны сделать это стандартной практикой на собраниях. После каждого пункта обсуждения задавайте этот вопрос, чтобы прояснить, каким будет следующий шаг, кто его сделает и когда.

      Ни одно общение не должно заканчиваться без четкого ответа на этот вопрос. Попробуйте этот подход немного, и вы будете удивлены скачком производительности, свидетелем которого вы станете.

      Естественное планирование проясняет цели и следующие конкретные шаги ваших проектов.

      Раз уж мы заговорили о проектах, давайте вкратце поговорим о важнейшем навыке планирования проектов. Когда вы планируете что-то простое, например, ужин вне дома, это легко и редко терпит неудачу. Но такие проекты, как заключение сложных сделок с клиентами, проведение больших свадеб или организация важных деловых мероприятий, редко проходят без стресса при планировании.Так как же сделать планирование крупного рабочего проекта таким же легким, как планирование ужина?

      Введите метод естественного планирования , который предназначен для отражения того, как вы планируете вещи в своей повседневной жизни. Он состоит из пяти этапов:

      1. Цель и принципы

      2. Результат видения

      3. мозговой штурм

      4. Организация

      5. Идентификация следующих действий

      1112
    • .

      1. Начните с определения того, почему вы беретесь за проект. Какова его цель ? Например, зачем вам нужно создавать бизнес-план? Если причина в том, чтобы обеспечить финансирование, то вы знаете, как создать его с учетом интересов инвесторов. Затем попытайтесь закрепить еще одну основу вашего проекта: принципов , которые вам небезразличны. Возможно, например, у вас есть принцип, согласно которому ваша команда не должна чувствовать себя перегруженной работой или что результат должен быть этически обоснованным, а также финансово обоснованным.Признание этих границ на раннем этапе облегчит работу в них.

      2. Представьте результат , которого вы хотите достичь, спросив себя, как будет выглядеть проект, когда он будет завершен. Примером четко определенного результата может быть увеличение продаж вашей компании на 5 процентов. Такое определение цели поможет вам сосредоточиться на ней, а сосредоточенность поможет вам ее достичь.

      3. Придумайте идей, как туда добраться.Как только вы поймете свою цель, идеи автоматически начнут появляться в вашей голове. Пока не переставайте осуждать их, просто дайте им течь свободно, но не забудьте запечатлеть их всех. В истинном стиле мозгового штурма стремитесь к количеству, а не к качеству. Это максимизирует шансы на то, что некоторые из ваших идей окажутся хорошими.

      4. Организуйте свои идеи. Определите наиболее важные из них и отсортируйте их. Возможные способы сортировки: либо по тому, что вещи естественным образом связаны друг с другом, либо по порядку, в котором они должны происходить, либо по приоритетам.Например, вы можете сгруппировать вместе все идеи, связанные с исследованием рынка, или все те, которые необходимо прояснить, прежде чем можно будет даже рассмотреть другие.

      5. Определите следующее физическое, видимое действие , которое будет продвигать проект вперед. Если ваш проект состоит из многих компонентов, спросите себя по каждому из них, можете ли вы или кто-то другой сделать что-то с ним сейчас, и на основе этого создайте следующие действия. Например, если ваш проект должен увеличить ваши доходы на 5 процентов, следующим действием может быть «Отправить электронное письмо Дэйву, чтобы узнать текущую разбивку доходов.Это снимает ваш проект с чертежной доски и продвигает вперед.

      Сила этого простого пятиэтапного процесса часто поражает людей, когда они впервые используют его.

      Хотите попробовать? Подумайте о проекте, которым вы хотели бы заняться, возьмите ручку и бумагу и начните с размышлений о том, почему вы беретесь за этот проект.

      Вы поймете, что план проекта готов, когда почувствуете себя в нем уверенно и он больше не будет лезть в ваши мысли. Если у вас все еще есть сомнения по поводу результата или следующих действий, вы, вероятно, обнаружите, что все еще думаете об этом, что является признаком того, что вы еще не закончили.

      Вместо ежедневного списка дел используйте календарь и списки следующих действий.

      Многие люди полагаются на ежедневные списки дел для управления своей продуктивностью, но такой подход оставляет желать лучшего. Такие списки, как правило, терпят неудачу, потому что вы не можете знать заранее, что вы способны выполнить в конкретный день. Следовательно, они приводят к нереалистичному планированию, разочарованию и трате времени на работу над чем-то, что было обречено на провал еще до того, как вы начали.

      Гораздо более эффективным методом является работа с календарем и одним или несколькими списками следующих действий.

      Начнем с календаря. Он служит только одной цели: выполнять встречи. Вы должны относиться к ней как к священной территории, которая обеспечивает фиксированную структуру для планирования остальной части вашей деятельности, и она должна содержать только следующие типы элементов:

      • Действия, зависящие от времени , например, визиты к врачу.

      • Действия, относящиеся к конкретному дню , например, звонок коллеге в какой-то момент ее последнего дня перед отпуском.

      • Информация о дне , например, файлы, которые необходимо взять с собой на прием к врачу.

      Никакие другие задачи не могут быть включены в Календарь, потому что они только уменьшат важность элементов, которые действительно относятся к определенному времени или дню.

      Все других задач или конкретных действий должны быть внесены в список «Следующие действия», который лежит в основе управления задачами, которые вы будете выполнять. Здесь вы размещаете все предметы, выполнение которых занимает больше двух минут.

      В зависимости от количества задач, которые у вас есть в списке, может иметь смысл разделить его на несколько списков в соответствии с контекстом (например, «по телефону», «в супермаркете» или «за компьютером»). »). Если вы рассортируете свои задачи по контексту, вы будете знать, что можно делать за рабочим столом, на встрече или в ожидании в аэропорту.

      Когда мы дойдем до шага «Задействовать» в процессе GTD, этот список позволит вам быстро решить, какую задачу выполнять, когда у вас есть время позаботиться о чем-то.

      Списки ожидания могут быть очень полезны при работе с другими людьми.

      Как указывалось ранее, все текущие проекты должны быть перечислены в списке проектов. Используя список «Следующее действие», вы можете быть уверены, что постоянно работаете над задачами, которые приближают ваши проекты к завершению по одной за раз.

      Но чаще всего приходится полагаться и на других людей. Например, вам может потребоваться дождаться ответа от коллеги для вашей презентации или получить ответ от отеля о наличии свободных номеров.Однако это не означает, что вы должны полностью отказаться от контроля над ходом выполнения связанных проектов.

      Всякий раз, когда вы зависите от работы других людей — например, вы ждете, пока ваш коллега отправит вам некоторые данные для вашей презентации — стоит вести список ожидания. Здесь вы отмечаете все, что другие люди должны предоставить вам, а также их сроки.

      Если вы просматриваете и обновляете этот список каждую неделю, вы заметите, что кто-то не сдержал свое обещание позаботиться об определенной задаче в течение определенного периода времени.В этом случае у вас теперь есть новая конкретная задача: вы должны напомнить этому человеку. Это напоминание может быть в виде электронного письма, короткого телефонного звонка или вашего визита в офис вашей коллеги, чтобы деликатно напомнить ей о данных, которые она должна была отправить.

      Если это займет менее двух минут, сделайте это немедленно. Если нет, напишите об этом в списке «Следующее действие».

      Все идеи, которые могут иметь отношение к будущему, должны быть помещены в список «Когда-нибудь/Может быть» или в файл тиклера.

      Другим важным компонентом метода GTD является список Когда-нибудь/Может быть.

      Все, что не попадает в списки «Следующие действия» или «Проекты», но и не должно крутиться у вас в голове, попадает в этот список. Он содержит все то, что вы еще не смогли воплотить в конкретные идеи или задачи.

      Как правило, хорошим кормом из списка «Когда-нибудь/Может быть» являются вещи, которые можно купить или построить для дома, поездки, которые вы хотите совершить, навыки, которые вы хотите освоить, и т. д., такие как «Поднимитесь на Эверест», «Научитесь играть в гитара» или «Стань опытным в японском языке.

      Несмотря на то, что название может звучать как список менее важных вещей, не стоит недооценивать преимущества списка Когда-нибудь/Может быть. Это помогает вам отслеживать идеи проектов, которые могут оказаться чрезвычайно важными в будущем, и вы можете быть удивлены, обнаружив, что часто вы действительно в конечном итоге реализуете многие из них. Но вы не можете действовать в соответствии с ними, когда придет время, если вы не поймаете их, когда они придут к вам.

      Вы также можете разделить список на подкатегории, такие как фильмы для просмотра, вина для дегустации и занятия с детьми.

      Как и все списки GTD, список Someday/Maybe необходимо регулярно пересматривать и обновлять, если вы хотите эффективно его использовать.

      Еще один способ напомнить себе о будущих задачах, которыми вы, возможно, захотите заняться, — это сохранить файл тиклера , названный так потому, что его можно использовать, чтобы «пощекотать» вашу память, позволяя вам «отправлять» информацию самому себе, которую вы нужно в конкретный момент.

      Файл tickler представляет собой очень точную и логичную физическую файловую систему, состоящую из 43 файлов: 31 на следующие 31 день и 12 на следующие 12 месяцев.Ежедневные папки помещаются перед ежемесячными папками. Если предположить, что сегодня второе мая, у вас будут файлы с 3 по 31 на передней панели системы, за которыми следуют папки месяца, начиная с июня.

      В каждую папку можно поместить предметы, относящиеся к этому дню или месяцу, например проездные документы для поездки, которую вы планируете совершить. Каждый день вы кладете документы, напоминания или элементы, которые вы «отправили» себе на этот конкретный день, в свою папку «Входящие», а затем перемещаете папку дня, чтобы она располагалась после папки следующего месяца.Когда вы достигаете порога папки первого месяца, вы переносите все заметки, которые вы отправили себе за этот месяц, в 31 ежедневную папку в соответствии с соответствующим днем.

      Хитрость и суть этой системы в том, что вы должны использовать и обновлять ее неукоснительно; то есть каждый день.

      Подобно спискам «Следующее действие», эти списки помогают найти нужную информацию в нужное время. В конце концов, списки, как правило, гораздо более надежны, чем ваша собственная память.

      Размышление: Постоянный анализ вашей системы необходим для продуктивной работы.

      Теперь мы подробно рассмотрели, как организовать ваши задачи, проекты, напоминания и идеи, а это значит, что пришло время перейти к четвертому этапу процесса GTD: отразить .

      Цель метода GTD — чувствовать себя расслабленно и контролировать все свои текущие проекты, отслеживать их и следить за тем, чтобы они продвигались вперед.

      Но для этого важно, чтобы ваша система продуктивности всегда была актуальной и полной. Ваш ум будет спокоен и сможет полностью сконцентрироваться на поставленной задаче, только если вы доверяете своей системе.А это значит, что нужно пересматривать его постоянно и часто.

      Каждый день проверяйте свой Календарь, чтобы получить представление о ситуации. Например, если вы проводите собрания весь день, это сильно повлияет на то, что вы можете сделать, и вам нужно знать это, прежде чем вы сможете планировать свой день.

      Затем проверьте свои списки следующих действий, чтобы понять, какие задачи вы могли бы выполнить в контексте этого дня. Если вы проводите весь день в офисе, вы можете проверить, какие задачи, связанные с телефоном или компьютером, вы могли бы выполнять.

      В дополнение к этому обзору в начале дня вы, вероятно, потратите несколько секунд на просмотр списков, когда появится соответствующий контекст — например, если вы неожиданно обнаружите, что где-то ждете.

      Но подлинная суть системы GTD — это всесторонний еженедельный обзор .

      Для начала подведите итоги прошлой недели, очистите инструменты для сбора и зафиксируйте все мысли/идеи, которые все еще могут крутиться в вашей голове. Кроме того, просмотрите список «Следующее действие», отмечая выполненные пункты.

      Затем перейдите к просмотру календаря. Вы можете понять, что вам нужно что-то подготовить к предстоящим встречам, а встречи на прошлой неделе могут натолкнуть вас на некоторые идеи, которые вы хотите зафиксировать.

      Теперь посмотрите на все ваши другие списки. Есть ли в списке «Ожидание» пункт, который необходимо повторить?

      А как выглядит ваш список проектов? Просмотрите статус, планы и материалы для каждого проекта и убедитесь, что все они имеют хотя бы одно следующее действие в вашей системе.

      Наконец, взгляните на свой список когда-нибудь/может быть. Какие-то предметы стали настолько интересными или актуальными, что вы хотите заняться ими сейчас? Если да, превратите их в проекты. Но также удаляйте элементы, которые больше не соответствуют вашим интересам.

      Вы должны выделить несколько часов на еженедельный обзор, но точное количество времени, которое вам нужно, зависит от того, сколько вам нужно, чтобы чувствовать себя в безопасности и доверять своей системе. Поскольку это имеет решающее значение для успеха системы в целом, вы должны выработать прочную привычку проводить ее каждую неделю. Вы можете запланировать свой еженедельный обзор, скажем, в пятницу днем, что позволит вам закрыть магазин на выходные с ясной головой и чувством контроля.

      Engage: Выбирайте, что делать в каждый момент, исходя из текущей ситуации и ваших приоритетов..

      Так как же выбрать, что делать в каждый данный момент?

      Прежде всего, вы должны доверять своей интуиции, но для более аналитического анализа нужно учитывать четыре критерия:

      • Что вы можете сделать в текущем контексте? Например, если у вас нет телефона, вы не можете звонить. Именно здесь очень полезно классифицировать свои списки следующих действий, поскольку вы можете легко найти выполнимые задачи.

      • На что у тебя есть время? Если у вас есть всего десять минут до следующей встречи, вероятно, не имеет смысла начинать многочасовой обзор бюджета.

      • На что у тебя есть энергия? Если вы потратили весь день на вышеупомянутый изнурительный обзор бюджета, вы, вероятно, чувствуете себя изрядно израсходованным. Но это не повод не работать продуктивно, поскольку вы все равно можете делать что-то, что не слишком утомительно для когнитивных функций, например, бронировать авиабилеты.

      • Какая задача имеет наивысший приоритет? Чтобы ответить на этот вопрос, вам нужно понять свои ценности и цели.

      Чтобы оставаться продуктивным, где бы вы ни находились, всегда держите свои списки при себе. Это позволит вам использовать неожиданное время ожидания, где бы вы ни находились, будь то за рабочим столом, в пути на работу или застряв в аэропорту из-за задержки рейса.

      Поймите свои собственные приоритеты с помощью восходящего анализа.

      Чтобы понять, что для вас важно в работе и жизни, полезно мыслить с точки зрения горизонтов, каждый из которых постепенно отдаляется от предыдущего:

      • Земля – Текущие действия : Это самая уровень горизонта, который у вас есть, включая ваши текущие задачи, которые необходимо выполнить, напоминания, электронные письма, на которые нужно ответить, и т. д.

      • Горизонт 1 – Текущие проекты: Это проекты в вашем списке проектов на данный момент, и они производят большинство предметов на земле.

      • Горизонт 2 – Области внимания и ответственности: Проекты, которые вы выполняете, основаны на ваших обязанностях и ролях. Это области, в которых вы хотите добиться результатов. На работе это могут быть такие вещи, как лидерство, стратегическое планирование или исследование рынка; дома они включают в себя такие вещи, как ваше здоровье, финансы и семья.Вы никогда не «завершите» их, но они определяют то, как вы действуете. Если вы понимаете, что у вас есть задача, которая не представлена ​​в вашем списке проектов, вы можете подумать о добавлении вокруг нее проекта.

      • Горизонт 3 – Цели на один-два года : Визуализируйте, где вы хотите быть в своей жизни через один-два года. Эти цели влияют на области вашего внимания и ответственности. Достижение ключевого продвижения по службе — хороший пример того, что находится на этом горизонте.

      • Горизонт 4 – Долгосрочное видение: Это временной интервал от трех до пяти лет, когда вам нужно учитывать не только то, где вы хотите быть в жизни, как ваша долгосрочная карьера или семейные устремления, но также и то, какие внешние факторы могут повлиять на вашу жизнь, например, развитие технологий.

      • Горизонт 5 – Цель жизни : Это окончательная общая перспектива, где вы спрашиваете себя, почему вы существуете? Какова ваша цель в жизни? Все предыдущие горизонты зависят от вашего ответа, и все задачи, которые вы берете на себя, должны вести вас к нему.

      Казалось бы рациональным и разумным начать с вашей жизненной цели и продвигаться от нее вниз, но на практике подход «снизу вверх» работает лучше. Это позволяет вам сначала очистить более мелкие уровни повседневного управления, чтобы вы сохранили свою творческую энергию для более значимых решений.

      Были ли у вас мысли о вашей собственной ситуации, когда вы читали это? Если да, запишите их.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.